Учёт лекарственных препаратов и других материальных ценностей в лечебно-профилактических учреждениях
Учёт лекарственных препаратов и других материальных ценностей в лечебно-профилактических учреждениях
СОДЕРЖАНИЕ
1. Учет в медицинских учреждениях
. Учет медикаментов в аптеке учреждения
. Учет медикаментов в учреждениях, не имеющих аптек
. Учет наркотических препаратов
. Бюджетный учет
. Организация контроля
. Список использованной литературы
1. Учет в медицинских учреждениях
По роду своей деятельности для осуществления лечебного процесса, проведения профилактических мероприятий медицинские учреждения используют лекарственные препараты, перевязочные, вспомогательные и прочие материалы (далее - медикаменты).
Приказом Минздрава СССР от 2 июня 1987 г. № 747 была утверждена Инструкция по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения (далее - Инструкция № 747), которая и в настоящее время регламентирует порядок и организацию учета медикаментов в учреждениях здравоохранения. Согласно пункту 1 данной инструкции в учреждениях здравоохранения учитываются:
-медикаменты: лекарственные средства, сыворотки и вакцины, лекарственное растительное сырье, лечебные минеральные воды, дезинфекционные средства и т. п.;
-перевязочные средства: марля, бинты, вата, компрессная клеенка и бумага, алигнин и т. п.;
-вспомогательные материалы: бумага вощеная, пергаментная и фильтровальная, бумажные коробки и мешочки, капсулы и облатки, колпачки, пробки, нитки, сигнатуры, этикетки, резиновые обхваты, смола и т. п.;
-тара: склянки и банки емкостью свыше 5000 мл, бутылки, бидоны, ящики и другие предметы возвратной тары, стоимость которой не включена в цену приобретенных медикаментов, а показана в оплаченных счетах отдельно.
На основании данной инструкции учреждения здравоохранения могут иметь собственную аптеку, являющуюся структурным подразделением учреждения здравоохранения, либо приобретать лекарственные средства у поставщиков.
2. Учет медикаментов в аптеке учреждения
Обеспечение лечебного учреждения лекарственными препаратами, изделиями медицинского назначения, предметами ухода за больными является основной задачей аптеки медицинского учреждения. Учету лекарственных средств в учреждениях, имеющих аптеку, посвящен раздел 2 Инструкции № 747. Ответственность за сохранность медикаментов в аптеке возложена на заведующего аптекой или его заместителя (п. 9 Инструкции № 747). С лицами, ответственными за сохранность лекарственных средств, находящихся в отделениях (кабинетах) учреждения, заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности (п. 8 Инструкции № 747).
В аптеках, отделениях (кабинетах) учреждений подлежат предметно-количественному учету следующие материальные ценности:
-ядовитые лекарственные средства;
-наркотические лекарственные средства;
-этиловый спирт;
-новые препараты для клинических испытаний;
-дефицитные и дорогостоящие медикаменты и перевязочные средства по утвержденному списку;
-тара порожняя и занятая лекарственными средствами.
Предметно-количественный учет лекарственных средств ведется в книге предметно-количественного учета аптекарских запасов (форма 8-МЗ), страницы которой должны быть пронумерованы и заверены подписью главного бухгалтера. На каждое наименование, фасовку, лекарственную форму, дозировку лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, открывается отдельная страница (п. 15 Инструкции № 747). Материально ответственные лица ведут учет медикаментов в книге (ф. 0504042) или карточке (ф. 0504043) учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству. Медикаменты отпускаются из аптеки на основании требования-накладной (ф. 0315006) и текущей потребности в количестве:
-ядовитые - пятидневной нормы;
-наркотические - трехдневной нормы;
-все остальные - десятидневной нормы.
