Лекции по делопроизводству
Докладные
записки.
-это документ адресованный руководителю или
вышестоящему учреждению и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшим
место явлении или факте, о выполненной работе, а так же содержащей выводу и
предложение составителя.
Д.З. включает следующие реквизиты:
1.
Наименование структурного
подразделения
2.
Вид документа
3.
Дата, номер
4.
Место составления или
издания
5.
Заголовок к тексту
6.
Текст
7.
Подпись
Д.З. бывают внешние и внутренние.
Внутренние
докладную подписывает составитель, внешнею, адресованную выше стоящей инстанции
и оформленной на общем бланке учреждения, подписывает руководитель учреждения.
ПРИМЕР внутренней докладной записки:
Общий
отдел Генеральному
директору
объединения
ДОКЛАДНАЯ
ЗАПИСКА
Н.К. Иванову
25.10.2002 №36
Рязань
О
замене пишущих машин
Довожу до вашего
сведения, что машинбюро в настоящее время оснащено пишущими машинами
устаревшего образца, многие из которых имеют надёжные эксплуатационные
качества.
Прошу рассмотреть в-с о
приобретении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.
Зав.
машинбюро Г.Н.
Колбасин
ПРИМЕР внешней докладной
записки:
Министерство
общего Генеральному
директору
и
профессионального завода
…………………………………
образования
РФ …………………………………………
Новосибирское
областное И.И. Петрову
управление народного
образования
Октябрьский отдел
народного образования
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
25.10.2002 №15
Новосибирск
О проверке технического
состояния жилых помещений базы отдыха
Согласно поручению главы
администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и
определение количества школьников, которые могут отдохнуть летом 2002 года.
Мною 13 мая сего года бал
проведён осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.
Все жилые корпуса в
удовлетворительном состоянии, однако, в корпусе №1 необходимо вставить стёкла,
корпус №2 нуждается в ремонте.
Зав.
района Н.И. Пирогов
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
-это док-т, поясняющий
содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта) или
объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительная записка
делится на 2-е группы:
1 гр.
– это док-ты, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие
содержание его отдельных положений. Оформляются на общем бланке учреждений.
2 Гр.
– это записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций,
поступков и поведений работников.
ПРИМЕР:
Объяснительная
записка Директору центра
«Кадры»
01.11.2002
№21 Н.И. Иванову
О срыве
занятий в группе секретарей-референтов
31
октября 2002 года на занятия по делопроизводству пришло только 3 слушателя из
состава группы 19 человек
Преподаватель
Г.И. Григорьева
Пр.
внешней объяснительной записки – по одному предприятию, имеющему
множество структурных подразделений:
Наименование
организации
Производственный
отдел
Объяснительная
записка Ген. Директору
объединения
01.11.2002
№14 А.А. Зуеву
Об
установке оборудования
Сводный отчёт об
установке оборудования для производства аммиака, передан в выше стоящею
организацию согласно договорённости 30.10.2002г.
Начальник
отдела А.Е. Ёлкин
Пр.
внешней объяснительной записки, адресованная в выше стоящую организацию:
Производственное
объединение
По добыче
железной руды
«Крымчермет»
Шахта
«Юзовская»
Объяснительная
записка Ген. Директору
01.11.2002
№10 К.Е. Матвееву
О
нарушении производственной дисциплины
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,ТЕКСТ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
Горный
мастер В.И. Софроний
ФАКСЫ
- относятся к оперативным
средствам связи – максимальная связь. Ф. – это док-т, полученный с помощью
специального аппарата или факса, по телефонным каналам связи, Ф. является
копией передаваемого документа любого вида с приложением в виде таблиц, схем,
чертежей, фотографий. Ф. является разновидностью переписки между деловыми
партнёрами. Оформляется аналогично деловому письму.
Дополнительными данными
факса явл. данные, которые проставляет сам аппарат – указание (код)
отправителя; дата и время передачи; номер телефакса (аппарата), с которого
передата информация; количество страниц.
Отправитель факса должен
получить подтверждение о том, что информация дошла до получателя, в котором
указывается код фирмы получателя, № телефакса получателя, дата и время
продолжительности передачи, кол-во полученных страниц; результат.
Большая часть
коммерческой переписки хранится 3 года, в том числе и факсы и передаче на
архивное хранение не подлежит. Переписка с иностранными фирмами по наиболее
важным вопросам (экспорт, импорт) гарантии хранится 10 лет.
ТЕЛЕГРАММА
-
это док-т, передаваемый по каналам связи.
