Документирование в организации ООО 'Домострой'
Введение
Весь процесс управления пронизан информацией,
являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в
которых она фиксируется. Поэтому делопроизводство, как отрасль деятельности,
обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными
документами, рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция
управления любой организации, учреждения, предприятия.
Документирование - запись информации на
различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых
актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования
является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Процесс записи информации на является строго
регламентированным, что обеспечивает юридическую силу документа. Юридическая
сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему
действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и
установленным порядком оформления. Юридическая сила документа обеспечивается
установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов -
обязательных элементов оформления официального документа. Основным документом,
устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р
6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов".
Роль документирования заключается в том, что от
качества создаваемых документов зависит оперативность, эффективность
управленческих решений, а также общие показатели результатов деятельности
организации.
Основной задачей документирования является
оформление документов в соответствии с действующими нормативами.
Цель данной работы заключается в анализе
основных вопросов, связанных с документированием в организации.
Объектом курсовой работы явилось ООО «ДОМСТРОЙ».
Курсовая работа состоит из введения, основной
части, заключения, приложения и списка использованных источников.
1. Направления унификации в
делопроизводстве
Унифицированная система документации - система
документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая
информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
К основным направлениям унификации в делопроизводстве
относятся:
форматы документов;
формуляры-образцы;
фирменные бланки и другие элементы.
Рассмотрим требования, которые предъявляются к
оформлению документов на основании ГОСТ Р 6.30-2003.
Документы изготавливают на бланках.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5
(148х210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на
бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
мм - левое;
мм - правое;
мм - верхнее;
мм - нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой
бумаге или бумаге светлых тонов.
В зависимости от расположения реквизитов
устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.
Для организации, ее структурного подразделения,
должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых
видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных
документов организации включает в себя следующие реквизиты: Государственный
герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблему
организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации;
дату документа; место составления или издания документа.
В Приложении № 1 представлены образцы общих
бланков ООО «ДОМСТРОЙ» с продольным (рис.1) и угловым (центрированным) (рис.2)
расположением реквизитов. На данных общих бланках организации имеются следующие
реквизиты:
эмблема организации (рисунок с изображением
домов),
наименование организации (ОБЩЕСТВО С
ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ»),
место составления документа (Абакан),
место для указания даты и номера документа.
Применение данных реквизитов и их оформление
соответствует требованиям, предъявляемым к оформлению документов.
Бланк письма в зависимости от учредительных
документов организации включает в себя следующие реквизиты: Государственный
герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблему
организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; основной
государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
(ИНН/КПП); наименование организации; справочные данные организации.
В Приложении № 2 представлены образцы бланков
письма ООО «ДОМСТРОЙ» с продольным (рис.1) и угловым (центрированным) (рис.2)
расположением реквизитов. На данных бланках имеются следующие реквизиты:
эмблема организации (рисунок с изображением
домов),
наименование организации (ОБЩЕСТВО С
ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ»),
справочные данные организации (ул. Игарская,
д.28, Абакан, Республика Хакасия, 655017, тел.: 22-67-89, факс: 22-67-91,
e-mail: domstroy@rambler.ru <mailto:domstroy@rambler.ru>),
код организации (ОКПО 56771092),
основной государственный регистрационный номер
юридического лица (ОГРН 190154759345456),
идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП 1901033456/190101001),
место составления документа (Абакан),
место для указания даты и номера документа,
ссылка на регистрационный номер и дату
документа.
Применение данных реквизитов и их оформление
соответствует требованиям, предъявляемым к оформлению документов.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма,
в зависимости от учредительных документов организации включает в себя следующие
реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской
Федерации или эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
наименование организации; наименование вида документа; место составления или
издания документа. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую
и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего
поля листа.
В Приложении № 3 представлены бланки таких
конкретных видов документов, как бланк приказа с продольным расположением
реквизитов (рис.1) и бланк акта с угловым (центрированным) расположением
реквизитов (рис.2). На данных бланках имеются следующие реквизиты:
эмблема организации (рисунок с изображением
домов),
наименование организации (ОБЩЕСТВО С
ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ»),
наименование вида документа (ПРИКАЗ, АКТ),
место составления документа (Абакан),
место для указания даты и номера документа.
Применение вышеуказанных реквизитов и их оформление
соответствует требованиям, предъявляемым к оформлению данных видов документов.
2. Реквизиты и их краткая
характеристика
Реквизитами называют ряд элементов (дата, текст,
подпись), который является неотъемлемой частью любого документа. Каждый вид документа
(приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение
реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать
требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.