В соответствии с пунктом 20 Инструкции № 747 заведующий аптекой или уполномоченное лицо производит таксировку каждого требования-накладной. Это делается для определения общей стоимости отпущенных медикаментов. Заведующий аптекой несет ответственность за правильное применение розничных цен, подсчет стоимости лекарственных средств в накладных (требованиях), расходных документах и инвентаризационных описях. Вспомогательные материалы, полученные на основании счетов поставщиков, списываются в расход в аптеке и в бухгалтерии учреждения в денежном выражении по мере их поступления в аптеку (п. 24 Инструкции № 747). Стоимость тары, не подлежащей обмену и возврату, включенная поставщиком в цену лекарственных средств, списывается в расход при списании этих лекарственных средств. Если стоимость безвозвратной одноразовой тары не включена в цену полученных средств, а показана в счете поставщика отдельно, эта тара по мере высвобождения списывается с подотчета заведующего аптекой в расход. Обменная (возвратная) тара по мере сдачи ее поставщику или специальной тарособирающей организации включается в отчет заведующего аптекой, а денежные средства, возвращенные учреждению, относятся на восстановление кассовых расходов. Испорченные медикаменты и лекарства с истекшим сроком годности запрещено продавать, и они должны быть уничтожены. На это указал в письме от 30 декабря 2005 г. № 01И-838/05 Росздравнадзор. Порядок уничтожения лекарственных средств определен приказом Минздрава РФ от 15 декабря 2002 г. № 382 «Об утверждении Инструкции о порядке уничтожения лекарственных средств». Уничтожение лекарственных средств осуществляется с соблюдением обязательных требований нормативных и технических документов по охране окружающей среды и проводится комиссией по уничтожению лекарственных средств, создаваемой органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в присутствии собственника или владельца лекарственных средств, подлежащих уничтожению. Особенности уничтожения лекарственных средств определены в данной инструкции (п. 8). При уничтожении лекарственных средств комиссия составляет акт, в котором указываются:
-дата, место уничтожения;
-место работы, должность, фамилия, имя, отчество лиц, принимавших участие в уничтожении;
-основание для уничтожения;
-сведения о наименовании (с указанием лекарственной формы, дозировки, единицы измерения, серии) и количестве уничтожаемого лекарственного средства, а также о таре или упаковке;
-наименование производителя лекарственного средства;
-наименование владельца или собственника лекарственного средства;
-способ уничтожения.
Акт по уничтожению лекарственных средств подписывается всеми членами комиссии по уничтожению лекарственных средств и скрепляется печатью предприятия, которое осуществило уничтожение лекарственного средства. Также составляется акт о списании материальных запасов (ф. 0504230).
В конце каждого месяца заведующий аптекой составляет отчет аптеки о приходе и расходе аптекарских запасов в денежном (суммовом) выражении (форма 11-МЗ) по группам лекарственных средств.
. Учет медикаментов в учреждениях, не имеющих аптек
Учету лекарственных средств в учреждениях, не имеющих аптек, посвящен раздел 3 Инструкции № 747. Учреждения здравоохранения, не имеющие своих аптек, снабжаются медикаментами с аптечных складов поставщиков. Лекарственные средства с аптечного склада получают материально ответственные лица: старшие медицинские сестры отделений (кабинетов), главные (старшие) медицинские сестры амбулаторно-поликлинических учреждений по доверенностям (п. 35 Инструкции № 747). Срок действия доверенности на получение ядовитых и наркотических лекарственных средств - не более одного месяца, во всех остальных случаях доверенность выдается не более чем на текущий квартал. Полученные лекарственные средства хранятся в отделениях (кабинетах). Запрещается получать и хранить медикаменты в отделениях (кабинетах) в количествах сверх текущей потребности, а также выписывать лекарственные средства с аптечного склада по общей накладной для нескольких отделений (кабинетов) и производить последующую их фасовку, перемещение из одной посуды в другую, замену этикеток.
. Учет наркотических препаратов
Следует несколько слов сказать об особенностях учета наркотических препаратов и психотропных веществ, используемых в лечебных организациях. Наркотические лекарственные средства и психотропные вещества в силу своей специфичности не могут свободно продаваться в аптеках. Законодательством предусмотрены особые требования к их учету и хранению.
