Системы Поддержки Принятия Решений

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего образования

«Уральский федеральный университет

имени первого Президента России Б.Н. Ельцина»

Институт Высшая школа экономики и менеджмента

Кафедра анализа систем и принятия решений

 

ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ ПЕРЕД ГЭК

И. о. зав. кафедрой АСиПР

______________          

 «______»________________2017 г.

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

РАЗРАБОТКА ЭЛЕМЕНТОВ ИНФОРМАЦИОНОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА КОМПАНИИ «ГЕОТЕСТ»

Руководитель: _____________ к.т.н., доцент
Нормоконтролер: __________ к.э.н., доцент
Консультант: ______________. к.э.н., доцент
Студент группы: ___________

Екатеринбург

2017

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего образования

«Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н. Ельцина»

Институт Высшая школа экономики и менеджмента

Кафедра Анализа систем и принятия решений

Направление подготовки _09.03.03 Прикладная информатика

Основная образовательная программа Прикладная информатика в экономике

УТВЕРЖДАЮ

Зав. кафедрой ______________

  «____» ______________ 2017 г.

ЗАДАНИЕ

на выполнение выпускной квалификационной работы

студента _______________ группы __________________

                                                               (фамилия, имя, отчество)

1. Тема выпускной квалификационной работы Разработка элементов информационной системы электронного документооборота компании «Геотест»

Утверждена распоряжением по институту ВШЭМ от «____» _______________ 2017 г. № ___

2. Руководитель _____________., доцент, к.т.н.

                (Ф.И.О., должность, ученое звание, ученая степень)

3. Исходные данные к работе общедоступные литературные источники, данные о Федеральном государственном автономном образовательном учреждении высшего образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н. Ельцина», техническая документация, инструкции, положения

4. Перечень демонстрационных материалов электронная презентация, раздаточный материал

5. Календарный план

№ п/п	Наименование этапов выполнения работы	Срок выполнения этапов работы	Отметка о выполнении
1.	1 раздел (глава)	до ________ 201__ г.
2.	2 раздел (глава)	до ________ 201__ г.
3.	ВКР в целом	до ________ 201__ г.

Руководитель ___________________________                                               _____________                                                                             (подпись)                                                                               Ф.И.О.                                 

Задание принял к исполнению ____________                                              __________________

                                                                              дата                                                                                                     (подпись)

6. Выпускная квалификационная работа закончена «___» _______________ 201__ г. считаю возможным допустить __________________________ к защите его выпускной квалификационной работы в Государственной экзаменационной комиссии.

Руководитель_______________                                                                         ___________________

                            (подпись)                                                                                                                        Ф.И.О.

7. Допустить _______________ к защите выпускной квалификационной работы в Государственной экзаменационной комиссии (протокол заседания кафедры №___ от «___» _____ 201__г.).

Зав. кафедрой _______________                                                                        _______________       

                                      (подпись)                                                                                                       Ф.И.О.

РЕФЕРАТ

Магистерская диссертация ч. 3, стр. 46, рис. 13, табл. 4, библ. 45 назв.

Ключевые слова:

Электронный документооборот, система электронного документооборота, база данных, СУБД

Объектом работы является ООО «ГеоТест».

Предметом работы является информационная система электронного документооборота компании ГеоТест.

Целью работы является разработка элементов информационной системы электронного документооборота компании ГеоТест.

Задачи:

1. Изучить теоретические вопросы разработки элементов информационной системы

2. Провести анализ информационной системы предприятия Геотест

3. Провести разработку проекта создания элементов информационной системы электронного документооборота на предприятии Геотест.

Результат работы: построена и описана информационная
модель системы, здесь же описаны нормативно-справочная и результатная
информация,  описаны дерево функций и сценарий диалога
системы, структурная схема пакета, описаны основные программные
модули.

СОДЕРЖАНИЕ

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ РАЗРАБОТКИ ЭЛЕМЕНТОВ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ.......................................................................................................... 7

1.1 ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА НА ПРЕДПРИЯТИИ И ОСОБЕННОСТИ ЕЕ РАЗВИТИЯ......................................................................................................... 7

1.2 СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА...................... 15

1.3 ПРОГРАММНЫЕ ПРОДУКТЫ СЭД НА РЫНКЕ................................... 27

2 АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ПРЕДПРИЯТИЯ ГЕОТЕСТ И РАЗРАБОТКА ЭЛЕМЕНТОВ СЭД................................................................. 38

2.1 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ ГЕОТЕСТ................... 38

2.2 АНАЛИЗ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ДОКУМЕНТООБОРОТА.................. 54

2.3 РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА СОЗДАНИЯ ЭЛЕМЕНТОВ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ ГЕОТЕСТ........................................................................................................................... 61

2.4 ВЫБОР ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЛЯ РЕАЛИЗАЦИИ СИСТЕМЫ   67

2.5 АЛГОРИТМ РАБОТЫ ИЛИ КОНЦЕПТУАЛЬНАЯ МОДЕЛЬ............... 71

2.6 ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ.................................................... 72

ЗАКЛЮЧЕНИЕ................................................................................................. 88

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.......................................... 91

ВВЕДЕНИЕ

Управление любой организаций связано с большим количеством различной информации. Можно выделить некоторые важные виды: социально-экономическая, научная, экологическая, техническая, отраслевая, культурная, планово-финансовая и т. д. В работе государственных и муниципальных организаций также используется информация различных видов. Социально- экономическая информация или управленческая занимает большую часть документооборота практически любой организации. Законодательство Российской Федерации предусматривает обязательное ее фиксирование, включением информации в информационные ресурсы. Организация может выбирать материальные носители для фиксации информации. Конечно, основным материальным носителем информации, наряду с другими, является бумага.

Развитие современного общества связано с увеличением информационных потоков, что за собой ведет увеличение и документационных потоков. Решить эту проблему в организации может ввод электронного документооборота. Говоря об эффективности в управлении и делопроизводстве, все чаще возникают вопросы о необходимости перехода к электронному документообороту. Электронный документооборот — это система работы с документами на основании внутренних регламентов, уникальной номенклатуры дел, эти документы создаются, исполняются и хранятся в электронном виде.

Интенсивность современной жизни, ускорение социально-экономической жизни приводит к изменению ведения документационного обеспечения управления с бумажного вида на электронный. Сегодня никого не удивишь недавно неизвестными терминами, такими как электронный документ, информационные ресурсы, информационный продукт, электронная подпись и т. д.

Изучению проблем, связанных с управлением электронным документооборотом, посвящены работы многих отечественных и зарубежных ученых, на трудах которых базируется выполненное исследование. Ими исследованы и решены многие теоретические и прикладные задачи, обусловленные содержанием работ по управлению электронным документооборотом.

В результате выполнения работы были использованы труды таких авторов как Басаков М. И., Голицына О. Л., Максимова О. В. и др.

Предметом работы является информационная система электронного документооборота компании ГеоТест.

Объектом работы является ООО «ГеоТест».

Целью работы является разработка элементов информационной системы электронного документооборота компании ГеоТест.

Для решения поставленной цели были поставлены следующие задачи:

- изучить теоретические вопросы разработки элементов информационной системы

- провести анализ информационной системы предприятия Геотест

- провести разработку проекта создания элементов информационной системы электронного документооборота на предприятии Геотест.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы.

Методы исследования. Теоретико-методологической основой исследования явились фундаментальные теоретические положения современной экономики. Ключевыми методами исследования послужили системный анализ и проблемно-ориентированный подход как разновидность структурно-функционального анализа. Использовались такие методологические приемы как сравнение, анализ и синтез, индукция и дедукция.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ РАЗРАБОТКИ ЭЛЕМЕНТОВ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

1.1 ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА НА ПРЕДПРИЯТИИ И ОСОБЕННОСТИ ЕЕ РАЗВИТИЯ

Информационная технология представляет собой систему методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения, представления и применения информационных данных [34, с. 23].

В экономике как науке, которая сталкивается с вопросами обработки массивов данных о социально-экономической действительности, информационные технологии получают широкое распространение.

В первую очередь, это информационные технологии обработки данных, предназначенные для решения структурированных задач, по которым есть необходимые входные данные и понятны алгоритмы и иные стандартные процедуры их переработки. Использование информационных технологий и систем на данном уровне сильно повысит производительность труда людей, освобождает его от рутинной работы, возможно, даже приведет к необходимости уменьшения численности работников. Примером решаемых задач может послужить анализ статистических данных о состоянии макроэкономики или финансовом состоянии предприятия [25, с. 59].

Иной сферой использования информационных технологий в экономике являются информационные технологии управления. Целью такой технологии является удовлетворение информационных потребностей всех работников организации, которые имеют дело с принятием решений. Она может быть нужна на любом уровне управления.

Данная технология направлена на работу в среде системы управления информацией и применяется при худшей структурированности исследуемых задач, если проводить их сравнение с задачами, которые решаются с помощью информационной технологии переработки данных.

Информационные технологи управления применяются в деятельности фирм, органов государственной власти [35, с. 123].

К технологиям применения информационных технологий относятся и вопросы информатизации работы офиса. К офисным следует отнести следующие задачи: делопроизводство, контроль управления, само управление, создание отчетов, поиск, ввод и обновление данных, составление расписаний, обмен данными между отделами офиса, между филиалами и организациями. Типовыми процедурами, которые выполняются в перечисленных выше задачах, являются:

- обработка информации входящей и исходящей (ответы на письма, написание отчетов, писем и прочей документации);

- сбор и последующий анализ информации;

- хранение поступивших данных.

Внедрение автоматизации означает прежде всего применение новых форм управления и контроля, которые основаны на работе с одним из существенных ресурсов предприятия. Этим ресурсом выступают достоверные и оперативные данные о процессах в организации. С увеличением размеров бизнеса расширяются и усложняются потоки информации, увеличиваются требования к оперативности сбора, передачи и обработки данных, надежности и безопасности данных систем. В итоге программные решения для полной автоматизации становятся все более дорогими и сложными.

Планируя применение информационных технологий в управлении, российские управленцы стремятся ориентироваться на один из таких вариантов:

- осуществлять проект силами собственных специалистов по автоматизации;

- адаптировать готовые решения российских или западных поставщиков;

- с помощью фирм, которые профессионально занимаются автоматизацией, осуществлять полностью заказную систему.

У любого из приведенных выше вариантов свои плюсы и свои минусы. Было бы неверно говорить о том, что какой-то из них лучше или хуже иного. Каждый может быть результативным при наличии условий, которые способствуют оптимальному решению всего комплекса задач в течение всего процесса автоматизации.

Информационные технологии используются также при принятии решений.

Основной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений выступает качественно новый метод организации взаимодействия компьютера ㅤ и ㅤ человека. ㅤ Выработка ㅤ решения, ㅤ что ㅤ выступает ㅤ главной ㅤ целью ㅤ этой ㅤ технологии, ㅤ осуществляется ㅤ в ㅤ итоге ㅤ итерационного ㅤ процесса, ㅤ в ㅤ котором ㅤ принимают ㅤ участие:

- ㅤ система ㅤ поддержки ㅤ принятия ㅤ решений ㅤ в ㅤ роли ㅤ вычислительного ㅤ звена ㅤ и ㅤ объекта ㅤ управления;

- ㅤ человек ㅤ как ㅤ звено ㅤ управления, ㅤ которое ㅤ задает ㅤ входные ㅤ данные ㅤ и ㅤ оценивает ㅤ полученный ㅤ результат ㅤ вычислений ㅤ на ㅤ компьютере.

Наибольший ㅤ прогресс ㅤ среди ㅤ информационных ㅤ систем ㅤ следует ㅤ отметить ㅤ в ㅤ сфере ㅤ разработки ㅤ экспертных ㅤ систем, ㅤ основанных ㅤ на ㅤ использовании ㅤ искусственного ㅤ интеллекта. ㅤ Такие ㅤ системы ㅤ дают ㅤ возможность ㅤ специалисту ㅤ получать ㅤ консультации ㅤ экспертов ㅤ по ㅤ любым ㅤ вопросам, ㅤ о ㅤ которых ㅤ этими ㅤ системами ㅤ накоплены ㅤ знания.

Таким ㅤ образом, ㅤ информационные ㅤ технологии ㅤ играют ㅤ все ㅤ большую ㅤ роль ㅤ в ㅤ экономике.

Информационная ㅤ система ㅤ – ㅤ это ㅤ компьютерная ㅤ система ㅤ (к ㅤ примеру, ㅤ программа ㅤ или ㅤ веб-сайт), ㅤ обеспечивающая:

- ㅤ хранение ㅤ информации, ㅤ организованной ㅤ в ㅤ определенные ㅤ структуры;

- ㅤ предоставление ㅤ доступа ㅤ к ㅤ хранимой ㅤ информации ㅤ (для ㅤ поиска, ㅤ изменения ㅤ и ㅤ т.п.) ㅤ одновременно ㅤ множеству ㅤ заинтересованных ㅤ лиц;

- ㅤ передачу ㅤ информации ㅤ между ㅤ определенными ㅤ сторонами ㅤ и ㅤ по ㅤ определенным ㅤ правилам;

- ㅤ преобразование ㅤ информации ㅤ по ㅤ определенным ㅤ алгоритмам.

Конкретная ㅤ структура ㅤ информации, ㅤ конкретные ㅤ правила ㅤ ее ㅤ передачи, ㅤ и ㅤ алгоритмы ㅤ ее ㅤ преобразования ㅤ определяются ㅤ той ㅤ задачей, ㅤ которую ㅤ призвана ㅤ решить ㅤ данная ㅤ информационная ㅤ система. ㅤ Например, ㅤ это ㅤ может ㅤ быть ㅤ система ㅤ шифрования-дешифрования ㅤ данных ㅤ или ㅤ система ㅤ управления ㅤ городским ㅤ движением ㅤ и ㅤ т.п.

Если ㅤ же ㅤ мы ㅤ говорим ㅤ о ㅤ системе ㅤ поддержки ㅤ работы ㅤ организации, ㅤ о ㅤ системе ㅤ управления ㅤ бизнесом, ㅤ то ㅤ такие ㅤ системы ㅤ принято ㅤ называть ㅤ корпоративными ㅤ информационными ㅤ системами ㅤ или ㅤ экономическими ㅤ информационными ㅤ системами ㅤ или ㅤ информационными ㅤ системами ㅤ для ㅤ бизнеса.

Информационные ㅤ системы ㅤ для ㅤ бизнеса:

- ㅤ примером ㅤ информационных ㅤ структур ㅤ могут ㅤ служить ㅤ анкеты ㅤ (папки) ㅤ персональных ㅤ данных ㅤ сотрудников ㅤ или ㅤ клиентов, ㅤ имеющие ㅤ определенные ㅤ поля, ㅤ и ㅤ определенным ㅤ образом ㅤ связанные ㅤ друг ㅤ с ㅤ другом;

- ㅤ примером ㅤ передачи ㅤ информации ㅤ может ㅤ служить ㅤ оповещение ㅤ на ㅤ email ㅤ о ㅤ наступлении ㅤ определенных ㅤ событий ㅤ (к ㅤ примеру, ㅤ о ㅤ приближении ㅤ даты ㅤ подписания ㅤ некоторого ㅤ договора);

- ㅤ примером ㅤ преобразования ㅤ данных ㅤ может ㅤ служить ㅤ автоматическое ㅤ генерирование ㅤ документа ㅤ (договора, ㅤ справки ㅤ и ㅤ т.п.) ㅤ на ㅤ основе ㅤ анкетных ㅤ данных ㅤ клиента, ㅤ сотрудника ㅤ и ㅤ т.п.

Информационными ㅤ процессами ㅤ в ㅤ каждой ㅤ отрасли ㅤ были ㅤ заполнены ㅤ собственные ㅤ потребности ㅤ предпринимателей, ㅤ кто-то ㅤ нуждался ㅤ в ㅤ оперативных ㅤ управленческих ㅤ решениях, ㅤ кто-то ㅤ в ㅤ контакте ㅤ с ㅤ зарубежным ㅤ потребителем, ㅤ а ㅤ кто-то ㅤ в ㅤ дополнительном ㅤ источнике ㅤ заработка.

Информационные ㅤ системы ㅤ используются ㅤ и ㅤ в ㅤ построении ㅤ организационной ㅤ структуры ㅤ предприятия, ㅤ в ㅤ особенности ㅤ если ㅤ речь ㅤ идет ㅤ о ㅤ международном ㅤ бизнесе, ㅤ для ㅤ которого ㅤ географическая ㅤ удаленность ㅤ подразделений ㅤ – ㅤ вполне ㅤ обыденная ㅤ практика.

В ㅤ современном ㅤ информационном ㅤ обществе ㅤ любой ㅤ человек ㅤ может ㅤ выйти ㅤ в ㅤ глобальную ㅤ сеть. ㅤ Интернет ㅤ из ㅤ любой ㅤ точки ㅤ местности, ㅤ используя ㅤ для ㅤ этого ㅤ мощные ㅤ беспроводные ㅤ устройства ㅤ связи.

В ㅤ современных ㅤ условиях ㅤ динамично ㅤ меняющаяся ㅤ внешняя ㅤ среда, ㅤ научно-технический ㅤ прогресс ㅤ и ㅤ постоянное ㅤ сокращение ㅤ жизненного ㅤ цикла ㅤ производимого ㅤ продукта ㅤ заставляют ㅤ предприятия ㅤ изыскивать ㅤ источники ㅤ повышения ㅤ эффективности ㅤ своей ㅤ деятельности. ㅤ Теперь ㅤ внешняя ㅤ среда ㅤ влияет ㅤ не ㅤ только ㅤ на ㅤ положение ㅤ предприятия ㅤ на ㅤ рынке, ㅤ но ㅤ и ㅤ на ㅤ его ㅤ внутренние ㅤ процессы. ㅤ Наступает ㅤ этап, ㅤ когда ㅤ для ㅤ обеспечения ㅤ конкурентоспособности ㅤ у ㅤ предприятия ㅤ возникает ㅤ потребность ㅤ во ㅤ взаимной ㅤ интеграции ㅤ функциональных ㅤ подразделений, ㅤ в ㅤ усилении ㅤ процессов ㅤ их ㅤ взаимодействия ㅤ [1, ㅤ с. ㅤ 23]. ㅤ Интеграционный ㅤ подход ㅤ создает ㅤ условия ㅤ для ㅤ наилучшего ㅤ осуществления ㅤ стратегических ㅤ задач ㅤ на ㅤ всех ㅤ уровнях ㅤ системы ㅤ управления, ㅤ так ㅤ как ㅤ при ㅤ таком ㅤ подходе ㅤ появляются ㅤ более ㅤ прочные ㅤ связи ㅤ между ㅤ отдельными ㅤ подсистемами ㅤ предприятия, ㅤ у ㅤ них ㅤ появляются ㅤ общие ㅤ цели, ㅤ несмотря ㅤ на ㅤ то, ㅤ что ㅤ каждый ㅤ имеет ㅤ собственные ㅤ конкретные ㅤ задачи. ㅤ Ориентация ㅤ на ㅤ интегративные ㅤ процессы ㅤ влечет ㅤ за ㅤ собой ㅤ изменения ㅤ в ㅤ подходе ㅤ к ㅤ управлению ㅤ предприятием, ㅤ и ㅤ нуждается ㅤ в ㅤ информационно-технической ㅤ поддержке.

Предприятие ㅤ – ㅤ это ㅤ многоуровневая ㅤ динамичная ㅤ система, ㅤ для ㅤ управления ㅤ которой ㅤ требуется ㅤ как ㅤ внешняя ㅤ информация, ㅤ определяющая ㅤ стратегические ㅤ цели, ㅤ так ㅤ и ㅤ внутренняя, ㅤ определяющая ㅤ оптимальные ㅤ пути ㅤ достижения ㅤ намеченных ㅤ стратегических ㅤ целей.

С ㅤ конца ㅤ 80-х ㅤ годов ㅤ деятельность ㅤ предприятий ㅤ рассматривается ㅤ как ㅤ непрерывная ㅤ цепочка ㅤ бизнес- ㅤ процессов, ㅤ а ㅤ менеджмент ㅤ – ㅤ как ㅤ управление ㅤ бизнес-процессами. ㅤ Появилось ㅤ такое ㅤ понятие, ㅤ как ㅤ менеджмент ㅤ процессов, ㅤ меняющее ㅤ подход ㅤ к ㅤ управлению ㅤ предприятием. ㅤ Если ㅤ классический ㅤ менеджмент ㅤ видит ㅤ концепцию ㅤ управления ㅤ предприятием, ㅤ как ㅤ структурой ㅤ организованных ㅤ функциональных ㅤ подразделений, ㅤ то ㅤ процессный ㅤ менеджмент ㅤ рассматривает ㅤ управление ㅤ как ㅤ единый ㅤ процесс ㅤ по ㅤ созданию ㅤ продукта ㅤ и ㅤ добавленной ㅤ стоимости. ㅤ Теперь, ㅤ чтобы ㅤ соответствовать ㅤ требованиям ㅤ внешней ㅤ среды ㅤ и ㅤ быть ㅤ конкурентоспособным, ㅤ нужно ㅤ иметь ㅤ четкое ㅤ представление ㅤ о ㅤ структуре ㅤ своих ㅤ бизнес-процессов, ㅤ об ㅤ их ㅤ течении ㅤ и ㅤ конечной ㅤ эффективности.

На ㅤ сегодняшний ㅤ день ㅤ применение ㅤ новых ㅤ информационных ㅤ и ㅤ коммуникационных ㅤ технологий ㅤ для ㅤ автоматизации ㅤ таких ㅤ областей, ㅤ как ㅤ бухгалтерский ㅤ учет, ㅤ производство, ㅤ логистика ㅤ является ㅤ обязательным ㅤ условием ㅤ ведения ㅤ хозяйственной ㅤ деятельности, ㅤ повышает ㅤ производительность ㅤ труда ㅤ за ㅤ счет ㅤ ускорения ㅤ документооборота, ㅤ элементов ㅤ согласования, ㅤ обмена ㅤ информацией. ㅤ Однако, ㅤ в ㅤ большинстве ㅤ случаев, ㅤ структура ㅤ процессов ㅤ внутри ㅤ предприятий ㅤ остается ㅤ прежней, ㅤ и ㅤ не ㅤ обеспечивает ㅤ целостности ㅤ видения ㅤ ситуации. ㅤ Информационная ㅤ система ㅤ и ㅤ бизнес-процессы ㅤ должны ㅤ быть ㅤ взаимообусловлены ㅤ – ㅤ в ㅤ современных ㅤ условиях ㅤ осуществление ㅤ бизнес-процесса ㅤ без ㅤ информационной

 ㅤ поддержки ㅤ невозможно, ㅤ а ㅤ информационная ㅤ система ㅤ обеспечивает ㅤ выполнение, ㅤ а ㅤ не ㅤ только ㅤ фиксирует ㅤ результаты ㅤ бизнес-процесса.

Таким ㅤ образом, ㅤ научно ㅤ и ㅤ практически ㅤ обоснованной ㅤ является ㅤ необходимость ㅤ исследований ㅤ и ㅤ выработки ㅤ методов ㅤ повышения ㅤ эффективности ㅤ управления ㅤ предприятия, ㅤ посредством ㅤ интеграции ㅤ внутренних ㅤ процессов ㅤ с ㅤ использованием ㅤ информационных ㅤ технологий ㅤ специально ㅤ для ㅤ российских ㅤ условий, ㅤ с ㅤ учетом ㅤ специфики ㅤ исторически ㅤ сложившихся ㅤ методов ㅤ организационного ㅤ управления.

По ㅤ большому ㅤ счету, ㅤ большинство ㅤ крупных ㅤ промышленных ㅤ российских ㅤ предприятий ㅤ до ㅤ сих ㅤ пор ㅤ опираются ㅤ на ㅤ опыт ㅤ управления ㅤ и ㅤ планирования, ㅤ сложившийся ㅤ в ㅤ СССР. ㅤ Можно ㅤ говорить ㅤ о ㅤ становлении ㅤ новой ㅤ дисциплины, ㅤ рождающейся ㅤ на ㅤ стыке ㅤ наук ㅤ менеджмента ㅤ и ㅤ информатики. ㅤ К ㅤ сожалению, ㅤ вклад ㅤ российских ㅤ ученых ㅤ в ㅤ разработку ㅤ данной ㅤ области ㅤ более ㅤ чем ㅤ скромен. ㅤ Во ㅤ многих ㅤ книгах ㅤ российских ㅤ авторов ㅤ присутствуют ㅤ ссылки ㅤ на ㅤ опыт ㅤ иностранных ㅤ ученых, ㅤ транслируются ㅤ их ㅤ идеи ㅤ построения ㅤ и ㅤ эффективного ㅤ применения ㅤ инновационных ㅤ управленческих ㅤ систем ㅤ на ㅤ основе ㅤ информационных ㅤ технологий, ㅤ но ㅤ о ㅤ том, ㅤ как ㅤ осуществить ㅤ это ㅤ на ㅤ практике, ㅤ с ㅤ чего ㅤ начинать, ㅤ не ㅤ упоминается. ㅤ Однако, ㅤ на ㅤ практике ㅤ применение ㅤ иностранных ㅤ теорий ㅤ в ㅤ чистом ㅤ виде, ㅤ в ㅤ российских ㅤ условиях, ㅤ (например, ㅤ контроллинга), ㅤ зачастую ㅤ бывает ㅤ неудачным. ㅤ Западные ㅤ модели ㅤ не ㅤ ориентированы ㅤ на ㅤ специфику ㅤ российских ㅤ экономических ㅤ условий, ㅤ исторически ㅤ сложившийся ㅤ менталитет ㅤ управленцев ㅤ и ㅤ исполнителей, ㅤ а ㅤ новое ㅤ поколение ㅤ топ-менеджеров, ㅤ подготовленное ㅤ и ㅤ владеющее ㅤ современными ㅤ инструментами ㅤ управления ㅤ западного ㅤ уровня, ㅤ еще ㅤ не ㅤ сформировалось, ㅤ во ㅤ многом ㅤ из-за ㅤ отсутствия ㅤ в ㅤ программе ㅤ кадровой ㅤ подготовки ㅤ соответствующих ㅤ дисциплин.

Предприятие ㅤ как ㅤ система ㅤ строится ㅤ на ㅤ информационных ㅤ потоках, ㅤ характеризующихся ㅤ различной ㅤ интенсивностью, ㅤ разнонаправленностью ㅤ и ㅤ наличием ㅤ связей ㅤ и ㅤ обменов. ㅤ Информационные ㅤ потоки ㅤ приобретают ㅤ системность, ㅤ благодаря ㅤ привязке ㅤ к ㅤ взаимосвязанным ㅤ элементам, ㅤ обеспечивающим ㅤ процессы ㅤ сбора, ㅤ хранения, ㅤ и ㅤ распространения ㅤ информации, ㅤ нужной ㅤ для ㅤ координации, ㅤ контроля ㅤ и ㅤ анализа ㅤ всех ㅤ процессов ㅤ на ㅤ предприятии.

Таким ㅤ образом, ㅤ информационная ㅤ система ㅤ предприятия ㅤ - ㅤ это ㅤ многоуровневая ㅤ система ㅤ элементов, ㅤ взаимосвязанных ㅤ и ㅤ объединенных ㅤ информационными ㅤ потоками ㅤ с ㅤ целью ㅤ обеспечения ㅤ всех ㅤ функциональных ㅤ направлений ㅤ нужной ㅤ информацией ㅤ в ㅤ нужное ㅤ время ㅤ в ㅤ нужном ㅤ месте. ㅤ В ㅤ задачи ㅤ информационной ㅤ системы ㅤ входят:

- ㅤ обеспечение ㅤ информацией ㅤ как ㅤ для ㅤ принятия ㅤ управленческих ㅤ решений ㅤ на ㅤ высшем ㅤ иерархическом ㅤ уровне, ㅤ так ㅤ на ㅤ оперативном ㅤ уровне ㅤ подразделений ㅤ предприятия

- ㅤ содействие ㅤ процессам ㅤ постановки ㅤ стратегических ㅤ целей, ㅤ методов ㅤ их ㅤ реализации

- ㅤ создание ㅤ единого ㅤ информационного ㅤ пространства ㅤ внутри ㅤ организации, ㅤ способствующего ㅤ процессам ㅤ интеграции

- ㅤ структурирование ㅤ процесса ㅤ функционирования ㅤ предприятия, ㅤ так ㅤ как ㅤ непрерывность ㅤ информационного ㅤ обмена

– ㅤ отображение ㅤ четкой ㅤ работы ㅤ подразделений

- ㅤ отображение ㅤ критериев ㅤ эффективности ㅤ работы ㅤ направлений ㅤ и ㅤ подразделений

- ㅤ уменьшение ㅤ количества ㅤ ошибок, ㅤ устранение ㅤ излишних ㅤ операций

- ㅤ снижение ㅤ себестоимости ㅤ продукции ㅤ и ㅤ услуг, ㅤ за ㅤ счет ㅤ оптимизации ㅤ процессов

- ㅤ поддержка ㅤ процессов ㅤ прогнозирования ㅤ и ㅤ оценки ㅤ состояния ㅤ внешней ㅤ среды

-повышение ㅤ организационной ㅤ культуры ㅤ предприятия.

