Разработка лабораторных работ по приложению NetWare 'GroupWise'

Министерство общего и профессионального образования

Российской Федерации

Уральский государственный профессионально-педагогический университет

Кафедра микропроцессорной управляющей вычислительной техники

Пояснительная записка

к дипломной работе

Разработка лабораторных работ по приложению NetWare “GroupWise”

(030504.000000.020.ПЗ)

Разработчик

студент группы Э-560:

Т.Г. Егорова

Руководитель работы:

В.Е. Соркина

Реферат

Дипломная работа содержит 140 листов печатного текста, 15 иллюстраций, 11 таблиц, 13 использованных источников информации и 6 листов графической документации.

В дипломной работе представлена разработка методического пособия по программному продукту GroupWise. В работе представлено краткое описание инсталляции службы GroupWise, описание возможностей этого программного продукта, а также подробное описание работы с GroupWise. Кроме того, разработаны шесть лабораторных работ. Разработан контролирующий блок, содержащий контрольные вопросы, а также вопросы входного и выходного контроля к каждой лабораторной работе.

Также приведены рекомендации по работе в вычислительных центрах с точки зрения физиологии и охраны труда.

В разделе «Охрана окружающей среды» говориться о загрязнении окружающей среды электростанциями.

В экономической части дипломной работы рассчитаны затраты на разработку и проведение лабораторных работ, а также на тиражирование методического пособия.

Пояснительная записка оформлена редакторами MS Word 7.0, MS PowerPoint 7.0.

Данная разработка может быть использована в рамках преподавания дисциплин по тематике сетевых технологий: "Организация и развитие ЛВС" и "Операционные системы ЛВС"

Содержание

Введение

1. GroupWise 5 - Система коллективного использования и обработки данных

1.1 Архитектура системы GroupWise

.2 Администрирование и управление в GroupWise 5

.3 Репликация и синхронизация каталогов

.4 Система хранения сообщений

.5 Разделение и репликация информации

.6 Система передачи сообщений

.7 Система управления документами

.8 Управление рабочими процессами

2. Инсталляция GroupWise 5

2.1 Планирование основной системы GroupWise

2.1.1 Компоненты основной системы GroupWise

.1.2 У вас должен быть по крайней мере один сервер NetWare 4.1

.1.3 Определите, какой сервер NetWare 4.1 будет использоваться для администрирования GroupWise

.1.4 В NDS должны существовать пользователи

.1.5 Определите контексты для объектов Домена и Почтовых отделений

.1.6 Определите местоположение каталогов домена и почтового отделения

.1.7 Определите местоположение каталога распространения программного обеспечения

.1.8 Определите, какие агенты GroupWise нужно установить

.1.9 Решите, какие нужно установить языки

.1.10 Определите, как пользователи будут получать доступ к почтовому отделению

.1.11 Список требований основной системы GroupWise

3. Использование GroupWise

3.1 Интерфейс GroupWise 5

.2 Работа с сообщениями в Почтовом ящике

3.2.1 Отправка и получение сообщений

.2.2Прикрепление файлов

.2.3 Управление отправленными сообщениями

.2.4 Управление полученными сообщениями

3.3 Планирование общих и персональных мероприятий

3.3.1 Планирование мероприятий

.3.2 Планирование повторяющихся мероприятий

3.4 Использование календаря

3.4.1 Использование ежедневного календаря

.4.2Установка сигналов для сообщений календаря

3.5 Управление Почтовым ящиком

3.5.1 Использование списка папок

.5.2 Использование разделяемых папок

.5.3 Выполнение Notify

.5.4 Помещение в архив сообщений из Почтового ящика

.5.5 Печать сообщений в Почтовом ящике

.5.6 Создание правил

.5.7 Предоставление другим пользователям доступа к Вашему Почтовому ящику

.5.8 Открытие и очистка Урны

.5.9 Удаление сообщений из Почтового ящика

.5.10 Сохранение сообщений в Почтовом ящике

.5.11 Владельцы ресурсов

3.6 Использование телефона с GroupWise

3.6.1 Использование опции Позвонить отправителю

.6.2 Использование Места разговора

3.7 Использование GroupWise вне офиса

3.7.1 Использование GroupWise Remote: Обзор

.7.2 Подготовка к использованию Remote

.7.3 Отправка и получение сообщений в Remote

.7.4 Конфигурирование соединений Remote

3.8 Создание документов и работа с ними

3.8.1 Управление документами в GroupWise

.8.2 Создание документов

.8.3 Импортирование документов в Библиотеку GroupWise

.8.4 Интеграция GroupWise с приложениями

.8.5 Хранение нескольких версий документа

.8.6 Совместное использование документов

.8.7 Просмотр протокола действий над документами

.8.8 Изъятие документов

.8.9 Возвращение документов

.8.10 Удаление документов

.8.11 Копирование документов

.8.12 Сохранение документов

.8.13 Открытие документов

3.9 Настройка GroupWise

3.9.1 Установка параметров GroupWise

.9.2 Назначение паролей Почтовому ящику

.9.3 Настройка панели инструментов

.9.4 Настройка установок библиотеки

.9.5 Использование командной строки

3.10 Поиск сообщений в Почтовом ящике

3.10.1 Поиск сообщений

.10.2 Поиск текста в сообщениях

.10.3 Фильтрация

3.11 Отправка и получение рабочих сообщений

3.11.1 Использование WorkFlow: Обзор

3.12 Использование Адресной Книги

3.12.1 Использование Адресной Книги: Обзор

.12.2Поиск пользователей и ресурсов

.12.3 Использование групп для адресации сообщений

.12.4 Создание персональных адресных книг

.12.5 Перемещение адресов из одной адресной книги в другую

.12.6 Отображение различной информации в Адресной книге

.12.7 Использование Адресной книги для отправки сообщений

.12.8 Использование адресной книги Частые контакты

.12.9 Просмотр групп, организаций или ресурсов в Адресной Книге

3.13 Использование GroupWise Imaging

3.13.1 Использование Imaging: Обзор

.13.2 Использование аннотаций

.13.3 Сканирование

.13.4 Открытие существующего изображения

.13.5 Отправка изображения по электронной почте

3.14 Регистрация в GroupWise

4. Лабораторные работы по приложению NetWare GroupWise

4.1 Лабораторная работа №1. Работа с сообщениями в Почтовом ящике

.2 Лабораторная работа №2 Планирование общих и персональных мероприятий

.3 Лабораторная работа №3 Управление Почтовым ящиком

.4 Лабораторная работа №4 Создание документов и работа с ними

.5 Лабораторная работа №5 Поиск сообщений в Почтовом ящике

.6 Лабораторная работа №6 Использование Адресной Книги

Вывод

5. Экономическая часть

. Охрана окружающей среды

. Безопасность и экологичность работы

7.1 Безопасность труда

.2 Безопасность при чрезвычайных ситуациях

Заключение

Список использованных источников

Приложение 1. Перечень листов графических документов

Введение

Информация - ключевое звено успешно развивающейся компании. Современное представление информации простирается от простых электронных текстовых сообщений до сложных структурированных документов, формализованных данных, аудио - и графических файлов, расположенных на магнитных накопителях персональных компьютеров, серверов, связанных между собой посредством локальных и глобальных сетей.

Информация может содержаться в базах данных, электронных таблицах, электронных документах, рассредоточенных по всей организации. Доступ к ней должен быть обеспечен независимо от места её нахождения и времени суток.

Системой, с помощью которой решаются задачи доступа к информации семь дней в неделю и 24 часа в сутки, может стать новая разработка компании Novell GroupWise 5.

GroupWise 5 - пятое поколение программ, созданных для передачи сообщений и коллективной работы, содержит результаты почти десятилетнего опыта разработки. Novell, приобретя корпорацию WordPerfect в 1994году, одновременно приобрела права на WordPerfect Office, WordPerfect InForms, SoftSolutions и MHS, которые легли в основу системы передачи сообщений и коллективной работы как на NetWare, так и на других платформах.

WordPerfect была первой технологией, обеспечивавшей электронную почту и службу планирования на кросс-платформной основе, полный контроль состояния обеспечения, интегрированную электронную почту и календарное планирование. Название WordPerfect Office после приобретения было изменено на Novell GroupWise. InForms был одним из первых пакетов электронных форм, полностью обеспечивающим взаимодействие с различными базами данных. SoftSolutions создал основу решения управления документами, а также инициировал принятие открытых API (Application Programming Interface). MHS (Message Service) - открытый транспортный протокол электронной почты фирмы Novell.

Компания Novell определила стратегию развития и архитектуру программы коллективной обработки следующего поколения.[1]5.x. - развитый набор инструментальных средств для коллективной работы, максимальной гибкости в их реализации и применении. Обеспечивает значительное повышение производительности, скорости и масштабируемости продукта, а также работу в Internet. Расширяет возможности электронной почты достаточно мощным набором средств групповой работы и автоматизации рабочего процесса. Объемы продаж GroupWise в течение последних четырех лет увеличивались примерно на 75% в год. Сегодня данный продукт используют более шести миллионов человек. Поэтому по заданию преподавателя я разработала методическое пособие, включающее шесть лабораторных работ по приложению NetWare GroupWise..

Данное разработанное методическое пособие позволит студентам овладеть знаниями и практическими навыками использования системы GroupWise 5.5.

Однако прежде чем приступить к изучению системы GroupWise студент должен обладать следующими базовыми знаниями:

1. Работа с оконным интерфейсом Windows;

2. Работа с текстовыми редакторами (Notepad, WordPad, MS Word);

3. Начальные сведения об операционных системах DOS, Windows, NetWare 4.х;

4. Представление о NDS (NetWare Directory Services).

5. Навыки сетевого администрирования.

Имея опору на перечисленные выше знания, студент легко освоит методическое пособие, и без труда выполнит все лабораторные работы.

1.   GroupWise 5 - система коллективного использования и обработки данных

Интегрированный программный продукт GroupWise 5 базируется на архитектуре средств коллективной обработки, имеющих почти десятилетнюю историю, и направлен на развитие и повышение эффективности доступа и управления информацией, основы которого заложены в таких продуктах, как InForms, SoftSolutions и др. При разработке GroupWise 5 компания Novell сосредоточила усилия на шести основных стратегических направлениях:

·   создание функционально полного решения для Internet/Intranet;

·   разработка универсального доступа ко всем типам информации;

·   расширение электронной почты средствами групповой работы и автоматизации рабочего процесса;

·   расширение способов доступа к информации;

·   поддержка открытых интерфейсов прикладного программирования (API) и создание инструментов разработки;

·   разработка средств автоматизации рабочего процесса.

Решения для Internet/Intranet. GroupWise WebAccess, вошедший составным элементом в пакет GroupWise 5, даёт возможность пользователям обращаться к любому внутреннему приложению GroupWise из любого стандартного HTML-навигатора, включая полный доступ к групповому планированию, управлению задачами, совместному разделению папок, управлению документами, электронной почте, речевым сообщениям, адресным книгам и т.д. Поддержка открытых стандартов типа обеспечит гарантированное соединение с поставщиками, партнёрами, заказчиками и остальным миром. Открытые интерфейсы и GroupWise SDK, а также плотная интеграция с Java позволят формировать мощные приложения на основе GroupWise и расширять его возможности.

Универсальный доступ ко всем типам информации. Универсальный доступ к информации в системе обеспечивает универсальный почтовый ящик (Universal Mailbox).

Однако новыми функциями в системе стали организация всей информации в наборах папок и «связывание» (conversation threading) данных. Например, можно разместить все сообщения (электронную почту, факсимильные, речь и др.) и документы, относящиеся к одному проекту, в одной и той же папке, что даст возможность совместно использовать эту папку всем участникам проекта. Совместное использование папки означает появление всего её содержимого в почтовых ящиках допущенных пользователей. Общие папки создают основу сотрудничества участников проекта при проведении изменений, добавлений и модернизации данных, а функция «связывания» позволяет просматривать сообщения со всеми рассуждениями, репликами участников конференций.

Рисунок 1.1 Доступ к разным типам информации

Расширение электронной почты средствами групповой работы и автоматизации рабочего процесса. GroupWise расширяет возможности электронной почты достаточно мощным набором средств групповой работы и автоматизации рабочего процесса:

·   групповое планирование;

·   персональный календарь;

·   управление заданиями;

·   разделяемые папки/конференции;

·   управление звонками;

·   управление речевыми сообщениями;

·   управление документами;

·   работа с изображениями;

·   автоматизация рабочего процесса.

Две наиболее мощные и значащие функции, включенные в GroupWise - управление документами и автоматизация процесса работы - полностью интегрированы в GroupWise. Управление документами позволяет отслеживать версии документа, проверять ввод/вывод и обеспечить повышенную защиту. Средство автоматизации рабочего процесса предоставляет графические инструменты для автоматизации и контроля процесса работы.

Расширение способов доступа к информации. Информация имеет небольшое значение, если отсутствует возможность доступа к ней в то время, когда она нужна. GroupWise предоставляет пользователю доступ к его почтовому ящику с помощью широкого спектра устройств.

Портативный компьютер. GroupWise автоматически синхронизирует универсальный почтовый ящик портативного компьютера и настольного ПК. Например, когда вы находитесь в пути и отвечаете на сообщение или удаляете его либо вводите персональные назначения и задачи на календаре, используя свой портативный компьютер, все изменения автоматически появляются на настольном ПК по вашему возвращении в офис. Одно из важных преимуществ управления документами в GroupWise - способность дистанционного обращения к документам. Так, можно вызвать документ из библиотеки документов, которая создаёт его копию на портативном жёстком диске, после завершения работы вернуть его обратно (через модем или сетевое соединение). Если вы работаете над документом с кем-либо совместно, GroupWise осуществляет управление версиями и защитой, обеспечивая возможность одновременной работы.

Интеллектуальное соединение док-станции (Smart Docking). Если портативный компьютер используется в док-станции, то GroupWise автоматически обнаруживает соединение ЭВМ с сетью и начинает работу в соединённом или разъединённом режиме во время работы формируется очередь на жёстком диске портативного компьютера, и при соединении вся выполненная работа автоматически загружается и синхронизируется с главным универсальным почтовым ящиком.

«Всемирная паутина» (World Wide Web). Как уже отмечалось, при использовании GroupWise WebAccess возможно обращение к любому внутреннему приложению GroupWise из любого стандартного HTML-навигатора.

Телефон. GroupWise PhoneAccess позволит передавать сообщения и запланированные мероприятия, хранящиеся в универсальном почтовом ящике, и прослушивать полученные данные.

Пейджер. GroupWise предоставляет возможность передачи на любой алфавитно-цифровой пейджер информации, поступившей в почтовый ящик, что даёт практически постоянный доступ к системе.

Поддержка открытых API и создание инструментов разработки Поддержка открытых промышленных API (таких, как MAPI или ODMA) обеспечивает развитие и совместимость вертикальных и горизонтальных приложений и служб GroupWise 5. Кроме того, любое приложение, разработанное на основе этих промышленных интерфейсов, будет способно взаимодействовать с GroupWise 5. Полный набор API в GroupWise 5 издан для тех, кому потребуется доступ к функциям, не определённым промышленными API. Программа разработчика GroupWare, которая является частью Novell DeveloperNet, обеспечивает доступ к комплекту разработчиков программного обеспечения (SDK), включающему документацию на каждый из прикладных программных интерфейсов, а также примеры с исходными текстами, демонстрирующими применение GroupWise 5.

Средства автоматизации рабочего процесса. Рабочий процесс - это систематические или рутинные процедуры, выполняемые людьми во время работы. Эти процессы обычно включают множество людей из различных отделов и даже из различных компаний, и задачи, требующие выполнения. Используя графический интерфейс, GroupWise WorkFlow позволяет представить рабочий процесс как последовательность шагов, соединённых стрелками. Адресная книга GroupWise помогает выбрать людей для пошагового выполнения создания процесса, включая детализованные команды для каждого участника. Когда процесс создан, приходит сообщения о состоянии, которые позволяют графически отслеживать ход процесса, участие пользователей в отдельных этапах и степень решения задач. [1]

1.1 Архитектура системы GroupWise

Рисунок 1.2 Система GroupWise

GroupWise 5 - интегрированная система передачи сообщений, входящая в группу продуктов компании Novell и объединяющая средства электронной почты, ведения календаря, планирования и управления заданиями с данными, размещёнными в почтовом отделении, базирующаяся на гибкой архитектуре баз данных и средств их совместного использования. Каждый пользователь имеет базу данных почтовых сообщений, содержащую персональные данные и указатели на разделяемые ресурсы. Удалённый клиент может подсоединиться к базе данных, как через ЛВС, так и через другие коммуникационные средства - асинхронные каналы, Х.25, беспроводные линии связи.

Почтовое отделение системы GroupWise 5 содержит полнотекстовые индексы, персональные адресные книги и библиотечные базы данных. Агент почтового отделения отвечает за поддержку полнотекстовых индексов и поддерживает соединение «клиент/сервер».

В конфигурации «клиент/сервер» клиенту GroupWise 5 не требуется отражения (map) сетевого диска или соединения (login) с сервером. В отличие от других систем передачи сообщений на основе технологии «клиент/сервер» GroupWise 5 продолжает поддерживать файл-серверную конфигурацию почтового отделения. Это даёт возможность пользователям постепенно переходить к архитектуре «клиент/сервер» по мере готовности инфраструктуры (для функционирования GroupWise 5 необходим хотя бы один сервер NetWare 4.1). Преимуществом архитектуры «клиент/сервер» являются повышение безопасности, улучшение масштабируемости и уменьшение нагрузки на сеть. Преимущество файл-серверной архитектуры состоит в возможности разделения процесса обработки между всеми подсоединёнными клиентами. [1]

Архитектура GroupWise предоставляет возможность обработки любой информации в электронном виде вне зависимости от её формата и методов передачи, выполняя при этом защитные функции, организуя взаимодействие между пользователями. GroupWise построена на базе постовой системы.

В архитектуре системы GroupWise 5 более строго обозначено разделение на три системы:

1 администрирования и управления;

2 хранения сообщений;

3 передачи сообщений.

Основу их составляют соответственно агенты администрирования, хранения и передачи сообщений.

Контрольные вопросы

1. Что такое GroupWise?

2. Возможности GroupWise?

3. На какие три системы осуществлено разделение в архитектуре GroupWise и что составляет их основу?

1.2 Администрирование и управление в GroupWise 5

Процесс администрирования в GroupWise 5 осуществляется чрезвычайно просто. В качестве основного каталога он входит в NetWare Directory Services (NDS), что позволяет администраторам GroupWise пользоваться информацией, заранее определённой в системе, тем самым, избавляясь от повторного ввода данных. Пользовательский интерфейс администратора интегрирован с системой NetWare Administration, поэтому все функции управления GroupWise и NetWare могут выполняться с одного рабочего места.

Упрощённо система GroupWise 5 выглядит как набор пунктов данных и программ-агентов. Верное понимание процессов хранения данных и взаимодействия программ-агентов чрезвычайно важно для постижения науки администрирования.

Агенты

Как и любая функциональная система, GroupWise обладает набором процессов, управляющих системными данными и обеспечивающих возможность корректного доступа к ним и их хранения. Такие процессы называются агентами. Существует три типа агентов, каждый из которых поддерживается определёнными операционными платформами: агенты почтового отделения (POA), агенты передачи сообщения (МТА) и агенты администрирования (ADA).

Модель объектов администрирования

Администрирование в GroupWise сводится к управлению системными объектами. Назовём классы этих объектов и охарактеризуем их:

Домен (Domain). Объект, содержащий почтовые отделения, обычные и коммуникационные агенты, информацию о способах связи с другими доменами системы. (Домен - «старший» объект иерархии GroupWise, основным атрибутом которого является путь к файлу данных администратора.)

Почтовое отделение (Post Office). Представляет собой хранилище пользовательских данных и средств доступа к ним. В качестве атрибутов содержит пути к файлам почтовых баз данных и подкаталогам, а также к файлам пользователей с правами доступа к данным в этом отделении.

Пользователь (User). Объект, предоставляющий доступ конкретному человеку к системе GroupWise. Каждый пользователь имеет свой каталог и адрес GroupWise.

Ресурс (Resource). Объект, который может быть использован для планирования, например конференц-зал, проекторы и др.

Список рассылки (Distribution List). Список пользователей и/или ресурсы, которым необходимо доставить сообщения.

Библиотека (Library). Место хранения документов, ассоциированных со списком доступа и набором атрибутов.

Агент (Agent). Процесс, в ходе которого осуществляются установленные действия над определёнными данными. Например, РОА доставляет сообщения в базу данных пользователя.

Коммуникационный агент (Connectivity Agent). Агент, обеспечивающий обращение сообщений GroupWise в формат представления другой системы или протокола[4].

Контрольные вопросы

1. Каким способом осуществляется администрирование в GroupWise?

2. Что такое агенты и какие агенты существуют в GroupWise?

3. Назовите классы системных объектов и охарактеризуйте их.

 

1.3 Репликация и синхронизация каталогов

Каталог GroupWise синхронизируется с параметрами NDS. GroupWise выполняет копирование данных из адресных книг NDS в общую адресную книгу (Global Address Book) и пополняет информацию о пользователях. Общая адресная книга - это индексированная база данных из NDS для высокоскоростного поиска.

Репликация каталога GroupWise происходит во всех доменах и «почтовых отделениях» системы. Благодаря выполняемому при этом «тиражированию» информации существование домена допускается и на платформах, где услуги NDS недоступны (серверы NetWare 3.х и другие операционные платформы). Однако администрирование и защита реализуется соответствующими функциями NDS, поэтому необходимо наличие NetWare 4.х. При построении такой модели, NDS играет роль «главного каталога», а необходимые в GroupWise данные реплицируются и копируются из NDS в каталог GroupWise.

Рисунок 1.3 Репликация каталога

Информация управления распространяется из базы данных домена в другие домены и почтовые базы данных системы. Такой подход позволяет системе GroupWise работать как с NDS-системами, так и с системами, отличными от NDS-архитектуры.

Синхронизация информации между NDS и базой данных домена может выполняться двумя способами: с применением и без применения утилиты GroupWise Admin Snapin.

Первый способ целесообразно использовать, если изменение информации осуществляется через интерфейс NWAdmin при выполнении GroupWise Admin Snapin. В этом случае GroupWise Admin Snapin будет одновременно вносить изменения в NDS и в базу данных домена.

Второй способ синхронизации, с применением агента администрации (ADA), подразумевает проверку наличия изменений в NDS, не отражённых в каталоге GroupWise. Находя такие изменения, система модифицирует каталог GroupWise в соответствии с изменёнными данными в NDS. Этот способ отслеживает изменения в NDS, выполненные средствами администрирования NetWare без использования GroupWise Admin Snapin, а также любыми другими приложениями, непосредственно модифицирующими записи в NDS[4].

Контрольные вопросы

1. Что представляет собой общая адресная книга?

2. Назовите способы синхронизации информации между NDS и базой данных домена и охарактеризуйте их.

1.4 Система хранения сообщений

Система хранения сообщений (Message Store System) - безопасный и надёжный способ хранения информации в совокупности с возможностями гибкого доступа к данным в виде календаря, электронного сообщения, документа, индексов и папок. Рассмотрим более подробно функции хранения, управления и совместного использования информации.

Почтовое отделение

Физически почтовое отделение является каталогом на сервере.

В каталогах почтовых отделений содержатся базы данных пользователей, сообщения и - новое в GroupWise 5 - персональные адресные книги, обычные и полнотекстовые индексы документов, библиотеки документов и файлы языковой поддержки.

Агент почтового отделения

РОА осуществляет слежение за пользовательской информацией и её обслуживание. По мере получения или отправления её из почтового отделения РОА сохраняет, индексирует, отмечает дату, модифицирует полнотекстовый индекс, сжимает и шифрует её. Сообщения и файлы в сообщениях также подвергаются полнотекстовому индексированию. РОА создаёт почтовые уведомления, выполняет обновление баз данных, установку ссылок, локальное разделение информации. Репликацию общедоступных папок и отдельных папок и отдельные, определённые пользователем правила в автоматическом режиме. Многопоточность работы в РОА максимизирует производительность и обеспечивает высокоскоростную реакцию системы даже при существенной загрузке.

Поиск информации

Единый пункт доступа к различным объектам (электронной и речевой почте, документам, ссылкам и т.п.), хранимым и упорядочиваемым в «почтовом отделении», позволяет заниматься эффективным поиском информации с помощью «фильтров» и «папок запросов». Подготовить и выполнить поиск или фильтрацию типов данных достаточно просто, если использовать булевы операторы. Вы можете по своему усмотрению сохранять запросы и результаты поисков в «папке запросов», осуществлять запросы и помещать модификации в эту папку по мере необходимости, а также конфигурировать её таким образом, чтобы каждый раз при её открытии выполнялись определённые запросы. Вся поступающая информация «фильтруется».

Контрольные вопросы

1. Что такое система хранения сообщений?

2. Что такое Почтовое отделение и каково его назначение?

3. Назовите функции агента почтового отделения?

1.5 Разделение и репликация информации

Эффективное разделение информации происходит путём «тиражирования» её агентами почтовых отделений. Один пользователь может обеспечить доступ к папке другим пользователям, а также дать права чтения/записи. При помощи РОА обновляются списки лиц, имеющих доступ к содержимому папки и использующих модифицируемую в папке информацию. Если пользователи различных «почтовых отделений» осуществляют совместный доступ к папке, РОА проверяет записи баз данных и документов, отвечающих критериям совместного использования, после чего при необходимости выполняется их «тиражирование». Пользователи по своему усмотрению могут размещать общедоступную папку в собственной иерархии папок вне зависимости от структуры построения папок её владельца.

Надёжность

РОА осуществляет контроль за целостностью баз данных при каждой транзакции чтение/запись, используя при этом функции подсчёта контрольных сумм и проверку соответствия индексов.

Все необходимые коррекции происходят автоматически в режиме on-line. Управляя размером занимаемого дискового пространства, администратор может установить «квоты» на его использование для каждого РОА либо определить «пороговые предупреждения».

Защита

Защита данных поддерживается и при работе с почтовым отделением, и во время передачи информации по сети. Почтовое отделение может быть заблокировано от прямого файлового доступа клиента клиент-серверной опцией TCP/IP. Все сессии, базы данных, документы и индексы шифруются при помощи алгоритмов с 64-битовыми ключами, построенными по технологии DES.

Контрольные вопросы

1. Какова роль агентов почтового отделения в разделении и репликации информации?

1.6 Система передачи сообщений

Система передачи сообщений состоит из агентов передачи сообщений, направляющих их через РОА, ADA и коммуникационных агентов. GroupWise 5 позволяет МТА взаимодействовать через механизм «клиент/сервер» TCP/IP-протоколов почтового отделения. В GroupWise 5 MTA может быть установлен в каждом почтовом отделении. Такая конфигурация даёт возможность применять для связи почтового отделения с МТА-доменом более эффективное соединение «клиент/сервер». Это особенно важно при построении ГВС-системы GroupWise 5. В GroupWise 4.1 фирма Novell не рекомендовала размещать ГВС-домен и остальную систему, соединённые через медленные ненадёжные линии связи. GroupWise 5 позволяет распределять индивидуальные почтовые отделения через линии связи ГВС. Независимо от того, загружен МТА в домене или на распределённых почтовых отделениях, все сообщения, направляемые этому домену или почтовому отделению другого домена, будут контролироваться МТА-доменом.

Хранение и передача

Сообщения, транспортируемые по схеме МТА-МТА, передаются с помощью оригинальной технологии, гарантирующей высокую степень надёжности. Для отправки и приёма сообщений в МТА используется система временных сетевых каталогов. МТА получают подтверждение из транспортного модуля (TCP/IP или File Copy) и регистрируют передачу ещё до уничтожения сообщения в системе временного хранения. Протоколы, получаемые МТА, обслуживаются ещё до передачи данного сообщения следующему адресату.

Транспортные модули

При осуществлении функции маршрутизации сообщений МТА применяют «съёмные» транспортные модули File Copy и TCP/IP. Транспортный модуль File Copy использует литерные идентификаторы сетевых дисков или UNC-пути при доступе к каталогам, доступным всем МТА. Он не зависит от сетевого протокола, применяемого для доступа к разделяемым каталогам, например IPX и NETBUI. Транспортный модуль TCP/IP использует внутренние функции TCP/IP и собственный протокол.[2]

GroupWise 5 - межплатформенное приложение «клиент/сервер», предлагающее полные функции управления документами, в том числе новый универсальный почтовый ящик, который даёт пользователям доступ к поступающим и отправляемым сообщениям, документам, общим папкам, персональным календарям, информации группового планирования, заданиям, речевой почте, факсам и другим типам сообщений. Пользователи могут в любое время обращаться к своему универсальному почтовому ящику с рабочей станции, кнопочного телефона с тональным набором, через удалённое модемное соединение, беспроводные коммуникации либо через Internet с помощью навигатора.

Контрольные вопросы

1. Из каких компонентов состоит система передачи сообщений?

2. Какие возможности предоставляет GroupWise 5 для МТА (агента передачи сообщений)?

1.7 Система управления документами

В современном мире всё большую проблему представляет объём информации и её феноменальные темпы роста. Множество организаций пытаются найти эффективные решения этой проблемы, но теряют деньги вследствие возрастающих издержек на выполнение различных операций, скудного обслуживания клиентов, задержек поставки продуктов и так далее.

За последние годы организации обратили внимание на приложения, способствующие повышению персональной производительности труда, такие как электронные таблицы и текстовые процессоры для управления всё возрастающим объёмом информации. Но те же организации обнаружили, что не имеют аналогичных инструментальных средств для уровней групп и предприятий. Средства коллективной работы и цифровое представление документов создают основу для улучшения управления информацией на различных уровнях.

Ситуацию, с которой сталкиваются современные организации, можно определить как «перегрузку информацией». Технологический взрыв привёл к лавинообразному росту информации и поставил пользователей перед горами неструктурированных исходных данных.

