Організація документообігу у відділі загальних питань управління звернень громадян виконавчого комітету Полтавської міської ради

Організація документообігу у відділі загальних питань управління звернень громадян виконавчого комітету Полтавської міської ради

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ВИВЧЕННЯ ДОКУМЕНТООБІГУ

1.1 Поняття та структура документообігу

1.2 Шляхи раціональної організації документообігу 

1.3 Перехід до електронного документообігу в органах місцевого самоврядування

1.4 Законодавчо-нормативне забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування

РОЗДІЛ 2. ДОСЛІДЖЕННЯ ДОКУМЕНТООБІГУ У ВІДДІЛІ ЗАГАЛЬНИХ ПИТАНЬ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ ПОЛТАВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

2.1 Характеристика діяльності Полтавської міської ради та її виконавчого комітету

2.2 Нововведення у роботу виконавчого комітету Полтавської міської ради та у діловодство протягом 2006-2010 рр

2.3 Відділ загальних питань як основний структурний підрозділ організації загального діловодства

2.3.1 Організаційна структура відділу загальних питань

2.3.2 Основні завдання відділу

2.3.3 Організація роботи з вхідними і вихідними документами у відділі загальних питань

2.3.4 Аналіз документообігу у відділі загальних питань

2.3.5 Зв’язки відділу загальних питань з іншими відділами виконавчого комітету Полтавської міської ради

2.4 Особливості автоматизованого документообігу на базі «Optima-Workflow»

РОЗДІЛ 3. ПРОПОЗИЦІЇ ЩОДО ВДОСКОНАЛЕННЯ ЗВІТУ ПРО ЗАПИТИ НА ПУБЛІЧНУ ІНФОРМАЦІЮ У ПОЛТАВСЬКІЙ МІСЬКІЙ РАДІ

3.1 Законодавчо-нормативні акти про доступ до публічної інформації

3.2 Порядок прийому та надання публічної інформації у Полтавській міській раді

3.3 Порівняльна характеристика звітів про запит на інформацію органів місцевого самоврядування інших областей України

3.4 Пропозиції щодо вдосконалення звіту про запити на публічну інформацію

РОЗДІЛ 4. ОХОРОНА ПРАЦІ ТА БЕЗПЕКА У НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЯХ 

4.1 Міжнародне співробітництво у галузі охорони праці   

4.2 Методи аналізу виробничого травматизму

4.3 Аналіз умов праці у відділі загальних питань

4.4 Аналіз пожежної безпеки у Полтавській міській раді

4.5 Розрахунок штучного освітлення у відділі загальних питань

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

ВСТУП

Електронний документообіг запит інформація

Тема дипломної роботи має назву «Організація документообігу у відділі загальних питань управління звернень громадян виконавчого комітету Полтавської міської ради».

Актуальність обраної теми дипломної роботи полягає в тому, що останнім часом, у зв’язку із збільшенням документно-інформаційних потоків в органах виконавчої влади та місцевого самоврядування, досить часто постають проблеми регулювання документообігу, його раціональної організації, а також проблеми впровадження та використання сучасних комп’ютерних систем та техніки.

Організація документообігу - важлива складова будь-якої сфери діяльності, насамперед управління. Документообіг та управлінська діяльність тісно пов’язані одне з одним. Від того, наскільки оперативно здійснюється рух, опрацювання документів та передавання на виконання, залежить швидкість отримання інформації, необхідної для прийняття управлінського рішення. Недостатньо продуманий документообіг в установі спричинює зволікання у виконанні документів, знижує ефективність праці управлінського апарату. Тому раціональній організації документообігу слід приділити увагу.

Організацію документообігу вивчали такі дослідники, як С. Сельченкова, Г. Беспянська, М. В. Комова, К. В. Тараканов, К. Гордієнко, та ін. Проблеми автоматизації діловодства та впровадження електронного документообігу досліджували Г. Асєєв, Ю. Мешков, С. Кулєшов, А. Філіпова, О. Матвієнко, М. Цивін. Питання щодо переходу до електронного документообігу в органах місцевого самоврядуванння з’ясовували І. М. Олійченко, М. Кучеров, А. Вишневський, Е. Клепець.

Як свідчать наукові дослідження та багаторічна практика, при правильній організації документообігу проходження документів виконується з мінімальними затратами часу та праці.

Сьогодні важко уявити собі роботу сучасних органів місцевого самоврядування без використання комп’ютерної техніки, периферійних пристроїв, локальної обчислювальної мережі, Інтернету та, безумовно, програмного забезпечення, завдяки якому ці технічні засоби набувають практичного значення - спрямовують документопотоки у відповідних напрямках з метою своєчасного надання, отримання і використання інформації. Таким чином, в органах місцевого самоврядування здійснюється автоматизація документообігу та поступово впроваджується електронний документообіг.

Перехід до електронного документообігу в органах місцевого самоврядування почався з 2003 року, коли було прийнято закони України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронно-цифровий підпис», постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року «Про затвердження типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади», «Про затвердження порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності», та указ Президента України 2005 року «Про першочергові завдання щодо впровадження новітніх інформаційних технологій».

Об’єктом дослідження дипломної роботи є відділ загальних питань управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Предметом дослідження є вхідні, вихідні та внутрішні документопотоки, які складають документообіг відділу загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Слід зазначити, що у даній роботі досліджується документообіг загального діловодства, оскільки діловодство за зверненням громадян є спеціальним і здійснюється в окремому порядку, зазначеному в Інструкції з ведення діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у засобах масової інформації, яка була прийнята Кабінетом Міністрів України від 14 квітня 1997 р.

Метою дипломного дослідження є комплексний аналіз організації документообігу у відділі загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Зазначена мета досягається шляхом вирішення таких завдань:

вивчення сутності документообігу, шляхи його раціональної організації;

виявлення проблем переходу до електронного документообігу в органах місцевого самоврядування;

характеристика діяльності Полтавської міської ради та її виконавчого комітету;

дослідження діяльності відділу загальних питань, аналіз документообігу;

виявлення особливостей роботи автоматизованого документообігу на базі «Optima-Workflow», переваги та недоліки впровадження цієї програми;

надання пропозицій щодо удосконалення форми звіту про запити на публічну інформацію у виконавчому комітеті Полтавської міської ради.

Практичне значення дипломної роботи полягає у можливості використання наданих пропозицій щодо удосконалення поданої у роботі форми звіту про запити на публічну інформацію у діяльності управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань.

Наукова новизна полягає у спробі здійснення комплексного аналізу організації документообігу у відділі загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради.

При написанні дипломної роботи застосовувалися такі методи: науковий аналіз і синтез, метод описання, метод вимірювання, метод порівняння та узагальнення, історичний метод, метод опитування, класифікаційний метод, понятійний, метод дослідження документальних потоків, статистичний метод.

Структура дипломної роботи складається зі вступу, огляду літератури (розділ 1), аналітичних досліджень (розділ 2), проектно-рекомендаційної частини (розділ 3) та охорони праці (розділ 4), загальних висновків, переліку використаних літературних джерел та додатків. Загальний обсяг дипломної роботи становить 118 сторінок, у тому числі: основний текст на 101 сторінках, 65 використаних джерел на 6-ти сторінках, 12 додатків на 17-ти сторінках.

У першому розділі розглянуто теоретичні основи вивчення документообігу, шляхи його раціональної організації, а також з’ясовано яким чином впроваджується електронний документообіг в органах місцевого самоврядування, проаналізовано законодавчо-нормативну базу, що регламентує діяльність органів місцевого самоврядування.

У другому розділі подано загальні відомості про діяльність Полтавської міської ради та виконавчого комітету, нововведення у роботу виконавчого комітету Полтавської міської ради та у діловодство протягом 2006-2010 рр., представлено організаційну структуру відділу загальних питань, визначено основні завдання відділу, вимоги до посадових осіб відділу загальних питань, зв’язки з іншими структурними підрозділами, порядок організації документообігу та аналіз документопотоків відділу загальних питань управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради. Також у роботі проаналізовано особливості та можливості автоматизованого документообігу на базі «Optima-Workflow», переваги його впровадження.

Третій розділ присвячено дослідженню закону України «Про доступ до публічної інформації», основні положення нормативних актів, які регулюють питання виконання закону, забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації, затвердження граничних норм витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію. У даній роботі визначається порядок прийому та надання публічної інформації у Полтавській міській раді, оскільки діловодство за запитами на інформацію здійснюється в окремому порядку. Здійснено порівняльну характеристику звітів про запити на публічну інформацію органів місцевого самоврядування інших областей України, проаналізовано форму звіту у Полтавській міській раді. Надано пропозиції щодо вдосконалення звіту про запити на публічну інформацію у відділі загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради.

У четвертому розділі висвітлені зв’язки міжнародного співробітництва України у галузі охорони праці, теоретично розглянуті методи аналізу виробничого травматизму. Зокрема, проаналізовано умови праці працівників у відділі загальних питань, забезпечення пожежної безпеки у Полтавській міській раді, а також розраховано штучне освітлення у відділі загальних питань.

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ВИВЧЕННЯ ДОКУМЕНТООБІГУ

1.1 Поняття та структура документообігу

Поняття «документообіг» і «діловодство» часто вважають синонімами. Втім, вони хоча й пов’язані одне з одним, однак не тотожні. З’ясуємо сутність цих понять.

Термін «діловодство» в усному мовленні з’явилося у ХVІІ ст. та означало сам процес вирішення справи - «діло (справу) вирішувати». Оскільки при вирішенні будь-якого питання виникали документи, щоб закріпити досягнуте до мовлення, прийняте рішення, уже в ХVІ ст. вживається слово «діло» як «зібрання документів, що відносяться до будь-якого питання». Вперше слово «діло (справа)» зафіксоване в документах у 1584 році.

Термін «документообіг» з’явився в літературі у 1920-ті роки. В той час була заснована методика обстеження рухів документів, а також розроблена технологія їх доставки. Термін документообіг визначає рух документів і їх величину (кількість), і тому в нормативних документах у 1960-ті роки значну увагу приділяли не руху документів, а окремим технічним операціям, які виконувалися в процесі його руху: прийняття, відправки, реєстрації і т.д. [29, с. 9].

У Національному стандарті «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (ДСТУ 2732:2004) подано таке тлумачення: діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами. Отже, діловодство охоплює процес з моменту створення документа до його знищення чи передавання до архівного підрозділу (архіву) установи.

Документообіг - це рух службових документів в установі від дати їх створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання. [20, с. 2, 8].

М.П. Бобильова в роботі «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» не згодна зі стандартним визначенням документообігу. Вона каже, що воно стосується тільки документообігу в рамках однієї організації. А в сучасних умовах при використанні можливостей електронного документообігу, в тому числі між організаціями, межі поняття «документообіг» розширюється [53, с. 9].

Начальник відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Державного комітету архівів України Світлана Сельченкова у статті «Документооборот: принципы организации и анализ» порівнює систему документообігу зі свого роду «кровоносною системою» в організмі будь-якого підприємства, завдяки якій функціонує апарат управління. Вона зауважує, що система управління безпосередньо впливає на документообіг, що він вторинний. Але водночас саме документообіг, віддзеркалюючи систему управління, дозволяє її наочно побачити [56, с. 23-24].

На нашу думку, найбільш суттєвим є поняття документообігу за стандартом ДСТУ 2732:2004, тому що воно визначає проходження етапів документа, його рух від суб’єкта до об’єкта управління і навпаки, рух документа всередині об’єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв’язку.

Отже, поняття «документообіг» вужче за поняття «діловодство». Разом з тим документообіг є основною складовою діловодства.

М.В. Комова зазначає, що документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба).

Розрізняють потоки вхідних, вихідних і внутрішніх документів:

а) вхідні - надходять з інших (вищих) інстанцій;

б) вихідні - створені в установі для надсилання адресатам за її межами;

в) внутрішні - створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі [28, с. 30-31].

Г.В. Беспянська у навчальному посібнику «Організація роботи з документами» виділяє інші документопотоки. Перший поток складають вхідні, вихідні та внутрішні документи. Другий - документи, що підлягають та не підлягають реєстрації. У третій потік входять документи вищих організацій, документи, що спрямовані чи надходять підлеглим
організаціям [21, с.41-43].

В.А. Кудряєв у підручнику «Организация работы с документами» наводить схожу класифікацію документопотоків. Під документопотоком він розуміє теж саме, що й Г. В. Беспянська. Кудряєв відзначає найважливішу характеристику документообігу - його обсяг [54, с. 256].

Цікаво зауважити, що в навчальному посібнику «Информатика» під редакцією доктора технічних наук професора К.В. Тараканова документальні потоки є невіддільними від інформаційних, так як будь-який документ несе в собі певну інформацію. К. В. Тараканов поділяє документально-інформаційні потоки на прості - симплексні (направлені від одного створювача до одного споживача) та складні - мультиплексні (направлені від декількох створювачів декільком споживачам).

Документально-інформаційні потоки можуть йти з верхніх рівнів ієрархії вниз або підніматися з низьких рівнів вверх. Також, як зазначає К. В. Тараканов, документно-інформаційні потоки можуть функціонувати між елементами одного рівня ієрархії (горизонтальні потоки).

Можна зазначити, що з точки зору інформатики, потік документів - це дещо ширше поняття, ніж документопотік з точки зору документознавства. Але він також поділяється на мікропотоки, які виділяються по видам, типам документів, мовам їх написання та ін. [52, с.32]

Документопотік - це сукупність документів, які рухаються, їх маршрути. [20, с.44].

На думку Сельченкової С., у документообігу будь-якої установи виокремлюють такі документопотоки:

вхідні документи (одержані ззовні, від інших установ), які за змістом поділяються на:

ініціативні (які, у свою чергу, поділяються на ті, що потребують відповіді чи виконання, і надіслані для відома);

листи-відповіді, тобто документи, отримані у відповідь на запит установи.

документи, створені в установі. Поділяються на 2 групи:

внутрішні, створені для потреб установи, що функціонують лише у її межах;

вихідні, які після створення надсилають в інші установи.

Усі документи, створювані в установі, поділяють на:

ініціативні (складені для вирішення потреб установи чи розроблені на виконання завдань вищих органів);

складені у відповідь на отримані запити.

Вихідні документи поділяють на такі, що потребують відповіді, і ті, що надіслані для відома, інформування [38, с. 15].

Таким чином, документи установ можна вивчати за документопотоками, і кожному потоку притаманні певні особливості проходження та опрацювання .

М. В. Комова приводить основні параметри потоків документів:

напрямок потоку (визначається пунктами відправки й призначення);

обсяг потоку (кількість документів, які проходять за одиницю часу);

структура потоку (визначають різновидами документів, авторством);

режим потоку (періодичність руху документів через пункти обробки) [28, с.31].

Обсяг документообігу - це сума вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний період часу (місяць, квартал, рік) [23, с. 50].

Залежно від обсягу документообігу установи умовно поділяються на 4 категорії:- з обсягом документообігу понад 100 тис. документів на рік;- з обсягом документообігу від 25 тис. до 10 тис. документів на рік;

ІІІ - з обсягом документообігу від 10 тис. до 25 тис. документів на рік;- з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік [34, с. 9].

З метою стандартизації, уніфікації як самого документа, так і його руху в організації на підприємствах розробляються інструкції з діловодства, які затверджуються керівником підприємства [24, с.21].

1.2 Шляхи раціональної організації документообігу

Невпорядкованість документообігу знижує ефективність праці управлінського апарату. Тому раціональній організації документообігу слід приділити особливу увагу. Запроваджена в установі система управління великою мірою позначається на організації документообігу [38, с. 12-13].

Так зазначається і в навчальному посібнику з діловодства М. В. Комової: «правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивно впливає на управлінський процес загалом».

Організація документообігу - це правило, у відповідності з яким відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи такі етапи роботи з документами: приймання документів; обробка; реєстрація; розгляд документів керівником та винесення резолюції; направлення на виконання; контроль виконання; відправка вихідної кореспонденції [28, с. 51].

Теоретичні розробки і багаторічна практика сприяли виробленню певних правил щодо організації документообігу. Головна вимога - проходження документів в установі має бути оперативним і здійснюватися з мінімальними витратами часу і праці.

На думку А. Сельченкової, раціональна організація документообігу повинна передбачати:

прямоточний рух документів (документи мають проходити найкоротшим шляхом, без повторних переміщень);

скорочення інстанцій, до яких мають потрапляти документи (наприклад, під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення паралелізму і дублювання у роботі з ними (це досягається централізацією, зосередженням однотипних операцій в одному місці);

раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць;

розподіл документів між керівниками і спеціалістами відповідно до їх функціональних обов’язків [38, с.13].

Для раціоналізіції документообігу слід розробляти схеми документообігу (див. Додаток А), графіки та оперограми, які додають до Інструкції з діловодства установи [38, с. 14; 33, с. 24-25].

В установах, які мають структурні підрозділи, документообіг зазвичай організовують за схемою, поданою у Додатку А.1, а в невеликих установах застосовують схему, наведену у Додатку А.2.

