Система электронного документооборота Босс-Референт
ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ
ОРГАНИЗАЦИЯ АССОЦИАЦИЯ
«РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ
ТЕХНИКУМ»
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине: «Системы электронного
документооборота»
на тему: «Система электронного
документооборота Босс-Референт»
Выполнила студентка 1 курса
Специальность: 230701 Прикладная информатика (по отраслям)
Мысина Анастасия Николаевна
Курск-2015
Содержание
Введение
. Характеристика СЭД Босс-Референт
.1 Электронный документооборот: сущность и актуальность
.2 Описание СЭД Босс-Референт
.3 Преимущества и недостатки СЭД БОСС-Референт
. Анализ опыта внедрения СЭД БОСС-Референт
.1 Практика внедрения БОСС-Референт в Федеральной налоговой
службе Российской Федерации
.2 Опыт использования БОСС-Референт в Роснедвижимости
Заключение
Список литературы
Введение
Внедрение системы электронного документооборота актуально для любого
государственного учреждения, особенно в свете государственной программы по
созданию «электронного правительства».
Внедрение системы повысит уровень контроля выполнения сотрудниками своих
обязанностей, повысится исполнительская дисциплина, а вместе с этим организация
приобретет:
- прозрачность движения документов;
- единое информационное пространство, информационно связывающее
подразделения Департамента и контрагентов;
- гарантированное наличие информация и моментальный доступ к
ней;
- ускоренный обмен документами и сроки исполнения в виду
отсутствия необходимости в физическом размножении и перемещении документов;
- управляемые и контролируемые информационные потоки и, как
следствие, повышение управляемости организацией в целом.
Основная идея методики выбора эффективной модели внедрения СЭД состоит в
проведении анализа характеристик требований, изучении возможностей участников
команды разработчика и коллектива пользователей, а также зависит от типа
проекта и возможных рисков.
В основе методики выбора ПО системы электронного документооборота лежит
сопоставление требований, предъявляемых к будущей системе с функциональными
возможностями того или иного ПО, сравнительный анализ, а также удовлетворение
требований самой СЭД к аппаратно-технической инфраструктуре.
Цель настоящей работы - изучение системы электронного документооборота
Босс-Референт.
Для достижения данной цели необходимо решение ряда задач:
- описать СЭД Босс-Референт;
- рассмотреть пользователей системы электронного
документооборота БОСС-Референт;
- выявить преимущества и недостатки СЭД БОСС-Референт;
- проанализировать практику внедрения БОСС-Референт в
Федеральной налоговой службе Российской Федерации;
- оценить опыт использования БОСС-Референт в Роснедвижимости.
Объект исследования - система электронного документооборота
Босс-Референт.
Предмет исследования - автоматизация документационного обеспечения.
1.
Характеристика СЭД Босс-Референт
.1 Электронный
документооборот: сущность и актуальность
электронный
документооборот референт
Мировая практика, подкрепляемая рядом исследований, показывает, что при
принятии решения о внедрении СЭД на организации, как правило, воздействуют три
фактора: желание повысить свою эффективность, оптимизировать бизнес-процессы и
обеспечить соответствие законодательным требованиям. Российский рынок в этом
плане не исключение. К слову, актуальность перехода на электронный
документооборот российских компаний во многом подогревается вступившим в силу
законом «О персональных данных» (№ 152-ФЗ), который предъявляет серьезные
требования к хранению, сбору, передаче и обработке данных клиентов. Увеличение
объемов хранимой информации и необходимость обеспечения ее надежной защиты
делают выбор компаний в пользу информационных систем еще более очевидным. [5, с. 67]
Вместе с тем не будем забывать о специфике, традиционно присущей
российскому делопроизводству. Проекты документов, журналы ознакомления, журналы
передачи, поручения по документам и проектам, задачи по поручениям, контроль
исполнения, вариативные процессы согласования документов - все эти особенности
российского документооборота должны быть учтены в СЭД. При этом необходимо,
чтобы система отвечала одновременно требованиям руководителей, способствуя
повышению управленческой эффективности, а также потребностям сотрудников,
создавая необходимые условия для повышения производительности труда и качества
обслуживания клиентов.