Наркотические средства и психотропные вещества, применяемые в медицине как лекарственные средства, подлежат государственной регистрации (п. 1 ст. 19 Закона от 22 июня 1998 г. № 86-ФЗ «О лекарственных средствах»). Если учреждение осуществляет деятельность, связанную с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, то на основании статьи 39 Закона от 8 января 1998 г. № 3-ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществах» оно должно вести журнал регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, и журнал регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ. Формы этих журналов утверждены постановлением Правительства РФ от 4 ноября 2006 г. № 644 (далее - Постановление № 644). Согласно Правилам ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, утвержденным Постановлением № 644, регистрация операций, связанных с оборотом указанных средств, ведется по каждому наименованию средств на отдельном развернутом листе журнала или в отдельном журнале регистрации. Любые операции, в результате которых изменяются количество и состояние наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, должны заноситься в журнал регистрации. Журналы регистрации должны быть сброшюрованы, пронумерованы и скреплены подписью руководителя юридического лица и печатью юридического лица. Руководитель учреждения назначает лиц, ответственных за ведение и хранение журналов регистрации, в том числе в подразделениях. Записи в журналах регистрации производятся в хронологическом порядке непосредственно после каждой операции по каждому наименованию наркотического средства, психотропного вещества или их прекурсоров на основании документов, подтверждающих совершение этой операции. Каждая запись проведенной операции, а также исправления заверяются подписью лица, ответственного за ведение и хранение журнала. Учреждения ежемесячно проводят в установленном порядке инвентаризацию наркотических средств и психотропных веществ, а также сверку прекурсоров путем сопоставления их фактического наличия с данными учета (книжными остатками) с отражением результатов проведенной инвентаризации. Журнал регистрации хранится в металлическом шкафу (сейфе) в технически укрепленном помещении. Ключи находятся у лица, которое отвечает за ведение и хранение журнала. На основании записей в соответствующем журнале регистрации юридические лица представляют в установленном порядке отчеты о деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ. Журналы регистрации сдаются в архив учреждения, где хранятся в течение 10 лет после внесения в них последней записи. По истечении указанного срока журналы регистрации подлежат уничтожению по акту, утверждаемому руководителем. В случае реорганизации или ликвидации юридического лица журналы регистрации и документы, подтверждающие осуществление операций, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, сдаются на хранение:
-при реорганизации - новому юридическому лицу либо правопреемнику в соответствии с передаточным актом или разделительным балансом;
-при ликвидации - в государственный архив.
. Бюджетный учет
Для учета медикаментов в бюджетных учреждениях предназначен счет 0 105 01 000 «Медикаменты и перевязочные средства». На этом счете отражаются медикаменты, компоненты, эндопротезы, бактерийные препараты, сыворотки, вакцины, кровь и перевязочные средства, вспомогательные материалы, тара и тому подобное. Основным документом, регламентирующим организацию и порядок учета медикаментов в учреждениях здравоохранения, является Инструкция по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения, состоящих на Государственном бюджете СССР, утвержденная Приказом Минздрава СССР от 2 июня 1987 года №747 (далее - Инструкция №747).Согласно пункту 1 Инструкции №747, в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения, состоящих на государственном бюджете, учитываются:
медикаменты - лекарственные средства, сыворотки и вакцины, лекарственное растительное сырье, лечебные минеральные воды, дезинфекционные средства и тому подобное;
перевязочные средства - марля, бинты, вата, компрессная клеенка и бумага, алигнин и тому подобное;
вспомогательные материалы - бумага вощеная, пергаментная и фильтровальная, бумажные коробки и мешочки, капсулы и облатки, колпачки, пробки, нитки, сигнатуры, этикетки, резиновые обхваты, смола и тому подобное;
тара - склянки и банки емкостью свыше 5000 мл, бутылки, бидоны, ящики и другие предметы возвратной тары, стоимость которой не включена в цену приобретенных медикаментов, а показана в оплаченных счетах отдельно.