Поэтому система управления документами играет ключевую роль в средствах коллективной работы, обеспечивая управление и доступ к этому интеллектуальному фонду организации.

Последние исследования Gartner Group показали, что в 1994 году почти 60% опрошенных уже имели 25% информации в цифровой форме и в 1996-м столкнулись с двух-, трёхкратным её увеличением.

Технология управления документами GroupWise 5 обеспечивает основу управления цифровой информацией предприятия, повышая его конкурентоспособность и эффективность функционирования.

Таблица 1.1

Основные особенности системы управления документами

Основные характеристики	Возможности
Персональный рабочий список	Пользователи могут быстро устанавливать ссылки на часто используемые документы с помощью функции Work in Progress. Ограничений на количество документов, которые могут быть помещены в папку Work in Progress, не существует
Удалённый режим	GroupWise 5 включает полную поддержку управления документами для удалённых пользователей (текущий контроль, безопасность, верификация и синхронизация с основной библиотекой)
Интерактивная парадигма папок для хранения и доступа к документам GroupWise 5	Использование системы папок, отражающей папки Windows 95, сокращает время обучения пользователей и увеличивает функциональность
Интегрированные процессы сервера	Каждое почтовое отделение имеет функциональный сервер (РОА), даже если все пользователи соединены непосредственно с этим почтовым отделением. С помощью серверов, поддерживающих все процессы GroupWise 5, можно увеличить скорость и эффективность обмена данными
Улучшенная защита документов на сервере	Функции защиты на файловом уровне интегрированы с сервером GroupWise 5 и не требует отдельного сервера. Полное шифрование всех документов с использованием компрессии/декомпрессии данных повышает защиту и способствует лучшему использованию диска
Сортировка на уровне версий	Поддерживается для лучшего разделения версий, позволяет отслеживать и анализировать отдельные версии
Безопасность на уровне версий	Индивидуальная безопасность может быть применена к различным версиям документа, ассоциированного с одним профилем (свойства документа)
Эксклюзивная безопасность документа	Вместо списка допущенных к документу пользователей, если это удобно, могут создать список лиц не имеющих доступа
Вложенные группы безопасности	Возможность временных вложенных групп безопасности позволяет переопределять доступ к документам
Статус состояния документа	Маркер официального состояния может быть помещён в документ для индикации окончательной редакции
Одновременное редактирование нескольких версий	Функции деления на версии, ассоциированные с профилем, позволяют нескольким пользователям одновременно редактировать множество версий документов
Регистрация новой версии или документа	Пользователи могут регистрировать документ как новую версию вместо того, чтобы создавать новый документ с новым списком свойств
Поддержка временных форм документов	Временные формы могут создавать и поддерживать как пользователи, так и системные администраторы
Увеличение скорости поиска при уменьшении длины индекса	Обеспечивает пользователей быстрым поиском, если длина индекса составляет 1% от размера документа
Полнотекстовый поиск с полной поддержкой булевых операторов	Позволяет производить поиск по критериям, задаваемым пользователем
Интегрированный профиль и полнотекстовый поиск	Возможность проводить поиск как по содержанию документа, так и по некоторым признакам, увеличивающим вероятность нахождения необходимой информации (сообщений электронной почты, речевых сообщений, факсов, заданий, отвечающих заданному критерию)
Автоматическая полнотекстовая индексация	Вся информация, помещаемая в почтовый ящик пользователя, автоматически индексируется
Автоматическое распознавание приложения, с помощью которого создан документ	GroupWise 5 автоматически распознаёт приложение, с помощью которого был создан документ, и запускает его для редактирования документа

Контрольные вопросы

1. Перечислите основные особенности системы управления документами.

2. Подумайте, зачем необходимы все перечисленные Вами особенности системы управления документами?

1.8 Управление рабочими процессами

Управление рабочим процессом (WorkFlow) играет стратегическую роль в разработке системы коллективной работы компании Novell. Промышленные аналитики, реселлеры и конечные пользователи признали WorkFlow как средство, которое может улучшить эффективность многих обычных структурированных и неструктурированных деловых процессов.

Программное обеспечение WorkFlow активно управляет деловыми процессами и объединяет информацию из многих приложений и ресурсов. Достоинства использования WorkFlow состоят в улучшении производительности, а также взаимосвязи деловых процессов с планированием, распределением ресурсов и более качественным управлением. Компания Novell, развивая стратегию управления рабочими процессами, превращает технологию использования информации из централизованной в распределённую, обеспечивая возможность сбора, упорядочения и применения значимой информации немедленно и в необходимом месте. Следовательно, организации могут быстро организовать и выполнять стратегические и тактические бизнес- планы.

Инструментальные средства, такие как управление проектами, календари, электронная почта, уже получили распространение в организациях. Введение технологии групповой работы ещё в большей степени способствует распространению информации на предприятии. Тем не менее, эти продукты не позволяют координировать и отслеживать многоэтапные деловые процессы и их персональное распределение. Пользователи могут работать в сети совместно, но не на уровне рабочих процессов, поэтому одним из важнейших инструментов, способствующих повышению производительности труда и предназначенных для коллективной работы в среде GroupWise, является ПО организации рабочих процессов WorkFlow.

В создании ПО организации рабочих процессов компания Novell объединила усилия с компанией FileNet.

Архитектурные модели WorkFlow

WorkFlow существует на рынке в виде двух архитектурных моделей, посредством которых возможно описание систем организации рабочих процессов, основанных на передаче сообщений (электронная почта) и на архитектуре баз данных. Первые модели традиционно ориентировались на обеспечение групповой работы или построение специальных программных средств обработки неструктурированных, довольно простых процессов. Модель базы данных используется для автоматизации рабочих процессов уровня предприятия, обслуживающих большой объём критических по отношению ко времени транзакций.

Объединенная архитектура Novell

Преимущества каждой архитектурной модели в значительной степени зависят от характера применения деловых процессов. Организации, использующие архитектуру электронной почты, лучше работают с неструктурированными бизнес-процессами, требующими маршрутизации данных на основе каких-либо специальных приложений.

Архитектура базы данных обеспечивает планирование и управление сложными структурированными процессами. Большинство пользователей, в пределах своих организаций, однако, работают как со структурированными, так и с неструктурированными деловыми процессами. Поэтому для оптимального использования преимуществ обеих моделей необходимо разработать объединённую архитектуру. Такая гибридная архитектура предлагается компаниями Novell и FileNet в системе GroupWise 5.

GroupWise WorkFlow - это программное обеспечение, автоматизирующее широкий спектр деловых процессов - от совместно используемой проектной информации до высокоструктурированных процессов утверждения расходов капитального строительства. Кроме того, оно обеспечивает пользователей простыми графическими инструментами для определения и создания представлений бизнес-процессов и контроля их состояния. [3].

Контрольные вопросы

1. Что такое GroupWise WorkFlow?

2.       Достоинства использования WorkFlow в деловых процессах?

2 Инсталляция GroupWise 5

2.1 Планирование основной системы GroupWise

Каждая система GroupWise, независимо от того, обслуживает она пять или 50,000 пользователей, начинается с основной системы GroupWise.

2.1.1  Компоненты основной системы GroupWise

Основная система GroupWise включает один домен, одно почтовое отделение и одного или нескольких пользователей. Каждый пользователь GroupWise в почтовом отделении имеет почтовый ящик; пользователи запускают клиент GroupWise для доступа к своим почтовым ящикам и для отправки и получения почты от других пользователей. Агенты GroupWise доставляют сообщения между почтовыми ящиками пользователей в почтовом отделении и маршрутизируют сообщения между почтовыми отделениями в системе с несколькими почтовыми отделениями.

Рисунок 2.1 Компоненты основной системы GroupWise

На рисунке 2.1 видна необходимость почтового отделения, клиента и агентов. Однако, необходимость доменов не столь очевидна. В основном, домен имеет две цели:

в системе из нескольких почтовых отделений он упорядочивает почтовые отделения в логическую группу в целях адресации и маршрутизации. Каждый пользователь в домене имеет адрес, состоящий из имени домена, имени почтового отделения этого пользователя и имени пользователя GroupWise;

он служит основным узлом администрирования системы GroupWise. Если Вы добавляете информацию GroupWise (например, другие домены, почтовые отделения и пользователей) при помощи Администратора NetWare, она хранится в Службе Каталогов Novell (NDS) и в базе данных домена GroupWise. Из базы данных домена она передается в базы данных всех почтовых отделений.

В основной системе GroupWise может показаться, что домен вызывает лишние накладные расходы. Однако, архитектура домен/почтовое отделение позволяет масштабировать систему GroupWise, чтобы она отвечала потребностям пользователей как сейчас, так и в будущем. Она также позволяет Вам конфигурировать GroupWise так, чтобы он был наиболее удобен для использования в структуре Вашей компании и сети.

2.1.2  У вас должен быть, по крайней мере, один сервер NetWare 4.1

В фирме Novell считают, что все должны использовать IntraNetWare или NetWare 4.1. Однако, если Вы работаете с другой сетевой операционной системой или с несколькими сетевыми операционными системами (например, NetWare 3.x и Windows NT), Вы все равно можете установить GroupWise и воспользоваться всеми преимуществами своего сетевого окружения и конфигурации.

Поскольку администрирование GroupWise выполняется из Администратора NetWare и NDS, в Вашей сети должен быть установлен, по крайней мере, один сервер NetWare 4.1. Пакет GroupWise включает IntraNetWare/NetWare 4.11 с лицензией на двух пользователей, так что при необходимости Вы сможете установить сервер NetWare 4.11. Подробнее об установке сервера NetWare 4.11 см. компакт-диск с документацией, поставляемый с NetWare 4.11.

2.1.3  Определите, какой сервер NetWare 4.1 будет использоваться для администрирования GroupWise

Администрирование GroupWise выполняется из Администратора NetWare для Windows 95 (NWADMN95.EXE) или Администратора NetWare для Windows NT (NWADMNNT.EXE). Если Вы установили GroupWise, модули DLL Администратора GroupWise копируются в каталог SYS:\PUBLIC\WIN95 или SYS:\PUBLIC\WINNT выбранного сервера NetWare 4.1. Модули DLL Администратора GroupWise расширяют работу Администратора NetWare, позволяя Вам администрировать GroupWise. При необходимости также устанавливается Администратор NetWare 95 или Администратор NetWare NT.

Необходимо определить, какой сервер NetWare 4.1 будет использоваться для выполнения Администратора NetWare для администрирования GroupWise. Это не обязательно должен быть сервер, на который устанавливается домен или почтовое отделение [5].

2.1.4  В NDS должны существовать пользователи

Убедитесь, что все пользователи, которые будут пользоваться GroupWise, существуют в NDS. Учетные записи GroupWise могут даваться только тем пользователям сети, которые определены в NDS как пользователи или внешние объекты GroupWise.

Пользователи сети, определенные как пользователи в NDS, могут регистрироваться в NDS для получения доступа к серверам и службам NetWare 4.1. Для каждого пользователя NDS необходима лицензия NetWare 4.1 (NDS).

Пользователи сети, определенные как внешние объекты GroupWise, не могут регистрироваться в NDS. Они добавляются в NDS как внешние объекты с единственной целью назначения им учетной записи GroupWise. Для внешних объектов GroupWise лицензии NetWare 4.1 не нужны, однако лицензии GroupWise необходимы.

Добавлять в NDS пользователей в качестве внешних объектов GroupWise можно только после установки GroupWise.

2.1.5  Определите контексты для объектов Домена и Почтовых отделений

С помощью модулей DLL Администратора NetWare и Администратора GroupWise Вы создаете все объекты GroupWise и информацию в Службе Каталогов Novell (NDS), управляете ими и храните их. Вы должны решить, будут ли объекты домена и почтового отделения располагаться в дереве NDS. Объекты Агента Передачи Сообщений (АПС - MTA) и Агента Администрирования (АА - ADA) автоматически помещаются в один контекст с доменом. Объект Агента Почтового Отделения (АПО - POA) помещается в один контекст с почтовым отделением.

В следующих примерах показано, как домен, почтовое отделение и агенты могут отображаться в окне просмотра Администратора NetWare.

Рисунок 2.2

Домен и почтовое отделение можно поместить в любой контекст в дереве NDS. В примере (рис. 2.2) объекты домена и почтового отделения располагаются в одной организации (Корпорация).

Если все пользователи, которых Вы добавите в почтовое отделение, располагаются в той же организационной единице, домен может располагаться в организации (Корпорация), а почтовое отделение - в той же организационной единице (Бухгалтерия, R&D, Отдел продаж или Производство), что и пользователи, как показано на рис. 2.3

Рисунок 2.3

Если у Вас несколько организационных единиц, можно создать почтовое отделение в каждой из них (рис. 2.3).

Если Вы хотите хранить все объекты GroupWise вместе, а не зеркалировать организацию NDS, можно создать новую организационную единицу, например, GroupWise, и поместить все объекты GroupWise в эту организационную единицу

Поскольку домен и почтовое отделение имеют структуры каталогов на сетевых серверах, Вы можете поместить объекты домена и почтового отделения в один контекст с серверами, на которых будут располагаться каталоги. Местоположение структур каталогов домена и почтового отделения обсуждается далее в этой главе.

Домен и почтовое отделение (а также другие почтовые отделения, созданные в этом домене) должны находиться в одном дереве NDS. Вы не можете разделить домен на разные деревья NDS. Если у Вас несколько деревьев, необходимо создать отдельные домены для каждого дерева. Все домены могут принадлежать одной системе GroupWise.

Создавая объект домена или почтового отделения, Вы даете им уникальные имена. Имя используется в целях адресации и маршрутизации в пределах GroupWise и отображается в Адресной Книге GroupWise, а также в NDS.

Аккуратно выбирайте имена доменов и почтовых отделений. После создания их нельзя будет переименовать [5].

2.1.6  Определите местоположение каталогов домена и почтового отделения

Логически объекты домена и почтового отделения GroupWise располагаются в NDS, и их администрирование выполняется при помощи Администратора NetWare. Физически для домена и почтового отделения необходимы структуры каталогов для хранения баз данных, хранилищ сообщений и других связанных с ними файлов.

Структуры каталогов домена и почтового отделения могут располагаться на одном сервере или на различных серверах, как показано на рис. 2.5

Домены и почтовые отделения на серверах, отличных от NetWare 4.1. Домены и почтовые отделения можно создать на серверах, управляемых не NetWare 4.1, например, на серверах NetWare 3.12, Windows NT и UNIX. Возможно много различных конфигураций.

Рисунок 2.5 Расположение домена и почтового отделения

Требования к дисковому пространству

Для каталога домена требуется менее 1 Мб свободного дискового пространства. Это требование может возрастать по мере роста системы GroupWise.

Каталог почтового отделения содержит все сообщения, поэтому отведите ему как минимум 2 Мб на пользователя. Рекомендуется 10 Мб на пользователя.

Имена каталогов

2.1.7  Определите местоположение каталога распространения программного обеспечения

При установке Вы указываете каталог распространения программного обеспечения. Этот каталог содержит файлы администрирования и агента, которые используются для настройки системы GroupWise (например, для добавления дополнительных почтовых отделений и для настройки агентов GroupWise), и файлы клиента, которые устанавливают доступ пользователей к клиенту GroupWise.

В качестве каталога распространения программного обеспечения Вы можете указать каталог на томе файлового сервера или смонтировать CD-ROM GroupWise в качестве тома сервера, чтобы он служил каталогом распространения. Выбирая метод, учитывайте доступ к сети и требования к дисковому пространству.

Пользователи должны иметь возможность отобразить этот каталог на устройство, чтобы запускать программу установки клиента GroupWise (для Windows 95 и Windows 3.1).

При установке клиента пользователи могут выбрать установку на локальный диск и работу оттуда или выполнение из каталога распространения. Если Вы хотите, чтобы пользователи могли выполнять программу клиента из каталога распространения, им нужно постоянное отображение этого каталога на устройство. Если пользователи не будут выполнять программу клиента из каталога распространения, можно не монтировать CD-ROM GroupWise в качестве каталога распространения. Очевидно, работа с дисководом CD-ROM будет медленнее, чем работа с сетевым каталогом.

Вы должны иметь доступ к этому каталогу при установке агентов GroupWise, при обновлении программного обеспечения GroupWise или при работе Администратора NetWare для создания таких объектов GroupWise, как домены и почтовые отделения.

Требования к дисковому пространству соблюдаются, только если Вы создаете каталог распространения на файловом сервере.

Каталог распространения может находиться на одном сервере с каталогами домена или почтовых отделений или на отдельном сервере, как показано на рис.2.6

Рисунок 2.6 Расположение каталога распространения

Дисковое пространство, необходимое для каталога распространения, зависит от программного обеспечения, устанавливаемого в каталог. Можно установить файлы администрирования, агенты NLM, агенты NT, агенты UNIX, клиент Windows 95 (32-разрядный) и клиент Windows 3.1 (16-разрядный). Максимальное дисковое пространство, необходимое для установки всего программного обеспечения - примерно 275 Мб.

Файлы администрирования включают модули DLL Администратора GroupWise и файлы Справки, а также программу (SETUPGW.EXE), которую можно использовать для настройки дополнительных рабочих станций для работы с Администратором GroupWise. Административные файлы занимают около 17 Мб.

Файлы агентов NLM, NT и UNIX включают все файлы, необходимые для установки и настройки агентов. Агент NLM занимает около 7 Мб, а агент NT - около 5 Мб. Файлы агента UNIX копируются как файлы tar, которым необходимо приблизительно 50 Мб.

Файлы клиентов для Windows 95, Windows 3.1, Macintosh и UNIX включают все файлы, необходимые для пользователей, устанавливающих клиент GroupWise на свои рабочие станции. Клиент для Windows 95 занимает около 50 Мб, клиент для Windows 3.1 - около 50 Мб, клиент для Macintosh - около 18 Мб, а клиент для UNIX - около 40 Мб.

В каталог распространения можно также скопировать Monitor GroupWise, GroupWise WebAccess и Агент Интернет GroupWise. Таким образом, эти продукты можно будет устанавливать из каталога распространения, а не с CD-ROM GroupWise.

Monitor GroupWise работает с ManageWise, позволяя Вам контролировать работу агентов GroupWise, и требует около 9 Мб.WebAccess работает с сервером HTTP, давая пользователям, доступ к их почтовым ящикам GroupWise при помощи браузера Web, и требует около 21 Мб.

Агент Интернет GroupWise позволяет пользователям отправлять и получать электронную почту по Интернет, и требует около 12 Мб.

2.1.8  Определите, какие агенты GroupWise нужно установить

Для маршрутизации сообщений в пределах системы GroupWise используются три агента: Агент Передачи Сообщений (АПС), Агент Почтового Отделения (АПО) и Агент Администрирования (АА). Агенты имеются в виде NetWare NLM, исполняемых файлов Windows NT или UNIX.

АПС и АА

АПС и АА работают на уровне домена, что означает, что Вам необходимо запустить по одному экземпляру каждого агента в каждом домене. Для системы GroupWise, состоящей из одного домена, нужно запустить один экземпляр АПС и один экземпляр АА.

При планировании местоположения АПС и АА следует учесть сетевой доступ, требования к дисковому пространству и памяти.

Сетевой доступ

АПС и АА необходим прямой сетевой доступ к сети (отображение устройств) к каталогам домена и почтового отделения. Машина, на которой выполняются АПС и АА, должна предоставлять такой доступ к этим каталогам.

Некоторые операционные системы не поддерживают прямой доступ к жестким дискам машин, на которых работает другая операционная система. Например, в настоящее время сервер NetWare не может получить прямой доступ к жесткому диску сервера Windows NT.

Дисковое пространство и память

Для работы АПС и АА для NLM сервер NetWare должен иметь 6 Мб свободного дискового пространства и 6.5 Мб свободной памяти. Здесь предполагается, что АПС и АА работают на одном сервере. Если они выполняются на разных серверах, каждый сервер должен отвечать этим требованиям.

Для работы АПС и АА для NT сервер или рабочая станция Windows NT должны иметь 4.5 Мб свободного дискового пространства и 6 Мб свободной памяти. Здесь предполагается, что АПС и АА работают на одном сервере или рабочей станции. Если они выполняются на разных машинах, каждая машина должна отвечать этим требованиям.

Для работы АПС и АА для UNIX сервер UNIX должен иметь 16 Мб свободного дискового пространства для АПС, 8 Мб для АА, как минимум 2.5 Мб реальной памяти для одного агента и как минимум 4 Мб пространства подкачки для одного агента.

ВАЖНО: Приведенные выше требования к памяти применимы для основной системы GroupWise (один домен и одно почтовое отделение). Требования АПС и АА возрастают по мере добавления в систему новых доменов и почтовых отделений.

АПО

АПО работает на уровне почтового отделения, что означает, что на каждое почтовое отделение необходим один экземпляр АПО. В системе GroupWise, состоящей из одного почтового отделения, нужен только один экземпляр АПО.

При планировании каталога для АПО следует учесть сетевой доступ, требования к дисковому пространству и памяти.

Сетевой доступ

АПО необходим прямой сетевой доступ к каталогу почтового отделения. Машина, на которой выполняется АПО, должна предоставлять такой доступ. Если возможно, для этого подойдет сервер, на котором располагается каталог почтового отделения.

Некоторые операционные системы не поддерживают прямой доступ к жестким дискам машин, на которых работает другая операционная система. Например, в настоящее время сервер NetWare не может получить прямой доступ к жесткому диску сервера Windows NT.

Дисковое пространство и память

Для работы АПО для NLM сервер NetWare должен иметь 6 Мб свободного дискового пространства и 5 Мб свободной памяти. Если ПО выполняется на одном сервере с АПС или АА, необходимо только 1.5 Мб дополнительной памяти (благодаря общему коду ядра, используемому агентами NLM).

Для работы АПО для NT сервер или рабочая станция Windows NT должны иметь 4.5 Мб свободного дискового пространства и 5 Мб свободной памяти. Если АПО выполняется на одном сервере с АПС или АА, необходимо только 1.5 Мб дополнительно (благодаря общему коду ядра, используемому агентами NT).

Для работы АПО для UNIX сервер UNIX должен иметь 8 Мб свободного дискового пространства, как минимум 2.5 Мб реальной памяти и как минимум 4 Мб пространства подкачки.

2.1.9  Решите, какие нужно установить языки

На компакт-диске GroupWise имеется несколько языков. Решите, какие языки Вы хотите установить. Ваш выбор повлияет на следующие программы:

Администратор GroupWise

Агенты GroupWise

Клиенты GroupWise

Например, если Вы устанавливаете американский английский и русский, Вы сможете запускать Администратор GroupWise и агентов на любом языке. По умолчанию Администратор GroupWise использует тот же язык, что и Администратор NetWare. Пользователи смогут использовать на выбор английского или русского клиента.

Кроме выбора устанавливаемых языков клиента, Вы выбираете язык по умолчанию для домена. Язык домена определяет отображение времени, дат и чисел в клиенте GroupWise и влияет на порядок сортировки элементов Адресной Книги GroupWise. Почтовое отделение использует тот же язык, что и домен, если Вы не укажете другой.

Например, если Вы установили русский в качестве языка для домена и почтового отделения, все время, даты и числа будут форматироваться в соответствии со стандартами русского языка, а элементы в Адресной Книге будут сортироваться в соответствии с правилами сортировки, принятыми в русском языке. Так будет, даже если некоторые пользователи в почтовом отделении будут работать с клиентами GroupWise на немецком или японском языках. Интерфейс и файлы Справки их клиента будут на немецком или японском, но форматы времени, даты и чисел, а также порядок сортировки будут соответствовать стандартам русского языка.

2.1.10          Определите, как пользователи будут получать доступ к почтовому отделению

Клиент GroupWise может получать доступ к почтовому ящику при помощи прямого соединения или соединения в режиме клиент/сервер. Одно почтовое отделение может поддерживать оба эти способа доступа одновременно. При создании почтового отделения по умолчанию используются оба способа.

Прямой доступ

В качестве способов прямого доступа GroupWise поддерживает как отображение устройств. При работе в режиме прямого доступа клиент GroupWise выполняет запись прямо в почтовые ящики пользователей. Для работы в режиме прямого доступа у пользователя должны быть права на каталог почтового отделения.

Вы можете дать пользователям полные права на каталоги почтового отделения и его подкаталоги или ограничить права пользователей для повышения безопасности.

Доступ клиент/сервер

Для доступа клиент/сервер GroupWise поддерживает TCP/IP. При работе в режиме клиент/сервер клиент GroupWise не имеет прямого доступа к почтовым ящикам пользователей. Он использует TCP/IP для запроса обслуживания Агентом Почтового Отделения (АПО). АПО затем получает доступ к почтовым ящикам пользователей и передает информацию клиенту.

В режиме клиент/сервер пользователям нет необходимости регистрироваться на сервере, на котором располагается их почтовое отделение. Это снимает проблемы с ограничениями на регистрацию, изменением паролей и недостаточными сетевыми правами. Режим клиент/сервер также позволяет клиенту GroupWise поддерживать одновременно несколько соединений с почтовым отделением.

Чтобы использовать режим клиент/сервер, сервер, на котором выполняется АПО, и рабочая станция пользователя должны поддерживать TCP/IP.

Примечание: Клиент GroupWise для UNIX поддерживает только доступ в режиме клиент/сервер. Прямой доступ не поддерживается.

2.1.11          Список требований основной системы GroupWise

В таблице 2.1 перечислены требования для системы из одного домена и одного почтового отделения.

Таблица 2.1

Основные требования системы GroupWise

Элемент	Требование
NetWare 4.1	- GroupWise администрируется при помощи Администратора NetWare и NDS. У Вас должен быть хотя бы один сервер NetWare 4.1. - NWADMN95.EXE или NWADMNNT.EXE
Администратор NetWare и Администратор GroupWise	-Рабочая станция Windows 95 с NetWare Client 32 для Windows 95 или рабочая станция Windows NT 4.0 с NetWare Client 32 для Windows NT - процессор 80486 - 16 Мб ОЗУ
Дисковое пространство для домена	- 1 Мб
Дисковое пространство для почтового отделения	- 2 Мб на пользователя (минимум) - 10 Мб на пользователя (рекомендуется)
Пространство для каталога распространения программного обеспечения	- Максимум 275 Мб в сетевом каталоге. Если Вы не будете устанавливать некоторых клиентов или агентов GroupWise, оно будет меньше. - Если Вы монтируете компакт-диск GroupWise в качестве тома, дисковое пространство не требуется.
Агенты NLM	- Сервер NetWare 3.12 или 4.x - АПС и АА: 6 Мб свободного дискового пространства, 6.5 Мб ОЗУ - АПО: 6 Мб свободного дискового пространства, 5 Мб ОЗУ(1.5 Мб при работе на одном сервере с АПС или АА)
Агенты NT	Сервер или рабочая станция Windows NT 3.51 АПС и АА: 4.5 Мб свободного дискового пространства, 6 Мб ОЗУ АПО: 4.5 Мб свободного дискового пространства, 5 Мб ОЗУ(1.5 Мб при работе на одном сервере с АПС или АА)
Агенты UNIX	- HP 9000 700/800 HPUX 10.20 или - IBM RS/6000 Power/PowerPC 601/604 или - IBM RS/6000 AIX 4.1x или - Sun SPARC Solaris 2.5 с рекомендуемым пакетом исправлений - Motiff 2.4 (Common Desktop Environment 1.0.1) - АПС и АА: 24 Мб свободного дискового пространства (16 Мб для АПС, 8 Мб для АПО), 5 Мб реальной памяти (минимум) и 8 Мб пространства подкачки (минимум) - POA: 8 Мб свободного дискового пространства, 2.5 Мб реальной памяти (минимум) и 4 Мб пространства подкачки (минимум)
Клиент GroupWise для Windows 95	- Рабочая станция Windows 95 или Windows NT 4.0 - Процессор 80486 (минимум) - 24 Мб свободного дискового пространства для работы с локального диска - 5 Мб свободного дискового пространства для работы с сетевого диска - 8 Мб ОЗУ
Клиент GroupWise для Windows 3.1	- Рабочая станция Windows 3.1 или Windows 95 - Процессор 80386/33 (минимум) - 20 Мб свободного дискового пространства для работы с локального диска - 1 Мб свободного дискового пространства для работы с сетевого диска - 8 Мб ОЗУ
Клиент GroupWise для Macintosh	- Macintosh IIci (68030 или выше) или Power Macintosh - System 7.1 или выше - 15 Мб свободного дискового пространства - 12 Мб ОЗУ
Клиент GroupWise для UNIX	- HP 9000 700/800 HPUX 10.20 - IBM RS/6000 Power/PowerPC 601/604 - IBM RS/6000 AIX 4.1.x - Sun SPARC Solaris 2.5 с рекомендуемым пакетом исправлений - 30-40 Мб свободного пространства на жестком диске (в зависимости от платформы) - 5 Мб памяти для первого пользователя; .5 Мб для каждого дополнительного пользователя

Теперь решив для себя все вопросы предстоящей инсталляции, запустите процедуру инсталляции (файл install.exe) и следуйте всем указаниям мастера установки [5].

Контрольные вопросы

1. Что входит в Основную систему GroupWise?

2. Перечислите требования к Основной системе GroupWise.

3. Какое назначение имеет домен в Основной системе GroupWise?

4. Можно ли установить GroupWise, если пользуетесь операционной системой Windows NT?