Современный руководитель от СЭД ждет, разумеется, главного, а именно
повышения эффективности предприятия. Сегодня далеко не все компании могут
похвастаться эффективностью и прозрачностью своих бизнес-процессов. Ситуация,
когда не ясно, кто отвечает за выполнение тех или иных функций, сотрудники
выполняют многочисленные рутинные операции, создается огромное количество
бумажных документов, а также происходит утеря информации, - не редкость.
СЭД позволяет не только упорядочить делопроизводство, сэкономить время и
расходные материалы, но и способствует более четкой организации
бизнес-процессов компании, зачастую значительно повышая ее эффективность.
Сотрудник от СЭД ждет, прежде всего, снижения рутинной составляющей и
удобства работы с документами, возможности не тратить время на поиск нужной
информации. Немаловажным фактором является простота СЭД в использовании,
«дружественность» ее интерфейса. Система должна быть ясна и понятна рядовому
сотруднику, которому предстоит ежедневно с ней работать. [8, с. 103]
Рассмотрим преимущества СЭД. Итак, к основным преимуществам электронного
документооборота можно отнести:
1. Повышение прозрачности и управляемости бизнеса за счет улучшения
доступа к информации и более четкого контроля за процессами. Для того чтобы
повысить прозрачность бизнес-процессов для руководства и снизить вероятность
мошенничества, в любой системе электронного документооборота присутствует
модуль, который наглядно показывает процессы согласования и изменения всех
документов в системе.
2. Надежное хранение и предотвращение потерь документов, в том
числе в результате форс-мажорных обстоятельств, а значит, снижение юридических
и экономических рисков.
. Снижение издержек. Введение электронного документооборота
позволяет снизить издержки на хранение документации, а также расходные
материалы, которые используются при бумажном документообороте.
. Контроль исполнения поручений за счет гибкой отчетности, которая
позволяет руководству анализировать количество обработанных, согласованных и
просроченных документов, принимать меры для исправления ситуации.
. Повышение производительности сотрудников. За счет снижения
количества рутинных операций, экономии времени и повышения удобства работы
растет и производительность сотрудников. Кроме того, правильная организация
электронного документооборота позволяет исключить ошибки, связанные с так
называемым человеческим фактором.
. Быстрый поиск. Возможность быстро и легко находить нужные
документы - одно из основных преимуществ СЭД.
. Коллективная работа с документами. Автоматизация
документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с
одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных
документов.
. Разграничение доступа к документам. Каждый пользователь системы
видит только те документы, к которым ему разрешен доступ.
. Ускорение процесса согласования и утверждения документов. [21]
Отметим, что при выборе СЭД важно обращать внимание на гибкость системы,
возможность настраивать ее под конкретные задачи бизнеса, а также наличие
потенциала для дальнейшего развития. К последнему могут относиться: настройка
бизнес-процессов согласования финансовых документов, интеграция с 1С и другими
бухгалтерскими системами, штрихкодирование, создание архива первичной
документации, интеграция с системой электронно-цифровых подписей, поточное
сканирование и распознавание документов с автоматическим созданием карточек и
др.
Актуальность электронного документооборота определяется объективными
требованиями времени, такими как рост информационного потока и динамичность
информационной среды, и все чаще подтверждается заявлениями руководства страны.
Как сказал Президент РФ Д.А. Медведев на заседании президиума госсовета в г.
Петрозаводске: «Электронный документооборот должен стать реальностью в 2010
г.». Конечно, пока нельзя говорить о том, что «наказ» президента полностью
выполнен, однако многие российские компании уже на собственной практике
убедились в эффективности СЭД как инструмента снижения рисков и получения
конкурентных преимуществ на рынке.
Конечно, при всех очевидных преимуществах СЭД полностью перейти на
электронный документооборот пока не представляется возможным как с точки зрения
законодательства РФ, в соответствии с которым основной формой документа
по-прежнему считается бумажная, так и в силу объективных жизненных реалий.