Поступление медикаментов в учреждения здравоохранения может осуществляться непосредственно через аптеки, являющиеся структурными подразделениями учреждения либо через аптечные склады поставщика. Чаще всего поступление медикаментов в лечебно-профилактические учреждения организовано через аптечные склады (аптеки). Ответственность за сохранность медикаментов в аптеке возложена, в соответствии с пунктом 9 Инструкции №747, на заведующего аптекой или его заместителя. С лицами, ответственными за сохранность лекарственных средств, находящихся в отделениях (кабинетах) учреждения, заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности (пункт 8 Инструкции №747).Пунктом 6 Инструкции №747 установлено, что в учреждениях здравоохранения ведется предметно-количественный учет следующих медикаментов:
«- ядовитых лекарственных средств в соответствии с правилами, утвержденными Приказом Министерства здравоохранения СССР от 3 июля 1968 года №523;
наркотических лекарственных средств в соответствии с правилами, утвержденными Приказом Министерства здравоохранения СССР от 30 декабря 1982 года №1311;
этилового спирта;
новых препаратов для клинических испытаний и исследований в соответствии с действующими указаниями Министерства здравоохранения СССР;
дефицитных и дорогостоящих медикаментов и перевязочных средств по списку, утвержденному Минздравом СССР;
тары, как порожней, так и занятой лекарственными средствами».
Предметно-количественный учет медикаментов ведется в Книге предметно-количественного учета аптекарских запасов (форма 8-МЗ), страницы которой должны быть пронумерованы и заверены подписью главного бухгалтера. Материально-ответственные лица ведут учет медикаментов по наименованиям, дозировке и количеству в Книге учета материальных ценностей (форма 0504042) или в Карточке учета материальных ценностей (форма 0504043). Формы этих регистров утверждены Приказом №123н.
Отпуск медикаментов из аптеки производится в размере, который определяется текущей потребностью в них:
ядовитые - из расчета пятидневной нормы;
наркотические - трехдневной нормы;
остальные - десятидневной нормы.
Напоминаем, что согласно Инструкции №25н списание медикаментов может осуществляться:
по средней фактической стоимости,
по фактической стоимости каждой единицы.
В соответствии с требованиями пункта 21 Приказа №747, протаксированные Требования-накладные ежедневно регистрируются по порядку номеров в Книге учета протаксированных Требований-накладных (форма 7-МЗ), страницы которой должны быть пронумерованы и на последней странице заверены подписью главного бухгалтера. По окончании месяца в Книге учета подсчитывается итоговая сумма по каждой группе медикаментов, а также общая сумма за месяц, которая проставляется цифрами и прописью.
Пунктами 24, 25 и 26 Приказа №747 определен порядок учета вспомогательных материалов и тары. Вспомогательные материалы, полученные на основании счетов поставщиков, списываются в расход в аптеке и в бухгалтерии учреждения в денежном выражении по мере их поступления в аптеку. Тара для целей учета подразделяется на возвратную (обменную) и не подлежащую возврату. Возвратная (обменная) тара включается в отчет заведующего аптекой, по мере сдачи ее поставщику или специальной тарособирающей организации. Денежные средства, ранее уплаченные поставщикам за возвратную (обменную) тару, возвращаются учреждению и относятся на восстановление кассовых расходов. Стоимость тары, не подлежащей обмену и возврату, включенная поставщиком в цену лекарственных средств, списывается в расход при списании этих лекарственных средств. Если стоимость безвозвратной одноразовой тары не включена в цену полученных средств, а показана в счете поставщика отдельно, эта тара по мере высвобождения от упакованных в нее лекарственных средств списывается с подотчета заведующего аптекой в расход. Лечебная минеральная вода отпускается в отделения (кабинеты) учреждения в обменной посуде - таре, а в Требованиях-накладных стоимость минеральной воды указывается без стоимости тары.