программный groupwise инсталляция лабораторный

3.   GroupWise

3.1 Интерфейс GroupWise 5

Прежде чем говорить о действиях с документами, посмотрим, что получает пользователь, установив GroupWise. На рис.3.1. приведен интерфейс GroupWise. Он имеет типичные для всех Windows-приложений меню и панели инструментов. Окно разделено на три части. В левой части располагается иерархически организованная система папок, где хранятся используемые в данный момент документы. Некоторые папки являются стандартными, они создаются автоматически при установке системы. Так, папка «MailBox»(«Почтовый ящик») предназначена для хранения поступающей почты, в папке «Send Items» («Отправленное») сохраняются копии отправленных документов, в папку «Task List» («Задачи») помещаются задания. Папка «Trash» («Урна») является аналогом корзины, в нее поступают удаленные сообщения (их можно восстановить до тех пор, пока Корзина не очищена). Папка «Work in Progress» («В Работе») служит для хранения незавершённых документов и сообщений, а папка «Calendar» («Календарь») содержит ежедневник, используемый для планирования личного времени.

Рисунок 3.1 Интерфейс GroupWise

Наконец, папка «Cabinet» («Картотека») представляет собой своего рода стеллаж для размещения других папок. Именно здесь удобно создавать папки, нужные тому или иному пользователю. Например, можно создать различные папки по разрабатываемым проектам или папки по адресатам переписки и т.п. В GroupWise имеется возможность задать правила, в соответствии с которыми сообщения будут автоматически распределяться по нужным папкам. Для выполнения такого распределения не требуется даже включения компьютера пользователя, эти операции выполняются серверными компонентами GroupWise.

Одна из особенностей GroupWise - возможность коллективного использования папок определённой группой лиц. Такие папки имеют одинаковое содержание независимо от того, какое место занимают их владельцы в иерархии. При внесении нового документа или сообщения одним из членов группы в такую папку GroupWise отражает соответствующие изменения в папках всех членов группы. Для создания этой папки необходимо либо завести новую папку, либо выбрать уже существующую и сообщить GroupWise о желании использовать её совместно с другими членами коллектива. После этого нужно выбрать членов группы, и им будет разослано предложение о коллективном использовании папки. Если сотрудник, получивший такое предложение, соглашается войти в группу, он может указать для папки место в собственной иерархии папок.

В правой части экрана располагается окно, где показывается содержимое текущей папки (на рис.3.1. папки «Work in Progress» («В Работе»)). Информация о содержимом папок представлена единообразно и поэтому вполне обозрима. В папке могут находиться разные информационные объекты: почтовые сообщения, задания руководителя, факсы, звуковые сообщения, документы самых разных форматов. Отличить один тип информационного объекта от другого помогает небольшая пиктограмма в крайней левой колонке. Остальные колонки содержат атрибуты тех объектов, имена которых перечислены в заголовке. Например, для сообщения это может быть имя отправителя, краткое содержание, дата отправления, а для документа - имя автора, краткое содержание, дата создания и т.п. пользователь может управлять составом атрибутов и порядком их появления на экране. Чтобы убрать тот или иной столбец, достаточно перетащить его в любое место - только не на заголовок. Если необходимо добавить новый столбец, то достаточно щёлкнуть правой кнопкой мыши в нужном месте заголовка и выбрать из списка необходимый атрибут. Там же можно указать и порядок сортировки списка информационных объектов.

Третье окно - в нижней части экрана - может не присутствовать: оно включается и выключается кнопкой «Быстрый Просмотр» на панели инструментов (вторая кнопка справа). В ней отображается содержимое выбранного в предыдущем окне информационного объекта. Используемый для этого компонент распознаёт свыше 150 форматов файлов.

Крайняя левая кнопка панели инструментов отвечает за ещё один важный компонент интерфейса - адресную книгу или за адресные книги, т.к. у одного пользователя их может быть несколько. Автоматически создаются три адресные книги: общая адресная книга GroupWise, персональная адресная книга данного пользователя и адресная книга для часто встречающихся адресатов. Пользователь может создавать любое количество адресных книг, чтобы было удобно работать с адресной информацией. Тесная связь с системой управления каталогами - NDS - позволяет накапливать, хранить и использовать информацию о персонале предприятия и партнёрах по переписке: вести кадровую базу данных, готовить списки рассылки по электронной почте, обычной почте и по факсу. Выбор адресата отображается в правой части окна (рис.3.2).

Процедуры обработки документов существенно разнятся в зависимости от расположения получателя и отправителя. Общепринято деление документов на внутренние, исходящие и входящие [7].

Рисунок 3.2 Адресная книга

Контрольные вопросы

1. Перечислите папки, которые располагаются в Основном окне GroupWise, и объясните назначение каждой их них.

2. Расскажите о возможности создания разделяемых папок в GroupWise.

3. Опишите функцию GroupWise - «Быстрый просмотр».

4. Для чего необходима общая адресная книга?

5. Назовите основное отличие общей адресной книги от персональной адресной книги?

6. Для чего необходимы персональные адресные книги?

3.2 Работа с сообщениями в Почтовом ящике

3.2.1  Отправка и получение сообщений

Каждый день Вы различными способами взаимодействуете с людьми. GroupWise доставляет Ваши сообщения, используя различные типы сообщений. Все типы описаны ниже.

Письмо. Письмо используется для переписки.

Телефонное сообщение. Телефонное сообщение помогает Вам проинформировать кого-либо о телефонном звонке или посетителе. В него можно включить такую информацию, как абонент, его номер телефона, компанию, срочность и т.д.

Мероприятие. Мероприятие позволяет Вам пригласить людей и зарезервировать ресурсы для встреч или событий. Вы можете назначить дату, время и место встречи. Для назначения личных событий, например, визита к врачу, напоминания о телефонном звонке в определенное время и т.д. можно использовать персональные мероприятия. См. Планирование мероприятий в разделе Планирование общих и персональных мероприятий.

Задание. Задание позволяет Вам поместить сообщение о том, что нужно сделать, в свой Список заданий или Список заданий другого пользователя. Вы можете назначить срок выполнения задания и включить приоритет (например, А1). Невыполненные задания переносятся на следующий день.

Записка. Записка - это напоминание, которое Вы помещаете на определенную дату в своем Календаре или Календаре другого пользователя. Записки можно использовать для напоминания о сроках, праздниках, выходных и т.д.

Отправка писем

Письмо подобно внутренней записке; оно имеет первичного получателя, тему, дату и может иметь копии и скрытые копии для других пользователей. К нему можно также прикреплять файлы, звуки, клипы.

СС (Копия)

Отправляет копии сообщения пользователям, которым будет полезна эта информация, но которые не являются ответственными за эту информацию или инструкции. Все получатели увидят, что была отправлена копия.

ВС (Скрытая копия)

Отправляет копию Вашего сообщения получателю так, что все остальные получатели не знают об этом. Только отправитель и получатель скрытой копии знают о том, что скрытая копия была отправлена.

1.    

1. Нажмите на панели инструментов.

2. В поле Кому введите имя пользователя, нажмите Enter. Повторите для всех остальных пользователей.

3. Чтобы выбрать имена пользователей из списка, нажмите Адрес, дважды щелкните каждое имя, нажмите ОК.

4. Введите тему.

5. Введите сообщение.

6. Нажмите отправить.

Отправка телефонных сообщений

Телефонное сообщение - это записка, которую Вы можете отправить, чтобы известить других пользователей GroupWise о звонках, поступивших, пока их не было в офисе или были заняты. Телефонные сообщения хранятся в Почтовом ящике получателя.

Телефонное сообщение - это просто бланк, подобно бланку задания или письма. Вы не можете отвечать на звонки при помощи телефонных сообщений. Для управления телефоном с рабочего стола GroupWise используйте Место разговора. См. Использование Места разговора в разделе Использование телефона с GroupWise.

Полученное телефонное сообщение можно преобразовать в бланк задания, записки или другого персонального сообщения. Таким образом, Вы можете оставить запись разговора на дате, когда он происходил (Записка) или создать задание для выполнения позже (Задание). См. Изменение типов сообщений в разделе Управление полученными сообщениями.

1. Выберите Файл 4Создать4Телефонное сообщение.

2. В поле Кому введите имя пользователя.

3. По мере ввода система дополнения имени производит поиск этого имени в системной адресной книге. Если совпадение найдено, оно помещается в поле Кому.

4. Введите имя, компанию и номер телефона абонента.

5. Установите флажки для этого сообщения.

6. В поле Сообщение введите текст сообщения.

7. Нажмите Отправить.

Отправка заданий

Задание - это сообщение, которое должно быть выполнено в указанный день и время; Вы можете назначить его себе, другому пользователю GroupWise или группе пользователей.

Например, если вы назначили кого-либо для написания отчета к следующей неделе, можно дать этому пользователю задание. Пользователь сможет принять или отклонить задание, но пока оно не отклонено или не выполнено, это задание каждый день отображается в Списке заданий этого пользователя.

Принятое задание отображается в Календаре на дате начала. Если прошел срок выполнения задания, это задание в Календаре отображается красным. Если Вы помечаете задание как Выполненное, оно больше не переносится на следующий день Календаря.

Закончив задание, Вы можете пометить его как выполненное. Если Вы назначили это задание, то GroupWise может отправить Вам уведомление, если задание помечается как выполненное (для этого у Вас должна быть установлена программа уведомления Notify). Статус Выполнено, включая дату и время, когда задание было помечено как выполненное, помещается в окно Свойства.

Назначение задания другому пользователю

Если Вы назначаете другому пользователю, копия этого задания появляется в Вашем Почтовом ящике. Заданию можно назначить приоритет. Имеется два уровня приоритета: алфавитный и цифровой. Например, задания могут иметь приоритеты А, А1, А2, В, В1, 1, 2 и т.д.

Кроме этого Вы можете назначить приоритет отправки (высокий, стандартный или низкий) в закладке Задание в Параметрах отправки. Приоритет отправки определяет, как задание будет отображаться в Почтовом ящике получателя. Например, если Вы назначаете заданию высокий приоритет отправки, пиктограмма этого задания в почтовом ящике получателя будет красной.

Нажмите на панели инструментов.

1. Введите имя получателя задания.

2. Укажите дату, когда задание должно начаться.

3. Укажите дату, когда задание должно быть выполнено.

4. Введите тему.

5. Укажите приоритет задания.

6. Введите описание задания.

7. Нажмите Отправить.

Назначение задания самому себе

1.    

1. Нажмите стрелку справа от на панели инструментов 4выберите Персональное задание.

2. Введите тему.

3. Укажите приоритет задания.

4. Укажите дату начала.

5. Укажите дату окончания.

6. Введите текст сообщения.

7. Нажмите ОК.

Подсказки

·   Даты начала и окончания можно также указать при помощи кнопки Установить дату, которая находиться справа от полей Дата начала и Дата окончания.

·   Персональные задания помещаются в ваш календарь. Они не помещаются в Ваш Почтовый ящик другого пользователя.

Пометка задания как Выполненного

Закончив задание, следует пометить его как Выполненное. Задания помеченные как Выполненные, не переносятся в Календаре на следующий день. Выполненные задания обозначаются в Календаре флажком. Просроченные задания отображаются красным.

Если вы помечаете задание как Выполненное, а потом вспоминаете, что не выполнили часть задания, можно снять отметку. Задания, с которых снята отметка, отображаются в текущем дне Календаря.

Если Вы помечаете задание как Выполненное, GroupWise отправляет инициатору задания уведомление об этом, если отправитель указал в Параметрах отправки на необходимость уведомления. Статус Выполнено, включая дату и время, когда задание было помечено как Выполненное, помещается в окно Свойства отправителя задания.

Проверка статуса выполнения задания ·

Нажмите на панели инструментов.

1. Выберите задание, статус которого Вы хотите проверить.

2. Выберите Файл 4Свойства.

Снятие с задания пометки Выполнено ·

1. Выберите Окно4Календарь.

2. Снимите флажок рядом с заданием.

Отправка записок

Записка - это напоминание, которое Вы устанавливаете на указанную дату в своем Календаре или Календаре другого пользователя. Можно использовать записки для напоминания себе и другим о сроках, праздниках, выходных и т.д.

Персональные записки полезны в качестве напоминаний о днях рождения, отпуске, днях выдачи зарплаты и т.д.

Написание персональной записки

1. Выберите Файл4Создать4Записку.

2. Чтобы переключиться на персональный бланк, выберите Правка4Изменить на 4Еще 4нажмите ОК.

3. В поле Дата начала укажите дату, когда эта записка должна появиться у вас в Календаре.

4. Введите тему (необязательно) и текст записки.

5. Нажмите ОК.

Подсказки

·   Чтобы получить доступ к этой информации позднее, откройте Календарь и выберите дату, к которой относится эта информация. Дважды щелкните нужную записку в Списке.

·   Можно сделать бланк Персональной записки бланком записок по умолчанию вместо бланка общей записки. См. Установка параметров GroupWise в разделе Настройка GroupWise .

Отправка записки другим пользователям

1. Выберите Файл 4Создать 4Записку.

2. Заполните поля адреса. Если Вы не знаете имени пользователя, нажмите Адрес.

3. В поле Дата начала укажите дату, когда эта записка должна появиться в Календаре получателя.

4. Введите тему (необязательно) и текст записки.

5. Нажмите Отправить.

Проверка орфографии отправляемых сообщений

Используйте проверку орфографии для проверки текста на наличие ошибок, повторяющихся слов и некоторых ошибок использования верхнего регистра. Можно проверять орфографию выбранных слов или всего сообщения. При проверке вы можете выбирать следующие возможности:

Заменить

Заменить ошибочное слово словом, предложенным Проверкой орфографии. Чтобы заменить ошибочное слово, дважды щелкните его или щелкните его 4Заменить. Чтобы внести собственные изменения, измените слово в поле Заменить на 4нажмите Заменить.

Пропустить

Пропускает слово один раз. В следующий раз, встретив это слово, Проверка орфографии остановится.

Пропустить все

Пропускает все вхождения этого слова во всем документе. Это слово будет игнорироваться до следующей проверки орфографии.

Добавить

Добавляет слово в текущий словарь пользователя, в котором хранятся дополнительные слова, так что Проверка орфографии сможет распознать это слово в будущем.

1. Щелкните поле Тема или Сообщение или Выделите текст, в котором нужно проверить орфографию.

2. Выберите Сервис 4Орфография.

3. Нажмите Да по окончании проверки.

3.2.2  Прикрепление файлов

Вы можете прикреплять файлы и ссылки на документы к письмам, мероприятиям, запискам, заданиям и телефонным сообщениям. Для отправки одного или нескольких файлов или ссылок на документы другим пользователям можно использовать Прикрепить. Например, можно отправить отчет о расходах другому пользователю. Можно прикрепить файл, находящийся у Вас на жестком диске, дискете или сетевом устройстве. Получатели могут открывать прикрепленный файл, сохранять его, просматривать или распечатывать. Если Вы измените прикрепленный файл после отправки, получатели не увидят изменений.

Если файл, который вы хотите прикрепить, является документом, хранящимся в Библиотеке GroupWise, можно прикрепить ссылку на документ. Получатели могут использовать ссылку, чтобы открыть документ, просмотреть, изменить или распечатать его в зависимости от своих прав. Подробнее о правах совместного использования см. Совместное использование документов в разделе Создание документов и работа с ними.

Если Вы пытаетесь открыть или просмотреть прикрепление, защищенное паролем, следует ввести пароль. Если Вы не знаете пароля, следует ввести пароль. Если Вы не знаете пароля, Вы не сможете открыть или просмотреть этот файл.

Прикрепление файла к сообщению

1. Выберите Файл 4Создать 4Сообщение.

2. Заполните поля Кому, Тема и Сообщение.

3. Нажмите значок с изображением скрепки, чтобы открыть диалоговое окно Прикрепления.

4. Нажмите Выбрать файл.

5. Выберите файл, который хотите отправить 4Открыть 4Закрыть. Чтобы прикрепить несколько файлов, выбирайте их, удерживая нажатой клавишу Ctrl.

6. Нажмите Отправить.

Подсказки

·   Получатели увидят небольшой значок с изображением скрепки рядом с сообщением в Почтовом ящике, означающий, что сообщение имеет прикрепления.

·   Перемещение или удаление файла на диске или сетевом устройстве не повлияет на файл, отправленный как прикрепление.

Прикрепление к сообщению ссылки на документ

1. Выберите Файл 4Создать 4Сообщение.

2. Заполните поля Кому, Тема и Сообщение.

3. Нажмите значок с изображением скрепки 4 Ссылка на документ.

4. Укажите библиотеку, в которой находиться этот документ.

5. В текстовое поле Документ введите номер документа.

6. Укажите, на какую версию документа (текущую, официальную или с определенным номером) должна указывать ссылка 4 нажмите ОК.

7. Нажмите Отправить.

Удаление прикрепленного файла из сообщения

1. Щелкните правой кнопкой мыши на прикреплении, которое вы хотите удалить 4выберите Удалить.

Подсказки

·   Если в бланке нет пиктограммы, представляющей прикрепление, нажмите значок с изображением скрепки 4 выберите прикрепление, которое Вы хотите удалить4Удалить 4Закрыть.

·   Если Вы удаляете прикрепленный файл, он не удаляется с диска или сетевого устройства; он просто удаляется из списка прикреплений.

·   Прикрепленный файл можно удалить, если Вы являетесь отправителем, но не получателем сообщения.

Просмотр прикрепленных файлов

Если Вы хотите только быстро просмотреть прикрепление, можно просмотреть его, не открывая. При просмотре прикрепление не открывается в отдельном приложении. Вместо этого оно отображается в программе просмотра. Обычно это быстрее, чем открывать прикрепление; однако формат прикрепления может отображаться неверно.

1. Щелкните правой кнопкой мыши на прикреплении 4 выберите Просмотр прикрепления.

Открытие прикрепленного файла

Если Вы открываете прикрепленный файл, GroupWise определяет приложение, в котором его следует открыть. Вы можете принять предложенное приложение или ввести путь и имя файла другого приложения. Если вы хотите только просмотреть содержимое прикрепления, его можно не открывать, а просмотреть. См. выше в этом разделе Просмотр прикрепленных файлов.

1. Откройте сообщение, содержащее прикрепление.

2. Щелкните правой кнопкой мыши на прикреплении 4 выберите Открыть.

3. Если Вы хотите открыть прикрепление в другом приложении, введите путь и имя исполняемого файла. В этом шаге нет необходимости, если нужное приложение уже указано.

4. Нажмите ОК.

Прикрепление звуковых файлов к сообщению

К сообщению можно прикрепить голосовые или звуковые файлы. Например, Вы можете продиктовать письмо, чтобы получатели его прослушали и набирали под диктовку. Однако чтобы снабдить сообщение звуком, Вы должны иметь соответствующее оборудование и программное обеспечение.

1.    

1. В бланке сообщения отбуксируйте из строки статуса в область бланка за пределами текстовых полей.

2. Щелкните круг, чтобы начать запись звука.

3. Нажмите квадрат, чтобы прекратить запись.

4. Выберите Файл 4Выход и возврат в GroupWise, чтобы закрыть диалоговое окно Запись звука.

3.2.3  Управление отправленными сообщениями

В Почтовом ящике вы можете отобразить ранее отправленные сообщения. Вот несколько причин, по которым это может понадобиться:

Чтение

Вы можете прочитать отправленное сообщение, чтобы убедиться, что Вы включили в него правильную информацию или чтобы напомнить себе содержание сообщения.

Повторная отправка

Вы можете повторно отправить сообщение, исправив его, или отправить другим пользователям.

Контроль статуса (Свойства)

Вы можете просмотреть, кто получил это сообщение, кто его открыл, удалил и др.

Возврат

Если вы ошиблись, но уже отправили сообщение, его можно вернуть, пока получатель его не прочитал.

Отображение отправленных сообщений

1. Если панели инструментов нет на экране, выберите Вид 4Панель инструментов.

2.    

1. Нажмите

Подтверждение доставки отправленных сообщений

GroupWise предоставляет несколько способов, чтобы убедиться, что Ваше сообщение доставлено.

Контроль отправленного сообщения

Вы можете проверить статус в окне Свойства любого отправленного сообщения. Щелкните правой кнопкой мыши на сообщение 4 выберите Свойства. В окне Свойства, помимо прочей информации, будет показано, когда сообщение было доставлено и открыто.

Получение уведомления, если сообщение открыто или удалено

Вы можете получить уведомление, когда получатель открывает или удаляет сообщение, отклоняет мероприятие или выполняет задание. При составлении сообщения выберите Файл 4Свойства 4раскройте список Вернуть уведомление при открытии или При удалении 4выберите, как Вы хотите получить уведомление.

запрос ответа

Вы можете проинформировать получателя о том, что нужен ответ на сообщение. GroupWise добавляет в начало сообщения предложение о том, что требуется ответ, и изменяет пиктограмму в Почтовом ящике получателя на двойную стрелку. При составлении сообщения выберите Файл 4Свойства 4в поле Запросить ответ выберите, когда Вам нужен ответ.

Повторная отправка сообщений

Используйте Отправить повторно, чтобы отправить сообщение еще раз, например, с изменениями. Повторная отправка позволяет вам отправить сообщения, не вводя снова всю информацию.

1.    

1. Нажмите на панели инструментов, чтобы отобразить отправленные сообщения.

2. Щелкните правой кнопкой мыши на сообщении, которое вы хотите отправить повторно 4выберите Отправить повторно.

3. Внесите в сообщение необходимые изменения 4нажмите Отправить.

4. Нажмите Да, чтобы вернуть первый экземпляр. или Нажмите Нет, чтобы оставить первый экземпляр.

Подсказки

·   Чтобы увидеть, можно ли вернуть сообщение, проверьте его свойства. Если в свойствах нет Возвращено, то сообщение уже было открыто.

Возврат отправленных сообщений

Используйте Удалить для возврата отправленного сообщения. Например, если, отправив сообщение, Вы вспоминаете, что ошиблись, можно удалить это сообщение, пока никто из получателей не прочитал его.

1.    

1. Выберите в Почтовом ящике сообщение, которое вы хотите вернуть. Чтобы отобразить отправленные сообщения в Почтовом ящике, нажмите на панели инструментов.

2. Выберите Правка 4Удалить.

3. Выберите соответствующий вариант.

4. Нажмите ОК.

Подсказки

·   Вернуть письмо или телефонное сообщение можно от получателей, которые его еще не открыли. Мероприятие, записку или задание можно вернуть в любое время.

·   Чтобы просмотреть, кто из получателей открыл сообщение, щелкните правой кнопкой мыши на сообщении в Почтовом ящике 4выберите Свойства.

Проверка статуса Ваших сообщений

Свойства позволяют Вам проверить статус любого отправленного сообщения. Например, Вы можете узнать, когда сообщение было доставлено и когда получатель открыл или удалил его. Если получатель принял или отклонил мероприятие и включил комментарий, Вы увидите этот комментарий в окне Свойства. Вы также увидите, если получатель пометил задание как Выполненное.

В свойствах также отображается информация о полученных сообщениях. Вы можете узнать, кто еще получил это сообщение (кроме получателей скрытых копий), размер и дату создания прикрепленных файлов и др. Для получения информации о документе используйте Протокол действий в свойствах.

1. Выберите или откройте сообщение, статус которого вы хотите проверить.

2. Выберите Файл 4Свойства.

3.2.4  Управление полученными сообщениями

GroupWise хранит все полученные Вами сообщения, письма, мероприятия и т.д. в Почтовом ящике.

В Почтовом ящике вы можете читать сообщения, отвечать на них и пересылать полученные сообщения. Кроме этого, Вы можете делегировать задания и мероприятия другим пользователям. Вы даже можете преобразовывать сообщение, например, письмо, в сообщение другого типа, например, мероприятие.

Чтение полученных сообщений

Входящие сообщения можно читать в Почтовом ящике или календаре. В Почтовом ящике отображается список всех сообщений, полученных Вами от других пользователей. Персональные мероприятия, записки и задания появляются в Календаре и не отображаются в Почтовом ящике.

В Почтовом ящике можно открыть и прочесть сообщения всех типов. Однако мероприятия, задания и записки можно читать в Календаре, глядя при этом в расписание. Телефонные сообщения и письма остаются в Почтовом ящике, пока Вы их не удалите. Мероприятия, записки и задания остаются в почтовом ящике до тех пор, пока Вы не примете, не отклоните или не удалите их. Если Вы принимаете мероприятие, записку или задание, оно перемещается в календарь.

Все сообщения в Почтовом ящике помечаются пиктограммой. В таблице 3.1 описаны все пиктограммы, появляющиеся в Почтовом ящике. Пиктограммы изменяются в зависимости от того, открыто сообщение или нет.

Таблица 3.1

Пиктограммы появляющиеся в Почтовом ящике

Тип сообщения	Неоткрыто	Открыто
Письмо
Телефонное сообщение
Задание
Мероприятие
Записка

Чтение сообщений в Почтовом ящике

1. Дважды щелкните сообщение, которое вы хотите прочесть.

Подсказки

·   Если Почтовый ящик не отображается, нажмите в Списке папок.

Чтение сообщений в программе быстрого просмотра

Для просмотра содержимого сообщения используйте программу быстрого просмотра. Это экономит время, поскольку не нужно открывать каждое сообщение; Вы просто щелкаете сообщение или нажимаете стрелку вниз для прочтения сообщений. Если Вы выбираете ссылку на документ, этот документ отобразится в окне быстрого просмотра. Однако, прикрепления не отображаются в окне быстрого просмотра.

Если Вы читаете сообщения в окне быстрого просмотра, пиктограмма изменяется на пиктограмму открытого сообщения. Например, закрытый конверт, представляющий письмо, изменяется на открытый конверт.

1.  Нажмите на панели инструментов.

2. Измените размер окна быстрого просмотра, отбуксировав угол окна или линию горизонтального разделителя вверх или вниз.

3. В Почтовом ящике выберите все сообщения, которые Вы хотите прочесть.

Пометка сообщения как Непрочтенного

Если Вы открываете сообщение для прочтения, но потом решаете прочесть его позже, можно пометить это сообщение как непрочтенное. Такая пометка изменяет пиктограмму сообщения на пиктограмму неоткрытого сообщения, так что Вы будете знать, что не прочли его.

1. В Основном окне выберите сообщение в Списке сообщений.

2. Выберите Действия 4Читать позже.

Подсказки

·   Пометка открытого сообщения как непрочтенного не изменяет статус этого сообщения в Свойствах. Например, если Вы открыли сообщение, а затем пометили его как непрочтенное, отправитель сообщения по-прежнему будет видеть статус открыто в окне Свойств.

Ответ на полученные сообщения

Для ответа на сообщение выберите Ответить. Вы можете ответить всем получателям и отправителю исходного сообщения или только отправителю, не создавая при этом и не адресуя новое сообщение. Вы также можете включить в ответ копию исходного сообщения. В ответе перед темой исходного сообщения будет помещено слово НА:. При желании, тему можно изменить.

Ответ на сообщение

1. Откройте или щелкните сообщение, на которое Вы хотите ответить.

2. Выберите Действия 4Ответить.

4. Нажмите ОК.

5. Введите сообщение 4нажмите Отправить.

Подсказки

·   Если Вы отвечаете всем получателям сообщения, которое включало получателей копии и скрытой копии, Ваш ответ будет включать получателей копии, но не скрытой копии.

Включение текста сообщения в ответ

1. Откройте сообщение, на которое Вы хотите ответить.

2. Выберите Ответить.

3. Выберите Включить сообщение, полученное от отправителя 4ОК.

4. Введите текст сообщения 4нажмите Отправить.

Подсказки

·   Иногда для представления беседы нужно писать свои комментарии в середине включенного исходного текста. В этом случае, чтобы Ваш текст отличался от текста оригинала, можно сделать его полужирным, подчеркнуть или выделить курсивом.

Ответ на сообщение в разделяемой папке

Если Вы отвечаете на сообщение в разделяемой папке, у Вас имеется две дополнительные возможности ответа. Если Вы читаете чей-то ответ, можно ответить на исходное сообщение дискуссии, а не на то сообщение, которое Вы читаете. Можно также ответить на сообщение, которое Вы читаете, независимо от того, является ли оно исходным сообщением дискуссии или ответом. В любом случае, эти ответы помещаются в разделяемую папку, а не отправляются отдельным пользователям.

1. Откройте или выберите сообщение в разделяемой папке.

2. Выберите Действия 4Ответить.

3. Выберите вариант ответа 4ОК.

4. Введите ответ 4ОК.

Подсказки

·   Если Вы выбрали вариант Ответить персонально, Ваш ответ помещается в разделяемую папку, а не отправляется отдельным пользователям.

Пересылка сообщений другим пользователям

Получив сообщение, мероприятие или задание, Вы можете переслать его одному или нескольким пользователям. Также можно переслать ссылку на документ. Например, если Вы больше не руководите работой комитета, но все еще получаете почту, относящуюся к работе этого комитета, Вы можете пересылать полученные сообщения новому руководителю.

Если Вы получаете мероприятие, записку или задание, которое хотите назначить другому пользователю, используйте функцию Делегировать. Если вы делегировали сообщение, отправитель получит уведомление о том, что ответственность за сообщение передана другому пользователю.

1. В Почтовом ящике выберите сообщение, которое Вы хотите переслать.

2. Выберите Действия 4Переслать.

3. Нажмите Адрес 4выберите закладку адресной книги, которую Вы хотите использовать.

4. Дважды щелкните имя пользователя или группы, которой Вы хотите переслать это сообщение 4нажмите ОК.

5. В поле Сообщение введите текст сообщения (необязательно).

6. Нажмите Отправить.

Подсказки

·   Если Вы не можете принять мероприятие, задание или записку, ее можно делегировать, а не пересылать. В окне отправителя Свойства появится статус Делегировано, так что отправитель будет знать, что Вы передали ответственность за это сообщение другому человеку.

Изменение типов сообщений

Для преобразования типа сообщения в Почтовом ящике можно использовать Изменить на. Например, можно преобразовать письмо из Почтового ящика в мероприятие в Календаре. Новое мероприятие включает всю информацию из письма (списки Кому, СС и ВС, тему и текст сообщения), которая используется в мероприятии. По умолчанию все новые сообщения, созданные при помощи Изменить на, являются персональными; однако Вы можете преобразовать персональное сообщение в групповое при помощи диалогового окна Изменить на.