Однако возможность получить эффективный инструмент управления, необходимый для
развития бизнеса в современных условиях, доступна российским компаниям уже
сегодня. [16, с. 108]
.2 Описание
СЭД Босс-Референт
Использование СЭД БОСС-Референт в управленческом процессе приводит к
оптимизации движения корпоративных документов, ускорению принятия решений
менеджментом организации и улучшению качества управления, повышению
исполнительской дисциплины и эффективности работы персонала. Система
электронного документооборота Босс-Референт окупается в срок от 6 месяцев до
2-х лет.
Программа БОСС-Референт помогает организовать документооборот по
стандартам системы менеджмента качества и является надежным помощником в
решении управленческих задач.
Использование системы:
- позволяет в максимальной степени отказаться от бумажного
документооборота;
- помогает оптимизировать работу с договорами, заявками;
- организует эффективное управление проектами;
- улучшает контроль исполнения заданий и поручений руководства.
[20]
При внедрении системы электронного документооборота БОСС-Референт в
государственных и властных структурах создается база для налаживания обмена
информацией с внешними пользователями по типу «электронного правительства» и
организации работы порталов государственных услуг. Программный продукт
БОСС-Референт обеспечивает прозрачность деятельности и повышение качества
предоставляемых государством услуг. Система позволяет сократить бюджетные
расходы на содержание органов власти, повысить продуктивность и эффективность
управления, лучше контролировать исполнительскую дисциплину. В частных
организациях создание системы повышает оперативность управленческих решений,
производительность работы персонала за счет сокращения времени обработки
документа и поиска необходимой информации.
СЭД БОСС-Референт имеет ряд неоспоримых преимуществ, а именно:
- создание единого информационного поля в организациях с широкой филиальной
структурой;
- быстрое внедрение с адаптацией под требования организации с
подключением к решению этих вопросов специалистов заказчика;
- удобный и доступный интерфейс позволяет персоналу организации
без напряжения в короткие сроки освоить работу в системе;
- эффективная работа пользователей осуществляется через клиента
Lotus и web;
- сокращение трафика при работе в распределенной среде;
- широкие возможности для роста системы по количеству
пользователей, типов документов, площадок;
- высокий уровень защиты информации;
- богатый и успешный внедренческий опыт, профессионализм
разработчиков;
- привлекательная и доступная цена при высоком качестве работы
системы.
Создание системы электронного документооборота в компании включает
покупку необходимого количества лицензий, работы по постановке и внедрению системы,
обучение персонала, организацию поддержка и сопровождения системы. Партнеры
компании БОСС-Референт осуществляют продажу лицензий конечным пользователям.
Необходимо приобрести лицензии на программу БОСС-Референт и лицензии на
платформу IBM Lotus Notes/Domino по количеству пользователей в системе. [10, с.
87]
В результате внедрения системы электронного документооборота организация
получает возможность наведения порядок в документообороте, сокращения времени
обработки документов, улучшения контроля исполнения документов. Повышается
оперативность принятия решений менеджментом компании за счет быстрого поиска
нужной информации. В конкурентной борьбе важным аспектом является сохранность
информации, которую СЭД БОСС-Референт обеспечивает в полной мере. Создание
единого информационного пространства улучшает взаимодействие между органами
власти, делает деятельность государственных структур более прозрачной.
Систему электронного документооборота, построенную на основе системы
документационного обеспечения управления БОСС-Референт, можно условно
представить в виде совокупности нескольких слоев.
Система БОСС-Референт состоит из следующих модулей:
«Железо» сервера, клиентские рабочие станции, локальные вычислительные
сети, модемы, принтеры, сканеры, источники бесперебойного питания и прочие
технические средства.
Рисунок 1 - Слои системы документационного обеспечения управления
БОСС-Референт
Операционная система: сетевая операционная система Windows, Linux, другие
и транспортные протоколы, объединяющие в единый комплекс все
«железо».Notes/Domino - прикладная программная платформа, являющаяся
надстройкой над сетевой операционной системой и включающая средства хранения
документов, репликации (синхронизации) данных, полнотекстового поиска,
электронной почты и другие важные механизмы.
БОСС-Референт - прикладные взаимосвязанные программные модули, работающие
в среде Lotus Notes/Domino и поддерживающие бизнес-процессы управленческого и,
частично, функционального документооборота.
