Особенности ивент-менеджмента в отеле 'Никольская Кемпински Москва'

Дипломная работа

Особенности ивент-менеджмента в отеле "Никольская Кемпински Москва"

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. ИВЕНТ-МЕНЕДЖМЕНТ В ГОСТИНИЧНОМ БИЗНЕСЕ

1.1 Основные тенденции в развитии мирового гостиничного бизнеса

1.2 Особенности средств размещения города Москвы

.3 Понятие ивент-менеджмента и его особенности в гостиничном бизнесе

2. СПЕЦИФИКА ОРГАНИЗАЦИИ ИВЕНТ-МЕРОПРИЯТИЙ В ГОСТИНИЦЕ

.1 Планирование мероприятий в гостинице

.2 Процесс подготовки и проведения мероприятий в гостинице

2.3 Результаты деятельности подготовки мероприятий

. ИВЕНТ-МЕНЕДЖМЕНТ КАК СОСТАВЛЯЮЩАЯ РАБОТЫ ОТЕЛЯ НИКОЛЬСКАЯ КЕМПИНСКИ

.1 История Кемпински, характеристика отеля Никольская Кемпински Москва

.2 Проведение мероприятия и особенности ивент-менеджмента в отеле Никольская Кемпински

.3 Предложения по совершенствованию качества проведения мероприятий в отеле Никольская Кемпински

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Проведение мероприятий является одним из самых важных процессов жизнедеятельности любого отеля. Отель должен все время предлагать себя, любыми доступными способами: реклама, личные контакты с партнерами, акции, программы лояльности, интернет ресурсы и т.д.

В состав комплекса коммуникаций по продвижению отеля входят четыре основных элемента:

• личная продажа;

• стимулирование сбыта;

• связи с общественностью;

• реклама.

Ивент - это какое-либо событие, явление, специальное мероприятие, связанное с организацией праздников, презентаций, различных пиар акций, организованные встречи специально приглашенной на событие ивент аудитории.

Ивент-маркетинг - это комплексная организация мероприятий, направленная на эмоциональный контакт с аудиторией, который устанавливается во время мероприятия, даёт универсальную возможность повлиять на целевую аудиторию тоньше и эффективнее.

Событийный маркетинг (ивент маркетинг) - это такой комплекс мероприятий, который направлен на продвижение рекламных марок с помощью запоминающихся событий: фестивалей и концертов, вечеринок, презентаций. Это один из самых действенных инструментов создания и поддержания имиджа компании или ее продукции.

Организация ивент - мероприятий как вид деятельности существует с древних времен, но в самостоятельную отрасль она внедрилась примерно 20 лет назад, до этого долгое время являлась составной частью других отраслей экономики: концертов, гостиничного бизнеса, туризма. Часть функций по организации мероприятий была возложена на отделы продаж. Все эти факторы тормозили развитие event-менеджмента как отдельной формы деятельности. Теперь в области организации мероприятий появились профессиональные ассоциации, существуют специализированная литература, сертификационные программы, в данной сфере можно получить высшее образование. Далее организация мероприятий становится признанной индустрией со своими технологиями, игроками рынка, легендами и традициями.

Любая маркетинговая стратегия компании строится из вполне стандартного набора инструментов: массовая реклама в СМИ, участие и организация мероприятий, спонсорство, PR поддержка и т. д. Но окружающая действительность меняется с каждым днем, конкуренты придумывают новые нестандартные ходы, а потенциальный потребитель становится все более изощренным в своих пристрастиях и перестает реагировать на прямую рекламу как таковую.

Под личной продажей понимают непосредственный контакт представителя фирмы с одним или несколькими потенциальными покупателями с целью представления туристского продукта и совершения продажи.

В роли продавцов выступают практически все сотрудники фирмы. Контакты с клиентами устанавливаются по телефону, с помощью почтовых посланий и при личном общении. Личная продажа может рассматриваться в двух аспектах. С одной стороны, она используется для налаживания планируемых взаимоотношений с потребителями. С другой - это непосредственное осуществление бытовых операций. Последний подход позволяет рассматривать личную продажу как одну из форм прямого сбыта туристского продукта (директ-маркетинг).