При подготовке и оформлении документов
используют следующие реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации;
- герб субъекта Российской Федерации;
- эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания); ъ
- код организации;
- основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП);
- код формы документа;
- наименование организации;
- справочные данные организации;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- место составления или издания документа;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- резолюция;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- визы согласования документа;
- оттиск печати;
- отметка о заверении копии;
- отметка об исполнителе;
- отметка об исполнении документа и направлении
его в дело;
- отметка о поступлении документа в организации;
- идентификатор электронной копии документа.
Приведем требования к оформлению реквизитов
документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Государственный герб Российской Федерации
помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным
законом «О Государственном гербе Российской Федерации».
Герб субъекта Российской Федерации помещают на
бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской
Федерации.
Эмблему организации или товарный знак (знак
обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом
(положением об организации).
Код организации проставляют по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами,
выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа проставляют по Общероссийскому
классификатору управленческой документации (ОКУД).
Наименование организации, являющейся автором
документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее
учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное,
а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее
наличии). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда
оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование
(в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала,
территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно
является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Справочные данные об организации включают в
себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению
организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и
др.).
Наименование вида документа, составленного или
изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об
организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД
(класс 0200000).
Датой документа является дата его подписания или
утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата
события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну
(единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:
день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских
цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается
словесно-цифровой способ оформления даты, а также оформление даты в
последовательности.
Регистрационный номер документа состоит из его
порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом
дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более
организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих
организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в
документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть
дан ответ.
Место составления или издания документа
указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам
"Наименование организации" и "Справочные данные об
организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого
административно-территориального деления, оно включает в себя только
общепринятые сокращения.
В качестве адресата могут быть организации, их
структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании
документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование
организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Если
документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько
структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед
вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При большем числе адресатов
составляют список рассылки документа. В состав реквизита "Адресат"
может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в
последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При
адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый
адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы
получателя, затем почтовый адрес.
Документ утверждается должностным лицом
(должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении
документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова
УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ,
его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите
"Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой
длинной строки. При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением,
решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН
(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в
творительном падеже, его даты, номера. Гриф утверждения документа располагают в
правом верхнем углу документа.
Резолюция, написанная на документе
соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы
исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения,
подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Заголовок к тексту включает в себя краткое
содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида
документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?; чего (кого) ? К
тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не
указывать.
Отметку о контроле за исполнением документа
обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
Текст документа составляют на государственном
языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской
Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов
Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы,
связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в
виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть
выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с
глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени
("имеете", "владеете" или "были",
"находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны
быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь
заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.
Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу
печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и
на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный
текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины,
основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения,
выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну
заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без
констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения). В тексте документа,
подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных
документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование
организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер
документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и
т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют
арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций,
действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных
руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа
("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В
документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного
числа ("постановляет", "решил"). В совместных документах
текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем",
"решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного
числа ("слушали", "выступили", "постановили",
"решили"). В документах, устанавливающих права и обязанности
организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также
содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму
изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа
("отдел осуществляет функции", "в состав объединения
входят", "комиссия установила").
Отметку о наличии приложения, названного в
тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если
письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование,
число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их
нумеруют. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к
документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о
наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от
05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение
направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии
оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый
адрес. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы,
распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в
правом верхнем углу пишут "Приложение № " с указанием наименования
распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
В состав реквизита "Подпись" входят:
наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ
оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на
бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Допускается в
реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего
документ, относительно самой длинной строки. При оформлении документа на бланке
должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании
документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под
другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При
подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи
располагают на одном уровне. При подписании совместного документа первый лист
оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не
должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в
соответствии с распределением.
Гриф согласования документа состоит из слова
СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая
наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов,
фамилии) и даты согласования.
Согласование документа оформляют визой
согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего
документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для
документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней
части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа,
подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части
лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз
документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению
организации, полистное визирование документа и его приложения.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи
должностного лица на документах, удостоверяющих права лица, фиксирующих факты,
связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах,
предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью
организации.
При заверении соответствия копии документа
подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»;
должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи
(инициалы, фамилию); дату заверения, Допускается копию документа заверять
печатью, определяемой по усмотрению организации.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы
и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе
располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом
нижнем углу.
Отметка об исполнении документа и направлении
его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа
краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором
будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем
структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в организацию
содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при
необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в
организацию проставлять в виде штампа.