Складання маршрутних схем на окремі потоки (групи документів) допомагає з’ясувати такі питання:

через які структурні підрозділи (яких виконавців) проходять певні групи документів;

у якій послідовності рухається документ;

скільки разів документ потрапляє в той самий структурний підрозділ (до того ж виконавця);

які операції здійснюються у кожному структурному підрозділі (кожним виконавцем) [38, с. 14].

В установі також складають графік документообігу на кожен структурний підрозділ, який дає змогу простежити весь «життєвий цикл документа»: від створення або одержання до виконання або надсилання. Досить часто цей графік може мати табличну форму фіксації інформації, у якому фіксуються усі дії, здійснювані в процесі роботи з документом (зазначаються виконавці, наводяться необхідні характеристики виконуваних операцій). Однак назви граф та їх кількість у графіках документообігу різних структурних підрозділів будуть різними, адже етапи роботи з документами різного призначення, з якими працюють відповідні структурні підрозділи, різні.

В системі документообігу існує поняття «маршрут документа». Його розроблюють для кожного документа на підставі Графіка документообігу, за допомогою якого він «мандрує» по установі. Маршрут містить перелік окремих елементів технологічного процесу створення та обробки документа, кожен з яких може характеризуватися такими параметрами:

дата надходження документа;

строк виконання;

дата фактичного виконання;

код відділу і табельний номер відповідальних працівників за обробку певного технологічного процесу;

очікуваний статус документа в системі документообігу (що планували?);

набутий статус документа в системі документообігу (що отримали?);

примітки;

шлях та ім’я файлу, повʼязаного з поточним станом документа.

Зазвичай маршрут документа відтворюють у табличній формі. [33, с. 24-25].

Оперограма - це організаційний документ, що регламентує процес опрацювання вхідних або вихідних документів, складений за допомогою таблиці, рядки якої відведено для позначення операцій обліку, реєстрації, погодження тощо, а колонки (графи) - для зазначення відповідальних виконавців. Графічний спосіб дає можливість встановити логічні зв’язки між різними етапами роботи з певними видами документів в установі, простежити послідовність цієї роботи та її зміст [38, с.25].

Взагалі правила організації документообігу, достатньо прості в виконанні, відіграють дуже важливу роль і, як сказано у статті Т.А. Бикової «Основные правила организации документооборота предприятия», значно впливають на покращення документаційного забезпечення апарата управління в цілому [55, с. 6].

1.3 Перехід до електронного документообігу в органах місцевого самоврядування

Сьогодні правовий статус безпаперового документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису в органах влади визначається двома законами України, прийнятими у 2003 році: «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронний цифровий підпис».

Питання застосування органами державної влади положень зазначених законів регламентуються постановами Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року: «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності» № 1452 і «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади» № 1453.

Електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Електронний підпис є обов’язковим реквізитом електронного документа, який використовують для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу. Накладання електронного підпису завершує створення електронного документа [3, с.3; 38, с.159].

Електронний документообіг (Electronic Document Management, EDM) - це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів [3, с.3; 38, с.165].

Електронний документообіг суттєво підвищить рівень ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Тому Microsoft разом з партнерами пропонує два поетапних програмно-методологічних рішення в сфері організації документообігу органів державної влади і місцевого самоврядування:

автоматизоване діловодство для паперового документообігу (під автоматизацією діловодства розуміють передачу трудомістких ручних операцій комп’ютерній техніці, рух документів і їх обробка в пунктах обробки, всі стадії життєвого циклу документів);

електронний документообіг і діловодство.

Подібний поетапний підхід дозволить плавно підвищити ефективність роботи органу влади, виключивши можливість дезорганізації його діяльності [40].

На виконання Указу Президента України № 1497/2005 «Про першочергові завдання щодо впровадження новітніх інформа­ційних технологій» [9] необхідно до 2010 р. забезпечити впровадження в органах виконавчої влади та інших державних органах систем електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису. У нещодавно прийнятому в першому читанні проекті Закону України «Про Загальнодержавну програму впровадження електронного документообігу з використанням електронного цифро­вого підпису» передбачаються два етапи виконання цього завдання:

І етап (2008-2009 рр.) - розробка проектів норма­тивно-правових актів і нормативних документів у сфері послуг електронного цифрового підпису, електронного документообігу і архівного зберігання електронних документів; створення засобів і захищених носіїв ключів електронного цифровогопідпису для органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій.

ІІ етап (до 2011 р.) - впровадження електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях [8, с.6].

Уже кілька останніх років впровадження систем електронного діловодства та електронного документообігу в органах державної влади України ставиться як одне із головних завдань для підрозділів діловодства та для підрозділів з інформаційних технологій. Тому на сьогодні існує вже певний досвід реалізації таких завдань на всіх рівнях державного управління.

Сучасні науковці - О.П. Голобуцький та О.Б. Шевчук [22], І.В. Клименко та К.О. Линьов [26], власне самої проблеми впровадження систем електронного документообігу в органах державної влади не торкаються, а лише описують ці системи при розгляді питань впровадження систем та технологій електронного урядування.

З метою більш реального відображення ситуації впровадження електронного документообігу в органах державної влади слід розділити поняття «система електронного документообігу» та «система електронного діловодства». Повноцінна система електронного документообігу повинна забезпечувати саме циркуляцію електронних версій документів на всіх адміністративних рівнях, а система електронного діловодства здійснює лише обіг інформації про документ (реєстраційних карток). Більш того, обов’язковим атрибутом та показником ефективної роботи систем електронного документообігу є наявність електронного цифрового підпису.

Двойленко І.В. запевняє, для впровадження систем електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису вже створені певні засади, а саме, напрацьований досвід впровадження систем електронного діловодства, що на сьогодні реально функціонують у всіх органах влади.

Для того, щоб процес впровадження СЕД в організації відбувався більш успішно, необхідна передусім активна позиція керівництва упродовж усього процесу. Повинні бути розроблені та доведені до співробітників відповідні накази та розпорядження, які зобов’язують їх працювати із засобами СЕД. Перехід до системи електронного документообігу має бути послідовним. Повинен бути розроблений план впровадження СЕД у ділові процеси організації, а також налагоджений контроль з боку керівництва за його реалізацією. На етапі підготовчої роботи слід знайти співробітників, які допомагатимуть іншим освоювати нову технологію.

На загальнодержавному рівні слід виробити єдині принципи, формалізувати формати та стандарти для систем електронного документообігу. Тим самим будуть створені достатні передумови для переходу до загальної системи електронного урядування [39].

Основні проблеми розвитку та впровадження електронного документообігу розглядали сучасні науковці в різних аспектах: С. Кулешов досліджує функції електронного документа у системі електронного документообігу. Ю. Мєшков розглядає міжнародний дозвіл впровадження електронного документообігу. П. Марченко аналізує проблеми зберігання електронних документів, Л. Філіпова здійснює термінологічний аналіз сфери електронного документообігу, а окремі питання впровадження електронного документообігу розглядають у навчальному посібнику О. Матвієнко і М. Цивін. Досить широко Г. Асєєв досліджує методології документообігу, загалом електронного.

Послідовність впровадження електронного документообігу, на думку авторів, має бути такою:

І етап (початковий) - впровадження автоматизованої системи документообігу (АСД). В АСД функціонують первинні елементи аналітико-синтетичної обробки документа, що знаходять вираження у створенні електронної реєстраційної картки документа, що є пошуковим образом документа. Функціональні можливості АСД не розраховані на збереження та переміщення документів в установі. етап (розширений) - створення «образу» електронного документообігу за допомогою сканування документів. Цей рівень автоматизації дозволяє додавати до електронної реєстраційної картки електронне іконічне зображення документа (сканована копія), інакше кажучи, «образ документа», єдиною відмінністю якого від електронного документа є відсутність електронно-цифрового підпису (що гарантує його цілісність, достовірність і відповідно юридичну силу). Отже, рівень АСД, у якому функціонує електронний «образ документа», умовно можна назвати «образом електронного документообігу».     етап (розвинений) - електронний документообіг. Цей етап забезпечує циркуляцію електронних документів, які є основою нової форми взаємодії держави та суспільства. Однак кожен документ повинен мати встановлений законодавством набір реквізитів, до яких належить, зокрема, електронно-цифровий підпис - елемент, що підтверджує авторство документа [37, с. 34-35].

Отже, перехід до електронного документообігу повинен бути поступовим, і тому в органах місцевого самоврядування починають з автоматизації діловодних процесів.

1.4 Законодавчо-нормативне забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування

Діяльність органів місцевого самоврядування є досить різносторонньою, внаслідок чого потребує відповідного законодавчого врегулювання. Сьогодні в Україні діє низка законів та підзаконних актів, на основі яких місцеві ради та їх виконавчі органи здійснюють повноваження щодо управління різними галузями народного господарства, надання адміністративних послуг та ін.

Систему нормативно-правових актів, що регламентують організацію та функціонування органів місцевого самоврядування становлять: Конституція України, Європейська хартія місцевого самоврядування, закони України, укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, акти органів місцевого самоврядування, а також акти, прийняті на місцевих референдумах [31, с.27].

Конституція України [1] у ХІ розділі «Місцеве самоврядування» закріплює правовий статус органів місцевого самоврядування. Конституційні положення можна систематизувати на такі групи:

Норми, що визначають місце і роль органів місцевого самоврядування в механізмі публічної влади (закріплені в статтях 5, 19, 140).

Норми, що регламентують діяльність органів місцевого самоврядування щодо забезпечення прав і свобод людини і громадянина (статті: 32, 38, 38, 39, 40, 47, 56).

Норми, що закріплюють правові, організаційні, матеріальні та фінансові основи діяльності органів місцевого самоврядування. Вони, зокрема, стосуються статей 85, 118, 119, 141, 143, 143, 144, 146.

Норми, в яких закріплюються правові гарантії місцевого самоврядування (закріплені в статтях 42, 144, 145).

Європейська хартія місцевого самоврядування була підписана від імені України 6 листопада 1996р., ратифікована Верховною Радою України 15 липня 1997 р. і на основі положення статті 9 Конституції України є частиною національного законодавства України. Хартія зобов’язує держави, які її підписали, застосовувати основні правові норми, що гарантують правову, адміністративну і фінансову автономність органів самоврядування. [31, с.29].

Закон України «Про місцеве самоврядування в Україні» є базовим щодо діяльності органів місцевого самоврядування. У статті 2 сказано, що місцеве самоврядування в Україні - це гарантоване державою право та реальна здатність територіальної громади - жителів села чи добровільного об’єднання у сільську громаду жителів кількох сіл, селища, міста -самостійно або під відповідальність органів та посадових осіб місцевого самоврядування вирішувати питання місцевого значення в межах Конституції і законів України.

Стаття 5 закону України надає таку систему місцевого самоврядування:

територіальну громаду;

сільську, селищну, міську раду;

сільського, селищного, міського голову;

виконавчі органи сільської, селищної, міської ради;

районні та обласні ради, що представляють спільні інтереси територіальних громад сіл, селищ, міст;

органи самоорганізації населення.

Стаття 16 цього закону визначає організаційно-правову, матеріальну та фінансову основи діяльності органів місцевого самоврядування, сказано про самостійність місцевого бюджету. Статті 17 і 18 встановлюють відносини органів місцевого самоврядування з підприємствами, установами та організаціями, що перебувають у комунальній власності відповідних територіальних громад, і ті, що не перебувають [4].

Закон України «Про статус депутатів місцевих рад» від 11 липня 2002р. визначає правовий статус депутата сільської, селищної, міської, районної у місті, районної, обласної ради (місцева рада) як представника інтересів територіальної громади, виборців свого виборчого округу та рівноправного члена місцевої ради, встановлює гарантії депутатської діяльності та порядок відкликання депутата місцевої ради [7].

Закон України «Про службу в органах місцевого самоврядування» регулює правові, організаційні, матеріальні та соціальні умови реалізації громадянами України права на службу в органах місцевого самоврядування, визначає загальні засади діяльності посадових осіб місцевого самоврядування, їх правовий статус, порядок та правові гарантії перебування на службі в органах місцевого самоврядування. Цей закон не поширюється на технічних працівників та обслуговуючий персонал органів місцевого самоврядування. Стаття 14 закону класифікує посади в органах місцевого самоврядування на 7 категорій, а стаття 15 визначає ранги, які присвоюються у межах відповідної категорії посад [6].

Правове регулювання порядку обчислення скликань здійснюється Законом України «Про порядок обчислення скликань представницьких органів місцевого самоврядування (рад)» від 24 червня 2004 р.

В Україні діє Закон України «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації» 23 вересня 1997 р. та Указ Президента України «Про додаткові заходи щодо забезпечення відкритості у діяльності органів державної влади».

Основні засади здійснення місцевими радами та їх органами своєї діяльності визначаються такими підзаконними актами:

Указом Президента України «Про державну підтримку розвитку місцевого самоврядування в Україні» від 30 серпня 2001 р., та розпорядження Кабінету Міністрів України від 13 березня 2002 р. № 123 «Про заходи щодо виконання Програми державної підтримки розвитку місцевого самоврядування в Україні».

Концепцією Програми законодавчого забезпечення розвитку місцевого самоврядування, схвалена розпорядженням Кабінету Міністрів України від 25 липня 2002 р. № 416-р.

Постановою Кабінету Міністрів України від 3 грудня 1997 р. № 1349 «Про фінансове забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування».

Для покращення взаємодії органів місцевого самоврядування з Кабінетом Міністрів України, іншими центральними органами виконавчої влади, було видано Кабінетом Міністрів України розпорядження від 2 грудня 2002 р № 49 «Про забезпечення взаємодії Кабінету Міністрів України з Верховною Радою України, місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування», а також розпорядження від 18 січня 1999 р. № 48 «Про додаткові заходи щодо поліпшення взаємодії центральних і місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування».

Правове регулювання порядку координації діяльності органів місцевого самоврядування здійснюють Указ Президента України 26 квітня 2005 р. № 706/2005 «Про Національну Раду з питань державного управління та місцевого самоврядування», Положення про Фонд сприяння місцевому самоврядуванню України, що є Додатком 1 до Указу України від 5 травня 1996 р. № 306/96, Положення про раду міських голів, затверджене Указом Президента України від 8 грудня 2006 року №1046/2006, Положення про Міжвідомчу комісію з питань місцевого самоврядування при Кабінету Міністрів України, затверджене Рішенням Координаційної ради при Голові Верховної Ради України від 19 листопада 1998 р. № 1.

До актів, що регламентують порядок організації та функціонування органів місцевого самоврядування, належать акти, що закріплюють особливості правовідносин між органами місцевого самоврядування та органами державної влади, управління, господарювання, а також визначають місце місцевих рад та їх виконавчих органів в системі влади і управління. Серед законів, що містять в собі такі норми, можна виділити Закони України «Про статус народного депутата» від 17 листопада 1992 р., «Про Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини» від 16 жовтня 1996 р., «Про прокуратуру» від 5 листопада 1991 р., «Про оборону України» від 6 грудня 1991 р., «Про Цивільну оборону України» від 3 лютого 1993 р., «Про захист економічної конкуренції» від 11 січня 2001 р., «Про державну статистику» від 17 вересня 1992 р., «Про транспорт» від 10 листопада 1994 р., «Про залізничний транспорт» від 4 липня 1996 р., «Про трубопровідний транспорт» від 15 травня 1996 р., «Про правовий режим воєнного стану» від 6 квітня 2000 р., «Про правовий режим надзвичайного стану» від 6 квітня 2000 р., «Про аварійно-рятувальні служби» від 14 грудня 1999 р., «Про участь громадян в охороні громадського порядку і державного кордону» від 22 червня 2000 р., «Про поводження з радіоактивними відходами» від 30 червня 1995 р., «Про відходи» від 5 березня 1995 р., «Про питну воду та питне водопостачання» від 10 січня 2002 р., Гірничий закон України від 6 жовтня 1999 р., «Про захист населення від інфекційних хвороб» від 6 квітня 2000 р., «Про забезпечення санітарного та епідемічного благополуччя населення» від 24 лютого 1994 р., «Про охорону дитинства» від 26 квітня 2001 р., «Про сприяння соціальному становленню та розвитку молоді в Україні» від 5 лютого 1993 р., «Про соціальний захист дітей війни» від 18 листопада 2004 р., «Про освіту» від 23 травня 2001 р., «Про дошкільну освіту» від 11 липня 2001 р., «Про позашкільну освіту» від 22 червня 2000 р., «Про вищу освіту» від 17 січня 2002 р. та ін [31, с.36-38].

Отже, на сьогодні тема організації документообігу є достатньо розробленою, але все одно вона являє собою неабиякий інтерес для науковців, особливо серед тем електронного документообігу. Застосування комп’ютерних технологій та автоматизованих систем документообігу в органах місцевого самоврядування значно підвищує швидкість обробки документів та зменшення затрат часу на опрацювання документів. Раціональна організація документообігу також забезпечує ефективність роботи управлінського апарату, здійснює чіткість й оперативність документообігу. Але впровадження безпаперового електронного документообігу із застосуванням електронно-цифрового підпису на сьогодні є досить проблемним і мало поки що де практикується.

