Теория организации
Вопрос 1. Организация как система
Слово «организация» происходит от латинского organizo
- делать сообща, стройный вид, устраиваю.
ОРГАНИЗАЦИЯ - это группа людей, деятельность
которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.
Некая группа должна соответствовать нескольким
обязательным требованиям, чтобы считаться организацией. К ним относятся:
. Наличие по крайней мере двух людей, которые
считают себя частью этой группы.
. Наличие хотя бы одной цели (т.е. желаемого
конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены
данной группы.
. Наличие членов группы, которые намеренно
работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.
Организация рассматривается как процесс и как
явление. Как процесс она представляет собой совокупность действий, ведущих к
образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого. Организация
как процесс регулируется законами о труде, процессуальным и угаловным
кодексами.
Организовывать − это, значит, разделить на
части и делегировать выполнение общей управленческой задачи путем распределения
ответственности и полномочий, а также установления взаимосвязей между
различными видами работ.
Первым крупным специалистом в
области системного подхода был Честер И. Бернар (1886-1961). Он считал, что
организация - это "система сознательно скоординированных действий, в
которой руководитель является самым важным стратегическим фактором", что
руководитель может достигнуть превосходных результатов в своей работе, только
выполнив три важных условия: обеспечив систему коммуникаций, предприняв усилия,
необходимые для действия системы, сформулировав и определив цели системы.
Система - это некоторая
целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой
вклад в характеристики целого.
Элемент системы - предел членения системы с
точки зрения решения конкретной задачи и поставленной цели.
Внешняя среда - совокупность тех объектов,
которая влияет на систему.
Подсистема - относительно независимая часть
системы сохраняющая функциональные возможности системы.
Структура - это совокупность
элементов и связей между ними
Организация (организованность)
является неотъемлемым свойством любой системы.
Таким образом, понятие «организация» может
трактоваться как:
· внутренняя упорядоченность и согласованность,
взаимодействие автономных частей целого, обусловленное его строением (как
свойство любых систем);
· совокупность процессов или действий,
ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;
· объединение людей, совместно
реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и
процедур (СЭС) (как форма существования социально-экономических,
производственно-хозяйственных систем).
Все социально-экономические системы
(предприятия, фирмы, концерны и т.д.) являются организациями
Организация обладает следующими общими
признаками:
. определение ее характера кадрами и менеджером;
объединение процессов, которые без этого взаимодействуют нецеленаправленно или
неэффективно;
. сохранение как предварительно запланированного
порядка процесса, так и оперативного, зависящего от ситуации реагирования работника
и менеджера. Незапланированные действия предполагают установление
ответственности в менеджменте;
. определенная, зависящая от процесса гибкость,
что обеспечивает функционирование системы в изменяющихся условиях;
. единство рабочих процессов и процессов
управления, как результата разумного разделения труда.
Основными законами рациональной организации
выступают: упорядочение задач в соответствии с важнейшими точками процесса;
приведение управленческих задач в соответствии с принципами компетентности и
ответственности (согласование компетентности и ответственности, согласование
"поля решения" и доступной информации, способность компетентных
функциональных единиц принять к решению новые задачи); обязательное
распределение ответственности (не за сферу, а за "процесс"); короткие
пути управления; баланс стабильности и гибкости; способность к
целеориентированной самоорганизации и активности; желательность стабильности
циклически повторяемых действий.
Таким образом, можно сделать вывод, что
Организация - это единство состояния и процесса, так как она обеспечивает
стабильные организационные решения, но является сама лишь относительно
стабильной вследствие постоянного развития внешней и внутренней сред фирмы.
Организация как система может быть открытой и
закрытой.
Закрытая система - имеет жесткие фиксированные
границы, ее действия относительно не зависимы от среды, окружающей систему.
Открытая система - характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия,
информация, материалы - это объекты обмена с внешней средой через проницаемые
границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от
энергии, информации и материалов, поступающих извне. Таким образом, открытая
система - это система, в которой ее элементы взаимодействуют с окружающим миром.
Закрытая система - это система, в которой такого взаимодействия нет. Фактически
все организации взаимодействуют с их окружением, и задача состоит в том, чтобы
определить оптимальную степень активности.
Открытая система имеет способность приспосабливаться
к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить
свое функционирование.
Организация - структура, в
которой люди строят отношения и взаимодействуют между собой. В организациях
существуют официальные (формальные) и неофициальные (неформальные) отношения.