Обеспечить ㅤ выживание ㅤ предприятия ㅤ на ㅤ фоне ㅤ кризиса ㅤ возможно ㅤ посредством ㅤ эффективной ㅤ реорганизации ㅤ предприятия, ㅤ адаптации ㅤ к ㅤ изменениям ㅤ внешней ㅤ среды. ㅤ Результатом ㅤ внедрения ㅤ информационных ㅤ систем ㅤ являются ㅤ ускорение ㅤ документооборота, ㅤ повышение ㅤ качества ㅤ и ㅤ быстроты ㅤ обработки ㅤ заказов. ㅤ Введение ㅤ производственных ㅤ стандартов ㅤ и ㅤ регламентов, ㅤ необходимых ㅤ для ㅤ проектирования ㅤ информационной ㅤ системы, ㅤ влечет ㅤ за ㅤ собой ㅤ смещение ㅤ производственной ㅤ философии ㅤ в ㅤ сторону ㅤ потребителя, ㅤ то ㅤ есть ㅤ при ㅤ планировании ㅤ выпуска ㅤ продукции ㅤ главным ㅤ становится ㅤ аргумент ㅤ «производить ㅤ только ㅤ то, ㅤ что ㅤ уже ㅤ продано».

Внедрение ㅤ информационной ㅤ системы ㅤ способствует ㅤ и ㅤ повышению ㅤ уровня ㅤ корпоративной ㅤ культуры, ㅤ так ㅤ как ㅤ требует ㅤ большей ㅤ ответственности, ㅤ активности ㅤ и ㅤ компетентности ㅤ от ㅤ всех ㅤ сотрудников.

Четкая, ㅤ формализованная ㅤ работа ㅤ коллектива ㅤ обеспечивающая ㅤ максимально ㅤ полное ㅤ использование ㅤ всех ㅤ возможностей ㅤ информационных ㅤ систем ㅤ в ㅤ совокупности ㅤ даст ㅤ эффект ㅤ роста ㅤ конкурентоспособности ㅤ и ㅤ рентабельности.

Основная ㅤ причина ㅤ роста ㅤ использования ㅤ ИТ ㅤ – ㅤ это ㅤ назначение ㅤ и ㅤ роль ㅤ информационных ㅤ технологий ㅤ в ㅤ производственно-финансовой ㅤ деятельности ㅤ предприятий. ㅤ В ㅤ настоящее ㅤ время ㅤ роль ㅤ ИТ ㅤ стала ㅤ основной ㅤ при ㅤ разработке ㅤ и ㅤ производстве ㅤ продукта ㅤ производства. ㅤ Достаточно ㅤ сказать ㅤ о ㅤ функционировании ㅤ виртуальных ㅤ организаций, ㅤ где ㅤ нет ㅤ жесткой ㅤ привязки ㅤ производственных ㅤ участков, ㅤ филиалов ㅤ к ㅤ определенному ㅤ месту. ㅤ Управление ㅤ такими ㅤ виртуальными ㅤ предприятиями ㅤ осуществляется ㅤ с ㅤ помощью ㅤ информационных ㅤ технологий ㅤ и ㅤ средств ㅤ телекоммуникаций.

Таким ㅤ образом, ㅤ информационные ㅤ системы ㅤ позволяют ㅤ повысить ㅤ эффективность ㅤ функционирования ㅤ предприятий ㅤ в ㅤ результате ㅤ возникновения ㅤ новых ㅤ возможностей ㅤ и ㅤ росте ㅤ мобильности ㅤ управления.

Из ㅤ анализа ㅤ научных ㅤ источников ㅤ по ㅤ опыту ㅤ внедрения ㅤ ИТ ㅤ известно, ㅤ что ㅤ любое ㅤ внедрение ㅤ информационных ㅤ технологий ㅤ приводит ㅤ к ㅤ изменению ㅤ форм ㅤ и ㅤ методов ㅤ управления ㅤ предприятием, ㅤ т.е. ㅤ к ㅤ созданию ㅤ совершенно ㅤ новой ㅤ организационной ㅤ структуры ㅤ управления.

Следовательно, ㅤ необходимо ㅤ подчинять ㅤ внедрение ㅤ ИТ ㅤ целям ㅤ и ㅤ задачам ㅤ развития ㅤ предприятия, ㅤ однако, ㅤ на ㅤ практике ㅤ внедрение ㅤ информационной ㅤ системы ㅤ не ㅤ приводит ㅤ к ㅤ прогнозируемому ㅤ эффекту. ㅤ В ㅤ основе ㅤ стратегии ㅤ внедрения ㅤ информационных ㅤ технологий ㅤ должны ㅤ лежать ㅤ стратегические ㅤ цели ㅤ и ㅤ задачи ㅤ предприятия. ㅤ Это, ㅤ требует ㅤ постоянного ㅤ взаимодействия ㅤ всех ㅤ заинтересованных ㅤ сторон, ㅤ при ㅤ этом, ㅤ конкретные ㅤ цели, ㅤ которые ㅤ ставит ㅤ перед ㅤ собой ㅤ предприятие ㅤ в ㅤ своем ㅤ развитии, ㅤ должны ㅤ получать ㅤ более ㅤ индивидуальное ㅤ программное ㅤ обеспечение, ㅤ поскольку ㅤ необходима ㅤ детальная ㅤ привязка, ㅤ внедряемой ㅤ информационной ㅤ системы ㅤ к ㅤ конкретным ㅤ целям ㅤ и ㅤ задачам ㅤ деятельности ㅤ предприятия.

Инфологическая ㅤ (концептуальная) ㅤ модель ㅤ подразумевает ㅤ под ㅤ собой
формализованное ㅤ описание ㅤ предметной ㅤ области, ㅤ реализованное
безотносительно ㅤ к ㅤ применяемым ㅤ в ㅤ дальнейшем ㅤ техническим ㅤ и
программным ㅤ средствам. ㅤ Инфологическая ㅤ модель ㅤ создается ㅤ динамической
и ㅤ поддерживает ㅤ легкую ㅤ корректировку. ㅤ К ㅤ базовым ㅤ требованиям, ㅤ относящимся ㅤ к ㅤ инфологической ㅤ модели, ㅤ относят ㅤ следующие:

• ㅤ Инфологическая ㅤ модель ㅤ содержит ㅤ всю ㅤ нужную ㅤ и ㅤ достаточную
информацию ㅤ для ㅤ предстоящего ㅤ проектирования ㅤ БД;

• ㅤ Инфологическая ㅤ модель ㅤ реализуется ㅤ понятной ㅤ для ㅤ всех ㅤ лиц,
принимающих ㅤ участие ㅤ в ㅤ разработке ㅤ системы.

ER-модель ㅤ можно ㅤ описать ㅤ как ㅤ логическую ㅤ структуру ㅤ данных ㅤ об
объектах ㅤ системы. ㅤ Компонентами ㅤ ER-модели ㅤ становятся ㅤ сущности
(объекты) ㅤ и ㅤ отношения ㅤ (связи ㅤ между ㅤ объектами). ㅤ Объект ㅤ поддерживает
несколько ㅤ реализаций ㅤ или ㅤ экземпляров. ㅤ Сам ㅤ экземпляр ㅤ объекта
реализуется ㅤ совокупностью ㅤ нескольких ㅤ значений ㅤ реквизитов ㅤ и
определяется ㅤ однозначно, ㅤ т.е. ㅤ идентифицируется ㅤ значением ㅤ ключа
объекта, ㅤ состоящем ㅤ из ㅤ одного ㅤ ли ㅤ нескольких ㅤ ключевых ㅤ реквизитов.

Сущности ㅤ бывают ㅤ независимыми ㅤ и ㅤ зависимыми. ㅤ Сущность
называется ㅤ независимой, ㅤ если ㅤ каждый ㅤ ее ㅤ экземпляр ㅤ может ㅤ однозначно
определяться ㅤ без ㅤ выражения ㅤ ее ㅤ отношений ㅤ с ㅤ остальными ㅤ сущностями.

Однозначное ㅤ определение ㅤ экземпляра ㅤ зависимой ㅤ сущности ㅤ исходит ㅤ от
отношений ㅤ с ㅤ другими ㅤ сущностями.

Для ㅤ визуализации ㅤ отношений ㅤ между ㅤ сущностями ㅤ применяются
связи. ㅤ Связи ㅤ имеют ㅤ место ㅤ быть, ㅤ если ㅤ экземпляры ㅤ сущностей ㅤ логически
связаны ㅤ друг ㅤ с ㅤ другом.

1.2 ㅤ СИСТЕМЫ ㅤ ЭЛЕКТРОННОГО ㅤ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Сегодня ㅤ эффективность ㅤ деятельности ㅤ любой ㅤ организации ㅤ в ㅤ значительной ㅤ степени ㅤ основывается ㅤ на ㅤ производстве ㅤ и ㅤ потреблении ㅤ информации. ㅤ Информация ㅤ на ㅤ сегодняшний ㅤ день ㅤ является ㅤ полноценным ㅤ производственным ㅤ ресурсом, ㅤ то ㅤ есть ㅤ основополагающий ㅤ элементом ㅤ существования ㅤ общества. ㅤ Качество ㅤ информации ㅤ определяет ㅤ качество ㅤ управления ㅤ в ㅤ организации, ㅤ а ㅤ документированная ㅤ информация ㅤ представляет ㅤ собой ㅤ основу ㅤ управления ㅤ организацией ㅤ [26, ㅤ с. ㅤ 45]. ㅤ Таким ㅤ образом, ㅤ в ㅤ целях ㅤ достижения ㅤ максимальной ㅤ эффективности ㅤ управления ㅤ организацией ㅤ необходимо ㅤ постоянное ㅤ совершенствование ㅤ работы ㅤ с ㅤ документами, ㅤ поскольку ㅤ любое ㅤ управленческое ㅤ решение ㅤ имеет ㅤ в ㅤ своей ㅤ основе ㅤ служебный ㅤ документ, ㅤ информацию.

Документооборот — ㅤ деятельность ㅤ по ㅤ организации ㅤ движения ㅤ документов ㅤ на ㅤ предприятии ㅤ с ㅤ момента ㅤ их ㅤ создания ㅤ или ㅤ получения ㅤ до ㅤ завершения ㅤ исполнения: ㅤ отправки ㅤ из ㅤ организации ㅤ и ㅤ (или) ㅤ направления ㅤ в ㅤ архив.

Документооборот — ㅤ это ㅤ движение ㅤ документов ㅤ с ㅤ момента ㅤ их ㅤ получения ㅤ или ㅤ создания ㅤ до ㅤ завершения ㅤ исполнения, ㅤ отправки ㅤ или ㅤ сдачи ㅤ в ㅤ дело. ㅤ Различают ㅤ три ㅤ основных ㅤ потока ㅤ документации:

1.   документы, ㅤ поступающие ㅤ из ㅤ других ㅤ организаций ㅤ (входящие);

2.   документы, ㅤ отправляемые ㅤ в ㅤ другие ㅤ организации ㅤ (исходящие);

3.   документы, ㅤ создаваемые ㅤ в ㅤ организации ㅤ и ㅤ используемые ㅤ работниками ㅤ организации ㅤ в ㅤ управленческом ㅤ процессе ㅤ (внутренние).

Документы, ㅤ поступающие ㅤ в ㅤ организацию, ㅤ проходят:

1.   первичную ㅤ обработку;

2.   предварительное ㅤ рассмотрение;

3.   регистрацию;

4.   рассмотрение ㅤ руководством;

5.   передачу ㅤ на ㅤ исполнение.

Ведение ㅤ деловой ㅤ документации, ㅤ подготовка, ㅤ заполнение, ㅤ сопровождение, ㅤ копирование, ㅤ передача ㅤ документов ㅤ требует ㅤ значительного ㅤ времени ㅤ сотрудников ㅤ организации ㅤ [21, ㅤ с. ㅤ 75]. ㅤ Таким ㅤ образом, ㅤ обязательным ㅤ условием ㅤ повышения ㅤ эффективности ㅤ управленческого ㅤ процесса ㅤ выступает ㅤ применение ㅤ информационных ㅤ технологий, ㅤ обладающих ㅤ высокой ㅤ мобильностью, ㅤ гибкостью, ㅤ способностью ㅤ приспосабливаться ㅤ к ㅤ различным ㅤ условиям ㅤ деятельности. ㅤ В ㅤ первую ㅤ очередь ㅤ это ㅤ относится ㅤ к ㅤ созданию ㅤ и ㅤ оформлению ㅤ деловых ㅤ документов ㅤ с ㅤ использованием ㅤ текстовых ㅤ редакторов, ㅤ дающих ㅤ возможность ㅤ не ㅤ только ㅤ повысить ㅤ скорость ㅤ создания ㅤ и ㅤ оформления ㅤ документов, ㅤ но ㅤ и ㅤ в ㅤ значительной ㅤ степени ㅤ улучшить ㅤ их ㅤ качество.

С ㅤ помощью ㅤ информационных ㅤ технологий ㅤ осуществляется ㅤ безопасное ㅤ и ㅤ удобное ㅤ хранение ㅤ документов ㅤ в ㅤ папках ㅤ на ㅤ компьютерном ㅤ диске ㅤ [22, ㅤ с. ㅤ 29]. ㅤ Табличные ㅤ редакторы ㅤ позволяют ㅤ решать ㅤ задачу ㅤ организации ㅤ регистрации ㅤ документов, ㅤ контроля ㅤ сроков ㅤ исполнения, ㅤ а ㅤ также ㅤ осуществления ㅤ быстрого ㅤ поиска ㅤ необходимого ㅤ документа.

В ㅤ электронном ㅤ виде ㅤ в ㅤ настоящее ㅤ время ㅤ создается ㅤ и ㅤ ведется ㅤ около ㅤ ста ㅤ процентов ㅤ документов ㅤ организации ㅤ [31, ㅤ с. ㅤ 47]. ㅤ Следовательно, ㅤ оптимальным ㅤ и ㅤ эффективным ㅤ решением ㅤ улучшения ㅤ документооборота ㅤ любой ㅤ организации ㅤ является ㅤ введение ㅤ системы ㅤ электронного ㅤ документооборота.

Под ㅤ электронным ㅤ документооборотом ㅤ понимается ㅤ определенный ㅤ способ ㅤ организации ㅤ работы ㅤ с ㅤ документами, ㅤ в ㅤ ходе ㅤ которого ㅤ применяется ㅤ в ㅤ электронном ㅤ виде ㅤ и ㅤ хранится ㅤ централизованно ㅤ практически ㅤ вся ㅤ масса ㅤ документов. ㅤ Система ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ представляет ㅤ собой ㅤ компьютерную ㅤ программу, ㅤ программное ㅤ обеспечение, ㅤ систему, ㅤ предоставляющую ㅤ возможность ㅤ организации ㅤ работы ㅤ с ㅤ электронными ㅤ документами, ㅤ их ㅤ поиск, ㅤ создание ㅤ и ㅤ изменение, ㅤ а ㅤ также ㅤ взаимодействие ㅤ между ㅤ сотрудниками ㅤ организации, ㅤ то ㅤ есть ㅤ выдачу ㅤ заданий, ㅤ передачу ㅤ документов ㅤ и ㅤ пр.

Безусловным ㅤ преимуществом ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ является ㅤ прозрачность ㅤ бизнес-процессов, ㅤ поскольку ㅤ электронный ㅤ документооборот ㅤ позволяет ㅤ отслеживать ㅤ этапы ㅤ выполнения ㅤ бизнес- ㅤ процессов, ㅤ придавая, ㅤ таким ㅤ образом, ㅤ функционированию ㅤ организации, ㅤ прозрачности ㅤ и ㅤ контролируемости ㅤ [30, ㅤ с. ㅤ 95].

К ㅤ преимуществам ㅤ использования ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ можно ㅤ также ㅤ отнести ㅤ повышение ㅤ исполнительской ㅤ дисциплины ㅤ в ㅤ организации ㅤ [8, ㅤ с. ㅤ 78]. ㅤ Обычно ㅤ ответственными ㅤ работниками ㅤ организации ㅤ не ㅤ выполняется ㅤ около ㅤ пятой ㅤ части ㅤ порученных ㅤ им ㅤ заданий. ㅤ Внедренная ㅤ система ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ влияет ㅤ на ㅤ дисциплину ㅤ сотрудников ㅤ и, ㅤ в ㅤ конечном ㅤ итоге, ㅤ на ㅤ исполнение ㅤ решений, ㅤ поскольку ㅤ с ㅤ ее ㅤ помощью ㅤ осуществляется ㅤ полный ㅤ контроль ㅤ всех ㅤ этапов ㅤ работ ㅤ в ㅤ организации.

Внедрение ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ позволяет ㅤ существенным ㅤ образом ㅤ сократить ㅤ затраты ㅤ времени ㅤ для ㅤ руководителей ㅤ и ㅤ сотрудников ㅤ организации. ㅤ Система ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ сокращает ㅤ время, ㅤ затрачиваемое ㅤ на ㅤ создание, ㅤ поиск, ㅤ согласование ㅤ документов, ㅤ то ㅤ есть ㅤ практически ㅤ на ㅤ все ㅤ операции ㅤ с ㅤ документацией.

Следовательно, ㅤ ускорение ㅤ документооборота ㅤ в ㅤ организации ㅤ ведет ㅤ к ㅤ ускорению ㅤ всех ㅤ бизнес-процессов.

Также ㅤ внедрение ㅤ системы ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ отличается ㅤ легкостью ㅤ для ㅤ обучения ㅤ нового ㅤ персонала ㅤ и ㅤ инновацией.

Построенная ㅤ на ㅤ основе ㅤ системы ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ система ㅤ оповещения ㅤ предоставляет ㅤ возможность ㅤ более ㅤ быстрого ㅤ ознакомления ㅤ всех ㅤ сотрудников ㅤ организации ㅤ с ㅤ изменениями ㅤ в ㅤ правилах ㅤ работы. ㅤ Также ㅤ за ㅤ счет ㅤ возможности ㅤ быстрого ㅤ поиска ㅤ необходимой ㅤ для ㅤ работы ㅤ информации ㅤ инструкций ㅤ и ㅤ положений ㅤ можно ㅤ значительным ㅤ образом ㅤ сократить ㅤ сроки ㅤ обучения ㅤ новых ㅤ сотрудников.

К ㅤ преимуществам ㅤ использования ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ можно ㅤ также ㅤ отнести ㅤ его ㅤ положительное ㅤ влияние ㅤ на ㅤ развитие ㅤ корпоративной ㅤ культуры ㅤ организации. ㅤ Внедрение ㅤ системы ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ ведет ㅤ к ㅤ оптимизации ㅤ взаимодействия ㅤ сотрудников ㅤ организации, ㅤ развитию ㅤ горизонтальных ㅤ связей, ㅤ что ㅤ в ㅤ конечном ㅤ итоге ㅤ положительным ㅤ образом ㅤ влияет ㅤ на ㅤ сплочение ㅤ коллектива ㅤ организации.

Вместе ㅤ с ㅤ тем ㅤ возрастает ㅤ ответственность ㅤ сотрудников ㅤ за ㅤ выполнение ㅤ своего ㅤ задания.

Таким ㅤ образом, ㅤ ведение ㅤ документации ㅤ организации ㅤ в ㅤ современных ㅤ условиях ㅤ невозможно ㅤ без ㅤ введения ㅤ системы ㅤ электронного ㅤ документооборота. ㅤ Внедрение ㅤ системы ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ необходимо ㅤ рассматривать ㅤ не ㅤ как ㅤ простую ㅤ инновацию, ㅤ а ㅤ как ㅤ радикальное ㅤ управленческое ㅤ решение, ㅤ способствующее ㅤ рациональному ㅤ и ㅤ эффективному ㅤ управлению ㅤ документами, ㅤ минимизации ㅤ количества ㅤ ошибок ㅤ и ㅤ утери ㅤ документов, ㅤ повышению ㅤ оперативности ㅤ работы ㅤ и ㅤ эффективность ㅤ всех ㅤ бизнес-процессов. ㅤ Применение ㅤ системы ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ в ㅤ организации ㅤ способствует ㅤ значительному ㅤ повышению ㅤ качества ㅤ обработки ㅤ документации ㅤ в ㅤ организации ㅤ и ㅤ обмена ㅤ актуальными ㅤ данными, ㅤ сокращению ㅤ количества ㅤ ошибок, ㅤ которые ㅤ неизбежны ㅤ в ㅤ бумажном ㅤ варианте ㅤ ведения ㅤ документооборота, ㅤ а ㅤ также ㅤ снижению ㅤ трудовых ㅤ и ㅤ временных ㅤ затрат ㅤ на ㅤ обработку ㅤ информации.

Научно-технический ㅤ прогресс ㅤ привел ㅤ к ㅤ появлению ㅤ так ㅤ называемой ㅤ электронной ㅤ документации. ㅤ Ее ㅤ специфика ㅤ заключается ㅤ в ㅤ том, ㅤ что ㅤ человек ㅤ не ㅤ может ㅤ воспринять ㅤ электронный ㅤ документ ㅤ в ㅤ том ㅤ физическом ㅤ виде, ㅤ в ㅤ каком ㅤ он ㅤ зафиксирован ㅤ на ㅤ носителе. ㅤ Кроме ㅤ того, ㅤ электронные ㅤ документы ㅤ находятся ㅤ в ㅤ прямой ㅤ зависимости ㅤ от ㅤ информационных ㅤ технологий, ㅤ которые ㅤ имеют ㅤ необратимую ㅤ тенденцию ㅤ изменяться ㅤ и ㅤ устаревать ㅤ по ㅤ мере ㅤ научно-технического ㅤ прогресса ㅤ в ㅤ области ㅤ техники ㅤ и ㅤ программного ㅤ обеспечения ㅤ [12, ㅤ с. ㅤ 59].

Система ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ — ㅤ это ㅤ автоматизированная ㅤ многопользовательская ㅤ система, ㅤ сопровождающая ㅤ процесс ㅤ управления ㅤ работой ㅤ иерархической ㅤ организации ㅤ с ㅤ целью ㅤ обеспечения ㅤ выполнения ㅤ этой ㅤ организацией ㅤ своих ㅤ функций. ㅤ Если ㅤ говорить ㅤ кратко, ㅤ то ㅤ система ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ — ㅤ это ㅤ автоматизированная ㅤ многопользовательская ㅤ система, ㅤ сопровождающая ㅤ процесс ㅤ управления ㅤ работой ㅤ иерархией ㅤ организации ㅤ с ㅤ целью ㅤ обеспечения ㅤ выполнения ㅤ этой ㅤ организацией ㅤ своих ㅤ функций ㅤ [12, ㅤ с. ㅤ 59].

Система ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ — ㅤ это ㅤ не ㅤ только ㅤ среда ㅤ автоматизации ㅤ делопроизводства, ㅤ и ㅤ она ㅤ не ㅤ сводится ㅤ только ㅤ в ㅤ электронный ㅤ формат ㅤ традиционной ㅤ системы. ㅤ Это ㅤ среда ㅤ предоставляет ㅤ новые ㅤ возможности ㅤ эффективного ㅤ поиска ㅤ нужных ㅤ документов, ㅤ выполнения ㅤ исполнительской ㅤ дисциплины ㅤ сотрудников, ㅤ сокращения ㅤ времени ㅤ на ㅤ процедуры ㅤ согласования ㅤ документов, ㅤ разделения ㅤ прав ㅤ доступа ㅤ к ㅤ документам ㅤ автоматической ㅤ маршрутизации ㅤ наиболее ㅤ типичных ㅤ документов ㅤ (например, ㅤ счетов ㅤ на ㅤ оплату) ㅤ с ㅤ использованием ㅤ так ㅤ называемых ㅤ бизнес-процессов.

Как ㅤ мы ㅤ уже ㅤ говорили ㅤ ранее, ㅤ основной ㅤ метод ㅤ сопровождения ㅤ управления ㅤ в ㅤ настоящее ㅤ время ㅤ — ㅤ документационный. ㅤ Документы, ㅤ в ㅤ связи ㅤ с ㅤ их ㅤ повсеместным ㅤ оформлением ㅤ и ㅤ использованием, ㅤ конечно, ㅤ являются ㅤ всеобщим ㅤ инструментом ㅤ управления. ㅤ Именно ㅤ с ㅤ помощью ㅤ них ㅤ обеспечивается ㅤ связь ㅤ между ㅤ структурными ㅤ подразделениями ㅤ организации, ㅤ осуществляется ㅤ связь ㅤ организации ㅤ с ㅤ внешним ㅤ миром ㅤ — ㅤ партнерами ㅤ и ㅤ вышестоящими ㅤ организациями, ㅤ происходит ㅤ фиксирование ㅤ важной ㅤ (экономической, ㅤ правовой, ㅤ экономической, ㅤ статистической ㅤ и ㅤ т. ㅤ д.) ㅤ информации, ㅤ происходит ㅤ подготовка ㅤ к ㅤ хранению ㅤ и ㅤ ее ㅤ хранение. ㅤ В ㅤ процессах ㅤ взаимодействия ㅤ принимают ㅤ участие ㅤ разные ㅤ сотрудники, ㅤ и ㅤ для ㅤ построения ㅤ правильной ㅤ стратегии ㅤ взаимодействия ㅤ необходима ㅤ полная ㅤ история ㅤ их ㅤ отношений. ㅤ Для ㅤ ее ㅤ сохранения ㅤ необходимо ㅤ документирование ㅤ деятельности. ㅤ К ㅤ такому ㅤ выводу ㅤ приходят ㅤ руководители ㅤ любой ㅤ организации ㅤ на ㅤ определенном ㅤ этапе ㅤ работы.

«Документирование ㅤ позволяет ㅤ качественно ㅤ улучшить ㅤ процессы ㅤ управления: ㅤ повышается ㅤ сохранность ㅤ информации, ㅤ преемственность ㅤ в ㅤ ее ㅤ передаче, ㅤ возможность ㅤ контролировать ㅤ исполнение ㅤ решений. ㅤ Но ㅤ при ㅤ дальнейшем ㅤ росте ㅤ объемов ㅤ деятельности ㅤ возникает ㅤ парадокс: ㅤ работа ㅤ с ㅤ документами ㅤ требует ㅤ все ㅤ больше ㅤ ресурсов ㅤ и ㅤ начинает ㅤ замедлять ㅤ скорость ㅤ принятия ㅤ управленческих ㅤ решений. ㅤ Один ㅤ из ㅤ способов ㅤ устранения ㅤ этого ㅤ парадокса ㅤ — ㅤ использование ㅤ систем ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ (СЭД). ㅤ Они ㅤ позволяют ㅤ автоматизировать ㅤ традиционное ㅤ делопроизводство, ㅤ ликвидировать ㅤ случаи ㅤ потери ㅤ документов, ㅤ увеличить ㅤ скорость ㅤ их ㅤ движения, ㅤ сократить ㅤ непроизводственные ㅤ затраты ㅤ (поиск, ㅤ повторное ㅤ согласование ㅤ документов, ㅤ дублирование ㅤ информации ㅤ и ㅤ т. ㅤ д.)».

Разработка ㅤ и ㅤ внедрение ㅤ СЭД ㅤ позволяет ㅤ решить ㅤ различные ㅤ проблемы, ㅤ связанные ㅤ с ㅤ низкой ㅤ эффективностью ㅤ документооборота. ㅤ Одной ㅤ из ㅤ основных ㅤ целей ㅤ является ㅤ повышение ㅤ управляемости ㅤ документооборотом, ㅤ т. ㅤ е. ㅤ благодаря ㅤ внедрению ㅤ СЭД ㅤ можно ㅤ достигнуть ㅤ некоторых ㅤ важных ㅤ задач: ㅤ прозрачности ㅤ и ㅤ управляемости ㅤ документооборота, ㅤ централизованной ㅤ (при ㅤ необходимости ㅤ — ㅤ децентрализованной) ㅤ работы ㅤ с ㅤ документами, ㅤ в ㅤ том ㅤ числе ㅤ и ㅤ хранение ㅤ дел, ㅤ сохранность ㅤ документов, ㅤ многообразию ㅤ поиска ㅤ информации, ㅤ предоставлению ㅤ информации ㅤ о ㅤ документах ㅤ организации, ㅤ о ㅤ специфике ㅤ их ㅤ обработки ㅤ и ㅤ движении.

