№ п/п
|
Наименование работы
|
Дата начала
|
Дата окончания
|
Ответственный
|
1
|
Обследование существующей
системы
|
|
|
Р, Н
|
1.1
|
Характер деятельности СИТО
|
|
|
Р,Н
|
1.1.1
|
Описание функционала С
|
|
|
Р,С
|
1.1.2
|
Описание функционала И
|
|
|
Р,И
|
1.1.3
|
Описание функционала Н
|
|
|
Р,Н
|
1.1.4
|
Взаимодействие между С и И
|
|
|
Р, С, И
|
1.2
|
Описание структуры СИТО
|
|
|
Н
|
1.3
|
Документы и массивы, потоки
данных
|
|
|
Н,И
|
1.4
|
Используемые средства
обработки информации
|
|
|
Н
|
2
|
Критический анализ
существующей системы
|
|
|
Р,Н
|
2.1
|
Проведение анализа
функицонала
|
|
|
Р
|
2.1.1.
|
Анализ функционала С
|
|
|
Р,Н,С
|
2.1.2
|
Анализ функционала И
|
|
|
Р,Н,И
|
2.1.3
|
Анализ функционала Н
|
|
|
Р,Н
|
2.1.4
|
Анализ взаимодействия между
С и И
|
|
|
Р, С, И
|
2.2
|
Недостатки текущей системы
|
|
|
Р, Н
|
3
|
Выработка новых проектных
решений
|
|
|
Р, Н
|
3.1
|
|
|
Р, Н
|
3.1.1
|
Процедуры контроля вводимых
данных
|
|
|
Р
|
3.1.2
|
Процедуры обработки данных
|
|
|
Р
|
3.2
|
Выходные данные
|
|
|
Р, Н
|
3.3
|
Ввод данных
|
|
|
Р, И
|
3.4
|
Диалоговые процедуры
|
|
|
Р
|
3.5
|
Проблемы защиты
|
|
|
Р
|
3.6
|
Потоки данных
|
|
|
Р
|
3.7
|
Автоматизация функционалов
|
|
|
|
3.7.1
|
Автоматизация функционала С
|
|
|
Р, С
|
3.7.2
|
Автоматизация функционал И
|
|
|
Р, И
|
3.7.3
|
Автоматизация функционал Н
|
|
|
Р, Н
|
3.7.4
|
Автоматизация
взаимодействия между С и И
|
|
|
Р, С, И
|
Обследование существующей системы
Служба информационно-технического обеспечения (СИТО) является
самостоятельным структурным подразделением компании. Структура, штатное
расписание СИТО утверждается директором, исходя из условий, особенностей, а
также объема работ, возложенных на СИТО. Работа организуется на принципах
планирования и персональной ответственности каждого сотрудника за качественное
выполнение должностных обязанностей.
Рисунок
1 - Организационная структура СИТО
Служба
СИТО взаимодействует со всеми структурными подразделениями по вопросам
обеспечения работоспособности компьютерной и офисной техники; получает заявки
на выполнение ремонтных работ, закупку необходимых расходных материалов для
принтеров, факсов, копировальной техники и комплектующих для компьютерной
техники, выполнение настроек оборудования и программного обеспечения.
Функциональные
обязанности руководителя СИТО:
– контроль за функционированием аппаратного и программного
обеспечения организации;
– планирование закупок компьютерной и офисной техники (КОТ);
– планирование приобретение программного обеспечения (ПО);
– контроль за использованием системных и сетевых информационных
ресурсов;
– контроль за качеством работы сотрудников СИТО;
– анализ результатов.
Функциональные обязанности инженера СИТО
– установка и настройка новой вычислительной и офисной техники по заявкам
сотрудников и в соответствии с планом закупок КОТ;
– текущий ремонт компьютерной и офисной техники по заявкам
сотрудников;
– подготовка программного обеспечения для рабочих мест
сотрудников.
Функциональные обязанности сотрудника подразделения:
непосредственные функциональные обязанности согласно занимаемой
должности;
доведение до сведения инженера СИТО сути проблемы, связанной с
функционированием КОТ или ПО.
В ходе функционального анализа СИТО были определены
. Задача управления - управление заявками на обслуживание КОТ.
. Содержание задачи управления - учет и контроль подаваемых заявок и их
выполнения.
. Периодичность выполнения задач и функций управления - не
регламентировано.
. Количество работников, участвующих в реализации задачи: 2 чел.
. Образование: техническое или средне-специальное
. Должности:
Инженер (техник) СИТО
Сотрудник организации
. Затрачиваемое время - не регламентировано.
. Наличие и содержание формальных методов решения задач - не
регламентировано.
. Применяемые технические средства: Microsoft Excel
При исследовании информационной составляющей было проведено:
Обследование информационной составляющей показало:
. Уточнение применяемой терминологии с целью обеспечение взаимопонимания
персонала разработчика и заказчика - не требуется.
. Схема документооборота - отсутствует.