Официальные - связывают
руководителей и подчиненных. Они должны быть четко определены и скоординированы
с помощью функционально-должностных инструкций (ФДИ). Формальные отношения
людей в организации складываются еще на стадии формирования ее структуры. При
этом сразу должны быть определены сферы компетенции каждого специалиста, объем
их власти и ответственность.
Неофициальные - это личные
отношения, они накладывают свой отпечаток на официальные и будут предметом
изучения при отражении вопросов социально-психологического климата коллектива.
Все сложные организации
являются не только группами, целенаправленными в своей деятельности и имеющими
определенный набор взаимосвязанных целей, но и имеют общие для всех сложных
организаций характеристики (рис. 1).
Цели всякой организации
включают преобразование ресурсов для достижения результатов. Основные ресурсы,
используемые организацией - это люди (человеческие ресурсы), капитал,
материалы, технология, информация.
Одной из самых значимых характеристик
организации является ее взаимосвязь с внешней средой. Организации, полностью
зависимы от окружающего мира - от внешней среды (профсоюзы, правительственные
акты, законодательство, конкурирующие организации, система ценностей в
обществе, общественные взгляды, техника и технология и другие составляющие).
Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на все, что происходит внутри
организации.
Самой очевидной характеристикой организации
является разделение труда. Разделение всей работы на составляющие компоненты
обычно называется горизонтальным разделением труда. В организации существуют
две внутренние ограниченные формы разделения труда. Первая - это разделение
труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е. горизонтальное
разделение труда. Вторая, называемая вертикальной, отделяет работу по
координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию
работы других людей и составляет сущность управления.
В обществе можно выделить следующие типы
организаций, если под организациями подразумевать первичные образования, на
нижнем уровне общества.
Деловые организации. Создаются отдельными
коллективами предпринимателями и более широкими социальными системами:
государством, местной властью, акционерными обществами, партиями и т.д. Они
могут быть государственными, муниципальными, частными (акционерными,
индивидуальными). Участие в них, то есть выполняемая там работа, дает доход,
заработную плату. Основа внутреннего регулирования - административный
распорядок, принципы единоначалия, назначения, целесообразности.
Но в обществе возникают организационные
образования и другого рода, не собственно организации, а имеющие многие
признаки последних. Это ассоциативные организации - семья, научная школа,
неформальная группа. В них заметны некоторая автономия от среды, относительная
стабильность состава, иерархия (главенство, лидерство), сравнительное устойчивое
распределение участников (по ролям, престижу), принятие общих решений.
Вопрос 2.Общие понятия о зависимостях, законах и
закономерностях организации
Каждая компания обязана соблюдать
законодательные акты страны пребывания и свои собственные правовые нормы,
зафиксированные в уставе и учредительном договоре. Кроме того в любой компании
проявляются действия и других, официально не зафиксированных зависимостей,
законов и закономерностей. Если какие-то законы, зависимости или закономерности
намеренно не соблюдаются или не понимаются, то компанию ждет банкротство или
ликвидация.
Каждый информационный процесс включает пять
составляющих (рис.2 ) :
инициирующие (входное) воздействие - им может
быть поступающая информация от руководителя, собственная инициатива работника,
плановые мероприятия;
обработка входного воздействия - разработка
вариантов решения по известному или новому алгоритму;
принятие управленческого или технического
решения;
реализация решения и оценка результата
выполнения;
координация алгоритмов разработки и принятия
решения, исходя из полученных результатов.
Обратная связь может либо усиливать входное
воздействие с ростом значения результата (положительная обратная связь), либо
ослаблять его так же с ростом значения результата (отрицательная обратная
связь).
Зависимость - это характер связи между входными
и выходными элементами входа и выхода, поддающиеся осмыслению. В социальных
процессах зависимости чаще всего улавливаются опытным путем за счет наблюдений
и статистики. Зависимости, законы и закономерности пронизывают весь ход любого
процесса, происходящего в компании. Зависимости являются основой для
формулирования нового закона. На основании закона могут быть сформулированы
закономерности. Сами законы и закономерности могут способствовать формированию
новых зависимостей (рис.3).
В компании существует множество зависимостей,
некоторые из них перерастают в традиции или составляют часть организационной
культуры. Зависимость может включать общее и особенное (индивидуальное) для
каждой организации. Она может иметь различный вид (табличный, графический,
формульный, словесный; набор параграфов, статей, инструкций, положений).
Руководитель компании или подразделения явно или
не явно накапливает наиболее ходовые и эффективные зависимости. Они существенно
экономят время при разработке и реализации решений, а так же уменьшают риск
невыполнения задания.