Системы ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ ориентированы ㅤ на ㅤ внутреннюю ㅤ специфику ㅤ организации, ㅤ позволяют ㅤ создать ㅤ единое ㅤ информационное ㅤ поле, ㅤ разрешить ㅤ с ㅤ помощью ㅤ системы ㅤ допусков ㅤ различных ㅤ уровней ㅤ для ㅤ персонала ㅤ широкому ㅤ распространению ㅤ информации, ㅤ либо ㅤ сохранению ㅤ конфиденциальной ㅤ информации, ㅤ оперативному ㅤ принятию ㅤ решений ㅤ и ㅤ исполнению ㅤ документов.

Ввод ㅤ системы ㅤ документационного ㅤ обеспечения ㅤ управления ㅤ позволяют ㅤ перейти ㅤ от ㅤ централизованного ㅤ документооборота ㅤ к ㅤ децентрализованному ㅤ (если ㅤ это ㅤ необходимо), ㅤ т. ㅤ е. ㅤ появится ㅤ возможность ㅤ регистрации ㅤ документа ㅤ по ㅤ месту ㅤ его ㅤ создания ㅤ или ㅤ получения, ㅤ что, ㅤ безусловно, ㅤ разгрузит ㅤ центральную ㅤ службу ㅤ документационного ㅤ обеспечения ㅤ управления ㅤ (ДОУ) ㅤ организации.

Внедрения ㅤ СЭД ㅤ может ㅤ дать ㅤ следующие ㅤ результаты: ㅤ снижение ㅤ сроков ㅤ создания ㅤ и ㅤ согласования ㅤ документов; ㅤ легкость ㅤ согласования ㅤ и ㅤ пересогласования ㅤ документов ㅤ при ㅤ коллективном ㅤ характере ㅤ их ㅤ создания; ㅤ простота ㅤ при ㅤ формировании ㅤ отчетности ㅤ по ㅤ итогам ㅤ работы, ㅤ например, ㅤ месяца, ㅤ квартала, ㅤ года; ㅤ точность ㅤ и ㅤ несложность ㅤ при ㅤ расчете ㅤ объема ㅤ документооборота, ㅤ что ㅤ часто ㅤ востребовано ㅤ при ㅤ расчете ㅤ необходимого ㅤ количества ㅤ делопроизводственных ㅤ работников.

Перечисленные ㅤ задачи, ㅤ безусловно, ㅤ важны, ㅤ но ㅤ не ㅤ нужно ㅤ забывать ㅤ и ㅤ о ㅤ такой ㅤ важной ㅤ задаче, ㅤ которая ㅤ решается ㅤ при ㅤ внедрении ㅤ СЭД, ㅤ как ㅤ унификация ㅤ процессов ㅤ документирования ㅤ и ㅤ самих ㅤ документов, ㅤ а ㅤ также ㅤ повышение ㅤ мобильности ㅤ организации ㅤ в ㅤ постоянно ㅤ меняющейся ㅤ внешней ㅤ среде, ㅤ сохранение ㅤ или ㅤ увеличение ㅤ скорости ㅤ адаптации ㅤ к ㅤ ней. ㅤ Нельзя ㅤ переоценить ㅤ налаживание ㅤ взаимодействия ㅤ сотрудников, ㅤ их ㅤ действия ㅤ приобретают ㅤ более ㅤ уравновешенный, ㅤ слаженный ㅤ и ㅤ предсказуемый ㅤ характер.

Новые ㅤ технологии ㅤ и ㅤ инструменты ㅤ СЭД ㅤ в ㅤ корне ㅤ меняют ㅤ роль ㅤ делопроизводителя ㅤ — ㅤ он ㅤ становится ㅤ управляющим ㅤ документами. ㅤ В ㅤ зону ㅤ ответственности ㅤ такого ㅤ специалиста ㅤ входит ㅤ выявление ㅤ связей, ㅤ которые ㅤ объединяют ㅤ информационные ㅤ потоки ㅤ с ㅤ основной ㅤ деятельностью ㅤ организации. ㅤ Цель ㅤ этой ㅤ аналитической ㅤ работы ㅤ — ㅤ создание ㅤ методологии ㅤ управления ㅤ документами, ㅤ ориентированной ㅤ на ㅤ повышение ㅤ эффективности ㅤ ключевых ㅤ процессов ㅤ организации. ㅤ В ㅤ таких ㅤ условиях ㅤ документирование ㅤ не ㅤ может ㅤ оставаться ㅤ самодостаточным, ㅤ ведь ㅤ для ㅤ создания ㅤ методологии, ㅤ о ㅤ которой ㅤ мы ㅤ говорим, ㅤ управляющий ㅤ документами ㅤ должен ㅤ работать ㅤ в ㅤ постоянном ㅤ контакте ㅤ с ㅤ руководством ㅤ организации, ㅤ бизнес- ㅤ пользователями, ㅤ IT-специалистами, ㅤ сотрудниками ㅤ служб ㅤ безопасности, ㅤ юридическими ㅤ и ㅤ другими ㅤ вспомогательными ㅤ службами. ㅤ В ㅤ результате ㅤ формируется ㅤ системный ㅤ подход ㅤ к ㅤ работе ㅤ с ㅤ документами, ㅤ который ㅤ направлен ㅤ на ㅤ то, ㅤ чтобы ㅤ обеспечить ㅤ управленцев ㅤ — ㅤ специалистов ㅤ данными, ㅤ необходимыми ㅤ для ㅤ принятия ㅤ взвешенных ㅤ решений ㅤ на ㅤ основе ㅤ достоверной, ㅤ полной ㅤ и ㅤ динамически ㅤ обновляемой ㅤ информации.

Своевременная ㅤ и ㅤ адресная ㅤ доставка ㅤ таких ㅤ данных ㅤ — ㅤ еще ㅤ одна ㅤ важная ㅤ задача, ㅤ которую ㅤ решает ㅤ управляющий ㅤ документами. ㅤ Управление ㅤ деловыми ㅤ процессами, ㅤ организация ㅤ коллективной ㅤ работы ㅤ над ㅤ задачами, ㅤ взаимодействие ㅤ пользователей ㅤ по ㅤ принципу ㅤ социальной ㅤ сети ㅤ — ㅤ все ㅤ эти ㅤ функции ㅤ СЭД ㅤ нового ㅤ поколения ㅤ основываются, ㅤ в ㅤ конечном ㅤ счете, ㅤ на ㅤ документах. ㅤ Документирование ㅤ как ㅤ сервис ㅤ — ㅤ одна ㅤ из ㅤ центральных ㅤ концепций ㅤ СЭД. ㅤ Этот ㅤ сервис ㅤ должен ㅤ быть ㅤ эффективным ㅤ и ㅤ максимально ㅤ «незаметным» ㅤ для ㅤ большинства ㅤ пользователей ㅤ системы, ㅤ не ㅤ связанных ㅤ напрямую ㅤ с ㅤ делопроизводством. ㅤ Если ㅤ раньше ㅤ первостепенной ㅤ задачей ㅤ делопроизводителей ㅤ был ㅤ контроль ㅤ документационных ㅤ потоков, ㅤ с ㅤ которыми ㅤ работает ㅤ первое ㅤ лицо ㅤ организации, ㅤ то ㅤ теперь ㅤ на ㅤ первый ㅤ план ㅤ выходит ㅤ управление ㅤ корпоративным ㅤ контентом ㅤ в ㅤ интересах ㅤ всей ㅤ организации ㅤ и ㅤ ее ㅤ исполнителей.

Эффективное ㅤ функционирование ㅤ систем ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ возможно ㅤ при ㅤ очень ㅤ важном ㅤ условии: ㅤ система ㅤ СЭД ㅤ должна ㅤ полностью ㅤ соответствовать ㅤ и ㅤ совмещаться ㅤ со ㅤ сложной ㅤ инфраструктурой ㅤ организации.

Электронный ㅤ документооборот, ㅤ процесс ㅤ его ㅤ внедрения, ㅤ настраивает ㅤ и ㅤ поддерживает ㅤ корпоративную ㅤ культуру ㅤ организации. ㅤ Командный ㅤ принцип ㅤ работы ㅤ по ㅤ внедрению ㅤ СЭД ㅤ и ㅤ развитие ㅤ благодаря ㅤ этому ㅤ горизонтальных ㅤ связей ㅤ в ㅤ организации, ㅤ приводит ㅤ к ㅤ оптимизации ㅤ взаимодействия ㅤ сотрудников, ㅤ повышению ㅤ сплоченности. ㅤ В ㅤ связи ㅤ с ㅤ тем, ㅤ что ㅤ все ㅤ действия ㅤ в ㅤ СЭД ㅤ фиксируется ㅤ — ㅤ всегда ㅤ можно ㅤ проследить ㅤ путь ㅤ документа, ㅤ а ㅤ также ㅤ выяснить, ㅤ кто ㅤ осуществил ㅤ ошибочные ㅤ действия ㅤ при ㅤ работе ㅤ — ㅤ отсюда ㅤ растет ㅤ ответственность ㅤ работников, ㅤ повышается ㅤ качество ㅤ управленческого ㅤ труда.

Внедрение ㅤ СЭД ㅤ напрямую ㅤ отражается ㅤ на ㅤ исполнении ㅤ документов ㅤ и ㅤ дает ㅤ преимущество ㅤ перед ㅤ другими ㅤ организациями. ㅤ Повышается ㅤ скорость ㅤ работы, ㅤ качество, ㅤ происходит ㅤ ускорение ㅤ движения ㅤ информационных ㅤ потоков, ㅤ улучшается ㅤ контроль ㅤ всех ㅤ делопроизводственных ㅤ процессов, ㅤ т. ㅤ е. ㅤ растет ㅤ конкурентоспособность ㅤ организации.

Говоря ㅤ о ㅤ СЭД, ㅤ нельзя ㅤ не ㅤ сказать ㅤ о ㅤ возможных ㅤ рисках. ㅤ С ㅤ одной ㅤ стороны, ㅤ может ㅤ возникнуть ㅤ проблема ㅤ целостности ㅤ восприятия ㅤ документационной ㅤ системы ㅤ организации ㅤ со ㅤ стороны ㅤ руководства. ㅤ Другая ㅤ проблема, ㅤ которая ㅤ может ㅤ возникнуть ㅤ особенно ㅤ на ㅤ первоначальном ㅤ этапе, ㅤ — ㅤ это ㅤ сбой ㅤ слаженных ㅤ действий ㅤ различных ㅤ структурных ㅤ подразделений. ㅤ Третья, ㅤ как ㅤ ни ㅤ странно, ㅤ введение ㅤ СЭД ㅤ в ㅤ некоторых ㅤ случаях ㅤ может ㅤ привести ㅤ к ㅤ росту ㅤ делопроизводственного ㅤ персонала, ㅤ так ㅤ как ㅤ некоторые ㅤ виды ㅤ деятельности ㅤ придется ㅤ сопровождать ㅤ не ㅤ только ㅤ электронным ㅤ способом, ㅤ но ㅤ и ㅤ дублировать ㅤ его ㅤ бумажными ㅤ носителями. ㅤ Четвертая ㅤ проблема ㅤ связана ㅤ опять ㅤ с ㅤ человеческим ㅤ фактором. ㅤ СЭД ㅤ внедряется ㅤ повсеместно, ㅤ на ㅤ всех ㅤ рабочих ㅤ местах. ㅤ В ㅤ любой ㅤ организации ㅤ найдется ㅤ ригидный ㅤ персонал, ㅤ не ㅤ поддерживающий ㅤ ничего ㅤ нового, ㅤ не ㅤ желающий ㅤ учится, ㅤ избегающий ㅤ всего ㅤ нового. ㅤ Этот ㅤ риск ㅤ так ㅤ же ㅤ может ㅤ значительно ㅤ снизить ㅤ эффект ㅤ от ㅤ процесса ㅤ внедрения.

Несмотря ㅤ на ㅤ различные ㅤ практики ㅤ внедрения ㅤ СЭД, ㅤ можно ㅤ выделить ㅤ некоторые ㅤ общие ㅤ проблемы ㅤ и ㅤ предположить ㅤ механизмы ㅤ их ㅤ преодоления:

1. ㅤ В ㅤ организации ㅤ работает ㅤ различный ㅤ персонал, ㅤ одной ㅤ из ㅤ характеристик ㅤ его ㅤ является ㅤ ригидность ㅤ некоторых ㅤ его ㅤ членов: ㅤ не ㅤ все ㅤ сотрудники ㅤ психологически ㅤ готовы ㅤ к ㅤ новым ㅤ технологиям. ㅤ Для ㅤ такой ㅤ части ㅤ персонала ㅤ необходимо ㅤ обеспечить ㅤ плавное ㅤ введение ㅤ новых ㅤ IТ-технологий.

2. ㅤ Для ㅤ того ㅤ чтобы ㅤ технологии ㅤ не ㅤ только ㅤ существовали, ㅤ но ㅤ и ㅤ работали ㅤ на ㅤ благо ㅤ организации, ㅤ были ㅤ «приняты» ㅤ персоналом, ㅤ необходимо, ㅤ чтобы ㅤ как ㅤ минимум ㅤ в ㅤ каждом ㅤ структурном ㅤ подразделении ㅤ организации ㅤ были ㅤ единомышленники, ㅤ поддерживающие ㅤ стратегию ㅤ руководства. ㅤ Немаловажны ㅤ здесь ㅤ и ㅤ энтузиазм ㅤ поддержка ㅤ руководителя ㅤ организации.

3. ㅤ «Даже ㅤ при ㅤ наличии ㅤ достаточно ㅤ неформализованной ㅤ организационной ㅤ структуры ㅤ организации ㅤ можно ㅤ построить ㅤ вполне ㅤ эффективный ㅤ электронный ㅤ архив, ㅤ необходимо ㅤ внедрять ㅤ только ㅤ те ㅤ компоненты ㅤ СЭД, ㅤ которые ㅤ адекватны ㅤ такому ㅤ ее ㅤ состоянию. ㅤ При ㅤ отсутствии ㅤ даже ㅤ бумажного, ㅤ но ㅤ упорядоченного ㅤ документооборота ㅤ в ㅤ организации ㅤ необходимо ㅤ запустить ㅤ пилотный ㅤ проект. ㅤ Для ㅤ этого ㅤ нужно ㅤ проанализировать ㅤ ее ㅤ деятельность ㅤ и ㅤ выявить ㅤ проблемные ㅤ участки, ㅤ которые ㅤ более ㅤ всего ㅤ страдают ㅤ от ㅤ отсутствия ㅤ формализации ㅤ в ㅤ ведении ㅤ дел».

4. ㅤ При ㅤ наличии ㅤ в ㅤ организации ㅤ бумажного ㅤ архива ㅤ документов, ㅤ необходимо ㅤ организовать ㅤ работы ㅤ по ㅤ переводу ㅤ уже ㅤ готовых ㅤ и ㅤ исполненных ㅤ документов ㅤ в ㅤ электронный ㅤ вид.

5. ㅤ В ㅤ ситуации ㅤ отсутствия ㅤ архива ㅤ необходимо ㅤ еще ㅤ до ㅤ написания ㅤ технического ㅤ задания ㅤ по ㅤ формированию ㅤ СЭД ㅤ провести ㅤ разработку ㅤ и ㅤ внедрение ㅤ необходимых ㅤ внутренних ㅤ нормативных ㅤ документов ㅤ (например, ㅤ номенклатура ㅤ дел, ㅤ инструкция ㅤ по ㅤ делопроизводству ㅤ и ㅤ др.). ㅤ Это ㅤ позволит ㅤ создать ㅤ единый ㅤ порядок ㅤ по ㅤ работе ㅤ сначала ㅤ с ㅤ «бумажными» ㅤ документами, ㅤ а ㅤ потом ㅤ и ㅤ с ㅤ электронными.

При ㅤ выборе ㅤ системы ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ необходимо ㅤ учитывать ㅤ следующие ㅤ факторы: ㅤ назначение ㅤ системы, ㅤ ее ㅤ распространенность ㅤ на ㅤ ИТ-рынке, ㅤ количество ㅤ инсталляций ㅤ у ㅤ клиентов, ㅤ системные ㅤ требования ㅤ к ㅤ продукту, ㅤ стоимость ㅤ внедрения ㅤ и ㅤ поддержки, ㅤ наличие ㅤ средств ㅤ разработки, ㅤ надежность ㅤ и ㅤ соответствие ㅤ требованиям ㅤ безопасности, ㅤ масштабируемость, ㅤ способность ㅤ продукта ㅤ к ㅤ интеграции, ㅤ наличие ㅤ технической ㅤ поддержки ㅤ разработчиком ㅤ и ㅤ др.

При ㅤ внедрении ㅤ на ㅤ предприятии ㅤ сбалансированной ㅤ системы ㅤ показателей ㅤ эффективности ㅤ деятельности ㅤ (KPI) ㅤ перед ㅤ службой ㅤ документационного ㅤ обеспечения ㅤ управления ㅤ (служба ㅤ ДОУ) ㅤ ставят ㅤ задачу ㅤ разработки ㅤ такой ㅤ системы ㅤ для ㅤ их ㅤ собственной ㅤ деятельности. ㅤ При ㅤ этом ㅤ важнейшей ㅤ интеграционной ㅤ функцией, ㅤ за ㅤ которую ㅤ отвечает ㅤ ДОУ, ㅤ является ㅤ “организация ㅤ документооборота”.

Количественные ㅤ критерии ㅤ оценки ㅤ деятельности ㅤ службы ㅤ ДОУ, ㅤ как ㅤ правило, ㅤ включают ㅤ следующие ㅤ позиции:

- ㅤ полнота ㅤ реализации ㅤ основных ㅤ задач ㅤ и ㅤ функций, ㅤ закрепленных ㅤ положением ㅤ о ㅤ подразделении;

- ㅤ объем ㅤ документооборота ㅤ (сумма ㅤ потоков ㅤ поступающих, ㅤ отправляемых ㅤ и ㅤ внутренних ㅤ документов, ㅤ проходящих ㅤ через ㅤ службу ㅤ ДОУ);

- ㅤ штатная ㅤ численность ㅤ службы ㅤ ДОУ;

- ㅤ нормы ㅤ выработки ㅤ (соблюдение ㅤ нормативов ㅤ времени) ㅤ в ㅤ процессе ㅤ выполнения ㅤ делопроизводственных ㅤ операций.

В ㅤ связи ㅤ с ㅤ внедрением ㅤ в ㅤ организациях ㅤ концепции ㅤ управления ㅤ документами ㅤ и ㅤ внедрением ㅤ СЭД ㅤ возникают ㅤ новые ㅤ подходы ㅤ к ㅤ оценке ㅤ деятельности ㅤ службы ㅤ ДОУ. ㅤ С ㅤ одной ㅤ стороны, ㅤ служба ㅤ ДОУ ㅤ должна ㅤ быть ㅤ центром ㅤ компетенции ㅤ в ㅤ области ㅤ управления ㅤ документами, ㅤ с ㅤ другой ㅤ – ㅤ самым ㅤ важным ㅤ для ㅤ деятельности ㅤ подразделения ㅤ (любого, ㅤ не ㅤ только ㅤ службы ㅤ ДОУ) ㅤ становится ㅤ принцип ㅤ согласования ㅤ показателей ㅤ деятельности ㅤ со ㅤ стратегией ㅤ организации.

Показатели ㅤ эффективности ㅤ работы ㅤ служб ㅤ управления ㅤ документооборотом ㅤ в ㅤ настоящее ㅤ время ㅤ достаточно ㅤ трудно ㅤ определять ㅤ по ㅤ целому ㅤ ряду ㅤ причин:

- ㅤ несмотря ㅤ на ㅤ широкое ㅤ внедрение ㅤ СЭД ㅤ во ㅤ многих ㅤ организациях ㅤ до ㅤ сих ㅤ пор ㅤ существуют ㅤ параллельно ㅤ бумажный ㅤ и ㅤ электронный ㅤ документооборот, ㅤ что ㅤ требует ㅤ дополнительных ㅤ затрат ㅤ ресурсов ㅤ на ㅤ их ㅤ поддержку, ㅤ в ㅤ то ㅤ же ㅤ время ㅤ это ㅤ обеспечивает ㅤ дополнительную ㅤ надежность ㅤ и ㅤ определенную ㅤ гарантию ㅤ сохранности ㅤ документов ㅤ на ㅤ период ㅤ внедрения ㅤ СЭД;

- ㅤ отсутствует ㅤ надежная ㅤ статистика ㅤ по ㅤ параметрам, ㅤ характеризующим ㅤ процессы ㅤ документооборота ㅤ (скорость ㅤ обработки ㅤ документов, ㅤ затраты ㅤ времени ㅤ на ㅤ поиск, ㅤ время ㅤ согласования ㅤ и ㅤ др.), ㅤ что ㅤ не ㅤ позволяет ㅤ перейти ㅤ к ㅤ нормированию ㅤ этих ㅤ показателей;

- ㅤ не ㅤ учитывается ㅤ качество ㅤ внутренних ㅤ взаимодействий ㅤ между ㅤ различными ㅤ подразделениями, ㅤ которые ㅤ важны ㅤ для ㅤ всех ㅤ подразделений ㅤ организации, ㅤ а ㅤ для ㅤ службы ㅤ ДОУ ㅤ являются ㅤ особенно ㅤ актуальными, ㅤ поскольку ㅤ она ㅤ представляет ㅤ собой ㅤ “точку ㅤ организации ㅤ и ㅤ маршрутизации ㅤ документооборота” ㅤ и ㅤ центр ㅤ документированного ㅤ взаимодействия.

Поэтому ㅤ для ㅤ служб ㅤ ДОУ ㅤ в ㅤ настоящее ㅤ время ㅤ KPI ㅤ носят, ㅤ скорее, ㅤ индикативный ㅤ характер ㅤ и ㅤ должны ㅤ соотноситься ㅤ с ㅤ целями ㅤ и ㅤ процессами ㅤ соответствующих ㅤ служб ㅤ и ㅤ подразделений, ㅤ а ㅤ также ㅤ с ㅤ общей ㅤ стратегией ㅤ предприятия.

Сегодня ㅤ можно ㅤ отметить ㅤ следующие ㅤ моменты, ㅤ определяющие ㅤ основные ㅤ изменения ㅤ на ㅤ рынке ㅤ СЭД:

- ㅤ стремление ㅤ к ㅤ интеграции ㅤ с ㅤ другими ㅤ системами ㅤ (ERP, ㅤ Workflow ㅤ и ㅤ др.), ㅤ что ㅤ стимулирует ㅤ оптимизацию ㅤ и ㅤ расширение ㅤ функциональности ㅤ систем ㅤ и ㅤ обеспечивает ㅤ сквозную ㅤ автоматизацию ㅤ бизнес-процессов.

Например, ㅤ реализация ㅤ функций ㅤ документооборота ㅤ на ㅤ основе ㅤ портальных ㅤ решений, ㅤ таких ㅤ как ㅤ MS ㅤ SharePoint, ㅤ представляет ㅤ собой ㅤ платформу ㅤ класса ㅤ ЕСМ, ㅤ предназначенную ㅤ для ㅤ управления ㅤ корпоративной ㅤ информацией. ㅤ SharePoint ㅤ объединяет ㅤ в ㅤ себе ㅤ возможности ㅤ портала, ㅤ системы ㅤ хранения ㅤ контента, ㅤ совместной ㅤ работы ㅤ с ㅤ ним, ㅤ встроенные ㅤ средства ㅤ автоматизации ㅤ бизнес-процессов, ㅤ а ㅤ также ㅤ мощные ㅤ средства ㅤ поиска ㅤ и ㅤ бизнес-аналитики. ㅤ Также ㅤ известны ㅤ вполне ㅤ успешные ㅤ попытки ㅤ реализовать ㅤ процессы ㅤ документооборота ㅤ на ㅤ базе ㅤ продуктов ㅤ Open ㅤ Source;

- ㅤ необходимость ㅤ работы ㅤ по ㅤ единым ㅤ стандартам ㅤ и ㅤ типовым ㅤ процедурам ㅤ взаимодействия, ㅤ что ㅤ является ㅤ условием ㅤ для ㅤ реализации ㅤ проектов ㅤ межведомственного ㅤ и ㅤ внутриведомственного ㅤ документооборота. ㅤ Это ㅤ в ㅤ первую ㅤ очередь ㅤ актуально ㅤ для ㅤ государственных ㅤ организаций, ㅤ предоставляющих ㅤ услуги ㅤ населению ㅤ в ㅤ электронном ㅤ виде. ㅤ Однако ㅤ сегодня ㅤ межведомственный ㅤ документооборот ㅤ нацелен, ㅤ как ㅤ правило, ㅤ на ㅤ решение ㅤ одной ㅤ частной ㅤ задачи ㅤ – ㅤ передачи ㅤ отчетности ㅤ высшим ㅤ органам ㅤ власти ㅤ от ㅤ нижестоящих ㅤ организаций, ㅤ поэтому ㅤ ни ㅤ о ㅤ каком ㅤ полноценном ㅤ обмене ㅤ информацией ㅤ между ㅤ организациями ㅤ пока ㅤ говорить ㅤ нельзя;

- ㅤ сложности ㅤ при ㅤ введении ㅤ единых ㅤ стандартов, ㅤ которые ㅤ определяются ㅤ различием ㅤ не ㅤ только ㅤ в ㅤ предлагаемых ㅤ программных ㅤ решениях, ㅤ но ㅤ и ㅤ в ㅤ самих ㅤ процессах ㅤ делопроизводства ㅤ и ㅤ документирования. ㅤ Это ㅤ приводит ㅤ к ㅤ возникновению ㅤ противоречий ㅤ и ㅤ конфликту ㅤ интересов ㅤ между ㅤ ИТ-специалистами, ㅤ внедряющими ㅤ систему, ㅤ и ㅤ сотрудниками ㅤ предметной ㅤ области, ㅤ правила ㅤ и ㅤ регламенты ㅤ в ㅤ которых ㅤ формировались ㅤ десятилетиями. ㅤ Реинжиниринг ㅤ этих ㅤ процессов ㅤ часто ㅤ вызывает ㅤ противодействие ㅤ таких ㅤ служб ㅤ в ㅤ организации. ㅤ В ㅤ наибольшей ㅤ степени ㅤ это ㅤ характерно, ㅤ конечно, ㅤ для ㅤ государственного ㅤ сектора;

- ㅤ активное ㅤ развитие ㅤ новых ㅤ направлений ㅤ по ㅤ созданию ㅤ продуктов, ㅤ которые ㅤ разрабатываются ㅤ российскими ㅤ командами ㅤ на ㅤ базе ㅤ платформенных ㅤ решений ㅤ мировых ㅤ вендоров ㅤ (IBM ㅤ LotusNotes, ㅤ MS ㅤ SharePoint ㅤ и ㅤ др.). ㅤ Эти ㅤ продукты ㅤ уже ㅤ хорошо ㅤ себя ㅤ зарекомендовали ㅤ на ㅤ рынке ㅤ СЭД ㅤ и ㅤ продолжают ㅤ успешно ㅤ развиваться ㅤ и ㅤ внедряться.

Появился ㅤ ряд ㅤ интересных ㅤ российских ㅤ разработок, ㅤ которые ㅤ первоначально ㅤ создавались ㅤ для ㅤ работы ㅤ с ㅤ закрытыми ㅤ контурами ㅤ информации ㅤ в ㅤ организациях ㅤ и ㅤ ведомствах.

Таким ㅤ образом, ㅤ внедрение ㅤ СЭД ㅤ — ㅤ сложная ㅤ многоаспектная ㅤ задача, ㅤ которую ㅤ придется ㅤ рано ㅤ или ㅤ поздно ㅤ решать ㅤ любой ㅤ организации. ㅤ От ㅤ ее ㅤ своевременного ㅤ решения ㅤ зависит, ㅤ как ㅤ организации ㅤ удастся ㅤ решить ㅤ многие ㅤ производственные, ㅤ управленческие ㅤ и ㅤ организационные ㅤ проблемы. ㅤ Документационное ㅤ обеспечение ㅤ управления ㅤ с ㅤ помощью ㅤ СЭД ㅤ непосредственно ㅤ влияет ㅤ на ㅤ качество ㅤ принятия ㅤ управленческих ㅤ решений, ㅤ повышает ㅤ исполнительскую ㅤ дисциплину, ㅤ сокращает ㅤ время ㅤ на ㅤ создание ㅤ и ㅤ регистрацию ㅤ документов, ㅤ облегчает ㅤ хранение ㅤ и ㅤ поиск ㅤ документов. ㅤ С ㅤ ростом ㅤ организации ㅤ и ㅤ увеличением ㅤ числа ㅤ ее ㅤ сотрудников, ㅤ с ㅤ естественным ㅤ увеличением ㅤ объема ㅤ документопотоков, ㅤ вопрос ㅤ об ㅤ электронных ㅤ системах ㅤ документооборота ㅤ становиться ㅤ все ㅤ более ㅤ актуальным.

1.3 ㅤ РЫНОК ㅤ ПРОГРАММНЫХ ㅤ ПРОДУКТОВ ㅤ СЭД

На ㅤ сегодняшний ㅤ день ㅤ рынок ㅤ СЭД ㅤ является ㅤ одним ㅤ из ㅤ самых ㅤ динамично ㅤ развивающихся ㅤ сегментов ㅤ российской ㅤ IT-индустрии.