При уничтожении лекарственных средств комиссией по уничтожению лекарственных средств составляется акт, в котором указываются:
дата и место уничтожения;
место работы, должность, фамилия, имя, отчество лиц, принимавших участие в уничтожении;
основание для уничтожения;
сведения о наименовании (с указанием лекарственной формы, дозировки, единицы измерения, серии) и количестве уничтожаемого лекарственного средства, а также о таре или упаковке;
наименование производителя лекарственного средства;
наименование владельца или собственника лекарственного средства;
способ уничтожения.
Акт по уничтожению лекарственных средств подписывается всеми членами комиссии по уничтожению лекарственных средств и скрепляется печатью предприятия, которое осуществило уничтожение лекарственного средства. учёт медикамент аптека больница
Федеральная служба по надзору в сфере здравоохранения и социального развития в Письме от 30 декабря 2005 года №01И-838/05 «О порядке уничтожения лекарственных средств» дает следующие разъяснения:
«…порядок уничтожения лекарственных средств определен приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 15.12.2002 года №382 «Об утверждении Инструкции о порядке уничтожения лекарственных средств».
В соответствии с Инструкцией, утвержденной данным приказом, лекарственные средства, пришедшие в негодность, лекарственные средства с истекшим сроком годности и лекарственные средства, являющиеся подделками или незаконными копиями зарегистрированных в Российской Федерации лекарственных средств, подлежат уничтожению полностью. Ответственность за уничтожение лекарственных средств несут субъекты обращения лекарственных средств в соответствии с законодательством Российской Федерации. Передача лекарственных средств для уничтожения на предприятия, имеющие соответствующую лицензию, осуществляется собственниками или владельцами данных препаратов. Уничтожение лекарственных средств осуществляется комиссией, созданной органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации.»
В конце каждого месяца заведующий аптекой составляет отчет аптеки о приходе и расходе медикаментов в денежном (суммовом) выражении форма 11-МЗ по группам медикаментов.
Учреждения здравоохранения, не имеющие своих аптек, снабжаются медикаментами напрямую из аптечных складов поставщиков, которые снабжают медикаментами и изделиями медицинского назначения лечебно-профилактические учреждения.
Лекарственные средства из аптечного склада получают материально-ответственные лица: старшие медицинские сестры отделений (кабинетов), главные (старшие) медицинские сестры амбулаторно-поликлинических учреждений по доверенностям.
Срок действия доверенности для этих целей устанавливается не более, чем на текущий квартал, а на получение ядовитых и наркотических лекарственных средств доверенность выдается на срок не более одного месяца.
Полученные из аптечного склада медикаменты хранятся в отделениях (кабинетах). Запрещается получение и хранение медикаментов в отделениях (кабинетах) сверх текущей потребности.
Запрещается выписывать лекарственные средства из аптечного склада по одной накладной для нескольких отделений (кабинетов) и производить последующую их фасовку, перемещение из одной посуды в другую и замену этикеток. В соответствии с пунктом 40 Приказа №747, учет по приходу и расходу медикаментов, а также представление отчетности в учреждениях, где нет аптек, организуется в том же порядке, что и в учреждениях, имеющих в своем составе аптеки.
Ответственность за рациональное применение и учет медикаментов, создание соответствующих условий их хранения и обеспечение материально-ответственных лиц мерной тарой несет руководитель учреждения.
Следует несколько слов сказать об особенностях учета спирта, используемого в лечебных и фармацевтических организациях.
Федеральным законом от 21 июля 2005 года №102-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции» и о признании утратившими силу отдельных положений Федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции» с 1 января 2006 года из видов деятельности, подлежащих лицензированию, исключены:
закупка, хранение и экспорт этилового спирта и алкогольной продукции;
экспорт алкогольной продукции;
импорт, хранение и поставки этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей пищевой продукции.
Из этого следует, что не подлежит лицензированию деятельность аптечных складов и аптек, осуществляющих закупку, хранение, фасовку и реализацию спирта этилового и фармакопейного.