. Информационные массивы - в свободной форме
. Информационные связи СИТО с другими подразделениями: служебная записка,
телефон, личный контакт.
. Входные массивы - заявка от сотрудника, служебная записка.
Структура:
ФИО сотрудника;
наименование подразделения;
номер телефона;
номер кабинета;
описание проблемы с КОТ.
Носитель - файл Microsoft Excel.
Местонахождение - рабочая папка СИТО на сервере организации.
Структура записи:
номер заявки;
дата приема заявки;
ФИО сотрудника;
наименование подразделения;
номер телефона;
номер кабинета;
ФИО инженера СИТО, обслуживающего заявку;
дата выполнения заявки;
результат по заявке.
Длина записи - не регламентирована.
Число записей - не регламентировано.
Процедуры ведения массивов - не регламентированы.
Способы использования массивов - внутренний документ.
Процедуры защиты массивов - отсутствует.
. Выходные массивы - отчеты о выполнении работ
Структура:
наименование подразделения;
количество поданных заявок (по категориям);
количество выполненных заявок (по категориям);
Носитель - файл Microsoft Excel.
Местонахождение - рабочая папка СИТО на сервере организации.
Структура записи - не регламентирована.
Длина записи - не регламентирована.
Число записей - не регламентировано.
Процедуры ведения массивов - не регламентированы.
Способы использования массивов - внутренний документ.
Процедуры защиты массивов - отсутствует.
. Перечень и используемые средства обработки информации:
Ручные процедуры: ввод исходных данных; формирование отчетов.
Средства выполнения процедуры: программа Microsoft Excel
Скорость выполнения процедуры - не регламентирована.
Анализ существующей системы и выработка новых проектных
решений
Существующая в текущий момент система учета и контроля осуществляется
сотрудниками СИТО при помощи табличного процессора Excel. Она имеет ряд существенных недостатков. Во-первых,
сотрудник, подавший заявку на ремонт, не может в режиме реального времени, не
прибегая к помощи инженеров СИТО, отслеживать состояние своей заявки.
Во-вторых, если инженеры находятся на ремонтных работах в других
подразделениях, то передать им заявку письмо или устно становится невозможно.
При этом время, затрачиваемое на устранение неисправности, значительно
возрастает из-за задержки в получении информации об этом событии. В третьих,
при составлении отчетности сотрудникам СИТО приходиться формировать их вручную,
основываясь на данных реестра учета. Следствием этого являются ошибки ввода
данных и претензии сотрудников к работе подразделения, что негативно отражается
как на ритме работы, так и на рабочем микроклимате СИТО.
Следовательно, существующая на сегодняшний день система учета заявок
обладает рядом недостатков: низкая производительность труда; низкая
оперативность; несовершенство организации сбора и регистрации информации;
многократный ввод и дублирование данных; высокая трудоемкость составления
итоговых и аналитических отчетов; низкая достоверность оценки эффективности
работы службы.
Одним из возможных проектных решений по устранению перечисленных выше
недостатков является автоматизация процесса учета и контроля заявок с
модификацией и реорганизацией ручных процедур.
Предлагаемое проектное решение - создание информационной системы учета
заявок, которая позволит вести оперативную обработку данных; получать отчет на
любой стадии ведения учета; организовать выдачу результатов в удобной форме.
Персонал, необходимый для реализации: программист СИТО, руководитель
СИТО, инженер СИТО, сотрудник подразделения.
Материальные средства: персональные компьютеры, корпоративный сайт,
принтер, бумага.
Сроки реализации:
. Подготовка ТЗ - 10 дней.
. Проектирование информационной системы - 10 дней.
. Реализация информационной системы - 20 дней.
. Установка и тестирование системы - 4 дня.
. Опытная эксплуатация - 30 дней.
Разработка задачи автоматизации
Среди информационных потоков рассматриваемой задачи различают следующие
виды информации:
входная информация (заявка на ремонт);
выходная информация (отчёты о выполнении заявок).
Выходные данные
Выходными данными в системе будут являться следующие отчеты: отчёт о
выполнении заявок по подразделениям; отчет по типам неисправностей.
Таблица 2 - Описание выходных данных
Наименование выходных
данных
|
Отчет о выполнении заявок
по подразделениям
|
Отчет по типам
неисправностей
|
Состав
|
Наименование подразделения;
Статус заявки; Количество за период.
|
Тип неисправности; Статус
заявки; Количество за период.
|
Способ вывода
|
Монитор, бумажный носитель
|
Носитель
|
Монитор, принтер
|
Монитор, принтер
|
Характеристики
|
Периодичность - по
требованию Количество экземпляров - не регламентировано
|
Периодичность - 1 раз в
месяц Количество экземпляров - не регламентировано
|
Рабочее место
|
ПК начальника СИТО, ПК
инженера
|
ПК начальника СИТО, ПК
инженера
|
Определение входных данных и их ввода
Служебная заявка на заказ техники предоставляется сотрудником
подразделения в службу ИТО. В автоматизированном варианте решения задачи она
трансформирована в заполнение простой и удобной веб-формы, размещённой на
странице портала.
