[Процесс]. Процесс предоставления необходимой информации заинтересованным сторонам проекта в соответствии с планом. Он осуществляется на всем протяжении жизненного цикла проекта и во всех процессах управления. Ключевым в данном случае является процесс исполнения, который включает в себя реализацию плана управления коммуникациями, а также реагирование на неожиданные запросы информации.
1.Распространение информации: Краткая информация
Распространение информации - это процесс предоставления необходимой информации заинтересованным сторонам проекта в соответствии с планом. Он осуществляется на всем протяжении жизненного цикла проекта и во всех процессах управления. Ключевым в данном случае является процесс исполнения, который включает в себя реализацию плана управления коммуникациями, а также реагирование на неожиданные запросы информации.
1.1Метод коммуникаций и метод распространение информации
Методы коммуникаций
Индивидуальные и групповые собрания, видео- и аудиоконференции, чаты и прочие методы удаленного общения, используемые для распространения информации.
Метод распространение информации
Эффективное распространение информации включает в себя ряд методов, в том числе:
модели «отправитель-получатель». Петли обратной связи и барьеры коммуникаций.
выбор средств связи. Принимаемые решения о том, когда лучше общаться устно, а когда письменно, когда лучше написать неформальную записку, а когда формальный отчет, а также когда лучше поговорить лично, а когда написать электронное письмо.
стиль письма. Применение действительного или страдательного залога, структура предложения, подбор слов.
методы ведения собраний. Подготовка повестки дня и разрешение конфликтов.
методы представления. Язык тела и разработка наглядных материалов.
методы организации групповой работы. Достижение консенсуса и преодоление препятствий.
.2Способ распространения информации
Проектная информация может распространяться с помощью разнообразных инструментов, включая:
распространение печатной документации, регистрационные картотеки, пресс-релизы и электронные базы данных с общим доступом;
электронные средства общения и проведения конференций (например, электронная почта, факс, голосовая почта, телефон, видеоконфереции и интернет-конференции, веб-сайты и Интернет-публикации); и
üЭлектро́нная по́чта (англ. <#"justify">Факсимильная связь включает в себя основные операции:
·деление всей площади предназначенного для передачи оригинала на большое количество элементов малого размера, отличающихся друг от друга по какому-либо определённому физическому параметру. Типично для изображений - по оптической плотности <#"justify">·Возможность для абонента телефонной сети оставить адресату голосовое сообщение, которое тот сможет прослушать позже.
·Возможность прослушать по телефону хранящиеся на сервере электронной почты сообщения, читаемые роботом.
В корпоративной телефонии под голосовой почтой (системой голосовой почты) понимается устройство, подключающееся к офисной (учрежденческой) АТС <#"justify">·плату расширения офисной АТС (такие платы выпускают производители офисных АТС)
·самостоятельное устройство для настольной установки (выпускаются массой сторонних производителей, используется компаниями малого и среднего бизнеса)
·функционально законченный блок для установки в 19" стойку (также выпускается сторонними производителями, используется на крупных и средних предприятиях)
Современная голосовая почта оснащена автосекретарём <#"justify">2Распространение информации: по стандарту PMBoK
.1Распространение информации: входы
План управления проектом
План управления коммуникациями является составной частью плана управления проектом или включается в него в виде вспомогательного плана. План управления коммуникациями может быть официальным или неофициальным, детализированным или обобщенным и зависит от потребностей проекта.
В плане управления коммуникациями обычно указывается следующее:
требования заинтересованных сторон проекта к коммуникациям;
сведения о передаваемой информации, включая язык, формат, содержание и степень детализации;
причина распространения данной информации;
сроки и периодичность распространения требуемой информации;
лицо, отвечающее за передачу информации;
лицо, выдающее разрешение на раскрытие конфиденциальной информации;
лицо или группы лиц, которые будут получать информацию;
методы или технологии, используемые для передачи информации (например, служебные записки, сообщения по электронной почте и/или пресс-релизы);
ресурсы, выделенные на коммуникационные действия, включая время и бюджет;
метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями по мере продвижения и развития проекта;
глоссарий общепринятой терминологии;
блок-схемы информации проекта, работ по проекту с указанием возможной последовательности разрешений, списка отчетов, планов совещаний и т. д.; и
ограничения коммуникаций, возникающие обычно вследствие определенных законодательных или нормативных актов, технологий, правил организации и т. д.
В план управления коммуникациями могут также включаться руководящие указания и шаблоны для проведения совещаний по текущему состоянию проекта, собраний команды проекта, собраний в сети Интернет и сообщений по электронной почте. Также в нем может предусматриваться использование вебсайта проекта и программное обеспечение для управления проектами, если они используются в проекте.
Отчеты об исполнении
Отчеты об исполнении, используемые для распространения информации об исполнении и текущем состоянии проекта, должны предоставляться перед совещаниями по проекту и быть как можно более актуальными и точными.
Прогнозы обновляются и составляются заново на основе показателей выполнения работ, предоставляемых по мере исполнения проекта. Данная информация описывает исполнение проекта в прошлом, которое может повлиять на проект в будущем, например, прогнозы по завершении и прогнозы до завершения. Прогнозируемая информация часто генерируется с помощью методов освоенного объема, однако могут использоваться и другие методы, такие как аналогии с прошлыми проектами, повторные оценки оставшейся работы, учет влияния внешних событий в расписании и др.
Данная информация должна предоставляться вместе с информацией об исполнении и другой важной информацией, которая должна распределяться с целью принятия решений. Методы прогнозирования описаны в разделе. Дополнительная информация по отчетам об исполнении приведена в разделе.