Организационное и нормативное обеспечение: регламенты, правила работы,
инструкции для пользователей и администраторов системы и т. п. [19]
В состав БОСС-Референт входит набор взаимосвязанных подсистем,
предназначенных для создания системы электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства.
Рисунок 2 - Структура электронного документооборота «БОСС-Референт»
Система электронного документооборота «БОСС-Референт» - отличный пример
того, как высококвалифицированные специалисты подходят к выполнению
поставленных перед ними задач. Она разработана компанией БОСС-Референт для
автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в
1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на
российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех
установленных в 2008 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е,
реализовано на системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД,
выпущенного DSS Consulting).
На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в
Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) - более 85 000 пользователей, и в
компании МТС - система объединяет более 25 000 сотрудников.
Приведенные выше факты достаточно полно объясняют, почему при поиске в
Интернете сочетания слов «босс референт» почти сразу после описания профессии
референта или секретаря-референта и истории происхождения слова «босс» наряду
со статьями, как с этими самыми боссами взаимодействовать в профессиональной
деятельности, можно обнаружить ссылки на данный продукт.
Главный экран наглядно дает пользователю представление о текущем
положении дел. Сотрудник без труда оценит количество и суть ближайших задач,
объем почты и поступивших к нему на обработку документов, и при желании, перейдет
к конкретному документу, письму или поручению. Новые задания не оставят
работника в покое, пока не будут выполнены.
Рисунок 3 - Главный экран программы
Одна из целей программы - обеспечить чистоту и порядок на рабочем месте.
Обычно пользователь работает с несколькими десятками документов. Для того,
чтобы ограничить количество отображаемых документов, используются совместно
работающие переключатели, которые не меняют контекст радикальным образом, а
уточняют текущее представление списка документов. [13, с. 162]
Рисунок 4 - Экран поручений
Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт
являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные
предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой
филиальной структурой, так и небольшие организации.
Автоматизация управления документами с помощью БОСС-Референт приводит к
росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для
принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и,
следовательно, к общему повышению качества управления.
Управленческие задачи, решаемые СЭД БОСС-Референт:
- организовать эффективную работу с договорами;
- сделать внутрикорпоративный документооборот максимально
безбумажным;
- автоматизировать документооборот органов власти федерального
или регионального уровня;
- обеспечить качественный контроль исполнения поручений
руководителей;
- повысить эффективность работы с заявками;
- наладить управление документами в рамках системы менеджмента
качества.
Неудивительно, что запросы «босс референт» часто вводят в поисковых
системах представители как коммерческих организаций, так и структур власти.
Внедрение СЭД БОСС-Референт дает следующие результаты:
- повышение качества оказания государственных услуг;
- улучшение исполнительской дисциплины, повышение
управляемости;
- повышение прозрачности и открытости деятельности;
- снижение расходов на обеспечение работы органов власти;
- создание основы для комплексной информационной системы типа
«электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАРы, архивы,
порталы госуслуг).
Срок окупаемости системы составляет от полугода до 2 лет. [15, с. 300]
.3
Преимущества и недостатки СЭД БОСС-Референт
Преимущества для коммерческих компаний:
- повышение управляемости;
- оперативное реагирование на изменения;
- увеличение конкурентоспособности компании на рынке. [18]
Преимущества СЭД БОСС-Референт определяются широкими возможностями
платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и богатым опытом
внедрения. Можно выделить следующие преимущества решения по сравнению с
конкурентами:
Преимущества:
- быстрое внедрение и быстрая автоматизация процессов обработки документов;
- легкое освоение пользователями основ работы с системой
благодаря тому, что интерфейс удобен и интуитивно понятен;
- возможность полноценной работы пользователей с системой как
через клиента Lotus, так и через web;
- широкие возможности для адаптации системы под нужды
организации, в том числе силами специалистов заказчика;
- возможность построения действительно единого информационного
пространства в организациях, имеющих территориально распределенную структуру;
- снижение трафика при работе в распределенной среде за счет
реализации принципа «документ доставляется только туда, где он нужен для
работы»;
- обеспечение надежности и отказоустойчивости системы 24 часа 7
дней в неделю;
- простота сопровождения системы и возможности
администрирования СЭД во всех филиалах из единой точки;
- обеспечение высокой степени безопасности данных;
- одно из лучших предложений на рынке по соотношению
цена/качество;
- эффективность и преимущества системы подтверждены опытом
множества успешных внедрений. [11,
с. 155]
Из недостатков можно отметить отсутствие offline-работы и немного
устаревший интерфейс. Отмечается предвзятое отношение к платформе со стороны
пользователей. Крайне неудобное управление правами доступа к документам в
условиях обычной текучести кадров, отсутствие групповых прав доступа. Проблемы
с выпуском новых версий ПО, плохая гарантийная поддержка.
