Систематизация документов. Формуляр приказа

Систематизация документов. Формуляр приказа

Вариант 2

1. Опишите, как должна происходить систематизация документов на предприятии

. Типовой формуляр приказа. Виды приказов. Составьте приказ о зачислении работника в штат предприятия (о приеме на работу)

3. Части делового письма и их расположение. Основные требования к тексту письма

4. Составьте письмо-запрос в АО «Северприбор» о поставке в 1 кв. 200…г. автоматической системы управления и управляющих вычислительных комплексов с указанием рода упаковки, цены и условий платежа. При этом покупатель просит выслать ему последний иллюстрированный каталог, содержащий подробное описание запрашиваемой продукции. Продавец сообщает о возможности поставки с изменением условий запроса (изменение срока поставки) и обещает выслать интересующий покупателя каталог. Укажите в письмах все недостающие реквизиты

5. Составьте и оформите заявление о переводе на другую работу

Список используемой литературы

1. Опишите, как должна происходить систематизация документов на предприятии

документ формуляр приказ заявление

При больших потоках информации только систематизированное размещение и упорядоченное хранение документов обеспечивает их быстрый поиск. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. разложить по признакам сходства.

Систематизировать - значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т.е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».

«Дело» - это папка с документами, имеющая на лицевой стороне регистрационный номер, название, указание на принадлежность, год начала комплектования и срок хранения содержащихся в ней документов.

Включаемые в папку документы должны соответствовать названию дела, поэтому рекомендуется это название делать кратким и четко сформулированным.

Группировка, как правило, осуществляется в соответствии со следующими признаками: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондент-ский, географический, хронологический, экспертный.

Номинальный признак предполагает группировку в одно дело документов одного вида - приказов, протоколов, актов и т.д.

Предметно-вопросный признак - это объединение в одну папку документов по одному вопросу, например: «Судебное дело» или «Документы о строительстве нового учебного корпуса».

Авторский признак берется за основу систематизации, когда в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица и т.п.).

Корреспондентский признак используется, когда формируется переписка с определенным корреспондентом, например: переписка с фабрикой «Рассвет».

В практике работы организаций часто бывает удобно сгруппировать в одну папку документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории (край, область, район).

Такая группировка дела ведется по географическому признаку, например: переписка с дилерами Красноярского края о проведении совместной рекламной кампании.

Хронологический признак выступает на первый план, когда важно указание на временные параметры документов в деле, например: Отчеты об отгрузке товаров за январь (чаще всего этот признак используется при группировке бухгалтерских документов).

Кроме того, при раскладке документов в дела учитываются сроки их хранения - экспертный признак, так как документы с постоянным сроком хранения (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) не могут группироваться в одно дело.

При классификации документов, как правило, используется несколько признаков и всегда учитывается экспертный. Признаки группировки документов отражаются в заголовке дела. Например: Приказы директора института за 2001 год (номинальный, авторский, хронологический), Заявки дилеров Липецкой области на поставку холодильников (номинальный, географический, предметно-вопросный).

Желательно группировать в папках документы одного календарного года исполнения, а для документов со сроками исполнения в последующие годы заводить отдельные папки. Все документы в них должны иметь подпись, номер и дату регистрации, отметку об исполнении и направлении на хранение в дело № ...

Запрещается подшивать в дело неисполненные или незаконченные в производстве документы, разрозненные экземпляры из комплектов, дублирующие друг друга документы и документы, подлежащие возврату.

Приложения, независимо от даты их утверждения или регистрации, присоединяются к документам, с которыми они пересылались по почте или для пополнения которых они предназначались. Таким образом, все исполненные документы хранятся в папках с названием «Дело».

. Типовой формуляр приказа. Виды приказов. Составьте приказ о зачислении работника в штат предприятия (о приеме на работу)

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (например, приказы), называется типовым формуляром. В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты: наименование организации; название вида документа (приказ); дата; рег. номер; место составление или издания; заголовок к тексту; текст; подпись; визы или гриф согласования.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Приказ - это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия). Виды приказов: по организационным вопросам, по основной деятельности; по личному составу (кадровые). По основной деятельности приказы издаются при:

создании, ликвидации или реорганизации структурных подразделений;

утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;

введение новых стандартов;

изменении графика работы предприятия и т. д.;

По личному составу - при:

назначении работников на должность;

при освобождении от должности;

при перемещении по службе;

поощрениях или взысканиях;

уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д.

Приказы оформляются на общем бланке предприятия.

Дата оформляется цифровым способом (10.03.04) и располагается через два межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата составления приказа является одновременно датой его подписания и вступления в силу (если время вступления в силу специально не оговаривается в тексте).

Текст отделяется от заголовка 2-3 междустрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Текст приказа состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа, дают ссылку на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. В распорядительной части излагают предписываемые действия, называют должностных лиц, ответственных за их исполнение и сроки исполнения.

Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ, может делиться на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точками. Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывают, какие приказы утратили силу.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его тексте.

Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.

В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. Заголовок в сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием и увольнение и др.), отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»).

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается ПРОПИСНЫМИ буквами), имени и отчества (печатается полностью строчными буквами); в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.

В сложных приказах распорядительная часть делится на пункты. Действие одного характера, касающееся одного или нескольких лиц, оформляется отдельным пунктом.

Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников касается приказ.

Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом.

Бухгалтером визируются приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, длительных командировках.

