Модель информационной системы отдела снабжения предприятия ООО 'Бисквит'

Оглавление

Введение

1. Описание и анализ предметной области

1.1 Описание предприятия ООО "Бисквит"

1.2 Описание отдела снабжения предприятия ООО "Бисквит"

1.3 Описание процесса снабжения

1.4 Функциональная схема и сценарии процесса пополнения сырьевых запасов

1.5 Сценарий процесса определения норм закупки сырья

1.6 Математическая модель

1.7 Документация отдела снабжения

1.8 Постановка задачи дипломной работы

2. Оптимизация и реинжиниринг бизнес-процессов

2.1 Математические модели определения оптимального объема поставки сырья, предлагаемая для использования в ИС

2.1.1 MRP - Модель планирования потребности в материалах

2.1.2 Математико-экономическая модель определения оптимального объема поставки сырья

2.2 Сценарий процесса определения норм закупки сырья после оптимизации

2.3 Функциональная схема процесса определения норм закупки сырья после оптимизации

2.4 Перечень измененных бизнес-процессов

2.5 Оптимизация математической модели

2.6 Выбор CASE-средств моделирования

3. Проектирование ИС

3.1 Характеристика, критерии и сравнительный анализ существующих информационных систем

3.2 Место и взаимосвязь проектируемой системы с системами более высокого уровня

3.3 Формирование параметров и требований к ИС

3.4 Выбор архитектуры ИС

3.5 Проектирование ИС

3.5.1 Модульная структура ИС

3.5.2 Объектные модели ИС

3.6 Проектирование структуры БД

3.7 Входная, выходная информация; внешние информационные связи

4. Реализация ИС

4.1 Выбор средств реализации системы

4.1.1 Выбор ОС

4.1.2 Выбор СУБД

4.1.3 Выбор аппаратного обеспечения

4.2 Описание работы ИС

4.3 Социальная значимость разработки

5. Технико-экономическое обоснование разработки

5.1 Необходимость и актуальность разработки

5.2 Оценка разработки

5.3 Расчет экономического эффекта от использования системы

5.4 Сравнение технико-экономических характеристик разрабатываемой информационной системы и аналога

6. Безопасность и экологичность разработки

6.1 Анализ безопасности процесса эксплуатации информационной системы

6.1.1 Особенности функционального назначения ИС

6.1.2 Анализ условий труда оператора при эксплуатации ИС

6.2 Факторы, влияющие на человека при его работе с компьютером

6.2.1 Неподвижный характер работы оператора

6.2.2 Воздействие на зрение оператора

6.3 Экологичность при эксплуатации ИС

6.4 Разработка мероприятий по улучшению условий труда

6.4.1 Организационные мероприятия

6.4.2 Технические мероприятия

6.4.3 Психологические мероприятия

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Темой данного проекта является модель информационной системы отдела снабжения предприятия ООО "Бисквит".

Отдел снабжения играет ключевую роль в процессе производства. Он является неким буфером обмена между поставщиками и внутренними производственными структурами, более того, миссия данного отдела так же включает обеспечение нормального функционирования системы снабжения предприятия, обеспечение постоянной доступности сырья, сопровождение сделок, поиск новых потенциальных партнёров, сохранение хороших взаимоотношений с существующими и т.д.

Работа отдела снабжения связана с накоплением большого количества информации о поставщиках, сырье, поставках и т.д. Традиционно информация храниться на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных при составлении отчетов и выполнении расчетов, также велика вероятность допущения ошибок.

Ошибки в расчетах же могут негативно повлиять на прибыль предприятия. Например, если сотрудник отдела снабжения неправильно рассчитает объем поставки, и он окажется больше, чем предприятию необходимо на самом деле, то излишек сырья пропадет на складе, т.к. предприятие производит продукты питания, а сырье для их производства является скоропортящимся. А если объем поставки сырья окажется меньше, чем необходимо, то предприятие не произведет нужное количество продукции из этого сырья и не получит возможной прибыли.

Основанием разработки послужил ряд причин, возникающих в силу влияния человеческого фактора, которые отрицательно сказываются на качестве и интенсивности работы отдела снабжения:

)        возможность случайной ошибки в ручном заполнении бланков;

2)      невозможность быстро справиться с большим объемом информации;

)        сложность поиска необходимой информации.

Автоматизировав процессы, происходящие в отделе снабжения можно устранить необходимость тратить значительное количество времени, требующегося для проделывания всех ежедневных операций вручную, тем самым, более эффективно использовать труд сотрудников отдела и предприятия в целом.

Также автоматизация функции определения норм закупки сырья позволит избежать непреднамеренных ошибок.

Следовательно, целью проекта является разработка и проектирование информационной системы отдела снабжения.

Разработка информационной системы предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации будут возлагаться на вычислительную технику, специалист же будет выполнять только определенную часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений.

Задачей данной работы является построение информационной системы, которая позволит сократить время выполнения функций сотрудников отдела снабжения, устранить случайные ошибки при расчетах, автоматизировать большую часть информационных процессов, и повысить учётно-аналитические возможности, предоставляемой отделом информации с целью принятия эффективных управленческих решений.

Ассортимент продукции составляет около 100 наименований.

Качество изделий гарантирует технологический и бактериологический контроль на всех этапах производства (от поступления сырья до передачи изделия на склад). Также вся продукция сертифицирована.

Производство фабрики оснащено современным оборудованием отечественных и зарубежных фирм.

Реализация продукции осуществляется через кондитерскую "Бисквит".

Предприятие ООО "Бисквит" имеет линейно-функциональную структуру, что представляет собой наиболее распространенный вид иерархической структуры. Такая организационная структура позволяет каждому отделу (подразделению) решать свою определенную, конкретную задачу.

