Оглавления и указатели в Microsoft Word
Министерство
образования и науки Российской Федерации
Федеральное
государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего
профессионального образования
«ТОМСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
СИСТЕМ
УПРАВЛЕНИЯ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ» (ТУСУР)
Кафедра
автоматизации обработки информации (АОИ)
Реферат
по
дисциплине «Информационная техника обработки данных»
Оглавления
и указатели в Microsoft
Word
Выполнил:
Очирова В.Б.
Проверил:
Ципилева
T.A.
г. Томск,
2013
г.
Содержание
Введение
. Создание оглавления
. Разметка текста для включения в
оглавление
. Использование разделителей стилей
со стилями заголовков
. Вставка разделителей стилей
. Удаление заголовка из оглавления
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Оглавление - один из основных элементов
профессионально оформленных документов. Например, многие ГОСТы при оформлении
документации или при сдаче учебных материалов требуют делать оглавления для
быстрой ориентации читателя в документе.
Сейчас мы рассмотрим, как сделать оглавления в Microsoft
Word. Подробная
инструкция для Microsoft
Word 2007 поможет
сделать его и в других версиях программы по аналогии - 2003, 2010. На самом
деле сделать оглавление довольно просто, но не все знают даже самых
элементарных и простейших функций одной из самых популярных и востребованных
программ для компьютера.
оглавление документ
текст заголовок
1. Создание оглавления
В Word можно создать оглавление на основе
фрагментов текста в абзацах, не включая в оглавление целые абзацы. Пометить
текст для включения в оглавление можно при помощи его форматирования стилями
заголовка. Чтобы вставить оглавление в документ, выполните перечисленные ниже
действия.
1. Запустите Word и откройте документ.
2. Поместите курсор в пустой абзац в том
месте, куда нужно вставить оглавление.
. Щелкните Оглавление в группе Оглавление
на вкладке Ссылки. Затем щелкните Оглавление.
. Задайте параметры оглавления в
диалоговом окне Оглавление и нажмите кнопку ОК.
Примечание. Если текст в документе не отмечен
как подлежащий включению в оглавление, вместо оглавления в документе появится
следующее сообщение об ошибке: «Ошибка! Элементы оглавления не найдены».
Выберите оглавление в соответствии с типом
документа:
· Бумажный документ
При создании документа, который читатели получат
в печатном виде, следует создавать оглавления таким образом, чтобы каждый
элемент состоял из заголовка и номера страницы, на которой расположен этот
заголовок. В этом случае читатели смогут обратиться к нужной странице.
· Веб-документ
В документе, который читатели получат по сети и
будут читать в Word, можно форматировать элементы оглавления в виде
гиперссылок, чтобы можно было перейти к нужному заголовку, щелкнув его в
оглавлении.[2]
. Разметка текста для включения в оглавление
Далее следует пометить текст, который нужно
включить в оглавление, выполнив его форматирование стилями заголовка.
Используйте для этого один из описанных ниже способов.
I. Использование
выделения первых слов абзацев стилями заголовков
1. Выделите в документе какой-либо важный с
точки зрения содержания текст, который следует включить в оглавление. Например,
первые слова определенного абзаца могут отражать содержание последующего текста
данного абзаца.
2. Щелкните нужный стиль заголовка в группе
Стили на вкладке Домашняя страница.
. Щелкните пункт Обновление оглавления в
группе Оглавление на вкладке Ссылки.
. Щелкните пункт Обновить целиком в
диалоговом окне Обновление оглавления.
Если на стандартной панели инструментов нажать
кнопку Показать или скрыть, можно заметить, что для пометки первых слов в
абзаце не используются никакие специальные символы. Однако текст,
отформатированный стилем заголовка, отображается в оглавлении документа. Так
как при этом не используются скрытые маркеры абзаца или иные элементы, процесс
создания оглавления в целом не вызывает затруднений. Для этого в Word
используется новая функция - связанные начертания.
При создании связанного начертания может быть
использован любой стиль абзаца. Можно создать стиль абзаца, в точности соответствующий
стилю обычного текста абзаца, и применить его к фрагменту абзаца. Это позволяет
сделать так, чтобы текст оглавления точно соответствовал тексту абзаца, если в
параметры оглавления был включен стиль текста выделенного фрагмента. [3]
. Использование разделителей стилей со стилями
заголовков
Разделитель стилей - это специальная форма
скрытого маркера абзаца.