Оформление очередных отпусков целесообразно производить без издания приказов, используя трафаретную форму, объединяющую одновременно заявление на отпуск и приказ в форме записки о предоставлении отпуска, которая подписывается руководителем организации, но может быть подписана кадровой службой с последующим согласованием с руководителем организации или его заместителем, курирующим вопросы кадров.

Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, по производственной деятельности - в канцелярии.

Приказ о зачислении работника в штат предприятия

ООО «СибТехмонтаж»

ПРИКАЗ

.02.2011 № 122 л/с

г. Зеленогорск

по личному составу

ПРИКАЗЫВАЮ

Принять Миронову Марию Ивановну на должность старшего экономиста с 27.03.2011 с окладом 10500 рублей в месяц согласно заключенному контракту.

Основание: контракт №15 от 27.03.2011.

С приказом ознакомлен: _____________                М.И.Миронова  Дата 27.02.2011

Подпись Дата

Директор                            _____________ А.С.Кондратьев

Подпись

Подпись

В дело № 30/п

.03.2011

Квакина О.С.

-22-33

. Части делового письма и их расположение. Основные требования к тексту письма

Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, - пересылкой почтой.

Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Оформление деловых писем должно соответствовать общим требованиям унификации и стандартизации.

Согласно требованиям ГОСТ официальная переписка компании ведется с использованием специальных бланков для писем (горизонтальный или угловой), который должен содержать следующие реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах - оттиск печати.

При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания. Например, структура письма-запроса:

- обоснование актуальности запроса;

содержание запроса;

ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Письмо-ответ:

повторение изложения просьбы;

обоснование причины неудовлетворения просьбы;

констатация отказа или отклонения предложения

Главная цель письма - побудить к действию, убедить, показать, разъяснить.

Наиболее простая структура письма - это две части - вводная и основная. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй - выводы, просьбы, предложения.

Типовая структура делового письма приведена на рисунке.

Письма, как правило, составляются в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.).

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным.

Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения.

Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

В письмах используют следующие формы изложения текста:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях: письмо оформляется на должностном бланке; письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Особенностью официально-деловых текстов является также наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов. Отдельные виды информации подаются в словесно-цифровой форме, например, 15 000 записывается так: 15 тыс.

Количество, выраженное однозначным числом, воспроизводится словом, а не цифрами, например: дефектных изделий должно быть не более трех. Аналогично обозначаются временные границы или периоды, например: испытания должны продолжаться два-три месяца.

Если однозначное число сопровождается обозначением массы, размера и т. д., оно записывается цифрами, например: требуется 3 кг муки. При записи многозначных чисел цифры делятся пробелами на классы, например: 123 456 р.

Запись с помощью цифр порядковых числительных отличается от записи количественных; если она делается арабскими цифрами, то используется наращение, соответствующее надежному окончанию, например: шероховатость поверхности по 3-му классу точности. При перечислении нескольких порядковых числительных наращение ставится только один раз, например: изделия 1,2 и 3-го сорта.

4. Составьте письмо-запрос в АО «Северприбор» о поставке в 1 кв. 200…г. автоматической системы управления и управляющих вычислительных комплексов с указанием рода упаковки, цены и условий платежа. При этом покупатель просит выслать ему последний иллюстрированный каталог, содержащий подробное описание запрашиваемой продукции.

Продавец сообщает о возможности поставки с изменением условий запроса (изменение срока поставки) и обещает выслать интересующий покупателя каталог.

Укажите в письмах недостающие реквизиты

Письмо-запрос - это служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. В коммерческой деятельности запрос - это обращение покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку товара (оказание определенных услуг).

Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных деловых соглашений между партнерами по переписке. Они предназначены, как следует из названия, для запроса соответствующей деловой информации.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. Письмо-запрос оформляется на бланке письма.

Предпочтительнее всего начинать такие письма со слов «Прошу (просим) вас (Вас) сообщить…», хотя при этом будет совсем не лишним предварительно пояснить, чем вызван ваш запрос.

Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые договоренности, прежние письма.

В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар. Возможно, это количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.

Реакцией организации-корреспондента на письмо-запрос является письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. Письмо-ответ также оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-ответа являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

. Составьте и оформите заявление о переводе на другую работу

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий какую-либо просьбу заявителя; относится к документам личного происхождения.

Заявление о переводе на другую работу может быть написано произвольно, однако обязательно должно иметь следующие реквизиты: наименование вида документа, текст, дату и подпись.

Генеральному директору

ООО «Новые технологии»

Иванову П.С.

от менеджера по продажам

Петровой Е.Н.

ЗАЯВЛЕНИЕ

.02.2011

Прошу перевести меня из отдела сбыта в финансово-экономический отдел на должность старшего экономиста с 01.03. 2011 г.

С должностными обязанностями, графиком работы, условиями труда и порядком оплаты ознакомлен и согласен.

Менеджер по продажам _________________ Е.Н.Петрова

с окладом согласно штатного расписания

с 01.03.11

Директор П.С.Иванов ________________

.02.11

Приказ № 111 п

В дело № 25-7

__________ 28.02.11

Список используемой литературы

1.      ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

.        Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева . - М.: ТК Велби, 2004. - 456 с.

3.      Квеско, С.Б. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие / С.Б.Квеско, В.Е.Киреенко. - Томск: изд-во ТПУ, 2005. - 112 с.

.        Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. / Т.В.Кузнецова. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. - 408 с.

.        Макеева, В.Ф. Приказы по основной деятельности / В.Ф.Макеева // Секретарь-референт. - 2005. - №5. - С.15.

.        Серикова, Г.Н. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / Г.Н.Серикова. - Томск: ТПУ, 2005. - 112 с.