Организационная структура предприятия ООО "Бисквит" представлена на рисунке 1.1.

отдел снабжение информационная система

Рисунок 1.1 - Организационная структура предприятия ООО "Бисквит"

1.2 Описание отдела снабжения предприятия ООО "Бисквит"

Отдел снабжения является главным подразделением, где принимаются решения о закупке товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщика, устанавливаются требования к качеству продукции и т.д.

Важность этого подразделения в общей структуре оптовой фирмы трудно переоценить точно так же, как трудно переоценить важность правильно организованной закупочной деятельности для работы всего предприятия.

Отдел снабжения занимается материально-техническим снабжением предприятия, т.е. снабжением предприятия сырьем, материалами, полуфабрикатами, оборудованием, комплектующими изделий, топливом и др. В работе, в связи с выделенной выше проблемой данной области, будет рассмотрено сырьевое снабжение предприятия.

Штат сотрудников отдела снабжения не велик. Снабжением занимаются 4 человека: начальник отдела снабжения, менеджер, водитель-экспедитор и кладовщик сырьевых запасов. Главой отдела снабжения является начальник, которому подчиняется менеджер. Водитель и кладовщик находятся в подчинении у менеджера.

Графическое представление структуры отдела снабжения представлено на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 - Графическое представление структуры отдела снабжения

Менеджер отдела снабжения ведёт календарь закупок, в котором фиксирует все операции по осуществлению закупочной деятельности. По календарю определяется время очередной поставки груза, состояние сырьевых запасов, источники поступления сырья, их стоимость, условия поставки.

На складе фирмы осуществляется учёт сырьевых запасов. Правильный учёт сырьевых запасов и его документальное оформление имеет большое значение для планирования закупок. На основании этих документов принимаются решения о новых закупках. В документах, связанных с закупочной деятельностью, отражается следующая информация: ассортимент сырья, источники поступления, цена за единицу, условия поставок, резервнодопустимое (минимальное) количество сырья на складе, минимально и максимально установленные партии сырья, время поставки, общий объём закупок за определённый период времени, статистика закупок и т.д.

Менеджер отдела снабжения периодически просматривает учетные документы. В результате проверки устанавливается состояние сырьевых запасов. При минимальном количестве сырья агент направляет на склад запрос с целью установления соответствия между физическим наличием сырья на складе и его количеством по учетным документам.

Периодически осуществляемый выборочный учет сырьевых запасов на складе облегчает работу по общему учёту наличных запасов. Цель инвентаризации состоит в определении действительных сырьевых запасов, необходимых для производства товаров. Если количество сырья, хранящегося на складе, не совпадает с данными учетных документов, менеджеру отдела снабжения необходимо запросить склад и уточнить, всё ли сырье было учтено при его приёме и размещении на хранение. Различные несовпадения могут быть связаны с ошибками в указании места хранения сырья, либо с расположением данного сырья в местах, предназначенных для хранения другого сырья. В случае, когда выборочная инвентаризация не позволяет установить истинное количество хранящегося сырья, менеджер отдела снабжения вправе потребовать от управляющего складом полной инвентаризации.

По получении данных о наличном количестве сырья менеджер рассматривает другие факторы, влияющие на определение объёма закупки. Например, в результате перепроизводства или сокращения рынка сбыта может возникнуть возможность приобретения сырья у поставщика по сниженным ценам.

Для каждого вида сырья устанавливается минимальные и максимальные партии сырья. При закупке минимальных партий сырья менеджер отдела снабжения руководствуется соображениями экономической целесообразности. Закупка товара ниже минимально установленной партии означает, повышение расходов на транспортировку. На решение о максимальном объёме закупки влияют те же самые факторы, а также перебои в поставках сырья, ограничения в площадях хранения, в трудовых и материальных ресурсах.

Принятые менеджером решения об объёмах закупок отражается в рабочем листе или карточке, где фиксируются закупки сырья у соответствующего поставщика. Напротив каждого вида сырья агент указывает количество сырья, включаемого в заказ на будущую поставку.

Повышенная необходимость в сырье может стать основанием для осуществления специальной закупки. Специальный одноразовый заказ может включать закупку сырья, не включённого в обязательный ассортиментный перечень фирмы. Как правило, такое действие менеджера отдела снабжения объясняется его желанием установить более прочные контакты с определённым поставщиком или желание фирмы привлечь определенную потребительскую группу.

Целью отдела снабжения является предоставление качественного сырья на предприятие к установленному сроку с минимальными расходами.

Основные задачи отдела снабжения

1)      Организация снабжения подразделений организации необходимым сырьем требуемого качества в заданные сроки.

2)      Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам снабжения предприятия и рационального использования сырьевых запасов.

)        Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития снабжения деятельности предприятия.

)        Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации.

)        Решение иных задач в соответствии с целями предприятия.

Функции отдела снабжения:

1)      Обеспечение предприятия необходимым сырьем требуемого качества в заданные сроки.

2)      Определение необходимого количества сырья для закупки.

)        Определение периодичности поставок сырья.

)        Поиск наиболее выгодных предложений от поставщиков сырья.

)        Подготовка заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучение возможности и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам сырьевых ресурсов.

)        Подготовка претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контроль составления расчетов по этим претензиям, согласование с поставщиками изменений условий заключенных договоров.

)        Заказ необходимого сырья у поставщика.

)        Обеспечение доставки сырьевых ресурсов с минимальными затратами транспортировку.

)        Обеспечение доставки сырьевых ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества.

)        Оплата счетов, услуг.

)