Процесс личной продажи достаточно сложен, так как в ходе ее необходимо:

• вести переговоры (для чего требуется, прежде всего, умение убеждать, аргументировано отвечать на выдвигаемые возражения и искусно использовать выразительные средства устной речи);

• установить отношения (для этого необходимо знать, как принять клиента, завязать контакт, правильно подойти к делу, внимательно следить за развитием отношений и завершить продажу именно в тот момент, когда это потребуется);

• удовлетворить потребность (это означает уловить, понять побудительные мотивы клиента к покупке туристского продукта, т.е. найти ключевые элементы интереса клиента, разделить его озабоченность, внимательно выслушать жалобы или критику).

Стимулирование сбыта как элемент комплекса коммуникаций представляет собой систему побудительных мер и приемов, предназначенных для усиления ответной реакции целевой аудитории на различные мероприятия в рамках маркетинговой стратегии туристского предприятия в целом и его коммуникационной стратегии в частности. Стимулирование сбыта является средством кратковременного воздействия на рынок.

Актуальность дипломной работы: Данная дипломная работа является актуальной, так как в настоящее время ивент-менеджмент играет важную роль в продвижении услуг. Рынок гостиничных услуг развивается с каждым годом, и сейчас можно наблюдать значительные изменения на рынке.

Важно изучить особенности продвижения ивент-менеджмента в гостиничном бизнесе, на примере отеля Никольская Кемпински.

Объект исследования: Ивент менеджмент в гостиничном бизнесе

Предмет исследования: Особенности проведения мероприятий ивент - менеджерами отеля Никольская Кемпински Москва

Целью дипломной работы является: Выявить особенности ивент-менеджмента в отеле Никольская Кемпински Москва, а также разработать предложения по совершенствованию работы отдела по организации мероприятий в отеле.

Для достижения этой цели необходимо выполнить ряд задач:

Проанализировать основные тенденции в развитии отелей города Москвы;

Выявить теоретические аспекты менеджмента;

Изучить план мероприятий отелей;

Дать характеристику отеля Никольская Кемпински;

Рассмотреть особенности ивент-менеджмента в отеле Николькая Кемпински;

Описать предложения по совершению качества проведения организаций в отеле Никольская Кемпински.

Основные методы исследования, используемые в данной дипломной работе:

метод анализа, позволяет выявить основные критерии, по которым целесообразно проводить оценку ивент-менеджмента в отеле, а также рассмотреть составные части проведения ивент-менеджмента, выявить проблемы и перспективы развития;

метод дедукции, используя который, автор дипломной работы на основе рассуждения об общих положениях развития ивент-менеджмента формирует выводы о развитии организации ивент-менеджмента в отеле Никольская Кемпински;

метод синтеза, который позволит соединить различные элементы в единое целое, в работе используется при написании выводов, путем соединения полученных в процессе исследования данных в целое.

Методологическая основа и теоретическая база дипломного исследования:

В данной дипломной работе используются современные журналы, такие как: "Baltschug Kempinski 20 лет", где описывается история Kempinski, используются журналы "Bulletin" и "Гостиничное дело", учебные пособия "Event-маркетинг.Сущность и особенности организации" А.Н Романцова, "Организация и проведение мероприятий" О.Я. Гойхман и пр. источники.

Практическая значимость дипломной работы заключается в том, что, во-первых, дипломная работа может быть использована отелем Никольская Кемпински Москва в своей дальнейшей деятельности. Во-вторых, она может быть использована другими отелями при планировании своей деятельности, поскольку содержит информацию о проблемах ивент-менеджмента, и перспектив развития и продвижения ивент улуг.

Структура работы состоит из: введения, основной части, которая состоит из трех глав, заключения по проведенной работе и списка использованной литературы. Введение включает в себя актуальность темы, цели выполнения работы, задачи исследования, определены методы исследования, практическая значимость.

В первой главе рассматривается динамика развития отелей города Москвы и аспекты ивент-менеджмента. Во второй главе рассматривается план мероприятий в отелях, детали мероприятия, правила общения с клиентами,. В третьей главе описывается история и характеристика отеля Никольская Кемпински, используется выявление особенностей ивент-менеджмента в отеле, мои предложения по совершенствованию качества проведения организаций в отеле Никольская Кемпински.