Идентификатором электронной копии документа
является отметка (колонтитул),
проставляемая в левом нижнем углу каждой
страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и
другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Оформление реквизитов ООО «ДОМСТРОЙ»
проанализируем на примере бланка письма организации (Приложение № 2). В данном
документе использованы следующие реквизиты:
Эмблема организации. Она помещена на бланк фирмы
в соответствии с уставом Общества с ограниченной ответственностью «ДОМСТРОЙ».
Эмблема представляет собой квадрат, в котором изображены жилые дома синего
цвета. Данная эмблема непосредственно отражает основной вид деятельности
организации, а именно производство строительных, строительно-монтажных,
ремонтно-строительных и пуско-наладочных работ;
Код организации. Он проставлен по
Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО 56771092).
Основной государственный регистрационный номер
юридического лица. Он проставлен в соответствии с документами, выданными
налоговым органом (ОГРН 190154759345456).
Идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет. Он проставлен в соответствии с документами,
выданными налоговым органом (ИНН/КПП 1901033456/190101001).
Наименование организации. Оно соответствовать
наименованию, закрепленному в Уставе организации - ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ
ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ».
Справочные данные организации. Они включают:
почтовый адрес (название улицы, номер дома, город, субъект Российской
Федерации, индекс); номер телефона и факса, адрес электронной почты (ул.
Игарская, д.28, Абакан, Республика Хакасия, 655017, тел.: 22-67-89, факс:
22-67-91, e-mail: domstroy@rambler.ru <mailto:domstroy@rambler.ru>). Не
указаны номера счетов в банке.
Место для указания даты документа (___________).
Место для указания регистрационного номера
документа (№ _______).
Место для ссылки на регистрационный номер и дату
документа (На _№__).
Анализ оформления бланка письма ООО «ДОМСТРОЙ»
позволяет заключить, что оформление реквизитов организации осуществлено в
соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и учредительными документами
организации.
3. Организационно-правовые документы
Организационная деятельность учреждения
фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы,
положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную
численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности
организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности,
ответственность и другие аспекты.
К организационно-правовым документам относятся:
устав
<#"530154.files/image001.gif"> ОБЩЕСТВО
С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ» ул. Игарская, д.28, Абакан,
Республика Хакасия, 655017 тел.: 22-67-89, факс: 22-67-91, e-mail:
domstroy@rambler.ru <mailto:domstroy@rambler.ru> ОКПО 56771092 ОГРН
190154759345456 ИНН/КПП 1901033456/190101001 _______________ № ____________
На № ___________ от____________
Бланк письма организации с угловым
(центрированным) расположением реквизитов
|
 ОБЩЕСТВО
С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ» ул. Игарская, д.28, Абакан,
Республика Хакасия, 655017 тел.: 22-67-89, факс: 22-67-91, e-mail:
domstroy@rambler.ru <mailto:domstroy@rambler.ru> ОКПО 56771092 ОГРН
190154759345456 ИНН/КПП 1901033456/190101001 _______________ № ____________
На № ___________ от____________
|
Приложение 2
Бланк конкретного вида документа
Бланк приказа с продольным расположением
реквизитов
|
ОБЩЕСТВО
С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ» ПРИКАЗ _________________ №
________________ Абакан
|
ОБЩЕСТВО
С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ» АКТ ______________ №
_______________ Абакан
|
Приложение 3
Должностная инструкция
секретаря-референта директора организации
|
ОБЩЕСТВО
С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ» ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 01.10.2004
№ 1 секретаря-референта директора Абакан
|
УТВЕРЖДАЮ
Директор Подпись А.А. Попов 01.10.2004.
|
|
1.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов
предприятия, принимается и увольняется директором. 1.2. Основными задачами
секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение
деятельности директора. 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно
директору предприятия. 1.4. В своей деятельности секретарь-референт
руководствуется: - законодательными актами РФ; - Уставом предприятия; -
приказами (указаниями) руководства предприятия; - нормативно-методическими
материалами по организации делопроизводства; - настоящей должностной
инструкцией. 1.5. Во время отсутствия секретаря-референта директора его
замещает должностное лицо, назначенное директором организации. 2.
КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ 2.1. На должность секретаря-референта назначаются
лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1
года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах
секретарей-референтов. 2.2 Секретарь-референт должен владеть вопросами:
перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
организации работы с документами, составления документации; применения
средств электронной и организационной техники; перевода служебной
документации на иностранный язык коммерческого партнера; культуры труда и служебной
этики; охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
оказания первичной медицинской помощи. 3. ФУНКЦИИ На секретаря-референта
возлагаются следующие функции: 3.1. Информационно-справочное обслуживание по
документам предприятия. 3.2. Документирование деятельности совещательных
органов предприятия. 3.3. Оперативно-организационное обслуживание
руководства. 3.4. Выполнение машинописных, графических, множительных работ.