РОЗДІЛ 2. ДОСЛІДЖЕННЯ ДОКУМЕНТООБІГУ У ВІДДІЛІ ЗАГАЛЬНИХ ПИТАНЬ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ ПОЛТАВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

2.1 Характеристика діяльності Полтавської міської ради та її виконавчого комітету

Місто Полтава має статус міста обласного значення і відповідно до адміністративно-територіального устрою України входить до Полтавської області і є її обласним центром.

Сучасна назва міста існує з 1430 року, коли Полтава згадується в складі Великого князівства Литовського. Стара назва міста - Лтава вперше згадується в літописах 1174 року.

З 1802 року Полтава стає центром новоутвореної Полтавської губернії, а з 1937 року Полтава - адміністративний центр Полтавської області, обласний і районний центр України. Відповідно до Указу Президії Верховної Ради УРСР від 12 квітня 1952 року в м. Полтава утворені внутріміські райони: Октябрський, Київський, Ленінський.

У 1974 році Указом Президії Верховної Ради СРСР місто Полтава нагороджено орденом Трудового Червоного Прапору.

вересня 1999 року Постановою Кабінету Міністрів України № 1646 за досягнуті успіхи у вирішенні завдань економічного, науково-технічного і соціально-культурного розвитку, значний внесок у зміцнення національних традицій та у зв’язку з 1100-річчям з часу заснування Полтава нагороджена Почесною грамотою Кабінету Міністрів України з врученням пам’ятного знака [11, с. 3-4].

Сьогодні місто Полтава є самостійною адміністративно-територіальною одиницею, в межах якої територіальна громада міста здійснює місцеве самоврядування безпосередньо або через міську і районні в місті ради та їх виконавчі органи з метою надання відповідних соціальних послуг жителям міста, проведення єдиної політики соціально-економічного, культурного розвитку міста, і яка має свою комунальну власність, свій місцевий бюджет та органи і систему місцевого самоврядування.

Полтавська міська рада - представницький орган місцевого самоврядування, який представляє спільні інтереси територіальної громади міста Полтави та вирішує питання місцевого значення в межах Конституції України, законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та іншими законами. Виключна компетенція міської ради описана у Законі України «Про місцеве самоврядування».

З початку незалежності України згідно з прийнятою Конституцією почала функціонувати Полтавська міська рада, яка на сьогоднішній день знаходиться за адресою: вул. Жовтнева, 36, м. Полтава.

Виконавчий комітет Полтавської міської ради відповідно до законодавчо-правових актів є виконавчим органом Полтавської міської ради, підзвітний і підконтрольний Полтавській міській раді.

Виконавчий комітет є юридичною особою і утворюється Полтавською міською радою на строк її повноважень. Очолює виконавчий комітет Полтавський міський голова. Після закінчення повноважень Полтавської міської ради та полтавського міського голови виконавчий комітет здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконавчого комітету.

Виконавчий комітет ради:

попередньо розглядає проекти місцевих програм соціально-економічного і культурного розвитку, цільових програм з інших питань, місцевого бюджету, проекти рішень з інших питань, що вносяться на розгляд відповідної ради;

координує діяльність відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності відповідної територіальної громади, заслуховує звіти про роботу їх керівників;

має право змінювати або скасовувати акти підпорядкованих йому відділів, управлінь, інших виконавчих органів ради, а також їх посадових осіб.

Кількісний і персональний склад ВК визначається Полтавською міською радою і затверджується Полтавською міською радою за пропозицією Полтавського міського голови.

Виконавчий комітет утворюється у складі Полтавського міського голови, першого заступника міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконавчого комітету Полтавської міської ради, голів районних у місті Полтаві рад та інших осіб. До складу виконавчого комітету не можуть входити депутати міської ради, крім секретаря ради [12].

Організаційна структура Полтавської міської ради та її виконавчого комітету представлена у Додатку Б.

Полтавський міський голова, заступники міського голови та керівники структурних підрозділів виконавчого комітету організовують роботу з реалізації законів України, указів Президента України, постанов Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших актів законодавчої та виконавчої влади, власних рішень, розпоряджень міського голови, голови обласної державної адміністрації.

Діяльність Полтавської міської ради та її виконавчого комітету керується Конституцією України, законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про доступ до публічної інформації», «Про інформацію», «Про статус депутатів місцевих рад», «Про порядок обчислення скликань представницьких органів місцевого самоврядування (рад)», «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації», «Про засади запобігання і протидії корупції», Кодексом законів про працю України, рішеннями міської ради, рішеннями виконавчого комітету та розпорядженнями міського голови, регламентом роботи міськвиконкому, положеннями про структурні підрозділи та інші нормативні акти.

Діловодство у всіх структурних підрозділах виконкому міської ради ведеться державною мовою.

Згідно з чинним законодавством та міською радою і виконкомом міської ради можуть видаватися:

рішення міської ради;

рішення виконавчого комітету;

розпорядження по раді та по виконкому міського голови;

накази та доручення заступників міського голови, керівників структурних підрозділів, відділів, управлінь, комітетів і т.д.

Підстави для прийняття розпорядчих документів є:

Конституція і Закони України, Укази і Розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, рішення та постанови ВРУ, інші документи вищестоящих органів;

конкретні доручення вищестоящих органів;

рішення сесії міської ради;

здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності відповідно до компетенції міської ради, виконкому;

потреба в правовому регулюванні діяльності апарату управління [17].

Організаційне та матеріально-технічне забезпечення діяльності виконавчого комітету здійснюється безпосередньо структурними підрозділами виконавчого комітету, що знаходяться у підпорядкуванні заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконавчого комітету Полтавської міської ради, а також іншими структурними підрозділами виконавчого комітету.

Заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконавчого комітету Полтавської міської ради є розпорядником фінансових та матеріальних ресурсів, що виділяються на утримання виконавчого комітету.

До складу виконавчих органів Полтавської міської ради входять структурні підрозділи, які створюються Полтавською міською радою для здійснення повноважень, що належать до відання виконавчого комітету і підпорядковані виконавчому комітету та Полтавському міському голові.

Одним із засобів організаційного забезпечення діяльності виконавчого комітету є планування його роботи - складаються плани роботи на квартал. Узагальнення пропозицій і формування планів роботи виконавчого комітету на квартал здійснює управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань. Контроль за виконанням плану роботи здійснюється першим заступником міського голови та заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючим справами виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Структурними підрозділами виконавчого комітету складаються щомісячно плани роботи, які затверджуються заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів. Затверджені плани надаються до 25 числа кожного місяця до управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань.

Результати вимірювання праці (перелік завершених завдань за місяць) кожен посадовець надає керівнику підрозділу для зведення вимірювання праці структурного підрозділу. У перший робочий день місяця наступного за звітним перелік завершених завдань структурних підрозділів передається в електронному вигляді до управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань.

Основною організаційно-правовою формою роботи виконавчого комітету є його засідання. Засідання виконавчого комітету скликаються міським головою, а у разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції - першим заступником міського голови, у разі необхідності, але не рідше одного разу на місяць і є правомочними, якщо в них бере участь більше половини від загального складу виконавчого комітету. У разі відсутності міського голови або неможливості здійснювати ним свої повноваження засідання виконавчого комітету міської ради веде секретар міської ради та підписує рішення.

Підготовка засідань здійснюється управлінням звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань. Контроль за підготовкою здійснює заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Питання на розгляд виконавчого комітету виносяться міським головою,

заступниками міського голови, іншими членами виконавчого комітету, керівниками структурних підрозділів виконавчого комітету, постійними комісіями міської ради, виконавчими комітетами районних у м. Полтава рад.

Послідовність діловодних операцій з підготовки рішення можна прослідкувати у схемі руху цього документа (див. Додаток В).

Полтавський міський голова у межах своїх повноважень видає розпорядження, які є обов’язковими для виконання всіма розташованими на території міста органами місцевого самоврядування, виконавчої влади, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями, посадовими особами та громадянами.

Послідовність технологічних операцій з підготовки розпорядження можна прослідкувати в оперограмі руху цього документа (див. Додаток Г).

Наради, семінари та інші заходи у виконавчому комітеті проводяться зі складанням відповідних протоколів. Перелік питань, які виносяться на розгляд апаратної наради, складається управлінням звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань і подається не пізніше, ніж за три дні до проведення наради Полтавському міському голові, заступникам міського голови та доповідачам.

Ведення протоколів апаратних нарад забезпечує управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань. Запрошення на апаратні наради здійснює управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань, підготовку приміщення - відділ господарського забезпечення, технічне забезпечення та аудіозапис - відділ технічних засобів та програмного забезпечення. Загальний контроль за підготовкою нарад проводить управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань.

2.2 Нововведення у роботу виконавчого комітету Полтавської міської ради та у діловодство протягом 2006-2010 рр.

Значну роль у роботі міськвиконкому та в організації діловодства відіграли нововведення в період 2006-2010 рр., які здійснили нижче вказані структурні підрозділи виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Прес-служба міської ради:

Створений і працює офіційний сайт ПМР, який у 2009 році за підсумками дослідження організації Management systems international (USAID) увійшов у десятку кращих офіційних сайтів міст України. На сайті забезпечено роботу зворотного зв’язку та форуму. При заснуванні сайту було в середньому 50 відвідувань на добу, зараз до 700.

Відділ технічних засобів та програмного забезпечення:

Забезпечено технічне встановлення системи електронного документообігу Optima-Workflow у структурних підрозділах міськвиконкому.

Модернізовано веб-сайт міської ради, оновлено такі характеристики, як інформаційне наповнення, доступність інформації, зовнішній вигляд сайту.

У холі міської ради встановлено інформаційно-довідкову систему, обладнану сенсорним екраном.

Створено систему відеозв’язку між міською радою, районними у місті радами та управлінням житлово-комунального господарства міськвиконкому.

Робочі місця всіх працівників апарату міської ради та виконавчого комітету обладнано комп’ютерною технікою (120 шт.) та оргтехнікою.

Структурні підрозділи міськвиконкому підключені до єдиної локальної мережі, що дає можливість швидко обмінюватися службовою інформацією та отримувати листи від громадян електронною поштою.

Управління звернень громадян:

Вибрано більш зручне місце розташування (всі кабінети поряд) пункту обслуговування населення для відвідування замовників.

Встановлено стенди з інформацією про служби міськвиконкому.

Розміщено інформаційний стенд, який містить довідкові матеріали (графік особистого прийому керівництвом виконкому; функціональні обов’язки заступників міського голови; зразки написання заяв; вимоги до звернень та інші матеріали).

У роботі управління запроваджено систему електронного документообігу Optima-Workflow, використання програми прискорює опрацювання звернень громадян.

Розроблено аналітичні та статистичні звіти і довідки, які забезпечують повний контроль за виконанням звернень громадян.

У відділ встановлено систему запису телефонних розмов, налаштований відеозв’язок із житлово-експлуатаційними дільницями міста.

Для громадян розроблені довідники та пам’ятки, які містять корисну інформацію, адреси, телефони.

Окрім особистих прийомів керівництва постійно проводяться виїзні прийоми мешканців міста, за місцем проживання.

Відповідальними працівниками управління проводяться «дні контролю» за виконанням звернень громадян, моніторинг повторних та колективних звернень громадян.

Відділ організаційної роботи:

У 2008 році в міській раді та виконавчому комітеті впроваджено систему управління якістю та отримано Сертифікат якості.

Впроваджено в роботу інформаційні картки всіх послуг, які надають структурні підрозділи виконкому.

Відділ загальних питань:

Запроваджена автоматизована система опрацювання звернень від юридичних осіб та приватних підприємців, службових та розпорядчих документів із занесенням інформації до банку реєстраційних даних та скануванням.

Впроваджується система електронного документообігу, що скорочує час опрацювання документів і, як результат - поліпшується якість обслуговування мешканців міста.

Архівний відділ міської ради:

У 2006 році створений трудовий архів архівного відділу міської ради, де зберігаються документи ліквідованих підприємств, установ та організацій, незалежно від форм власності майна.

Протягом 2006-2010 років архівним відділом видано громадянам близько 9 тис. довідок.

2.3 Відділ загальних питань як основний структурний підрозділ організації загального діловодства

2.3.1 Організаційна структура відділу загальних питань

Відділ загальних питань є структурним підрозділом виконавчого комітету Полтавської міської ради та утворений рішенням позачергової четвертої сесії ПМР шостого скликання від 14 грудня 2010 р., підзвітний і підконтрольний міській раді, підпорядкований міському голові Мамаю О.Ф., виконавчому комітету, а також заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючому справами ВК ПМР Яковлєвій І.В., начальнику управління звернень громадян, організаційній роботі та загальних питань Веризі І.О. Відділ очолює начальник відділу загальних питань Куришко О. Д.

Структурну схему відділу загальних питань представлено на рис.2.3.1.1.

Рис.2.3.1.1. Структура відділу загальних питань

У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, Законами України, Указами Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, рішеннями сесії обласної та міської рад, рішеннями та розпорядженннями виконавчого комітету, регламентом виконавчого комітету міської ради, а також положенням про відділ загальних питань.

У межах своїх повноважень відповідно до виконання Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» цей відділ також бере участь у здійсненні заходів щодо інформаційного забезпечення запобігання і протидії корупції [13, с.1-3] .

Згідно з рішенням виконавчого комітету від 19.08.2011 № 239 відділ загальних питань відноситься до управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань, яке створене рішенням позачергової четвертої сесії Полтавської міської ради шостого скликання від 14 грудня 2010 року. Управління є самостійним структурним підрозділом виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Детально організаційну структуру управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань, а також схему відділу загальних питань можна прослідкувати у Додатку Д.

Роботу цього управління організовує заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Управління підзвітне і підконтрольне Полтавській міській раді, підпорядковане виконавчому комітету, міському голові, першому заступнику міського голови та заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючому справами виконавчого комітету [14, с.1].

Відділ загальних питань керується Інструкцією з діловодства, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 «Про затвердження типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади».

Виходячи з вимог розділу 1 пункту 3 «Типової Інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» [15] у виконавчому комітеті Полтавської міської ради організовують діловодство на підставі власної інструкції з діловодства, що розроблена на підставі цієї Типової інструкції, а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

Згідно Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті Полтавської міської ради [17] ведення діловодства покладається на відділ загальних питань. В інших структурних підрозділах, у яких за штатом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально виділену для цього особу.

Діяльність працівників діловодної служби регламентується посадовими інструкціями, які розробляються керівником діловодної служби на підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів, і службовців та чинного законодавства і затверджуються керівництвом.

Згідно з посадовими інструкціями відділу загальних питань у Додатку Е представлено коротку характеристику роботи кожної посадової особи, яка здійснює певні функції у межах своєї компетенції, а також підпорядкування, знання законодавчо-нормативної бази на своєму робочому місці та вимоги до посад.

Діловодство за зверненням громадян встановлює окремий порядок і правила, здійснюється згідно з прийнятою Кабінетом Міністрів України від 14 квітня 1997 р., № 348 Інструкцією з ведення діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об′єднаннях громадян, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у засобах масової інформації. Тому діловодство за зверненням громадян є спеціальним та здійснюється відділом звернень громадян, на відміну від загального діловодства, яке забезпечує відділ загальних
питань.

За окремим порядком також здійснюється діловодство для документів, що містять державну чи комерційну таємницю, яка охороняється законом.
Цей порядок визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

2.3.2 Основні завдання відділу

Основними завданнями відділу загальних питань є:

щодо діловодства:

чітка організація діловодства шляхом забезпечення єдиної системи роботи з документами;

приймання, реєстрація та передача за призначенням вхідної та вихідної кореспонденції, сканування документів;

ведення електронної реєстраційної бази даних:

вхідної та вихідної кореспонденції;

розпорядчих документів;

запитів на інформацію.

реєстрація, облік, систематизація запитів на інформацію, надання відповіді на запити на інформацію, аналізування та звітування про стан роботи із запитами на інформацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців, об’єднань громадян без статусу юридичної особи.

контроль термінів за виконанням документів (проекти розпоряджень, відповіді на листи, звернення, службова переписка, інформація про виконання доручень міського голови, наданих на засіданнях виконкому, проекти рішень на засідання виконкому, інформація про виконання резолюцій службових документів, інформація про виконання розпорядчих документів);

контроль за дотриманням правильності користування документами у виконкомі, підготовка довідок, інформацій з питань діловодства, графіків чергувань по міськвиконкому, ведення звітності у межах своїх повноважень;

підготовка проектів розпоряджень, нормативно-правових актів, друкування проектів розпоряджень, розмноження рішень ВК, а також розпоряджень міського голови, контроль за доведенням до відома відповідних управлінь і відділів виконкому, райвиконкомів, підприємств, організацій, установ, громадян;

б) щодо архівної справи:

контроль за веденням поточного архіву у відділах та управліннях МВК;

забезпечення ведення архівного підрозділу та підготовку до здачі у державний архів.