Потребителями ㅤ технологий ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ являются ㅤ организации, ㅤ различные ㅤ по ㅤ масштабу ㅤ и ㅤ специфике ㅤ деятельности. ㅤ На ㅤ рисунке ㅤ 1 ㅤ представлены ㅤ данные ㅤ исследования, ㅤ на ㅤ котором ㅤ видна ㅤ динамка ㅤ российского ㅤ рынка ㅤ СЭД ㅤ за ㅤ последние ㅤ четыре ㅤ года ㅤ .

Рисунок ㅤ 1 ㅤ – ㅤ Динамика ㅤ российского ㅤ рынка ㅤ СЭД/ЕСМ, ㅤ млрд.руб.

По ㅤ данным ㅤ экспертов ㅤ ключевым ㅤ потребителем ㅤ СЭД ㅤ является ㅤ государственный ㅤ сектор. ㅤ Около ㅤ 30% ㅤ проектов ㅤ по ㅤ внедрению ㅤ технологий ㅤ СЭД ㅤ ориентированы ㅤ на ㅤ государственные ㅤ учреждения. ㅤ Остальные ㅤ отрасли ㅤ имеют ㅤ доли ㅤ менее ㅤ 10%. ㅤ Спрос ㅤ на ㅤ системы ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ и ㅤ ECM-системы ㅤ поддерживается ㅤ также ㅤ в ㅤ финансовом ㅤ секторе, ㅤ строительстве, ㅤ торговле, ㅤ машиностроении ㅤ и ㅤ энергетике. ㅤ На ㅤ рисунке ㅤ 2 ㅤ представлена ㅤ диаграмма ㅤ реализации ㅤ проектов ㅤ с ㅤ 2005 ㅤ года ㅤ по ㅤ октябрь ㅤ 2015 ㅤ года.

Рисунок ㅤ 2 ㅤ – ㅤ Доли ㅤ проектов ㅤ СЭД/ЕСМ ㅤ по ㅤ отраслям

Для ㅤ органов ㅤ государственной ㅤ власти ㅤ и ㅤ крупных ㅤ государственных ㅤ институтов ㅤ существенным ㅤ отличием ㅤ в ㅤ проектах ㅤ служит ㅤ внедрение ㅤ (разработка) ㅤ требований ㅤ по ㅤ усовершенствованию ㅤ информационной ㅤ безопасности, ㅤ т.е. ㅤ построение ㅤ или ㅤ разработка ㅤ на ㅤ базе ㅤ существующих ㅤ и ㅤ реализованных ㅤ программных ㅤ продуктов ㅤ системы ㅤ защиты ㅤ электронного ㅤ документооборота. ㅤ Такие ㅤ изменения ㅤ послужат ㅤ серьезны ㅤ барьером ㅤ для ㅤ проникновения ㅤ и ㅤ взломов ㅤ баз ㅤ данных, ㅤ что ㅤ влечет ㅤ за ㅤ собой ㅤ распространение ㅤ (копирование) ㅤ и ㅤ удаление ㅤ корпоративных, ㅤ персональных ㅤ данных.

Рынок ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ непостоянен. ㅤ Развитие ㅤ происходит ㅤ довольно ㅤ быстро, ㅤ и ㅤ в ㅤ связи ㅤ с ㅤ этим ㅤ компаниям-разработчикам ㅤ необходимо ㅤ усовершенствовать ㅤ свои ㅤ программные ㅤ продукты ㅤ для ㅤ выполнения ㅤ основных ㅤ требований ㅤ потребителей. ㅤ Сегодня ㅤ нужно ㅤ сказать ㅤ о ㅤ существенном ㅤ увеличении ㅤ типов ㅤ автоматизируемых ㅤ процессов ㅤ и ㅤ смещении ㅤ проектов ㅤ в ㅤ сторону ㅤ возрастающего ㅤ разнообразия ㅤ решаемых ㅤ задач. ㅤ Заказчики ㅤ выдвигают ㅤ следующие ㅤ новые ㅤ задачи ㅤ для ㅤ СЭД:

1. ㅤ автоматизация ㅤ специфических ㅤ бизнес-процессов;

2. ㅤ автоматизация ㅤ безбумажного ㅤ документооборота, ㅤ включающего ㅤ работу ㅤ с ㅤ контрагентами ㅤ (клиентами);

3. ㅤ создание ㅤ специализированных ㅤ решений ㅤ для ㅤ функциональных ㅤ подразделений;

4. ㅤ средства ㅤ автоматизации ㅤ общих ㅤ задач ㅤ менеджмента, ㅤ ситуативное ㅤ управление, ㅤ автоматизацию ㅤ кейсов ㅤ и ㅤ микро-проектов, ㅤ а ㅤ также ㅤ повышение ㅤ персональной ㅤ продуктивности.

Рассматривая ㅤ перспективы ㅤ и ㅤ тенденции ㅤ развития ㅤ СЭД ㅤ нельзя ㅤ не ㅤ сказать ㅤ о ㅤ самых ㅤ крупных ㅤ и ㅤ известных ㅤ разработчиках:

1) ㅤ Verdox;

2) ㅤ Optima ㅤ Workflow;

3) ㅤ DocsVision;

4) ㅤ 1С-Документооборот;

5) ㅤ ТЕЗИС;

6) ㅤ МОТИВ;

7) ㅤ Directum;

8) ㅤ ДЕЛО;

9) ㅤ WSS ㅤ Docs;

10) ㅤ БОСС-Референт;

11) ㅤ DocLogix.

Данные ㅤ компании ㅤ предлагают ㅤ универсальные ㅤ решения ㅤ для ㅤ выполнения ㅤ поставленных ㅤ предприятием ㅤ задач. ㅤ Благодаря ㅤ программным ㅤ продуктам ㅤ данных ㅤ разработчиков, ㅤ увеличение ㅤ спроса ㅤ организаций ㅤ на ㅤ внедрение ㅤ СЭД ㅤ в ㅤ 2016 ㅤ год ㅤ прогнозируется ㅤ на ㅤ 10-15 ㅤ %.

Исследовав ㅤ рынок ㅤ предлагаемых ㅤ программных ㅤ продуктов ㅤ по ㅤ электронной ㅤ отчетности, ㅤ можно ㅤ сказать, ㅤ что ㅤ развитие ㅤ СЭД ㅤ в ㅤ российской ㅤ экономике ㅤ направлено ㅤ на ㅤ увеличение ㅤ спроса ㅤ и ㅤ прибыли ㅤ от ㅤ реализации.

Лучшим ㅤ программами ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ считаются ㅤ такие, ㅤ которые ㅤ направлены ㅤ на ㅤ максимальное ㅤ снижение ㅤ возможности ㅤ ошибки ㅤ при ㅤ составлении ㅤ отчетов, ㅤ гарантируют ㅤ конфиденциальность ㅤ данных ㅤ и ㅤ легко ㅤ совмещаются ㅤ с ㅤ действующей ㅤ в ㅤ компании ㅤ заказчика ㅤ системой ㅤ бухгалтерского ㅤ учета. ㅤ Функционал ㅤ программ ㅤ практически ㅤ не ㅤ отличается, ㅤ а ㅤ также ㅤ в ㅤ таких ㅤ программах ㅤ есть ㅤ возможности ㅤ оформления ㅤ отчетности ㅤ по ㅤ актуальным ㅤ требованиям ㅤ проверяющих ㅤ организаций ㅤ с ㅤ последующей ㅤ отправкой ㅤ через ㅤ Интернет ㅤ в ㅤ необходимое ㅤ государственное ㅤ учреждение.

Таким ㅤ образом, ㅤ мы ㅤ видим, ㅤ что ㅤ перспективы ㅤ на ㅤ дальнейшее ㅤ развитие ㅤ СЭД ㅤ в ㅤ российской ㅤ экономике ㅤ с ㅤ каждым ㅤ годом ㅤ замено ㅤ увеличиваются. ㅤ Все ㅤ компании ㅤ стремятся ㅤ «идти ㅤ в ㅤ ногу ㅤ со ㅤ временем» ㅤ и ㅤ стараются ㅤ уделить ㅤ огромное ㅤ внимание ㅤ изучению, ㅤ а ㅤ в ㅤ дальнейшем ㅤ и ㅤ совершенствованию ㅤ системы ㅤ документооборота ㅤ в ㅤ своей ㅤ организации. ㅤ Компании-разработчики ㅤ совершенствуют ㅤ функционал ㅤ своих ㅤ программных ㅤ продуктов ㅤ для ㅤ выполнения ㅤ появляющихся ㅤ задач ㅤ своих ㅤ клиентов, ㅤ тем ㅤ самым ㅤ развивая ㅤ сферу ㅤ электронной ㅤ отчетности ㅤ в ㅤ России. ㅤ Динамика ㅤ развития ㅤ спроса ㅤ и ㅤ предложения ㅤ на ㅤ системы ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ увеличивается, ㅤ тем ㅤ самым ㅤ свидетельствуя ㅤ о ㅤ дальнейшем ㅤ развитии ㅤ и ㅤ внедрении ㅤ программных ㅤ продуктов ㅤ в ㅤ организации, ㅤ которые ㅤ по ㅤ каким-либо ㅤ причина ㅤ пока ㅤ опасаются ㅤ устанавливать ㅤ на ㅤ своих ㅤ предприятиях ㅤ данный ㅤ комплекс ㅤ программ.

Одной ㅤ из ㅤ крупнейших ㅤ СЭД ㅤ на ㅤ рынке ㅤ России ㅤ является ㅤ DIRECTUM.

DIRECTUM ㅤ – ㅤ система ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ и ㅤ управления ㅤ взаимодействием, ㅤ направленная ㅤ на ㅤ повышение ㅤ эффективности ㅤ работы ㅤ всех ㅤ сотрудников ㅤ предприятия ㅤ в ㅤ различных ㅤ областях ㅤ их ㅤ совместно ㅤ организованной ㅤ деятельности.

Система ㅤ конкурирует ㅤ на ㅤ отечественном ㅤ рынке ㅤ с ㅤ 2003 ㅤ г. ㅤ В ㅤ настоящее ㅤ время ㅤ с ㅤ ней ㅤ работает ㅤ уже ㅤ около ㅤ 300 ㅤ компаний. ㅤ Диапазон ㅤ автоматизированных ㅤ рабочих ㅤ мест ㅤ колеблется ㅤ от ㅤ 30 ㅤ до ㅤ 1300. ㅤ При ㅤ автоматизации ㅤ отдельных ㅤ бизнес-процессов ㅤ (к ㅤ примеру, ㅤ делопроизводства) ㅤ число ㅤ рабочих ㅤ мест ㅤ может ㅤ быть ㅤ менее ㅤ 10. ㅤ Имеется ㅤ успешный ㅤ опыт ㅤ интеграции ㅤ DIRECTUM ㅤ с ㅤ системами ㅤ ERP-класса, ㅤ управления ㅤ персоналом, ㅤ управления ㅤ порталами, ㅤ проектами. ㅤ К ㅤ базовым ㅤ технологиям ㅤ для ㅤ данной ㅤ системы ㅤ относят: ㅤ Microsoft ㅤ Windows ㅤ 2000/XP/2003/Vista, ㅤ Microsoft ㅤ SQL ㅤ 2005, ㅤ IIS ㅤ 6.0, ㅤ NET ㅤ Framework. ㅤ К ㅤ системе ㅤ прилагается ㅤ встроенный ㅤ язык ㅤ программирования ㅤ ISBL.

Деятельность ㅤ компании ㅤ DIRECTUM ㅤ основывается ㅤ на ㅤ концепции, ㅤ в ㅤ которой ㅤ сформулированы ㅤ приоритетные ㅤ направления ㅤ развития ㅤ продуктов ㅤ компании ㅤ в ㅤ будущем: ㅤ сближение ㅤ механизмов ㅤ работы ㅤ с ㅤ бумажными ㅤ и ㅤ электронными ㅤ документами, ㅤ упрощение ㅤ работы ㅤ руководителей ㅤ с ㅤ системой ㅤ до ㅤ максимума, ㅤ совершенствование ㅤ процесса ㅤ занесения ㅤ документов ㅤ в ㅤ систему, ㅤ упрощение ㅤ процесса ㅤ обмена ㅤ электронными ㅤ документами ㅤ между ㅤ организациями, ㅤ фирмами ㅤ и ㅤ предприятиями.

Система ㅤ DIRECTUM ㅤ соответствует ㅤ современной ㅤ концепции ㅤ Enterprise ㅤ Content ㅤ Management ㅤ (Управление ㅤ корпоративным ㅤ информационным ㅤ контентом) ㅤ и ㅤ поддерживает ㅤ полный ㅤ жизненный ㅤ цикл ㅤ управления ㅤ документами, ㅤ причем ㅤ традиционное ㅤ «бумажное» ㅤ делопроизводство ㅤ прекрасно ㅤ вписывается ㅤ в ㅤ электронный ㅤ документооборот.

DIRECTUM ㅤ помогает ㅤ осуществить ㅤ эффективный ㅤ контроль ㅤ и ㅤ организацию ㅤ бизнес-процессов ㅤ на ㅤ основе ㅤ workflow ㅤ (координирование ㅤ документов, ㅤ обработка ㅤ сложных ㅤ заказов, ㅤ подготовка ㅤ и ㅤ проведение ㅤ совещаний, ㅤ поддержка ㅤ цикла ㅤ продаж ㅤ и ㅤ многих ㅤ других ㅤ процессов ㅤ взаимодействия).

На ㅤ базе ㅤ системы ㅤ DIRECTUM ㅤ разрабатывается ㅤ широкий ㅤ набор ㅤ бизнес- ㅤ решений, ㅤ направленных ㅤ на ㅤ решение ㅤ задач ㅤ с ㅤ определенным ㅤ бизнес-эффектом.

На ㅤ рисунке ㅤ 3 ㅤ представлены ㅤ ее ㅤ основные ㅤ модули.

Рисунок ㅤ 3 ㅤ - ㅤ Модули ㅤ системы ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ DIRECTUM

- ㅤ Модуль ㅤ «Управление ㅤ деловыми ㅤ процессами» ㅤ поддерживает ㅤ процесс ㅤ согласования ㅤ и ㅤ обработки ㅤ документов ㅤ на ㅤ всех ㅤ стадиях ㅤ жизненного ㅤ цикла ㅤ (docflow); ㅤ выдает ㅤ электронные ㅤ задания ㅤ и ㅤ контролирует ㅤ их ㅤ исполнение; ㅤ осуществляет ㅤ взаимодействие ㅤ между ㅤ сотрудниками ㅤ в ㅤ ходе ㅤ бизнес-процессов; ㅤ поддерживает ㅤ свободные ㅤ и ㅤ жесткие ㅤ маршруты; ㅤ создает ㅤ расширяемые ㅤ библиотеки ㅤ блоков ㅤ для ㅤ формирования ㅤ маршрутов ㅤ (workflow).

- ㅤ Модуль ㅤ «Управление ㅤ электронными ㅤ документами» ㅤ позволяет ㅤ создавать ㅤ и ㅤ хранить ㅤ различные ㅤ неструктурированные ㅤ документы; ㅤ структурирует ㅤ документы ㅤ по ㅤ папкам; ㅤ назначает ㅤ права ㅤ доступа ㅤ к ㅤ документам; ㅤ сохраняет ㅤ историю ㅤ работы ㅤ с ㅤ документами; ㅤ выполняет ㅤ поиск ㅤ документов.

- ㅤ Модуль ㅤ «Управление ㅤ договорами»организует ㅤ процесс ㅤ согласования ㅤ и ㅤ регистрации ㅤ договоров ㅤ и ㅤ сопутствующих ㅤ документов, ㅤ а ㅤ также ㅤ оперативной ㅤ работы ㅤ с ㅤ ними ㅤ (поиск, ㅤ анализ, ㅤ редактирование ㅤ и ㅤ т.д.).

- ㅤ Модуль ㅤ «Управление ㅤ совещаниями» ㅤ занимается ㅤ организацией ㅤ подготовки ㅤ и ㅤ проведения ㅤ совещаний ㅤ (согласованием ㅤ места ㅤ и ㅤ времени, ㅤ состава ㅤ участников, ㅤ повестки); ㅤ формирует ㅤ и ㅤ рассылает ㅤ протокол, ㅤ контролирует ㅤ исполнение ㅤ решений ㅤ совещания.

- ㅤ Модуль ㅤ «Управление ㅤ взаимодействием ㅤ с ㅤ клиентами» ㅤ ведет ㅤ единую ㅤ базу ㅤ организаций ㅤ и ㅤ контактных ㅤ лиц, ㅤ а ㅤ также ㅤ историю ㅤ встреч, ㅤ звонков ㅤ и ㅤ взаимоотношений ㅤ с ㅤ клиентами; ㅤ сопровождает ㅤ процесс ㅤ продаж ㅤ в ㅤ соответствии ㅤ с ㅤ регламентированными ㅤ стадиями; ㅤ планирует ㅤ маркетинговые ㅤ мероприятия; ㅤ позволяет ㅤ проанализировать ㅤ эффективность ㅤ продаж ㅤ и ㅤ маркетинговых ㅤ воздействий.

- ㅤ Модуль ㅤ «Канцелярия» ㅤ регистрирует ㅤ бумажные ㅤ документы ㅤ в ㅤ соответствии ㅤ с ㅤ требованиями ㅤ Государственной ㅤ системы ㅤ документационного ㅤ обеспечения ㅤ управления ㅤ (ГСДОУ); ㅤ ведет ㅤ номенклатуру ㅤ дел ㅤ с ㅤ гибкими ㅤ правилами ㅤ нумерации; ㅤ контролирует ㅤ местонахождения ㅤ бумажных ㅤ документов; ㅤ организует ㅤ обмен ㅤ электронными ㅤ документами ㅤ с ㅤ электронной ㅤ цифровой ㅤ подписью ㅤ между ㅤ организациями.

- ㅤ Модуль ㅤ «Обращения ㅤ граждан ㅤ и ㅤ организаций» ㅤ выстраивает ㅤ работу ㅤ с ㅤ обращениями ㅤ граждан ㅤ в ㅤ соответствии ㅤ с ㅤ федеральным ㅤ законом ㅤ № ㅤ 59-ФЗ ㅤ «О ㅤ порядке ㅤ рассмотрения ㅤ обращений ㅤ граждан ㅤ Российской ㅤ Федерации» ㅤ в ㅤ государственных ㅤ организациях ㅤ и ㅤ на ㅤ крупных ㅤ предприятиях.

- ㅤ Модуль ㅤ «Управление ㅤ показателями ㅤ эффективности» ㅤ контролирует ㅤ и ㅤ анализирует ㅤ бизнес-процессы ㅤ предприятия ㅤ по ㅤ показателям ㅤ эффективности ㅤ с ㅤ поддержкой ㅤ сбалансированной ㅤ системы ㅤ показателей ㅤ (BSC).

Компания ㅤ DIRECTUM ㅤ разработала ㅤ и ㅤ активно ㅤ совершенствует ㅤ собственную ㅤ технологию ㅤ внедрения, ㅤ включающую ㅤ в ㅤ себя:

- ㅤ библиотеку ㅤ типовых ㅤ проектных ㅤ решений;

- ㅤ моделирование ㅤ бизнес-процессов ㅤ с ㅤ использованием ㅤ современнейшей ㅤ нотации ㅤ BPMN;

- ㅤ структурированную ㅤ организацию ㅤ управления ㅤ проектом ㅤ в ㅤ соответствии ㅤ с ㅤ уставом ㅤ проекта;

- ㅤ проведение ㅤ массового ㅤ обучения ㅤ пользователей ㅤ по ㅤ готовым ㅤ учебным ㅤ программам ㅤ с ㅤ последующей ㅤ квалификацией ㅤ специалистов;

- ㅤ расчет ㅤ эффективности ㅤ по ㅤ итогам ㅤ внедрения;

Подобная ㅤ технология ㅤ предусматривает ㅤ массу ㅤ вариантов ㅤ организации ㅤ внедрения ㅤ - ㅤ от ㅤ самостоятельного ㅤ выполнения ㅤ работ ㅤ самой ㅤ организацией ㅤ на ㅤ основании ㅤ методических ㅤ рекомендаций ㅤ и ㅤ инструкций, ㅤ до ㅤ внедрения ㅤ «под ㅤ ключ» ㅤ собственноручно ㅤ специалистами ㅤ компании ㅤ DIRECTUM ㅤ или ㅤ ее ㅤ партнеров.

Такая ㅤ технология ㅤ позволяет ㅤ сделать ㅤ процесс ㅤ перехода ㅤ организации ㅤ на ㅤ электронный ㅤ документооборот ㅤ более ㅤ простым ㅤ и ㅤ последовательным. ㅤ В ㅤ результате ㅤ организация ㅤ получает ㅤ полноценно ㅤ внедренную ㅤ систему ㅤ электронного ㅤ документооборота, ㅤ где:

- ㅤ Работа ㅤ с ㅤ документами ㅤ и ㅤ их ㅤ согласование ㅤ внутри ㅤ организации ㅤ ведется ㅤ только ㅤ в ㅤ электронном ㅤ виде ㅤ с ㅤ применением ㅤ электронной ㅤ цифровой ㅤ подписи ㅤ (ЭЦП);

- ㅤ Руководитель ㅤ работает ㅤ с ㅤ документами ㅤ из ㅤ системы;

- ㅤ На ㅤ основе ㅤ данных ㅤ системы ㅤ осуществляется ㅤ контроль ㅤ исполнительской ㅤ дисциплины;

- ㅤ Работа ㅤ в ㅤ системе ㅤ всех ㅤ структурных ㅤ подразделений ㅤ и ㅤ рядовых ㅤ сотрудников;

- ㅤ Создается ㅤ единое ㅤ хранилище ㅤ электронных ㅤ документов ㅤ и ㅤ корпоративных ㅤ знаний, ㅤ с ㅤ которым ㅤ взаимодействуют ㅤ все ㅤ сотрудники ㅤ в ㅤ соответствии ㅤ с ㅤ обозначенными ㅤ полномочиями.

В ㅤ связи ㅤ с ㅤ вышесказанным ㅤ выделяют ㅤ такие ㅤ преимущества ㅤ системы ㅤ DIRECTUM, ㅤ как:

- ㅤ Единовременная ㅤ работа ㅤ 10 ㅤ тысяч ㅤ пользователей;

- ㅤ Простой ㅤ и ㅤ быстрый ㅤ доступ ㅤ к ㅤ 18 ㅤ миллионам ㅤ документов ㅤ в ㅤ системе;

- ㅤ Решения ㅤ для ㅤ холдингов ㅤ с ㅤ десятками ㅤ филиалов ㅤ и ㅤ дочерних ㅤ предприятий;

- ㅤ Знакомый ㅤ каждому ㅤ пользователю ㅤ Windows ㅤ – ㅤ интерфейс ㅤ настольного ㅤ клиента;

- ㅤ Веб- ㅤ и ㅤ мобильный ㅤ клиенты, ㅤ приложения ㅤ для ㅤ iPad ㅤ и ㅤ Surface;

- ㅤ Наличие ㅤ комплекса, ㅤ упрощающего ㅤ распознавание ㅤ и ㅤ поиск ㅤ бумажных ㅤ документов;

- ㅤ Расширенная ㅤ функциональность ㅤ системы ㅤ благодаря ㅤ наличию ㅤ модулей ㅤ «Управление ㅤ совещаниями», ㅤ «Управление ㅤ договорами» ㅤ и ㅤ «Управление ㅤ взаимодействием ㅤ с ㅤ клиентами»;

- ㅤ Активное ㅤ использование ㅤ механизма ㅤ электронной ㅤ цифровой ㅤ подписи ㅤ (ЭЦП) ㅤ для ㅤ перехода ㅤ на ㅤ электронный ㅤ документооборот ㅤ с ㅤ использованием ㅤ сертифицированных ㅤ в ㅤ РФ ㅤ средств ㅤ криптозащиты;

- ㅤ Проработанная ㅤ технология ㅤ внедрения ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ в ㅤ организациях ㅤ различного ㅤ уровня ㅤ и ㅤ библиотеки ㅤ готовых ㅤ решений;

- ㅤ Использование ㅤ двух ㅤ режимов ㅤ работы ㅤ пользователей ㅤ с ㅤ системой: ㅤ через ㅤ desktop-клиента ㅤ (полноценный ㅤ Windows-интерфейс) ㅤ и ㅤ через ㅤ веб- ㅤ клиента ㅤ (с ㅤ помощью ㅤ веб-браузера);

- ㅤ Возможность ㅤ обмена ㅤ электронными ㅤ документами ㅤ с ㅤ ЭЦП ㅤ между ㅤ разными ㅤ организациями, ㅤ даже ㅤ в ㅤ случаях, ㅤ когда ㅤ они ㅤ используют ㅤ разные ㅤ системы ㅤ документооборота ㅤ или ㅤ не ㅤ используют ㅤ их ㅤ вообще;

- ㅤ Достаточно ㅤ высокая ㅤ масштабируемость ㅤ системы, ㅤ способная ㅤ обеспечить ㅤ работу ㅤ тысяч ㅤ пользователей ㅤ и ㅤ хранение ㅤ миллионов ㅤ документов;

- ㅤ Наличие ㅤ развитого ㅤ инструментария ㅤ (IS-Builder), ㅤ способствующего ㅤ быстрому ㅤ развитию ㅤ системы, ㅤ интегрированию ㅤ ее ㅤ с ㅤ другими ㅤ системами, ㅤ а ㅤ также ㅤ модифицированию ㅤ с ㅤ учетом ㅤ развития ㅤ организации;

- ㅤ Соответствие ㅤ российским ㅤ стандартам ㅤ и ㅤ нормам ㅤ делопроизводства ㅤ и ㅤ управления ㅤ (ГСДОУ);

- ㅤ Предпросмотр ㅤ вложенных ㅤ файлов, ㅤ файловые ㅤ хранилища;

- ㅤ Широкий ㅤ выбор ㅤ заполненных ㅤ справочников ㅤ в ㅤ базовой ㅤ конфигурации;

- ㅤ Интерактивные ㅤ мастера ㅤ создания ㅤ документов.

- ㅤ Однако ㅤ данная ㅤ система, ㅤ как ㅤ и ㅤ все ㅤ остальные ㅤ СЭД, ㅤ имеет ㅤ свои ㅤ недостатки:

- ㅤ Зависимость ㅤ от ㅤ платформ ㅤ Microsoft;

- ㅤ Отсутствие ㅤ постраничного ㅤ вывода ㅤ объектов ㅤ в ㅤ опись ㅤ документов ㅤ и ㅤ результатов ㅤ поиска;

- ㅤ Сложность ㅤ применения ㅤ дополнительных ㅤ стилей ㅤ в ㅤ описи ㅤ документа.

Приобретение ㅤ системы ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ DIRECTUM ㅤ стандартного ㅤ вида ㅤ для ㅤ фирмы ㅤ с ㅤ усредненными ㅤ показателями ㅤ обойдется ㅤ примерно ㅤ в ㅤ 541000 ㅤ рублей. ㅤ В ㅤ зависимости ㅤ от ㅤ числа ㅤ автоматизированных ㅤ специалистов, ㅤ числа ㅤ специалистов ㅤ по ㅤ дополнительным ㅤ процессам, ㅤ а ㅤ также ㅤ от ㅤ дополнительных ㅤ возможностей ㅤ данная ㅤ сумма ㅤ может ㅤ колебаться ㅤ в ㅤ пределах ㅤ от ㅤ 10 ㅤ 000 ㅤ до ㅤ полумиллиарда ㅤ рублей.

Существуют ㅤ 3 ㅤ варианта ㅤ поставки ㅤ лицензии ㅤ DIRECTUM ㅤ – ㅤ это:

1. ㅤ Lite ㅤ (Облегченный ㅤ вариант ㅤ для ㅤ небольших ㅤ организаций ㅤ или ㅤ подразделений ㅤ крупных ㅤ компаний. ㅤ Число ㅤ пользователей ㅤ системы ㅤ соответствует ㅤ количеству ㅤ приобретенных ㅤ базовых ㅤ клиентских ㅤ лицензий, ㅤ максимальное ㅤ число ㅤ которых– ㅤ 50.),

2. ㅤ Standart ㅤ (Предназначен ㅤ для ㅤ средних ㅤ организаций. ㅤ Количество ㅤ пользователей, ㅤ одновременно ㅤ работающих ㅤ в ㅤ системе, ㅤ – ㅤ до ㅤ 100. ㅤ Разрешено ㅤ регистрировать ㅤ в ㅤ системе ㅤ большее ㅤ число ㅤ пользователей, ㅤ чем ㅤ общее ㅤ количество ㅤ приобретенных ㅤ лицензий.),

3. ㅤ Enterprice ㅤ (Самый ㅤ мощный ㅤ вариант ㅤ для ㅤ крупных ㅤ организаций.