2. Анализ
опыта внедрения СЭД БОСС-Референт
.1 Практика
внедрения БОСС-Референт в Федеральной налоговой службе Российской Федерации
Группой компаний АйТи и ее партнерами реализовано значительное количество
проектов по созданию систем электронного документооборота на платформе
БОСС-Референт на предприятиях различных отраслей, масштабов и форм
собственности.
Федеральная налоговая служба Российской Федерации крупнейшее ведомство в
структуре государственных органов нашей страны. Ежегодно в ФНС поступают и
обрабатываются более 200 тысяч документов от граждан, юридических лиц и
государственных структур. В связи с этим одной из главнейших задач ФНС является
создание системы управления документами.
В качестве основы ведомственной системы электронного документооборота ФНС
был выбран программный комплекс «БОСС-Референт», разработка компании «АйТи» на
платформе Lotus Domino/Notes. Совместный проект «АйТи» и Главного
научно-исследовательского вычислительного центра ФНС России (ГНИВЦ) по созданию
СЭД выполняется в три этапа.
В настоящее время число пользователей системы превышает 88 тысяч, а после
завершения проекта в системе будет работать более 120 тысяч человек. Уже
сегодня система электронного документооборота ФНС России является крупнейшей в
нашей стране.
По состоянию на середину 2008 года в ведомственную систему электронного
документооборота ФНС России входит более 800 организаций. В том числе:
Центральный аппарат ФНС, более 80 Территориальных управлений ФНС, 7 Инспекций
ФНС по Федеральным округам РФ, 9 Межрегиональных инспекций по крупным
налогоплательщикам, более 750 районных и городских инспекции ФНС. [17]
Система зарекомендовала себя надежным и эффективным инструментом
автоматизации документационного обеспечения управления в Ведомстве.
Впечатляют количественные показатели документооборота в 2007 году.
Количество входящих, исходящих писем доставленных и зарегистрированных с
использованием СЭД в центральном аппарате составило: 185000 входящих и 235000
исходящих документов соответственно. Например, по территориальному управлению
ФНС в Республике Татарстан эти показатели равны: 113000 и 132000 документов.
Система электронного документооборота ФНС предназначена для автоматизации
основных процессов управления документами в Центральном Аппарате, Управлениях
(УФНС) и Межрегиональных инспекциях (МРИ) ФНС России, ИФНС (Инспекции ФНС)
России и обеспечения их эффективного взаимодействия между собой в процессе
работы.
СЭД ФНС России состоит из трех уровней, между которыми осуществляется
информационное взаимодействие:
- 1-й уровень: СЭД ЦА ФНС
- 2-й уровень: СЭД УФНС (МРИ) («СЭД-Регион»)
- 3-й уровень: СЭД ИФНС.
В качестве базовых компонентов СЭД ФНС используется семейство продуктов
Lotus Notes/Domino.
Система Notes/Domino поддерживает многоуровневую иерархическую систему
сертификатов для пользователей и серверов. В рамках проекта используется единая
система сертификатов для всей организации с учетом трехуровневой
организационной структуры и территориального распределения подразделений. В
соответствии с этой схемой инфраструктура Lotus Notes/Domino базируется на
едином корневом сертификаторе - ФНС. По аналогии с сертификатом центрального
аппарата ЦА/ФНС для каждого УФНС создан сертификатор уровня 1 типа КодУФНС/ФНС
- например, R05/ФНС.