Если Вы преобразуете письмо или телефонное сообщение в сообщение другого типа (например, мероприятие или задание), исходное сообщение удаляется из Почтового ящика, а новое сообщение помещается а соответствующее место, например, в Календарь.

При преобразовании типов GroupWise отображает для сообщения бланк по умолчанию, выбранный в Параметрах окружения.

Преобразование сообщения в Почтовом ящике в сообщение другого типа

1. В Почтовом ящике выберите сообщение, которое Вы хотите преобразовать.

2. Выберите Правка 4Изменить на.

3. Выберите тип сообщения.

4. Введите необходимую информацию.

5. Нажмите Отправить.

Преобразование сообщения в Календаре в сообщение другого типа

1. Выберите Окно 4Календарь, чтобы открыть Календарь.

2. В списке мероприятий, заданий или записок выберите сообщение, которое Вы хотите преобразовать.

3. Отбуксируйте это сообщение в список, соответствующий типу, в который Вы хотите его преобразовать. Например, отбуксируйте задание в Список мероприятий, чтобы преобразовать его в мероприятие.

4. Введите дополнительную информацию в бланке сообщения 4нажмите ОК.

Преобразование персонального сообщения в групповое

1. Выберите в Календаре персональное сообщение.

2. Выберите Правка 4Изменить на 4Еще.

3. Выберите Групповое 4ОК.

4. Введите дополнительную информацию 4нажмите Отправить.

Делегирование сообщений

Если Вы получаете мероприятие, задание или записку, которую вы не можете принять, используйте Делегировать. Например, Вы получили приглашение на встречу, предмет которой находится вне Вашей компетенции. Вместо отклонения мероприятия Вы можете его делегировать. Делегировать можно мероприятия, задания или записки. Отправитель увидит, кому Вы делегировали сообщение, в окне Свойства этого сообщения [7].

1. В Основном окне выберите задание, записку или мероприятие.

2. Выберите Действия 4Делегировать.

3. В поля адреса введите имена пользователей. Если Вы не уверены в написании, нажмите Адрес.

4. Введите комментарии для получателя.

5. Нажмите Отправить.

6. Нажмите Да, если Вы хотите, чтобы это сообщение осталось в Вашем календаре. или Нажмите Нет, если Вы хотите, чтобы это сообщение было удалено из Вашего Календаря.

Контрольные вопросы

1. Перечислите существующие типы сообщений и охарактеризуйте каждое из них.

2. Назовите отличие СС (Копии) от ВС (Скрытой копии).

3. Укажите последовательность действий для отправки письма.

4. Укажите последовательность действий для отправки телефонного сообщения.

5. Укажите последовательность действий для отправки задания.

6. Укажите последовательность действий для назначения персонального задания.

7. Укажите последовательность действий для отправки записки.

8. Укажите последовательность действий для прикрепления файла к сообщению.

9. Укажите последовательность действий для прикрепления к сообщению ссылки на документ.

10. Укажите последовательность действий для повторной отправки сообщений.

11. Укажите последовательность действий для возврата отправленных сообщений.

12. Укажите последовательность действий для пересылки сообщений другим пользователям.

13. Укажите последовательность действий для преобразования типов сообщений.

14. Укажите последовательность действий для делегирования сообщений.

Задания

1. Выполнить лабораторную работу №1 Работа с сообщениями в Почтовом ящике

3.3 Планирование общих и персональных мероприятий

3.3.1  Планирование мероприятий

Планирование мероприятий, заданий и записок с GroupWise очень удобно. Вы можете использовать Поиск свободного для поиска времени, когда все люди и ресурсы, необходимые Вам для встречи, незаняты. Вы также можете использовать Автодатировку, чтобы быстро и легко назначать повторяющиеся мероприятия, задания и записки. Информацию об Автодатировке см. в главе Планирование повторяющихся мероприятий в разделе Планирование общих и персональных мероприятий. Вы можете также зарезервировать блок времени при помощи персонального мероприятия. Если Вы хотите узнать, принял ли кто-то задание или придет ли он на встречу, можно проверить статус сообщения.

Планирование мероприятия

1. Нажмите на панели инструментов.

2. В поля Кому, СС и ВС введите имена приглашаемых. Включите также ИД всех ресурсов в поле Кому. Если Вы не знаете ИД ресурса, нажмите Адрес.

3. В поле Место введите описание места.

4. Укажите дату начала, время начала и продолжительность.

5. Введите тему и текст сообщения.

6. Нажмите Отправить.

Переназначение мероприятий

На панели инструментов нажмите если в Почтовом ящике не отображаются исходящие сообщения.

1. Выберите мероприятие, которое Вы хотите переназначить.

2. Выберите Действия 4Отправить повторно.

3. Внесите изменения 4нажмите Отправить.

4. Нажмите Да, чтобы вернуть исходное сообщение.

Подсказки

·   Вы можете переназначить мероприятие, если Вы являетесь отправителем исходного мероприятия или имеете права доверенного лица на Почтовый ящик человека, назначившего это мероприятие.

·   Чтобы перенести мероприятие на другое время того же дня, откройте Календарь и отбуксируйте мероприятие на новое время.

Отмена мероприятия

На панели инструментов нажмите если в Почтовом ящике не отображаются исходящие сообщения.

1. Выберите мероприятие, которое Вы хотите отменить.

2. Выберите Правка 4Удалить.

3. Выберите Все почтовые ящики 4ОК.

Назначение персонального мероприятия

На панели инструментов нажмите стрелку справа от 4выберите Персональное мероприятие.

1. Введите тему, место (необязательно) и текст сообщения (необязательно).

2. Укажите дату начала, время начала и продолжительность.

3. Нажмите ОК.

Планирование персонального мероприятия в Календаре

Рисунок 3.3 Календарь

1. Выберите Окно 4Календарь.

2. Выберите нужную дату 4дважды щелкните время в окне Мероприятие.

3. Введите тему, место (необязательно) и текст сообщения (необязательно).

4. Укажите продолжительность 4нажмите ОК.

Подсказки

·   В бланке персонального мероприятия нет полей Кому, СС или ВС. Персональное мероприятие автоматически заносится в Ваш календарь. Если Вы измените параметры Даты и Времени так, что список мероприятия не будет отображаться в режиме контура, при открытии мероприятия в него нужно будет добавить время.

·   Чтобы отобразить бланк персонального мероприятия при планировании мероприятий из меню Файл, используйте Параметры окружения.

Проверка свободного времени

Используйте Поиск Свободного, чтобы найти время, когда все люди и ресурсы, которым Вы хотите назначить встречу, не заняты. Вы также можете использовать Поиск Свободного в GroupWise Remote.

1. В поле Кому создаваемого мероприятия укажите имена пользователей и ИД ресурсов. Если Вы не знаете ИД ресурсов, нажмите Адрес.

2. Укажите первый возможный день для встречи в поле Дата начала.

3. Укажите продолжительность встречи.

4. Нажмите Занято?

Пустое пространство рядом с именем пользователя или ресурса на закладке Индивидуальные расписания указывает, что этот пользователь или ресурс в это время свободен. Пустое пространство рядом со временем на закладке Доступное время означает, что это время не занято ни у кого из пользователей.

5. Нажмите Авто-Выбор, чтобы назначить встречу на ближайшее свободное время или нажимайте Авто-Выбор, пока не появится нужное время 4нажмите ОК, чтобы поместить пользователей, ресурсы и выбранное время и продолжительность в планируемое мероприятие. или Выберите закладку Время по дням, чтобы просмотреть возможное для встречи время 4щелкните нужное время 4нажмите ОК, чтобы перенести пользователей, ресурсы и выбранное время и продолжительность в планируемое мероприятие.

6. Закончите и отправьте мероприятие.

Принятие или отклонение назначенных сообщений

Когда Вы получаете мероприятие, задание или записку, Вы можете принять или не принять ее. В GroupWise Вы можете известить отправителя о том, что Вы приняли или отклонили сообщение, и добавить комментарии. Вы также можете делегировать сообщение другому пользователю. Отправитель может узнать ваше решение, проверив статус сообщения.

1. Дважды щелкните сообщение в Почтовом ящике, чтобы открыть его.

2. Выберите Принять или Отказаться.

3. Введите комментарий (необязательно) 4нажмите ОК.

4. Если сообщение является сообщением с Автодатировкой, после принятия или отклонения Вы получите запрос. Выберите Данный экземпляр, чтобы принять или отклонить только это сообщение. Выберите Все экземпляры, чтобы принять или отклонить все экземпляры сообщения с автодатировкой.

3.3.2  Планирование повторяющихся мероприятий

Используйте Автодатировку для планирования повторяющихся мероприятий, заданий и записок. Например, если Вы ответственны за проведение встречи отдела каждые две недели, можно создать одно мероприятие с автодатировкой, которое назначит встречи на целый год. Вы также можете зарезервировать комнату и проектор для этого мероприятия.

События с Автодатировкой могут происходить в один день недели (например, каждый понедельник), в один день (дни) месяца (например, 15-го и в последний день) или в другой определенный ряд дат. Автодатировку можно также использовать для планирования нерегулярных или нечастых событий, например, праздников.

Если Вы отправляете сообщение с автодатировкой, GroupWise копирует это сообщение и помещает в каждую копию по одной дате. Например, если Вы определили пять дат для события, GroupWise создает пять копий сообщения и назначает по одной копии для каждой даты. Если Вы отправляете это сообщение другим пользователям, у Вас будет пять исходящих сообщений для пяти экземпляров события. Если Вы получаете это событие, у Вас в Почтовом ящике будет пять копий входящего сообщения, по одной для каждой даты.

Сообщение с автодатировкой можно создать тремя способами. По образцу можно назначить события на один и тот же день недели, месяца или периодически. По дате можно выбрать определенные дни в календаре. По формуле Вы можете ввести информацию о назначении в текстовом формате.

Планирование сообщений с автодатировкой по образцу

1. В планируемом мероприятии, задании или записке выберите Действия 4Автодатировка.

2. Выберите закладку По образцу.

3. В поле Диапазон укажите даты начала и окончания. или Чтобы задать определенное число экземпляров вместо диапазона, укажите дату начала 4выпадающее меню Конец 4Вхождения 4укажите число вхождений.

4. Раскройте выпадающий список Дни недели 4выберите параметр.

5. Выберите месяцы. Чтобы назначить событие на все месяцы, дважды щелкните на любой месяц.

6. Если Вы выбрали Дни месяца, раскройте выпадающий список В 4выберите параметр 4выберите пронумерованные дни (например, 1 и 15). или Если Вы выбрали Дни недели, выберите порядковый номер рядом с нужным днем недели (например, 2-й Вт). или Если Вы выбрали Периодически, укажите продолжительность периода (например, каждые 15 дней).

7. Нажмите ОК.

Планирование событий с автодатировкой по датам

1. В планируемом сообщении выберите Действия 4Автодатировка.

2. Выберите закладку По датам.

3. Выберите дни 4нажмите ОК.

Планирование событий с автодатировкой по формуле

1. В планируемом мероприятии, задании или записке выберите Действия 4Автодатировка.

2. Выберите закладку По формуле.

3. В поле Диапазон укажите даты начала и окончания. или Чтобы задать вместо диапазона определенное число экземпляров, укажите дату начала 4раскройте выпадающее меню Конец 4Вхождения 4укажите число вхождений.

4. Введите текст формулы 4нажмите ОК.

Использование функций и операторов формул автодатировки

Для создания формулы автодатировки Вы можете использовать функции и операторы. Помните, что те же автодатировки можно быстро и легко создать при помощи закладки По образцу. Закладка По формуле предлагается только для людей, которые предпочитают создавать автодатировки по формулам.

Операторы формул автодатироки

Оператор - это символ или слово, которое Вы вставляете в формулу для выполнения определенной операции. Каждому оператору назначен приоритет, означающий, что при вычислении формулы одни операторы выполняются раньше других.

В таблице 3.2 описаны операторы и их приоритеты.

Таблица 3.2

Операторы и их приоритеты

Функция	Приоритет
Пробел (И с высоким приоритетом)	1
Плюс или +	2
Минус или -	2
В или :	3
Every…Starting	4
Every…Ending	4
Before	5
On/Before	5
After	5
On/After	5
Near	5
Near/After	5
Or или !	6
And или & (И с низким приоритетом)	7

Контрольные вопросы

1. Опишите последовательность действий при планировании мероприятий.

2. Опишите последовательность действий при переназначении мероприятий.

3. Опишите последовательность действий при назначении персонального мероприятия.

4. Укажите последовательность действий для проверки свободного времени.

5. Как спланировать сообщение с автодатировкой по образцу?

6. Что такое операторы формул автодатировки, какие операторы существуют и каков их приоритет?

Задания

1. Выполнить лабораторную работу №2 Планирование общих и персональных мероприятий

3.4 Использование календаря

3.4.1  Использование ежедневного календаря

Используйте Календарь для работы со своим расписанием. В Календаре можно просматривать мероприятия, задания и записки в различных форматах, читать сообщения, сохранять их и распечатывать в различных форматах.

Вы можете даже распечатать свое расписание в формате Планировщика дня Франклина и скоординировать расписание GroupWise с расписанием Планировщика дня Франклина. Подробнее о печати расписания см. Печать сообщений в Почтовом ящике в разделе Управление почтовым ящиком.

Просмотр календаря

GroupWise предоставляет три организационных структуры Календаря с вариациями просмотра мероприятий, заданий и записок. Такие удобные способы просмотра назначенных сообщений помогают Вам упорядочивать информацию и сосредоточиваться на наиболее важной.

Окно календаря

Вы можете просматривать все назначенные сообщения GroupWise в формате на день, неделю, год или в любом другом заданном Вами формате. См. Изменение бланка Календаря ниже. В Параметрах можно указать другой бланк Календаря по умолчанию.

1. Выберите Окно 4Календарь, чтобы открыть календарь в отдельном окне.

Папка календарь

Здесь Вы можете найти все назначенные сообщения GroupWise, не открывая отдельного окна.

1. Выберите Календарь в Списке папок.

2. Выберите Вид 4Подробно, если хотите просмотреть свои назначенные сообщения в списке.

Как календарь

Этот способ просмотра календаря полезен, если Вы храните все мероприятия и другие сообщения, относящиеся к определенному проекту или клиенту, в одной папке и хотите просмотреть свое расписание только относительно этого проекта.

1. Выберите папку этого проекта в Списке папок.

2. Выберите Вид 4Как Календарь, чтобы отобразить все назначенные и принятые сообщения, сохраненные в этой папке.

Чтение сообщения в Календаре

1. Выберите Окно 4Календарь.

2. Дважды щелкните сообщение, которое хотите прочесть.

Сохранение сообщения в Календаре

1. Выберите Окно 4Календарь, чтобы открыть Календарь.

2. Выберите сообщение, которое Вы хотите сохранить 4выберите Файл 4Сохранить как.

3. В поле Сохранить файл как введите имя файла сообщения.

4. Чтобы сохранить сообщение в другом каталоге, который не отображается в поле Текущий каталог, нажмите Обзор 4выберите устройство 4выберите папку 4ОК.

5. Если Вы хотите, чтобы GroupWise выдавал запрос на замену существующего файла с таким именем, установите флажок Сообщение о конфликте имен файлов.

6. Выберите Сохранить 4Закрыть.

3.4.2  Установка сигналов для сообщений календаря

GroupWise может воспроизводить звуковой сигнал, чтобы напомнить вам о том, что приближается мероприятие. Вы также можете выбрать, чтобы после сигнала открывался какой-либо файл или запускалась программа. Например, мероприятие может запускать резервное копирование файлов, пока Вас нет на работе, а компьютер включен.

В Параметрах Вы можете указать значение по умолчанию, которое автоматически устанавливает сигнал, если Вы принимаете мероприятие.

ВАЖНО: чтобы прозвучал сигнал, должна быть запущена программа уведомления Notify.

Установка сигнала

1. в Почтовом ящике или Календаре выберите мероприятие.

2. выберите Действия 4Установить сигнал.

3. Укажите, за сколько часов или минут до мероприятия Вы хотите услышать сигнал 4нажмите ОК.

Подсказки

·   Можно также щелкнуть на мероприятии правой кнопкой мыши, затем выбрать Установить сигнал.

·   Если опция Установить сигнал не доступна, убедитесь, что мероприятие еще не прошло.

·   В Параметрах Вы можете выбрать автоматическую установку сигнала, если Вы принимаете мероприятие.

·   Можно указать путь к приложению, которое будет запускаться после сигнала.

Как указать за сколько до события должен прозвучать сигнал

1. Выберите Сервис 4Параметры.

2. Дважды щелкните Дата и Время 4выберите закладку Календарь 4Сигнал, если принято.

3. Укажите, за сколько часов или минут до события должен прозвучать сигнал.

4. Нажмите ОК.

Контрольные вопросы

1. Каково назначение Календаря?

2. Как установить сигналы для сообщений в Календаре?

3. Как прочитать сообщения в Календаре?

4. Как сохранить сообщение в Календаре?

5. Как указать за сколько до события должен прозвучать сигнал?

3.5 Управление Почтовым ящиком

3.5.1  Использование списка папок

Используйте папки для хранения и упорядочивания входящих и исходящих сообщений - мероприятий, записок, заданий, ссылок на документы, писем или телефонных сообщений - в Почтовом ящике. Это позволит Вам сгруппировать вместе сообщения, относящиеся к определенному заданию.

Все папки в Основном окне являются вложенными по отношению к папке пользователя. Папка пользователя представляет Вашу базу данных пользователя и содержит всю информацию GroupWise. В папке пользователя находиться Почтовый ящик, папка Отправленные, Календарь, папка Список заданий, папка В работе, Картотека (которая содержит все персональные папки) и Урна. Упорядочивать сообщения в папках Вы можете, перемещая или связывая их. Если Вы перемещаете сообщение в папку, оно извлекается из одной папки и помещается в другую. Если Вы связываете сообщение с папкой, оно по-прежнему остается в исходной папке и появляется также в новой папке. Если Вы изменяете связанное сообщение, оно изменяется и во всех остальных папках.

Вы можете определить свой набор свойств для каждой папки в Списке. Эти свойства включают колонки, отображаемые в Списке сообщений, порядок и размер колонок, порядок сортировки и отображения сообщений - подробно или по цепочкам обсуждения.

Можно создать любое количество установок отображения и применять их к любой папке в Списке. Например, можно использовать одну установку отображения для большинства папок и иметь специальные установки отображения для некоторых персональных папок.

Неоконченные сообщения можно хранить в существующей папке Текущая работа.

Переименование папок

1. В Основном окне щелкните правой кнопкой мыши на папке, которую Вы хотите переименовать 4выберите Переименовать.

2. Введите новое имя папки.

Подсказки

·   Нельзя переименовать папки Календарь, Почтовый ящик, В работе или Урна.

Удаление папок

1. Щелкните правой кнопкой мыши на папке, которую вы хотите удалить 4выберите Удалить.

2. Выберите Только объекты или Папки и объекты 4ОК.

Подсказки

·   Нельзя удалить папки Календарь, Почтовый ящик, В работе или Урна.

·   Чтобы удалить разделяемую папку, щелкните правой кнопкой мыши на папке 4выберите Удалить 4Да.

Создание папок

1. В Списке папок выберите Файл 4Создать 4Папку.

2. Введите имя новой папки.

3. Нажмите Вверх, Вниз, Вправо или Влево, чтобы поместить папку в нужное место в Списке папок 4нажмите Дальше.

4. Введите описание папки 4нажмите Готово.

Перемещение сообщения в несколько папок

1. Выберите сообщение в Почтовом ящике.

2. Выберите Правка 4Перенести/связать с папками.

3. Установите флажок около каждой папки, в которой Вы хотите иметь это сообщение.

4. Выберите Связать.

Подсказки

·   Если Вы удалите исходное сообщение, его копии в других папках останутся.

·   Выберите Удалить старые связи, чтобы удалить сообщение из всех папок, с которыми оно ранее было связано, и переместить сообщение в новую папку.

·   В Основном окне удерживайте клавишу Alt во время буксировки сообщения в папку для перемещения сообщения в эту папку. Сообщение удаляется из всех папок, с которыми оно было ранее связано, и помещается в одну папку.

·   В Основном окне удерживайте клавишу Ctrl во время буксировки сообщения в папку, чтобы связать сообщение с этой папкой.

3.5.2  Использование разделяемых папок

Вы можете сделать персональные папки в Картотеке общими, разделив их. Например, если Вы хотите иметь такую папку, куда все сотрудники Вашего отдела могли бы помещать и просматривать сообщения GroupWise - письма, документы и т.д. можно разделить папку. Вы выбираете, с кем эта папка будет использоваться совместно, и какие права получает каждый из пользователей. Затем пользователи могут помещать сообщения в разделяемую папку, буксировать в нее существующие сообщения и создавать цепочки обсуждения.

Если Вы используете GroupWise Remote, изменения в разделяемых папках обновляются при соединении с главной системой GroupWise. Например, если Вы добавляете сообщение в разделяемую папку из Почтового ящика Remote, сотрудники, находящиеся в офисе, увидят это сообщение только после того, как Вы соединитесь с главной системой GroupWise [7].

Совместное использование папки с другими пользователями GroupWise

1. В Основном окне щелкните правой кнопкой мыши на папке, которую Вы хотите сделать разделяемой 4выберите Разделение.

2. Выберите Разделение с.

3. В поле Имя начните вводить имя пользователя.

4. Когда в поле появиться нужное имя, нажмите Добавить, чтобы переместить этого пользователя в Список разделения.

5. Выберите параметры доступа для этого пользователя.

6. Повторите Шаги 3-5 для всех пользователей, с которыми Вы хотите совместно использовать эту папку.

7. Нажмите ОК.

Помещение сообщения в разделяемую папку

1. Щелкните разделяемую папку в Списке папок, чтобы открыть ее.

2. Выберите Файл 4Создать 4Обсуждение.

3. Введите тему нового сообщения.

4. Введите текст сообщения.

5. Нажмите ОК.

3.5.3  Выполнение Notify

Программа Notify уведомляет Вас о входящих сообщениях, о том, что открыто исходящее сообщение или о том, что приближается мероприятие. Notify может уведомлять Вас четырьмя способами: звуковым сигналом, диалоговым окном, небольшим значком или запуском приложения.

Вы можете получать сигналы и уведомления другого пользователя, если он предоставил Вам соответствующие права в Списке доступа.

Notify устанавливается в ту же папку, что и GroupWise при выполнении программы Установки GroupWise. Программа уведомления Notify выполняется в свернутом виде в фоновом режиме во время выполнения других программ. Во время работы программы уведомления Notify на панели задач Windows появляется пиктограмма.

Запуск Notify

1. Нажмите Пуск на панели задач Windows 4Программы 4GroupWise 4Программа уведомления Notify.

Чтение сообщений из Notify

Рисунок 3.4 Уведомление Notify

1. Когда появляется диалоговое окно Notify, выберите Читать.

Установка частоты проверки наличия новых сообщений программой Notify

1. Убедитесь, что программа уведомления Notify запущена.

2. Щелкните правой кнопкой мыши на значок программы на панели задач Windows 4выберите Параметры.

3. Введите число минут в поле Проверять почту каждые.

Уведомление о чьих-либо сообщениях

1. При запуске GroupWise получение сигналов Notify уже включено. Чтобы получать уведомления другого пользователя, выполните следующие действия:

2. В Основном окне выберите Сервис 4Параметры.

3. Дважды щелкните Защита 4выберите закладку Уведомление.

4. Введите имя пользователя, доверенным лицом которого Вы являетесь.

5. Выберите Добавить.

6. Убедитесь, что выбраны опции Получать уведомления и Получать сигналы.

7. Нажмите ОК.

3.5.4  Помещение в архив сообщений из Почтового ящика

Используйте архив для хранения писем или телефонных сообщений, мероприятий, записок или заданий в специальной базе данных на локальном диске. Помещение сообщений в архив экономит дисковое пространство в сети и освобождает Почтовый ящик. Например, если у Вас в Почтовом ящике имеются важные сообщения, которые в настоящий момент не относятся к работе, Вы можете поместить их в архив. Сообщения в архиве можно просмотреть в любое время. Любое сообщение можно извлечь из архива. Если Вы помещаете в архив отправленное сообщение, Вы не сможете отследить его статус. В Remote архив не доступен.

Помещение в архив сообщения из Почтового ящика

1. Если Вы еще не сделали это, укажите путь к архиву в Местоположении файлов в диалоговом окне Окружение.

2. Выберите в Почтовом ящике сообщения, которые Вам необходимо поместить в архив.

3. Выберите Действия 4Архив.

Просмотр сообщений в архиве

1. В Основном окне выберите Файл 4Открыть архив.

Извлечение сообщений из архива

1. Выберите Файл 4Открыть архив.

2. Выберите сообщение, которое Вы хотите извлечь их архива 4Действия 4Архив.

3. Выберите Файл 4Открыть архив, чтобы вернуться в Основное окно.

Подсказки

·   Извлеченные из архива сообщения возвращаются в папку, из которой они были помещены в архив. Если эта папка удалена, GroupWise создаст новую папку.

Автоматическое помещение сообщений в архив

1. Выберите Сервис 4Параметры.

2. Дважды щелкните Настройки 4выберите закладку Очистка.

3. Выберите Автоархивация через для нужного типа сообщений.

4. Укажите, через сколько дней после доставки или выполнения сообщения оно должно быть помещено в архив.

5. Нажмите ОК.

3.5.5  Печать сообщений в Почтовом ящике

Используйте Печать для печати одного или нескольких сообщений из Почтового ящика или Календаря и всех прикреплений. Вы также можете распечатать сообщение, которое Вы в данный момент читаете или создаете.

Установите принтер при помощи Панели управления Windows.

Используйте Распечатать календарь, чтобы печатать мероприятия, задания и записки в различных форматах и на бумаге разного размера. Например, Вы можете распечатать календарь на день со всеми мероприятиями или календарь на неделю со всеми мероприятиями и заданиями.

Можно распечатать расписание в виде текстового списка мероприятий, заданий и записок.

Для печати календарей нескольких пользователей можно использовать функцию печати для многих пользователей.

Прикрепленный файл можно распечатать из приложения, в котором он создавался, если у Вас есть доступ к этому приложению. Или можно распечатать прикрепленный файл из GroupWise. Печать из GroupWise экономит время, поскольку не нужно открывать приложение, однако форматирование прикрепленного файла может отличаться от оригинала.

Печать сообщений GroupWise

1. В Списке сообщений в Почтовом ящике щелкните или откройте сообщение, которое Вы хотите распечатать. Удерживайте нажатой клавишу Ctrl, чтобы выбрать несколько сообщений.

2. Выберите Файл 4Печать.

3. Выберите сообщения, которые Вы хотите распечатать.

4. Нажмите Печать.

Печать расписания

Нажмите на панели инструментов.

1. Выберите параметр в выпадающем списке Тип календаря.

2. Выберите вариант в выпадающем списке Размер бумаги. Доступные параметры зависят от выбранного типа календаря.

3. Выберите параметр в выпадающем списке Стиль бумаги.

4. Выберите тип расположения бумаги в выпадающем списке Компоновка.

6. В поле Число дней укажите, сколько дней нужно распечатать.

7. Если Вы хотите исключить мероприятия, задания и записки, помеченные как Частные, выберите Скрыть персональные элементы календаря.

8. Выберите закладку Настройки календаря 4укажите нужные параметры. Эти параметры могут изменяться в зависимости от выбранного типа календаря.

9. Выберите Настройка принтера 4в выпадающем списке Имя выберите принтер.

10. Если Вы выполняете печать на бланках, которые будут вручную вставляться в принтер, выберите Свойства 4опцию в выпадающем списке Подача бумаги 4дважды нажмите ОК.

11. Нажмите Печать.

Печать прикрепленного файла из GroupWise

1. Откройте или щелкните сообщение, содержащее прикрепленный файл.

2. Выберите Файл 4Печать.

3. Выберите прикрепленный файл, который Вы хотите распечатать.

4. Выберите Печать.

Печать прикрепленного файла из другого приложения

1. Откройте или щелкните сообщение, содержащее прикрепленный файл.

2. Выберите Файл 4Печать.

3. Выберите прикрепленный файл, который Вы хотите распечатать.

4. Выберите Печатать прикрепление из соответствующего приложения 4Печать.

Печать статусной информации о сообщении

1. Щелкните правой кнопкой мыши в окне Свойства 4выберите Печать.

Информация отправляется непосредственно на принтер.

3.5.6  Создание правил

Используйте Правила для определения набора условий и действий, выполняемых в случае, если сообщение удовлетворяет этим условиям. Вы можете указать такие действия, как перемещение сообщений в папки, пересылка и ответ на сообщение и др. Правила помогут Вам упорядочить Почтовый ящик, автоматизировать его, когда Вы находитесь вне офиса или удалять ненужные сообщения.

Для создания правила сделайте следующее:

·   Дайте правилу имя.

·   Выберите событие. Событие является переключателем, запускающим правило.

·   Выберите типы сообщений, на которые будет влиять это правило.

·   Добавьте действие. Действие - это то, что должно выполняться при наступлении нужного события.

·   Сохраните правило.

Для уточнения того, на какие сообщения должно влиять правило, можно указать много параметров. Например, Вы можете применять правило только к принятым мероприятиям, к сообщениям с определенным словом в строке Тема или к сообщениям с высоким приоритетом.

Используйте Определить условия для дальнейшего уточнения сообщений, на которые влияет правило. Например, можно указать, что правило должно применяться к принятым мероприятиям или письмам с определенным словом в строке Тема и т.д.

Если Вы создали правило, но не хотите, чтобы оно работало все время, можно при необходимости запускать его вручную. Например, вместо того, чтобы правило все время перемещало определенные сообщения в какую-то папку, можно накапливать сообщения в Почтовом ящике, а потом переместить их все одновременно.