Глава 1 Ивент-менеджмент в гостиничном бизнесе

.1 Основные тенденции в развитии мирового гостиничного бизнеса

ивент менеджмент гостиничный бизнес

Международный гостиничный бизнес занимает важное место в мировой экономике. К нему следует отнести и гостиницы в какой-либо стране, оказывающие услуги иностранным клиентам, а также гостиничные компании , которые имеют филиалы в двух или нескольких странах, также осуществляющие управление деятельности ряда гостиниц в разных странах.

С появлением отелей, мировой гостиничный бизнес стал развиваться очень быстро.

К основным тенденциям развития мирового гостиничного бизнеса можно отнести:

Углубление специализации гостиничного предложения ввиду общего роста спроса на туристские услуги;

Образование международных гостиничных и ресторанных цепей;

Развитие сети малых предприятий в гостиничной сфере

Внедрение в индустрии гостеприимства новых компьютерных технологий.

Международный гостиничный бизнес в последнее десятилетие относятся к наиболее быстро развивающимся и прибыльным видам экономической деятельности.

Международный гостиничный бизнес - это особый сегмент в гостиничной индустрии, который играет важную роль в решении задач национальной экономики. Гостиницы могут ориентироваться на разную ЦА, предпочитающую разный отдых, это могут быть туристы, выезжающие на мероприятия, активные туристы, семьи, молодые пары.

Образование международных цепей сыграло важную роль в разработке стандартов обслуживания.

Кроме гостиничных цепей на мировом туристском рынке активно функционируют специфические объединения, основная цель которых - объединить лучших представителей гостиничного бизнеса. К примеру, с 1928 года ведет свою историю и работу по определению лучших отелей мира международная корпорация «Ведущие отели мира».

Общие тенденции в жизни мирового сообщества, влияющие на развитие туристской индустрии - это международная интеграция, расширение международного разделения труда, открытие границ, обеспечение легкого доступа в другие страны, повышение уровня жизни все более широких слоев общества. Существует четкая связь между тенденциями развития туризма и гостиничного сервиса и общего экономического развития. Дело в том, гостиничный рост очень чувствителен к какому-либо экономическому изменению.

Результаты проведенных исследований, позволили выявить ряд принципов повышения эффективности функционирования гостиничных систем:

гостиницы более низкого уровня стремятся внедрить организационно-технические методы, технологии и услуги, которые ранее были присущи отелям высокой категории: создание комплексов собственных бизнес услуг, SPA-салонов, прачечных, химчисток и др.);

Повышение качества и расширение спектра гостиничных услуг (теперь и гостиницы трех звезд начинают внедрение интерактивного телевидения, автоматизированных систем управления, основанных на принципах «умного дома», широкополосного доступа в Интернет и IP-телефонии);

Сокращение операционных издержек и комплексное сопровождение жизненного цикла гостиничного продукта;

Гибкий подход к схеме работы с поставщиками и подрядчиками с ориентацией на потребителя;

Непрерывное повышение качества профессиональной подготовки и переподготовки кадров, мотивация и удержание персонала (осуществляется инвестирование в непрерывное обучение персонала, создание системы стимулов и преференций для освоения смежных профессий и углубления знаний в области социальной психологии и педагогики, индивидуализации подхода и предвосхищении желаний потребителя, создание командных принципов работы).

Для делового человека требуется не только место проживания, но и место работы. «Деловые» отели выбирают особое расположение, удобное с точки зрения транспортных развязок.

Конгресс отели, а также гостиницы 4, 5 звезд все чаще предлагают гостю:

Залы для конференций

Организацию конгрессов

Переговоры с партнерам

Для этих целей создаются не только залы для конференций, а также места, где можно провести кофе-брейк.

Таким образом, можно сказать, что гостиничный бизнес развивается быстро и постепенно, c каждым годом все больше и больше гостиниц выходит на рынок с особыми предложениями для туристов разных целевых групп, особенно появляются конгрес-центры для деловых туристов.

Для делового человека требуется не только место проживания, но и место работы. «Деловые» отели выбирают особое расположение, удобное с точки зрения транспортных развязок.

Конгресс отели, а также гостиницы 4, 5 звезд все чаще предлагают гостю:

Залы для конференций

Организацию конгрессов

Переговоры с партнерам

Для этих целей создаются не только залы для конференций, а также места, где можно провести кофе-брейк.

Таким образом, можно сказать, что гостиничный бизнес развивается быстро и постепенно, c каждым годом все больше и больше гостиниц выходит на рынок с особыми предложениями для туристов разных целевых групп, особенно появляются конгрес-центры для деловых туристов.