Количество ㅤ одновременно ㅤ работающих ㅤ в ㅤ системе ㅤ пользователей ㅤ не ㅤ ограничено. ㅤ Независимые ㅤ испытания ㅤ DIRECTUM ㅤ подтвердили ㅤ одновременную ㅤ стабильную ㅤ работу ㅤ 10 ㅤ 000 ㅤ пользователей!).

Компания ㅤ DIRECTUM ㅤ предлагает ㅤ своим ㅤ клиентам ㅤ Абонемент ㅤ (представляющий ㅤ из ㅤ себя ㅤ право ㅤ использования ㅤ новых ㅤ версий ㅤ системы, ㅤ вышедших ㅤ в ㅤ период ㅤ его ㅤ действия) ㅤ и ㅤ другие ㅤ специальные ㅤ предложения ㅤ (например, ㅤ DIRECTUM ㅤ в ㅤ аренду ㅤ на ㅤ год/3 ㅤ месяца).

Преимущества ㅤ данной ㅤ системы ㅤ уже ㅤ оценили ㅤ многие ㅤ крупные ㅤ и ㅤ средние ㅤ организации ㅤ различных ㅤ отраслей. ㅤ А ㅤ именно, ㅤ среди ㅤ клиентов ㅤ компании ㅤ DIRECTUM ㅤ можно ㅤ выделить ㅤ такие ㅤ как: ㅤ ОАО ㅤ «Саратовский ㅤ нефтеперерабатывающий ㅤ завод», ㅤ ОАО ㅤ «Каустик», ㅤ ОАО ㅤ «Газпром», ㅤ ОАО ㅤ «Гипрогазцентр», ㅤ ОАО ㅤ «Варьеганнефтегаз», ㅤ ЗАО ㅤ «Сургутнефтегазбанк», ㅤ ОАО ㅤ «АКИБАНК», ㅤ ГП ㅤ «Краснокамская ㅤ бумажная ㅤ фабрика ㅤ «ГОЗНАК», ㅤ ЗАО ㅤ АКБ ㅤ «НОВИКОМБАНК», ㅤ ОАО ㅤ «Галоген», ㅤ ЗАО ㅤ «Управляющая ㅤ компания ㅤ Строительный ㅤ холдинг ㅤ «Эталон-ЛенСпецСМУ», ㅤ РЭП ㅤ Холдинг ㅤ (18 ㅤ предприятий), ㅤ ООО ㅤ КБЭР ㅤ «Банк ㅤ Казани», ㅤ ООО ㅤ «Газинформсервис», ㅤ ОАО ㅤ «Мостострой ㅤ №6», ㅤ ООО ㅤ «Скартел», ㅤ ООО ㅤ «Йота ㅤ Ритейл». ㅤ На ㅤ рисунке ㅤ 4 ㅤ представлена ㅤ схема, ㅤ наглядно ㅤ представляющая ㅤ клиентов ㅤ по ㅤ отраслям ㅤ производства.

Рисунок ㅤ 4 ㅤ - ㅤ Клиенты ㅤ системы ㅤ DIRECTUM ㅤ по ㅤ отраслям ㅤ производства

Таким ㅤ образом, ㅤ внедрение ㅤ системы ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ – ㅤ важный ㅤ и ㅤ значимый ㅤ шаг ㅤ для ㅤ оптимизации ㅤ функционирования ㅤ бизнеса ㅤ на ㅤ пути ㅤ к ㅤ его ㅤ расширению. ㅤ При ㅤ выборе ㅤ системы ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ необходимо ㅤ учитывать ㅤ огромное ㅤ количество ㅤ факторов, ㅤ и ㅤ окончательное ㅤ решение ㅤ лучше ㅤ всего ㅤ принимать ㅤ на ㅤ основе ㅤ комплексного ㅤ анализа ㅤ возможностей ㅤ СЭД ㅤ в ㅤ зависимости ㅤ от ㅤ требований ㅤ и ㅤ специфики ㅤ заказчика.

Система ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ DIRECTUM ㅤ разработана ㅤ с ㅤ учетом ㅤ особенностей ㅤ российских ㅤ стандартов ㅤ и ㅤ имеет ㅤ непрерывную ㅤ техническую ㅤ поддержку ㅤ от ㅤ разработчиков ㅤ и ㅤ интеграторов. ㅤ Благодаря ㅤ этому ㅤ DIRECTUM ㅤ показывает ㅤ себя ㅤ как ㅤ наиболее ㅤ эффективное ㅤ решение ㅤ для ㅤ любого ㅤ типа ㅤ российского ㅤ бизнеса.

2 ㅤ АНАЛИЗ ㅤ ИНФОРМАЦИОННОЙ ㅤ СИСТЕМЫ ㅤ ПРЕДПРИЯТИЯ ㅤ ГЕОТЕСТ ㅤ И ㅤ РАЗРАБОТКА ㅤ ЭЛЕМЕНТОВ ㅤ СЭД

2.1 ㅤ ОБЩАЯ ㅤ ХАРАКТЕРИСТИКА ㅤ ПРЕДПРИЯТИЯ ㅤ ГЕОТЕСТ

Название: ㅤ АО ㅤ «Геотест». ㅤ Убрать ㅤ интервалы ㅤ до ㅤ и ㅤ после

Тип ㅤ компании: ㅤ производственная ㅤ компания.

Предоставляемые ㅤ товары ㅤ и ㅤ услуги: ㅤ разработка ㅤ и выпуск ㅤ оборудования ㅤ и аппаратуры ㅤ для ㅤ полевых ㅤ исследований ㅤ грунтов ㅤ при ㅤ иженерно-геологических ㅤ изысканиях.

Год ㅤ основания: ㅤ 2002.

Адрес: ㅤ 620137, ㅤ г.Екатеринбург, ㅤ ул.Шефская, ㅤ 2г.

Телефоны: ㅤ (343) ㅤ 368-75-77; ㅤ (343) 383-64-73; ㅤ (343) 385-77-53.

E-mail: 1@geotest.ru.

Основной ㅤ профиль ㅤ АО ㅤ «Геотест» — ㅤ разработка ㅤ и выпуск ㅤ оборудования ㅤ и аппаратуры ㅤ для ㅤ полевых ㅤ исследований ㅤ грунтов ㅤ при ㅤ иженерно-геологических ㅤ изысканиях. ㅤ В ㅤ Екатеринбурге ㅤ нет ㅤ конкурентов ㅤ в ㅤ данной ㅤ области ㅤ у ㅤ компании ㅤ Геотест, ㅤ а ㅤ также ㅤ нет ㅤ конкурентов ㅤ и ㅤ в ㅤ других ㅤ городах ㅤ за ㅤ исключением ㅤ компании ㅤ Арлен ㅤ во ㅤ Владимировской ㅤ обл., ㅤ Арлен ㅤ находится ㅤ на ㅤ 198 ㅤ месте ㅤ в ㅤ России, ㅤ а ㅤ Геотест ㅤ на ㅤ 1 ㅤ месте. ㅤ Доля ㅤ на ㅤ рынке ㅤ составляет ㅤ 81%.

Специализация ㅤ компании: ㅤ Приборы ㅤ и ㅤ инструменты ㅤ для ㅤ измерения, ㅤ контроля, ㅤ испытаний, ㅤ навигации, ㅤ управления ㅤ и ㅤ прочих ㅤ целей.

В номенклатуру ㅤ продукции ㅤ входят:

-   оборудование ㅤ для ㅤ статического ㅤ и ㅤ динамического ㅤ зондирования ㅤ грунтов;

-   ручное ㅤ буровое ㅤ оборудование;

-   программное ㅤ обеспечение ㅤ для ㅤ хранения ㅤ и ㅤ обработки ㅤ результатов ㅤ испытаний.

Выпускаемая ㅤ аппаратура ㅤ соответствует ㅤ ГОСТ 19912-2012 и ГОСТ 20276-2012, имеет свидетельство об утверждении ㅤ типа ㅤ средств ㅤ измерений ㅤ Федерального ㅤ Агентства ㅤ по техническому ㅤ регулированию ㅤ и метрологии ㅤ и допущена ㅤ к применению ㅤ в Российской ㅤ Федерации.

Миссия ㅤ компании: ㅤ Мы ㅤ работаем ㅤ для ㅤ поддержки ㅤ и ㅤ развития ㅤ научно-технического ㅤ потенциала ㅤ в ㅤ отраслях ㅤ инженерно-геологические ㅤ изысканий ㅤ для ㅤ проектирования ㅤ и ㅤ строительства ㅤ домов, ㅤ предлагаем ㅤ высокотехнические ㅤ разработки ㅤ разным ㅤ отраслям ㅤ промышленности, ㅤ создаем ㅤ рабочие ㅤ места.

Цели ㅤ компании:

1)   завоевать ㅤ или ㅤ удержать ㅤ большую ㅤ долю ㅤ какого-либо ㅤ рынка ㅤ для ㅤ своего ㅤ товара.

2)    ㅤ добиться ㅤ более ㅤ высокого ㅤ качества ㅤ своего ㅤ товара.

3)   добиться ㅤ максимально ㅤ возможного ㅤ уровня ㅤ занятости.

4)   занять ㅤ в ㅤ отрасли ㅤ лидирующее ㅤ положение ㅤ в ㅤ области ㅤ технологии.

5)   добиться ㅤ максимального ㅤ использования ㅤ имеющихся ㅤ сырьевых, ㅤ людских ㅤ и ㅤ финансовых ㅤ ресурсов.

Задачи: ㅤ куда ㅤ все ㅤ уехало?

1) Обеспечить ㅤ высокий ㅤ уровень ㅤ качества ㅤ предоставляемых ㅤ услуг.

2) Формирование ㅤ высококвалифицированного ㅤ персонала.

3) Постоянное ㅤ привлечение ㅤ новых ㅤ клиентов.

4) Поиск ㅤ новых ㅤ партнеров ㅤ и ㅤ инвесторов.

5) Расширение ㅤ перечня ㅤ товаров.

6) получение ㅤ дохода ㅤ владельцем ㅤ предприятия ㅤ (среди ㅤ владельцев ㅤ могут ㅤ быть ㅤ государство, ㅤ акционеры, ㅤ частные ㅤ лица).

7) обеспечение ㅤ потребителей ㅤ продукцией ㅤ предприятия ㅤ в ㅤ соответствии ㅤ с ㅤ договорами ㅤ и ㅤ рыночным ㅤ спросом.

8) обеспечение ㅤ персонала ㅤ предприятия ㅤ заработной ㅤ платой, ㅤ нормальными ㅤ условиями ㅤ труда ㅤ и ㅤ возможностью ㅤ профессионального ㅤ роста.

9) создание ㅤ рабочих ㅤ мест ㅤ для ㅤ населения, ㅤ живущего ㅤ в ㅤ окрестностях ㅤ предприятия.

10)   недопущение ㅤ сбоев ㅤ в ㅤ работе ㅤ предприятия ㅤ (срыва ㅤ поставки, ㅤ выпуска ㅤ бракованной ㅤ продукции, ㅤ резкого ㅤ сокращения ㅤ объемов ㅤ производства ㅤ и ㅤ снижения ㅤ рентабельности).

На ㅤ рисунке ㅤ 1 ㅤ продемонстрированы ㅤ взаимосвязь ㅤ между ㅤ миссией, ㅤ целями, ㅤ а ㅤ также ㅤ задачами ㅤ компании.

Стратегические ㅤ цели:

1)   Укрепить ㅤ достигнутые ㅤ позиции ㅤ на ㅤ рынке ㅤ по ㅤ производству ㅤ и ㅤ продажи ㅤ оборудования ㅤ для ㅤ строительства ㅤ в ㅤ масштабах ㅤ страны.

2)   Преумножить ㅤ число ㅤ клиентов, ㅤ по ㅤ возможности ㅤ увеличить ㅤ долю ㅤ рынка.

Стратегия ㅤ компании ㅤ предусматривает ㅤ постоянное ㅤ совершенствование ㅤ качества ㅤ управления, ㅤ оптимизацию ㅤ бизнес-процессов, ㅤ повышение ㅤ эффективности ㅤ всех ㅤ сфер ㅤ деятельности ㅤ предприятия.

 ㅤ

Рисунок ㅤ 1 ㅤ – ㅤ Миссии, ㅤ цели ㅤ и ㅤ задачи

Стратегические ㅤ задачи:

1)   Поиск ㅤ новых ㅤ партнеров ㅤ и ㅤ инвесторов ㅤ и ㅤ реализация ㅤ для ㅤ взаимовыгодных ㅤ отношений.

2)   Расширение ㅤ предоставляемого ㅤ ассортимента ㅤ оборудования ㅤ за ㅤ счет ㅤ применения ㅤ передовых ㅤ технологий ㅤ и ㅤ программ.

На ㅤ рисунке ㅤ 2 ㅤ отображена ㅤ схема ㅤ взаимосвязи ㅤ стратегических ㅤ целей ㅤ и ㅤ задач.

Рисунок ㅤ 2 ㅤ – ㅤ Стратегические ㅤ цели ㅤ и ㅤ задачи

На ㅤ рисунке ㅤ 3, ㅤ приведенном ㅤ ниже, ㅤ отражены ㅤ и ㅤ зафиксированы ㅤ ключевые ㅤ стратегические ㅤ требования ㅤ для ㅤ производственного ㅤ предприятия, ㅤ а ㅤ также ㅤ взаимосвязанные ㅤ показатели ㅤ эффективности ㅤ компании.

Рисунок ㅤ 3 ㅤ – ㅤ Стратегии, ㅤ факторы ㅤ успеха, ㅤ показатели ㅤ эффективности 

Структура ㅤ бизнес-процессов ㅤ компании ㅤ «Геотест» ㅤ включает ㅤ в ㅤ себя ㅤ информацию ㅤ об ㅤ основных ㅤ бизнес-процессах. ㅤ Объекты ㅤ этой ㅤ группы ㅤ можно ㅤ условно ㅤ разделить ㅤ в ㅤ зависимости ㅤ от ㅤ уровня ㅤ детализации ㅤ на:

1)    ㅤ Бизнес ㅤ - ㅤ функции ㅤ (Business ㅤ Function)

a)   Маркетинг ㅤ и ㅤ продажи

b) Разработка ㅤ стратегии ㅤ бизнеса

c)   Разработка ㅤ новых ㅤ и ㅤ модификация ㅤ существующих ㅤ продуктов

d) Закупки ㅤ и ㅤ снабжение

e)   Производство

f) Финансирование ㅤ деятельности ㅤ и ㅤ расчеты

2)    ㅤ Бизнес ㅤ - ㅤ процессы ㅤ (Business ㅤ Process)

a)   Анализ ㅤ рынка

b) Выбор ㅤ сегментов ㅤ рынка ㅤ и ㅤ формулирование ㅤ маркетинговой ㅤ стратегии

c)   Разработка ㅤ программы ㅤ развития ㅤ производства

d) Расчет ㅤ экономической ㅤ целесообразности ㅤ инвестиций

e)   Продвижение ㅤ продукции 

i)    Определение ㅤ потребности ㅤ в ㅤ привлечении ㅤ клиентов

ii)  Разработка ㅤ мероприятий ㅤ по ㅤ продвижению ㅤ продукции

iii) Проведение ㅤ мероприятий ㅤ по ㅤ продвижению ㅤ продукции

iv) Оценка ㅤ эффективности ㅤ маркетинговых ㅤ мероприятий

f) Определение ㅤ потребностей ㅤ клиентов

i)   Определение ㅤ потребности ㅤ клиента ㅤ в ㅤ продукции

ii)  Оценка ㅤ технической ㅤ возможности ㅤ изготовления ㅤ продукции

iii) Согласование ㅤ условий ㅤ отгрузки ㅤ и ㅤ доставки

iv) Согласование ㅤ цен

v) Согласование ㅤ условий ㅤ оплаты

vi) Анализ ㅤ причин ㅤ неудовлетворенности ㅤ клиента

g)   Заключение ㅤ договоров

i)   Подготовка ㅤ договора/доп.соглашения

ii) Юридическое ㅤ оформление ㅤ договора ㅤ (ТП)

iii) Внутреннее ㅤ согласование ㅤ договора

iv) Заключение ㅤ договора ㅤ (ТП)

h) Прием ㅤ и ㅤ открытие ㅤ заказов

i)   Прием ㅤ заявки ㅤ от ㅤ заказчика

ii) Проверка ㅤ спецификации ㅤ заявки ㅤ на ㅤ соответствие ㅤ условиям ㅤ договора

iii) Проверка ㅤ существования ㅤ заказываемой ㅤ продукции ㅤ в ㅤ ИС

iv) Формирование ㅤ запроса ㅤ в ㅤ КТО ㅤ на ㅤ внесение ㅤ в ㅤ ИС ㅤ всех ㅤ необходимых ㅤ данных ㅤ по ㅤ отсутствующей ㅤ продукции

v) Регистрация ㅤ изделия ㅤ в ㅤ ИС

vi) Уточнение ㅤ объема ㅤ и ㅤ срока ㅤ исполнения ㅤ заявки

vii)   Формирование ㅤ на ㅤ основании ㅤ заявки ㅤ плана ㅤ отгрузки ㅤ в ㅤ ИС

i)   Выполнение ㅤ заказов

i)   Контроль ㅤ выполнения ㅤ заказов

ii) Мониторинг ㅤ остатков ㅤ и ㅤ конец ㅤ эксплуатации ㅤ оборудования ㅤ у ㅤ потребителя

iii) Формирование ㅤ пакета ㅤ документов ㅤ на ㅤ отгружаемую ㅤ продукцию ㅤ и ㅤ организация ㅤ доставки

iv) Доставка ㅤ продукции

j)   Складирование ㅤ ГП

i)   Приемка ㅤ ГП ㅤ на ㅤ склад

ii) Хранение ㅤ ГП ㅤ и ㅤ инвентаризация ㅤ склада ㅤ (ТП)

iii) Отпуск ㅤ ГП

k) Формирование ㅤ производственной ㅤ программы

l)   Анализ ㅤ удовлетворенности ㅤ клиентов

m) Разработка ㅤ плана/ ㅤ мероприятий ㅤ освоения ㅤ новых ㅤ видов ㅤ продукции

n) Разработка ㅤ конструкторской ㅤ документации

o) Разработка ㅤ технологии ㅤ производства

i)   Определение ㅤ материалов ㅤ и ㅤ оборудования

ii) Разработка ㅤ технологии ㅤ изготовления ㅤ продукта ㅤ и ㅤ комплектующих

iii) Проектирование ㅤ инструмента ㅤ и ㅤ оснастки

iv) Выпуск ㅤ документации

p) Совершенствование ㅤ продукции ㅤ и ㅤ технологии ㅤ производства

i)   Анализ ㅤ замечаний ㅤ и ㅤ предложений

ii) Выработка ㅤ улучшений

q) Планирование ㅤ закупок

r) Оперативное ㅤ управление ㅤ поставками

i)   Оперативное ㅤ формирование ㅤ и ㅤ корректировка ㅤ плана ㅤ поставок

ii) Организация ㅤ доставки 

iii) Приемка ㅤ и ㅤ первичный ㅤ контроль ㅤ качества

iv) Документальное ㅤ оформление ㅤ поставок

s)   Хранение ㅤ и ㅤ передача ㅤ ресурсов

t) Поиск ㅤ и ㅤ выбор ㅤ поставщиков

i)   Анализ ㅤ рынка ㅤ поставщиков

ii) Выбор ㅤ поставщиков ㅤ по ㅤ ценовому ㅤ критерию

iii) Согласование ㅤ условий ㅤ поставок

iv) Заключение ㅤ предварительной ㅤ договоренности ㅤ с ㅤ поставщиками

u) Оперативное ㅤ планирование ㅤ производства

i)   Формирование ㅤ графика ㅤ производства

ii) Формирование ㅤ графика ㅤ ремонта ㅤ и ㅤ производства ㅤ оснастки ㅤ и ㅤ инструмента

iii) Оперативное ㅤ планирование ㅤ сменных ㅤ заданий

v) Выполнение ㅤ технологических ㅤ операций ㅤ основного ㅤ производства

i)   Выполнение ㅤ производственных ㅤ операций

ii)  Контроль ㅤ качества ㅤ выпускаемой ㅤ продукции(оборудования)

iii)  Промежуточное ㅤ складирование ㅤ и ㅤ учет ㅤ изделий ㅤ в ㅤ производстве

w)  Изготовление ㅤ инструмента ㅤ и ㅤ оснастки

i)   Изготовление ㅤ оснастки

ii) Испытания ㅤ оснастки

iii) Доводка ㅤ оснастки

x) Утилизация ㅤ и ㅤ переработка ㅤ отходов ㅤ производства

y) Формирование ㅤ бюджета ㅤ доходов ㅤ и ㅤ расходов

z)   Контроль ㅤ доходов

aa) Расчет ㅤ сумм ㅤ платежей

bb)    Подготовка ㅤ отчетности

На ㅤ рисунке ㅤ 4 ㅤ и ㅤ 5 ㅤ продемонстрирована ㅤ взаимосвязь ㅤ бизнес-функций ㅤ и ㅤ бизнес-процессов, ㅤ а ㅤ также ㅤ рассмотрены ㅤ процессы ㅤ менеджмента, ㅤ основные ㅤ процессов   ㅤ и ㅤ процессы ㅤ обеспечения.

Рисунок ㅤ 4 ㅤ – ㅤ Бизнес-функции ㅤ и ㅤ бизнес-процессы

Рисунок ㅤ 5 ㅤ – ㅤ Процессы ㅤ менеджмента, ㅤ основные ㅤ процессы, ㅤ процесс ㅤ обеспечения

На ㅤ рисунки ㅤ 6 ㅤ представлена ㅤ организационная ㅤ структура ㅤ компании ㅤ Геотест, ㅤ начиная ㅤ от ㅤ самого ㅤ верхнего ㅤ уровня ㅤ и ㅤ заканчивая ㅤ нижним:

Рисунок ㅤ 6 ㅤ – ㅤ Организационная ㅤ структура

Компания ㅤ предлагает ㅤ следующие ㅤ услуги ㅤ и ㅤ продукты ㅤ (рисунок ㅤ 7):

Рисунок ㅤ 7 ㅤ – ㅤ Продукты ㅤ и ㅤ услуги ㅤ предприятия

При ㅤ появлении ㅤ большого ㅤ количества ㅤ связей ㅤ между ㅤ объектами ㅤ возможно ㅤ представление ㅤ информации ㅤ не ㅤ только ㅤ в ㅤ виде ㅤ рисунка, ㅤ но ㅤ и ㅤ в ㅤ виде ㅤ таблицы. ㅤ Ниже ㅤ представлена ㅤ таблица, ㅤ показывающая ㅤ связи ㅤ между ㅤ стратегией ㅤ развития ㅤ предприятия ㅤ и ㅤ существующими ㅤ бизнес-процессами. ㅤ Таблица ㅤ 1 ㅤ полностью ㅤ отображает ㅤ связи ㅤ в ㅤ модели ㅤ бизнес ㅤ – ㅤ процессов, ㅤ а ㅤ также ㅤ рисунок ㅤ 9.

Рисунок ㅤ 9 ㅤ – ㅤ Приложение ㅤ и ㅤ бизнес-процессы

 

На ㅤ рисунке ㅤ 10 ㅤ представлены ㅤ функции ㅤ приложений ㅤ и ㅤ приложения, ㅤ в ㅤ данной ㅤ компании ㅤ каждая ㅤ функция ㅤ целенаправленно ㅤ ориентирована ㅤ на ㅤ одно ㅤ конкретное ㅤ приложение.

Рисунок ㅤ 10– ㅤ Функции ㅤ приложения ㅤ и ㅤ приложения

Перейдем ㅤ к ㅤ полной ㅤ модели ㅤ предприятия ㅤ (рисунок ㅤ 11):

Рисунок ㅤ 11– ㅤ Полная ㅤ модель ㅤ предприятия

2.2 ㅤ АНАЛИЗ ㅤ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ㅤ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Важнейшим ㅤ процессом, ㅤ влияющим ㅤ на ㅤ эффективность ㅤ функционирования ㅤ ООО ㅤ «ГеоТест» ㅤ является ㅤ процесс ㅤ обработки ㅤ документов. ㅤ Он ㅤ имеет ㅤ следующую ㅤ последовательность ㅤ (рис. ㅤ 5).

Рисунок ㅤ 5 ㅤ - ㅤ Характеристика ㅤ процесса ㅤ обработки ㅤ документа

Документы, ㅤ поступившие ㅤ на ㅤ предприятие, ㅤ принимаются ㅤ секретарем ㅤ генерального ㅤ директора. ㅤ К ㅤ входящей ㅤ корреспонденции ㅤ относятся: ㅤ приказы, ㅤ циркуляры, ㅤ информационные ㅤ письма, ㅤ указания, ㅤ переписка ㅤ с ㅤ другими ㅤ организациями, ㅤ договоры, ㅤ заявления. ㅤ Небольшая ㅤ часть ㅤ документов ㅤ приходит ㅤ по ㅤ факсу ㅤ (т.е. ㅤ фактически ㅤ в ㅤ виде ㅤ бумажного ㅤ документа) ㅤ и ㅤ по ㅤ электронной ㅤ почте. ㅤ Общий ㅤ объем ㅤ документов ㅤ за ㅤ год ㅤ составляет ㅤ в ㅤ среднем ㅤ 800-900.

Если ㅤ рассматривать ㅤ более ㅤ укрупненно, ㅤ то ㅤ процесс ㅤ обработки ㅤ документов ㅤ включает ㅤ следующие ㅤ стадии:

- ㅤ Регистрация ㅤ и ㅤ рассмотрение ㅤ входящего ㅤ документа

- ㅤ Подготовка ㅤ внутреннего ㅤ документа

- ㅤ Постановка ㅤ на ㅤ контроль

- ㅤ Исполнение ㅤ и ㅤ контроль

- ㅤ Подготовка ㅤ исходящих ㅤ документов ㅤ (рис. ㅤ 6).

Рисунок ㅤ 6 ㅤ - ㅤ Декомпозиция ㅤ процесса ㅤ обработки ㅤ документа

Процесс ㅤ регистрации ㅤ и ㅤ рассмотрения ㅤ входящего ㅤ документа ㅤ состоит ㅤ из ㅤ следующих ㅤ стадий:

- ㅤ Регистрация ㅤ документа

- ㅤ Подготовка ㅤ проекта ㅤ резолюции

- ㅤ Рассмотрение ㅤ руководителем ㅤ (рис. ㅤ 7).

Рисунок ㅤ 7 ㅤ - ㅤ Декомпозиция ㅤ процесса ㅤ регистрации ㅤ и ㅤ рассмотрения ㅤ входящего ㅤ документа

Процесс ㅤ подготовки ㅤ исходящих ㅤ документов ㅤ состоит ㅤ из ㅤ следующих ㅤ стадий:

- ㅤ Подготовка ㅤ проекта ㅤ документа

- ㅤ Утверждение ㅤ руководителем

- ㅤ Регистрация, ㅤ размножение ㅤ и ㅤ отправление ㅤ адресату ㅤ (рис. ㅤ 8).

Рисунок ㅤ 8 ㅤ - ㅤ Декомпозиция ㅤ процесса ㅤ подготовки ㅤ исходящих ㅤ документов

К ㅤ внутренним ㅤ документам ㅤ относится ㅤ организационно-распорядительная ㅤ документация. ㅤ Она ㅤ включает ㅤ в ㅤ себя ㅤ приказы, ㅤ распоряжения, ㅤ протоколы, ㅤ служебные ㅤ записки, ㅤ заявления, ㅤ наряды, ㅤ докладные ㅤ и ㅤ т.п. ㅤ Годовой ㅤ объем ㅤ зарегистрированных ㅤ документов ㅤ в ㅤ среднем ㅤ 300-400.

Исходящей ㅤ корреспонденцией ㅤ являются ㅤ отчеты, ㅤ письма, ㅤ договоры, ㅤ заявления, ㅤ распоряжения ㅤ и ㅤ т.д. ㅤ Объем ㅤ документов ㅤ за ㅤ год ㅤ составляет ㅤ 800-900.