Чтобы правило могло быть включено, оно должно быть активизировано. Если правило активизировано, оно помечается флажком. Если Вы снимете флажок, правило отключено. Однако оно остается в списке в диалоговом окне Правила, так что при необходимости Вы можете активизировать его снова.

Создание правила

1. Выберите Сервис 4Правила 4Новое.

2. В поле Имя правила введите имя.

3. Раскройте выпадающий список Событие 4выберите событие, включающее правило.

4. Если Вы выбирали Новое сообщение, Запуск, или Запуск пользователем, выберите один или несколько источников сообщения. Например, выберите Получено и Персональное. или Если Вы выбрали Сохранение сообщения, Открытие папки или Закрытие папки, щелкните пиктограмму папки 4папку 4ОК, чтобы отобразить имя папки.

5. В списке Типы сообщений выберите один или несколько типов сообщений, на которые должно влиять правило.

6. Если Вы хотите еще уточнить сообщения, на которые будет влиять правило, выберите Определить условия 4выберите соответствующие параметры 4ОК.

7. Выберите Добавить действие 4выберите действие, которое должно выполнять это правило. Для некоторых действий, например, Отправить письмо и Ответить, необходима дополнительная информация.

8. Нажмите Сохранить.

Копирование правила для создания нового

1. Выберите Сервис 4Правила.

2. Выберите правило, которое вы хотите скопировать 4Копировать.

3. Введите имя нового правило.

4. Внесите в правило необходимые изменения.

5. Нажмите Сохранить.

Изменение правила

1. Выберите Сервис 4Правила.

2. Выберите правило, которое Вы хотите изменить 4Изменить.

3. Внесите в правило необходимые изменения.

4. Нажмите Сохранить.

Удаление правила

1. Выберите Сервис 4Правила.

2. Выберите правило, которое Вы хотите удалить 4Удалить.

3. Нажмите Да.

Разрешение или запрещение правила

1. Выберите Сервис 4Правила.

2. Выберите правило, которое Вы хотите разрешить или запретить.

3. Выберите Разрешить или Запретить. Эта кнопка переключает Разрешить и Запретить.

Подсказки

1. Разрешенное правило помечается флажком.

2. Можно также щелкнуть флажком рядом с именем правила, чтобы разрешить его или запретить его.

3.5.7  Предоставление другим пользователям доступа к Вашему Почтовому ящику

Функция Доверенное лицо позволяет одному пользователю управлять Почтовым ящиком и Календарем другого пользователя или вести себя как доверенное лицо.

Доверенное лицо может выполнять различные действия, например, чтение, принятие и отклонение сообщений от имени другого пользователя, с учетом ограничений, установленных другим пользователем.

Получение прав Доверенного лица

Прежде чем Вы сможете быть доверенным лицом, должны быть выполнены два подготовительных шага. Во-первых, человек, доверенным лицом которого Вы собираетесь стать, должен дать Вам права в Списке доступа в Параметрах. Во-вторых, Вы должны добавить имя этого пользователя в свой список Доверенные лица, тогда Вы легко сможете получить доступ к его Почтовому ящику или Календарю.

Если Вы выполнили эти приготовления, выберите имя пользователя во всплывающем списке Доверенные лица, когда Вам понадобиться работа с его Почтовым ящиком или Календарем.

Назначение прав Доверенного лица

Используйте Список доступа в Параметрах защиты для назначения другим пользователям прав доверенного лица для Вас. Вы можете назначить различные права разным пользователям, для доступа к информации календаря и к сообщениям. Если Вы хотите, чтобы пользователи могли просматривать определенную информацию о Ваших мероприятиях при выполнении Поиска Свободного в Вашем Календаре, дайте им права для Чтения мероприятий. В таблице 3.3 описаны права, которые Вы можете дать пользователям:

Таблица 3.3

Права Доверенного лица

Право на	Позволяет доверенному лицу
Чтение	Читать получаемые Вами сообщения.
Запись	Создавать и отправлять сообщения от Вашего имени.
Получение моих сигналов	Получать те же сигналы, что и Вы.
Получение моих уведомлений Изменение параметров/правил/групп	Получать уведомления, когда Вы получаете сообщение. Изменять параметры Вашего Почтового ящика. Доверенное лицо может изменить любые Ваши параметры, включая доступ, данный другим пользователям. Если доверенное лицо имеет права Почты, оно может создавать или изменять правила и персональные группы.
Помещение сообщений в архив	Сохранять и читать Ваши сообщения в своей папке архива. Если Вы даете доверенному лицу права Помещения в архив, сообщения, помещенные в архив этим доверенным лицом, могут храниться на его жестком диске и будут Вам недоступны.

Изменение Списка доступа

1. Выберите Сервис 4Параметры.

2.    

Дважды щелкните Защита 4выберите закладку Доступ Доверенного лица.

Чтобы добавить пользователей в список, нажмите 4выберите пользователя, который будет Вашим доверенным лицом 4нажмите ОК.

3. Выберите пользователя в Списке доступа.

4. Выберите права, которые Вы хотите дать этому пользователю.

5. Повторите шаги 4-5, чтобы назначить права каждому пользователю в Списке доступа.

6. Чтобы удалить пользователя из Списка доступа, выберите пользователя 4Удалить пользователя.

7. Нажмите ОК.

Управление Почтовым ящиком или Календарем другого человека

В Основном окне или Календаре нажмите для доступа к всплывающему списку Доверенные лица.

1. Выберите имя человека, к Почтовому ящику которого Вы хотите получить доступ.

Нажмите 4выберите Ваше имя, чтобы вернуться в свой Почтовый ящик, если Вы закончили работу с Почтовым ящиком другого пользователя.

Добавление пользователя в свой список Доверенные лица

В Основном окне или Календаре нажмите .

1. Выберите Доверенные лица.

2. Укажите человека, к Почтовому ящику которого Вы хотите получить доступ 4 нажмите ОК.

3.    

1. Нажмите еще раз, чтобы проверить, появилось ли имя этого человека в списке Доверенные лица.

Удаление пользователя из списка Доверенные лица

В Основном окне или Календаре нажмите

1. Выберите Доверенные лица.

2. Выберите имя, которое Вы хотите удалить 4выберите Удалить.

3. Нажмите ОК.

Подсказки

·   Удаление пользователя из списка Доверенные лица не удаляет Ваши права доверенного лица этого пользователя. Этот пользователь должен изменить Ваши права в Списке доступа в Параметрах.

Пометка сообщения как личного

Вы можете ограничить доступ к отдельным сообщениям в Почтовом ящике или Календаре пометив их как Личные.

Пометив сообщение как Личное, Вы предотвращаете доступ несанкционированных доверенных лиц к этому сообщению. Несанкционированные доверенные лица - это доверенные лица, которым Вы не давали права открывать сообщения, помеченные как Личные. Доверенные лица не могут получить доступ к сообщениям, помеченным как Личные, если Вы не дали им соответствующие права в Списке доступа.

Если Вы помечаете сообщение как Личное при отправке, ни Ваши доверенные лица, ни доверенные лица получателя не смогут открыть это сообщение без соответствующих прав. Если Вы помечаете сообщение как Личное при получении, его не смогут прочесть Ваши неуполномоченные доверенные лица, но смогут прочесть доверенные лица, но смогут прочесть доверенные лица отправителя.

1. Чтобы пометить сообщение в Списке сообщений как Личное, выберите это сообщение 4выберите Действия 4Пометить как Личное.

2. Чтобы пометить как Личное сообщение в Календаре, выберите сообщение в списке Мероприятия, Записки или Задания 4выберите Действия 4Пометить как Личное.

3.5.8  Открытие и очистка Урны

Все удаленные письма, телефонные сообщения, мероприятия, задания, документы и записки хранятся в Урне. Удаленные сообщения можно просмотреть, открыть или вернуть в Почтовый ящик, если Урна не была очищена (очистка Урны удаляет сообщения, находящиеся в Урне, из системы). Вы можете очищать всю Урну или удалять только выбранные сообщения. Сообщения в Урне удаляются в соответствии с установками на закладке Очистка в Параметрах окружения или можно очищать Урну вручную.

Открытие Урны

В Списке папок нажмите

Удаление сообщения из Урны и возвращение его в Почтовый ящик

1. В Списке папок нажмите на папку Урна.

2. Выберите сообщение (я), который Вы хотите восстановить.

3. Выберите Правка 4Восстановить.

Очистка Урны

1. Выберите Правка 4Очистить урну 4Да.

Подсказки

·   Чтобы очистить Урну, ее необязательно открывать.

Автоматическая очистка Урны

1. Выберите Сервис 4Параметры.

2. Дважды щелкните Настройки 4выберите закладку Очистка.

3. Нажмите кнопку Автоматически через в окне Очистка урны 4укажите число дней между удалением сообщений.

4. Нажмите ОК.

3.5.9  Удаление сообщений из Почтового ящика

Используйте Удалить для удаления одного или нескольких выделенных сообщений из Почтового ящика или для удаления выделенного текста из сообщения. Можно также использовать Удалить для удаления папок, документов, соединений и др. Вы можете также использовать Удалить для возврата отправленных сообщений. Письма и телефонные сообщения можно вернуть, если получатели еще не прочли их. Мероприятия, записки и задания можно удалить в любое время.

Удаление сообщения из Почтового ящика

1. В Основном окне выберите сообщение, которое Вы хотите удалить.

2. Выберите Правка 4Удалить.

Подсказки

·   Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на сообщении в Основном окне и выбрать Удалить.

3.5.10          Сохранение сообщений в Почтовом ящике

Вы можете сохранить сообщения и прикрепления в виде файлов на жестком диске, в персональной сетевой папке или на дискете.

При сохранении сообщения из Почтового ящика GroupWise оставляет это сообщение в Почтовом ящике и сохраняет его копию в виде текстового файла по указанному пути.

Используйте папку В Работе для сохранения сообщений, которые Вы начали, но хотите закончить позже.

Если сообщение сохранено, Вы можете загрузить его в другое приложение, например, WordPerfect.

Сохранение сообщения в Почтовом ящике

1. Выберите сообщение, которое Вы хотите сохранить 4выберите Файл 4Сохранить как.

2. В поле Сохранить файл как введите имя файла.

3. Чтобы сохранить сообщение в другом каталоге, не отображенном в поле Текущий каталог, нажмите Обзор.

4. Выберите Сохранить 4Закрыть.

Сохранение прикрепления

1. Выберите сообщение, содержащее прикрепление, которое Вы хотите сохранить.

2. Выберите Файл 4Сохранить как 4выберите прикрепление, которое Вы хотите сохранить.

3. В поле Сохранить файл как введите имя файла прикрепления.

4. Чтобы сохранить сообщение в каталоге, не отображенном в поле Текущий каталог, нажмите Обзор 4выберите диск 4выберите папку 4ОК.

5. Выберите Сохранить 4Закрыть.

Сохранение неоконченного сообщения

1. В бланке сообщения выберите Файл 4Сохранить черновик.

2. Выберите папку, в которой вы хотите сохранить сообщение 4нажмите ОК.

3.5.11          Владельцы ресурсов

Ресурсы - это элементы, которым можно назначить встречу или использовать иным образом. Ресурсы могут быть помещениями, проекторами, машинами и др. Системный администратор определяет ресурс, давая ему идентифицирующее имя и назначая его пользователю. Пользователь, назначенный ресурсу, является владельцем этого ресурса и имеет полные права доверенного лица на получение уведомлений о мероприятиях и принятие или отклонение мероприятий.

Ресурсы можно включать в Поиск Свободного, так же, как пользователей. ИД ресурсов вводятся в поле Кому.

Владелец ресурса отвечает за принятие или отклонение мероприятий для этого ресурса. Владелец может сделать это, имея полные права доверенного лица на этот ресурс.

Владелец ресурса должен находиться в одном почтовом отделении с ресурсом.

Являясь владельцем ресурса, Вы можете принимать или отклонять запросы на этот ресурс. Вы можете включить уведомления, так что Вы будете получать уведомление при каждом запросе ресурса.

Принятие и отклонение запросов на ресурсы

В Основном окне или Календаре нажмите

1. Выберите ресурс, владельцем которого Вы являетесь.

2. Если этого ресурса нет в списке Доверенные лица, выберите Доверенные лица 4в текстовом поле Имя введите имя ресурса, владельцем которого Вы являетесь 4нажмите ОК.

3. Дважды щелкните сообщение, которое нужно принять или отклонить.

4. Выберите Действия 4Принять или Отказаться.

Получение уведомлений в случае запроса пользователем ресурса

1. В Основном окне выберите Сервис 4Параметры 4дважды щелкните Защита 4выберите закладку Уведомление.

2. В поле Уведомления выберите ресурс.

3. Убедитесь, что выбран параметр Получать сигналы 4нажмите ОК

Создание правила для ресурса

Являясь владельцем ресурса, Вы имеете полные права доверенного лица на этот ресурс, включая создание правил. Ниже показано, как создается правило, принимающее все запросы на свободный ресурс. Это только пример одного правила. Вы можете создать множество других правил, выполняющих различные действия. Например, Вы можете создать правило, которое отклоняет запросы на уже занятый ресурс.

1.    

1. В левом нижнем углу Основного окна или в левом верхнем углу Календаря нажмите

2. Выберите ресурс, владельцем которого Вы являетесь.

3. Выберите Сервис 4Правила 4Новое.

4. Введите имя правила.

5. Выберите Мероприятие. убедитесь, что все остальные типы сообщений не выбраны.

6. Раскройте выпадающий список Конфликт мероприятий 4нажмите Нет.

7. Выберите Добавить действие 4Принять 4введите комментарий 4нажмите ОК.

8. Выберите Сохранить 4Закрыть.

Контрольные вопросы

1. Что значит связать сообщение с папкой?

2. Можно ли удалить или переименовать папку Календарь?

3. Для чего необходимы разделяемые папки?

4. Укажите последовательность действий для создания разделяемой папки?

5. Как запустить программу Notify?

6. Для чего служит программа Notify в GroupWise?

7. Как прочитать сообщение из Notify?

8. Для чего используется архив в GroupWise?

9. Как поместить, прочитать и извлечь сообщение из архива?

10. Как можно распечатать сообщение GroupWise?

11. Как распечатать сообщение из GroupWise, из другого приложения?

12. Что такое Правило?

13. Как создать Правило?

14. Опишите функцию Доверенное лицо.

15. Какие права Доверенного лица существуют и что они позволяют делать доверенному лицу?

16. Как удалить сообщения из Почтового ящика?

17. Что такое ресурсы?

Задания

1. Выполнить лабораторную работу №3 Управление Почтовым ящиком

3.6 Использование телефона с GroupWise

3.6.1  Использование опции Позвонить отправителю

Используйте опцию Позвонить отправителю, чтобы позвонить отправителю сообщения. Если Вы выбираете позвонить отправителю, открывается Место Разговора и выполняется телефонный звонок.

Звонок отправителю сообщения

1. Выберите Сервис 4Позвонить отправителю. Откроется Место разговора и выполнит для Вас телефонный звонок.

Подсказки

·   Для этого отправитель должен иметь телефон

3.6.2  Использование Места разговора

Место Разговора позволяет Вам управлять телефоном с рабочего стола GroupWise. Вы можете отвечать на звонки, переводить звонящих в режим ожидания, пользоваться динамиком, устраивать конференции и др. вы даже можете находить и набирать телефонные номера непосредственно из Места Разговора.

Место Разговора - это составная часть среды GroupWise. Оно упрощает доступ к множеству имеющихся, но редко используемых функций телефона. Адресная Книга интегрирована с Местом Разговора для обеспечения быстрого доступа к информации о любом пользователе, имеющемся в общей и личной адресных книгах.

Место Разговора может управлять телефоном при помощи TAPI или TSAPI. Для использования TAPI необходим модем или поставщик услуг TAPI, а на компьютерах клиента должен быть установлен модуль TAPI32.DLL. TAPI32.DLL устанавливается по умолчанию при установке Windows. Для использования TSAPI необходим Сервер TSAPI, модуль CSTA32.DLL и Novell Client 32 на компьютерах клиентов [7].

Запуск Места Разговора

1. В Основном окне GroupWise выберите Сервис 4Место разговора.

Звонок кому-либо

1. В поле Введите имя начните вводить имя человека, пока не появится нужное имя.

2. Нажмите Набрать.

Помещение разговора в режим ожидание

1. Нажмите Отложить

Разъединение

1. Нажмите Закрыть.

Передача звонка

1. Нажмите Передать.

2. В поле Введите имя начните вводить имя, пока не появится нужное.

3. Чтобы известить о новом звонке человека, которому Вы передаете звонок, нажмите Набрать 4сообщение о звонке 4нажмите Передать.

Набор недавно используемого номера

1. Нажмите Предыдущие звонки 4номер телефона или имя.

Подсказки

·   В списке Последние звонки выводятся десять последних исходящих и входящих звонков.

Разговор в режиме конференции

1. Если у Вас имеется активный разговор или абонент на ожидании, нажмите Конференция.

2. Начните вводить имя человека, с которым Вы хотите поговорить в режиме конференции, в поле Введите имя.

3. Нажмите Набрать.

Объединение разговоров

Используйте Объединить для соединения двух существующих разговоров. Например, если Вы разговариваете с одним человеком, а другой находится в режиме ожидания, и Вы считаете, что Вам следует поговорить втроем, вместо отключения одного человека и использования режима конференции Вы можете просто объединить разговоры. Если у Вас более двух активных разговоров, Место Разговора позволит Вам выбрать, какие разговоры нужно объединить. Чтобы добавить нового абонента к существующему разговору, используйте режим Конференции.

1. Если у Вас имеется разговор в режиме ожидания и активный разговор, нажмите Объединить.

Указание информации о своем местоположении

Используйте Информацию о местоположении для того, чтобы дать Месту Разговора информацию о работе телефонной системы, чтобы Ваши звонки выполнялись корректно. Вы можете установить телефонные системы по умолчанию, диапазоны дополнительных номеров, способы доступа и коды городов. Можно создать несколько установок и выбрать установку, соответствующую месту, где Вы находитесь.

Выбор установки местоположения

1. Выберите Правка 4Местоположения.

2. В списке Местоположение выберите нужное местоположение.

Создание установки местоположения

1. Выберите Правка 4Местоположения.

2. Укажите нужные параметры местоположения.

3. Выберите Новое.

4. Введите имя установки 4нажмите ОК.

Контрольные вопросы

1. Как сделать звонок отправителю?

2. Что такое Место Разговора?

3. Как можно произвести объединение разговоров?

4. Что такое режим ожидания?

5. Как произвести выбор установки местоположения?

3.7 Использование GroupWise вне офиса

3.7.1  Использование GroupWise Remote: Обзор

В числе прочего, когда Вы находитесь вне офиса, GroupWise Remote дает Вам возможность получать доступ к своему Почтовому ящику, отправлять и получать почту.

Чтобы GroupWise Remote работал, Вам нужно иметь Главный Почтовый ящик в сетевой системе GroupWise.

Главный Почтовый ящик и Почтовый ящик Remote

Чтобы использовать GroupWise вне офиса, у Вас должен существовать Почтовый ящик GroupWise, называемый Главным Почтовым ящиком, в главной системе GroupWise, Копия Главного Почтового ящика загружается на переносной или домашний компьютер. Эта копия называется Почтовым ящиком Remote.

Remote обменивается сообщениями и информацией между Главным Почтовым ящиком и Почтовым ящиком на удаленном компьютере. Если Вы используете GroupWise вне офиса, Вы открываете Почтовый ящик Remote.

Если Вы отправляете сообщение из Почтового ящика Remote, Remote отправляет это сообщение в главную систему GroupWise при следующем соединении. Оттуда GroupWise передает его получателям. Если кто-то в главной системе GroupWise отправляет Вам сообщение, оно доставляется в Главный Почтовый ящик. Затем Вы при помощи Remote загружаете это сообщение в Почтовый ящик Remote.

Отправка и загрузка сообщений

Если Вы выполняете действие типа отправки письма, которое требует отправки информации в Главный Почтовый ящик, Remote создает запрос. Например, запросы создаются, если Вы выполняете одно из следующих действий:

·   Отправка, пересылка или ответ на сообщение;

·   Создание персонального сообщения, папки, группы или правила;

·   Открытие, удаление, возврат или восстановление сообщения или очистка Урны;

·   Запрос на загрузку сообщений, папок и др. из главного Почтового ящика;

·   Перемещение сообщения в папку или из папки;

·   Изменение, разрешение или запрещение правила;

·   Удаление папки или правила.

Все запросы помещаются в список в диалоговом окне Отложенные запросы к Главному Почтовому ящику. Если Вы соединяетесь с системой GroupWise, эти запросы отправляются в Главный Почтовый ящик. Например, если Вы запросили все неоткрытые письма, этот запрос отправляется в Главный Почтовый ящик. Главный Почтовый ящик собирает запрошенные сообщения, после чего GroupWise загружает их в Ваш Почтовый ящик Remote.

Типы соединений

Для доступа к Главному Почтовому ящику Вы должны иметь соединение с системой GroupWise при помощи модема, сети или TCP/IP.

Скорее всего, Вы будете использовать Remote вне офиса на компьютере, который не имеет доступа к сети. В этой ситуации можно использовать соединения TCP/IP или модем для связи с главной системой GroupWise. Соединения при помощи модема устанавливают телефонное соединение со шлюзом в системе GroupWise. Соединения TCP/IP используют уникальный IP-адрес (Протокол Интернет) и почтовую информацию для соединения с главной системой GroupWise.

Вы также можете использовать Remote в офисе для соединения с главной системой GroupWise посредством TCP/IP или отображения устройств сети. Такое соединение полезно для загрузки больших объемов информации, например, системной Адресной Книги.

Использование функций GroupWise в Remote

Установив Почтовый ящик Remote на портативный или настольный компьютер, находящийся вне офиса, Вы можете использовать GroupWise за пределами офиса.

При использовании следующих функций GroupWise в Почтовом ящике Remote, действия сохраняются в виде запросов. При следующем соединении с главной системой GroupWise запросы обрабатываются Главным Почтовым ящиком.

·   Чтение, изменение или удаление сообщения.

·   Ответ на сообщение.

·   Пересылка, делегирование или повторная отправка сообщения.

·   Перемещение или связывание сообщения.

·   Принятие, отклонение или выполнение сообщения.

·   Очистка Урны.

·   Создание папки или перемещение сообщений в папки.

·   Создание или изменение правил.

·   Создание или изменение персональных адресных книг.

Другие функции GroupWise относятся к настройке Почтового ящика Remote и никогда не отправляются в Главный Почтовый ящик или не загружаются из него.

·   Установка параметров.

·   Создание, удаление или сохранение бланков.

·   Установка сигналов.

·   Печать.

·   Фильтрация или сортировка сообщений.

·   Проверка орфографии.

Следующие функций GroupWise недоступны в Почтовом ящике Remote, поскольку не могут использоваться в такой ситуации.

·   Список доступа.

·   Помещение в архив.

·   Доверенные лица.

Как убедиться, что Вы используете Почтовый ящик Remote

Почтовый ящик Remote и Главный Почтовый ящик почти идентичны. Однако определить какой Почтовый ящик Вы используете, можно, посмотрев на панель меню. Если там имеется пункт меню Сеанс, Вы используете GroupWise Remote.

3.7.2  Подготовка к использованию Remote

Перед отъездом Вам нужно установить и обновить Почтовый ящик Remote при помощи функции Работа вне офиса. Если Вы запускаете GroupWise на портативном компьютере, установленном в стационарное устройство в офисе, используйте функцию Работа вне офиса для создания на этой машине Почтового ящика Remote. Можно использовать функцию Работа вне офиса для создания файлов установки на дискете для установки Почтового ящика Remote на переносном или не связанном с сетью компьютере, например, дома.

Когда Вы впервые используете функцию Работа вне офиса, оно выполняет следующие действия:

·   Предлагает Вам назначить пароль для доступа к Главному Почтовому ящику, если Вы его еще не назначили;

·   Устанавливает Почтовый ящик Remote на переносной компьютер, установленный в стационарное устройство, соединенный по сети с главной системой GroupWise или копирует файлы установки на дискету, чтобы Вы могли использовать их на компьютере не имеющем сетевого соединения;

·   Создает сетевое (прямое) соединение, если Вы подключены к почтовому отделению при помощи отображения устройств, или соединения TCP/IP, если Вы запускаете GroupWise в режиме клиент/сервер;

·   Создает соединения посредством модема для всех асинхронных шлюзов, обнаруженных в главной системе GroupWise.

Используйте функцию Работа вне офиса для обновления Почтового ящика Remote и добавления в него сообщений, правил, адресных книг и документов из Главного Почтового ящика. Обновление Почтового ящика Remote перед отъездом сэкономит время и деньги и гарантирует наличие всей необходимой информации. Находясь вне офиса, используйте Отправить/Загрузить для загрузки сообщений из Главного Почтового ящика.

Установка Почтового ящика

1. Запустите GroupWise в офисе 4выберите Сервис 4Работа вне офиса.

2. Введите пароль к Почтовому ящику 4нажмите ОК.

3. Если Почтовый ящик Remote был установлен ранее, и Вы хотите создать дополнительные установочные дискеты, нажмите Назад 4Назад.

4. Чтобы создать Почтовый ящик Remote на переносном компьютере, установленном в стационарное устройство, подключенном к сети и к главной системе GroupWise, выберите На этом компьютере 4Дальше. или Чтобы скопировать файлы установки на дискету и установить Почтовый ящик Remote на компьютере, не имеющем сетевого соединения (например, на домашнем), выберите На другом компьютере 4Дальше. Подготовьте дискету. После создания дискеты перейдите к Шагу 6. или Если Вы выбираете На этом компьютере и GroupWise не установлен на переносном компьютере, установленном в стационарное устройство, Вы получите запрос на установку GroupWise. Чтобы использовать GroupWise вне офиса, нажмите Да для установки GroupWise на компьютер, с которым Вы путешествуете.

5. Введите путь к Почтовому ящику Remote 4нажмите Дальше.

6. Выберите сообщения, которые нужно скопировать в Почтовый ящик Remote 4нажмите Готово.

7. Если Вы устанавливаете Почтовый ящик Remote на другом компьютере, функция Работа вне офиса создает установочную дискету. Вставьте дискету в компьютер 4запустите SETUP.EXE. убедитесь, что на компьютере установлен GroupWise. После установки Почтового ящика Remote Вы можете отправлять/получать сообщения и информацию Адресной книги из Главного Почтового ящика.

Обновление Почтового ящика Remote

1. Если Вы запускаете GroupWise в офисе на компьютере, имеющем сетевое соединение или соединение TCP/IP, выберите Сервис 4Работа вне офиса 4введите пароль к Главному Почтовому ящику 4нажмите ОК. или Если Вы запускаете GroupWise вне офиса, выберите Сеанс 4Отправить/загрузить, чтобы загрузить сообщения из Главного Почтового ящика посредством модема или соединения TCP/IP.

2. Для загрузки сообщений убедитесь, что выбрано Сообщения 4выберите Дополнительно 4выберите доступные параметры на закладках Сообщения, Интервал дат, Ограничения размеров и Папки 4нажмите ОК.

3. Для загрузки правил выберите Правила.

4. Для загрузки адресов из Адресной Книги выберите Системная Адресная Книга 4Фильтр 4укажите, какие адреса нужно загрузить 4нажмите ОК.

5. Для загрузки персональных адресных книг выберите Личные Адр. Книги.

6. Для загрузки копий документов из Главного Почтового ящика установите флажок Документы 4выберите Документы 4выберите нужные документы 4установите для них пометку Используется 4нажмите ОК. Пометка Используется на документе предотвращает его изменение другими пользователями. Если Вы не собираетесь изменять документ, не устанавливайте пометку Используется. Закрывая документ с пометкой Используется, Вы получите предложение отправить этот документ а Главную Библиотеку и пометить его как Доступный. Если Вы закончили работу с документом, выберите Да. Можно также снять пометку Используется, щелкнув правой кнопкой мыши на документе а Почтовом ящике 4Изменить статус документа.

7. Нажмите Соединить.

3.7.3  Отправка и получение сообщений в Remote

Используйте Отправить/Загрузить для обмена сообщениями и информацией между Главным Почтовым ящиком и Почтовым ящиком Remote.

При соединении с главной системой GroupWise сообщения, отправленные из Почтового ящика Remote, доставляются получателям, Remote также отправляет в Главный Почтовый ящик запрос на загрузку сообщений. Главная система GroupWise обрабатывает этот запрос, а затем отправляет Ваши сообщения в Почтовый ящик Remote, выбирая их сообщения в соответствии с ограничениями, установленными в диалоговом окне Параметры загрузки. Кроме почты, Вы можете загружать мероприятия, задания, записки, правила, документы и адресные книги.

Отправка почты из Почтового ящика Remote

На панели инструментов нажмите

1. В текстовое поле Кому введите имена получателей.

2. Введите тему и текст сообщения 4нажмите Отправить. Remote помещает почту в список Отложенные запросы. При соединении с главной системой GroupWise отправляются все сообщения из списка Отложенные запросы.

3. Чтобы отправить письмо и другие отложенные запросы, выберите Сеанс 4Отправить/Загрузить.

4. Чтобы указать, откуда производится соединение, выберите Конфигурировать 4выпадающий список Соединить из 4местоположение.

5. Чтобы выбрать соединение с Главным Почтовым ящиком, раскройте выпадающий список Соединить с 4соединение при помощи модема, сети или TCP/IP с Главным Почтовым ящиком 4нажмите ОК.

6. Выберите Соединить.

Загрузка сообщений из Главного Почтового ящика

1. Если Вы находитесь вне офиса и работаете с GroupWise Remote, выберите Сеанс 4Отправить/Загрузить 4Дополнительно. или Если Вы находитесь в офисе и выполняете GroupWise в сети, выберите Сервис 4Работа вне офиса 4введите пароль к Главному Почтовому ящику 4нажмите ОК 4Дополнительно.