в) щодо інформаційної діяльності:

інформування відвідувачів щодо послуг, розташування кабінетів у приміщенні МВК, надання консультацій з приводу написання заяв, направлення відвідувачів до відповідних служб та посадових осіб МВК;

розміщення публічної інформації на інформаційних стендах;

надання до прес-служби міської ради для оприлюднення проектів порядку денного засідань ВК, проектів рішень та затверджених розпорядчих документів.

організація передплати періодичних видань, видання довідкових та ін. посібників, необхідних для роботи міської ради, виконкому [13].

Відділ загальних питань, у межах своїх повноважень, бере участь у підготовці заходів виконкому з виконання планів економічного та соціального розвитку міста та сприяння їх реалізації.

Важливим є дотримання виконавської дисципліни з питань діловодства у відділах та управліннях виконкому з питань діловодства.

2.3.3 Організація роботи з вхідними і вихідними документами у відділі загальних питань

Приймання, попередня обробка та розгляд, реєстрація всієї кореспонденції, яка надходить до міської ради та виконавчого комітету здійснюється централізовано у секторі по роботі з вхідними та вихідними документами відділу загальних питань управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань в порядку, встановленому єдиною державною системою діловодства та інструкцією з діловодства, затвердженою міським головою.

Простежити документопотоки вхідних і вихідних документів, які надходять до виконавчого комітету Полтавської міської ради та виходять за межі установи можна у Додатку Ж.

Реєстрація вхідної службової кореспонденції від юридичних осіб та приватних підприємців, яка адресована міській раді та виконавчому комітету, здійснюється сектором по роботі з вхідними та вихідними документами відділу загальних питань. Після прийому документів забезпечується формування банку реєстраційних даних, яке здійснюється в автоматизованому режимі на основі програмного продукту
«Ортіма-WorkFlow» шляхом внесення реквізитів документів до електронної реєстраційно-контрольної картки і сканування документів (див. Додаток И).

Реєстрація запитів на інформацію, а також звернення громадян, які адресовані міській раді та виконавчому комітету, здійснюється окремо від інших видів документів в автоматизованому режимі в єдиній електронній системі обліку запитів на інформацію. В структурних підрозділах реєстрація здійснюється з використанням різних форм обліку: журнальної, картотечної, автоматизованої, в залежності від обсягів документів та впроваджених систем обліку.

Термінові документи та запити на інформацію приймаються та подаються керівництву головними спеціалістами сектору по роботі з вхідними та вихідними документами негайно в спеціальних папках з написом «Терміново».

У вихідні та святкові дні документи можуть прийматися працівниками відділу оперативного реагування на звернення громадян, які потім записуються в журнал з наступною передачею їх начальнику управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань.

Вхідна та внутрішня службова кореспонденція приймається, попередньо розглядається, реєструється в управлінні звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань протягом робочого дня з 8.00 до 17.15 (у п’ятницю до 16.00), за винятком перерви з 12.00 до 13.00.

Документи, які надійшли до відділу загальних питань до 14.00 подаються на розгляд міському голові, його заступникам, секретарю міської ради о 16.00 в день отримання. Документи, які надійшли після 14.00 подаються на розгляд міському голові, його заступникам, секретарю міської ради до 10.00 наступного дня (якщо наступний день святковий або вихідний - до 9.00 робочого дня після вихідного). Поряд з датою в реєстраційному штампі проставляється час отримання документа.

Документи, передані на розгляд міському голові, його заступникам, секретарю міської ради, знаходяться на розгляді протягом 2-х робочих днів, запити на інформацію - не більше ніж 1 день. Помічники керівників і спеціалісти приймалень контролюють вчасне проходження документів. Після розгляду, з написаними резолюціями, документи повертаються через помічників керівників і спеціалістів приймалень до управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань для занесення в реєстраційні картки відомостей про проходження документів та резолюцій керівників. Після чого документи передаються на виконання, зазначеним в резолюціях, виконавцям.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа (телеграма, факс) може здійснюватися телефоном, телеграфом, телефаксом. Телефаксом документ отримується централізовано в секторі по роботі з вхідними та вихідними документами лише від державних органів виконавчої влади, а також запити на інформацію, попередньо розглядається завідувачем сектору, реєструється і в терміновому порядку передається керівництву міської ради та виконавчого комітету відповідно до розподілу обов’язків. Після надходження оригінала документа його приєднують до отриманої телефаксом копії. На оригіналі документа проставляється штамп із зазначенням індексу реєстрації та дати отримання телефаксом копії, прописується дата та час отримання оригіналу (за виключенням запитів на інформацію).

Документи з резолюціями керівництва для виконання отримують працівники, відповідальні за ведення діловодства у структурних підрозділах виконавчого комітету з 11.00 до 11.30 та з 16.00 до 16.30 (у п’ятницю з 15.00 до 15.30) кожного робочого дня в секторі по роботі з вхідними та вихідними документами відділу загальних питань управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань. Термінові документи та запити на інформацію передаються на виконання негайно.

Схему документообігу у виконавчому комітеті Полтавської міської ради можна прослідкувати у Додатку Л.

Відповідальність за виконання документів, взятих на контроль, покладається особисто на заступників міського голови, керівників структурних підрозділів виконавчого комітету, яким доручено їх виконання.

У структурних підрозділах контроль за виконанням документів організовується таким чином:

всі одержані документи реєструються в спеціальних журналах. (реєстраційних картках) та надаються на розгляд керівникові структурного підрозділу в день одержання;

на кожний документ, що потребує контролю, заводиться окрема додаткова контрольна картка, документ передається на виконання безпосереднім виконавцям;

документи, які знаходяться на контролі, зберігаються в окремій контрольній папці разом з матеріалами про хід виконання.

щомісячно працівник, що здійснює контроль у підрозділі, подає керівникові відповідного підрозділу інформацію про хід виконання документів.

Порядок зняття документів з контролю:

документи вищих органів влади - після направлення на адресу установи, що встановила контроль, інформації про їх виконання відповідно до вимог документу. Якщо направлення інформації не передбачено, документ знімається з контролю після надання виконавцем довідки про виконання та відповідної резолюції міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови - «До справи» або «Зняти з контролю»;

рішення виконавчого комітету та розпорядження міського голови - у порядку згідно з Інструкцією;

службові документи - після надання у встановлені терміни до управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань інформації про виконання відповідно до резолюції керівництва або підготовки відповіді заявнику;

запити юридичних та фізичних осіб - відпрацьовуються у терміни, встановлені Законом України «Про доступ до публічної інформації».

Вихідна службова кореспонденція за підписом керівництва міської ради, виконавчого комітету реєструється в електронній реєстраційній картці вихідного документа (див. Додаток К), обробляється і розсилається відділом загальних питань в день її одержання від виконавців, або не пізніше наступного робочого дня.

Документи, які необхідно конвертувати, оформляти у бандеролі, відсилати рекомендованими листами, цінними листами з описом, передаються до сектору по роботі з вхідними та вихідними документами відділу загальних питань до 14.00 години кожного робочого дня [12, с.10-15].

Працівники відділу загальних питань щоп’ятниці аналізують роботу зі службовими документами, запитами на інформацію у виконавчому комітеті, складають перелік документів невиконаних в установлений термін та доповідають заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючому справами виконавчого комітету Полтавської міської ради.

2.3.4 Аналіз документообігу у відділі загальних питань

Основними показниками роботи відділу загальних питань серед вхідних, вихідних і внутрішніх документів є створення, прийняття, реєстрація і відправлення таких документів:

розпорядження;

протоколи засідань;

рішення виконавчого комітету Полтавської міської ради;

вхідні, вихідні документи, запити на інформацію;

телеграми;

пошта;

витяги з рішень та розпоряджень, архівних довідок, копій;

укладені договори, додаткові угоди та отримання продукції товарів та послуг;

службові листи;

архівні довідки;

вітальні листівки;

копії документів та ін.

У відділі загальних питань з метою своєчасного та якісного виконання вхідних, вихідних і внутрішніх документів розроблені та впроваджені звіти, які заповнюються автоматично в електронному вигляді через систему пошуку і відбору з реєстраційних карток, такі як:

звіт про вхідні документи за видом кореспондента;

нагадування про завершення терміну виконання документів;

звіт про вхідні документи, виконані з порушенням терміну виконання;

звіт про вихідні документи, виконані з порушенням терміну виконання.

Згідно зі звітом про діяльність відділу загальних питань за 2011 рік було підготовлено: 22 протоколи засідань міськвиконкому; 23 протоколи погоджувальної наради у першого заступника міського голови.

Зареєстровано та направлено на виконання 380 рішень виконавчого комітету Полтавської міської ради, 466 розпоряджень міського голови.

За рік було отримано і зареєстровано 13527 одиниць службової вхідної кореспонденції (в т.ч. 37 документів для службового користування).

Зареєстровано вихідної і внутрішньої ініціативної службової кореспонденції - 6386 листів.

На терміновий контроль взято 1778 документів та проконтрольовано виконання.

Відправлено поштою 8888 листів.

Надано 321 архівних копій та довідок.

Підготовлено та видано бланків листів міськвиконкому - 8755, бланків рішень - 826, бланків розпоряджень - 2135.

Взято на контроль рішень міськвиконкому - 21, розпоряджень міського голови - 13.

Отримано та зареєстровано запитів на інформацію у відділі загальних питань від юридичних осіб - 150.

Окремо підраховуються запити на інформацію громадян (234 одиниці), облік яких контролює відділ звернень громадян. Документно-інформаційна діяльність відділу загальних питань наведена на рис. 2.3.4.1.

Рис. 2.3.4.1. Документно-інформаційна діяльність відділу загальних питань за 2011 рік

Розглянувши рис. 2.3.4.1, слід зазначити, що найбільшу кількість роботи відділу загальних питань займає прийом та реєстрація вхідної службової кореспонденції, а також створення та відправка вихідної і внутрішньої кореспонденції, в тому числі відправлені поштою, підготовка та видання бланків листів міськвиконкому. Відповідно з цими даними можна сказати, що серед документів відділу загальних питань найбільше становить саме службова кореспонденція (листи). Це також можна визначити, якщо проглянути номенклатуру справ на 2011р. відділу загальних питань, у якому найбільшу частину займає класифікація службових листів на різну тематику.

Отже, проаналізувавши діяльність відділу загальних питань щодо отриманих та зареєстрованих документів, взятих на контроль виконання, відправлених поштою листів, наданих документів юридичним особам, створених внутрішніх та вихідних документів, а також використаних бланків документів, слід окремо визначити обсяг документообігу за загальною кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів (див. діаграму № 2).

Вхідні документи становлять 13676 одиниць (службова кореспонденція, запити на інформацію), вихідні - 9038 одиниць (службова кореспонденція, відповіді на запити про інформацію), внутрішні - 7277 одиниць (протоколи, рішення, розпорядження, службові листи).

         Рис. 2.3.4.2. Обсяг документообігу за 2011 рік

Розглянувши обсяг документообігу на рис. 2.3.4.2, треба сказати, що найбільшу кількість складає документопотік вхідних документів, середню частину становить документопотік вихідних документів, і менше - внутрішніх.

Отже, документообіг в міськвиконкомі має великі обсяги, тому з метою забезпечення чіткої організації діловодства та ефективної роботи виконавчого комітету відділ загальних питань здійснює реєстрацію та облік документів, контроль за виконанням документів за допомогою компʼютерної програми «Optima-Workflow», яка забезпечує організацію електронного документообігу в міськвиконкомі, документи реєструються і скануються в автоматизованому режимі.

2.3.5 Зв’язки відділу загальних питань з іншими відділами виконавчого комітету Полтавської міської ради

Відділ загальних питань управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань підпорядковується міському голові, секретареві міської ради, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів, заступникові міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконавчого комітету Полтавської міської ради. Від них відділ загальних питань отримує для виконання завдання в усній та письмовій формі, завізовані розпорядчі документи, графіки, відпрацьовану вхідну та вихідну кореспонденцію, запити на інформацію. Надалі відділ повинен надати:

розпорядчі документи для попереднього погодження, підпису;

протоколи засідань виконкому, апаратних нарад для підпису;

службова документація, запити на інформацію для резолюції та відпрацьовані документи для підпису;

графіки, переліки доручень;

папір, канцтовари.

Помічник міського голови отримує від відділу загальних питань розпорядчі документи (рішення, розпорядження) для підпису міським головою, а також службову документацію для написання тексту резолюцій та подальшого підпису відповідними заступниками міського голови. В результаті відділ надає помічнику міського голови підписані міським головою розпорядчі документи та листи, документи з резолюціями та підписом секретаря міської ради, а також першого заступника міського голови.

Також відділ загальних питань тісно співпрацює зі структурними підрозділами міськвиконкому, міської ради, райвиконкомами, комунальними підприємствами у межах повноважень.

2.4 Особливості автоматизованого документообігу на базі «Optima-Workflow»

Комп’ютерну програму «Optima-Workflow» почали впроваджувати у виконавчий комітет Полтавської міської ради з 2003 року. На сьогоднішній день програма встановлена у 6-ти структурних підрозділах: відділ звернень громадян, відділ загальних питань (сектор по роботі з вхідними та вихідними документами, сектор протоколу), служба оперативного реагування, управління соціального розвитку населення, управління з питань містобудування та архітектури.

Діловодство, здійснюване на платформі Optima-WorkFlow призначено для автоматизації функцій ведення діловодства та забезпечує обробку документів на протязі всього життєвого циклу - від створення проекту документа до його списання в архів.

В рамках цієї програми автоматизуються процеси обробки наступних категорій документів:

вхідна кореспонденція;

вихідна кореспонденція;

нормативно-розпорядчі документи;

внутрішні документи;

звернення громадян;

запити на інформацію.

Розроблена спеціальна електронна форма реєстраційного журналу, який відображає документи що надійшли до підрозділу протягом дня - це скорочує витрати часу на проведення реєстрації в рукописному вигляді. Розроблені різні електронні форми звітів, які допомагають контролювати проходження та виконання документів.

Запровадження програми «Optima-Workflow» у відділі загальних питань дає такі можливості:

реєстрація вхідних, вихідних, внутрішніх документів;

сканування документів, формування бази сканованих документів;

реалізація контролю за виконанням документів, друк контрольної картки;

функціонує ефективна система повідомлень та нагадувань для попередження до наближення строку виконання;

формування індивідуальних маршрутів документів;

автоматично генерувати номер, проставляти поточну дату, використовувати довідники та словники, зменшити час реєстрації та уникнути помилок, пов’язаних із заповненням реквізитів документів;

швидкий пошук документів (за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом);

формування звітних форм;

Використання програми «Optima-Workflow» у міськвиконкомі на сьогодні вирішує такі проблеми:

доля паперового документообігу поступово зменшується;

значно менше стає невиконаних або прострочених документів, за рахунок чіткого інформування відповідальних осіб, зменшення затримок, чіткої організації руху документів та контролю їх виконання;

зменшується частка рутинних операцій, в тому числі на пошук необхідних документів;

вирішуються проблеми координації діяльності співробітників та підрозділів, забезпечення їх необхідною інформацією;

забезпечується своєчасне та ефективне інформування керівництва про стан документів та хід їх опрацювання;

сприяє прийняттю якісних рішень співробітниками міськвиконкому за рахунок спрощення та прискорення доступу до документів;

надається можливість ідентифікувати вузькі або слабкі місця в роботі для прийняття відповідних організаційних заходів;

надається можливість інтегрувати навколо системи різноманітне програмне забезпечення, формуючи єдине інформаційне середовище міськвиконкому.

Впровадження автоматизованої системи контролю виконання документів підвищила якість роботи управлінь і відділів, забезпечила швидкий та зручний доступ до інформації, допомагає новому працівнику швидко адаптуватися на новому місці, оскільки система містить усю передісторію роботи попередника, підвищує рівень обізнаності працівників з комп’ютерними технологіями, створення зручного і оперативного в користуванні архіву електронних документів, адже всі документи скануються.

Як результат, слід зазначити, у 2010-2011 роках відсутні невиконані контрольні документи. Випадки виконання документів з порушенням термінів у структурних підрозділах міськвиконкому несистемні і мають разовий характер.

Отже, виконавчий комітет Полтавської міської ради впроваджує у роботу з документами сучасні засоби механізації та персональні комп’ютери. Але, очевидно, ще довго при обробці документів в електронному вигляді будуть зберігатися операції, що вимагають створення їхніх паперових копій. Як правило, керівники бажають працювати з документами в паперовому вигляді. Крім того, поки що обмін офіційними документами між органами влади і передача і передача їх у державні архіви також відбувається в паперовій формі.

РОЗДІЛ 3. ПРОПОЗИЦІЇ ЩОДО ВДОСКОНАЛЕННЯ ЗВІТУ ПРО ЗАПИТИ НА ПУБЛІЧНУ ІНФОРМАЦІЮ У ПОЛТАВСЬКІЙ МІСЬКІЙ РАДІ

3.1 Законодавчо-нормативні акти про доступ до публічної інформації

Законодавство про доступ до публічної інформації включає:

Закон України від 13.01.2011 № 2939-VІ «Про доступ до публічної інформації»;

Указ Президента України від 05.05.2011 № 547 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації»;

Постанова Кабінету Міністрів України від 25.05.2011 № 583 «Питання виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади»;

Постанова Кабінету Міністрів України від 13 липня 2011 року № 740 «Про затвердження граничних норм витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію».