Для каждого УФНС (МРИ) создан свой Notes-домен. Все серверы УФНС
установлены как первые сервера в своих доменах. Серверы в инспекциях региона
установлены как вторые сервера в тех же доменах.
Все серверы УФНС (МРИ) имеют собственную адресную книгу Lotus Notes
(Domino Directory).
Единый каталог ФНС обеспечивается путем:
- репликации всех адресных книг на центральный Hub-сервер (push);
- использования БД Directory Catalog и стандартной задачи Lotus
Notes Dircat;
- репликации БД Directory Catalog в регионы (pull).
Это дает возможность осуществления произвольного почтового обмена и
взаимодействия между различными УФНС, МРИ, ИФНС.
Основной особенностью ФНС является трехуровневая система канцелярий.
Собственную канцелярию имеет не только руководитель ведомства, но и его
заместители, а также руководители департаментов. В связи с этим на уровнях ЦА и
управлений действует многоканцелярская структура, что позволяет обеспечить
работу с документами различных групп только тем пользователям, которые наделены
соответствующими правами доступа. Сотрудники районных инспекций работают с
базами данных «Канцелярия - ИФНС», созданными специально для каждой инспекции.
СЭД автоматически формируются еженедельные реестры о доставленных и
зарегистрированных в управлениях налоговой службы документах, которые
передаются в ЦА. Аналогичные реестры поступают из районных инспекций в
соответствующее управление.
В СЭД ФНС реализована возможность архивирования документов БД
«Канцелярия». Архивы региональных управлений, инспекций и ЦА автономны.
Специально для сотрудников налоговой службы была разработана система
дистанционного обучения, которая учитывает все особенности СЭД ФНС и является
ее модулем.
.2 Опыт
использования БОСС-Референт в Роснедвижимости
Федеральное агентство кадастра объектов недвижимости (Роснедвижимость)
является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по
управлению государственным имуществом и оказанию государственных услуг в сфере
ведения государственного кадастра недвижимости, осуществления государственного
кадастрового учета недвижимого имущества, кадастровой деятельности,
государственной кадастровой оценки земель, землеустройства и государственного
мониторинга земель, а также функции по государственному земельному контролю.
Построение СЭД Роснедвижимости велось по двум направлениям: автоматизация
документооборота в центральном аппарате ведомства и внедрение систем электронного
документооборота на региональном уровне - в Управлениях Роснедвижимости по
субъектам Федерации и кадастровых палатах.
По состоянию на середину 2015 года в состав СЭД Роснедвижимости входило
более 220 организации ведомства (Центральный аппарат, Территориальные
управления Роснедвижимости по субъектам Федерации, Федеральные кадастровые
палаты по субъектам Федерации) расположенных в часовых поясах от Чукотки до
Калининграда, число активных пользователей системы электронного
документооборота превысило 2000. [21]
Практически с первых дней внедрения Агентство получило мощный инструмент,
обеспечивающий безусловное исполнение всех правительственных поручений. Система
позволяет всем руководящим сотрудникам проводить мониторинг исполнения
поручений самостоятельно. Очень важный результат внедрения СЭД - снятие
проблемы хранения документов, в том числе текущей переписки.
Система развернута и функционирует на выделенных серверах. Это означает,
что в каждом субъекте федерации развернута система электронного документооборота
региона на своей серверной базе и абонентской сети, но все эти региональные СЭД
интегрированы в общую систему. То есть, построена иерархическая структура,
которая позволяет самостоятельно вести работу в СЭД сотрудникам территориальных
управлений.
В состав системы вошли программные компоненты, позволяющие в максимальной
степени автоматизировать следующие основные производственные процессы:
- регистрацию входящей и исходящей документации (многоуровневый комплекс БД
«Канцелярия»);
- рассылка документов;
- обработку обращений граждан, а также контроль исполнения
принятых по ним решений (БД «Заявления граждан»);
- контроль исполнения поручений, данных руководством Агентства,
по поступающим документам (БД «Поручения», БД «Канцелярия Руководителя»);
- регистрацию, хранение приказов, распоряжений, поручений
руководства и т.д. (БД «Организационно-распорядительные документы»);
- согласование проектов документов и передача их на утверждение
и последующую регистрацию;
- работа с документами «Для служебного пользования;
- поиск документов.