Таблица 3 - Описание входных данных
Наименование входных данных
|
Заявка на ремонт КОТ
|
Состав
|
Номер заявки; Дата и время
заявки; ФИО сотрудника; Наименование подразделения (выбор из выпадающего
списка); Номер контактного телефона; Номер кабинета; Тип неисправности (выбор
из выпадающего списка); Описание проблемы.
|
Способ ввода
|
Ручной
|
Носитель
|
Монитор, клавиатура
|
Характеристики
|
Периодичность - по
требованию
|
Рабочее место
|
ПК, подключенный к
корпоративной сети организации
|
Разработка диалоговых процедур
Диалоговая процедура регистрации заявки
Таблица 4 - Содержание диалога
Содержание вопроса
|
Содержание ответа
|
Номер заявки
|
Автоматическое формирование
|
Дата и время заявки
|
Автоматическое формирование
|
ФИО сотрудника
|
Введенное ФИО сотрудника
|
Наименование подразделения
|
Выбранное из списка
наименование подразделения
|
Номер контактного телефона
|
Введенный номер телефона
|
Номер кабинета
|
Введенный номер кабинета
|
Тип неисправности
|
Выбранный из списка тип
неисправности
|
Описание проблемы
|
Краткое описание проблемы с
КОТ
|
Диалоговая процедура изменение статуса заявки
Таблица 5 - Содержание диалога
Содержание вопроса
|
Содержание ответа
|
Номер заявки
|
Выбранный номер заявки
|
ФИО сотрудника СИТО
|
Выбор из списка
|
Статус заявки
|
Выбранный из списка текущий
статус заявки
|
Дата и время приема заявки
|
Автоматическое формирование
|
Дата и время завершения
заявки
|
Автоматическое формирование
|
Комментария
|
Примечание инженера СИТО
|
Диалоговая процедура формирования отчетов
Таблица 6 - Содержание диалога
Содержание вопроса
|
Содержание ответа
|
Начало периода
|
Ввод даты начала периода
отчета
|
Окончание периода
|
Ввод даты окончания периода
отчета
|
Выбор отчета
|
Выбранный из списка вид
отчета
. Косвенный контроль путем проверки простых отношений: сравнение вводим
дат с текущей датой.
Процедуры обработки данных
Рисунок 2 - Процедура обработки входных данных
Рисунок 3- Процедура получения выходных данных
Процедуры защиты данных
Под информационной безопасностью понимается защищенность информации и
поддерживающей инфраструктуры от случайных или преднамеренных воздействий естественного
или искусственного характера, которые могут нанести неприемлемый ущерб
участникам информационных отношений.
Программно-аппаратное обеспечение защиты информации осуществляется
применением:
– сегментации информационных ресурсов (ИР);
– разграничения доступа;
– контроля доступа;
– антивирусной защиты;
– резервирования электропитания;
– архивирования информационных ресурсов (баз данных).
Сегментация ИР производится с помощью активного сетевого оборудования
(мультиплексоры, маршрутизаторы, коммутаторы и т.п.); межсетевых экранов;
программно-аппаратных средств, обеспечивающих идентификацию, аутентификацию,
разграничение доступа и регистрацию событий при предоставлении доступа к ИР.
Разграничение и контроль доступа реализуется при помощи систем идентификации
и аутентификации операционной системы (ОС) и самой ИС.
В ОС Windows есть понятие домена - совокупности
пользователей, серверов и рабочих станций, учетная запись о которых храниться в
центральной базе данных под названием SAM (Security Accounts Manager database). Имеющаяся служба Directory Services следит за уникальностью записей, не
позволяя дублировать учетные записи. Эта служба включает в себя функцию
аутентификации. Пароли в базе хранятся в зашифрованном виде.
Таким образом, представленная последовательность позволяет реализовать
два режима авторизации - одноуровневый и двухуровневый.
При одноуровневом режиме, пользователь авторизуется только в интерфейсе
операционной системы. При двухуровневом режиме, пользователь сначала
идентифицируется в интерфейсе ОС, при успешном прохождении авторизации,
пользователю предлагается пройти второй уровень - авторизации в окне ИС, введя
пароль с клавиатуры.
Потоки данных
Рабочие места, необходимые для решения задачи:
сервер организации;
ПК инженера СИТО;
ПК начальника СИТО;
ПК сотрудника организации.
Рисунок 4 - Маршруты движения данных
Список литературы
.Баронов
В.В., Калянов Г.Н. Попов Ю.И. Автоматизация управления предприятием - М.:
Инфра-М, 2000.- 239 с.
.Годин В.В.,
Корнеев И.К. Информационное обеспечение управленческой деятельности. М.: Высшая
школа, 2001.- 240 с/
.Информационные
системы и технологии в экономике и управлении / под ред. В.В. Трофимова - М.:
Высшее образование, 2007. - 480с
Похожие работы на - Служба информационно-технического обеспечения
|