3.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия
инспектора по персоналу). 3.6. Ведение учета рабочего времени сотрудников.
3.7. Подготовка и обеспечение командировок руководителя. 3.8. Ведение учета
командировочных удостоверений. 4.ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Секретарь-референт
должен: 4.1. Осуществлять подготовку необходимых документов. 4.2.
Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов,
информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. 4.3.
Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и
утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
4.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства,
принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их
выполнение. 4.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решений и
доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и
докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
4.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как
коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам
текущей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта и т.п.).
4.7. Вести прием посетителей. 4.8. Выполнять работу по документационному обеспечению
кадровой деятельности предприятия: оформление приказов по личному составу;
оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел; оформление трудовых
книжек; оформление и ведение трудовых контрактов (договоров); оформление
командировочных документов; оформление листов нетрудоспособности; ведение
табеля учета рабочего времени. 4.9. Обеспечивать выполнение машинописных и
копировально-множительных работ. 4.10. Использовать ПК как средство
автоматизации делопроизводства, планирования и организации рабочего времени.
4.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на
уничтожение. 4.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю
финансово-хозяйственной деятельности предприятия. 4.13. Вести табель явки
сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию. 4.14. Обеспечивать
подготовку рабочего места руководителя. 5. ПРАВА Секретарь-референт имеет
право: 5.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а
также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений
руководства. 5.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение
руководителям и специалистам предприятия. 5.3. Требовать от исполнителей
доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их
составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-2003), международных правил оформления
документов. 5.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках
своей компетенции. 5.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
улучшению деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов
управленческого труда. 5.6.Требовать от руководства создания нормальных
условий для выполенения служебных обязанностей. 5.7. Работать с документами,
имеющими гриф ограничения доступа. 5.8. Принимать решения в пределах своей
компетенции. 5.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками)
предприятия по вопросам проверки исполнения документов, поручений руководства
и представления необходимой информации директору и его заместителям. 6.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Секретарь-референт несет ответственность за: 6.1.Небрежное,
халатное отношение к своим должностным обязанностям. 6.2. Качество
документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия. 6.3.
Несохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф ограничения
доступа. Зам. директора Личная подпись С.Р. Квашин Юрисконсульт Личная
подпись О.П. Маршалина С инструкцией ознакомлена Личная подпись О.Г. Перова
_______________2004 г.
|
Приложение 4
Акт приема-передачи
|
ОБЩЕСТВО
С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ» Отдел рекламы АКТ 15.03.2004 № 21
приема-передачи ПК
|
УТВЕРЖДАЮ
Директор Личная подпись А.А. Попов 15.03.2004
|
|
Основание:
докладная записка начальника планово-экономического отдела Сергеева Л.Я. от
14.03.2004. Комиссия в составе председателя Сергеева Л.Я. и членов: Алешиной
А.О. и Максимова И.И. составили акт приема-передачи ПК Pentium-300 инв. № 15
из отдела рекламы в планово-экономический отдел. ПК признан пригодным для
эксплуатации и полностью укомплектованным (процессор, клавиатура, мышь,
дисплей). ПК передается планово-экономическому отделу на срок до 6 месяцев.
Председатель комиссии Личная подпись Л.Я. Сергеев Члены комиссии Личная
подпись А.О. Алешина Личная подпись И.И. Максимов
|
Приложение 5
Информационное письмо
|
ОБЩЕСТВО
С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ДОМСТРОЙ» ул. Игарская, д.28, Абакан,
Республика Хакасия, 655017 тел.: 22-67-89, факс: 22-67-91, e-mail:
domstroy@rambler.ru <mailto:domstroy@rambler.ru> ОКПО 56771092 ОГРН
190154759345456 ИНН/КПП 1901033456/190101001 _______________ № ____________
На № ___________ от____________ О поставке строительных материалов
|
Генеральному
директору ООО «Заря» А.А. Иванову
|
|
Уважаемый
Александр Александрович! Сообщаем вам, что на основании договора об оказании
услуг по поставке строительных материалов ООО «Заря» от 02.04.2003 № 114/24
строительные материалы могут быть поставлены на склад ООО «Заря» 14.06.2004
г. Директор Личная подпись А.А. Попов Исп.: Перова О.Г. Тел. 22-67-89
|
Похожие работы на - Документирование в организации ООО 'Домострой'
|