Аналогичный набор баз данных имеет в своем распоряжении каждое
территориальное управление для ведения самостоятельной работы по ведению
документационного обеспечения управления.
Выполнены работы по оптимизации процесса регистрации документов и их
перевода из бумажного формата в электронный вид. Произведено подключение
специализированного программно-аппаратного комплекса, который позволяет
одновременно сканировать большие объемы документации, прикрепляя автоматически
образы документов к регистрационным карточкам СЭД.
В ходе реализации проекта были организованы и проведены учебные занятия
для всех категорий пользователей, в том числе и в территориальных управлениях.
Это явилось дополнительным положительным фактором для начала их работы в
системе и адаптации к новым условиям работы с документами. [19]
Техническая поддержка осуществляется централизованно группой
администрирования ведомственной СЭД из Центрального аппарата Агентства.
В настоящий момент представляется интересным развитие системы по
следующим направлениям:
1. Автоматизация процессов организации совещаний, управления решениями
и отчетности по ним.
2. Автоматизация процессов хранения и управления документами по
проектам в структурных подразделениях Агентства.
. Взаимодействие СЭД с другими АСУ и управление публикацией
сервисов предоставляемых системой и документов.
. Возможность сквозного контроля исполнения документов в
Территориальных управлениях и получение отчетов в Центральном аппарате. Это
позволит обеспечить дополнительные механизмы получения информации о текущих
статусах документов, которые направлены для исполнения в Территориальные
управления Агентства и поручениях, созданных по ним.
. Возможность автоматизированного мониторинга СЭД-ТУ из
центрального аппарата (сбор статистической информации). Наличие
структурированных данных о количественных показателях работы с документами в
СЭД подчиненных организаций. Возможность формирования статистических отчетов.
Заключение
Возрастающие объемы информации, такие как входящая / исходящая /
внутренняя корреспонденция, факсы, договоры, заявки, поручения и другая рабочая
документация, давно стали неотъемлемой частью бизнес-процессов и требуют
регулярной обработки и упорядочения - генерации, сортировки, анализа,
согласования и утверждения.
СЭД облегчает обработку документов, обеспечивает актуальность хранимой
информации, значительно уменьшает время поиска нужных данных.
Подбор оптимальной СЭД должен происходить с учетом решаемых задач и
особенностей предприятия или организации. В настоящее время существует
возможность внедрять как комплексные СЭД, охватывающие все области
делопроизводства в крупных организациях и распределенных структурах холдингов,
так и более простые, несложные системы для малых и средних предприятий.
Основные функции системы электронного документооборота
- регистрация и хранение корреспонденции, включая электронную переписку и
внутреннюю документацию сотрудников;
- оптимизация процессов согласования и утверждения документов;
- обеспечение надежного, оперативного и долгосрочного архивного
хранения документации с настраиваемым механизмом автоматического архивирования
документов;
- унификация и стандартизация форм и шаблонов документов;
- ведение списка клиентов, отслеживание истории взаимодействия
с ними;
- создание единого информационного пространства и обеспечение
возможности полнофункциональной работы сотрудников в офисе и в режиме
удаленного доступа;
- планирование общих и личных мероприятий.
Большим достоинством СЭД является возможность перевода в электронный вид
не только документов, но и процессов коммуникации сотрудников, что позволяет
ускорить и упростить организацию совещаний и обсуждений, обмен актуальной и
стратегической информацией, согласование действий сотрудников независимо от
места нахождения (другие офисы, другие города).