Теги разделителей стилей позволяют делать
следующее:
· Применять стили заголовков к
отдельному слову или фразе в абзаце так, чтобы в оглавлении отображалось только
это слово или фраза.
· Использовать два стиля в одном
абзаце так, чтобы в оглавление была включена только специально выделенная для
этого часть абзаца.
· Применять к выделенному тексту
уровни структуры таким образом, чтобы в оглавление вошел только специально
выделенный текст.
· Применять уровни структуры к
единичному слову или фразе в абзаце так, чтобы в оглавлении отображалось только
это слово или фраза.
Разделитель стилей представляет собой скрытый
маркер абзаца, выполняющий функцию разграничителя разных стилей, примененных в
документе.
Чтобы добавить кнопку Разделитель стилей на
панель инструментов, выполните указанные ниже действия.
1. Нажмите кнопку Microsoft Office и
выберите команду Параметры Word.
2. Нажмите кнопку Настройка.
. В списке Выбрать команды из выберите
элемент Все команды.
. В списке команд выберите Разделитель
стилей, щелкните пункт Добавить и нажмите кнопку ОК.
Вставьте разделитель стилей перед применением
стиля заголовка к тексту. Воспользуйтесь для этого одним из описанных далее
способов.
. Вставка разделителей стилей
Способ А. Использование разделителей стилей для
добавления в оглавление единичного слова или фразы из абзаца.
1. Достигнув в абзаце при вводе текста
слова или фразы, которые нужно включить в оглавление, нажмите кнопку
Разделитель стилей. Курсор будет перемещен в положение справа от разделителя,
чтобы можно было продолжить ввод текста.
2. Введите слово или фразу, которую нужно
включить в оглавление, и снова нажмите кнопку Разделитель стилей.
. Выделите слово или фразу, которую нужно
включить в оглавление, щелкните стрелку рядом с полем раскрывающегося списка
Стиль на панели инструментов Форматирование и выберите в списке нужный стиль
заголовка.
Слово или фраза между двумя разделителями стилей
будут включены в оглавление.
Способ Б. Разделитель стилей можно использовать
между двумя существующими абзацами так, чтобы первый абзац был помечен для
вставки в оглавление как текст, а второй абзац рассматривался как остальной
текст, не подлежащий включению в оглавление. Для этого выполните указанные ниже
действия.
2. Поместите курсор в первый абзац и
нажмите кнопку Разделитель стилей. Два абзаца будут представлены как один абзац
путем преобразования маркера абзаца в конце первого абзаца в разделитель
стилей. После этого в документе будет присутствовать один составной абзац,
отображаемый при просмотре документа в режиме структуры как два отдельных
абзаца, но выводимый на печать как один абзац.
. Выделите текст слева от разделителя,
щелкните стрелку рядом с полем раскрывающегося списка Стиль на панели
инструментов Форматирование и выберите в списке нужный стиль заголовка.
В оглавление войдет только начальный фрагмент
(первый абзац), отформатированный стилем заголовка. [3]
. Удаление заголовка из оглавления
Если требуется удалить заголовок из оглавления,
можно применить к тексту, помеченному для включения в оглавление, новый стиль
абзаца.
1. Выделите текст, помеченный для включения
в оглавление, щелкните стрелку рядом с полем раскрывающегося списка Стиль на
панели инструментов Форматирование и выберите в списке нужный стиль заголовка
(для удаления форматирования текста стилем заголовка выберите стиль Обычный).
2. Щелкните пункт Обновление оглавления в
группе Оглавление на вкладке Ссылки.
Щелкните пункт Обновить целиком в диалоговом
окне Обновление оглавления. Применив новый стиль абзаца ко всему абзацу, нельзя
удалить форматирование стилем. Необходимо выделить в точности тот текст,
который представлен в оглавлении, а затем применить новый стиль. [2]
6. Предметные указатели
В предметном указателе собираются отдельные
слова и фразы, которые являются ключевыми и могут заинтересовать того, кто будет
использовать документ. Обычно также указываются номера страниц, где упоминаются
эти термины. Word автоматически упорядочивает указатель по алфавиту и к тому же
сохраняет правильную нумерацию страниц при редактировании текста. Для создания
указателя не потребуется много времени. Если вспоминать о нем не тогда, когда
работа уже завершена, а уделять ему внимание во время набора текста, вам это не
доставит неудобств.