Зависимость имеет параметры, разделенные на две
группы: объективные и субъективные.
Объективные зависимости вырабатываются
независимо от воли и сознания людей. Их инициируют законы и закономерности
развитие природы и общества. Объективные зависимости могут проявляться в
активном и пассивном режимах. При активном режиме работники компаний, зная о
неотвратимости действия какой-либо зависимости, будут ее учитывать и использовать
себе во благо. При пассивном - зависимость будет действовать сама по себе, при
этом она может быть полезной или губительной. Эти зависимости могут быть
универсальными и специфическими. Область действия универсальной зависимости
распространяется на все мировые процессы: социальный, биологический и
технический. К специфическим относятся зависимости, свойственные социальной
системе - отношениям людей, компаний, стран.
Субъективные зависимости вырабатываются
руководителями или специалистами для реализации корпоративных целей на какое-то
ограниченное время.
Формальные - это узаконенные, утвержденные или
установленные органами управления зависимости, касающиеся управленческих или
производственных процессов.
Неформальные - это принятые и реализуемые при
самоуправлении или самоорганизации граждан зависимости, отражающие их групповые
интересы и устанавливающие благоприятный уровень отношений.
Общие зависимости отражают связь параметров,
распространяющихся на основную часть организационных отношений людей.
Частные - характеризуют связь параметров
отношений локальной группы людей. Частные зависимости чаще подвержены
изменениям, чем общие. Они подразделяются на кратковременные зависимости,
долговременные, моральные, аморальные, детерминированные, вероятностные.
Объективные законы, отражающие связь элементов в
системе организационных отношений, носят название «законы организаций» (закон
самосохранения, закон развития и другие).
Субъективные законы, регламентирующие
организационные отношения, называются «законы для организаций» (федеральные
законы).
Зависимости, законы и закономерности
характеризуются условиями применения и порядком функционирования. Условия
применения - это набор правил и норм для эффективного функционирования в
организации зависимости, законов и закономерностей. Порядок функционирования -
это формирование соотношений между входными и выходными параметрами;
определение допустимой инерционности, запаздывания и порога реагирования.
Закон организации имеет в своем составе общее и.
Общая часть закона универсальна, то есть она не зависит от страны
географического расположения. Особенное - это часть закона, отражающая
специфику организации.
Законы организации образуют теоретический
фундамент теории организации, способствует переходу от эмпирического подхода к
профессиональному, позволяет правильно оценить возникающую ситуацию, помогают
объективно анализировать накопленный опыт, способствует повышению
управленческой культуры в компаниях. Они имеют существенные особенности, а
именно - законы организации:
характеризуют всеобщие связи и отношения в
социальной среде;
выступает в роли катализатора общественного
процесса;
усиливает свое влияние на деятельность компании
с развитием общественных отношений.
Рассмотрим две группы объективных законов:
универсальные и специфические. Действие универсальных законов распространяется
на социальную, биологическую и частично - техническую систему. К этой группе
относятся основополагающие и фоновые законы. Основополагающие - закон синергии,
закон самосохранения и закон развития. Фоновые - закон информированности
упорядоченности, закон единства анализа и синтеза, закон
композиции-пропорциональности. Специфические, объединяют ряд законов,
касающихся только социальных организаций (рис. 4).
Список используемой литературы
рациональный организация
корпоративный система
1. Смирнов
Э. А. Теория организации: Учебное пособие.- М.: ИНФРА - М, 2002.-248 с.
. Мильнер
Б. З. Теория организации. Учебник. - М.: ИНФРА - М, 2003.- 558 с.
. Баранников
А.Ф. Теория организации. Учебник для вузов. - М. Гриф МО РФ; 2004.- С.54.
. Богданов
А. А. Тектология: (Всеобщая организационная наука). В 2-х книгах.: Кн.1\2. -
Москва: Экономика, 1989.- С. 34
. Мескон
М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М. Дело 1995 . -С. 74
. Лаукс
Г., Лирманн Ф. Основы организации: управление принятием решений. - М.: Финансы
и статистика, 2006. - С. 60.
. Волкова
К.А. и др. Предприятие: стратегия, структура, положение об отделах и службах,
должностные инструкции. - М.: Экономика, 2001.
Приложения
ЗзЗЗЗз
Рисунок 2. Обобщенная схема процессов в
организации
Рисунок 3. Порядок формирования логической базы
управленческого или производственного процесса
Рисунок 4. Типология объективных законов
организации