Этапы внедрения системы электронного документооборота:
- обследование имеющихся регламентов ведения документации, требований и
функционала СЭД
- внедрение в эксплуатацию с установкой ПО
- тренинг по работе с системой для сотрудников-пользователей
- сопровождение в период опытной эксплуатации
Внедрение СЭД качественно изменяет процесс документооборота в организации
и дает следующие преимущества:
- сокращение времени поиска нужных документов за счет сквозного поиска по
общекорпоративной базе;
- снижение трудоемкости и повышение эффективности
взаимодействия различных подразделений;
- повышение эффективности взаимодействия различных
подразделений;
- улучшение системы администрирования и контроля процесса
обработки документации;
- уменьшение времени доставки управленческой информации:
приказов, распоряжений, поручений;
- снижение рисков потери документов;
- возможность оперативного принятия решений за счет полноты и
актуальности предоставляемой информации;
- уменьшение числа бумажных документов в документообороте
компании за счёт сканирования всей входящей и исходящей документации;
- повышение безопасности хранения документации за счет введения
авторизированного доступа к системе с учетом ролей доступа и прав сотрудника на
данную информацию.
Одним из примеров СЭД является рассмотренная в данной работе система
БОСС-Референт. Как видно из представленных примеров, ряд учреждений
(Федеральная налоговая служба, Роснедвижимость) уже провели на практике ее
внедрение и смогли оценить результаты, связанные с практической оптимизацией
документооборота.
Список
литературы
1. Байкова
И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами.
- М.: Эксмо, 2014. - 483 с.
. Басаков
М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие
для студентов экономических вузов и колледжей - 5- изд., перераб. И доп.
//Серия «Учебники и учебное пособие» - Ростов н/д: изд-во «Феникс», 2013. - 320
с.
. Бобылева
М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования
автоматизированных систем // Делопроизводство. - 2012. - № 8. - с. 50-56
. Бобылева
М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб
документационного обеспечения управления в условиях автоматизации
документооборота) // Делопроизводство. - 2014. - №2. - с. 67-69
. Быкова
Т.А.. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления
(делопроизводство): Учеб. пособие. - 2-е изд. М.: ИНФРА-М, 2012. - 260 с.
. Вигера
А.М., Дорофеева О.П., Губская Е.К. Секретарское дело. Серия «Учебный курс».
Ростов н/Д: Феникс, 2011. - 270 с.
. Гринберг,
А. С. Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс]: учебник для
студентов вузов, обучающихся по направлениям «Экономика» и «Менеджмент»,
специальностям «Информатика», «Документоведение и документационное обеспечение
управления», «Автоматизация и управление» / А. С. Гринберг и др. - М. :
ЮНИТИ-ДАНА, 2012. - 391 с.
. Делопроизводство
(Организация и технологии документационного управления); Учебник для
вузов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред проф. Т.А.
Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2013. - 359 с.
10. Документационное
обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. - М.:
Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 2005. - 276 с.
. Документационное
обеспечение управления (делопроизводство): Учеб. пос. / Т.А.Быкова и др. - 2
изд., перераб. и доп. - М.: НИЦ Инфра-М, 2013. - 304 с.
12. Кузнецов
С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения //
Секретарское дело. - 2011. - №4. - с. 48-49
. Кузнецов
С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления.- М.: МЭИ;
2012. - 361 с.
. Кузнецов,
И. Н. Делопроизводство [Электронный ресурс] : Учебно-справочное пособие / И. Н.
Кузнецов. - 6-е изд., перераб. и доп. - М. : Издательско-торговая корпорация
«Дашков и К°», 2013. - 520 с.
. Куняев,
Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот
[Электронный ресурс] : учебник / Н. Н. Куняев, А. С. Дёмушкин, А. Г. Фабричнов;
под общ. ред. Н. Н. Куняева. - М.: Логос, 2011. - 452 с.
. Электронное
правительство. Электронный документооборот. Термины и определения: Учебное
пособие / С.Ю. Кабашов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 320 с.
17. Страстенко
В.В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. - Режим доступа:
http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html
18. Обзор
систем электронного документооборота. - Режим доступа: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml
. Электронный
документооборот - Системы документационного обеспечения управления. - Режим
доступа: http://www.IT.ru/
. Автоматизированные
системы управления предприятием. - Режим доступа: http://www.cmdsoft.ru/
. Электронный
ресурс: Центр Компьютерных технологий: Система управления электронным
документооборотом N-System. - Режим доступа: http://www.cland.ru/