.2 Особенности средств размещения города Москвы

Москва - большой город, который известен во всем мире своими достопримечательностями: Красная площадь, Кремль, театры, соборы, музеи, выставки, рестораны, реконструируемые старинные здания.

С каждым годом Москва принимает все больше и больше туристов, которым важно найти комфортное место для проживания на время своей поездки.

Современный гостиничный рынок Москвы позволяет с легкостью выбрать любой отель Москвы из огромного числа вариантов.

В зависимости от цели поездки и денежных возможностей каждый сможет найти подходящий отель Москвы.

Отель "Метрополь", построенный в 1901 году ,был самым современным отелем Москвы того времени. Расположен "Метрополь" в центре Москвы, в трех минутах ходьбы от Красной площади, Кремля и Большого театра.

Гостиница гордится своим номерным фондом, располагая 391 гостевым номером, в том числе 69 люксами, среди которых нет одинаковых.

Внедрив новейшие технические достижения и европейский уровень сервиса, но сохранив самобытность, "Метрополь" встал в ряд ведущих отелей мира. Это позволяет принимать гостей самого высокого уровня - королей, президентов, министров, видных политиков, выдающихся деятелей культуры, звезд спорта и шоу-бизнеса.

Гостиница "Националь", открытая в 1903 году прямо напротив Кремля, до самой революции 1917 года принимала самых высоких гостей, в том числе представителей царствующих династий.

Пережив несколько реконструкций, "Националь" стал первым и единственным в России отелем сети Luxury Collection of Starwood Hotels & Resorts - это - по настоящему элегантный отель, который отличают безупречный сервис и сдержанная роскошь.

"Арарат Парк Хаятт" - это современный, элегантный отель с безупречным сервисом и богатейшим выбором кафе, баров и ресторанов.

Прежде всего, это бар "Консерватория", расположенный на 10 этаже отеля под стеклянной крышей с панорамным видом на исторический центр города и Кремль, а также фирменное "Кафе Арарат" - точная копия легендарного советского ресторана.

"Арарат" расположен недалеко от Большого театра и всего в нескольких минутах ходьбы от Красной площади, в окружении магазинов класса Люкс (ЦУМ), ресторанов и баров. В гостинице есть спа - зона с теплым бассейной, сауной, русской и римской парными.

Отель Ritz Carlton был построен в 2007 году на месте гостиницы "Интурист" в самом начале Тверской улицы - главной улицы столицы. Интерьер выдержан в классическом духе. В отеле расположены 300 номеров, широкий выбор кафе и ресторонов, знаменитый спа-центр и 02 Lounge - бар под стеклянным куполом на крыше здания, из окон которого открывается вид на Красную площадь и Кремль.

Отель «Никольская Кемпински Москва» открылся в историческом здании на пересечении Никольской улицы и Лубянской площади, в нескольких минутах ходьбы от Красной площади, Кремля, Большого театра и других достопримечательностей столицы.

На семи этажах «Никольской» расположены 211 номеров и люксов, включая два «Президентских» люкса площадью 250 кв.м. каждый. К услугам гостей представлен широкий выбор ресторанов и баров: ресторан MosaiK, панорамный ресторан и бар Mojito Lounge, итальянское бистро A Tavola, парижское кафе и шоколадный бутик Vendome, сигарный клуб Robusto и лобби бар и лаунж «Орлов».

"Hilton Moscow Ленинградская" - бывшая "Ленинградская", - это первая гостиница международной сети Hilton в Москве. Сталинская эстетика здания - с колонами и декором из латуни и стекла - все это сочетается с европейским комфортом и современными удобствами. Здесь есть все, что может понадобиться для деловых переговоров или после долгих прогулок по городу. Гостиница расположена удобно, от трех железнодорожных вокзалов и особенно удобна для тех, кто собирается посетить г. Санкт-Петербург. В отеле есть фитнес-центр, огромное пространство для деловых встреч, ресторан и бар, а до Красной площади 10минут на метро.

Marriott Сourtyard - этот отель расположен на старой улице недалеко от Кремля. Внутри 218 современных номеров, выходящих в открытый атриум. В здании имеется большой фитнес-центр и несколько ресторанов.