Процесс создания указателя состоит из двух
этапов: сначала нужно отметить слова, которые будут использованы в указателе, а
затем создать сам указатель.
Включение терминов в указатель.
Чтобы при создании документа включить слово или
фразу в предметный указатель, выполните следующие действия:
. Выделите нужный участок текста.
. Воспользуйтесь сочетанием клавиш Alt+Shift+X.
. Откроется диалоговое окно Определение элемента
указателя (рис.2)
Выделенная вами фраза появится в поле основной
области Элемент указателя. При необходимости фразу можно отредактировать. [4]
Определение элемента указателя позволяет сделать
следующее:
· создать многоуровневый указатель.
Для этого введите фразу, которая должна быть
помещена на второй уровень, в поле дополнительный области Элемент указателя;
· задать номер страницы, на которой
встречается термин, помещенный в указатель.
Для этого установите переключатель Параметры в
положение текущая страница;
· дать ссылку на другую фразу или
термин.
Для этого установите переключатель Параметры в
положение перекрестная ссылка и наберите соответствующий текст после слова См.
После того как ввод термина будет завершен, нажмите кнопку Пометить. Если
вместо этого выбрать кнопку Пометить все, будут помечены все выбранные слова в
документе. Щелкните на кнопке Закрыть, чтобы закрыть окно Определение элемента
указателя. После текста, включенного в указатель, появится поле предметного
указателя, и будут выведены непечатаемые символы.
Создание указателя, когда набор текста будет
завершен и фразы, которые должны присутствовать в указателе, будут в него
внесены, можно переходить к созданию указателя. Для этого сделайте следующее.
. Установите курсор в то место текста,
куда должен быть вставлен указатель.
. Перейдите на вкладку Ссылки на ленте, в
группе Предметный указатель нажмите одноименную кнопку. Откроется окно, в
котором будет активна только вкладка Указатель
. Из списка Форматы выберите один из
предлагаемых форматов указателей.
. Чтобы дополнительные элементы
располагались под основными элементами, установите переключатель Тип в
положение с отступом. Если переключатель установлен в положение без отступа, то
дополнительные элементы будут располагаться на одной строке с основными.
. Настройте количество колонок, а также
при необходимости установите флажок Номера страниц по правому краю и выберите
из списка Заполнитель символы, которые будет отделять элементы указателя от
номера страницы.
. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить
создание указателя. Он появится в документе. [4]
Если после создания указателя текст придется
редактировать снова, не забудьте обновить указатель, чтобы восстановить
нумерацию страниц. Для этого поместите курсор в поле указателя и нажмите
клавишу F9.
Удаление элемента из указателя.
Для удаления элемента из указателя нужно удалить
весь текст, помещенный в фигурные скобки. Чтобы текст указателя был виден,
нужно включить режим отображения непечатаемых символов при помощи кнопки
Отобразить все знаки в группе.
ВНИМАНИЕ: Если просто удалить слово из
указателя, при обновлении указателя слово снова появится. [5]
Заключение
Word - мощный текстовой процессор,
предназначенный для выполнения всех видов обработки текста: от набора и верстки
до проверки орфографии, вставки графики, распечатки текста. В одно из многих
полезных свойств Word также входит автоматическая коррекция текста по границам,
автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в
определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и
шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс,
автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск
заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент,
удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или
размеру шрифта, а также по надстрочным или по подстрочным символам. [1]
Таким образом, мы убедились в том, что в
текстовом процессоре Microsoft
Word предусмотрена
значительная степень автоматизации многих действий.
Грамотное использование таких операций как
оглавление, указатели, заголовки может во многом упростить работу с текстовыми
документами. Также эти функции необходимы для эстетичного и практичного
оформления курсовых работ, отчетов, докладов, рефератов.
Список использованных источников
1. С.В. Симонович, Г.А. Евсеев
«Информатика: Базовый курс», Изд. «Питер», 2003г., 625 страниц
. А.Н. Степанов «Информатика:
Учебник для вузов», Изд. «Питер Пресс», 2009г., 755 страниц
3. office.microsoft.com
4. comp-science.narod.ru
5. wordexpert.ru
6. Microsoft Office Word
2007