Закон України «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.2011
№ 2939-VІ визначає порядок здійснення та забезпечення права кожного на доступ до інформації, що знаходиться у володінні суб’єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації, визначених цим Законом, та інформації, що становить суспільний інтерес [2].

Відповідно до Закону України (№ 2939-VІ) публічна інформація - це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання суб’єктами владних повноважень своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні суб’єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації, визначених цим Законом [2, 10].

Метою Закону України «Про доступ до публічної інформації», що вказується у статті 2 цього закону, є забезпечення прозорості та відкритості суб’єктів владних повноважень і створення механізмів реалізації права кожного на доступ до публічної інформації. Цей Закон не поширюється на відносини щодо отримання інформації суб’єктами владних повноважень при здійсненні ними своїх функцій, а також на відносини у сфері звернень громадян, які регулюються спеціальним законом.

Доступ до публічної інформації відповідно до цього Закону здійснюється на принципах:

прозорості та відкритості діяльності суб’єктів владних повноважень;

вільного отримання та поширення інформації, крім обмежень, встановлених законом;

рівноправності, незалежно від ознак раси, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних або інших ознак.

Розпорядниками інформації для цілей Закону (2939-VІ) визнаються суб’єкти владних повноважень - органи державної влади, інші державні органи, органи місцевого самоврядування, органи влади Автономної Республіки Крим, інші суб’єкти, що здійснюють владні управлінські функції відповідно до законодавства та рішення яких є обов’язковими для
виконання [2, с.3].

Закон (2939-VІ) зобов’язав всіх розпорядників інформації, передбачених статтею 13 Закону (2939-VІ), надавати та оприлюднювати публічну інформацію - відображену та задокументовану будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформацію, що була отримана або створена в процесі виконання суб’єктами владних повноважень своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні суб’єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації.

Що стосується публічної інформації з обмеженим доступом, то нею згідно із Законом (2939-VІ) є конфіденційна, таємна та службова інформація. Перелік відомостей, що становлять службову інформацію, що складається органами державної влади, органами місцевого самоврядування, іншими суб’єктами владних повноважень, у тому числі на виконання делегованих повноважень, не може бути обмеженим у доступі.

Закон (2939-VІ) передбачає, що запитувач має право звернутися до розпорядника інформації із запитом на інформацію незалежно від того, стосується ця інформація його особисто чи ні, без пояснення причини подання запиту. При цьому запит на інформацію може бути індивідуальним або колективним і може подаватися в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою) на вибір запитувача. Письмовий запит подається в довільній формі.

Водночас Законом (2939-VІ) встановлюються певні вимоги до запитів, а саме передбачається, що запит на інформацію має містити:

ім’я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;

загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;

підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати в розпорядника інформації та на офіційному веб-сайті відповідного розпорядника. Зазначені форми мають містити стислу інструкцію щодо процедури подання запиту на інформацію, її отримання тощо.

Слід враховувати, що розпорядник інформації має надати відповідь на запит на інформацію не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

З метою забезпечення безумовного виконання органами виконавчої влади Закону України «Про доступ до публічної інформації» (2939-VІ), реалізації конституційного права особи вільно збирати, зберігати, використовувати і поширювати інформацію, керуючись частиною другою статті 102 Конституції України (254к/96-ВР), в указі Президента України
№ 547/2011 постановляється:

Кабінету Міністрів України:

забезпечувати в установленому порядку здійснення фінансування передбачених Законом України «Про доступ до публічної інформації» (2939-VІ) заходів, виконуваних розпорядниками інформації, які утримуються за рахунок коштів Державного бюджету України;

підготувати разом із Службою безпеки України та внести на розгляд Верховної Ради України законопроект стосовно вдосконалення законодавчих актів щодо доступу до інформації з обмеженим доступом та відповідальності за порушення таких актів;

розробити і внести на розгляд Верховної Ради України законопроекти щодо здійснення державного контролю за забезпеченням розпорядниками інформації доступу до публічної інформації [10, с.8].

Міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласним, Київській та Севастопольській міським державним адміністраціям на підставі примірної форми запиту на інформацію та примірного порядку складення та подання запитів на інформацію затвердити власні акти [11, с.5].

Інформація на запит надається безкоштовно. У разі якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більш як 10 сторінок, запитувач зобов’язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк. Розмір фактичних витрат визначається відповідним розпорядником на копіювання та друк в межах граничних норм, встановлених у постанові Кабінету міністрів України від 13 липня 2011 р.
№ 740 «Про затвердження граничних норм витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію». У разі якщо розпорядник інформації не встановив розміру плати за копіювання або друк, інформація надається безкоштовно. При наданні особі інформації про себе та інформації, що становить суспільний інтерес, плата за копіювання та друк не стягується [2, с.8].

Слід також звернути увагу на те, що всі вимоги Закону України «Про доступ до публічної інформації» поширюються на органи місцевого самоврядування, зокрема міські ради.

3.2 Порядок прийому та надання публічної інформації у Полтавській міській раді

Запит на інформацію - це прохання особи до розпорядника інформації надати публічну інформацію, що знаходиться у його володінні. Запит на інформацію має примірну форму, представлена у Додатку Н.

Діловодство за запитами ведеться окремо від інших видів діловодства з використанням різних форм обліку: журнальної, картотечної, автоматизованої, в залежності від обсягів документів та впроваджених систем обліку.

Згідно з розпорядженням полтавського міського голови Мамая О.Ф., розпорядниками публічної інформації у Полтавській міській раді, (яку отримують, створюють під час забезпечення діяльності та в процесі здійснення своїх повноважень, та яка перебуває у володінні) є: міська рада, виконавчий комітет Полтавської міської ради, самостійні управління та відділи виконавчого комітету, інспекція по контролю за благоустроєм, екологічним та санітарним станом міста, міський центр соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді. Перечислені розпорядники, в свою чергу, не є розпорядниками стосовно інформації інших державних органів України, органів влади інших держав, міжнародних організацій, стосовно інформації, яка може бути отримана шляхом узагальнення, аналітичної обробки даних або яка потребує створення в інший спосіб.

Інформація про діяльність міської ради, виконавчого комітету міської ради, документи, які перебувають у володінні міської ради, виконавчого комітету Полтавської міської ради, розміщені на веб-сайті #"582943.files/image004.gif">

Рис. 3.2.3. Штамп на інформаційний запит

Запити приймаються, реєструються та подаються на розгляд керівництву, відповідно до розподілу обов’язків, у терміновому порядку в спеціальних папках з написом «Терміново».

У запиті необхідно зазначити спосіб отримання інформації. Відповідь на запит на інформацію надається у спосіб, обраний запитувачем, протягом 5-ти робочих днів з дня надходження запиту [18, с.1-5].

У разі, коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, інформації щодо стану навколишнього природного середовища, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних ситуацій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь надається протягом 48 годин з дня отримання запиту.

Якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду запиту може бути продовжено до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку запитувачу повідомляється в спосіб, зазначений у заяві на отримання інформації не пізніше п’яти робочих днів з дня надходження запиту.

Інформація на запит надається безоплатно. У випадку, коли запитувана інформація містить документи обсягом більш як 10 сторінок, про це протягом п’яти робочих днів з дня надходження запиту повідомляється запитувачу із зазначенням обсягу фактичних витрат, пов’язаних із копіюванням або друком документів, та реквізитів і порядку відшкодування таких витрат в спосіб зазначений у заяві на отримання інформації. Надання інформації здійснюється протягом трьох робочих днів після підтвердження оплати вартості фактичних витрат.

У задоволенні запиту може бути відмовлено у таких випадках:

розпорядник інформації не володіє і не зобов’язаний відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;

інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

особа, яка подала запит на інформацію не оплатила фактичні витрати, пов’язані з копіюванням або друком документів, відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

не дотримано вимог до складення та подання запиту на інформацію, передбачених Законом України «Про доступ до публічної інформації».

Відмова в задоволенні запиту на інформацію надається в письмовій формі, де має бути зазначено:

прізвище, ім’я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту розпорядником інформації;

дату відмови;

мотивовану підставу відмови;

порядок оскарження відмови;

підпис [48].

Звіт про стан роботи із запитами складає завідувач сектору по роботі з вхідними і вихідними документами відділу загальних питань управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань до 10 числа місяця, наступного після закінчення півріччя. Відповідальні особи розпорядників інформації до 5 числа місяця, наступного після закінчення півріччя, надають для узагальнення звіт (за доведеною формою) про стан роботи із запитами в підрозділі за підписом керівника до управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань.

Звіт про стан роботи із запитами оприлюднюється на офіційному веб-сайті Полтавської міської ради, на інформаційних стендах в приміщенні міськвиконкому.

Відповідно до статті 23 Закону «Про доступ до публічної інформації», рішення, дії чи бездіяльність розпорядників інформації можуть бути оскаржені до керівника розпорядника, вищого органу або суду. Оскарження рішень, дій чи бездіяльності розпорядників інформації до суду здійснюється відповідно до Кодексу адміністративного судочинства України.

3.3 Порівняльна характеристика звітів про запит на інформацію органів місцевого самоврядування інших областей України

Відповідно до статті 15 закону України «Про доступ про публічну інформацію», розпорядники інформації (органи виконавчої влади та місцевого самоврядування) з метою забезпечення прозорості та відкритості суб’єктів владних повноважень і створення механізмів реалізації права кожного на доступ до публічної інформації зобовʼязані оприлюднювати звіти, в тому числі щодо задоволення запитів на інформацію. Оприлюднені звіти про запити на інформацію є основною формою перевірки виконання вимог закону «Про доступ до публічної інформації».

Оскільки Полтавська міська рада є радою обласного значення, тому надалі порівняльну характеристику звітів про запит на інформацію буде розглянуто на рівні міст обласного значення. У роботі вибрані для аналізу публічних звітів вибрані такі виконавчі органи влади: Одеська обласна державна адміністрація, Полтавська обласна державна адміністрація, Кременчуцька міська рада Полтавської області, Харківська, Дніпропетровська, Житомирська, Львівська та Полтавська міські ради.

В апараті Одеської обласної державної адміністрації звіт про стан розгляду запитів на інформацію містить табличну форму з такими заголовками даних:

загальна кількість отриманих запитів;

кількість отриманих запитів, що надійшли поштою, особисто, телефоном, факсом, електронною поштою, від громадян, від юридичних осіб, від об’єднань громадян без статусу юридичної особи, від представників ЗМІ, надіслано з Адміністрації Президента України, направлено як розпоряднику інформації;

результати розгляду запитів на інформацію: задоволено, надіслано належним розпорядникам інформації;

звідки надійшли запити на інформацію;

види запитуваної інформації;

найбільш запитувані документи [47].

У Полтавській обласній державній адміністрації звіт про роботу з інформаційними запитами також має табличну форму і містить такі показники:

статус запитувачів (фізична особа, юридична особа, об’єднання громадян);

форма отримання запиту (поштою, тел/факсом, e-mail, особистий прийом, записано на вимогу запитувача);

всього отриманих запитів;

результати розгляду запиту (інформацію надано, надіслано за належністю, відмовлено, термін подовжено, на виконанні) [49].

На офіційному веб-сайті виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Полтавської області подано звіт в описовому і табличній формах. В описовій формі наведені дані щодо загальної кількості запитів на інформацію, які надійшли, з них - від фізичних осіб, від юридичних осіб, від громадян без статусу юридичної особи; повторних; перенаправлених іншим розпорядникам інформації з одночасним повідомленням про це її запитувача. За терміном виконання поділяють на такі: надано відповідь; продовжено строк розгляду запиту до 20 робочих днів.

У таблиці наведена кількість отриманих і розглянутих запитів на інформацію керівниками самостійних структурних підрозділів виконавчого комітету Кременчуцької міської ради. Також надається повний список відповідальних осіб з питань забезпечення доступу до публічної інформації [45].

На веб-сайті Харківської міської ради надано звіт про кількість запитів на публічну інформацію, що надійшли до відділу забезпечення доступу до публічної інформації Департаменту діловодства міської ради у табличній формі. Особливість звіту за місяць у тому, на відміну від річного звіту, що дані про кількість запитів надаються щоденно за мірою їх надходження. Вказують також інші дані: всього запитів (місяць / рік), запити від фізичних (від громадян, колективні) і юридичних осіб, яким шляхом отримано запит (особисто, тел., факс, e-mail, поштою, записано на вимогу запитувача, переслано іншими установами та організаціями), результат розгляду (інформацію надано, надіслано за належністю іншим розпорядникам інформації, відмовлено).

Офіційний сайт Дніпропетровської міської ради надає звіти за тиждень (текстового характеру), за місяць (таблична форма) і за рік (показники у вигляді діаграм). У звіті за тиждень запити підраховані у загальній кількості та розподілені за напрямами діяльності відповідно з яких питань надходили запити на інформацію. Звіт роботи за місяць із запитами, що надійшли до м. Дніпропетровськ містить:

загальна кількість запитів;

надійшло запитів: пошта, e-mail, телефон, факс;

від кого надійшов запит: фізична особа, юридична особа, обʼєднання громадян без статусу юридичної особи;

тематика запитів на інформацію: правова, статистична, про товар (роботу, послуги), соціологічна, економічна, науково-технічна, задоволено, про фізичну особу, дослідково-енциклопедичного характеру, інші види інформації;

дата надходження запиту (вказується на кожен запит на інформацію реєстраційний номер і дата), дата виконання;

результати розгляду запитів: задоволено, надіслано за належністю, якщо орган не є розпорядником, перебувають на опрацюванні [43].

Звіт щодо надання публічної інформації у Житомирській міській раді за 2011 рік має табличну форму, де на кожен місяць поточного року дані таблиці представлені на кожен день, а також відповідно до цього описується кількість прийнятих запитів за день, форма їх прийому, результати роботи [44].

На офіційному сайті Львівської міської ради надано звіт про надходження запитів з 9 травня по 12 серпня 2011 року у довільній формі, де зазначена загальна кількість наданих запитів на публічну інформацію, форми прийому, категорія запитувачів (фізичні та юридичні особи), а також перелік виконавчих органів міської ради, до яких компетентні питання. Відповідно до звіту надається діаграма [46].

У Полтавській міській раді звіт про запити на публічну інформацію надається за І, ІІ, ІІІ і ІV квартали, за рік. Звіти мають довільну форму, у якій подана основна інформація про:

загальну кількість запитів, що надійшли;

від кого та у якій кількості надійшли (від фізичних та юридичних осіб);

результати розгляду (кількість наданої публічної інформації, відмовленої у задоволенні та частково задоволеної і направленої належному розпоряднику інформації) [48].

Порівнюючи вище описані звіти про запити на публічну інформацію виконавчих органів влади, можна узагальнити те, що майже кожен виконавчий орган намагався надавати інформацію про запити у більш відкритій та проаналізованій формі, тобто у вигляді таблиці, у довільній формі, з представленням графічного матеріалу. Тобто у кожного своя форма подання звіту запитів на інформацію, який в основному містить такі дані:

загальна кількість запитів на інформацію;

визначені запитувачі;

форма отримання запиту на інформацію;

результати розгляду запитів на публічну інформацію.

Деякі виконавчі органи надають інформацію про те, у якій кількості та до яких структурних підрозділів надходили запити на публічну інформацію, реєстраційний номер і дата запиту, звідки надходили запити, зазначалася тематика запитуваної інформації, а також найчастіше запитувані документи. Також для повного узагальнення поданого звіту надаються графічні матеріали у вигляді діаграм.

3.4 Пропозиції щодо вдосконалення звіту про запити на публічну інформацію

З метою підвищення прозорості та відкритості діяльності Полтавської міської ради, з урахуванням порівняльного аналізу звітів про запити на інформацію інших органів виконавчої влади слід обрати оптимальну форму звіту запитів на публічну інформацію у Полтавській міській раді.

Оскільки звітність про запити на інформацію надаються за квартали і за рік, то оптимальною пропозицією для відкритого, зрозумілого і логічного сприйняття даних щодо доступу до публічної інформації, є таблична форма звіту для відділу загальних питань управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Звіт про запити на публічну інформацію за квартал у відділі загальних питань пропонується подавати у такому вигляді, який представлений на рис. 3.4.4.

         Мал. 3.4.4. Звіт про запити на інформацію за квартал

Звіт про запити на інформацію за рік у відділі загальних питань пропонується подавати також у табличній формі для більш наглядного звітування, визначення обліку прийнятих запитів на публічну інформацію та результатів їх розгляду. Тому звіт про запити на публічну інформацію можна подавати таким чином.

         Мал. 3.4.5. Звіт про запити на інформацію за рік

Рекомендації: можна додати до звіту узагальнюючий аналіз про:

види запитуваної інформації;

назви структурних підрозділів виконавчого комітету Полтавської міської ради, які надавали публічну інформацію;

найбільш запитувані документи, що надасть змогу прослідкувати прозорість і відкритість діяльності міськвиконкому.

