Электронный документооборот для SMB
Электронный документооборот для SMB
По
данным DELPHI CONSULTING GROUP, только в США ежедневно появляется более 1 млрд.
cтраниц документов, а в
архивах уже хранится порядка 1,3 трлн. различных документов. Обьем
корпоративной текстовой информации удваивается каждые три года. Эти цифры
говорят о том, что для любой организации вопросы оптимизации документооборота
имеют ключевое значение.
По
оценкам Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель
тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на
создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ
копируется в среднем до 20 раз и до 6% корпоративных документов безвозвратно
теряется. Очевидно, что эффективность работы организации в целом в значительной
степени зависит от качества управления бизнес-процессами и документооборотом.
Системы электронного документооборота (СЭД) давно стали решением этой проблемы
для крупных коммерческих организаций и органов государственной власти, однако
средний и малый бизнес долгое время находился «без присмотра» соответствующих
производителей. В последнее время ситуация стала меняться в лучшую сторону.
Если прежде в автоматизации документооборота у нас были замечены лишь крупные
предприятия и государственные структуры, то сегодня в этот процесс всё больше
вовлекаются средние компании и даже небольшие фирмы. Современные СЭД уже дают
ощутимый экономический эффект на предприятиях примерно со 100 и более
работниками.
Стоит
сказать, что прирост пользователей СЭД из числа предприятий малого бизнеса на
сегодняшний день не превышает 10%. Основной спрос на системы электронного
документооборота сосредоточен в Центральном федеральном округе. В Москве,
Московской области и остальных регионах Центрального округа сконцентрировано
около 50% рынка СЭД. Именно здесь находится подавляющее большинство
предприятий, использующих системы электронного документооборота.
Эти
системы постоянно развиваются и зачастую серьезно отличаются друг от друга по
функциональным возможностям. Однако есть несколько особенностей, которые
присущи большинству продуктов на этом рынке.
Структура и компоненты СЭД
Задача
документооборота не может быть представлена некоей изолированной ветвью в общем
бизнес-процессе (или деловом процессе) организации. Движение документов тесно
увязано с другими задачами, решаемыми информационной системой предприятия.
Кроме того, задача автоматизации документооборота лежит на стыке традиционных
«бумажных» технологий работы с документами и новых компьютерных технологий.
Система документооборота предприятия вбирает в себя множество специфических
организационных, структурных и производственных особенностей, фирменных
установок, корпоративных стандартов и требований, определённых процедур
взаимодействия между службами и исполнителями, зависит от технической
оснащённости и пр.
СЭД
может по-разному выбираться, формироваться и строиться в зависимости от
вышеназванных условий, размера организации, характера и специфики её
деятельности, квалификации кадров, финансовых возможностей, набора подсистем
(модулей), имеющих различную функциональную и технологическую наполненность,
построенных с помощью разных программных продуктов, созданных одним или
несколькими производителями и т. п. Однако в последнее время всё большее
количество экспертов соглашается, что непременными атрибутами комплексной
системы автоматизации документооборота должны быть композиции из трёхпрограммных
технологий, уже достаточно давно предлагаемых компаниями-разработчиками:
1. WorkFlow;
2. DMS (Document Management System);
3.
Groupware.
Workflow
Эта
концепция была предложена компанией Staffware около 20 лет назад. В ней весь
комплекс задач автоматизации бизнеса рассматривается как совокупность
бизнес-процессов. Инструменты, предоставляемые WorkFlow-системой, обеспечивают
формирование описаний процессов, данных, а также содержат средства описания
электронных форм для обработки этих данных. Технология WorkFlow обеспечивает
чёткое исполнение процесса согласно его описанию. Сервисы системы поддерживают
реализацию бизнес-процессов, формирование и подготовку очередей заданий
пользователей к обработке, автоматически обеспечивают нужную активность стадий
процесса, контроль своевременности исполнения этапов процесса и различные
способы реакции на возникающие проблемы. Современная индустриальная
WorkFlow-система должна быть достаточно гибкой и включать в себя: инструменты
моделирования процессов, актуальных для компании; средства отслеживания
состояния процессов и получения информации о несоответствии ихтечения,
накопления статистики об отклонениях. Таким образом, WorkFlow-система позволяет
непрерывно улучшать и реструктурировать бизнес-процессы компании; она содержит
реальные инструменты для постоянной оценки, модификации и улучшения качества
бизнес-процессов, средства маршрутизации документов и других объектов,
интеграции с другими продуктами корпоративных информационных систем. Наличие
подобных инструментов позволяет на практике реализовать концепцию непрерывного
реинжиниринга бизнеса. Обеспечивая практически мгновенную передачу работ между
участниками бизнес-процесса и имея режим напоминания необходимых действий
пользователям, система WorkFlow может существенным образом влиять на скорость
реализации бизнес-процессов, производительность и качество труда сотрудников.
Продукт
Похожие работы на - Электронный документооборот для SMB
|