"Radisson Blu Белорусская" - новый отель разместился в высотном здании недалеко от Белорусского вокзала и одноименной станции метро. Отель "Radisson Blu Белорусская" расположенный на своеобразной улице - где ночной клуб Golden Palace соседствует с тихими многоквартирными домами, выбор для деловых путешественников, ищущих высокий уровень сервиса по конкурентоспособным ценам. В отеле имеется тренажерный зал, ресторан, большие пространства для деловых встреч, находится отель в нескольких минуты ходьбы от главной улицы города - Тверской.

"Рэдиссон Ройал" - бывшая гостиница "Украина" - занимает одну из сталинских высоток, известных как "Семь Сестер". После капитального ремонта в 2010 году здание было полностью обновлено, однако не утратило своего первоначального облика. Сегодня это фешенебельная гостиница, вместившая почти 500 номеров, несколько ресторанов русской, азиатской и европейской кухни, а также огромный фитнес-центр и бассейн. Номера декорированы в классическом стиле, в ванных комнатах подогреваются полы, что обычно нравится гостям. Через Москву-реку от отеля находится Дом правительства, а на берегу пристань: "Рэдиссон Ройал" - единственный отель в Москве, имеющий свой речной транспорт Рэдиссон Флотилия.

"Swissotel"- гостиничная сеть, открывшая в 2005 году 34- этажный отель"Swissotel Красные Холмы.

Славится своим удобством для деловых путешественников и своими просторными конференц-залами. Москвичи любят отдыхать в спа-салоне Purovel и в панорамном баре City Space на последнем этаже отеля. Рядом находится Павелецкий вокзал, дорога от которого до центра города занимает 10 минут.

Рынок Москвы обладает огромным потенциалом, потому что он еще далек от насыщения. Сейчас на рынке не хватает гостиниц с международным именем и очень небольшое количество отелей находится в профессиональном управлении. Например, в Москве есть только 9 тысяч номеров международного стандарта, что эквивалентно примерно 100% от общего количества таких номеров в Лондоне.

Бизнесмены из России и СНГ предпочитают останавливаться в отелях с международным именем, критериями отбора которых они считают месторасположение, комфортность и соотношение цены и качества.

Рис 1.1

Изучив рисунок 1.1, можно обнаружить, что имеется огромная сеть отелей, которая может заполнить сеть гостиниц под брендами как класса люкс, так и бутик отелей. Именно на эти бренды делается ставка в развитии Российского и Московского регионах.

Выход на любой рынок всегда сопряжен с риском. Так произошло с отелем "Балчуг Кемпински Москва", который помог укрепиться на восточно-европейском рынке. У гостей впервые появилась возможность остановиться в отеле класса "люкс" и получить сервис высочайшего класса. За 20 лет Россия стала важнейшим рынком, получив стратегическое преимущество в открытии новых отелей высокого класса.

.3 Понятие ивент-менеджмента и его особенности в гостиничном бизнесе

Первыми в истории человечества мероприятиями, вероятно, следует признать древние общественные и религиозные ритуалы: посвящение в воины, выборы вождя, жертвоприношения. Первыми организаторами мероприятий были шаманы - те, кто знал и создавал ритуалы.

Со временем мероприятия становились все изысканнее и сложнее. Появились общегородские и государственные праздники, стали проводиться коронации, масштабные религиозные действа, охватывающие целые континенты, и т. д.

Жизнь простых людей тоже не обходится без мероприятий: люди празднуют дни рождения и свадьбы, справляют годовщины и юбилеи.

С развитием рыночного общества к организации мероприятий подключился коммерческий сектор. Стали проводиться деловые мероприятия, направленные на обмен идеями и информацией, мероприятия с целью получения прибыли. Бывает, что мероприятия становятся ключевым элементом продвижения продукции.

Деятельность по организации и управлению мероприятий в международном бизнес - сообществе, как уже говорилось, принято называть ивент-менеджмент. Несмотря на то что организация мероприятий как специфическая форма деятельности существует с незапамятных времен, в самостоятельную отрасль она выделилась не так давно - примерно 15 лет назад, а до этого долгое время являлась составной частью других отраслей экономики: гостиничного бизнеса, туризма, шоу-бизнеса; часть функций по организации мероприятий была возложена на отделы продаж, профессиональные ассоциации. Это тормозило развитие ивент-менеджмента как отдельной формы деятельности. Теперь в области организации мероприятий появились профессиональные ассоциации, существуют специализированная литература, сертификационные программы, в данной сфере можно получить высшее образование. Постепенно организация мероприятий становится признанной индустрией со своими технологиями, игроками рынка, легендами и традициями.