Отже, як висновок слід зазначити, що закон України «Про доступ до публічної інформації», прийнятий 13 січня 2011 р., зобов’язав усі органи виконавчої влади реалізувати доступ до публічної інформації запитувачів інформації (фізичні та юридичні особи) з метою забезпечення відкритості і прозорості діяльності органів виконавчої влади, а також здійснювати право на доступ до публічної інформації юридичних та фізичних осіб. За невиконання вимог цього закону відповідальні особи несуть покарання згідно з законодавством.

Зазначено, що основною формою перевірки виконання закону є оприлюднений звіт про запити на інформацію, який складається у довільній формі за розсудом розпорядника інформації. Відповідно до порівняльної характеристики звітів про запити на інформацію кожен розпорядник інформації обрав різні форми звітування: довільна текстова, таблична, графічна.

Для управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради надано пропозиції та рекомендації щодо удосконалення форми звіту про запити на публічну інформацію, яка представляє дані у табличній формі.

РОЗДІЛ 4. ОХОРОНА ПРАЦІ ТА БЕЗПЕКА У НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЯХ

4.1 Міжнародне співробітництво у галузі охорони праці

Міжнародне співробітництво з охорони праці полягає у:

вивченні, узагальненні та впровадженні світового досвіду з організації охорони праці, поліпшення умов і безпеки праці;

участь у міжнародних інституціях з соціально-трудових питань та у роботі їх органів;

виконанні міжнародних договорів та угод з охорони праці;

одержанні консультацій зарубіжних експертів та технічної допомоги у питаннях вдосконалення законодавчої та нормативної бази охорони праці;

проведенні й участі в наукових та науково-практичних конференціях і семінарах з охорони праці; підготовка кадрів з охорони праці за кордоном [25, с.184].

Важливими міжнародними актами з питань охорони праці є міжнародні договори і міжнародні угоди, до яких приєдналась Україна в установленому порядку. Статтею 3 Закону України «Про охорону праці» передбачається, «якщо міжнародним договором, згода на обов’язковість якого надана Верховною Радою України, встановлено інші норми, ніж ті, що передбачені законодавством України про охорону праці, застосовуються норми міжнародного договору». У статті 4, цього закону, зазначається: «державна політика в галузі охорони праці базується зокрема на принципі використання світового досвіду організації роботи щодо поліпшення умов і підвищення безпеки праці на основі міжнародного співробітництва». Стаття 31 зазначає, що «центральний орган виконавчої влади з нагляду за охороною праці бере участь у міжнародному співробітництві та в організації виконання міжнародних договорів, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України, з питань безпеки, гігієни праці та виробничого середовища, вивчає, узагальнює і поширює світовий досвід з цих питань, опрацьовує та подає у встановленому порядку пропозиції щодо удосконалення і поступового наближення чинного законодавства про охорону праці до відповідних міжнародних та європейських норм».

Переважна більшість міжнародних договорів та угод, в яких бере участь Україна і які більшою або меншою мірою стосуються охорони праці, можна об’єднати в чотири групи:

Конвенції, Рекомендації та інші документи Міжнародної Організації Праці;

Директиви Європейського Союзу;

Договори та угоди, підписані в рамках Співдружності незалежних держав;

Двосторонні договори та угоди.

Крім вищезазначених організацій у справу охорони праці вносять свій внесок також Міжнародне агентство з атомної енергії (МАГАТЕ), Всесвітня організація охорони здоров’я (ВООЗ), Міжнародна організація із стандартизації (ІСО), Міжнародна організація авіації (ІКАО) та ін.

Значне мicцe серед міжнародних договорів, якими регулюються трудові відносини, займають конвенції Міжнародної організації праці (МОП) у галузі поліпшення умов праці та рекомендації щодо їх застосування.

Всі механізми прийняття рішень в МОП пов’язані з її унікальною структурою, яка базується на принципі трипартизму, тобто рівного представництва трьох сторін - уряду, роботодавців і робітників. Основними формами діяльності МОП є розробка стандартів, дослідження, збір та розповсюдження інформації, технічне сприяння [27, с.45-48].

Україна є членом МОП з 1954 року. Із 181 конвенції, що прийняті на цей час МОП, Україна ратифікувала 50, серед яких найважливіші нормативні акти, що стосуються основоположних прав людини. У МОП діє система контролю за застосуванням в країнах-членах Організації конвенцій і рекомендацій. Кожна держава, член МОП, зобов’язана подавати доповіді про застосування на своїй території ратифікованих нею конвенцій, а також інформації про стан законодавства і практики з питань, що порушуються в окремих, не ратифікованих нею конвенціях.

Головною метою МОП є сприяння встановленню миру на основі соціальної справедливості, поліпшення умов праці і життя працівників усіх країн. Конкретні напрями МОП з охорони праці - це викорінення дитячої праці, запобігання нещасним випадкам на виробництві, роботи без аварій на хімічних підприємствах, рівність щодо умов праці різних категорій працівників, досвід створення безпечних умов у розвинутих країнах тощо [1].

Директиви, що приймаються в рамках Європейського союзу і є законом для всіх його країн, відповідають конвенціям МОП. З іншого боку, при розробці нових конвенцій, рекомендацій та інших документів МОП враховується передовий досвід країн-членів ЄС [27, с.51].

червня 1994 р. було укладено Угоду про партнерство й співробітництво між Україною та ЄС. Центральне місце відведено питанням адаптації національного законодавства до законодавства ЄС, виявлення й усунення окремих розбіжностей між нормативно-правовими актами.

Так, в рамках програми Tads почалася робота над проектом «Сприяння у забезпеченні охорони праці в Україні (з метою підвищення рівня ефективності)». Основні напрямки цього проекту включають: удосконалення нормативної бази в галузі охорони праці; створення інформаційного центру агітації та пропаганди з питань охорони праці; відпрацювання механізму економічних розрахунків на підприємстві, спрямованих на створення безпечних і здорових умов праці працюючим.

Розглянемо окремі директиви ЄС, що співвідносяться із Законом України «Про охорону праці»:

Директива 89/391/ЄЕС «Про здійснення заходів щодо поліпшення безпеки і охорони здоров’я найманих працівників під час роботи»: головними суб’єктами у створенні безпечних та нешкідливих умов праці є роботодавець і працівник, а всі інші структури виконують допоміжну функцію у забезпеченні нормальних взаємостосунків між ними. Виходячи з такої ідеології ринкового суспільства, будуються два основні розділи директиви: «Обов’язки роботодавців», що складається з восьми статей, де йдеться про принципи й конкретні питання організації охорони праці на підприємстві - від загальних обов’язків роботодавця оцінювати ризики, вживати профілактичних заходів, чітко діяти у разі виникнення аварій і пожеж до його обов’язків створювати необхідні служби, забезпечити навчання працівників, співпрацювати з ними та з їх уповноваженими, своєчасно інформувати працівників про стан справ і будь-які дії, що можуть вплинути на безпеку і охорону здоров’я, - та розділ «Обов’язки працівників», у якому сконцентровано основний набір вимог до працівника, починаючи з того, що він зобов’язаний під час роботи сам турбуватися про здоров’я та безпеку - як свою особисту, так і оточуючих людей. Щодо організації охорони праці на інших рівнях, то директива вимагає від держави лише підтвердження вищезазначених положень національними нормативно-правовими актами та забезпечення відповідного нагляду і контролю за їх виконанням.

Директива 89/654/ЄЕС «Про мінімальні вимоги безпеки і захисту здоров’я на робочих місцях» містить основні вимоги з охорони праці, що мають бути враховані при організації робочих місць як у виробничих приміщеннях, так і на відкритому повітрі. Вони знову ж таки подаються через призму обов’язків роботодавця: держава лише визначає правові межі та вимоги безпеки й охорони здоров’я стосовно робочих місць, а завданням роботодавця є безумовне виконання цих вимог щодо кожного робочого місця будь-яким способом, який є для нього найбільш сприятливим і економічно вигідним. У даній та інших директивах, як правило, не ставиться за мету жорстко нормувати конкретні показники чи параметри безпеки, а застосовуються загальні формулювання кінцевої мети, якої має досягти роботодавець.

Аналізуючи положення директив ЄС, слід зазначити, що в умовах ринкової економіки основою відносин між головними суб’єктами - роботодавцем і працівником - є закон, а права цих суб’єктів та громадян у цілому надійно захищаються досить розвинутою судовою системою. Отже, у разі виникнення спору спрацьовує схема, за якою сам факт ушкодження здоров’я або загибелі працівника на виробництві є підтвердженням невиконання роботодавцем тих чи інших загально сформульованих норм законодавства [25, с. 36].

Активна робота щодо розвитку та удосконалення правової бази охорони праці проводиться в країнах - членах СНД. Важливу роль в цій роботі відіграють модельні закони, прийняті на міждержавному рівні. Мета цих законів - сприяння зближенню національного законодавства в галузі охорони праці на міждержавному рівні, створення єдиної правової бази, спрямованої на максимальне забезпечення соціальної захищеності працівників [27, с. 40].

грудня 1994 р. главами урядів країн СНД було прийнято Угоду про співробітництво в галузі охорони праці, яка набрала чинності для України 25 жовтня 1995 р. Угода передбачає проведення скоординованої політики з питань охорони праці з обліком загальноприйнятих міжнародних норм і правил, визначення стандартів та ін. [25, с.38].

4.2 Методи аналізу виробничого травматизму

Аналіз виробничого травматизму та профзахворюваності дозволяє виявити причини і визначити закономірності їх виникнення. На основі такої інформації розробляються заходи та засоби щодо профілактики виробничого травматизму і профзахворюваності. У процесі аналізу травматизму мають бути з’ясовані причини нещасних випадків і розроблені заходи щодо їх попередження.

Для аналізу виробничого травматизму застосовують такі основні методи: статистичний, монографічний, топографічний, економічний, метод анкетування, метод експертних оцінок, а також метод фізичного і математичного моделювання, ергономічний, психофізіологічний, та інші. Вони базуються на статистичній звітності, актах розслідування нещасних випадків і профзахворювань та на матеріалах комплексних обстежень стану охорони праці.

Статистичний метод ґрунтується на вивченні причин травматизму за документами, що реєструють нещасні випадки: звітами, актами, журналами реєстрації. Цей метод створює можливість визначити порівняльну динаміку травматизму за окремими галузями, підприємствами, цехами, ділянками одного підприємства і виявити закономірності чи ділянки зниження або підвищення рівня травматизму.

При поглибленому статистичному аналізі травматизму, крім виявлення причин травматизму, робиться також аналіз нещасних випадків за джерелами і характером впливу на організм; за видами робіт чи виробничими операціями; за характером травм; аналізуються відомості про потерпілих (професія, стаж, стать, вік), дані про час події (місяць, година робочого дня, зміна).

До різновидів статистичного аналізу відносять груповий і топографічний. Груповий метод аналізу травматизму ґрунтується на повторюваності нещасних випадків незалежно від тяжкості ушкоджень. Наявний матеріал розслідування розподіляється за групами з метою виявлення найчастіше повторюваних випадків (однакових за обставинами). Нещасні випадки групуються за окремими однорідними ознаками: видом робіт, обладнанням, кваліфікацією, спеціальністю, віком потерпілого, причинами нещасних випадків тощо.

Топографічний метод полягає у вивченні причин нещасних випадків щодо місця їх виникнення; ці місця систематично наносяться умовними знаками на плани ділянки, цеху, підприємства. Метод дає наочне уявлення про місця зосередження травматизму, які потребують відповідних профілактичних заходів.

Монографічний метод полягає в детальному обстеженні всього комплексу умов праці, технологічного процесу, обладнання робочого місця, прийомів праці, санітарно-гігієнічних умов, засобів колективного та індивідуального захисту. Іншими словами, цей метод полягає в аналізі небезпечних та шкідливих виробничих факторів, притаманних лише тій чи іншій (моно) дільниці виробництва, обладнанню, технологічному
процесу.

Економічний метод полягає у визначенні економічного збитку від виробничого травматизму, а також в оцінці ефективності витрат, що спрямовані на попередження нещасних випадків, з метою оптимального розподілу коштів на заходи щодо охорони праці, однак він не дозволяє вивчити причини травматизму та захворювань.

Методи анкетування передбачають письмове опитування працюючих з метою отримання інформації про потенційні небезпеки трудових процесів, про умови праці. На підставі анкетних даних розробляють профілактичні заходи щодо попередження нещасних випадків.

Метод експертних оцінок базується на експертних висновках (оцінках) умов праці, на виявленні відповідності технологічного обладнання, пристроїв, інструментів, технологічних процесів вимогам стандартів та ергономічним вимогам, що ставляться до машин, механізмів, обладнання, інструментів, пультів керування.

Метод фізичного і математичного моделювання застосовується на складних зразках техніки.

Ергономічні методи ґрунтуються на комплексному вивченні системи «людина - машина - виробниче середовище». Порушення відповідності веде до нещасного випадку. Ергономічні методи дозволяють знайти невідповідності та усунути їх.

Психофізіологічні методи аналізу травматизму враховують, що здоров’я і працездатність людини залежать від біологічних ритмів функціонування організму. Такі явища, як іонізація атмосфери, магнітне і гравітаційне поле Землі, активність Сонця, гравітація Місяця та ін., викликають відповідні зміни в організмі людини, що змінюють її стан і впливають на поведінку не на краще. Це призводить до зниження сприйняття дійсності і може спричинитися до нещасних випадків [30, с. 56].

Поряд із традиційними методами аналізу травматизму можна відзначити деякі нові напрямки, характерні для дослідження умов безпеки праці та попередження травматизму:

метод наукового прогнозування безпеки праці, який служить для ймовірнісної оцінки динаміки травматизму, передбачення утворення несприятливих факторів у нових виробництвах чи технологіях і розробки для них відповідних вимог техніки безпеки;

розробка автоматизованих систем оперативного обліку і попередження травматизму, що мають стати однією з ланок автоматизованої системи управління охороною праці;

розробка методик комплексної оцінки безпеки технологічних процесів та устаткування на стадії їх проектування, виготовлення й експлуатації;

детерміністичні методи, які створюють можливість виявити об’єктивний закономірний взаємозв’язок умов праці й існуючу зумовленість випадків травматизму.

Для оперативного обліку та обробки інформації про травматизм і профзахворювання можуть бути використані ручні і машинні системи (ПЕОМ).

На основі отриманих показників визначають динаміку виробничого травматизму, професійної та загальної захворюваності за відповідний період, яка дозволяє оцінити стан охорони праці на підприємстві, правильність обраних напрямків щодо забезпечення здорових та безпечних умов праці.

Власник підприємства зобов’язаний інформувати працівників про стан охорони праці, причини нещасних випадків, професійних захворювань та про заходи, котрих вжито для їх усунення та для забезпечення умов праці згідно нормативних вимог.

4.3 Аналіз умов праці у відділі загальних питань

Умови праці - це сукупність чинників виробничого середовища трудового процесу, що впливають на здоров’я та працездатність людини в процесі предметної діяльності.

Умови праці формуються під дією відповідних чинників. До них належать :

санітарно-гігієнічні елементи зовнішнього середовища: мікроклімат, шум, вібрація та інші;

психофізіологічні елементи, робоча поза, фізичні та нервово-емоційні навантаження;

естетичні елементи, культура виробничого середовища;

соціально-психологічні елементи: тривалість робочого часу, режим праці та відпочинку, пільги та компенсація за роботу, пов’язану з дією шкідливих чинників, а також певний психологічний клімат у якому відбувається трудовий процес.

Законом України «Про охорону праці» та Кодексом законів про працю України встановлено, що умови праці на робочому місці, а також санітарно-побутові умови повинні відповідати вимогам законодавства.

Організація робочого місця державного службовця у Полтавській міській раді є важливою складовою організації праці. Раціональна організація робочих місць має на меті створення умов для високопродуктивної праці, якісного виконання посадових обов’язків і забезпечення найкращих умов праці для державних службовців.

Кожен робочий день з понеділка по четвер починається з 8.00 до 17.15 години, а в п’ятницю - з 8.00 до 16.00. Вихідними днями є субота та неділя. Отже, працівники не перевищують 40-годинного робочого часу на тиждень згідно з ГН 3.3.5-8-6.6.1-2002 [27, с.14].

Приходячи на роботу, кожен із працівників займають своє постійне робоче місце, за яким перебувають більше 50 % робочого часу.

Відділ загальних питань складається з п’яти робочих кабінетів. Перший робочий кабінет займає начальник відділу загальних питань, другий - 2 працівники з сектору протоколу, третій - 1 працівник машбюро, четвертий - 1 працівник, що здійснює прийом вхідних документів, п’ятий - 4 працівники з обліку, контролю виконання та надсилання вихідних документів.

Кожен працівник має на своєму робочому місці персональний комп’ютер, телефон, а також на 1 робоче приміщення - принтер, сканер, ксерокс. До комплекту меблів для обладнання робочих місць відділу належать письмові столи, крісла, шафи. Поверхня меблів відповідає за гігієнічними та психофізіологічними вимогами, тобто є твердою та рівною, покрита лаком та іншими матеріалами, що виключає сліпучі виблиски від сонячного, денного та штучного світла.