2. Чтобы указать, какие сообщения загружать, выберите соответствующие параметры на закладках Сообщения, Интервал дат, Ограничения размеров и Папки 4нажмите ОК.

3. Чтобы загрузить определенные сообщения выберите Фильтр 4укажите критерии загрузки 4нажмите ОК.

4. Чтобы указать, откуда выполняется соединение, выберите Конфигурировать 4выпадающий список Соединить из 4местоположение.

5. Чтобы выбрать соединение с Главным Почтовым ящиком, раскройте выпадающий список Соединить с 4выберите соединение при помощи модема, TCP/IP или сети с Главным Почтовым ящиком 4нажмите ОК.

6. Выберите Соединить.

Удаление сообщений в Почтовом ящике Remote

Используйте опции Удалить и Очистить Урну для удаления сообщений из Почтового ящика и освобождения дискового пространства. Если Вы отправили сообщение с устаревшей или ошибочной информацией или необходимо переназначить мероприятие, используйте опцию Удалить для возвращения устаревшего сообщения из Почтовых ящиков получателей. Письмо и телефонное сообщение можно вернуть из Почтовых ящиков получателей, которые их еще не открыли. Мероприятия, записки и задания можно вернуть в любое время.

При следующем соединении с главной системой GroupWise изменения в Главном Почтовом ящике и Почтовом ящике Remote синхронизируются.

1. Выберите в Почтовом ящике сообщение.

2. Выберите Правка 4Удалить.

3. Если Вы удаляете исходящее сообщение, выберите один из доступных параметров.

5. Чтобы синхронизировать почтовые ящики, соединитесь с главной системой GroupWise.

3.7.4  Конфигурирование соединений Remote.

Чтобы получить доступ к Главному Почтовому ящику для отправки или загрузки информации, Вы должны соединиться с главной системой GroupWise при помощи соединения посредством модема, сетевого соединения или соединения TCP/IP. При настройке Почтового ящика Remote при помощи функции Работа вне офиса GroupWise создает соответствующие соединения на основании того, как Вы запускаете GroupWise в настоящий момент.

Например, если для соединения с почтовым отделением GroupWise Вы используете отображение устройств, GroupWise создает сетевое соединение и соединения посредством модема для всех асинхронных шлюзов, обнаруженных в главной системе GroupWise. Если Вы запускаете GroupWise в режиме клиент/сервер, GroupWise создает соединение TCP/IP. Вы можете создать новые соединения, а также изменить или удалить существующие. При создании нового соединения можно скопировать существующее, а затем изменить необходимые строки.

Соединение посредством модема

В большинстве случаев, находясь вне офиса, для соединения с главной системой GroupWise через шлюз Вы будете использовать модем.

Для соединения с Главным Почтовым ящиком модем использует информацию из диалогового окна Конфигурация Соединений.

Соединение посредством модема сходно с телефонным звонком. Вам необходим номер телефона главной системы GroupWise, который является частью информации Соединить с. Другая информация Соединить с - это ИД и пароль шлюза, с которым Вы соединяетесь.

Как и при телефонном звонке, при соединении из различных мест могут изменяться первые цифры. Например, если Вы находитесь в отеле, часто для выхода на внешние линии нужно набирать 9. Если Вы находитесь дома, этот префикс не нужен. Нужно будет определить информацию о наборе номера для каждого удаленного местоположения. Установив свойства удаленных мест, для выбора нужного места, из которого Вы звоните, используйте Соединить из в диалоговом окне Конфигурация соединения. Подробнее об установке свойств для каждого удаленного местоположения см. в документации по Windows.

Соединения TCP/IP

Соединения TCP/IP используют IP-адрес (Протокол Интернет) и порт для соединения с главной системой GroupWise.

Если, находясь вне офиса, Вы пользуетесь Интернет, можно не пользоваться телефоном, а использовать соединение TCP/IP.

Кроме этого, для доступа к главной системе GroupWise при помощи модема не нужно закрывать соединение с Интернет и разрывать телефонное соединение. Вы можете использовать то же соединение с Интернет для соединения с главной системой GroupWise. Если Вы соединены с Главным Почтовым ящиком в режиме клиент/сервер и используете функцию Работа вне офиса для установки Почтового ящика Remote, GroupWise определяет информацию IP и использует ее для создания соединения TCP/IP. Если Вам необходима информация IP, обратитесь к системному администратору.

Сетевые соединения

Находясь в офисе, Вы можете использовать GroupWise Remote и соединиться с главной системой GroupWise при помощи сети.

Сетевое соединение полезно для загрузки больших объемов информации, например, системной Адресной книги, поскольку оно передает информацию быстрее, чем соединение посредством модема, и экономит деньги на телефонные переговоры.

Создание соединений TCP/IP

1. Выберите Сервис 4Параметры 4дважды щелкните Remote.

2. Выберите Соединения 4Соединить с 4Новое.

3. Выберите TCP/IP4ОК.

4. Введите описательное имя соединения TCP/IP.

5. Введите IP-адрес и порт, которые Вам сообщил системный администратор. Вместо IP-адреса в поле IP-адрес можно ввести имя узла DNS. Спросите у системного администратора.

6. Выберите метод разъединения 4ОК 4Закрыть.

Подсказки

·   Для создания соединения TCP/IP можно также выбрать сеанс 4Отправить/Загрузить 4Конфигурировать.

Создание сетевого соединения

1. Выберите Сервис 4Параметры 4дважды щелкните Remote.

2. Выберите Соединения 4Соединить с 4Новое.

3. Выберите Сеть 4ОК.

4. Введите описательное имя сетевого соединения.

5. Введите путь к любому каталогу почтового отделения в главной системе GroupWise.

6. Выберите способ разъединения 4ОК 4Закрыть.

Создание соединения посредством модема

1. Выберите Сервис 4Параметры 4дважды щелкните Remote.

2. Выберите Соединения 4Соединить из 4Новое.

3. Убедитесь, что выбран Модем 4нажмите ОК.

4. В поле Имя соединения введите описание.

5. Введите номер телефона шлюза главной системы GroupWise.

6. Введите ИД для входа в шлюз.

7. Выберите Пароль 4введите пароль для доступа к шлюзу 4нажмите ОК 4еще раз введите пароль 4нажмите ОК.

8. Если для Вашего модема необходим сценарий, выберите Изменить.

9. Укажите необходимые команды При получении и Отвечать.

10. Чтобы сохранить сценарий, не изменяя имени файла, выберите Сохранить или Чтобы сохранить сценарий с новым именем, выберите Сохранить как.

11. Выберите способ разъединения.

12. Выберите Попытки 4укажите сколько раз перезванивать, если линия занята.

13. Выберите Интервал повтора 4укажите интервал между попытками соединения.

14. Нажмите ОК 4Закрыть.

Контрольные вопросы

1. Что такое GroupWise Remote?

2. Перечислите типы соединений с системой GroupWise для доступа к Главному Почтовому ящику с удаленного компьютера.

3. Назовите функции GroupWise недоступные в Почтовом ящике Remote?

4. Как убедиться, что Вы используете Почтовый ящик Remote?

5. Как произвести обновление Почтового ящика Remote?

6. Как создать соединение TCP/IP, сетевое соединение и соединение посредством модема?

3.8 Создание документов и работа с ними

3.8.1  Управление документами в GroupWise

Библиотека GroupWise позволяет Вам управлять всеми документами - отчетами или файлами программ - из Почтового ящика.

В GroupWise документы отображаются в виде сообщений в Почтовом ящике и папках вместе с другими письмами, заданиями, мероприятиями и т.д.

Вы можете выбрать ссылку на документ для создания, удаления, изъятия, возвращения или копирования соответствующего документа.

Кроме того, Библиотека GroupWise упрощает поддержку нескольких версий документов, определение прав доступа к документу и совместное использование документов.

Хранение документов в библиотеках

В GroupWise все документы хранятся в библиотеке. GroupWise назначает каждому документу уникальный номер. Этот номер идентифицирует документ и упрощает его поиск. Вы можете искать документы в библиотеке GroupWise по номерам, подобно тому, как Вы ищете книги в библиотеке по номеру каталога.

Документы в каждой библиотеке сжаты и зашифрованы. Это экономит дисковое пространство и поддерживает безопасность документов, поскольку содержимое документа можно просмотреть только из GroupWise.

Чтобы получить доступ к документу в библиотеке, Вы должны получить права на эту библиотеку. Доступ пользователей к библиотекам определяет системный администратор.

Если Вы импортировали или создали документ в Библиотеке GroupWise, доступ к этому документу Вы можете получить только из GroupWise. Это поддерживает безопасность документов. Если Вам необходимо использовать документы совместно с пользователем, у которого нет доступа к GroupWise, можно выбрать Файл 4Сохранить как, чтобы сохранить этот документ во внешнем файле, вне Библиотеки GroupWise. В этот файл не будут вноситься изменения документа в GroupWise, и права доступа, назначенные в GroupWise, к нему не применяются.

Понятия ссылок на документы

Документы, которые отображаются в Почтовом ящике (и в других папках) называются ссылками на документы. Они являются ссылками на собственно документ в библиотеке.

Ссылки на документ создаются, если Вы создаете новый документ, импортируете документ, копируете, выбираете документ из результатов Поиска или выбираете Файл 4Создать 4Ссылку на документ.

Вы можете выбрать ссылку, чтобы изъять, вернуть, открыть, просмотреть, скопировать или удалить соответствующий документ. Несколько, ссылок могут указывать на один и тот же документ. Например, каждый сотрудник компании может создать ссылку на руководство сотрудника.

Совместное использование ссылок на документы

Если Вы являетесь автором документа или имеете права на установку совместного использования этого документа, Вы можете поместить ссылку на документ в разделяемую папку и сделать ее доступной всем пользователям, имеющим доступ к этой папке. Кроме этого, Вы можете пересылать ссылку на документ и прикреплять ее к письмам.

Ссылки на документы Remote

Если Вы используете Remote, обновление Почтового ящика Remote дает Вам все ссылки на документы, если Вы не выбрали другого. Ссылки на документы могут использоваться для загрузки копий документов в Почтовый ящик Remote.

Указание свойств документа

С каждым документом в GroupWise должен быть связан набор атрибутов, таких как имя автора, дата создания и тип документа. Эти атрибуты называются Свойствами документа. Информация свойств документа используется для поиска и упорядочения документов.

Для просмотра информации о версии для определенной версии документа, просмотра журнала действий над документом и управления совместным использованием документа используйте закладку Документ в Свойствах.

Вы можете определить, какие поля должны отображаться на закладку Документ в Свойствах, и настроить их размер и порядок при помощи параметров диалогового окна Свойства установки библиотеки. Чтобы открыть это диалоговое окно, выберите Сервис 4Параметры 4дважды щелкните Документы 4выберите Свойства.

3.8.2  Создание документов

Создавая документ в GroupWise, Вы добавляете его в Библиотеку. Добавлять документы в Библиотеку можно также путем импортирования, копирования или возвращения существующего документа.

Если Вы создаете новый документ с использованием Файл 4Создать 4Документ, GroupWise предлагает Вам выбрать шаблон документа. Вы можете использовать шаблон приложения, шаблон GroupWise или файл на диске в качестве основы нового документа.

Шаблоны приложений

Вы можете выбрать приложение для создания документа на основе файла шаблона этого приложения. В списке Приложения содержатся все приложения зарегистрированные в файле реестра Windows как имеющие шаблоны.

Шаблоны GroupWise

Вы можете выбрать шаблоны GroupWise в качестве основы нового документа. Вы можете хранить документы (например, напоминания или отчеты о расходах) в GroupWise и назначить им тип документа шаблон. Все документы в Библиотеке, имеющие тип документа шаблон (на которые Вы имеете права), отображаются в списке Шаблоны библиотеки.

Файлы как шаблоны

Файлы-шаблоны - это документы, не находящиеся в Библиотеке. Вы можете выбрать любой файл в системе и использовать его как основу для нового документа.

Создание документа с использованием шаблона GroupWise

1. Выберите Файл 4Создать 4Документ.

2. Выберите Выбрать шаблон GroupWise 4в списке выберите шаблон.

3. Чтобы выбрать шаблон из другой библиотеке, выберите эту библиотеку в выпадающем списке.

4. Нажмите ОК.

5. Выберите тему документа.

6. Нажмите ОК.

7. Дважды щелкните ссылку на документ в текущей папке, чтобы открыть новый документ.

Создание документа с использованием файла в качестве шаблона

1. Выберите Файл 4Создать 4Документ.

2. Выберите Выбрать файл.

3. Введите имя файла, который Вы хотите использовать в качестве шаблона для нового документа.

4. Нажмите ОК.

5. Введите тему.

6. Нажмите ОК.

Создание документы с использованием шаблона приложения

1. Выберите Файл 4Создать 4Документ.

2. Выберите Выбрать приложение 4в списке Приложения выберите приложение, которое Вы хотите использовать как шаблон 4нажмите ОК.

3. Введите тему документа.

4. Нажмите ОК.

Пометка документа в GroupWise как шаблона документа

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Файл 4Свойства.

3. В поле Тип документа введите “template” 4нажмите ОК.

3.8.3  Импортирование документов в Библиотеку GroupWise

Вы можете импортировать документы, созданные вне GroupWise, в Библиотеку GroupWise. По умолчанию GroupWise выполняет Быстрое импортирование и копирует указанные документы в библиотеку по умолчанию. Если Вы хотите управлять процессом импортирования документов, снимите флажок Быстрое импортирование. Это позволит Вам выполнить выборочное импортирование.

При выполнении выборочного импортирования Вы можете указать следующую информацию:

·   Хотите Вы скопировать или переместить документы в библиотеку;

·   Имя файла и местоположение файла протокола для статусных сообщений и ошибок импортирования;

·   Библиотеку, в которой Вы хотите хранить документы;

·   Хотите ли Вы создать ссылки на документы в папке. Если Вы создаете ссылки на документы, можно указать, в какой папке их хранить.

·   Хотите ли Вы указать свойства каждого документа отдельно или GroupWise должен создать свойства документа с использованием значений по умолчанию.

·   Хотите ли Вы использовать текущее имя файла как часть темы документа.

Импортирование документов с помощью Быстрого импортирования

1. Выберите Файл 4Импортировать документы.

2. Выберите Добавить 4выберите файлы, которые Вы хотите импортировать 4нажмите ОК.

3. Нажмите Далее.

4. Если Вы хотите, чтобы GroupWise создал ссылки на каждый документ, выберите Отобразить документы в папке 4выберите папку, в которой Вы хотите их сохранить. или Если Вы не хотите создавать ссылки на документы, выберите Импортировать, не отображая в папке.

5. Нажмите Готово, чтобы начать импортирование. GroupWise копирует документы в указанную библиотеку и создает ссылки на каждый документ в папке Картотека.

Импортирование документов с использованием выборочного импортирования

1. Выберите Файл 4Импортировать документы.

2. Выберите Добавить 4выберите файлы, которые Вы хотите импортировать 4нажмите ОК.

3. Убедитесь, что Быстрое импортирование не выбрано.

4. Нажмите Далее.

5. Выберите Копировать файлы в GroupWise, чтобы поместить копии файлов в библиотеку и оставить оригиналы в их исходном местоположении. или Выберите Переносить файлы в GroupWise, чтобы переместить файлы в библиотеку и удалить исходные файлы.

6. Чтобы сохранить ошибки импортирования в файле протокола, выберите Сохранить статусные сообщения и сообщения об ошибках в файле протокола 4укажите имя файла.

7. Нажмите Далее.

8. Выберите библиотеку, в которой Вы хотите хранить документы.

9. Нажмите Далее.

10. Если Вы хотите, чтобы GroupWise создал ссылки на документы для каждого документа, выберите Отобразить документы в папке 4выберите папку, в которой Вы хотите их сохранить. или Если Вы не хотите создавать ссылки на документы, выберите Импортировать, не отображая в папке.

11. Нажмите Далее.

12.Чтобы указать свойства каждого импортирования документа, выберите Запрос для задания свойств каждого документа. или Чтобы GroupWise указал свойства на основе значений по умолчанию, указанных в Параметрах документа, выберите Установить свойства, используя значения по умолчанию.

13. Если Вы хотите указать другие значения только для этого сеанса импорта, выберите Изменить значения по умолчанию 4укажите значения 4нажмите ОК.

14. Нажмите Далее.

15. Нажмите Готово, чтобы начать импортирование.

3.8.4  Интеграция GroupWise с приложениями

Если Вы используете интегрированное приложение, например, WordPerfect 7, Word 7, Excel или Word Pro, можно интегрировать функции этого приложения Открыть и Сохранить с GroupWise. Если приложение интегрированное, Вы можете получить доступ к документам в Почтовом ящике и папках, выбрав Открыть в этом приложении. Кроме того, Вы можете сохранять изменения, внесенные в документ, в качестве новой версии с помощью функции этого приложения Сохранить как.

GroupWise может интегрироваться с приложениями одним из двух способов: при помощи компоненты ODMA, предоставленного приложением, или при помощи макроса для интеграции точка-точка, поставляемого с GroupWise [7].

Интеграция приложений при установке

Если программа Установки обнаружит, что у Вас имеется WordPerfect 7, Word 7 или Excel, она предложит Вам указать, хотите ли Вы интегрировать GroupWise с этим приложением. По умолчанию программа Установки интегрирует Word Pro. Если Вы интегрируете приложения, а затем хотите отключить интеграцию, отключить ее можно в Свойствах установки документа.

Использование не интегрированных приложений

Если Вы используете не интегрированные приложения (все приложения Windows 3.1, MS DOS и многие приложения Windows 95), нельзя интегрировать GroupWise с ними.

Отключение интеграции GroupWise

1. Выберите Сервис 4Параметры 4дважды щелкните Документы.

2. Выберите Разрешить интеграцию с другими приложениями.

3.8.5  Хранение нескольких версий документа

В GroupWise можно хранить несколько версий документа. каждая ссылка на документ в Почтовом ящике указывает на отдельную версию документа. вы можете просмотреть информацию о версии документа на закладке Версии в Свойствах. Вы можете управлять (открывать, изымать, возвращать и т.д.) версии документа в диалоговом окне Список версий. В GroupWise имеются три категории версий документа.

Текущая версия

Последняя версия документа.

Официальная версия

Версия, которую Вы назначаете официальной. Назначая официальную версию, Вы можете дать пользователям права доступа к официальной версии, отличные от прав на другие версии документа. например, Вы можете дать всем пользователям права на просмотр официальной версии руководства сотрудника, но только себе дать права на просмотр и изменение всех других его версий. Если Вы не указываете официальную версию документа, официальной считается текущая версия. В Списке сообщений ссылка на официальную версию документа обозначается звездочкой.

Версия с определенным номером

Версия документа, на которую ссылаются по номеру. В Списке сообщений рядом с такой ссылкой отображается знак нумерации (#). Вы можете дать различные права доступа к каждой версии документа. например, Вы можете дать всем пользователям в системе права просмотра на официальную версию и дать отдельным пользователям права просмотра на текущую версию.

Создание новой версии документа

1. В Почтовом ящике выберите ссылку на документ, новую версию которого Вы хотите создать.

2. Выберите Файл 4Создать 4Версию документа.

3. Введите описание этой версии документа 4нажмите ОК.

Подсказки

·   Выбранная версия и ее свойства копируются в новую версию

Просмотр информации о версии

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Файл 4Свойства 4Версия.

Указание официальной версии

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Действие 4Список версий.

3. Выберите версию, которую Вы хотите назначить официальной.

4. Выберите Действия 4Отметить официальную версию.

3.8.6  Совместное использование документов

Создавая или импортируя документ в GroupWise, Вы можете указать, хотите ли Вы использовать этот документ совместно с другими пользователями. Если Вы используете документ совместно, можно указать, с какими пользователями или группами Вы хотите использовать этот документ и какие права имеет каждый пользователь.

При создании нового документа, GroupWise вставляет в Список совместного использования <Основной пользователь> и <Создатель>. По умолчанию общие пользователи (все пользователи, имеющие доступ к Библиотеке) не имеют никаких прав на документ, а автор и создатель имеет на него полные права. Вы можете использовать раздел <Основной пользователь> для назначения одних и тех же прав всем пользователям, имеющим доступ к Библиотеке, а раздел <Создатель> для ограничения прав создателя.

Указание пользователей, которые могут совместно использовать документы

Для назначения прав совместного использования документа Вы можете использовать параметры на закладке Разделение в Свойствах. Можно использовать один из следующих способов назначения прав совместного использования:

·   Можно выбрать Нет разделения, чтобы предотвратить просмотр, изменение или удаление документа другими пользователями;

·   Можно выбрать Разделен с, чтобы выбрать определенных пользователей и группы и указать права совместного использования для каждого пользователя или группы;

Если пользователь пытается получить доступ к документу, GroupWise проверяет его права. Если пользователь не имеет прав на документ, GroupWise проверит, не наследует ли этот пользователь прав группы. Если пользователь не имеет прав на этот документ и как член группы, GroupWise проверит <Основные права доступа>.

·   Можно выбрать Разделен с, а затем выбрать Защита на уровне версии, чтобы дать пользователям разные права на разные версии документа.

Указание прав пользователей на документы

Вы можете дать пользователям права на просмотр, изменение, удаление или совместное использование документа если Вы даете пользователям права на совместное использование документа, они могут поместить документ в разделяемую папку, переслать ссылку на этот документ или прикрепить ссылку на него к письму. Вы также можете дать пользователям права на модификацию установок безопасности документа. чтобы иметь права на модификацию, пользователь должен также иметь права на изменение. Указанные права применяются ко всем версиям документа. если Вы хотите указать разные права для каждой из версий, нажмите кнопку Защита на уровне версии.

Если Вы даете пользователям права на изменение или удаление, GroupWise автоматически дает права на просмотр документа. если пользователи не имеют прав на просмотр, они не смогут увидеть этот документ в результатах Поиска.

Назначение пользователю прав на все версии документа

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Файл 4Свойства.

3. Выберите закладку Разделение.

4. Выберите Разделен с.

5. В поле Имя введите имя пользователя или группы, которой Вы хотите дать права 4выберите Добавить пользователя.

6. Установите флажки для прав, которые Вы даете выбранному пользователю.

7. Нажмите ОК.

Назначение пользователю прав на определенную версию документа

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Файл 4Свойства.

3. Выберите закладку Разделение.

4. Выберите Разделен с.

5. В поле Имя введите имя пользователя или группы, которой Вы хотите дать права 4выберите Добавить пользователя.

6. Выберите Защита на уровне версии.

7. Установите флажки для всех прав, которые пользователь должен иметь на этот тип версии 4нажмите ОК.

Назначение пользователям прав на изменение установок совместного использования документа

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Файл 4Свойства.

3. Выберите закладку Разделение.

4. Выберите Разделен с.

5. В поле Имя введите имя пользователя или группы, которой Вы хотите дать права 4выберите Добавить пользователя.

6. Выберите Изменение защиты.

Предотвращение доступа других пользователей к Вашему документу

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Файл 4Свойства.

3. Выберите закладку Разделение.

4. Выберите Нет разделения.

Просмотр, кто открыл документ

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Файл 4Свойства 4Протокол действий.

Если документ помещается в разделяемую папку или пересылается другому пользователю, сюда добавляется запись.

3.8.7  Просмотр протокола действий над документами

Вы можете использовать Протокол действий для проверки, был ли документ открыт, просмотрен, изъят и т.д. Кроме того, Вы можете проверить, кто просматривал и использовал документ. В Протоколе действий отображается дата и время, когда было выполнено действие, имя пользователя, который выполнил это действие, тип действия (открытие, изъятие, удаление, совместное использование и т.д.) и версия документа, на которую распространялось действие.

Вы можете отобразить действия, связанные с выбранной версией документа или со всеми версиями документа. Последние действия над документом отображаются в начале списка.

Просмотр действий над документом

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Файл 4Свойства

3. Выберите закладку Протокол действий.

В списке будут выведены действия, выполненные над этой версией (изъятие, возврат и т.д.).

3.8.8  Изъятие документов

Используйте Изъять, если Вы хотите заблокировать документы, с которыми работаете, на продолжительный период времени. Например, можно использовать Изъять для блокировки документов, с которыми Вы хотите поработать дома или вне офиса.

Если документ изъят, он блокируется в библиотеке, и другие пользователи не могут изменять его; однако они могут просматривать его, если имеют права просмотра. GroupWise копирует этот документ в указанное Вами местоположение изъятия. Документ остается заблокированным, пока Вы не вернете его.

ВАЖНО: Не нужно использовать Изъять для блокировки файла при каждом изменении. Если Вы открываете документ, GroupWise устанавливает на него пометку Используется, и другие пользователи не могут изменять его, пока Вы его не закроете.

Вы можете изъять один или несколько документов в Основном окне и указать для изъятого документа другое имя файла.

Изъятие документа

1. В Почтовом ящике выберите ссылку на документ, который Вы хотите изъять.

2. Выберите Действия 4Изъять.

3. В поле Имя изымаемого файла введите имя файла для документа.

4. В поле Местоположение изымаемого введите путь, по которому Вы хотите сохранить изъятый документ.

5. Выберите Изъять.

Просмотр всех изъятых документов

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Действия 4Вернуть.

3. Выберите Показать все изъятые документы в выбранной библиотеке.

Обновление изъятого документа без возвращения

GroupWise может внести в документ в библиотеке изменения, сделанные Вами в изъятом документе, не возвращая сам документ. Используйте Обновить без возвращения, если Вы все еще изменяете документ, но хотите чтобы другие пользователи могли просмотреть сделанные изменения.

1. В Почтовом ящике выберите ссылку на документ, который Вы хотите обновить в библиотеке.

2. Выберите Действия 4Вернуть.

3. Раскройте выпадающий список Метод возврата 4выберите Обновить без возвращения.

4. Выберите Вернуть.

3.8.9  Возвращение документов

Используйте Вернуть для возврата изъятых документов. Когда Вы возвращаете документ, он становится доступен в библиотеке, и другие пользователи могут изменять его.

Вы можете вернуть отдельный документ или несколько документов. Возвращаемые документы, могут находится в любом месте.

Если один или несколько изъятых документов выбраны, когда Вы выбираете Вернуть, GroupWise отображает выбранные документы в списке Возвращаемые документы. Если не выбрано ни одного изъятого документа, GroupWise выводит предупреждение, а затем отображает в списке все изъятые документы.

Имеется четыре способа возвращения: Вернуть и переместить документ (Перемещает документ в библиотеку и удаляет его оттуда, куда он был изъят).

1. Вернуть и скопировать документ (Копирует документ в библиотеку и оставляет копию там, куда был изъят).

2. Только вернуть (Возвращает документ, но не вносит в документ в библиотеке изменения, внесенные в изъятую версию).

3. Обновить без возвращения (Вносит в документ в библиотеке сделанные Вами изменения, но не разблокирует документ).

Возвращая документ, Вы можете указать версию, в качестве которой Вы хотите вернуть документ. Возможны три версии:

1. Новая версия (Создает новую версию документа).

2. Новый документ (Создает документ и позволяет Вам указать свойства нового документа).

3. Изъятая версия (Обновляет версию возвращаемого документа).

4. Возвращение документа и сохранение копии

5. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

6. Выберите Действия 4Вернуть.

7. Раскройте выпадающий список Метод возврата 4выберите Вернуть и скопировать документ.

8. Раскройте выпадающий список Вернуть как 4выберите версию.

9. В поле Местоположение и имя возвращаемого файла укажите путь и имя файла возвращаемого документа.

10. Выберите Вернуть.

Возвращение неизмененного документа

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Действия 4Вернуть.

3. Раскройте выпадающий список Метод возврата.

4. Выберите Только вернуть.

5. Выберите Вернуть.

Возвращение документа и удаление его оттуда, куда он был изъят

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Действия 4Вернуть.

3. Раскройте выпадающий список Метод возврата 4выберите Вернуть и переместить документ.

4. Раскройте выпадающий список Вернуть как 4выберите версию.

5. В поле Местоположение и имя возвращаемого файла укажите путь и имя файла возвращаемого документа.

6. Выберите Вернуть.

Возвращение документа и назначение его новой версией

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Действия 4Вернуть.

3. Раскройте выпадающий список Метод возврата 4выберите способ возврата.

4. Раскройте выпадающий список Вернуть как 4выберите Новая версия.

5. В поле Местоположение и имя возвращаемого файла укажите путь и имя файла возвращаемого документа.

6. Выберите Вернуть.

3.8.10          Удаление документов

Удаляя документ в GroupWise, Вы можете указать, хотите ли Вы удалить ссылку на документ в своем Почтовом ящике или папке; однако чтобы удалить выбранную версию или все версии документа, Вы должны иметь права на удаление.

Если Вы удаляете ссылку на документ, ссылка удаляется из Вашего Почтового ящика или папки, но документ остается в библиотеке. Если Вы удаляете версию документа, выбранная версия документа удаляется из библиотеки, а соответствующая ссылка удаляется из папки. Если Вы удаляете все версии документа, все версии документа удаляются из библиотеки, и ссылка удаляется из папки.

Удаление документа из Почтового ящика

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Правка 4Удалить.

3. Выберите Удалить документ из папки 4ОК.

Удаление определенной версии документа

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Действия 4Список версий.

3. Выберите версию, которую Вы хотите удалить.

4. Выберите Правка 4Удалить.

Удаление всех версий документа

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Правка 4Удалить.

3. Выберите Удалить все версии из библиотеки 4нажмите ОК.

3.8.11          Копирование документов

Вы можете копировать документы и их свойства для создания подобных документов. Копирование документа создает новый документ в библиотеке.

Копирование документа

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Действия 4Копировать документ.

3. Выберите способ создания листа свойств документа.

4. Нажмите ОК

Копирование документа в другую библиотеку

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Действия 4Копировать документ.

3. Выберите библиотеку, в которую Вы хотите скопировать документ, в выпадающем списке Выберите библиотеку для копирования.