Входящую ㅤ корреспонденцию ㅤ проверяют ㅤ в ㅤ приемной ㅤ на ㅤ правильность ㅤ доставки ㅤ и ㅤ целостность ㅤ вложения. ㅤ Конверты ㅤ с ㅤ пометкой ㅤ «лично» ㅤ передаются ㅤ адресатам ㅤ без ㅤ вскрытия. ㅤ Все ㅤ входящие ㅤ документы ㅤ подлежат ㅤ регистрации ㅤ (если ㅤ эти ㅤ документы ㅤ входят ㅤ в ㅤ список ㅤ подлежащих ㅤ регистрации) ㅤ в ㅤ специально ㅤ отведенных ㅤ для ㅤ них ㅤ журналах ㅤ для ㅤ регистрации ㅤ входящей ㅤ корреспонденции. ㅤ На ㅤ всех ㅤ регистрируемых ㅤ входящих ㅤ документах ㅤ в ㅤ правом ㅤ нижнем ㅤ углу ㅤ лицевой ㅤ стороны ㅤ основного ㅤ документа ㅤ ставится ㅤ регистрационный ㅤ штамп ㅤ с ㅤ указанием ㅤ даты ㅤ поступления ㅤ документа ㅤ и ㅤ входящего ㅤ порядкового ㅤ номера. ㅤ Любая ㅤ бумага, ㅤ не ㅤ имеющая ㅤ регистрационного ㅤ номера ㅤ - ㅤ это ㅤ просто ㅤ бумага, ㅤ а ㅤ не ㅤ документ. ㅤ Документом ㅤ ее ㅤ делает ㅤ именно ㅤ наличие ㅤ на ㅤ ней ㅤ регистрационного ㅤ номера. ㅤ Каждый ㅤ документ, ㅤ поступивший ㅤ в ㅤ организацию, ㅤ регистрируется ㅤ только ㅤ один ㅤ раз, ㅤ в ㅤ день ㅤ поступления. ㅤ После ㅤ регистрации ㅤ документы ㅤ (если ㅤ это ㅤ не ㅤ личные ㅤ письма) ㅤ направляются ㅤ на ㅤ рассмотрение ㅤ руководству. ㅤ Далее ㅤ они ㅤ могут ㅤ быть ㅤ размножены ㅤ и ㅤ направляются ㅤ на ㅤ исполнение ㅤ или ㅤ ознакомление ㅤ в ㅤ соответствующие ㅤ подразделения ㅤ через ㅤ приемную, ㅤ на ㅤ документах ㅤ делаются ㅤ соответствующие ㅤ отметки. ㅤ Срочные ㅤ документы ㅤ передаются ㅤ на ㅤ рассмотрение ㅤ руководству ㅤ фирмы ㅤ немедленно. ㅤ Таким ㅤ образом, ㅤ входящий ㅤ документ ㅤ регистрируется ㅤ секретарем ㅤ в ㅤ приемной.

Исходящие ㅤ документы ㅤ также ㅤ регистрируются ㅤ секретарем. ㅤ На ㅤ каждом ㅤ отправляемом ㅤ документе ㅤ проставляется ㅤ дата ㅤ и ㅤ исходящий ㅤ номер. ㅤ Копия ㅤ исходящего ㅤ документа ㅤ подшивается ㅤ в ㅤ соответствующей ㅤ папке.

Учет ㅤ и ㅤ регистрацию ㅤ внутренних ㅤ документов ㅤ (приказов ㅤ по ㅤ основной ㅤ деятельности, ㅤ по ㅤ командировкам, ㅤ а ㅤ также ㅤ распоряжений ㅤ и ㅤ протоколов) ㅤ проводит ㅤ также ㅤ секретарь. ㅤ Регистрационным ㅤ номером ㅤ приказа, ㅤ распоряжения ㅤ и ㅤ протокола ㅤ является ㅤ порядковый ㅤ номер, ㅤ присваиваемый ㅤ каждому ㅤ виду ㅤ документов ㅤ в ㅤ пределах ㅤ года. ㅤ Все ㅤ внутренние ㅤ документы ㅤ регистрируются ㅤ в ㅤ журналах ㅤ для ㅤ регистрации ㅤ внутренних ㅤ документов. ㅤ Они ㅤ регистрируются ㅤ при ㅤ передаче ㅤ их ㅤ между ㅤ подразделениями.

Контроль ㅤ исполнения ㅤ документов ㅤ осуществляет ㅤ начальник ㅤ того ㅤ отдела, ㅤ которому ㅤ был ㅤ передан ㅤ документ. ㅤ Передача ㅤ контрольных ㅤ документов ㅤ на ㅤ исполнение ㅤ из ㅤ одного ㅤ структурного ㅤ подразделения ㅤ в ㅤ другое ㅤ производится ㅤ только ㅤ через ㅤ приемную ㅤ с ㅤ соответствующей ㅤ пометкой ㅤ на ㅤ документе, ㅤ а ㅤ секретарь ㅤ отвечает ㅤ за ㅤ прохождение ㅤ документов. ㅤ Документы, ㅤ не ㅤ учтенные ㅤ секретарем, ㅤ довольно ㅤ часто ㅤ теряются.

В ㅤ приемной ㅤ начальника ㅤ ООО ㅤ «ГеоТест» ㅤ хранятся ㅤ все ㅤ регистрируемые ㅤ входящие, ㅤ внутренние ㅤ и ㅤ исходящие ㅤ документы. ㅤ Для ㅤ этого ㅤ там ㅤ организован ㅤ маленький ㅤ архив, ㅤ который ㅤ разделен ㅤ на ㅤ папки: ㅤ внутренняя ㅤ переписка, ㅤ входящая ㅤ документация, ㅤ исходящая ㅤ документация, ㅤ распоряжения ㅤ по ㅤ предприятию, ㅤ приказы ㅤ по ㅤ командировкам, ㅤ приказы ㅤ и ㅤ распоряжения. ㅤ Документы ㅤ хранятся ㅤ в ㅤ них ㅤ в ㅤ течение ㅤ года, ㅤ а ㅤ затем ㅤ передаются ㅤ в ㅤ архив ㅤ предприятия. ㅤ В ㅤ каждом ㅤ подразделении ㅤ также ㅤ имеется ㅤ свой ㅤ архив, ㅤ в ㅤ котором ㅤ хранятся ㅤ документы ㅤ в ㅤ течение ㅤ года, ㅤ а ㅤ после ㅤ передаются ㅤ в ㅤ архив ㅤ предприятия.

В ㅤ результате ㅤ возникают ㅤ такие ㅤ проблемы, ㅤ как ㅤ доставка ㅤ неверной ㅤ информации, ㅤ несвоевременная ㅤ ее ㅤ доставка, ㅤ потеря ㅤ информации, ㅤ что ㅤ ведет ㅤ к ㅤ задержкам ㅤ в ㅤ оформлении ㅤ отчетности ㅤ и ㅤ замедлению ㅤ деятельности ㅤ предприятия, ㅤ а ㅤ также ㅤ ошибках ㅤ в ㅤ ней.

Большой ㅤ объем ㅤ данных, ㅤ обрабатываемых ㅤ в ㅤ ООО ㅤ «ГеоТест», ㅤ позволяет ㅤ затрачивать ㅤ соответствующее ㅤ количество ㅤ времени ㅤ и ㅤ трудовых ㅤ ресурсов ㅤ на ㅤ обработку, ㅤ исполнение ㅤ и ㅤ контроль ㅤ документов. ㅤ Поэтому ㅤ необходимо, ㅤ с ㅤ применением ㅤ системы ㅤ электронного ㅤ документооборота, ㅤ уменьшить ㅤ затрачиваемые ㅤ ресурсы ㅤ в ㅤ целях ㅤ оптимизации ㅤ деятельности ㅤ всей ㅤ инспекции.

Кроме ㅤ того, ㅤ внедрение ㅤ системы ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ позволит ㅤ наиболее ㅤ оперативно ㅤ и ㅤ с ㅤ большой ㅤ точностью ㅤ отслеживать ㅤ оборот ㅤ конкретного ㅤ документа ㅤ в ㅤ организации.

Многие ㅤ бизнес-процессы ㅤ в ㅤ ООО ㅤ «ГеоТест» ㅤ автоматизированы, ㅤ но ㅤ при ㅤ этом ㅤ их ㅤ сопровождают ㅤ сопутствующие ㅤ документы ㅤ в ㅤ печатной ㅤ и ㅤ электронной ㅤ форме, ㅤ которые ㅤ не ㅤ интегрированы ㅤ с ㅤ другими ㅤ процессами ㅤ и ㅤ материальными ㅤ потоками ㅤ в ㅤ единую ㅤ информационную ㅤ среду.

Отсутствие ㅤ связи ㅤ между ㅤ бизнес-процессами, ㅤ материальными ㅤ потоками ㅤ и ㅤ документами ㅤ влечет ㅤ за собой ㅤ целый ㅤ комплекс ㅤ проблем:

· Несоответствие ㅤ действительного ㅤ состояния ㅤ материальных ㅤ потоков ㅤ документам;

· Документально ㅤ незафиксированные ㅤ изменения ㅤ в материальных ㅤ потоках ㅤ (в том числе ㅤ изменения ㅤ в процессах);

· Мучительный ㅤ поиск ㅤ связанных ㅤ между ㅤ собой ㅤ документов ㅤ по различным ㅤ подразделениям ㅤ компании;

· Неточности ㅤ и ㅤ дублирования, ㅤ высокая ㅤ вероятность ㅤ ошибок ㅤ и ㅤ несоответствий;

· Отсутствие ㅤ целостной ㅤ картины ㅤ состояния ㅤ дел ㅤ и ㅤ проблематичность ㅤ прогнозирования ㅤ и ㅤ принятия ㅤ управленческих ㅤ решений;

· Непрозрачность ㅤ бизнес-процессов ㅤ разработки, ㅤ согласования, ㅤ утверждения ㅤ и ㅤ контроля ㅤ выполнения ㅤ документов;

Секретарь, ㅤ как ㅤ правило, ㅤ тратит ㅤ очень ㅤ много ㅤ времени ㅤ на ㅤ поиск ㅤ необходимых ㅤ данных ㅤ (по ㅤ статистике ㅤ на ㅤ это ㅤ уходит ㅤ до ㅤ 40% ㅤ рабочего ㅤ времени) ㅤ или ㅤ воссоздание ㅤ заново ㅤ – ㅤ вместо ㅤ повторного ㅤ использования ㅤ – ㅤ документов, ㅤ существующих ㅤ "где-то ㅤ в ㅤ компании" ㅤ (подобное ㅤ происходит ㅤ примерно ㅤ в ㅤ 70% ㅤ случаев). ㅤ При ㅤ такой ㅤ «разбросанности» ㅤ данных ㅤ и ㅤ документов ㅤ сложно ㅤ обеспечить ㅤ их ㅤ целостность, ㅤ непротиворечивость ㅤ и ㅤ безопасность.

Проведем ㅤ расчеты, ㅤ позволяющие ㅤ оценить ㅤ возможную ㅤ эффективность ㅤ внедрения ㅤ автоматизированного ㅤ варианта ㅤ документооборота.

Допустим, ㅤ что ㅤ в ㅤ течение ㅤ рабочего ㅤ дня ㅤ секретарем ㅤ обрабатывается ㅤ около ㅤ 30 ㅤ документов ㅤ – ㅤ как ㅤ полученных ㅤ от ㅤ клиентов, ㅤ так ㅤ и ㅤ созданных ㅤ в ㅤ рамках ㅤ подготовки ㅤ отчетности.

Проведем ㅤ расчет ㅤ ожидаемого ㅤ эффекта ㅤ от ㅤ внедрения ㅤ средств ㅤ автоматизации ㅤ (таблица ㅤ 1). ㅤ Время ㅤ приведено ㅤ с ㅤ учетом ㅤ за ㅤ рабочий ㅤ день.

Таким ㅤ образом, ㅤ при ㅤ существующей ㅤ системе ㅤ на ㅤ совершение ㅤ указанных ㅤ в ㅤ таблице ㅤ действий ㅤ необходимо ㅤ потратить ㅤ около ㅤ 3 ㅤ часов. ㅤ При ㅤ внедрении ㅤ предлагаемой ㅤ системы ㅤ это ㅤ время ㅤ сокращается ㅤ до ㅤ 38 ㅤ минут, ㅤ то ㅤ есть ㅤ в ㅤ несколько ㅤ раз.

Таблица ㅤ 1 ㅤ - ㅤ Расчет ㅤ эффекта ㅤ внедрения

Действие ㅤ сотрудника ㅤ делопроизводства	Время, ㅤ затрачиваемое ㅤ при ㅤ базовой ㅤ технологии/ ㅤ мин.	Время, ㅤ затрачиваемое ㅤ по ㅤ предлагаемому ㅤ варианту/ ㅤ мин.
Получение ㅤ отчетности ㅤ от ㅤ клиентов	30-40	5-10
Регистрация ㅤ входящих ㅤ документов	35	3
Регистрация ㅤ исходящих ㅤ документов	30	3
Подготовка ㅤ внутренних ㅤ документов	30	5
Поиск ㅤ документов	10	7
Подготовка ㅤ списка ㅤ документов	20	10
Итого, ㅤ минут:	165	38

Схема ㅤ документооборота ㅤ ООО ㅤ «ГеоТест» ㅤ представлена ㅤ на ㅤ рис. ㅤ 9.

Рисунок ㅤ 9 ㅤ -1 ㅤ Схема ㅤ документооборота

Внедрение ㅤ системы ㅤ документооборота ㅤ позволяет ㅤ избежать ㅤ многих ㅤ ошибок, ㅤ возникающих ㅤ при ㅤ передаче, ㅤ обработке ㅤ и ㅤ хранении ㅤ документов, ㅤ а ㅤ также ㅤ значительно ㅤ укорить ㅤ данные ㅤ процессы, ㅤ что ㅤ ведет ㅤ к ㅤ экономии ㅤ рабочего ㅤ времени ㅤ сотрудников, ㅤ а, ㅤ следовательно, ㅤ к ㅤ повышению ㅤ общей ㅤ эффективности ㅤ работы ㅤ предприятия.

Кроме ㅤ того, ㅤ использование ㅤ вычислительной ㅤ техники ㅤ для ㅤ оптимизации ㅤ процессов ㅤ будет ㅤ эффективным ㅤ благодаря ㅤ тому, ㅤ что ㅤ значительная ㅤ часть ㅤ бухгалтерской ㅤ информации ㅤ и ㅤ процессов ㅤ по ㅤ ее ㅤ обработке, ㅤ участвующей ㅤ в ㅤ нем, ㅤ поддается ㅤ формализации. ㅤ Использование ㅤ ЭВМ ㅤ позволит ㅤ значительно ㅤ ускорить ㅤ процессы ㅤ составления ㅤ различных ㅤ отчётов ㅤ и ㅤ повысить ㅤ эффективность ㅤ подготовки ㅤ отчетности ㅤ в ㅤ целом.

2.3 ㅤ РАЗРАБОТКА ㅤ ПРОЕКТА ㅤ СОЗДАНИЯ ㅤ ЭЛЕМЕНТОВ ㅤ ИНФОРМАЦИОННОЙ ㅤ СИСТЕМЫ ㅤ ЭЛЕКТРОННОГО ㅤ ДОКУМЕНТООБОРОТА ㅤ НА ㅤ ПРЕДПРИЯТИИ ㅤ ГЕОТЕСТ

В ㅤ разработанной ㅤ системе ㅤ предусмотрено ㅤ 2 ㅤ вида ㅤ пользователей;

- ㅤ Сотрудник, ㅤ осуществляющий ㅤ регистрацию ㅤ документов
(секретарь);

- ㅤ Администратор.

Различие ㅤ между ㅤ функциями ㅤ данных ㅤ пользователей ㅤ содержится ㅤ в
различном ㅤ уровне ㅤ к ㅤ доступу ㅤ редактирования ㅤ справочников. ㅤ Дерево
функций ㅤ для ㅤ администратора ㅤ представлено ㅤ на ㅤ рисунке ㅤ 10.

Рисунок ㅤ 10 ㅤ - ㅤ Дерево ㅤ функций ㅤ системы ㅤ для ㅤ администратора

Рисунок ㅤ 11 ㅤ - ㅤ Дерево ㅤ функций ㅤ для ㅤ пользователя

Сценарии ㅤ диалога ㅤ для ㅤ соответствующих ㅤ пользователей ㅤ системы
приведены ㅤ на ㅤ рисунках ㅤ 12-13.

Рисунок ㅤ 12 ㅤ - ㅤ Меню ㅤ для ㅤ администратора

Рисунок ㅤ 13 ㅤ - ㅤ Меню  ㅤ для ㅤ сотрудника

Схема ㅤ вызова ㅤ программных ㅤ модулей ㅤ представлена ㅤ на ㅤ Рисунке ㅤ 14.

Рисунок ㅤ 14 ㅤ - ㅤ Структурная ㅤ схема ㅤ пакета ㅤ ИС

Описание ㅤ программных ㅤ модулей ㅤ представлено ㅤ в ㅤ таблице ㅤ 2.

Таблица ㅤ 2 ㅤ - ㅤ Описание ㅤ программных ㅤ модулей

1. ㅤ	ПМ ㅤ Авторизация ㅤ	Выполняет ㅤ авторизацию ㅤ пользователей ㅤ при ㅤ их ㅤ доступе ㅤ в ㅤ систему
2. ㅤ	ПМ ㅤ Главное ㅤ меню ㅤ	Производит ㅤ вызов ㅤ меню, ㅤ для ㅤ каждого ㅤ вида ㅤ пользователей ㅤ - ㅤ своего
3. ㅤ	ПМ ㅤ работы ㅤ со ㅤ справочниками	Содержит ㅤ определенные ㅤ процедуры, ㅤ позволяющие ㅤ осуществлять ㅤ редактирование ㅤ справочников
4. ㅤ	ПМ ㅤ Работа ㅤ с документами	Формирует ㅤ документы ㅤ в ㅤ соответствии ㅤ с ㅤ заданными ㅤ критериями, ㅤ регистрирует ㅤ документы, ㅤ добавляет ㅤ файлы
5. ㅤ	ПМ ㅤ получения ㅤ отчетов ㅤ	Содержит ㅤ заранее ㅤ определенные ㅤ процедуры ㅤ формирования ㅤ отчетных ㅤ документов
6. ㅤ	ПМ ㅤ вывода ㅤ на ㅤ печать ㅤ	Выводит ㅤ результатные ㅤ документы ㅤ на ㅤ печать
7. ㅤ	ПМ ㅤ Справочника Пользователи	Содержит ㅤ определенные ㅤ процедуры, ㅤ позволяющие ㅤ осуществлять ㅤ редактирование ㅤ Справочника ㅤ Пользователи
8. ㅤ	ПМ ㅤ Справочника ㅤ Роли ㅤ	Содержит ㅤ определенные ㅤ процедуры, ㅤ позволяющие ㅤ осуществлять ㅤ редактирование ㅤ Справочника ㅤ Роли
9. ㅤ	ПМ ㅤ Справочника Отделы	Содержит ㅤ определенные ㅤ процедуры, ㅤ позволяющие ㅤ осуществлять ㅤ редактирование ㅤ Справочника ㅤ Отделы
10. ㅤ	ПМ ㅤ Справочника ㅤ Адреса ㅤ	Содержит ㅤ определенные ㅤ процедуры, ㅤ позволяющие ㅤ осуществлять ㅤ редактирование ㅤ Справочника ㅤ Адреса
11. ㅤ	ПМ ㅤ Справочника Номенклатура	Содержит ㅤ определенные ㅤ процедуры, ㅤ позволяющие ㅤ осуществлять ㅤ редактирование ㅤ Справочника ㅤ Номенклатура
12. ㅤ	ПМ ㅤ Справочника ㅤ Папки ㅤ	Содержит ㅤ определенные ㅤ процедуры, ㅤ позволяющие ㅤ осуществлять ㅤ редактирование ㅤ Справочника ㅤ Папки
13. ㅤ	ПМ ㅤ Карточка ㅤ документа ㅤ	Содержит ㅤ заранее ㅤ определенные ㅤ процедуры ㅤ формирования ㅤ документа ㅤ Карточка ㅤ документа
14. ㅤ	ПМ ㅤ Списки ㅤ Документов ㅤ	Содержит ㅤ заранее ㅤ определенные ㅤ процедуры ㅤ формирования ㅤ документа ㅤ Списки ㅤ Документов
15. ㅤ	ПМ ㅤ Файлы ㅤ	Содержит ㅤ заранее ㅤ определенные ㅤ процедуры ㅤ формирования ㅤ документа ㅤ Файлы
16. ㅤ	ПМ ㅤ Список пользователей	Содержит ㅤ заранее ㅤ определенные ㅤ процедуры ㅤ формирования ㅤ документа ㅤ Список ㅤ пользователей

Проведем ㅤ разработку ㅤ проекта ㅤ с ㅤ помощью ㅤ MS ㅤ Project.

Начало ㅤ проекта ㅤ назначено ㅤ на ㅤ 10 ㅤ апреля ㅤ 2017 ㅤ года. ㅤ Длительность ㅤ проекта ㅤ составит ㅤ 92,5 ㅤ дней ㅤ и ㅤ проект ㅤ должен ㅤ быть ㅤ завершен ㅤ к ㅤ 16 ㅤ августу ㅤ 2017 ㅤ года.

Рисунок ㅤ 15 ㅤ - ㅤ Диаграмма ㅤ Ганта

Сетевая ㅤ модель ㅤ проекта ㅤ представлена ㅤ на ㅤ Рисунке ㅤ 16.

Рисунок ㅤ 16 ㅤ – ㅤ Сетевой ㅤ график ㅤ проекта

Из ㅤ 41 ㅤ задач ㅤ проекта, ㅤ 4 ㅤ задачи ㅤ являются ㅤ некритичными- ㅤ это ㅤ 9,8%<10% ㅤ отсюда ㅤ следует, ㅤ что ㅤ проект ㅤ считается ㅤ невысокорискованным. 

В ㅤ проекте ㅤ задействованы ㅤ следующие ㅤ трудовые ㅤ ресурсы: ㅤ руководитель ㅤ проекта, ㅤ программист, ㅤ менеджер, ㅤ руководитель, ㅤ топ-менеджер, ㅤ проектировщик, ㅤ тестировщик, ㅤ технический ㅤ писатель, ㅤ аналитик, ㅤ заказчик ㅤ и ㅤ IT-специалист ㅤ (Рисунок ㅤ 16). ㅤ Также ㅤ для ㅤ реализации ㅤ проекта ㅤ необходимо ㅤ офисное ㅤ оборудование ㅤ и ㅤ бумага.

Примерная ㅤ стоимость ㅤ оборудования ㅤ равна ㅤ 20 ㅤ 000 ㅤ рублей.

Рисунок ㅤ 17 ㅤ –Лист ㅤ ресурсов

На ㅤ листе ㅤ использования ㅤ ресурсов ㅤ (Рисунки ㅤ 17, ㅤ 18) ㅤ можно ㅤ увидеть, ㅤ насколько ㅤ загружен ㅤ каждый ㅤ ресурс ㅤ относительно ㅤ времени.

Для ㅤ решения ㅤ проблемы ㅤ перегрузки ㅤ ресурсов ㅤ был ㅤ использован ㅤ метод, ㅤ согласно ㅤ которому ㅤ график ㅤ работ ㅤ изменяется ㅤ так, ㅤ чтобы ㅤ работы ㅤ выполнялись ㅤ в ㅤ то ㅤ время, ㅤ когда ㅤ ресурсы ㅤ не ㅤ будут ㅤ перегружены.

Рисунок ㅤ 18 ㅤ – ㅤ Лист ㅤ использования ㅤ ресурсов

2.4 ㅤ ВЫБОР ㅤ ПРОГРАММНОГО ㅤ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ㅤ ДЛЯ ㅤ РЕАЛИЗАЦИИ ㅤ СИСТЕМЫ

Наибольшее ㅤ распространение ㅤ в ㅤ настоящее ㅤ время ㅤ получили ㅤ средства
разработки, ㅤ производимые ㅤ Microsoft, ㅤ например, ㅤ такое ㅤ как ㅤ Microsoft ㅤ Visual
Studio. ㅤ Наиболее ㅤ подходящим ㅤ для ㅤ реализации ㅤ программы ㅤ является ㅤ Delphi
или ㅤ C++/CLI, ㅤ так ㅤ как ㅤ в ㅤ этом ㅤ случае ㅤ не ㅤ потребуется ㅤ предварительное
изучение ㅤ языка. ㅤ С++ ㅤ (native) ㅤ обеспечивает ㅤ большую ㅤ производительность,
однако ㅤ C++/CLI ㅤ обеспечивает ㅤ большее ㅤ удобство, ㅤ т.к. ㅤ имеет ㅤ встроенные
средства ㅤ контроля ㅤ над ㅤ выделяемыми ㅤ ресурсами ㅤ и ㅤ что ㅤ наиболее ㅤ важно ㅤ –
имеет ㅤ множество ㅤ высокоуровневых ㅤ классов ㅤ для ㅤ работы ㅤ со
специфическими ㅤ объектами, ㅤ например ㅤ такими ㅤ как ㅤ буферизация, ㅤ сокеты,
изображения, ㅤ форматы, ㅤ современные ㅤ контролы ㅤ и ㅤ т.д. ㅤ Наличие
высокоуровневых ㅤ классов ㅤ и ㅤ более ㅤ мягкое ㅤ отношение ㅤ к ㅤ выделяемым
ресурсам ㅤ позволяет ㅤ сократить ㅤ время ㅤ разработки ㅤ при ㅤ том ㅤ же ㅤ качестве.

В ㅤ настоящее ㅤ время ㅤ на ㅤ рынке ㅤ существует ㅤ множество ㅤ средств
разработки ㅤ программного ㅤ обеспечения. ㅤ При ㅤ выборе ㅤ следует ㅤ учитывать
доступность, ㅤ удобство, ㅤ сложность ㅤ реализации ㅤ требуемых ㅤ функций, ㅤ время,
требуемое ㅤ на ㅤ разработку ㅤ программы. ㅤ Создаваемая ㅤ программа ㅤ должна
иметь ㅤ пользовательский ㅤ интерфейс, ㅤ средства ㅤ связи ㅤ по ㅤ сети, ㅤ средства
работы ㅤ с ㅤ файлами ㅤ различных ㅤ форматов, ㅤ возможность ㅤ подключать
сторонние ㅤ библиотеки. ㅤ К ㅤ таким ㅤ продуктам ㅤ можно ㅤ отнести, ㅤ например:

· ㅤ Microsoft ㅤ Visual ㅤ Studio ㅤ – ㅤ интегрированная ㅤ среда ㅤ разработки,
которая ㅤ позволяет ㅤ вести ㅤ разработку ㅤ на ㅤ языках ㅤ C, ㅤ C++ ㅤ и ㅤ языках ㅤ .Net ㅤ таких
как ㅤ Visual ㅤ C#, ㅤ Visual ㅤ C++/CLI, ㅤ Visual ㅤ J#, ㅤ Visual ㅤ Basic ㅤ .Net

· ㅤ Embarcadero ㅤ C++Builder ㅤ 2010- ㅤ интегрированная ㅤ среда
разработки ㅤ которая ㅤ позволяет ㅤ создавать ㅤ программное ㅤ обеспечение ㅤ на
языке ㅤ С++.

· ㅤ Qt ㅤ Designer ㅤ –интегрированная ㅤ среда ㅤ разработки, ㅤ которая
позволяет ㅤ создавать ㅤ программное ㅤ обеспечение ㅤ на ㅤ таких ㅤ языках
программирования ㅤ как ㅤ С++, ㅤ Java, ㅤ PHP, ㅤ Ruby ㅤ и ㅤ т.д.

Большинство ㅤ сред ㅤ и ㅤ языков, ㅤ которые ㅤ эти ㅤ среды ㅤ поддерживают,
удовлетворяют ㅤ требованиям, ㅤ предъявляемым ㅤ к ㅤ средству ㅤ разработки,
однако ㅤ на ㅤ качество ㅤ и ㅤ скорость ㅤ разработки ㅤ существенно ㅤ влияет ㅤ степень
владения ㅤ разработчиком ㅤ тем ㅤ или ㅤ иным ㅤ языком ㅤ программирования.

Для ㅤ выбора ㅤ системы ㅤ был ㅤ проведен ㅤ анализ ㅤ доступных ㅤ средств
реализации, ㅤ так ㅤ или ㅤ иначе ㅤ отвечающий ㅤ всем ㅤ требованиям ㅤ к ㅤ разработке.

Таблица ㅤ 3 ㅤ - ㅤ Список ㅤ языков ㅤ программирования ㅤ в ㅤ зависимости ㅤ от
среды ㅤ разработки

Среда ㅤ разработки ㅤ	Язык ㅤ программирования
Embarcadero ㅤ	Delphi
Qt ㅤ Designer ㅤ	С++
Visual ㅤ Studio ㅤ	C++
CMS ㅤ Drupal ㅤ	PHP

Сравнительная ㅤ таблица ㅤ инструментария ㅤ лучше ㅤ помогает ㅤ определить
среду ㅤ разработки ㅤ (Таблица ㅤ 4).