Мероприятие - это заранее спланированные и определенные по теме, месту и времени действия организатора, проводимые для участников в своих интересах.

Ивент - это какое-либо событие, явление, специальное мероприятие, связанное с организацией праздников, презентаций, различных пиар акций, организованные встречи специально приглашенной на событие ивент аудитории.

Цель организации ивент-мероприятий - в соединении в единое целое времени, места и атмосферы, которые будут способствовать адекватному восприятию потребителя предназначенной для него информации.

Каждое мероприятие имеет определенные требования, организационный план, который подразумевает логичность и порядок действий, направленных на построение мероприятий в целом. План мероприятия состоит из пунктов, каждый из которых требует выполнения определенных обязанностей. Чтобы планируемое мероприятие прошло на должном уровне, необходимо проводить соответствующую подготовку. Вся работа в этом направлении должна быть отлажена, проконтролирована специалистами. Необходимым условием является четкое распределение обязанностей, функций между участниками этого процесса. Назначенное лицо или группа лиц (оргкомитет) должны относиться к своим обязанностям с особым вниманием, ответственностью и с пониманием дела. Только в этом случае можно добиться желаемого результата. Например, при проведении делового приема необходимо выбрать вид приема, составить список приглашенных лиц, разослать приглашения и т.д.

С каждым годом объем функций отдела маркетинга и продаж возрастает. Отдел занимается планированием, анализом рынка и конкурентов, разрабатывает рекомендации по работе в условиях современного рынка.

Сервис отдела продаж и маркетинга состоит из нескольких отделов:

Отдел маркетинга, чья функция состоит в том, чтобы создавать образ и имидж отдела.

Отдел бронирования, который отвечает за индивидуальное, групповое бронирование.

Отдел банкета, который несет ответственность за проведение банкетов и конференций в отелях.

Список задач отдела продаж и маркетинга - это довольно один из самых больших и распространенных списков, который охватывает методы привлечения клиентов в отель. Эта задача является самой обширной, потому что есть множество методов, к которым нужен определенный подход.

Также функция отдела продаж - это организация рекламных компаний, назначение таких методов состоит в передаче информации, которая действительно нужна клиентам.

Именно миссия службы отдела маркетинга и продаж - определить ценовую политику отеля. Работа включает определение основных цен и скидочную систему.

Глава 2 Специфика организации ивент-мероприятий в гостинице

.1 Планирование мероприятий в гостинице

В Обязанности менеджера по планированию организации мероприятий входит предоставление качественных услуг клиентам для эффективного сотрудничества с постоянными клиентами. Человек, который работает в этом отделе, должен обладать следующими навыками, такими как:

Способность работать как в команде, так и индивидуально

Самостоятельно брать на себя инициативу, заниматься предпринимательской деятельностью в рамках мандата

Стрессоустойчивость

Умение расставлять приоритеты и передавать полномочия

Эффективно выделять время и ресурсы при столкновении конкурирующих потребностей

Иметь сильные аналитические навыки, чтобы развивать, рассматривать и определять другие возможности и пути повышения уровня в бизнесе.

Рис 1.2

На рисунке 1.2 показано, что для начала нужно определить тип клиента (отрасль, адрес, активность компании, кто принимает решение);

Потребности клиента (мы как слушатели, техника использования вопросов : альтернативно-выгодные вопросы например: Вас интересует конференц-пакет либо заказ отдельных позиций на меню? Вам больше подходит встроенное либо мобильное оборудование?)

Открытые вопросы, например: Какие приоритеты при выборе площадки? Как Вам понравились наши залы? Что мы можем сделать, чтобы выбрали наш отель?

Вовлекающие вопросы: Вас интересуют стандартные кофе-брейки либо оздоровительные? Вас интересует исключительно мероприятия либо включим проживание для спикеров?