Робоче крісло є стійким та відповідає таким умовам:

сидіння регулюється за кутом нахилу та висотою відповідно до висоти робочої поверхні та зросту працюючого (від 370 до 800 мм від підлоги); ширина сидіння 370 - 400 мм, глибина - 370 - 420 мм, передній край сидіння - скошений та закруглений;

висота спинки регулюється у межах 170 - 180 мм від поверхні сидіння, ширина спинки - 310 мм, форма спинки пристосована до форми спини людини та регулюється за кутом нахилу.

Особливе значення для роботи державних службовців має освітлення робочого місця. Для кращого розсіювання та відбиття світла у Полтавській міській раді та відповідно її структурних підрозділів, в тому числі й у відділі загальних питань стелі пофарбовані у білий колір, який має здатність відбивати до 90 % світлового потоку. Стіни повинні менше відбивати світло і тому вони темнішого кольору, ніж стеля. Стіни робочих кабінетів відділу загальних питань мають різні кольори, в залежності від їх оформлення. Ті вікна службових приміщень, що виходять на сонячний бік, стіни пофарбовані у прохолодні тони (кабінети прийому вхідних та вихідних документів): зеленуватий, салатний. Робочі кабінети з вікнами, орієнтованими на північний схід стіни мають кольори теплої гами (кабінет начальника відділу загальних питань, сектору протоколу, машбюро): жовтуватий, світло-помаранчевий, піщаний. Підлога має темніший колір, ніж стіни.

Для забезпечення рівномірності та незмінності освітленості протягом робочого дня у відділі загальних питань застосовується штучне освітлення (загальне та місцеве).

Важливе значення в організації робочих місць відділу загальних питань Полтавської міської ради має дотримання нормальної температури та вологості повітря на робочому місці, тому показники мікроклімату робочих місць є такими: температура повітря у зимовий період - 18 - 21°C, у літній - 22 - 24°C, відносна вологість у зимовий період - 50 %, у літній - 60 %.

Показники мікроклімату в робочих кабінетах відділу загальних питань, згідно з Санітарними нормами мікроклімату виробничих приміщень ДСН 3.3.6.042-99, є комфортними для розумової праці, мають оптимальні величини для категорії робіт - легка Іб, яка розподіляється на основі загальних енерговитрат організму (витрата енергії дорівнює 141 - 175 Вт (121 - 150 ккал/год.)) - це роботи, що виконуються сидячи, стоячи або пов’язані з ходінням та супроводжуються деяким фізичним напруженням.

Основним фактором трудового процесу у відділі загальних питань є напружена праця - характеристика трудового процесу, яка відображає навантаження переважно на центральну нервову систему, орган зору, емоційну сферу працівника. До факторів, що характеризують напруженість праці, відносяться: інтелектуальні, емоційні навантаження, ступінь монотонності навантажень (згідно з ГН 3.3.5-8-6.6.1-2002 «Гігієнічна класифікація праці»).

Також характерна і важкість праці, оскільки працівник постійно перебуває у вимушеній сидячій позі, що переважно дає навантаження на спину.

З метою поліпшення складу повітря, зменшення нервово-психічної та зорової стомлюваності, та підвищення інтенсивності розумової праці у відділі загальних питань також здійснюють озеленення службових приміщень.

Для забезпечення оперативності у роботі спеціалістів відділу загальних питань на робочих місцях мають словники, довідники з чинного законодавства, фахову літературу, періодичні видання з напряму діяльності, доступ до Інтернету, оргтехніку та канцелярські товари, папір тощо.

Для забезпечення культури виробничого середовища, що також характеризує умови праці відділу загальних питань, побудовані вимоги згідно з нормами міжнародного стандарту ISO 9001:2008 «Система управління якістю». Згідно з цим стандартом були розроблені такі нормативно-правові документи Полтавської міської ради та її виконавчого комітету: Інструкція з забезпечення внутрішньої комунікації, Вимоги до телефонного спілкування працівника із замовником, Вимоги до безпосереднього спілкування працівника із замовником, Інструкція з управління процесами, Етичний кодекс посадових осіб апарату Полтавської міської ради та її виконавчого комітету, Політика якості виконавчого комітету Полтавської міської ради.

З охорони праці у відділі загальних питань також діють такі інструкції: Інструкція з охорони праці з електрообладнанням, Інструкція та вимоги з пожежної безпеки, Інструкція по наданню першої допомоги при нещасних випадках, Інструкція та вимоги з охорони праці при роботі на персональному комп’ютері. Ці інструкції розроблені згідно з вимогами Закону України «Про охорону праці».

Згідно з Інструкцією та вимогами з охорони праці при роботі на персональному комп’ютері розташування комп’ютера у службових приміщеннях відділу загальних питань здійснюється у такому порядку: комп’ютер встановлюють не менше 1 м від стін, між собою на відстані не менше як 1,5 м; виключають можливість прямого засвічування екрану джерелом природного освітлення; висота робочої поверхні столу -
680 - 800 мм, ширина - 500 мм;

При роботі з комп’ютером можуть виникнути небезпечні та шкідливі виробничі фактори: електромагнітні поля (радіочастоти); електростатичне поле; недостатнє освітлення; психоемоційна напруга при тривалій роботі з екраном відеомонітора.

Працівники відділу загальних питань, які працюють на комп’ютері, згідно вище зазначеної інструкції повинні дотримуватися відповідного режиму праці, а саме:

при введенні даних, читанні інформації з екрану безперервна тривалість роботи не повинна перевищувати 4-х годин при 8-годинному робочому дні;

через кожну годину роботи робити перерву на 5 - 10 хвилин, а через
2 години - 15 хвилин;

перерви використовувати для фізичного розвантаження.

Закон України «Про службу в органах місцевого самоврядування» у ст. 21 визначає оплату праці, відпустки і пенсійне забезпечення посадових осіб місцевого самоврядування.

Згідно з цим законом посадові особи одержують заробітну плату, розмір якої має забезпечувати достатній життєвий рівень.

Посадовим особам місцевого самоврядування надається щорічна відпустка тривалістю 30 календарних днів, якщо законами України не передбачено тривалішої відпустки, з виплатою допомоги на оздоровлення у розмірі посадового окладу. Посадовим особам, які мають стаж служби в органах місцевого самоврядування понад 10 років, надається додаткова оплачувана відпустка тривалістю до 15 календарних днів.

Пенсійне забезпечення посадових осіб місцевого самоврядування, які мають стаж служби в органах місцевого самоврядування та/або державної служби не менше 10 років, здійснюється у порядку, визначеному законодавством України про державну службу.

У зв’язку з виходом на пенсію посадовим особам місцевого самоврядування виплачується одноразова грошова допомога в розмірі 10 місячних посадових окладів за наявності не менше 10 років стажу на посадах в органах місцевого самоврядування чи на посадах, віднесених до відповідних категорій посад державних службовців [6, с.10].

Виходячи з принципів Гігієнічної класифікації, умови праці у відділі загальних питань можна віднести до оптимальних, оскільки зберігається здоров’я працюючих, створюються передумови для підтримання високого рівня працездатності.

4.4 Аналіз пожежної безпеки у Полтавській міській раді

Відповідно до ГОСТ 12.1.004-85 пожежна безпека - це стан об’єкта, при якому виключається можливість пожежі, а у разі її виникнення запобігається вплив на людей шкідливих і небезпечних факторів пожежі та забезпечується захист матеріальних цінностей [30, с. 58].

Будівля Полтавської міської ради розташована в центрі міста і є двоповерховою, яка містить загальну кількість працівників - 300 осіб. Відповідно до ДБН В.1.1.7-2002 «Пожежна безпека об’єктів будівництва» [25] у класифікації конструктивних характеристик будинків залежно від їх ступеня вогнестійкості Полтавська міська рада відноситься до ІІІ ступеня вогнестійкості, тому що будівля має такі конструктивні характеристики: з несучими та огороджувальними конструкціями з штучних кам’яних матеріалів, бетону, залізобетону; перекриття мають дерев’яні конструкції, які захищені штукатуркою; дах складається з дерев’яних балок із залізною покрівлею.

У будівлі передбачено чотири евакуаційні виходи, які розташовані з протилежних сторін. Відповідно до ДБН В.1.1.7-2002 на 50 чоловік розраховано 1 евакуаційний вихід, тому наявність чотирьох виходів у міській раді є недостатньою для наявної кількості людей, що свідчить про скупчення більшого натовпу та збільшення часу виходу з будівлі під час пожежі.

У цілях пожежної безпеки Полтавської міської ради проходи в приміщеннях до виходів та засобів пожежогасіння залишають вільними, проводять переобладнання приміщень та перестановку обладнання після погодження з відповідальним за пожежну безпеку будівлі, а також на робочих місцях використовують електрообладнання у справному стані, які пройшли перевірку відповідними спеціалістами.

На території Полтавської міської ради підтримується належна чистота, забезпечений вільний проїзд та стоянка машин, а також є спеціально відведені місця для куріння, які позначені відповідним знаком та обладнані урнами із негорючих матеріалів.

Будівля міської ради освітлюється у нічний час, що є також необхідним для забезпечення оперативного під’їзду пожежних машин у разі виникнення пожежі.

У Полтавській міській раді розміщені автоматичні системи пожежної сигналізації, які реагують на підвищення температури навколишнього середовища. Працюють автоматичні стаціонарні установки пожежогасіння, які є водяними засобами гасіння пожежі.

Для забезпечення протипожежного і експлуатаційного режиму роботи вентиляційних систем у міській раді передбачаються такі заходи безпеки, як термін і порядок перевірки профілактичних оглядів вентиляційного обладнання згідно інструкціям.

Електричне обладнання будівлі знаходиться у задовільному стані, але потребує оновлення для більш надійного захисту при виникненні можливих коротких замикань чи струмових перевантажень. Але з метою запобігання подібних ситуацій здійснюється контроль, протипожежний інструктаж працівників, додержання вимог інструкцій по безпеці експлуатації електроустаткувань та інших нормативно-правових актів, наявні принципові, робочі та оперативні схеми електромереж, мереж заземлення, а також попереджувальні плакати та написи.

У разі виникнення пожежі у Полтавській міській раді, згідно з Інструкцією № 6 з пожежної безпеки, потрібно забезпечити виконання заходів на припинення пожежі, евакуацію працюючих та відвідувачів. При виникненні пожежі працюючі повинні по-перше, припинити роботу, по-друге, визначити причини пожежі та вжити дії для її припинення, по-третє, сповістити про пожежу керівництво та визвати при необхідності пожежну охорону по телефону 101.

Серед первинних засобів пожежогасіння на випадок пожежі у Полтавській міській раді можуть використовувати вогнегасники, пожежні крани, відра, бочки з водою, лопати, шухляди з піском, ломи, пилки, сокири та ін. Відповідно до використовуваної гасящої речовини у Полтавській міській раді у наявності є повітряно-пінні та порошкові вогнегасники.

Відповідальність за пожежну безпеку приміщень у Полтавській міській раді покладена на начальників відділів згідно відповідного розпорядження міського голови про пожежну безпеку. Начальники відділів слідкують за справним станом електрообладнання, належним станом засобів пожежогасіння, а також по можливості проводять огляд приміщень після закінчення робочого часу.

Працівники Полтавської міської ради з метою отримання знань з правил поведінки пожежної безпеки на робочому місці та на випадок виникнення пожежі проходять вступний інструктаж з пожежної безпеки. Повторний інструктаж проводиться не рідше одного разу на рік. Працівник має право вимагати своєчасного проведення інструктажів з пожежної безпеки.

Згідно з Інструкцією № 6 з пожежної безпеки, затвердженою розпорядженням міського голови, всі працівники Полтавської міської ради повинні знати та виконувати вимоги Закону України «Про пожежну безпеку», накази, розпорядження та рішення в межах своїх службових обов’язків та вимоги цієї інструкції.

Працівники притягаються до відповідальності згідно з чинним законодавством за порушення вимог законодавства з пожежної безпеки, створення перешкод для діяльності посадових осіб органів державного пожежного нагляду.

4.5 Розрахунок штучного освітлення у відділі загальних питань

Природне і штучне освітлення в приміщеннях регламентується нормами ДБН В.2.5-28-2006 «Природне і штучне освітлення» (чинний з 01.10.2006) залежно від характеристики зорової роботи, найменшого розміру об’єкта розрізнення, розряду зорової роботи. Норми ДБН В.2.5-28-2006 стали на заміну СНиП II-4-79 «Естественное и искусственное освещение» і поширюються на проектування освітлення територій, приміщень нових та існуючих, що підлягають реконструкції, будівель і споруд різного призначення, місць виконання робіт на відкритих просторах, територій промислових та сільськогосподарських підприємств, залізничних колій площ підприємств, зовнішнього освітлення міст, поселень та сільських населених пунктів. Проектування пристроїв місцевого освітлення, які постачаються комплектно зі станками, машинами і виробничими меблями, слід також виконувати відповідно до цих норм [25].

Розрахунок штучного освітлення в одному із приміщень відділу загальних питань можна проводити за методом коефіцієнта використання світлового потоку. Цей метод дозволяє визначити світловий потік, створений лампами, і розрахувати освітленість у робочому приміщенні або за заданим рівнем освітленості - потрібну кількість світильників.

Для розрахунку штучного освітлення оберемо кабінет прийому документів. Ширина приміщення - 3 м, довжина приміщення - 6 м, висота підвішування світильників - 3,4 м.

Для визначення коефіцієнта використання світлового потоку освітлювальної установки знаходимо індекс приміщення за формулою:

і = а ∙ в / Нр. (а + в),      (4.1)

де а, в - відповідно ширина та довжина приміщення, м;

Нр. - висота підвішування світильників над робочою поверхнею, м.

Індекс приміщення:

і = 3 ∙ 6 / 3,4 (3 + 6) = 0,6.

Коефіцієнти відбиття стелі та стін становлять: rстелі = 0,7; rстін = 0,5.
В приміщенні використовуються два світильники ШОД 2x80, з лампами
ЛБ-80, що мають світловий потік 4320 лм. За таких умов коефіцієнт використання світлового потоку (η) становить 0,37.

За рівнянням світлового потоку знаходимо кількість ламп (n), потрібну для забезпечення нормальної мінімальної потужності:

F = E ∙ S ∙ k ∙ z / η n ,     (4.2)

де n - кількість ламп,- світловий потік однієї лампи, лм;- мінімальна нормована освітленість, лк;- площа приміщення, м2;- коефіцієнт запасу, який враховує старіння ламп, запиленість та забруднення світильників;- поправочний коефіцієнт, що характеризує нерівномірність освітлення (відношення мінімальної освітленості до середньої горизонтальної), беруть z = 1,1…1,2;

η - коефіцієнт використання світлового потоку освітлювальної установки у частках (знаходиться за таблицею коефіцієнтів використання світлового потоку).

Мінімальну штучну освітленість приміщення (E) визначаємо за нормами ДБН В.2.5-28-2006. Для робіт середньої точності, підрозряду роботи Г, мінімальна штучна освітленість становить 200 лк.

Необхідну кількість ламп в приміщенні знаходимо за формулою:

n = E ∙ S ∙ k ∙ z / η F ,     (4.3)

n = 200 ∙ 18 ∙ 1,5 ∙ 1,1 / 0,37 ∙ 4320 = 3,7

Отже для освітлення приміщення необхідно 4 лампи.

Знаходимо кількість світильників за формулою:

N = n / nc ,  (4.4)

де nc - число ламп в одному світильнику.

N = 4 / 2 = 2.

Результати розрахунків наведено в таблиці 4.1.

Таблиця 4.1

Результати розрахунків штучного освітлення

Отже, відповідно з розрахунками штучного освітлення, для забезпечення мінімальної нормованої освітленості робочої поверхні в кабінеті прийому документів відділу загальних питань Полтавської міської ради, для робіт середньої точності, згідно норм ДБН В.2.5-28-2006, необхідно 2 світильники ШОД 2х80, з люмінісцентними лампами ЛБ-80. У вказаному приміщенні використовується 2 світильники ШОД 2х80 з лампами ЛБ-80, що свідчить про достатню штучну освітленість, згідно норм ДБН В.2.5-28-2006.

Як висновок, слід зазначити, що професійна діяльність у відділі загальних питань характеризується психофізіологічними шкідливими виробничими факторами, до яких належать фізичні (вимушена робоча поза) та нервово-психічні перевантаження (розумове перенапруження, перенапруження аналізаторів, монотонність праці, емоційні перевантаження).

Зазначено, що умови праці у відділі загальних питань вважаються допустимими, оскільки вплив природних чинників відбувається в межах гігієнічних нормативів і не перевищують за норму згідно з Санітарними нормами мікроклімату виробничих приміщень ДСН 3.3.6.042-99.

Відповідно у Полтавській міській раді пожежна безпека регламентується Інструкцією № 6 з пожежної безпеки, яка забезпечує порядок вимог і правил поведінки у разі виникнення пожежі, а також заходи щодо її запобігання.