4. Выберите способ создания свойств документа 4нажмите ОК.

3.8.12          Сохранение документов

Используйте Сохранить как для сохранения документов вне Библиотеки GroupWise. Сохранить как позволяет Вам создать копию документа вне Библиотеки; однако если Вы используете Сохранить как, все изменения, внесенные в сохраненный документ, не отразятся в Библиотеке.

Сохранение документов вне библиотеки GroupWise

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Файл 4Сохранить как.

3. В поле Сохранить файл как укажите путь, по которому этот документ должен быть сохранен 4нажмите ОК.

4. Выберите Сохранить.

3.8.13          Открытие документов

Если Вы дважды щелкните ссылку на документ в Почтовом ящике или папке, GroupWise откроет документ в связанном с ним приложении. Затем Вы можете изменять его. Если Вы не имеете прав на изменение документа, Вы не сможете его открыть; однако Вы можете просмотреть документ в программе быстрого просмотра.

Открытие документа в GroupWise Remote

Если Вы используете GroupWise Remote, устанавливать на версию документа пометку Используется при загрузке из Главного Почтового ящика нужно вручную. Когда Вы закрываете документ, Remote предлагает Вам сбросить статус Используется.

Открытие документов в не интегрированных приложениях

Если Вы используете не интегрированные приложения (все приложения Windows 3.1, MS DOS и многие приложения Windows 95), GroupWise контролирует документ, но не приложение, и перемещает документ обратно в библиотеку, когда закрывается приложение.

Открытие документов в интегрированных приложениях

Если Вы используете интегрированные приложения (например, WordPerfect 7, или Word 7), GroupWise может интегрировать функции управления документами с функциями приложения Открыть и Сохранить как.

Если Вы выбираете Открыть в приложении, в диалоге отображаются все доступные ссылки на документы в почтовом ящике и папках. Вы можете выбрать ссылку на документ, чтобы открыть этот документ, или нажмите кнопку Выбрать документ с использованием диалога приложения, чтобы использовать стандартное диалоговое окно Открыть приложения.

Открытие документов

1. Дважды щелкните ссылку на документ в Почтовом ящике.

Контрольные вопросы

1. Что такое Библиотека GroupWise и для чего она нужна?

2. Что такое ссылка на документ?

3. Как создать документ с использованием разных шаблонов?

4. Как импортировать документ в Библиотеку GroupWise?

5. Что дает интеграция GroupWise с приложениями?

6. В каких версиях можно сохранять документы в GroupWise? И что это дает пользователям?

7. Как сделать, чтобы документ можно было использовать совместно с другими пользователями?

8. Как изъять документ из Библиотеки GroupWise?

9. Как вернуть документ в Библиотеку GroupWise?

Задания

1. Выполнить лабораторную работу №4 Создание документов и работа с ними

3.9 Настройка GroupWise

3.9.1  Установка параметров GroupWise

Используйте Параметры для настройки GroupWise путем установки параметров, вступающих в силу при каждом запуске GroupWise. Вы можете установить параметры, которые делают работу более эффективной, изменяют внешний вид GroupWise и выполняют определенные задачи.

Например, Вы можете использовать Параметры окружения для изменения языка интерфейса GroupWise или Параметры отправки для указания того, что Вам нужно уведомление о доставке для каждого отправляемого сообщения. Вы также можете использовать Параметры для включения программы уведомления Notify, указания папки архива, изменения уровня секретности отправляемых сообщений и т.д.

Задержка доставки сообщения

1. Чтобы отложить доставку одного сообщения, откройте бланк сообщения 4выберите Файл 4Свойства 4закладку Дополнительные параметры отправки. или Чтобы отложить доставку всех отправляемых сообщений, выберите Сервис 4Параметры 4дважды щелкните Отправка 4выберите закладку Дополнительно.

2. Установите флажок Доставить сообщение через.

3. В поле Доставить сообщение через укажите, через сколько дней сообщение должно быть доставлено.

4. Нажмите ОК.

Получение уведомлений о доставке для отправляемых сообщений

1. Чтобы получить уведомление о доставке для одного сообщения, откройте бланк сообщения 4выберите Файл 4Свойства. или Чтобы всегда получать уведомления о доставке отправляемых сообщений, выберите Сервис 4Параметры 4дважды щелкните Отправка 4выберите закладку нужного типа сообщения.

2. В поле Вернуть уведомление укажите тип нужного Вам уведомления о доставке.

3. Нажмите ОК.

Запрос ответа на отправленное письмо или телефонное сообщение

1. Чтобы запросить ответ на одно сообщение, откройте бланк сообщения 4выберите Файл 4Свойства. или Чтобы запросить ответ на все отправляемые сообщения, выберите Сервис 4Параметры 4дважды щелкните Отправка 4выберите закладку Письмо/Телефонограмма.

2. В поле Запросить ответ укажите, когда Вы хотите получить ответ.

3. Нажмите ОК.

Изменение языка интерфейса GroupWise

1. Выберите Сервис 4Параметры.

2. Дважды щелкните Настройки 4выберите закладку Общие настройки.

3. Во всплывающем списке Язык интерфейса выберите язык.

Изменение бланков по умолчанию

1. Выберите Сервис 4Параметры.

2. Дважды щелкните Настройки 4выберите закладку Бланки.

4. Если тип сообщения - задания, мероприятие или записка, выберите Персональное или Групповое.

5. В списке Бланки выберите бланк, который Вы хотите использовать по умолчанию.

6. Выберите Сделать основным.

7. Повторите Шаги 3-6, пока не выберите бланки по умолчанию для каждого типа сообщения.

8. Нажмите ОК.

Указание, за сколько до события должен прозвучать сигнал

1. Выберите Сервис 4Параметры.

2. Дважды щелкните Дата и Время 4выберите закладку Календарь.

3. Выберите Сигнал, если принято.

4. Укажите, за сколько часов и минут до события должен прозвучать сигнал.

5. Нажмите ОК.

 

3.9.2  Назначение паролей Почтовому ящику

Вы можете назначить Почтовому ящику пароль, чтобы предотвратить доступ других пользователей к своим сообщениям GroupWise. Пароли учитываю регистр. Назначив пароль, Вы будете получать запрос каждый раз, открывая GroupWise. Если Вы решите больше не пользоваться паролем, его можно удалить. Если Вы хотите, чтобы Ваш пароль запоминался в Windows при следующей регистрации под Вашим именем на этой машине, выберите Запомнить пароль. Если Вы забыли свой пароль, то не сможете получить доступ к своим сообщениям.

Установка пароля для Почтового ящика не влияет на доступ к Вашему Почтовому ящику доверенных лиц. Доступ доверенных лиц к Вашему Почтовому ящику определяется правами, которые Вы дали в Списке доступа.

Создание пароля для Почтового ящика

1. В Основном окне выберите Сервис 4Параметры.

2. Дважды щелкните Защита 4выберите закладку Пароль.

3. В поле Новый пароль введите пароль.

4. В поел Подтверждение нового пароля введите пароль 4нажмите ОК 4Закрыть.

3.9.3  Настройка панели инструментов

Используйте панель инструментов для доступа ко многим функциям и параметрам GroupWise. При использовании определенных возможностей (например, в Календаре), появляется соответствующая панель инструментов.

Чтобы получить информацию о кнопке панели инструментов, поместите курсор мыши на эту кнопку и прочтите подсказку.

Каждую панель инструментов можно настроить, добавляя и удаляя кнопки, выбирая порядок кнопок и помещая между ними разделители.

1. Если панели инструментов нет на экране, выберите Вид 4Панель инструментов.

2. Щелкните правой кнопкой мыши на панели инструментов 4выберите Свойства.

3. Выберите закладку Настройка.

4. Чтобы добавить кнопку, в списке Категории выберите категорию 4в поле Кнопки выберите кнопку 4выберите Добавить кнопку.

5. Чтобы удалить кнопку, отбуксируйте ее за пределы панели инструментов.

6. Чтобы изменить порядок кнопок на панели инструментов, отбуксируйте кнопку на новое место.

7. Чтобы добавить или удалить пустое пространство между кнопками, отбуксируйте одну кнопку от другой или наоборот.

8. Нажмите ОК.

3.9.4  Настройка установок библиотеки

GroupWise позволяет Вам настроить установки библиотек, в которых Вы храните и создаете документы. Вы можете указать библиотеку по умолчанию, расположение свойств документа по умолчанию и значения по умолчанию для свойств документа. Вы также можете указать, хотите ли Вы использовать краткую или длинную форму списка свойств. Указанные Вами установки библиотеки и свойств применяются только к Вашим библиотекам. Вы не можете изменять установки других пользователей.

Установка библиотеки по умолчанию

Вы можете изменить библиотеку по умолчанию. Если Вы создаете, импортируете или копируете документ в GroupWise, он сохраняется в библиотеке по умолчанию, если Вы не указали другую. Кроме того, функция Найти выполняет поиск документов прежде всего в библиотеке по умолчанию.

1. Выберите Сервис 4Параметры 4дважды щелкните Документы.

2. Выберите библиотеку, которую Вы хотите использовать по умолчанию.

3. Выберите По умолчанию 4ОК.

3.9.5  Использование командной строки

В GroupWise имеются необязательные команды, которые Вы можете использовать при запуске программы. Некоторые из этих параметров созданы для удобства, другие являются обязательными при запуске GroupWise на определенном оборудовании.

Таблица 3.4

Параметры командной строки GroupWise

Этот параметр	Делает следующее
/bl	Запрещает отображение логотипа GroupWise при входе в программу.
/с	Проверяет наличие неоткрытых сообщений. Если неоткрытые сообщения есть, GroupWise открывается как обычно. Иначе GroupWise не запускается.
/cm	Проверяет наличие неоткрытых сообщений. Если неоткрытые сообщения есть, GroupWise открывается в свернутом виде, и звучит сигнал. Иначе GroupWise не запускается.
/ipa-<IP-адрес>	Позволяет Вам указать IP-адрес. Введите адрес вместо <IP-адрес>.
/ipp-x	Позволяет Вам указать IP-порт. Введите номер порта вместо х.
/l-xx	Применяется, только если у Вас две или более языковых версии или языковых модуля. Этот параметр дает инструкцию GroupWise игнорировать установку языка среды по умолчанию и использовать язык, обозначенный кодом (хх).
Этот параметр	Делает следующее
/la-<сетевой ИД>	Позволяет Вам зарегистрироваться на компьютере другого пользователя с использованием Вашего сетевого ИД. Другой пользователь остается зарегистрированным в сети. Введите свой сетевой ИД вместо <сетевой ИД>.
/nu	Отключает Автоматическое обновление. Если эта опция выбрана, выберите Вид 4Обновить, когда захотите обновить сообщения, отображаемые в Почтовом ящике.
/ph-путь	Позволяет указать путь к почтовому отделению.
/ps-путь к базе Remote	Открывает GroupWise в режиме Remote. Этот параметр может использоваться только в поле Цель.

Использование параметра командной строки GroupWise

1. Щелкните правой кнопкой мыши на пиктограмме GroupWise на рабочем столе 4выберите Свойства.

2. Выберите закладку Ярлык.

3. В поле Файл после имени исполняемого файла GroupWise введите пробел 4введите параметр (ы) командной строки 4нажмите ОК.

4. Перезапустите GroupWise.

Контрольные вопросы

1. Перечислите некоторые Параметры GroupWise.

2. Как назначить пароль Почтовому ящику?

3. Как настроить панель инструментов?

4. Как настроить установки библиотеки?

3.10  Поиск сообщений в Почтовом ящике

3.10.1          Поиск сообщений

Используйте функцию Поиск для поиска сообщений, удовлетворяющих указанным Вами критериям. Вы можете задать область поиска и точно указать, какие документы или сообщения нужно искать. Результаты поиска можно сохранить в папке Поиск.

Если Вы используете GroupWise Remote, можно искать сообщения как в Почтовом ящике Remote, так и в Главном.

Поиск сообщения

1. Нажмите на панели инструментов

2. В поле Найти введите текст, который Вы ищите.

3. Нажмите ОК.

Подсказки

·   Результаты поиска отображаются в папке Результаты поиска, которая открывается по окончании поиска.

·   Поиск выполняется во всех папках и библиотеках, выбранных на закладке Просмотр. Для уточнения поиска выберите закладку Просмотр и снимите выбор с ненужных папок и библиотек.

·   Используйте Расширенный поиск для более точного поиска. Например, Вы можете искать сообщения от двух или трех пользователей за раз.

·   Используйте Искать текст вместо Найти, чтобы найти определенный текст в открытом сообщении.

3.10.2          Поиск текста в сообщениях

Используйте искать текст для поиска строки текста в сообщении, которое Вы читаете или отправляете. GroupWise просматривает текст только в поле Сообщение или в прикреплениях, открытых в программе просмотра. Вы можете также выполнять поиск текста в окне быстрого просмотра. Чтобы найти несколько слов или выполнить поиск в нескольких сообщениях, используйте Найти в меню Сервис.

Поиск текста в сообщении

1. Откройте сообщение.

2. Выберите Правка 4Искать текст.

3. Введите текст, который Вы хотите найти, в поле Образец.

4. Выберите Найти далее, чтобы найти введенный текст.

3.10.3          Фильтрация

Если у Вас в Почтовом ящике много сообщений, поиск определенного сообщение может быть затруднен. Фильтр позволит Вам отобразить сообщения в соответствии с определенными критериями, имеющими определенное слово в строке темы.

Вы также можете использовать фильтр, чтобы скрыть сообщение, которое Вам не нужно. Фильтр не перемещает и не удаляет сообщения; он только отображает определенные сообщения на основе указанных Вами критериев. Созданный фильтр влияет на все папки. Если Вы сбросите фильтр, все сообщения будут снова отображены.

Как отобразить или скрыть сообщения при помощи фильтра

1. Выберите папку (например, Почтовый ящик, Урну или созданную Вами папку).

2.    

1. В правом нижнем углу Основного окна дважды щелкните.

2. В первом окне выберите поле, по которому Вы хотите проводить фильтрацию. Например, выберите От, если Вы хотите отфильтровать сообщения от определенного человека.

3. Выберите выпадающий список оператор 4выберите оператор.

4. Введите критерий фильтрации или нажмите стрелку вниз, если она есть, затем выберите существующий критерий.

5. Раскройте последний выпадающий список 4выберите Конец. или Выберите И или Или для добавления критериев.

Подсказки

·   По мере создания фильтра читайте текст в диалоговом окне, начинающийся «Включить элементы, где…». Он описывает работу фильтра.

·    

·   Пиктограмму фильтра изменяется на , что указывает, что фильтр активен.

·    

·   Чтобы сбросить фильтр, щелкните 4Сбросить фильтр.

Контрольные вопросы

1. Как осуществляется поиск сообщений?

2. Что такое фильтр?

3. Как отобразить или скрыть сообщения при помощи фильтра?

Задания

1. Выполнить лабораторную работу №5 Поиск сообщений в Почтовом ящике

3.11  Отправка и получение рабочих сообщений

3.11.1          Использование WorkFlow: Обзор

Рабочий процесс - это ряд шагов или заданий, выполняемых несколькими людьми для достижения цели. Обычно рабочий процесс содержит прикрепленный файл, который получатели могут открыть в исходном приложении. Например, вместо того, чтобы печатать, копировать и распространять файл для просмотра или утверждения, Вы можете направить его электронным путем по маршруту как часть рабочего процесса.

Получателем рабочего процесса может быть любой пользователь из Адресной книги. Вы можете отправить рабочий процесс всем получателям сразу. Вы также можете отправить последовательный рабочий процесс получателям в порядке, в котором Вы выбрали их в Адресной книге, в зависимости от того, как должна выполняться работа.

Рабочий процесс может иметь одно прикрепление. Прикрепление может быть файлом или ссылкой. В последовательных рабочих процессах изменения, внесенные получателями в прикрепленные файлы, могут просмотреть следующие получатели. Каждый получатель получает в Почтовый ящик рабочее сообщение. Открыв рабочее сообщение, получатель может открыть или изменить прикрепленный файл.

По ходу рабочего процесса Вы можете использовать Почтовый ящик или Диспетчер WorkFlow для проверки статуса рабочего процесса. Статус обновляется каждый раз, когда получатель выполняет задание рабочего сообщения. Когда все рабочие сообщения выполнены, Вы получаете отчет о рабочем процессе, в котором отображены результаты процесса.

Создание рабочего процесса

Являясь инициатором рабочего процесса, Вы определяете, какой вид рабочего процесса Вы будете использовать (всем сразу или последовательно). Вы должны включить инструкции, чтобы получатели знали, что они должны делать.

1. В GroupWise выберите Файл 4Создать 4Рабочий процесс.

2. Введите тему для идентификации рабочего процесса.

3.    

1. Чтобы добавить получателей, нажмите 4выберите имена в Адресной книге.

2. Чтобы отправить рабочий процесс получателям последовательно, убедитесь, что выбрана опция Последовательно. или Чтобы отправить всем получателям сразу, выберите Всем сразу.

3. Чтобы прикрепить файл, нажмите Прикрепить 4раскройте выпадающий список Тип 4тип прикрепления 4Обзор 4выберите файл, который нужно прикрепить 4Открыть 4ОК. или В поле Прикрепление введите имя файла, путь или адрес Интернет 4нажмите ОК.

4. Введите инструкции для получателей.

5. Нажмите Пуск.

Просмотр отчета о рабочем процессе

Если Вы отправили последовательный рабочий процесс, то, когда будет выполнено задание последнего рабочего сообщения, в Ваш Почтовый ящик будет помещен отчет о рабочем процессе. Если Вы отправили рабочий процесс всем сразу, Вы получите отчет после того, как первый получатель выполнит задание рабочего сообщения. Отчет обновляется каждый раз, когда другой получатель выполняет задание рабочего сообщения. Вы можете открыть отчет в Почтовом ящике или Диспетчере WorkFlow.

В отчете отображается дата выполнения задания каждого рабочего сообщения и комментарии получателей. Вы можете открыть прикрепленный файл или ответить получателю из отчета.

1. В Почтовом ящике или Диспетчере WorkFlow дважды щелкните отчет.

2. Чтобы открыть или изменить прикрепленный файл, нажмите Открыть.

3. Чтобы отобразить комментарии получателей, выберите закладку Статус 4в списке Имя выберите имя.

4. Чтобы отправить письмо другому получателю, выберите закладку Статус 4имя 4Ответить.

5. Нажмите Готово.

Контрольные вопросы

1. Что такое рабочий процесс?

2. Как создать рабочий процесс?

3. Как просмотреть отчет о рабочем процессе?

3.12  Использование Адресной Книги

3.12.1          Использование Адресной Книги: Обзор

Используйте Адресную книгу как телефонный справочник и информационный центр при адресации. Адресная книга может содержать имена и адреса, адреса электронной почты, номера телефонов и др. Вы также можете набирать номера из Адресной книги.

Вы можете создать несколько адресных книг для личного использования. Открытые адресные книги представлены закладками в основном окне Адресной книги. За раз можно отобразить одну адресную книгу.

Адресные книги могут содержать адреса электронной почты, а также адреса Интернет. Адрес электронной почты - это имя, которое почтовая система использует для идентификации человека. Адрес Интернет - это постоянные адреса электронной почты, которые применяются в Интернете, что означает, что Вы можете отправлять и получать почту за пределами Вашей организации.

3.12.2          Поиск пользователей и ресурсов

Быстро найти записи в адресной книге можно при помощи Списка поиска. Вы также можете указать критерии поиска, определив один или несколько фильтров. Например, Вы можете определить фильтр, который отображает только записи, в которых фамилия начинается с «Д».

Если Вы начинаете вводить имя в поле Кому, СС или ВС создаваемого сообщения, система дополнения имени пытается определить для Вас имя. Она выполняет поиск записей, совпадающих с введенным фрагментом, в адресной книге Частые контакты, где содержатся недавно использовавшиеся адреса, и в системной адресной книге (эти адресные книги должны быть открыты).

Если система дополнения имени находит нужное имя, можно прекратить набор. Если система дополнения имени не находит его, продолжите ввод: система дополнения имени будет продолжать поиск после ввода каждого нового символа. Если будет найдено имя, похожее, но не совпадающее с тем, которое Вы ищете, используйте стрелки вверх или вниз для прокрутки книги и просмотра соседних имен. Вы можете задать для системы дополнения имени определенный порядок поиска.

Поиск адресов пользователя, ресурса, организации и группы

1.    

1. Нажмите на панели инструментов.

2. Выберите закладку адресной книги, в которой Вы хотите выполнить поиск адресов.

3. В поле Список поиска начните вводить то, что Вы ищете.

3.12.3          Использование групп для адресации сообщений

Группа - это список пользователей или ресурсов, которому Вы можете отправлять сообщения. Используйте группы для отправки сообщений нескольким пользователям или ресурсам при помощи указания имени группы в поле Кому, ВС или СС. Имеется два типа групп: общие и персональные.

Общая группа - это список пользователей, созданный системным администратором и доступный для использования каждому пользователю GroupWise. Например, может быть группа Бухгалтерия. Каждый сотрудник бухгалтерии включен в эту группу. Общие группы перечислены в системной Адресной книге.

Персональная группа - это группа, созданная Вами. Например, если Вы часто отправляете мероприятия своей рабочей группе, можно включить все адреса или имена и место встречи (ресурс) в персональную группу.

Персональные адресные книги и группы - это не одно и то же. Вы создаете персональные адресные книги из Адресной книги; группы сохраняются из имен, уже введенных в Список адресов. Персональная адресная книга может быть меньше системной адресной книги. Вы можете отправить сообщения всем пользователям в персональной адресной книге, выбрав Правка 4Выделить все 4поле Кому. С группой Вы должны выбрать имя группы в адресной книге и выбрать Кому или ввести имя группы в поле Кому.

Создание и сохранение персональной группы

1.    

1. Нажмите на панели инструментов.

2. Выберите Кому, СС или ВС 4дважды щелкните или, удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкните и отбуксируйте пользователей и ресурсы для группы в Списке адреса.

3. Выберите Сохранить группу.

4. Укажите имя и персональную адресную книгу для группы 4нажмите ОК.

Подсказки

·   В одну группу можно включить пользователей из разных адресных книг.

·   Группы можно сохранять только в персональных адресных книгах.

·   Группу можно сохранить под любым именем. В имени группы можно использовать пробелы и любые символы.

3.12.4          Создание персональных адресных книг

Персональная адресная книга -это книга, которую Вы создаете для себя. Вы можете создавать, изменять и сохранять любое число персональных адресных книг. Вы имеете полные права на добавление и удаление имен и адресов любого человека, компании или ресурса в персональной адресной книге.

Если Вы создаете персональную адресную книгу, в основное окно Адресной книги добавляется закладка. Если Вы создаете несколько адресных книг, в несколько книг можно включить одни и те же имена и адреса. Если запись копируется из одной адресной книги в другую, и Вы измените ее в одной из книг, она будет изменена во всех книгах.

Адреса в персональных адресных книгах упорядочиваются в соответствии с Вашими настройками, Вы можете включить адреса Интернет всех людей или вообще не включать адреса.

Вы можете отправить сообщения всем людям, внесенным в персональную адресную книгу, щелкнув Кому над Списком адресов, а затем выбрав Правка 4Выбрать всех; Вы можете создать персональную группу. Если у Вас имеется список людей как группа, в поле Кому открытого бланка нужно ввести только имя группы, чтобы отправить сообщение всей группе.

Создание персональной Адресной книги

1. Нажмите на панели инструментов.

2. Выберите Файл 4Новая книга.

3. Введите имя новой книги 4нажмите ОК.

4. Чтобы добавить в новую адресную книгу имена, выберите Добавить.

5. Выберите Тип записи 4нажмите ОК.

6. Заполните поля.

7. Нажмите ОК.

3.12.5          Перемещение адресов из одной адресной книги в другую

Если другой пользователь создал персональную адресную книгу, которая может быть Вам полезной, он может экспортировать ее копию и отправить эту копию Вам. Затем Вы можете импортировать эту копию, и не создавать новую книгу. Группы, включенные в персональную адресную книгу, не могут экспортироваться.

Импортирование адресов в персональную адресную книгу

1. Если Вы получили персональную адресную книгу Novell в виде прикрепления, щелкните на прикреплении правой кнопкой мыши 4выберите Сохранить как 4выберите папку или дискету, на которой Вы хотите ее сохранить 4выберите Сохранить.

2. Откройте адресную книгу, в которую Вы хотите импортировать адреса. или Создайте новую персональную адресную книгу, в которой Вы будете импортировать адреса.

3. Выберите Файл 4Импорт.

4. Выберите файл адресной книги 4выберите Открыть.

Экспорт адресов из адресной книги

1. Откройте адресную книгу, из которой Вы хотите экспортировать имена.

2. Выберите адреса, которые Вы хотите экспортировать.

3. Выберите Файл 4Экспорт.

4. Выберите Всю адресную книгу, если Вы хотите экспортировать всю адресную книгу или Выберите Выбранные элементы, если Вы хотите экспортировать только выбранные адреса.

5. Выберите папку, в которой будет сохранен файл 4введите имя экспортируемого файла 4выберите Сохранить.

3.12.6          Отображение различной информации в Адресной книге

Вы можете управлять тем, какие закладки адресных книг отображаются в основном окне Адресной книги. Например, у Вас может быть персональная адресная книга для учетной записи, с которой Вы работаете только шесть месяцев в году. Вы можете закрыть ее, когда она не нужна, и открыть через шесть месяцев.

Вы также можете управлять информацией, отображаемой в одной адресной книге. Чтобы Вы могли изменять информацию в адресной книге, эта адресная книга должна быть открыта.

Адресные книги содержат больше информации, чем может отображено. В любое время Вы можете изменить, отображение информации, выбрав маркеры других колонок. Вы также можете изменить порядок колонок, сортировку колонок или их ширину.

Изменение порядка колонок в адресной книге

Нажмите на панели инструментов

1. Выберите закладку адресной книги, в которой Вы хотите изменить отображаемые колонки.

2. Выберите Правка 4Колонки 4Еще столбцы.

3. В списке Выделенные столбцы выберите имя колонки 4выберите Вниз или Вверх.

4. Чтобы добавить колонку, дважды щелкните имя колонки в списке Доступные столбцы. или Чтобы удалить колонку, дважды щелкните имя колонки в списке Выделенные столбцы.

3.12.7          Использование Адресной книги для отправки сообщений

Адресная книга упрощает и ускоряет отправку почтовых сообщений, мероприятий, заданий, записок и телефонных сообщений, помогая Вам найти адреса электронной почты пользователей, которым Вы хотите отправить сообщение.

Использование Адресной книги для адресации сообщения

1. В бланке сообщения нажмите Адрес.

2. Выберите закладку адресной книги.

3. Если полей Кому, СС и ВС на экране нет, нажмите Список адресов в нижней части Адресной книги.

4. Дважды щелкните имена первичных получателей (Кому) Вашего сообщения 4выберите СС 4дважды щелкните имена получателей копии 4повторите для получателей скрытой копии 4выберите Закрыть.

3.12.8          Использование адресной книги Частые контакты

Используйте закладку Частые контакты в Адресной книге для доступа к наиболее часто используемым или недавно используемым записям. Когда Вы используете запись в сообщении, она копируется в адресную книгу Частые Контакты, если эта книга открыта. Вы можете просмотреть дату и время последнего использования записи, и сколько раз Вы ее использовали.

Если запись помещается в Частые контакты, она остается там, пока Вы ее не удалите. Запись также остается в исходной адресной книге. Если адресная книга Частые контакты закрыта, информация в нее не копируется.

Использование книги Частые контакты для адресации сообщений

1. Откройте бланк сообщения.

2. Нажмите Адрес.

3. Если закладки Частые контакты нет на экране, выберите Файл 4Открыть книгу частых контактов.

4. Если полей Кому, СС и ВС нет на экране, нажмите Список адресов в нижней части Адресной книги.

5. Выберите Кому 4дважды щелкните имена первичных получателей сообщения 4выберите СС 4дважды щелкните имена получателей скрытой копии 4повторите операцию для получателей скрытой копии 4нажмите Закрыть.

3.12.9          Просмотр групп, организаций или ресурсов в Адресной Книге

Используйте предопределенные фильтры для отображения в адресной книге только групп, пользователей, организаций или ресурсов.

В адресных книгах по умолчанию отображаются все записи. Так как все группы, компании и ресурсы помечаются значками, поиск определенных записей в большой адресной книге может быть затруднителен. Предопределенный фильтр отображает только те типы записей, которые Вам нужны.

Имеется два типа предопределенных фильтра, применяющихся только к адресной книге Частые контакты. Вы можете использовать их для фильтрации всех записей с указанным Вами минимальным числом ссылок.

Чтобы просмотреть группы, организации или ресурсы в адресной книге;

1. Нажмите на панели инструментов

2. Выберите Вид 4Предопределенные фильтры 4выберите фильтр, который Вы хотите отобразить.

3. Чтобы вернуться в окно адресной книги без фильтрования, выберите Вид 4Фильтрация разрешена или Удалить фильтр.

Контрольные вопросы

1. Что содержит Адресная Книга?

2. Как осуществляется поиск пользователей, ресурсов, организаций и группы в Адресной Книге?

3. Что такое группа? Какие группы бывают? Их отличия.

4. Что такое персональная адресная книга?

5. Как создать персональную адресную книгу?

6. Как переместить адреса из одной адресной книги в другую?

7. Для чего используется адресная книга Частые Контакты?

Задания

1. Выполнить лабораторную работу №6 Использование Адресной Книги

3.13  Использование GroupWise Imaging

3.13.1          Использование Imaging: Обзор

Возможность преобразовать информацию на бумаге в удобный электронный формат может сэкономить время и увеличить производительность. GroupWise Imaging - это приложение, которое позволяет Вам преобразовывать такую информацию (например, фотографии, рисунки и текстовые документы) в оцифрованные изображения, которые можно перемещать, снабжать аннотациями, отправлять по электронной почте, факсу, печатать или изменять размер.