Активы процессов организации
Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс распространения информации, включают в себя, среди прочего:
правила, процедуры и руководящие указания относительно распространения информации;
шаблоны; и
историческую информацию и накопленные знания.
2.2Распространение информации: инструменты и методы
Методы коммуникаций
Индивидуальные и групповые собрания, видео- и аудиоконференции, чаты и прочие методы удаленного общения, используемые для распространения информации.
Инструменты распространения информации
Проектная информация может распространяться с помощью разнообразных инструментов, включая:
распространение печатной документации, регистрационные картотеки, пресс-релизы и электронные базы данных с общим доступом;
электронные инструменты управления проектами (например, веб-интерфейсы программного обеспечения для управления проектами и составления расписаний, программное обеспечение для поддержки собраний и виртуальных офисов, порталы и инструменты управления совместной работой).
2.3Распространение информации: выходы
Обновления активов процессов организации
Активы процессов организации, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего:
извещения заинтересованных сторон проекта. Заинтересованным сторонам проекта может предоставляться информация о решенных проблемах, одобренных изменениях и общем состоянии проекта.
отчеты по проекту. Формальные и неформальные отчеты по проекту описывают текущее состояние проекта и включают накопленные знания, журналы регистрации проблем, отчеты о завершении проекта и выходы из других областей знаний.
представление проекта. Команда проекта формально или неформально предоставляет информацию некоторым или всем заинтересованным сторонам проекта. Информация и метод представления должны соответствовать потребностям аудитории.
документы проекта. Документы проекта могут включать в себя корреспонденцию, служебные записки, протоколы совещаний и другие документы, описывающие проект. Данная информация должна в максимально возможной и надлежащей степени поддерживаться в организованном состоянии. Члены команды проекта также могут вести книгу или реестр документов проекта, которые могут быть физическими или электронными.
обратная связь от заинтересованных сторон проекта. Информация, получаемая от заинтересованных сторон проекта и связанная с работами проекта, должна распределяться и использоваться для модификации или улучшения будущего исполнения проекта.
документация по накопленным знаниям. Эта документация включает в себя причины проблем, обоснование выбранных корректирующих воздействий и другие типы накопленных знаний о распространении информации. Накопленные знания документируются и распределяются таким образом, чтобы они могли стать частью исторической базы данных как проекта, так и.
Заключение
Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принять необходимые решения и действия. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.
Основные трудности, возникающие на пути сбора и распространения контрольной информации, связаны с различными коммуникационными проблемами, о которых мы говорили раньше. В то время как часть данных собирается и обрабатывается ЭВМ, большая часть информации должна быть обработана человеком. Присутствие человека в этой цепочке сопряжено с возможным искажением информации, на основе которой должны приниматься решения в области контроля. Искажения информации могут сыграть очень значительную роль в тех случаях, когда неизбежны субъективные оценки. Хорошим примером в этом отношении может служить попытка оценки результативности труда управленца. Организации необходимо знать, кто из ее менеджеров хороший работник, а кто плохой. Но точно и эффективно определить это трудно, особенно для руководителей низшего звена, на которых не возлагается ответственность за достижение заданных уровней прибыльности и расходов. Однако, если сформулировать конкретные цели, критерии и стандарты, то оценить результативность менеджера можно с минимальными искажениями и более объективно.
И снова отметим, что существуют очевидные свидетельства того, что если активно искать содействия людей, затрагиваемых мерами контроля, то это увеличит взаимное доверие, улучшит распространение информации и, таким образом, способствует повышению эффективности системы контроля. Программно-целевое управление, рассматриваемое в гл. 10, в настоящее время также является популярным способом привлечения менеджеров к активному участию в процедуре контроля.
Участие сотрудников организации Б процедуре контроля может быть вполне эффективным и на самых нижних уровнях управления. В фирме по производству бумаги, известной одному из авторов, рабочих на производственных линиях обучали основным понятиям бухгалтерской отчетности и экономики производства с тем, чтобы все они могли понять и оценить важность выполнения установленных в их работе стандартов. Рабочим также сообщали данные о стандартах, установленных в фирмах-конкурентах, и объясняли, почему так важно, чтобы они трудились эффективно и производительно. Иногда особенно важно обеспечить фактическое участие подчиненных в разработке стандартов, хотя это обычно является прерогативой менеджера. В одной из работ показано, что обеспечение участия широкого круга сотрудников в выработке решений и установке целей при формировании бюджета способствовало более интенсивному вовлечению сотрудников в деятельность этой организации и стремлению коллектива достичь общих целей организации .
За последние годы достигнуты очень большие успехи по распространению информации, имеющей исключительно количественный характер. Сейчас менеджер имеет возможность получить важную информацию в синтезированном виде с уже проведенными необходимыми сопоставлениями почти в момент поступления исходных данных. Некоторые специалисты полагают, что новые средства обработки контрольной информации с исключительно высокой скоростью открывают сегодня возможности создания гигантских организаций. Конечно, сегодня нет ни одной крупной организации, в которой для целей контроля не использовались бы компьютеры. Более подробно мы рассмотрим эти новые информационно-управляющие системы в следующих разделах.
Список литературы
.«Основы менеджмента». М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. Copyright © 1988 by Harper & Row, Publishers, Inc. © Перевод на русский язык, вступительная статья, оформление Издательство «Дело», 1992
2.<http://pm-in-ua.com/>
.<http://pm-in-ua.com/content/category/12/38/147/>