Таблица ㅤ 4 ㅤ - ㅤ Сравнительная ㅤ таблица ㅤ характеристик ㅤ предполагаемых
инструментов ㅤ реализации

Критерий ㅤ	Delphi ㅤ	Qt ㅤ	Visual Studio	Drupal
Возможность ㅤ работы ㅤ с базами ㅤ данных ㅤ	+ ㅤ	+ ㅤ	+ ㅤ	+
Кроссплатформенность ㅤ	- ㅤ	+ ㅤ	- ㅤ	+
Необходимость стороннего ㅤ сервера	- ㅤ	- ㅤ	- ㅤ	+
Наличие ㅤ собственного компилятора	+ ㅤ	- ㅤ	+ ㅤ	-	+ ㅤ	- ㅤ	+ ㅤ	-

В ㅤ качестве ㅤ системы ㅤ разработки ㅤ программы ㅤ для ㅤ ЭВМ ㅤ выбран
программный ㅤ продукт ㅤ Embarcadero, ㅤ позволяющий ㅤ создать ㅤ приложение ㅤ на
языке ㅤ программирования ㅤ Delphi ㅤ с ㅤ использованием ㅤ библиотеки
компонентов.

В ㅤ настоящее ㅤ время ㅤ одной ㅤ из ㅤ наиболее ㅤ распространенных ㅤ СУБД
является ㅤ Microsoft ㅤ Access ㅤ 2010, ㅤ которая ㅤ предоставляет ㅤ большие
возможности ㅤ и ㅤ колоссальное ㅤ удобство, ㅤ это ㅤ приложение ㅤ позволит
эффективно ㅤ работать ㅤ даже ㅤ в ㅤ случае, ㅤ если ㅤ вы ㅤ не ㅤ являетесь ㅤ серьезным
специалистом ㅤ по ㅤ работе ㅤ с ㅤ базами ㅤ данных. ㅤ Благодаря ㅤ большому
количеству ㅤ грамотно ㅤ разработанных ㅤ шаблонов, ㅤ работа ㅤ в ㅤ Access ㅤ удобна ㅤ в
использовании ㅤ даже ㅤ при ㅤ большом ㅤ объеме. ㅤ СУБД ㅤ Access ㅤ позволяет
создавать ㅤ БД ㅤ различного ㅤ объема, ㅤ с ㅤ которыми ㅤ работают ㅤ в ㅤ монопольном
режиме ㅤ или ㅤ режиме ㅤ коллективного ㅤ доступа. ㅤ Совершенно ㅤ новое
представление ㅤ Microsoft ㅤ Office ㅤ Backstage ㅤ позволяет ㅤ с ㅤ максимальным
эффектом ㅤ управлять ㅤ базами ㅤ данных ㅤ при ㅤ удобном ㅤ доступе ㅤ и ㅤ эффективно
управлять ㅤ ходом ㅤ работы.

Обновленный ㅤ конструктор ㅤ макросов ㅤ теперь ㅤ упрощает ㅤ значительно
разработку ㅤ сложных ㅤ логических ㅤ выражений ㅤ и ㅤ делает ㅤ это ㅤ интуитивно
понятным ㅤ для ㅤ любого ㅤ опытного ㅤ разработчика, ㅤ позволяет ㅤ очень ㅤ легко ㅤ и
быстро ㅤ объединять ㅤ данные ㅤ и ㅤ повысить ㅤ качество ㅤ работы. ㅤ Теперь
непосредственно ㅤ в ㅤ разрабатываемые ㅤ проекты ㅤ можно ㅤ подключать ㅤ данные
веб-служб, ㅤ а ㅤ также ㅤ SharePoint ㅤ 2010 ㅤ Business ㅤ Connectivity ㅤ Services,
появляется ㅤ возможность ㅤ для ㅤ импорта ㅤ данных ㅤ из ㅤ различных ㅤ внешних
источников ㅤ (Excel, ㅤ Outlook, ㅤ SQL ㅤ Server ㅤ и ㅤ других ㅤ приложений ㅤ пакета
программ ㅤ Microsoft) ㅤ и ㅤ создания ㅤ связи ㅤ с ㅤ ними. ㅤ При ㅤ сборе ㅤ или ㅤ отправке
данных ㅤ по ㅤ электронной ㅤ почте ㅤ сервер ㅤ теперь ㅤ не ㅤ понадобится.

Способы ㅤ доступа ㅤ к ㅤ базам ㅤ данных ㅤ теперь ㅤ выходят ㅤ на ㅤ качественно
новый ㅤ уровень, ㅤ благодаря ㅤ интегрированию ㅤ в ㅤ Access ㅤ приложения
SharePoint ㅤ Server ㅤ 2010, ㅤ что ㅤ отныне ㅤ позволит ㅤ размещать ㅤ базы ㅤ данных ㅤ при
помощи ㅤ новой ㅤ технологии ㅤ веб-баз ㅤ данных. ㅤ Эта ㅤ функция ㅤ будет ㅤ очень
кстати ㅤ и ㅤ для ㅤ тех, ㅤ кто ㅤ занимается ㅤ веб-разработками, ㅤ так ㅤ как ㅤ с ㅤ помощью
этого ㅤ приложения ㅤ опубликовать ㅤ базу ㅤ данных ㅤ на ㅤ сайте ㅤ не ㅤ составит
большого ㅤ труда. ㅤ Теперь ㅤ удобнее ㅤ будет ㅤ использовать ㅤ базы ㅤ данных
совместно. ㅤ Можно ㅤ будет ㅤ к ㅤ ним ㅤ не ㅤ только ㅤ обращаться, ㅤ но ㅤ и ㅤ вносить
коррективы ㅤ непосредственно ㅤ через ㅤ Интернет. ㅤ А ㅤ пользователи, ㅤ у ㅤ которых
не ㅤ установлено ㅤ приложение ㅤ Access, ㅤ все ㅤ равно ㅤ смогут ㅤ открыть ㅤ веб-формы
или ㅤ отчеты ㅤ через ㅤ браузер. ㅤ При ㅤ этом ㅤ вносимые ㅤ изменения
синхронизируются ㅤ автоматически. ㅤ Accessимеет ㅤ характерный ㅤ для ㅤ всех
приложений ㅤ Microsoft ㅤ Windows ㅤ удобный ㅤ графический ㅤ интерфейс,
ориентированный ㅤ на ㅤ комфортную ㅤ работу ㅤ пользователя.

Из ㅤ всего ㅤ вышеперечисленного ㅤ оптимальным ㅤ средством
проектирования ㅤ базы ㅤ данных ㅤ выбрано ㅤ Microsoft ㅤ Access ㅤ 2010. ㅤ Microsoft
Access ㅤ 2010 ㅤ является ㅤ сетевой, ㅤ и ㅤ с ㅤ помощью ㅤ нее ㅤ можно ㅤ без ㅤ проблем ㅤ создать
приложение, ㅤ в ㅤ котором ㅤ будут ㅤ работать ㅤ несколько ㅤ пользователей. ㅤ Тем
более ㅤ в ㅤ дальнейшем ㅤ планируется ㅤ создавать ㅤ большой ㅤ автоматизированный
комплекс ㅤ с ㅤ разделением ㅤ прав ㅤ доступа ㅤ пользователей. ㅤ Поэтому ㅤ однозначно
выбор ㅤ стоит ㅤ за ㅤ Microsoft ㅤ Access ㅤ 2010. ㅤ Microsoft ㅤ Access ㅤ 2010 ㅤ же
удовлетворяет ㅤ всем ㅤ потребностям ㅤ проектирования ㅤ физической ㅤ модели
данных, ㅤ поэтому ㅤ выбираем ㅤ эту ㅤ базу ㅤ данных.

2.5 ㅤ АЛГОРИТМ ㅤ РАБОТЫ ㅤ ИЛИ ㅤ КОНЦЕПТУАЛЬНАЯ ㅤ МОДЕЛЬ

В ㅤ качестве ㅤ информационной ㅤ модели ㅤ ИС ㅤ разработаем ㅤ ER-диаграмму
используемой ㅤ базы ㅤ данных.

В ㅤ разрабатываемой ㅤ ИС ㅤ необходимо ㅤ учесть ㅤ следующие ㅤ сущности ㅤ с
реквизитами:

1. ㅤ Пользователи

2. ㅤ Документы

3. ㅤ Действия ㅤ над ㅤ документами

4. ㅤ Папки

5. ㅤ Файлы

6. ㅤ Отдел

Информационная ㅤ модель ㅤ базы ㅤ данных ㅤ представлена ㅤ на ㅤ Рисунке ㅤ 19.

Рисунок ㅤ 19 ㅤ - ㅤ Схема ㅤ базы ㅤ данных

2.6 ㅤ ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ㅤ ОБОСНОВАНИЕ

Характеристика ㅤ выпускной ㅤ работы

В ㅤ экономической ㅤ части ㅤ выпускной ㅤ работы ㅤ представлено ㅤ экономическое ㅤ обоснование ㅤ выпускной ㅤ квалификационной ㅤ работы ㅤ «Разработка ㅤ элементов ㅤ информационной ㅤ системы ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ компании ㅤ «Геотест»».

Целью ㅤ данной ㅤ части ㅤ выпускной ㅤ работы ㅤ является ㅤ определение ㅤ трудоемкости ㅤ выпускной ㅤ квалификационной ㅤ работы, ㅤ построение ㅤ линейного ㅤ графика ㅤ выполнения ㅤ выпускной ㅤ работы, ㅤ оценка ㅤ удельного ㅤ веса ㅤ творческого ㅤ труда ㅤ по ㅤ этапам ㅤ научно-исследовательской ㅤ работы ㅤ (выпускной ㅤ работы), ㅤ расчет ㅤ себестоимости ㅤ выпускной ㅤ работы, ㅤ определение ㅤ прибыли ㅤ и ㅤ договорной ㅤ цены ㅤ выпускной ㅤ работы, ㅤ оценка ㅤ научной ㅤ и ㅤ научно-технической ㅤ результативности ㅤ работы.

Определение ㅤ трудоемкости ㅤ выпускной ㅤ работы

Разобьем ㅤ процесс ㅤ выпускной ㅤ работы ㅤ на ㅤ этапы ㅤ по ㅤ каждому ㅤ виду ㅤ работ ㅤ и ㅤ определим ㅤ ожидаемую ㅤ трудоёмкость ㅤ выполнения ㅤ каждого ㅤ вида ㅤ работ. ㅤ На ㅤ каждом ㅤ этапе ㅤ проведения ㅤ выпускной ㅤ работы ㅤ по ㅤ каждому ㅤ виду ㅤ работ ㅤ определяется ㅤ уровень ㅤ квалификации ㅤ исполнителей ㅤ (таблица ㅤ ).

Исполнители ㅤ выпускной ㅤ работы:

- дипломный ㅤ руководитель ㅤ (д. ㅤ р.);

- консультант ㅤ по ㅤ экономической ㅤ части ㅤ (к. ㅤ э. ㅤ ч.);

- студент ㅤ (ст.).

Таблица   ㅤ Распределение ㅤ работ ㅤ ^[1]

Этап ㅤ проведения ㅤ выпускной ㅤ работы	№ ㅤ п.п.	Вид ㅤ работы	Должность ㅤ исполнителя
Этап ㅤ разработки ㅤ выпускной ㅤ работы	1	Выбор ㅤ темы ㅤ выпускной ㅤ работы	д. ㅤ р., ㅤ ст.
	2	Разработка ㅤ и ㅤ утверждение ㅤ структуры ㅤ выпускной ㅤ работы	д. ㅤ р.
	3	Подбор ㅤ и ㅤ изучение ㅤ литературы ㅤ по ㅤ теме: ㅤ «Разработка ㅤ элементов ㅤ информационной ㅤ системы ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ компании ㅤ «Геотест»	ст.
	4	Составление ㅤ аналитического ㅤ обзора ㅤ по ㅤ разработке ㅤ темы ㅤ выпускной ㅤ работы.	ст.
Научно-исследовательский ㅤ этап	5	Оформление ㅤ теоретической ㅤ части ㅤ выпускной ㅤ работы	ст.
	6	Исследование ㅤ характеристик ㅤ объекта ㅤ выпускной ㅤ работы	д. ㅤ р., ㅤ ст.
	7	Описание ㅤ полной ㅤ модели ㅤ объекта ㅤ выпускной ㅤ работы	ст.
	8	Построение ㅤ моделей ㅤ бизнес-процессов ㅤ	ст.
	9	Построение ㅤ алгоритма ㅤ реализации ㅤ расчётов	ст.
	10	Реализация ㅤ подсистемы ㅤ в ㅤ выбранном ㅤ приложении	д. ㅤ р., ㅤ ст.
	11	Оформление ㅤ подраздела ㅤ «Экономическое ㅤ обоснование»	к. ㅤ э. ㅤ ч., ㅤ ст.
	12	Оформление ㅤ практической ㅤ части ㅤ выпускной ㅤ работы	ст.
	13	Обработка ㅤ полученной ㅤ информации ㅤ и ㅤ обсуждение ㅤ результатов	д. ㅤ р., ㅤ ст.

Продолжение ㅤ таблицы ㅤ ^[2]

Результативно-обобщающий ㅤ этап	14	Оформление ㅤ отчета ㅤ и ㅤ составление ㅤ выводов ㅤ о ㅤ проделанной ㅤ работе	д. ㅤ р., ㅤ ст.
	15	Оформление ㅤ графической ㅤ части ㅤ выпускной ㅤ работы	ст.
	16	Обобщение ㅤ и ㅤ рассмотрение ㅤ результатов ㅤ проведенной ㅤ выпускной ㅤ работы ㅤ и ㅤ принятие ㅤ работы ㅤ в ㅤ целом	д. ㅤ р., ㅤ ст.

Сроки ㅤ выполнения ㅤ выпускной ㅤ работы

Срок ㅤ выполнения ㅤ выпускной ㅤ работы ㅤ определяется ㅤ по ㅤ сумме ㅤ длительности ㅤ этапов, ㅤ которые ㅤ оцениваются ㅤ экспертным ㅤ путем ㅤ в ㅤ человеко-днях ㅤ (чел.-дн.).

По ㅤ этим ㅤ величинам ㅤ оценивают ㅤ ожидаемую ㅤ трудоемкость ㅤ Т, ㅤ которая ㅤ определяется ㅤ формулой ㅤ 1:

                                (1)

где  ㅤ – ㅤ минимально ㅤ допустимая ㅤ трудоемкость, ㅤ чел.-дн.;

 ㅤ – ㅤ максимально ㅤ возможная ㅤ трудоемкость, ㅤ чел.-дн.;

 ㅤ – ㅤ наиболее ㅤ вероятная ㅤ трудоемкость, ㅤ чел.-дн.

Дисперсию ㅤ трудоемкости ㅤ определяют ㅤ по ㅤ формуле ㅤ 2:

 ㅤ                       ㅤ         (2)

В ㅤ таблице  ㅤ рассчитана ㅤ трудоемкость ㅤ отдельных ㅤ видов ㅤ работ.

Таблица  ㅤ - ㅤ Оценка ㅤ трудоемкости ㅤ отдельных ㅤ видов ㅤ работ^[3]

№ ㅤ п/п	Виды ㅤ работ	Оценка ㅤ трудоемкости	Трудоёмкость, ㅤ чел.–дн., ㅤ Т		Дисперсия ㅤ трудоёмкости,
		tmin	tmax	t’
1	Выбор ㅤ темы ㅤ выпускной ㅤ работы	1	6	4	4	0.69
2	Разработка ㅤ и ㅤ утверждение ㅤ структуры ㅤ выпускной ㅤ работы	1	3	2	2	0.11
3	Подбор ㅤ и ㅤ изучение ㅤ литературы ㅤ по ㅤ теме: ㅤ «Разработка ㅤ элементов ㅤ информационной ㅤ системы ㅤ для ㅤ поддержки ㅤ образовательного ㅤ процесса»»	9	12	10	10	0.25
4	Составление ㅤ аналитического ㅤ обзора ㅤ по ㅤ разработке ㅤ темы ㅤ выпускной ㅤ работы	3	5	4	4	0.11
5	Оформление ㅤ теоретической ㅤ части ㅤ выпускной ㅤ работы	7	12	9	9	0.69
6	Исследование ㅤ характеристик ㅤ объекта ㅤ выпускной ㅤ работы	5	7	6	6	0.11
7	Описание ㅤ полной ㅤ модели ㅤ объекта ㅤ выпускной ㅤ работы	3	8	6	6	0.69
8	Построение ㅤ моделей ㅤ бизнес-процессов ㅤ	8	13	11	11	0.69
9	Построение ㅤ алгоритма ㅤ реализации ㅤ расчётов	7	12	9	9	0.69
10	Реализация ㅤ подсистемы ㅤ в ㅤ выбранном ㅤ приложении	10	14	12	12	0.44
11	Оформление ㅤ подраздела ㅤ «Экономическое ㅤ обоснование»	5	7	6	6	0.11
12	Оформление ㅤ практической ㅤ части ㅤ выпускной ㅤ работы	7	12	10	10	0.69
13	Обработка ㅤ полученной ㅤ информации ㅤ и ㅤ обсуждение ㅤ результатов	7	9	8	8	0.11

Продолжение ㅤ таблицы ㅤ 5^[4]

14	Оформление ㅤ отчета ㅤ и ㅤ составление ㅤ выводов ㅤ о ㅤ проделанной ㅤ работе	9	12	10	10	0.25
15	Оформление ㅤ графической ㅤ части ㅤ выпускной ㅤ работы	3	6	5	5	0.25
16	Обобщение ㅤ и ㅤ рассмотрение ㅤ результатов ㅤ проведенной ㅤ выпускной ㅤ работы ㅤ и ㅤ принятие ㅤ работы ㅤ в ㅤ целом	6	9	8	8	0,25

Длительность ㅤ каждой ㅤ работы ㅤ в ㅤ днях ㅤ определяется ㅤ по ㅤ формуле ㅤ 3:

,                                                               (3)

где ㅤ Т_і ㅤ – ㅤ трудоемкость ㅤ работ, ㅤ чел.-дн.;

r_i ㅤ – ㅤ число ㅤ исполнителей, ㅤ чел.

Распределение ㅤ видов ㅤ работ ㅤ по ㅤ подразделениям, ㅤ должностям ㅤ исполнителей, ㅤ трудоемкости ㅤ и ㅤ продолжительности ㅤ приведены ㅤ в ㅤ таблице ㅤ .

Таблица  ㅤ - ㅤ Данные ㅤ для ㅤ построения ㅤ линейного ㅤ графика^[5]

№ ㅤ п.п.	Подразделение ㅤ исполнитель	Должности ㅤ исполнителей	Трудоёмкость, ㅤ чел.-дн., ㅤ T	Количество ㅤ людей	Длительность, ㅤ дн.
1	АСиПР	д. ㅤ р., ㅤ ст.	4	2	2
2	АСиПР	д. ㅤ р.	2	1	2
3	АСиПР	ст.	10	1	10
4	АСиПР	ст.	4	1	4
5	АСиПР	ст.	9	1	9
6	АСиПР	д. ㅤ р., ㅤ ст.	6	2	3
7	АСиПР	ст.	6	1	6
8	АСиПР	ст.	11	1	11
9	АСиПР	ст.	9	1	9
10	АСиПР	д. ㅤ р., ㅤ ст.	12	2	6
11	АСиПР	к. ㅤ э. ㅤ ч., ㅤ ст.	6	2	3
12	АСиПР	ст.	10	1	10
13	АСиПР	д. ㅤ р., ㅤ ст.	8	2	4

Продолжение ㅤ таблицы ㅤ 6^[6]

14	АСиПР	д. ㅤ р., ㅤ ст.	10	2	5
15	АСиПР	ст.	5	1	5
16	АСиПР	д. ㅤ р., ㅤ ст.	8	2	4
	Итого		120		93

За ㅤ счёт ㅤ увеличения ㅤ числа ㅤ исполнителей ㅤ и ㅤ выполнения ㅤ одновременно ㅤ нескольких ㅤ видов ㅤ работ ㅤ возможно ㅤ сокращение ㅤ длительности ㅤ выполнения ㅤ выпускной ㅤ работы ㅤ до ㅤ 93 ㅤ дней.

Оценка ㅤ удельного ㅤ веса ㅤ творческого ㅤ труда ㅤ по ㅤ этапам ㅤ выпускной ㅤ работы

Творческий ㅤ труд ㅤ представляет ㅤ собой ㅤ значимую ㅤ частью ㅤ научного ㅤ прогресса, ㅤ результатом ㅤ его ㅤ становятся ㅤ новые ㅤ знания, ㅤ а ㅤ также ㅤ развитие ㅤ новаторских ㅤ идей.

Осуществим ㅤ оценку ㅤ удельного ㅤ веса ㅤ творческого ㅤ труда ㅤ (в ㅤ процентах ㅤ к ㅤ общей ㅤ трудоёмкости) ㅤ по ㅤ следующих ㅤ стадиях ㅤ выпускной ㅤ работы ㅤ (рисунок ㅤ ):

1)   выбор ㅤ темы ㅤ выпускной ㅤ работы ㅤ - ㅤ 3%;

2)   разработка ㅤ структуры ㅤ выпускной ㅤ работы ㅤ - ㅤ 8%;

3)   аналитический ㅤ обзор ㅤ литературы ㅤ - ㅤ 19%;

4)   теоретическое ㅤ исследование ㅤ - ㅤ 10%;

5)   разработка ㅤ экспериментальной ㅤ части ㅤ - ㅤ 12%;

6)   практическое ㅤ исследование ㅤ - ㅤ 17%;

7)   выводы ㅤ по ㅤ проделанной ㅤ работе-6%;

8)   оформление ㅤ и ㅤ защита ㅤ работы ㅤ - ㅤ 25%.

Рисунок  ㅤ - ㅤ Оценка ㅤ удельного ㅤ веса ㅤ творческого ㅤ труда ㅤ по ㅤ этапам ㅤ выпускной ㅤ работы^[7]

Расчет ㅤ себестоимости ㅤ выпускной ㅤ работы

Расчет ㅤ себестоимости ㅤ проводят ㅤ по ㅤ тем ㅤ расходам, ㅤ которые ㅤ были ㅤ сделаны ㅤ при ㅤ проведении ㅤ выпускной ㅤ работы. ㅤ Затраты ㅤ на ㅤ проведение ㅤ выпускной ㅤ работы ㅤ относятся ㅤ к ㅤ предпроизводственным ㅤ затратам ㅤ – ㅤ это ㅤ одноразовые ㅤ затраты ㅤ на ㅤ все ㅤ работы, ㅤ которые ㅤ выполняют ㅤ исполнители ㅤ выпускной ㅤ работы.

Затраты ㅤ определяются ㅤ путем ㅤ сложения ㅤ статей ㅤ калькуляции ㅤ себестоимости: ㅤ материалы, ㅤ спецоборудование ㅤ для ㅤ научных ㅤ и ㅤ экспериментальных ㅤ работ, ㅤ заработная ㅤ плата, ㅤ начисление ㅤ на ㅤ фонд ㅤ оплаты ㅤ труда, ㅤ затраты ㅤ на ㅤ работы, ㅤ которые ㅤ выполняются ㅤ другими ㅤ организациями; ㅤ другие ㅤ прямые ㅤ затраты; ㅤ накладные ㅤ расходы ㅤ (таблица ㅤ ).

Таблица  ㅤ - ㅤ Расчет ㅤ расходов ㅤ по ㅤ статье ㅤ «Материалы»^[8]

Материалы ㅤ и ㅤ другие ㅤ материальные ㅤ ресурсы	Единица ㅤ измерений	Цена, ㅤ руб.	Сумма, ㅤ руб.
Электроэнергия	КВт×ч	450	3	1350
Принтер	шт.	1	5000	5000
Картридж ㅤ для ㅤ принтера	шт.	4	800	3200

Продолжение ㅤ таблицы ㅤ 7^[9]

Ручка	шт.	1	10	10
Лист ㅤ бумаги	шт.	200	0,6	120
Ноутбук	шт.	1	22000	22000
Скоросшиватель	шт.	1	10	10
Маркер	шт.	1	40	40
Дырокол	шт.	1	150	150
Всего:				31880

Статья ㅤ калькуляции ㅤ «Основная ㅤ заработная ㅤ плата» ㅤ включает ㅤ основную ㅤ заработную ㅤ плату ㅤ научных ㅤ работников, ㅤ которые ㅤ заняты ㅤ в ㅤ написании ㅤ выпускной ㅤ работы.

Первоначальными ㅤ данными ㅤ для ㅤ расчета ㅤ являются: ㅤ трудоемкость ㅤ отдельных ㅤ видов ㅤ работ ㅤ по ㅤ всем ㅤ категориям ㅤ исполнителей.

Фонд ㅤ основной ㅤ заработной ㅤ платы ㅤ определяется ㅤ по ㅤ формуле ㅤ 4:

,                                           (4)

где ㅤ Ст_тар ㅤ – ㅤ дневная ㅤ тарифная ㅤ ставка, ㅤ руб.;

N_дн ㅤ – ㅤ количество ㅤ отработанных ㅤ дней.

Тарифная ㅤ ставка ㅤ дипломного ㅤ руководителя ㅤ в ㅤ месяц ㅤ составляет ㅤ 22000 ㅤ руб., ㅤ консультанта ㅤ по ㅤ экономической ㅤ части ㅤ – ㅤ 22000 ㅤ руб.

Тарифная ㅤ ставка ㅤ в ㅤ день ㅤ дипломного ㅤ руководителя ㅤ и ㅤ консультанта ㅤ по ㅤ экономической ㅤ части ㅤ составляет ㅤ 1100 ㅤ руб ㅤ (таблица ㅤ ).

Таблица  ㅤ - ㅤ Расчет ㅤ основной ㅤ заработной ㅤ платы^[10] ㅤ ШРИФТЫ!!!!!

№ ㅤ работы	Трудоёмкость		Дневная ㅤ ставка		Основная ㅤ ЗП
	д. ㅤ р.	к. ㅤ э. ㅤ ч.	д. ㅤ р.	к. ㅤ э. ㅤ ч.	д. ㅤ р.	к. ㅤ э. ㅤ ч.
1	4		1100		4400
2	2		1100		2200
3
4
5
6	6		1100		6600
7
8
9
10	12		1100		13200
11		6		1100		6600
12
13	8		1100		8800
14	10		1100		11000
15
16	8		1100		8800
Всего:					55000	6600
Итого:					61600

К ㅤ дополнительной ㅤ заработной ㅤ плате ㅤ (ДЗП) ㅤ относятся ㅤ выплаты ㅤ за ㅤ нетрудовое ㅤ время: ㅤ дежурные ㅤ и ㅤ дополнительные ㅤ отпуска, ㅤ исполнение ㅤ государственных ㅤ обязанностей, ㅤ выплаты ㅤ за ㅤ выслугу ㅤ лет ㅤ и т. п. ㅤ ДЗП ㅤ для ㅤ работников ㅤ научных ㅤ учреждений ㅤ составляет ㅤ 10 % ㅤ от ㅤ ОЗП ㅤ и ㅤ равно ㅤ (формула ㅤ 5):

                               (5)

Отчисления ㅤ на ㅤ фонд ㅤ оплаты ㅤ труда ㅤ (ФОТ) ㅤ (отчисления ㅤ на ㅤ социальное ㅤ страхование ㅤ (ОСС)) ㅤ определяются ㅤ по ㅤ формулам ㅤ 6,7:

                                  (6)

,                                             (7)

где – ㅤ норматив ㅤ страховых ㅤ взносов ㅤ во ㅤ внебюджетные ㅤ фонды, ㅤ равен ㅤ 30 % ㅤ от ㅤ ФОТ. ㅤ Тогда:

Накладные ㅤ затраты ㅤ Р_нак ㅤ включают ㅤ в ㅤ себя ㅤ затраты ㅤ на ㅤ электроэнергию, ㅤ управление ㅤ и ㅤ хозяйственное ㅤ обслуживание, ㅤ заработную ㅤ плату ㅤ аппарата ㅤ управления ㅤ и ㅤ общехозяйственных ㅤ служб, ㅤ служебные ㅤ командировки, ㅤ затраты ㅤ на ㅤ содержание ㅤ и ㅤ ремонт ㅤ домов, ㅤ строений, ㅤ оборудования, ㅤ амортизационные ㅤ отчисления, ㅤ на ㅤ их ㅤ полное ㅤ обновление ㅤ и ㅤ капитальный ㅤ ремонт, ㅤ затраты ㅤ на ㅤ охрану ㅤ труда ㅤ и т. д. ㅤ (формула ㅤ 8):

,                                         (8)

где ㅤ N_нак ㅤ – ㅤ накладные ㅤ расходы, ㅤ %.

В ㅤ научных ㅤ учреждениях ㅤ накладные ㅤ затраты ㅤ N_нак ㅤ составляют ㅤ 45 % ㅤ от ㅤ фонда ㅤ оплаты ㅤ труда ㅤ (ФОТ) ㅤ (формула ㅤ 9):

Прочие ㅤ расходы ㅤ и ㅤ налоговые ㅤ отчисления ㅤ включают ㅤ в ㅤ себя ㅤ затраты, ㅤ не ㅤ попадающие ㅤ под ㅤ перечисленные ㅤ выше ㅤ пункты ㅤ (непредвиденные ㅤ расходы):

На ㅤ основании ㅤ полученных ㅤ данных ㅤ по ㅤ отдельным ㅤ статьям ㅤ составляем ㅤ калькуляцию ㅤ плановой ㅤ себестоимости ㅤ выпускной ㅤ работы ㅤ (таблица ㅤ ).