Парафраз: Вы говорите, что…,

Правильно ли я вас понял…,

Другими словами, Вы…, Значит…,

Позвольте уточню, Вам требуется…,

То есть Вы хотите сказать,что…

Детали мероприятия приведены на рисунке 1.3:

Рис 1.3

Мероприятие включает в себя:

Рис 1.4

Обязательно важно:

Напомнить об адресе отеля и конференц-залов

Ограничения по времени (в случае нескольких мероприятий в одном зале подряд)

Флористические композиции (расстановка цветов в зале, виды композиций)

Время подачи блюд

Up selling. Для клиента это:

Интрига

Заманчивое предложение

Успех мероприятия

Похвала от коллег/начальства

Индивидуальный подход со стороны отеля

Высокий уровень

Предложения ивент-менеджера:

- Более дорогие позиции по меню  следствие;

- Более дорогое оборудование  следствие;

Флористические композиции  следствие;

Эксклюзивное использование  следствие;

Дополнительный час  следствие;

Эксклюзивное использование Конференц - центра или этажа  следствие

Дополнительный час аренды зала  следствие;

Банты и чехлы на стулья  следствие

Язык преимуществ

Менеджер должен говорить языком преимуществ для клиента, а клиент должен не бояться цен.

Расположение служебного входа строго под главным входом

Минимальный бюджет на мероприятия 50 000 руб.

Бонусы

Менеджер дает дополнительно при выборе отеля:

-Meeting rewards program(поощрительные программы)

-Скидки

Парковка

Два менеджера по организации мероприятия

Менеджер для клиента это:

Советник

Надежный партнер

Предлагает оригинальные идеи

Находит необычные решения обычных вопросов

Всегда на связи

Табу для менеджера:

Нехватка времени

говорить НЕТ

Быть агрессивным и навязчивым

Быть закрытым

Уходить от вопросов без решения проблемы

Таким образом, процесс подготовки ивент-мероприятия представляет собой комплексное поэтапное действие с множеством составляющих элементов. Прежде всего - определение цели клиента, что он хочет видеть от мероприятия, достижение которого оправдает ожидания компании-организатора, так и участников события. Важно, чтобы выигрыш был о обеих сторон, поэтому мероприятие должно отвечать интересам участников и соответствовать имиджу компании. Кроме того, оригинальность сценария и его творческое исполнение будут способствовать эмоциональному восприятию события и его запоминаемости у потребителя при условии, что ивент-мероприятие будет наполнено ярким содержанием.

Второй важный момент связан с детальной проработкой плана проведения мероприятия, разработкой его сценария и определением действующих лиц. Здесь определяется время и место проведения мероприятия, предусматривается наличие парковки, необходимое оборудование и пр. Чем тщательней разрабатывается план, тем реалистичней принимается бюджет мероприятия.

.2 Процесс подготовки и проведения мероприятий в гостинице

Организация ивент-мероприятий в гостиницах должна носить комплексный характер, который отражает единство действий, осуществляемых в ходе реализации проекта и свидетельствующих о его цельности.

Основные этапы проведения мероприятия:

.        Подготовительная работа к приему участников;

сроки, цели и формат предстоящего визита,

состав и статус участников,

предложения по программе пребывания,

темы встреч и переговоров,

подготовка предложений о памятных подарках

Далее, формируется список и сбор информации о приглашаемых специалистах.

Ф.И.О.

дата рождения

организация

должность

адрес

телефон,

точные сроки поездки

подготовка детальной росписи программы пребывания с указанием точного времени всех мероприятий, ответных посещений, адресов и телефонов лиц, ответственных за обеспечение соответствующих пунктов программы. Согласование всех элементов программы до начала визита с прибывающей стороной;

подготовка необходимых справочных материалов по специфике делового протокола и этикета прибывающей стороны, информационных материалов, проектов документов для подписания;

определение количества переводчиков для всех видов письменного и устного перевода (синхронный, последовательный). Заблаговременный перевод всех подготовленных для визита документов;

подготовка пресс-службой информационно-протокольного обеспечения визита (встречи со СМИ, пресс-конференции, брифинги, интервью и т.д.);

подготовка и согласование культурной программы в соответствии с высказанными пожеланиями и требованиями норм протокола.

.Организация визовой поддержки.

Занимается отдел бронирования. Идет прием заявок на приглашение и сбор информации о приглашаемых специалистах с целью оформления и отправки приглашений (для оформления въездной визы в РФ)

Постановка на учет в органах УФМС (наличие паспорта, миграционной карты - обязательно)

Снятие с учета перед обратным выездом

. Информационное обеспечение.

Информирование о предстоящем визите всех ответственных лиц (по приказу),

Рассылка приглашений