Организация хранения документов архивного права России
Министерство образования Сахалинской области
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Сахалинский промышленно-экономический техникум»
КУРСОВАЯ РАБОТА
ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ПРАВА РОССИИ
Исполнитель:
Зажигалкина Кристина Константиновна
Введение
Государственные архивы России являются основными критериями и распорядительными Архивного фонда Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.
Государственные архивы - это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.
Ответственность за состояние и совершенствование архивного дела и делопроизводства в организациях несут их руководители.
Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния документов.
Целью курсовой работы является изучение системы учета и обеспечения сохранности документов архивов Российской Федерации.
Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
изучить понятие «документации Архивного фонда»;
ознакомиться с составлением учетных документов в архиве;
рассмотреть проведение учета особо ценных документов архивов Российской Федерации;
Предметом исследования данной работы является учет и обеспечение сохранности документов архивов Российской Федерации.
Для решения поставленных задач применены следующие методы исследования:
изучение научной литературы;
анализ и обобщение отечественной практики;
Глава 1. Понятие учета документов в государственном (ведомственном) архиве
Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества, в учетных документах архивов и архивных органов.
Централизованный государственный учет документов - это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.
Таким образом, учет складывается на следующих этапов:
подсчета количества документов в архиве;
регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документов архива;
заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;
составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.
Централизованный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:
централизации учета - регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ;
унификация учета - преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);
Динамичности учета - любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отлажено в учетных формах;
полноты и достоверности государственного учета - документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.
Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.
Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица измерения количества документов.
Единицами учета Архивного фонда РФ являются:
архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);
единица хранения;
отдельный обособленный документ;
Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989г. Составляет 1383 фонда и 3 333 104 единицы хранения.
государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);
государственных музеев и библиотек;
научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;
структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов);
негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.
Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 1997г. Регламент установил требования о порядке и сроках представленных учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций.
Практически организация учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения учетных документов. У некоторых неопытных специалистов при первом знакомстве с обилием четных показателей возникает «учетофобия» - профессиональное «заболевание» архивистов.
Под учетным документом установленной формы, фиксирующей поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН отраслевых фондах органах управления делом субъектов РФ и Росархиве.
.1