Таблица  ㅤ - ㅤ Калькуляция ㅤ себестоимости ㅤ проведения ㅤ выпускной ㅤ работы^[11]

Статья ㅤ затрат		Сумма, ㅤ руб
Материалы		31880
Основная ㅤ заработная ㅤ плата		61600
Дополнительная ㅤ заработная ㅤ плата		6160
Начисления ㅤ на ㅤ фонд ㅤ оплаты ㅤ труда		20328
Накладные ㅤ расходы	30492
Прочие ㅤ налоги ㅤ и ㅤ отчисления		860
Всего:		151320

Определение ㅤ прибыли ㅤ и ㅤ нижней ㅤ границы ㅤ договорной ㅤ цены ㅤ выпускной ㅤ работы

Договорная ㅤ цена ㅤ должна ㅤ обеспечить ㅤ получение ㅤ прибыли, ㅤ которая ㅤ будет ㅤ достаточна ㅤ для ㅤ пополнения ㅤ фондов ㅤ производства, ㅤ для ㅤ оплаты ㅤ за ㅤ трудовые ㅤ и ㅤ природные ㅤ ресурсы ㅤ по ㅤ утвержденным ㅤ экономическим ㅤ нормативам.

Договорная ㅤ цена ㅤ работы ㅤ определяется ㅤ по ㅤ формуле ㅤ 9:

,                                    (9)

где ㅤ С ㅤ – ㅤ плановая ㅤ себестоимость ㅤ выпускной ㅤ работы, ㅤ руб.;

N_k ㅤ – ㅤ рентабельность ㅤ (нижняя ㅤ граница), ㅤ %; ㅤ составляет ㅤ 10 % ㅤ от ㅤ ФОТ.

k_доп. ㅤ – ㅤ коэффициент, ㅤ учитывающий ㅤ зарплату ㅤ обслуживающих ㅤ и ㅤ управленческих ㅤ подразделений, ㅤ который ㅤ вычисляется ㅤ как ㅤ отношение ㅤ ФОТ ㅤ общего ㅤ по ㅤ организации ㅤ (ФОТ_общ) ㅤ и ㅤ ФОТ ㅤ подразделений ㅤ (ФОТ_нир), ㅤ участвующих ㅤ в ㅤ выпускной ㅤ работы ㅤ (k_доп=1,1).

Запланированная ㅤ прибыль ㅤ вычисляется ㅤ по ㅤ формуле ㅤ 10:

,                                                        ㅤ (10)

где ㅤ Ц ㅤ – ㅤ договорная ㅤ цена ㅤ (нижняя ㅤ граница) ㅤ выпускной ㅤ работы, ㅤ руб.;

С ㅤ – ㅤ плановая ㅤ себестоимость ㅤ выпускной ㅤ работы, ㅤ руб.

Отпускная ㅤ цена ㅤ выпускной ㅤ работы ㅤ с ㅤ учетом ㅤ НДС ㅤ (18 %), ㅤ руб. ㅤ (формула ㅤ 11):

               ㅤ (11)

Оценка ㅤ научной ㅤ и ㅤ научно-технической ㅤ результативности ㅤ работы

Результатом ㅤ выполнения ㅤ выпускной ㅤ работы ㅤ является ㅤ достижение ㅤ определённого ㅤ научно-технического ㅤ эффекта. ㅤ Научно-технический ㅤ эффект ㅤ характеризует ㅤ возможность ㅤ использования ㅤ результатов ㅤ в ㅤ других ㅤ выпускной ㅤ работы ㅤ или ㅤ ОКР ㅤ и ㅤ обеспечивает ㅤ получение ㅤ информации ㅤ для ㅤ создания ㅤ новой ㅤ техники. ㅤ Экономический ㅤ эффект ㅤ характеризуется ㅤ экономией ㅤ труда ㅤ в ㅤ общественном ㅤ производстве, ㅤ которая ㅤ получена ㅤ благодаря ㅤ выпускной ㅤ работе.

Получение ㅤ количественной ㅤ оценки ㅤ результативности ㅤ выпускной ㅤ работы ㅤ является ㅤ достаточно ㅤ сложной ㅤ задачей. ㅤ Количественную ㅤ оценку ㅤ получают ㅤ путём ㅤ расчёта ㅤ научной ㅤ результативности, ㅤ научно ㅤ – ㅤ технического ㅤ эффекта. ㅤ Качественный ㅤ анализ ㅤ возможных ㅤ видов ㅤ эффектов ㅤ научно-исследовательской ㅤ работы ㅤ базируется ㅤ на ㅤ сопоставлении ㅤ преимуществ ㅤ и ㅤ недостатков ㅤ полученных ㅤ результатов ㅤ в ㅤ порядковой ㅤ шкале ㅤ измерений ㅤ («больше-меньше», ㅤ «лучше-хуже» ㅤ и ㅤ др.).

Оценка ㅤ научной ㅤ и ㅤ научно-технической ㅤ результативности ㅤ выпускной ㅤ работы ㅤ проводится ㅤ с ㅤ помощью ㅤ коэффициентов ㅤ (формулы ㅤ 12, ㅤ 13):

,  ㅤ          ㅤ                                      ㅤ (12)

,                           ㅤ                   ㅤ (13)

где , – ㅤ коэффициенты ㅤ научной ㅤ и ㅤ научно-технической ㅤ результативности;

– ㅤ коэффициент ㅤ значимости ㅤ i ㅤго ㅤ фактора ㅤ оценки;

– ㅤ коэффициент ㅤ достигнутого ㅤ уровня ㅤ i ㅤго ㅤ фактора;

n, ㅤ m ㅤ – ㅤ количество ㅤ факторов ㅤ научно-технической ㅤ результативности.

В ㅤ таблице ㅤ 10 ㅤ представлена ㅤ оценка ㅤ результативности ㅤ работы.

Таблица ㅤ 10 ㅤ - ㅤ Оценка ㅤ научной ㅤ результативности ㅤ работы^[12]

Научный ㅤ фактор	Коэффициент ㅤ значимости ㅤ фактора	Качество ㅤ фактора	Характеристика ㅤ фактора	Коэффициент ㅤ уровня
Новизна результатов	0.5	Среднее	Положительное ㅤ решение ㅤ задач ㅤ на ㅤ базе ㅤ простых ㅤ обобщений, ㅤ анализ ㅤ связей ㅤ между ㅤ факторами ㅤ распространения ㅤ известных ㅤ научных ㅤ принципов ㅤ на ㅤ новые ㅤ объекты	0.7
Глубина разработки	0.35	Среднее	Невысокая ㅤ сложность ㅤ расчетов, ㅤ проверка ㅤ на ㅤ небольшом ㅤ объеме ㅤ экспериментальных ㅤ данных	0.6
Вероятность ㅤ успеха	0.15	Малая	Задание ㅤ теоретически ㅤ и ㅤ практически ㅤ можно ㅤ выполнить, ㅤ но ㅤ успех ㅤ маловероятен	0.1

В ㅤ таблице ㅤ 10 ㅤ представлена ㅤ характеристика ㅤ факторов ㅤ и ㅤ признаков ㅤ научно-технической ㅤ результативности ㅤ выпускной ㅤ работы.

Таблица ㅤ 11 ㅤ - ㅤ Характеристика ㅤ факторов ㅤ и ㅤ признаков ㅤ научно-технической ㅤ результативности ㅤ выпускной ㅤ работы^[13]

Научно-технической ㅤ фактор	Коэффициент ㅤ значимости ㅤ фактора	Качество ㅤ фактора	Характеристика ㅤ фактора	Коэффициент ㅤ достигнутого ㅤ уровня
Перспективность ㅤ использования ㅤ результатов	0.5	Важная	Результаты ㅤ будут ㅤ использованы ㅤ в ㅤ конкретном ㅤ направлении ㅤ при ㅤ разработке ㅤ новых ㅤ технических ㅤ решений ㅤ для ㅤ повышения ㅤ общественной ㅤ продуктивности ㅤ труда	0.8
Масштаб ㅤ реализации ㅤ результатов	0,3	Отдельные ㅤ фирмы ㅤ и ㅤ предприятия	Время ㅤ реализации ㅤ - ㅤ до ㅤ 3 ㅤ лет	0,4
Завершенность ㅤ результатов	0,2	Недостаточная	Обзор, ㅤ информация	0,4

На ㅤ основании ㅤ формул ㅤ 12, ㅤ 13и ㅤ данных, ㅤ приведенных ㅤ в ㅤ таблицах ㅤ 10 ㅤ и ㅤ 11, ㅤ проведем ㅤ численный ㅤ расчет:

Степень ㅤ использования ㅤ трудовых ㅤ и ㅤ финансовых ㅤ ресурсов ㅤ при ㅤ выполнении ㅤ выпускной ㅤ работы ㅤ оцениваются ㅤ при ㅤ помощи ㅤ показателей:

- коэффициента ㅤ выполнения ㅤ работы ㅤ в ㅤ срок;

- коэффициента ㅤ эффективности ㅤ использования ㅤ трудовых ㅤ ресурсов;

- коэффициента ㅤ эффективности ㅤ использования ㅤ денежных ㅤ средств.

Перед ㅤ расчетами ㅤ определяется ㅤ экономия ㅤ по ㅤ затратам ㅤ времени ㅤ и ㅤ средств.

Коэффициент ㅤ выполнения ㅤ работы ㅤ в ㅤ срок  ㅤ рассчитываем ㅤ по ㅤ формуле ㅤ 14:

,                       ㅤ                                     (14)

где  ㅤ и  ㅤ – ㅤ фактическая ㅤ и ㅤ запланированная ㅤ длительность ㅤ выполнения ㅤ выпускной ㅤ работы, ㅤ дн.

Коэффициент ㅤ эффективности ㅤ использования ㅤ трудовых ㅤ ресурсов ㅤ определяем ㅤ по ㅤ формуле ㅤ 15:

, ㅤ       ㅤ                                                        (15)

где  ㅤ и  ㅤ – ㅤ фактическая ㅤ и ㅤ запланированная ㅤ трудоемкость ㅤ исполнения ㅤ выпускной ㅤ работы, ㅤ чел.-дн.

Коэффициент ㅤ использования ㅤ денежных ㅤ средств ㅤ найдем ㅤ по ㅤ формуле ㅤ 16:

,                              ㅤ                            (16)

где  ㅤ и  ㅤ – ㅤ фактическая ㅤ и ㅤ запланированная ㅤ себестоимость ㅤ выпускной ㅤ работы, ㅤ руб.

Экономическое ㅤ обоснование ㅤ предложенного ㅤ решения

В ㅤ данной ㅤ части ㅤ выпускной ㅤ работы ㅤ представлено ㅤ экономическое ㅤ обоснование ㅤ выпускной ㅤ работы, ㅤ которая ㅤ посвящена ㅤ разработке ㅤ элементов ㅤ информационной ㅤ системы ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ компании ㅤ «Геотест». ㅤ .

Одной ㅤ из ㅤ задач ㅤ компании ㅤ является ㅤ разработка ㅤ оборудования ㅤ и аппаратуры ㅤ для ㅤ полевых ㅤ исследований ㅤ грунтов ㅤ при ㅤ иженерно-геологических ㅤ изысканиях. ㅤ Результаты ㅤ разработки ㅤ элементов ㅤ электронного ㅤ документооборота ㅤ помогут ㅤ разработать ㅤ и ㅤ провести ㅤ мероприятия ㅤ по ㅤ повышению ㅤ качества ㅤ компании.

При ㅤ обработке ㅤ новых ㅤ входных ㅤ документов ㅤ возникают ㅤ следующие ㅤ трудности:

- возможность ㅤ появления ㅤ ошибок ㅤ при ㅤ вводе ㅤ документа;

- большое ㅤ количество ㅤ времени, ㅤ затрачиваемого ㅤ на ㅤ обработку ㅤ документа.

Причиной ㅤ перечисленных ㅤ трудностей ㅤ является ㅤ недостаточный ㅤ уровень ㅤ использования ㅤ возможностей ㅤ MS ㅤ Excel.

Внедрение ㅤ разработанного ㅤ макроса, ㅤ в ㅤ первую ㅤ очередь, ㅤ позволит ㅤ сократить ㅤ трудозатраты. ㅤ При ㅤ ручной ㅤ обработке ㅤ файла ㅤ документовед ㅤ тратит ㅤ 6 ㅤ часов, ㅤ после ㅤ внедрения ㅤ проекта ㅤ затрачиваемое ㅤ время ㅤ сократится ㅤ в ㅤ два ㅤ раза.

За ㅤ счёт ㅤ использования ㅤ макроса ㅤ количество ㅤ допускаемых ㅤ ошибок ㅤ существенно ㅤ снизится ㅤ благодаря ㅤ авоматизированной ㅤ обработке ㅤ докуменооорота.

На ㅤ рисунке  ㅤ представлены ㅤ затраты ㅤ на ㅤ реализацию ㅤ проекта ㅤ «Разработка ㅤ элементов ㅤ ИС ㅤ документооборота ㅤ компании ㅤ «Геотест»».

Рисунок ㅤ 25 ㅤ - ㅤ Затраты ㅤ на ㅤ реализацию ㅤ проекта^[14]

Затраты ㅤ на ㅤ заработную ㅤ плату ㅤ составляют ㅤ 10 ㅤ 144 ㅤ рублей, ㅤ в ㅤ данную ㅤ статью ㅤ входит ㅤ заработная ㅤ плата ㅤ трудовых ㅤ ресурсов, ㅤ дипломного ㅤ руководителя ㅤ и ㅤ документоведа, ㅤ которые ㅤ участвуют ㅤ в ㅤ задачах ㅤ на ㅤ этапах ㅤ «Подготовка ㅤ проекта», ㅤ «Анализ».  ㅤ В ㅤ данной ㅤ статья ㅤ расходов ㅤ учитывается ㅤ почасовая ㅤ оплата ㅤ труда.

Итоговые ㅤ расходы ㅤ на ㅤ заработкую ㅤ плату ㅤ включают ㅤ следующие ㅤ статьи: ㅤ взносы ㅤ во ㅤ внебюджетные ㅤ фонды, ㅤ такие ㅤ как ㅤ фонд ㅤ пенсионного ㅤ (ПФР), ㅤ медицинского ㅤ (ФФОМС) ㅤ и ㅤ социального ㅤ страхования ㅤ (ФСС), ㅤ другие ㅤ страховые ㅤ взносы ㅤ и ㅤ районный ㅤ коэффициент.

Взносы ㅤ в ㅤ пенсионный ㅤ фонд ㅤ составляют ㅤ 2 743,68 ㅤ рублей, ㅤ что ㅤ составляет ㅤ 22% ㅤ от  ㅤ заработной ㅤ платы. ㅤ Для ㅤ каждой ㅤ задачи ㅤ был ㅤ рассчитан ㅤ взнос ㅤ по ㅤ формуле: ㅤ затраты ㅤ на ㅤ з/п ㅤ для ㅤ конкретной ㅤ задачи ㅤ * ㅤ 0,22.

Взносы ㅤ в ㅤ фонд ㅤ социального ㅤ страхования ㅤ равны ㅤ 294, ㅤ 18 ㅤ рублям, ㅤ что ㅤ составляет ㅤ 2,9 ㅤ % ㅤ от ㅤ затрат ㅤ на ㅤ заработную ㅤ плату.

Было ㅤ начислено ㅤ 517,34 ㅤ рубля ㅤ в ㅤ фонд ㅤ обязательного ㅤ медицинского ㅤ страхования. ㅤ Данная ㅤ сумма ㅤ рассчитана ㅤ как ㅤ 5,1 ㅤ % ㅤ от ㅤ заработной ㅤ платы.

20,29 ㅤ рублей ㅤ - ㅤ прочие ㅤ страховые ㅤ взносы, ㅤ что ㅤ составляет ㅤ 0,2% ㅤ от ㅤ заработной ㅤ платы.

Фонд ㅤ заработной ㅤ платы ㅤ равен ㅤ 26 374,40 ㅤ рублям. ㅤ Данная ㅤ статья ㅤ расходов ㅤ включает ㅤ в ㅤ себя ㅤ общие ㅤ затраты ㅤ по ㅤ заработной ㅤ плате ㅤ и ㅤ налоги ㅤ на ㅤ заработную ㅤ плату.

На ㅤ Урале ㅤ применяется ㅤ районный ㅤ коэффициент ㅤ 15% ㅤ к ㅤ заработной ㅤ плате. ㅤ Общая ㅤ сумма ㅤ по ㅤ данной ㅤ статье ㅤ расходов ㅤ составляет ㅤ 1 ㅤ 521,60 ㅤ рубль.

Итоговые ㅤ расходы ㅤ на ㅤ штат ㅤ 29 970,18 ㅤ рублей.

Статья ㅤ «Материальные ㅤ затраты» ㅤ включает ㅤ в ㅤ себя ㅤ следующее: ㅤ электричество, ㅤ интеренет, ㅤ ноутбук ㅤ и ㅤ персональный ㅤ компьютер. ㅤ Затраты ㅤ на ㅤ перечисленные ㅤ материальные ㅤ ресурсы ㅤ рассчитываются ㅤ пропорционально ㅤ времени ㅤ использования ㅤ и ㅤ в ㅤ общем ㅤ составляют ㅤ 1 199, ㅤ 04 ㅤ рублей.

С ㅤ учетом ㅤ общих ㅤ затрат ㅤ по ㅤ заработной ㅤ плате, ㅤ материальных ㅤ затрат ㅤ стоимость ㅤ внедрения ㅤ проекта ㅤ составляет ㅤ 61 139,39 ㅤ рубля.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Условием ㅤ развития ㅤ современной ㅤ экономики ㅤ является ㅤ широкая ㅤ информационная ㅤ поддержка ㅤ действующих ㅤ и ㅤ вновь ㅤ создаваемых ㅤ предприятий ㅤ различных ㅤ форм ㅤ собственности, ㅤ поэтому ㅤ на ㅤ первый ㅤ план ㅤ выходит ㅤ информация, ㅤ передача ㅤ новых ㅤ знаний, ㅤ технических ㅤ и ㅤ научных ㅤ идей. ㅤ Компании, ㅤ которые ㅤ используют ㅤ информационные ㅤ технологии, ㅤ такие ㅤ как ㅤ портфельное ㅤ управление ㅤ проектами, ㅤ проектные ㅤ офисы, ㅤ системы ㅤ документооборота ㅤ и ㅤ другие, ㅤ намного ㅤ доходнее, ㅤ чем ㅤ те, ㅤ которые ㅤ пытаются ㅤ работать ㅤ по-старому.

На ㅤ первом ㅤ этапе ㅤ применения ㅤ информационных ㅤ технологий ㅤ в ㅤ компаниях ㅤ часто ㅤ применяется ㅤ "лоскутная" информатизация: используется большой набор программных продуктов. Такое положение не должно быть долгим, так как развитие компаний предъявляет требования, которые невозможно реализовать в условиях "лоскутной" информатизации, и тогда принимается решение о внедрении единой информационной системы.

В современной экономике информационная система – это система сбора, хранения, накопления, поиска, передачи и обработки данных. Информационные системы предъявляют новые требования к службам, ответственным за работу с документами (создание, обращение и хранение документов). Современные информационные технологии позволяют не только качественно оформить документ, но и предоставляют возможности по учету, контролю за исполнением, передачи документов по каналам связи, оперативному хранению и поиску нужной информации. Системы документооборота позволяют автоматизировать функции, ранее выполняемые секретарем - делопроизводителем. Это позволяет повысить скорость принятия решения и эффективность управления.

Документы являются базовой единицей информационных ресурсов компании. Поэтому менеджеры и пользователи во всей компании из наблюдателей процесса информационного обмена превращаются в участников этого процесса. Документы и бизнес - процессы становятся основными объектами автоматизации и поэтому автоматизация документооборота и бизнес-процессов компании должна выполняться в рамках единой концепции, единого программного инструментария и единой информационной системы.

Использование информационных ресурсов предприятия сегодня необходимо для успешного ведения бизнеса. Основным способом представления информации на современном предприятии является документ.

Эффективность управления предприятием во многом зависит от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. В любой компании, где ведется активная работа с документами, имеет место проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Поэтому важную роль в оптимизации деятельности компании любого размера и профиля деятельности играют системы электронного документооборота.

Под электронным документооборотом следует понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение ( т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска по атрибутам и по содержимому). Системы электронного документооборота должны поддерживать санкционированный доступ к документам, отслеживать произведенные в них изменения и контролировать все их версии и подверсии.

В данной работе разрабатывалась ИС документооборота для ООО
«ГеоТест».

Спроектированная и разработанная информационная система
позволит компании более эффективно осуществлять и учитывать свою
деятельность.

Использование данной системы позволяет сократить временной цикл
операции обработки документов за счет перевода их в электронную форму
и обеспечить достоверность информации на выходе.

В проектном разделе работы построена и описана информационная
модель системы, здесь же описаны нормативно-справочная и результатная
информация.

В этом же разделе описаны дерево функций и сценарий диалога
системы, структурная схема пакета, описаны основные программные
модули. Полнота практической части обеспечивается моделированием
таблиц базы данных информационной системы и описанием основных
сценариев ее работы.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1)   Авилова В.В., Султанова Д.Ш. Современные теории интеграции предприятий / В.В. Авилова, Д.Ш. Султанова / Вестник Казан. технол. ун-та. - 2015. -№6

2)   Автоматизированные информационные технологии в экономике [Текст]: учебник/под редакцией Титоренко Г.Н. М, 2011

3)   Акперов, И.Г. Информационные технологии в менеджменте: Учебник / И.Г. Акперов, А.В. Сметанин, И.А. Коноплева. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013

4)   Алехина Г.В. Информационные технологии в экономике и управлении [Текст]: Учеб. пособие / Московский государственный университет экономики, статистики и информатики. – М.: МЭСИ, 2010

5)   Алешин, Л.И. Информационные технологии: Учебное пособие / Л.И. Алешин. - М.: Маркет ДС, 2011

6)   Алиев, В.С. Информационные технологии и системы финансового менеджмента: Учебное пособие / В.С. оглы Алиев. - М.: Форум, ИНФРА-М, 2011

7)   Афанасьев С.В., Ярошенко В.Н. Эффективность информационного обеспечения управления. Москва: Экономика, 2015

8)   Бажин А.А. Социокультурный статус экономического и юридического образования в модернизирующемся российском обществе. дис... канд. соц, наук: Ростов-на-Дону, 2005

9)   Балдин, К.В. Информационные технологии в менеджменте: Учеб. для студ. учреждений высш. проф. образования / К.В. Балдин. - М.: ИЦ Академия, 2012

10) Банк В.Р., Зверев В.С. Информационные системы в экономике [Текст]: учебник. - М.: Экономистъ, 2005

11) Басаков М. И. Документационное обеспечение управления. Ростов н/Д: Феникс, 2013

12) Биккин X. М., Емельянова Т. Э., Лозицкая Ю. Л. Об информационных технологиях и электронном правительстве : руководство для руководителей. Екатеринбург, 2012

13) Васильева Е.В., Данилова О.М., Лобанова Н.М. Оценка эффективности информационных технологий / информационных систем: учеб. пособие. – М.: ГУУ, 2014

14) Венделева, М.А. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие для бакалавров / М.А. Венделева, Ю.В. Вертакова. - М.: Юрайт, 2013

15) Гаврилов, Л.П. Информационные технологии в коммерции: Учебное пособие / Л.П. Гаврилов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013

16) Гаврилов, М.В. Информатика и информационные технологии: Учебник для бакалавров / М.В. Гаврилов, В.А. Климов; Рецензент Л.В. Кальянов, Н.М. Рыскин. - М.: Юрайт, 2013

17) Гвоздева, В.А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: Учебник / В.А. Гвоздева. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013

18) Гвоздева Т.В. Проектирование информационных систем: учеб. пособие / Т.В. Гвоздева, Б.А. Баллод. – Ростов н/Д: Феникс, 2009

19) Голицына, О. Л. Информационные системы [Текст]: учеб. пособие/ О. Л. Голицына, Н. В. Максимов, И. И. Попов. – М.: ФОРУМ ИНФРА-М, 2012

20) Гришин, В. Н. Информационные технологии в профессиональной деятельности [Текст]: учеб. / В. Н. Гришин, Е. Е. Панфилова. – М. : ФОРУМ ИНФРА-М, 2012

21) Грищенко Л.П. Головченко О.В. Электронные образовательные ресурсы в информационно-образовательной среде вуза. Решение. 2014

22) Грищенко Л.П. Теоретические и методические аспекты формирования ИКТ-компетентности будущих менеджеров в условиях непрерывной подготовки (на примере «колледж-вуз»): автореф. дис... канд. пед, наук: 13.00. 02. М., 2011

23) Избачков Ю.С. Информационные системы: Учебник для вузов / Ю.С. Избачков, В.Н. Петров. – 2-е изд. – СПБ.: Питер, 2005

24) Информационные системы и технологии в экономике и управлении / Под ред. В.В. Трофимова. – М.: Издательство Юрайт, 2014

25) Информационные системы и технологии в экономике и управлении [Текст]: учеб. пособие / под ред. В. В. Трофимова. – 2-е изд., перераб. И доп. – М. : Высшее образование, 2012

26) История экономических учений. Учебное пособие для студентов высших учебных заведений, обучающихся по экономическим специальностям / И. П. Денисова, Л. Р. Клиновенко, А. В. Щербина. Москва, 2008

27) Когаловский М.Р. Перспективные технологии информационных систем. – М.: ДМК Пресс; Компания АйТи, 2014

28) Колесов Ю.Б. Моделирование систем. Объектно-ориентированный подход. Учебное пособие / Ю.Б. Колесов, Ю.Б. Сениченков. – СПБ.: БХВ-Петербург, 2006

29) Компьютерные информационные технологии [Текст]: учебник/под редакцией Морозевича А.Н. Мн., 2001

30) Курочкин В.Н. Системный подход к исследованию отраслевой экономики.- Вестник аграрной науки Дона. 2013. № 3 (23)

31) Курочкин В.Н. Экономический анализ хозяйственной деятельности коммерческих организаций: монография. - Ростов-на-Дону: Дониздат, 2014

32) Максимова, О. В. Информационные технологии для экономистов [Текст] : учеб. пособие / О. В. Максимова, В. И. Невзорова. – Ростов н/Д : Феникс, 2012

33) Мишенин, А. И. Теория экономических информационных систем [Текст] : учеб. / А. И. Мишенин. – 4-е изд., перераб. и доп. – М. : Финансы и статистика, 2012

34) Моисеенко Е.В., Лаврушина Е.Г. Информационные технологии в экономике. – М.: Владос, 2014

35) Пономарева С.В. Информационные технологии в экономике. – Пермь: НИПУ, 2014

36) Решетникова А.Н., Домнина Е.Г. Эффективность внедрения информационных систем в библиотеки // Молодой ученый. – 2013. – № 6

37) Романенко И.В. Экономика предприятия [Текст]. - М.: Финансы и статистика, 2002

38) Романов, В. П. Проектирование экономических информационных систем: методология и современные технологии [Текст]: учеб. пособие / В. П. Романов, Н. З. Емельянова, Т. Л. Партыка. – М.: Экзамен, 2012

39) Смирнова Г.Н. и др. Проектирование экономических информационных систем [Текст]: Учебник / Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; Под ред. Ю.Ф. Тельнова. – М.: Финансы и статистика, 2009

40) Соколова Г.Н. Информационные технологии экономического анализа [Текст]. - М.: Экзамен, 2009

41) Устинова Г.М. Информационные технологии менеджмента. – СПб.: ДиаСофтЮП, 2014

42) Черенков, А. П. Информационные системы для экономистов [Текст] : учеб. пособие/ А. П. Черенков. – М.: Экзамен, 2012

43) Экономика предприятия (фирмы) [Текст]: Учебник / Под ред. О.И. Волкова и О.В. Девяткина. - М.: ИНФРА-М, 2011

44) Экономика предприятия [Текст]: Учебник / А.Е. Карлика, М.Л. Шухгальтер. - М.: ИНФРА-М, 2009

45) Ясенев, В. Н. Информационные системы и технологии в экономике [Текст] : учеб. пособие/ В. Н. Ясенев. – М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2012

---

[1] Составлено автором

[2] Составлено автором

[3] Составлено автором

[4] Составлено автором

[5] Составлено автором

[6] Составлено автором

[7] Составлено автором

[8] Составлено автором

[9] Составлено автором

[10] Составлено автором

[11] Составлено автором

[12] Составлено автором

[13] Составлено автором

[14] Составлено автором