В отношении фармакопейного спирта следует сказать что, в соответствии с пунктом 3 статьи 1 Федерального закона от 22 ноября 1995 года №171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции» (далее - Закон №171-ФЗ), под действие данного закона не подпадает:
«…деятельность организаций, связанная с производством и оборотом лекарственных, лечебно-профилактических, диагностических средств, содержащих этиловый спирт, зарегистрированных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти и внесенных в Государственный реестр лекарственных средств, изделий медицинского назначения, а также деятельность аптечных учреждений, связанную с изготовлением средств по индивидуальным рецептам, в том числе гомеопатических препаратов, препаратов ветеринарного назначения, парфюмерно-косметической продукции, прошедших государственную регистрацию в уполномоченных федеральных органах исполнительной власти».
Так как фармакопейный этиловый спирт крепостью 70 и 40% включен в Государственный реестр лекарственных средств, изделий медицинского назначения, закупка, хранение, фасовка и реализация фармакопейного спирта не лицензируются.
Аптечные и медицинские учреждения не обязаны так же представлять в налоговые органы декларации об объемах производства, оборота и использования этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции.
Но при этом ими должны быть выполнены определенные условия, предусмотренные подпунктом 3 статьи 1 Закона №171-ФЗ:
деятельность аптечных и медицинских учреждений должна быть связана с производством и оборотом лекарственных, лечебно-профилактических или диагностических средств, содержащих этиловый спирт, при условии регистрации таких средств уполномоченным федеральным органом исполнительной власти и внесения их в Государственный реестр лекарственных средств и изделий медицинского назначения;
деятельность аптечных учреждений должна быть связана с изготовлением спиртосодержащих средств по индивидуальным рецептам, в том числе изготовлением гомеопатических препаратов, препаратов ветеринарного назначения, парфюмерно-косметической продукции, при условии государственной регистрации таких средств в уполномоченных федеральных органах исполнительной власти.
Если деятельность аптечного или медицинского учреждения не подпадает под соответствующее освобождение от декларирования, но при этом объем используемого этилового спирта составляет менее 200 долларов в год, то декларация в налоговые органы также не представляется. Бухгалтерский учет медикаментов осуществляют сотрудники бухгалтерии в соответствии с Инструкцией №25н.
6. Организация контроля
Приказом главного врача в лечебно-профилактическом учреждении назначается лицо, ответственное за организацию учета лекарственных средств и ИМН. Контроль осуществляется:
за правильностью постановки на учет и списанием в расход лекарственных средств и ИМН по книгам учета;
за соответствием фактических остатков лекарственных средств и ИМН данным учета путем проведения внезапных и плановых проверок.
В соответствии с приказом МЗ СССР N 747 от 02.06.1987 "Об утверждении "Инструкции по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения, состоящих на государственном бюджете РФ" заведующий отделением обязан:
а) постоянно контролировать:
обоснованность назначения лекарственных средств;
строгое выполнение назначений в соответствии с историей болезни;
фактическое наличие лекарственных средств в отделении;
б) принимать меры по недопущению создания их запасов в сверх текущей потребности.
О проведении контроля заведующий отделением расписывается в листке исполнения врачебных назначений. В случае наличия сверхнормативных запасов в отделении осуществляется их перераспределение между другими отделениями.
7. Список использованной литературы
1. Барановский В. А. Справочник медицинской сестры. - М. : 2007.
. Епанчинцева Т. И. Порядок хранения и раздачи лекарственных средств в ЛПУ. Учебно-методическое пособие. - Тюмень. : 2005.
. Учет в медицинских учреждениях // Бюджетный учет, 2008, № 3
. Заместитель главного врача, 2008, №10
. Инструкция по бюджетному учету от 10 февраля 2006 года №25н
. Федеральный закон от 21.11.1996 №129-ФЗ
. Федеральный закон от 30 июня 2003 года №86-ФЗ
. Приказ Минфина России от 08.12.2006 №168н указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации (с изменениями на 21 августа 2007 года)