Образец международной телеграммы:
МЕЖДУНАРОДНАЯ ТЕЛЕГРАММА
МАКСИМОВ АТТАШЕ ПО ТОРГОВЛЕ
ПОСОЛЬСТВО РФ В БЛГАРИИ
УЛ.КРАСНОВА 5 СОФИЯ БОЛГАРИЯ
ПРЕДСТАВИТЕЛИ МИНИСТЕРСТВА
АНИСИМОВ ЗПТ КАНДРАТЬЕВ ПРИЕДУТ 15 МАРТА 1999 ГОДА В СОФИЮ ДЛЯ ПРВЕДЕНИЯ
ПЕРЕГОВОРОВ
ЗАМ МИНИСТРА ВЭС
100121, Москва, ул.
Краснопресненская, 20, МВЭС, 15-23-08/02
10.01.99
Разина 235 41 38
СПРАВКИ
- это док-т содержащий
описание и подтверждение фактов и событий. Справки чаще всего составляются о
подтверждении работы или оплаты труда сотрудников. Руководство предприятия
обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с
указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера з/п
(статья 40 ТКРФ).
Справки подготавливаются на бланке формата А5 имеющем адресные
данные предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в
именительном падеже Ф.И.О. (полностью) лица о котором даются сведения, его
должности, з/п. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки
(
например: шк. №49; ТЭУ №3). На справке должна обязательно стоять дата
подписания. Если ведётся учёт выдачи справок по журналу, ставят порядковый
номер справки рядом с датой. Справки составляются в 1 экз. Одним из вариантов
справки явл-ся справка по запросу руководства содержащая информацию по производственной
тематике, такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки для
руководства не выходящие за пределы предприятия составляет и подписывает
составитель (составитель). Внешние справки по запросу внешних организаций
подписываются руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к
тексту, дату и период времени к сведениям относящимся к справке. Если справка
даётся по нескольким вопросам, то её текст делят на разделы. Они должны иметь
заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Справки, имеющие цифровые показатели
могут быть оформлены в виде таблицы.
Справки по
производственной тематике составляются в 2-х экз.:
1. адресату
2. подшивается
в дело
При наличии в справке
сведений финансового хар-ра, она подписывается руководителем, гл. бухгалтером и
заверяется печатью. Во всех внешних справках печать обязательна.
Пример
внешней справки:
Наименование
предприятия Место предоставления
справки
Адрес предприятия
Тел.
Факс
СПРАВКА
00.00.00
№
Леонтьева Оксана Анатольевна работает экономистом
отдела маркетинга в АО «Комета» с окладом 3500 (три тысячи пятьсот) рублей в
месяц.
Директор
И.О. Фамилия
Главный
бухгалтер И.О. Фамилия
М.П.
Мишин 243382
ДОГОВОРЫ
Д. – это юр. документ
устанавливающий права, обязанности договаривающихся сторон и ответственность за
их выполнение. Договора могут быть заключены между организациями или
организацией и гражданином или гражданами между собой. Если в договорные
отношения вступает организация и гражданин договор называют трудовым
соглашением. Существуют такие договора как: Д. о поставках, Д. о
материальной ответственности, Д. аренды, Д. банковского счёта и т.п.
Д. считается заключённым,
если между сторонами достигнуты соглашения по всем пунктам.
Реквизиты договора:
1) название
док-та: договор
2) дата,
номер и место составления
3) заголовок
к тексту
4) текст:
состоит из вводной части:1-наименование сторон
2-должности и фамилии лиц
подписывающих договор
3-предмет договора
4-изложение порядка
рассмотрения вопросов
5-общая сумма договора
5) Юр.
адреса сторон
6) Подписи
и печати сторон
Д. составляется в
нескольких экземплярах в зависимости от потребностей участков (чаще всего их
бывает 2)
Текст договора разделяют
на разделы и подразделы. Каждая часть нумеруется арабскими цифрами. Часто
договоры фин. назначения визируются юрист-консультом.
КОНТРАКТ
К. представляет собой
особую форму срочного трудового договора, заключённого между предприятием в
лице директора и работником. Контракт устанавливает условия найма организации,
оплату труда, взаимные обязательства, права, ответственность сторон и основания
для досрочного расторжения контракта.
По сравнению с трудовым
договором контракт позволяет более чётко и конкретно сформулировать условия,
организацию и оплату труда с учётом индивидуальной особенности работника.
Контракт может
заключиться на время выполнения работы или на определённый срок. После
окончания действия контракта он может перезаключиться на новый срок или
продлеваться.
Содержание контракта:
1. наименование
сторон и их реквизиты
2. цель
и предмет заключения контракта
3. требования
к результатам работы
4.
срок действия
6. условия
оплаты труда (не могут быть ниже min з/п, должен быть
установлен порядок выплаты, требования и др. вопросы, а так же вознаграждения)
7. обязательства
сторон и ответственность за их нарушение.
8. порядок
разрешения вопросов(не должен противоречить законодательству)
9. основание
и условия для срочного расторжения контракта
10.адреса сторон и подписи