Проведено розрахунок штучного освітлення кабінету прийому документів відділу загальних питань методом коефіцієнта використання світлового потоку, результат якого відповідає нормам ДБН В.2.5-28-2006.

ВИСНОВКИ

У дипломній роботі здійснено комплексний аналіз сутності документообігу та шляхи його раціональної організації в теоретичному огляді поставленої проблеми, практичне дослідження організації документообігу у відділі загальних питань управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань, а також надано пропозиції та рекомендації щодо удосконалення форми звіту про запити на інформацію у Полтавській міській раді.

Виконано поставлений ряд завдань у дипломній роботі, а саме:

вивчено сутність документообігу, шляхи його раціональної організації;

висвітлено етапи переходу до електронного документообігу в органах місцевого самоврядування;

надано характеристику діяльності Полтавської міської ради та виконавчого комітету;

досліджено діяльність відділу загальних питань, проаналізовано його документообіг;

виявлено особливості автоматизованого документообігу на базі «Optima-WorkFlow», переваги та недоліки впровадження цієї програми;

надано пропозиції та рекомендації щодо удосконалення форми звіту про запити на публічну інформацію у відділі загальних питань виконавчого комітету Полтавської міської ради.

Оскільки поняття «документообіг» і «діловодство» пов’язані одне з одним, однак вони не тотожні. Разом з тим визначено, що документообіг - це рух документів від дати створення до завершення виконання або відправлення. Основною складовою документообігу є вхідні, вихідні та внутрішні документопотоки.

Досить часто в органах місцевого самоврядування, які зазвичай мають великі обсяги документообігу постає проблема раціональної організації документопотоків. Теоретичні розробки та багаторічна практика сприяли виробленню певних правил щодо організації документообігу. Головна вимога - проходження документів в установі має бути оперативним і здійснюватися з мінімальними витратами часу і праці.

В дипломній роботі описані шляхи раціональної організації документообігу, відповідно до яких пропонується розробляти схеми документообігу в установі, графіки та оперограми, які додають до Інструкції з діловодства установи.

Зазначено, що Полтавська міська рада є представницьким органом місцевого самоврядування, який представляє спільні інтереси територіальної громади міста Полтави, вирішує питання місцевого значення в межах Конституції України, законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та іншими нормативними актами з метою надання відповідних соціальних послуг жителям міста, проведення єдиної політики соціально-економічного, культурного розвитку міста, і яка має свою комунальну власність, свій місцевий бюджет та органи і систему місцевого самоврядування.

З’ясовано, що у виконавчому комітеті Полтавської міської ради ведення загального діловодства покладено на відділ загальних питань, який належить до управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань. Відділ загальних питань включає сектор по роботі з вхідними і вихідними документами (обслуговує юридичних осіб і приватних підприємців), сектор протоколу, бюро комп’ютерного набору, головні спеціалісти.

Визначено, що документообіг в міськвиконкомі має великі обсяги вхідних і вихідних документопотоків. Серед них найбільшу кількість становлять службові листи, які за своєю тематикою є досить багатогранними і стосуються різних питань.

Отже, з метою забезпечення чіткої організації документообігу та ефективної роботи виконавчого комітету відділ загальних питань здійснює реєстрацію та облік документів, контроль за виконанням документів за допомогою комп’ютерної програми «Optima-Workflow», яка забезпечує організацію електронного документообігу в міськвиконкомі, документи реєструються і скануються в автоматизованому режимі.

Особливістю комп’ютерної програми «Optima-Workflow» є забезпечення таких електронних баз даних: розпорядча документація, вхідні і вихідні документи, запити на інформацію, звернення громадян. Впровадження автоматизованого документообігу у відділі загальних питань надає можливість здійснювати електронну реєстрацію документів, сканування, облік, маршрут документів, контроль виконання, зберігання, функціонує система нагадувань про закінчення терміну виконання документа, здійснюється звітність виконаних і невиконаних документів, і, як результат - протягом 2010-2011 років були відсутні невиконані документи.

Вище сказаним слід зазначити, що організація документообігу у відділі загальних питань здійснюється на високому рівні - чітко, оперативно та якісно. Велику роль у цьому надає впровадження автоматизованого документообігу на базі комп’ютерної програми «Optima-Workflow» (функціонує у відділі загальних питань (сектор по роботі з вхідними і вихідними документами, сектор протоколу), відділ звернень громадян, служба оперативного реагування, управління соціального розвитку населення, управління з питань містобудування та архітектури), яка поступово зменшує обсяги документів і час на їх пошук та опрацювання у виконавчому комітеті Полтавської міської ради.

Слід зазначити, що етапи переходу до електронного документообігу в органах місцевого самоврядування на сьогоднішній день є проблемними у зв’язку з недостатньою фінансовою підтримкою зі сторони держави, недосконалістю діючих законодавчо-нормативних актів, психологічним бар’єром, що виникає як наслідок відходу від класичних паперових процедур, а також існує думка про те, що ймовірно спостерігатиметься зниження якості документів з погляду на їх виклад. Однак позитивні сторони безпаперового документообігу очевидні, оскільки його впровадження надає інформацію кращої доступності, прозорості руху документів, відсутності тієї необхідності роздруковувати та зберігати паперові копії, пришвидшує опрацювання документів, посилює виконавську дисципліну, яка є важливою у діяльності органів місцевого самоврядування, а також забезпечує оперативну й одночасно колективну роботу з документами.

Окрему проблему становить використання органами виконавчої влади і місцевого самоврядування різних систем електронного документообігу, питання налагодження взаємозв’язку між якими офіційно не визначено.

Важливим також є політична воля керівника, оскільки він бере на себе всю відповідальність за реалізацію переходу до безпаперового документообігу. Якщо впровадження буде реалізовано, надалі слід кожного працівника установи забезпечити особистим електронно-цифровим підписом.

Отже, проаналізувавши переваги і недоліки переходу до електронного документообігу, неважко зрозуміти, що переваг не тільки більше, вони все-таки є вагомішими - створюють значні можливості для організаційного розвитку та підвищення ефективності робочого процесу, а недоліки являють собою лише тимчасові суб’єктивні складності, які неважко подолати.

Виявлено, що відділ загальних питань окремо від загального діловодства також здійснює діловодство за запитами на публічну інформацію юридичних осіб та приватних підприємців, а відділ звернень громадян - запити від фізичних осіб. Для забезпечення оперативного виконання запитів на інформацію розроблено Інструкцію щодо обліку та опрацювання запитів на інформацію у Полтавській міській раді та виконавчому комітеті, електронну картку запитів на інформацію на базі програми «Optima-WorkFlow», а також журнал реєстрації запитів на інформацію фізичних, юридичних осіб та об’єднань громадян без статусу юридичної особи.

Відомо, що у 2011 році Президентом України був підписаний закон «Про доступ до публічної інформації», мета якого - забезпечити прозорість і відкритість діяльності органів виконавчої влади та місцевого самоврядування, а також здійснювати реалізацію права громадян України на доступ до публічної інформації. Основним показником перевірки виконання вимог закону є оприлюднення на офіційному веб-сайті звіту про запити на інформацію. За невиконання зазначеної вимоги відповідальні посадові особи будуть оскаржені у судовому порядку.

Отже, аби реалізувати вимоги закону України про доступ до публічної інформації, у виконавчому комітеті Полтавської міської ради є актуальною пропозиція надання кращої форми звіту про запити на інформацію. Тому на пропозицію начальника відділу загальних питань було узгоджено удосконалити форму звіту про запити на інформацію та надано відповідні рекомендації.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

Нормативні документи:

Конституція України. - Х.: ТОВ «Одіссей», 2006. - 48 с.

Про доступ до публічної інформації [Електронний ресурс]: закон України від 13.01.2011, № 2939-VI. - Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/2939-VІ.

Про електронні документи та електронний документообіг [Електронний ресурс]: закон України від 22.05.2003 № 851-IV. - Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/851-15

Про місцеве самоврядування в Україні [Електронний ресурс]: закон України 21.05.1997, № 280/97-ВР - Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/280/97-вр

Про охорону праці [Електронний ресурс]: закон України від 14.10.1992, № 2694-XII. - Режим доступу: http://zakon1.rada.gov.ua/ laws/show/2694-12

Про службу в органах місцевого самоврядування [Електронний ресурс]: закон України від 07.06.2001, № 2493-III - Режим доступу: http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/2493-14

Про статус депутатів місцевих рад [Електронний ресурс]: закон України від 11.07.2002, № 93-ІV. - Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/93-15

Про загальнодержавну програму впровадження електронного документообігу з використанням електронно-цифрового підпису [Електронний ресурс]: проект закону України від 29.12.2006, № 2850. - Режим доступу: http://search.ligazakon.ua/l_doc2.nsf/ link1/ JE27600A.html

Про першочергові завдання шодо впровадження новітніх інформаційних технологій: Указ Президента України від 20.10.2005, № 1497 // Урядовий кур’єр. - № 207. - 2005. - 1 лист. - С. 36-41.

Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації [Електронний ресурс]: Указ Президента України від 05.05.2011, № 547. - Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/547/2011

Статут територіальної громади міста Полтави [Електронний ресурс]: Полтавська міська рада та виконавчий комітет - Режим доступу: http://www.rada-poltava.gov.ua.

Регламент роботи виконавчого комітету Полтавської міської ради / Рішення виконавчого комітету Полтавської міської ради від 19.08.2011, № 239 - 28 с.

Положення про відділ загальних питань управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань / Рішення виконавчого комітету Полтавської міської ради від 19.08.2011, № 239 - 10 с.

Положення про управління звернень громадян, організаційної роботи та загальних питань / Рішення виконавчого комітету Полтавської міської ради від 10.06.2011, № 231. - 8 с.

Типова інструкція з діловодства в центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади [Електронний ресурс]: постанова Кабінету Міністрів України від 30.01.2011, № 1242 - Режим доступу: http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/1242-2011-п

Інструкція № 6 з пожежної безпеки у Полтавській міській раді / Розпорядження міського голови від 14.03.2010, № 311. - 3 с.

Інструкція з діловодства у виконавчому комітеті Полтавської міської ради / Розпорядження міського голови від 10.02.2000, № 124-р. - 16 с.

Інструкція з діловодства щодо обліку та опрацювання запитів на інформацію у Полтавській міській раді та виконавчому комітеті / Розпорядження міського голови від 29.09.2011, № 330-р. - 8 с.

Інструкція та вимоги з охорони праці при роботі на персональному комп’ютері у Полтавській міській раді та виконавчому комітеті / Розпорядження міського голови від 04.08.2010, № 212. - 4 с.

Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять: ДСТУ 2732:2004. - [Чинний від 2005-07-01]. - К.: Держспоживстандарт України 2005. - 32 с. - (Національний стандарт України).

Фундаментальні дослідження:

Беспянська, Г.В. Організація роботи з документами: Навчальний посібник для дистанційного навчання /Г.В. Беспянська; Відкритий міжнародний університет розвитку людини «Україна». - К.: Ун-т «Україна», 2006. - 244 с.

Голобуцький О.П. Електронний уряд / О.П. Голобуцький, О.Б. Шевчук . - К.: ЗАТ «Атлант ІМ8», 2002. - 174 с.

Гордієнко К.Д. Діловодство в роботі секретаря: практичний посібник / К.Д. Гордієнко. - 3-тє вид., змін. та доп. - К.: КНТ, 2009. - 303 с.

Іванова Т.В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: навчальний посібник для студентів вузів / Т.В. Іванова, Л.П. Піддубна. - К.: Центр навчальної літератури, 2007. - 360 с.

Керб Л. П. Основи охорони праці: Навч. посібник / Л.П. Керб. - К.: КНЕУ, 2003. - 215 с.

Клименко І.В. Технології електронного урядування / І.В. Клименко, К.О. Линьов. - К.: Центр сприяння інституц. розвитку держ. служби, 2006. - 192 с.

Кобилянський О.В. Основи охорони праці. Ч. 1 [Текст] : навч. посіб. для студ. вузів / О. В. Кобилянський. - Вінниця : ВНТУ, 2007. -183 с.

Комова М.В. Діловодство: навчальний посібник для студентів вузів / М.В. Комова. - 3-тє вид. - Львів : Тріада плюс; К.: Алерта, 2009. - 218 с.

Корж А.В. Документознавство: Зразки документів право ділової сфери: Навчальний посібник / А.В. Корж. - К.: КНТ, 2007. - 316 с.

Сєріков Я.О. Основи охорони праці: Навчальний посібник для студентів вищих закладів освіти. - Харків, ХНАМГ, 2007. - 227с.

Журавель Ярослав Володимирович. Адміністративно-правовий статус органів місцевого самоврядування: дис. …канд. юридичних наук : 12.00.07 / Демський Едуард Францович; Ін-т законодавства Верх. Ради України. - К., 2008. - 224 с.

Періодичні видання:

Беспянська Г. Методологія і методика раціоналізації діловодства / Г.Беспянська // Секретарь-референт. - 2008. - № 1. - С. 9-11.

Беспянська Г. Раціоналізація документообігу на підприємстві / Г. Беспянська // Секретарь-референт. - 2007. - № 10. - С. 21-25.

Загорецька О. Організація діяльності служби діловодства / О.Загорецька // Секретарь-референт. - 2004. - № 6. - С. 9-13.

Клепець Едуард. Електронний документообіг в органах виконавчої влади України: етапи розвитку та перспективи впровадження / Е. Клепець // Вісник державної служби України. - 2009. - № 2. - С. 72-76.

Кучеров Микола. Запровадження електронного документообігу в органах влади: досвід Головдержслужби України / М. Кучеров, А. Вишневський // Вісник державної служби України. - 2009. - № 4. - С. 54-59.

Пікульський В. Автоматизація документообігу в органах державного управління: етапи впровадження / В. Пікульський, С.Дубова // Вісник Книжкової Палати. - 2006. - № 2. - С. 33-35.

Сельченкова Світлана. Документообіг: аналіз та вдосконалення / С.Сельченкова // Довідник секретаря та одіс-менеджера. - 2011. - № 3. - С. 12-19.

Електронні видання:

Вирішення типових проблем впровадження систем електронного документообігу із застосуванням електронно-цифрового підпису в органах влади [Електронний ресурс] / І.В. Двойленко. - Режим доступу: www.academy.gov.ua/ej/ej7/doc_pdf/dvoilenko.pdf

Документообіг як основа діяльності органу влади. Визначення термінів [Електронний ресурс] / Корпорація Майкрософт - Режим доступу: http://www.microsoft.com/Ukraine/Government/Newsletters/ DocFlow/3 msp.

Доступ до публічної інформації [Електронний ресурс]: Міністерство юстиції України. - Режим доступу: http://www.minjust.gov.ua/0/35416

Запровадження електронного документообігу в органах влади: досвід Головдержслужби України [Електронний ресурс] / Вишневський А., Кучеров М. // Вісник державної служби україни. -2009. - № 4. - Режим доступу: http://www.center.gov.ua/elektronne-uryaduvannya/zaprovadzhennya-elektronnogo-dokumentoobigu-v-organah-vladi-dosvid-golovderzhsluzhbi-ukrayini.html

Дніпропетровська міська рада [Електронний ресурс]: офіційний Інтернет-портал. - Режим доступу: dniprorada.gov.ua

Житомирська міська рада [Електронний ресурс]: офіційний веб-сайт. - Режим доступу: http://zt-rada.gov.ua

Кременчуцька міська рада [Електронний ресурс]: офіційний сайт. - Режим доступу: http://www.kremen.gov.ua

Львівська міська рада [Електронний ресурс]: офіційний портал. - Режим доступу: www.city-adm.lviv.ua

Одеська обласна державна адміністрація [Електронний ресурс]: офіційний веб-портал. - Режим доступу: oda.odessa.gov.ua

Полтавська міська рада та виконавчий комітет [Електронний ресурс]: офіційний сайт. - Режим доступу: http://www.rada-poltava.gov.ua

Полтавська обласна державна адміністрація [Електронний ресурс]: офіційний веб-сайт. - Режим доступу: http://www.adm-pl.gov.ua

Примірна форма запиту на інформацію у Полтавській міській раді [Електронний ресурс]: офіційний сайт Полтавської міської ради та виконавчого комітету. - Режим доступу: http://www.rada-poltava.gov.ua/public

Харківська міська рада [Електронний ресурс]: офіційний сайт Харківської міської ради, міського голови, виконавчого комітету. - Режим доступу: http://www.city.kharkov.ua

Видання іноземною мовою:

Тараканов, К.В. Информатика: учебное пособие / К. В. Тараканов. - М.: Книга, 1986. - 218 с.

Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному: учебник / М.П. Бобылева. - М.: МЭИ, 2004. - 172 с

Кудряев, В.А. Организация работы с документами: Учебник / В. А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1998. - 575 с.

Быкова, Т.А. Основные правила организации документооборота предприятия / Т.А. Быкова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2003. - № 9. - С. 6-14.

Сельченкова Светлана. Документооборот: принципы организации и анализ / С. Сельченкова // Секретарь-референт. - 2004. - № 11. - С. 23-26.

1.