В зависимости от формата файла, файлы изображений могут содержать одно или несколько изображений и могут быть черно-белыми, полутоновыми или цветными. При загрузке и сохранении файлов изображений, производительность системы изменяется в зависимости от используемого оборудования и размера изображения [7].

3.13.2          Использование аннотаций

Аннотации - это электронные версии пометок, обычно используемых на бумажных документах, например, выделений, штампов и текстовых записей. Однако, поскольку аннотации GroupWise Imaging цифровые, их существенно проще добавлять, перемещать и удалять. Атрибуты цифровых аннотаций (цвет, размер, текст и видимость) изменить проще, чем на бумаге.

Выбор существующей аннотации

1. Нажмите на основной панели инструментов

2. Выберите на панели аннотаций

3. Выберите аннотацию.

3.13.3          Сканирование

Сканирование позволяет Вам преобразовывать данные на бумаге в электронные изображения. Сканер подключается к ПК или сети и управляется приложением. Приложение соединяется со сканером через интерфейс, называемый источником данных сканера (драйвером), который обычно поставляется производителем сканера. Наиболее распространен стандарт TWAIN. TWAIN - это промышленная спецификация сканирования изображений, которая поддерживается большинством сканеров.

Выбор сканера

1. Выберите Сервис 4Параметры.

2. Выберите Сканер.

3. Выберите Выбор сканера 4имя сканера 4ОК.

Подсказки

·   Если Вы используете Расширенную версию Imaging, после выбора сканера выберите ISIS или TWAIN.

Начало сканирования

1. Выберите Сканировать 4Новый файл.

2. Выберите Сканировать.

3. Нажмите ОК.

3.13.4          Открытие существующего изображения

1. Нажмите на основной панели инструментов

2. Выберите папку, которую Вы хотите просмотреть.

3. Выберите имя файла.

4. Нажмите Открыть.

3.13.5          Отправка изображения по электронной почте

GroupWise Imaging позволяет Вам отправлять изображения по электронной почте другим пользователям для просмотра, добавления изменений и аннотаций и т.д.

1. Нажмите на основной панели инструментов

2. Введите пароль. (Пароль необходим, только если он был назначен при создании Почтового ящика).

3. Нажмите ОК.

4. В поле Кому введите имена пользователей, которым Вы хотите отправить изображение. Если нужно просмотреть имена в Адресной книге, нажмите Адрес.

5. Выберите поле Тема 4введите тему.

6. Выберите поле Сообщение 4введите текст сообщения.

7. Нажмите Отправить.

Контрольные вопросы

1. Что такое GroupWise Imaging?

2. Что такое аннотация?

3. Как отправить изображение по электронной почте?

3.14  Регистрация в GroupWise

Когда Вы запускаете GroupWise, диалоговое окно предоставляет Вам возможность зарегистрироваться в GroupWise. Диалоговое окно Запуск изменяется в зависимости от информации, необходимой GroupWise для того, чтобы открыть Ваш Почтовый ящик. Например, если у Вас установлен пароль для доступа к Почтовому ящику, а также для регистрации в сети и запуска GroupWise со своей машины, диалоговое окно может запрашивать пароль.

Однако если GroupWise не может найти почтовое отделение (например, если местоположение почтового отделения изменилось или сервер, содержащий почтовое отделение, в настоящее время не работает), может появиться диалоговое окно, предлагающее Вам указать путь к почтовому отделению или адрес TCP/IP агента почтового отделения, Ваше имя пользователя и пароль.

Вы можете использовать параметр командной строки, чтобы диалоговое окно Запуск обязательно отображалось при запуске GroupWise.

Вход в свой Почтовый ящик

1. Убедитесь, что Вы зарегистрированы в сети.

2. Запустите GroupWise.

3. Если Вы получите запрос на ввод пароля или другой информации, введите пароль или необходимую информацию в соответствующее окно 4нажмите ОК.

Подсказки

·   GroupWise может понадобиться такая информация, как адрес и порт TCP/IP агента почтового отделения, путь к сетевому почтовому отделению или путь к базе данных remote. Если Вы не знаете эту информацию, обратитесь к системному администратору.

Вход в свой Почтовый ящик с рабочей станции другого пользователя

1. Зарегистрируйтесь в сети с использованием своего ИД пользователя.

2. Запустите GroupWise.

3. Введите свой ИД пользователя, если он не отображен в поле ИД пользователя.

4. Выберите поле Пароль 4введите свой пароль 4нажмите ОК.

Подсказки

·   Вы должны находиться в одном почтовом отделении с другим пользователем, чтобы войти в свой Почтовый ящик с его рабочей станции.

Указание пути к базе данных Remote

1. Запустите GroupWise в режиме удаленного доступа.

2. В диалоговом окне Запуск введите свой пароль.

3. Выберите поле Путь к базе данных Remote 4введите или найдите путь к базе данных remote. Например, введите с:\remote.

4. Нажмите ОК.

Подсказки

·   GroupWise запускается в режиме удаленного доступа, если нет сетевого соединения, если GroupWise несколько раз не может соединиться с Главным Почтовым ящиком или если Вы используете параметр командной строки /ps-<путь>.

Указание адреса TCP/IP Агента Почтового Отделения

1. Запустите GroupWise.

2. В диалоговом окне Запуск выберите закладку Адрес TCP/IP.

3. Введите адрес TCP/IP агента почтового отделения.

4. Укажите порт агента почтового отделения.

5. Нажмите ОК.

Подсказки

·   Вы можете указать либо путь к сетевому почтовому отделению, либо адрес TCP/IP агента почтового отделения. Если Вы укажите и то, и другое, GroupWise проверит первым адрес TCP/IP. Если GroupWise не сможет соединиться с указанным адресом TCP/IP, он попытается соединиться с сетевым почтовым отделением по указанному пути.

Контрольные вопросы

1. Опишите процедуру входа в свой Почтовый ящик.

2. Как войти в свой Почтовый ящик с рабочей станции другого пользователя?

4.   Лабораторные работы по приложению NetWare GroupWise

4.1 Лабораторная работа №1. Работа с сообщениями в Почтовом ящике

Цель: научиться отправлять и получать сообщения, прикреплять к сообщениям файлы, управлять отправленными и полученными сообщениями в Почтовом ящике.

Материально-техническое оснащение: компьютерный класс на 10 рабочих мест (компьютеры с процессором не менее 80486, ОЗУ не менее 16Мб).

Чтобы приступить к выполнению данной лабораторной работы Вы должны ответить на все вопросы входного контроля.

Вопросы входного контроля

1. Перечислите папки, которые располагаются в Основном окне GroupWise и объясните назначение каждой из них.

2. Для чего необходима Адресная книга?

3. Какие типы сообщений Вы можете создавать с помощью GroupWise?

4. Охарактеризуйте каждый тип сообщения.

5. Назовите отличие СС (Копии) от ВС (Скрытой копии).

Отправка писем

Письмо подобно внутренней записке; оно имеет первичного получателя, тему, дату и может иметь копии и скрытые копии для других пользователей. К нему можно также прикреплять файлы, звуки, клипы.

СС (Копия)

Отправляет копии сообщения пользователям, которым будет полезна эта информация, но которые не являются ответственными за эту информацию или инструкции. Все получатели увидят, что была отправлена копия.

ВС (Скрытая копия)

Отправляет копию Вашего сообщения получателю так, что все остальные получатели не знают об этом. Только отправитель и получатель скрытой копии знают о том, что скрытая копия была отправлена.

1. Выберите Создать4Сообщение в меню Файл.

2. В поле Кому введите имя пользователя, нажмите Enter. Повторите для всех остальных пользователей.

3. Чтобы выбрать имена пользователей из списка, нажмите Адрес, дважды щелкните каждое имя, нажмите ОК.

4. Введите тему.

5. Введите сообщение.

6. Нажмите отправить.

Назначение задания другому пользователю

Если Вы назначаете другому пользователю, копия этого задания появляется в Вашем Почтовом ящике. Заданию можно назначить приоритет. Имеется два уровня приоритета: алфавитный и цифровой. Например, задания могут иметь приоритеты А, А1, А2, В, В1, 1, 2 и т.д.

Кроме этого Вы можете назначить приоритет отправки (высокий, стандартный или низкий) в закладке Задание в Параметрах отправки. Приоритет отправки определяет, как задание будет отображаться в Почтовом ящике получателя. Например, если Вы назначаете заданию высокий приоритет отправки, пиктограмма этого задания в почтовом ящике получателя будет красной.

1. Выберите Создать 4Задание в меню Файл.

2. Введите имя получателя задания.

3. Укажите дату, когда задание должно начаться.

4. Укажите дату, когда задание должно быть выполнено.

5. Введите тему.

6. Укажите приоритет задания.

7. Введите описание задания.

8. Нажмите Отправить.

Назначение задания самому себе

1. Выберите Создать 4 Персональное задание в меню Файл.

2. Введите тему.

3. Укажите приоритет задания.

4. Укажите дату начала.

5. Укажите дату окончания.

6. Введите текст сообщения.

7. Нажмите ОК.

Отправка записок

Записка - это напоминание, которое Вы устанавливаете на указанную дату в своем Календаре или Календаре другого пользователя. Можно использовать записки для напоминания себе и другим о сроках, праздниках, выходных и т.д.

Персональные записки полезны в качестве напоминаний о днях рождения, отпуске, днях выдачи зарплаты и т.д.

Отправка записки другим пользователям

1. Выберите Файл 4Создать 4Записку.

2. Заполните поля адреса. Если Вы не знаете имени пользователя, нажмите Адрес.

3. В поле Дата начала укажите дату, когда эта записка должна появиться в Календаре получателя.

4. Введите тему (необязательно) и текст записки.

5. Нажмите Отправить.

Прикрепление файла к сообщению

2. Заполните поля Кому, Тема и Сообщение.

3. Нажмите значок прикрепления (скрепку) чтобы открыть диалоговое окно Прикрепления.

4. Нажмите Выбрать файл.

5. Выберите файл, который хотите отправить 4Открыть 4Закрыть. Чтобы прикрепить несколько файлов, выбирайте их, удерживая нажатой клавишу Ctrl.

6. Нажмите Отправить.

Запрос ответа

Вы можете проинформировать получателя о том, что нужен ответ на сообщение. GroupWise добавляет в начало сообщения предложение о том, что требуется ответ, и изменяет пиктограмму в Почтовом ящике получателя на двойную стрелку. При составлении сообщения выберите Файл 4Свойства 4в поле Запросить ответ выберите, когда Вам нужен ответ.

Повторная отправка сообщений

Используйте Отправить повторно, чтобы отправить сообщение еще раз, например, с изменениями. Повторная отправка позволяет вам отправить сообщения, не вводя снова всю информацию.

1. Щелкните правой кнопкой мыши на сообщении, которое вы хотите отправить повторно 4выберите Отправить повторно.

2. Внесите в сообщение необходимые изменения 4нажмите Отправить.

3. Нажмите Да, чтобы вернуть первый экземпляр. или Нажмите Нет, чтобы оставить первый экземпляр.

Возврат отправленных сообщений

Используйте Удалить для возврата отправленного сообщения. Например, если, отправив сообщение, Вы вспоминаете, что ошиблись, можно удалить это сообщение, пока никто из получателей не прочитал его.

1. Выберите в Почтовом ящике сообщение, которое вы хотите вернуть.

2. Выберите Правка 4Удалить.

3. Выберите соответствующий вариант.

4. Нажмите ОК.

Подсказки

·   Вернуть письмо или телефонное сообщение можно от получателей, которые его еще не открыли. Мероприятие, записку или задание можно вернуть в любое время.

·   Чтобы просмотреть, кто из получателей открыл сообщение, щелкните правой кнопкой мыши на сообщении в Почтовом ящике 4выберите Свойства.

Чтение сообщений в программе быстрого просмотра

Для просмотра содержимого сообщения используйте программу быстрого просмотра. Это экономит время, поскольку не нужно открывать каждое сообщение; Вы просто щелкаете сообщение или нажимаете стрелку вниз для прочтения сообщений. Если Вы выбираете ссылку на документ, этот документ отобразится в окне быстрого просмотра. Однако, прикрепления не отображаются в окне быстрого просмотра.

Если Вы читаете сообщения в окне быстрого просмотра, пиктограмма изменяется на пиктограмму открытого сообщения. Например, закрытый конверт, представляющий письмо, изменяется на открытый конверт.

1. Нажмите на панели инструментов значок быстрого просмотра (табличка с очками).

2. Измените размер окна быстрого просмотра, отбуксировав угол окна или линию горизонтального разделителя вверх или вниз.

3. В Почтовом ящике выберите все сообщения, которые Вы хотите прочесть.

Ответ на полученные сообщения

Для ответа на сообщение выберите Ответить. Вы можете ответить всем получателям и отправителю исходного сообщения или только отправителю, не создавая при этом и не адресуя новое сообщение. Вы также можете включить в ответ копию исходного сообщения. В ответе перед темой исходного сообщения будет помещено слово НА:. При желании, тему можно изменить.

Ответ на сообщение

1. Откройте или щелкните сообщение, на которое Вы хотите ответить.

2. Выберите Действия 4Ответить.

3. Выберите Ответить отправителю или Выберите Ответить всем (отправителю и адресатам).

4. Нажмите ОК.

5. Введите сообщение 4нажмите Отправить.

Подсказки

·   Если Вы отвечаете всем получателям сообщения, которое включало получателей копии и скрытой копии, Ваш ответ будет включать получателей копии, но не скрытой копии.

Делегирование сообщений

Если Вы получаете мероприятие, задание или записку, которую вы не можете принять, используйте Делегировать. Например, Вы получили приглашение на встречу, предмет которой находится вне Вашей компетенции. Вместо отклонения мероприятия Вы можете его делегировать. Делегировать можно мероприятия, задания или записки. Отправитель увидит, кому Вы делегировали сообщение, в окне Свойства этого сообщения.

1. В Основном окне выберите задание, записку или мероприятие.

2. Выберите Действия 4Делегировать.

3. В поля адреса введите имена пользователей. Если Вы не уверены в написании, нажмите Адрес.

4. Введите комментарии для получателя.

5. Нажмите Отправить.

6. Нажмите Да, если Вы хотите, чтобы это сообщение осталось в Вашем календаре. или Нажмите Нет, если Вы хотите, чтобы это сообщение было удалено из Вашего Календаря.

Ход лабораторной работы

1. Загрузите на Вашей рабочей станции GroupWise.

2. Создайте с помощью приложения Блокнот текстовый файл Pricrep.txt содержащий какой-либо текст.

3. Создайте с помощью GroupWise письмо.

4. Отошлите его всем пользователям, причем один из получателей должен быть получателем копии, а другой получателем скрытой копии.

5. Создайте два задания для двух пользователей.

6. Назначьте приоритет для одного задания - высокий, а для второго - стандартный.

7. Отправьте задания получателям с уведомлением.

8. Создайте персональное задание и назначьте ему низкий приоритет.

9. Создайте записку для другого пользователя.

10. Прикрепите к этой записке ранее созданный Вами файл Pricrep.txt.

11. Запросите ответ на Вашу записку.

12. Отправьте записку.

13. Измените содержание отправленного ранее Вами письма и отправьте его повторно.

14. Верните одно из ранее отправленных Вами заданий.

15. В программе быстрого просмотра просмотрите все пришедшие к Вам от других пользователей письма.

16. На одно из писем ответьте отправителю.

17. На любое другое письмо ответьте всем (отправителю и адресатам).

18. Пометьте персональное задание созданное Вами как Выполненное.

19. Ответьте на пришедшую Вам записку, если отправитель запросил ответ и отправьте его.

Контрольные вопросы

1. Можно ли вернуть письмо от получателей, которые его открыли? А задание?

2. Как просмотреть кто из получателей открыл сообщение?

3. Если Вы отвечаете всем получателям, будет ли Ваш ответ включать получателей копии и скрытой копии?

4. Что произойдет, если срок выполнения назначенного Вам задания истек?

5. Что можно сделать, если Вы не можете принять задание, мероприятие или записку?

4.2 Лабораторная работа №2 Планирование общих и персональных мероприятий

Цель: научиться планировать общие, персональные и повторяющиеся мероприятия.

Материально-техническое оснащение: компьютерный класс на 10 рабочих мест (компьютеры с процессором не менее 80486, ОЗУ не менее 16Мб).

Чтобы приступить к выполнению данной лабораторной работы Вы должны ответить на все вопросы входного контроля.

Вопросы входного контроля

1. Что такое Мероприятие?

2. Для чего используется Автодатировка?

3. Какие возможности дает функция Поиск Свободного?

4. В каком случае Вы можете переназначить мероприятие?

5. Какими способами можно создать сообщение с автодатировкой?

Планирование мероприятия

1. Выберите Файл 4Создать 4Мероприятие.

2. В поля Кому, СС и ВС введите имена приглашаемых. Включите также ИД всех ресурсов в поле Кому. Если Вы не знаете ИД ресурса, нажмите Адрес.

3. В поле Место введите описание места.

4. Укажите дату начала, время начала и продолжительность.

5. Введите тему и текст сообщения.

6. Нажмите Отправить.

Переназначение мероприятий

1. Перейдите к папке Отправленные в Основном окне, если исходящие сообщения не отображаются.

2. Выберите мероприятие, которое Вы хотите переназначить.

3. Выберите Действия 4Отправить повторно.

4. Внесите изменения 4нажмите Отправить.

5. Нажмите Да, чтобы вернуть исходное сообщение.

Подсказки

·   Вы можете переназначить мероприятие, если Вы являетесь отправителем исходного мероприятия или имеете права доверенного лица на Почтовый ящик человека, назначившего это мероприятие.

·   Чтобы перенести мероприятие на другое время того же дня, откройте Календарь и отбуксируйте мероприятие на новое время.

Отмена мероприятия

1. Перейдите к папке Отправленные в Основном окне, если исходящие сообщения не отображаются.

2. Выберите мероприятие, которое Вы хотите отменить.

3. Выберите Правка 4Удалить.

4. Выберите Все почтовые ящики 4ОК.

Назначение персонального мероприятия

1. Выберите Файл 4Создать 4 Персональное мероприятие.

2. Введите тему, место (необязательно) и текст сообщения (необязательно).

3. Укажите дату начала, время начала и продолжительность.

4. Нажмите ОК.

Планирование персонального мероприятия в Календаре

1. Выберите Окно 4Календарь.

2. Выберите нужную дату 4дважды щелкните время в окне Мероприятие.

3. Введите тему, место (необязательно) и текст сообщения (необязательно).

4. Укажите продолжительность 4нажмите ОК.

Планирование сообщений с автодатировкой по образцу

1. В планируемом мероприятии, задании или записке выберите Действия 4Автодатировка.

2. Выберите закладку По образцу.

3. В поле Диапазон укажите даты начала и окончания. или Чтобы задать определенное число экземпляров вместо диапазона, укажите дату начала 4выпадающее меню Конец 4Вхождения 4укажите число вхождений.

4. Раскройте выпадающий список Дни недели 4выберите параметр.

5. Выберите месяцы. Чтобы назначить событие на все месяцы, дважды щелкните на любой месяц.

6. Если Вы выбрали Дни месяца, раскройте выпадающий список В 4выберите параметр 4выберите пронумерованные дни (например, 1 и 15). или Если Вы выбрали Дни недели, выберите порядковый номер рядом с нужным днем недели (например, 2-й Вт). или Если Вы выбрали Периодически, укажите продолжительность периода (например, каждые 15 дней).

7. Нажмите ОК.

Ход лабораторной работы

1. Загрузите на Вашей рабочей станции GroupWise.

2. Запланируйте Мероприятие 1 на текущую дату продолжительностью 2 часа.

3. Введите имена приглашаемых в нужные поля используя Адресную книгу.

4. Введите тему Мероприятия 1, введите сообщение.

5. Отправьте Мероприятие 1.

6. Запланируйте Мероприятие 2 на завтрашнее число продолжительностью 15 минут.

7. Пригласите несколько человек на Мероприятие 2.

8. Укажите тему и сообщение.

9. Отправьте Мероприятие 2 получателям.

10. Переназначьте Мероприятие 1 изменив его продолжительность и тему.

11. Назначьте Мероприятие 3 для себя.

12. Укажите любую дату, тему и сообщение.

13. Перейдите в окно Календарь.

14. Убедитесь, что на назначенной дате появилось персональное Мероприятие 3.

15. Оставайтесь в окне Календарь.

16. Запланируйте Мероприятие 4 в Календаре на 14 число следующего месяца продолжительностью 3 часа 15 минут и пригласите на него всех имеющихся в Вашей Адресной книге пользователей.

17. Используя Автодатировку запланируйте Мероприятие 5 на каждые вторые среды каждого месяца на два последующих года.

18. Просмотрите в Календаре назначенные Вам другими пользователями Мероприятия.

19. Отмените Мероприятие 2.

Контрольные вопросы

1. Чем удобно планирование мероприятий?

2. Как можно быстро перенести мероприятия на другое число?

3. Можете ли Вы отменить мероприятие, будучи лишь доверенным лицом того человека, который назначил это мероприятие?

4. Что нужно сделать, если Вы хотите узнать принял ли кто-то задание или придет ли он на встречу?

5. Каким способом нужно создать сообщение с автодатировкой, чтобы назначить периодическое событие?

4.3 Лабораторная работа №3 Управление Почтовым ящиком

Цель: Научиться помещать сообщения из Почтового ящика в архив, распечатывать сообщения в Почтовом ящике, создавать правила, предоставлять другим пользователям доступ к Вашему Почтовому ящику. Научиться работать с Урной и сохранять сообщения в Почтовом ящике.

Материально-техническое оснащение: компьютерный класс на 10 рабочих мест (компьютеры с процессором не менее 80486, ОЗУ не менее 16Мб).

Чтобы приступить к выполнению данной лабораторной работы Вы должны ответить на все вопросы входного контроля.

Вопросы входного контроля

1. Каково назначение Календаря?

2. Что значит связать сообщение с папкой?

3. Можно ли удалить папку Календарь? И почему?

4. Для чего необходимы разделяемые папки?

5. Для чего служит программа Notify в GroupWise?

6. Для чего используется архив в GroupWise?

7. Что такое Правило?

8. Опишите функцию Доверенное лицо?

9. Какие права Доверенного лица существуют, и что они позволяют делать Доверенному лицу?

10. Что такое Ресурсы?

Создание папок

1. В Списке папок выберите Файл 4Создать 4Папку.

2. Введите имя новой папки.

3. Нажмите Вверх, Вниз, Вправо или Влево, чтобы поместить папку в нужное место в Списке папок 4нажмите Дальше.

4. Введите описание папки 4нажмите Готово.

Перемещение сообщения в несколько папок

1. Выберите сообщение в Почтовом ящике.

2. Выберите Правка 4Перенести/связать с папками.

3. Установите флажок около каждой папки, в которой Вы хотите иметь это сообщение.

4. Выберите Связать.

Совместное использование папки с другими пользователями GroupWise

1. В Основном окне щелкните правой кнопкой мыши на папке, которую Вы хотите сделать разделяемой 4выберите Разделение.

2. Выберите Разделение с.

3. В поле Имя начните вводить имя пользователя.

4. Когда в поле появиться нужное имя, нажмите Добавить, чтобы переместить этого пользователя в Список разделения.

5. Выберите параметры доступа для этого пользователя.

6. Повторите Шаги 3-5 для всех пользователей, с которыми Вы хотите совместно использовать эту папку.

7. Нажмите ОК.

Помещение сообщения в разделяемую папку

1. Щелкните разделяемую папку в Списке папок, чтобы открыть ее.

2. Выберите Файл 4Создать 4Обсуждение.

3. Введите тему нового сообщения.

4. Введите текст сообщения.

5. Нажмите ОК.

Запуск Notify

1. Нажмите Пуск на панели задач Windows 4Программы 4GroupWise 4Программа уведомления Notify.

Установка частоты проверки наличия новых сообщений программой Notify

1. Убедитесь, что программа уведомления Notify запущена.

2. Щелкните правой кнопкой мыши на значок программы на панели задач Windows 4выберите Параметры.

3. Введите число минут в поле Проверять почту каждые.

Помещение в архив сообщения из Почтового ящика

1. Если Вы еще не сделали это, укажите путь к архиву в Местоположении файлов в диалоговом окне Окружение.

2. Выберите в Почтовом ящике сообщения, которые Вам необходимо поместить в архив.

3. Выберите Действия 4Архив.

Извлечение сообщений из архива

1. Выберите Файл 4Открыть архив.

2. Выберите сообщение, которое Вы хотите извлечь их архива 4Действия 4Архив.

3. Выберите Файл 4Открыть архив, чтобы вернуться в Основное окно.

Печать прикрепленного файла из GroupWise

1. Откройте или щелкните сообщение, содержащее прикрепленный файл.

2. Выберите Файл 4Печать.

3. Выберите прикрепленный файл, который Вы хотите распечатать.

4. Выберите Печать.

Печать прикрепленного файла из другого приложения

1. Откройте или щелкните сообщение, содержащее прикрепленный файл.

2. Выберите Файл 4Печать.

3. Выберите прикрепленный файл, который Вы хотите распечатать.

4. Выберите Печатать прикрепление из соответствующего приложения 4Печать.

Создание правила

1. Выберите Сервис 4Правила 4Новое.

2. В поле Имя правила введите имя.

3. Раскройте выпадающий список Событие 4выберите событие, включающее правило.

4. Если Вы выбирали Новое сообщение, Запуск, или Запуск пользователем, выберите один или несколько источников сообщения. Например, выберите Получено и Персональное. или Если Вы выбрали Сохранение сообщения, Открытие папки или Закрытие папки, щелкните пиктограмму папки 4папку 4ОК, чтобы отобразить имя папки.

5. В списке Типы сообщений выберите один или несколько типов сообщений, на которые должно влиять правило.

6. Если Вы хотите еще уточнить сообщения, на которые будет влиять правило, выберите Определить условия 4выберите соответствующие параметры 4ОК.

7. Выберите Добавить действие 4выберите действие, которое должно выполнять это правило. Для некоторых действий, например, Отправить письмо и Ответить, необходима дополнительная информация.

8. Нажмите Сохранить.

Добавление пользователя в свой список Доверенные лица

1. В Основном окне или Календаре нажмите значок с изображением человечка.

2. Выберите Доверенные лица.

3. Укажите человека, к Почтовому ящику которого Вы хотите получить доступ 4 нажмите ОК.

4. Нажмите еще раз тот же значок, чтобы проверить, появилось ли имя этого человека в списке Доверенные лица.

Очистка Урны

1. Выберите Правка 4Очистить урну 4Да.

Сохранение сообщения в Почтовом ящике

1. Выберите сообщение, которое Вы хотите сохранить 4выберите Файл 4Сохранить как.

2. В поле Сохранить файл как введите имя файла.

3. Чтобы сохранить сообщение в другом каталоге, не отображенном в поле Текущий каталог, нажмите Обзор.

4. Выберите Сохранить 4Закрыть.

Ход лабораторной работы

1. Загрузите GroupWise на Вашей рабочей станции.

2. Создайте три папки и поместите их в Списке папок в папку Картотека.

3. Выберите любое сообщение из Вашего Почтового ящика (если Ваш Почтовый ящик пуст, создайте сообщение сами заново).

4. Свяжите это сообщение с только что созданными Вами тремя папками.

5. Введите некоторые изменения в исходное сообщение.

6. Просмотрите, что произошло с копиями этого сообщения в трех связанных папках.

7. Сделайте одну из трех созданных Вами папок разделяемой с одним из пользователей, имеющихся в Вашей Адресной книге.

8. Поместите какое-либо сообщение в разделяемую папку.

9. Посмотрите содержание разделяемой папки у пользователя, с которым Вы разделяете данную папку.

10. Запустите программу Notify, если она еще не запущена.

11. Установите частоту проверки наличия новых сообщений программой Notify равную 1 минуте.

12. Поместите два-три уже прочитанных сообщения из Почтового ящика в архив.

13. Извлеките одно сообщение из архива обратно в Почтовый ящик.

14. Распечатайте любое сообщение, хранящееся в Вашем Почтовом ящике.

15. Распечатайте файл прикрепления Pricrep.txt двумя способами: из GroupWise; из другого приложения.

16. Создайте Правило, которое бы при помещении в Ваш Почтовый ящик нового Задания от другого пользователя делало его помеченным как прочтенное.

17. Попросите, чтобы Вам назначили Задание и проверьте, как работает созданное Вами Правило.

18. Сделайте одного пользователя Вашим Доверенным лицом.

19. Поместите одно из сообщений в Вашем Почтовом ящике в Урну.

20. Очистите Урну.

21. Сохраните письмо имеющееся в Вашем Почтовом ящике (если такового нет создайте его) как файл в одной из трех созданных Вами сегодня папок.

Контрольные вопросы

1. Если Вы изменяете связанное сообщение, изменится ли оно во всех остальных папках?

2. В каком случае Вы можете получать уведомления другого пользователя?

3. Можно ли получать уведомления человека, который находится в другом почтовом отделении?

4. Сможете ли Вы поместить сообщение в архив в Remote?

5. Если папка, из которой документ был помещен в архив удалено, то куда будет помещен этот документ при извлечении его из архива?

6. Какие права необходимо дать Вашему Доверенному лицу, чтобы Доверенное лицо могло создавать и отправлять сообщения от Вашего имени и получать те же сигналы, что и Вы?

7. Изменятся ли Ваши права Доверенного лица, если Вы удалите пользователя (Доверенным лицом которого Вы являетесь) из списка Доверенные лица?

8. Можно ли восстановить сообщения, которые были удалены из Почтового ящика?

4.4 Лабораторная работа №4 Создание документов и работа с ними

Цель: Научиться управлять документами в GroupWise, создавать документы, импортировать документы в Библиотеку GroupWise, изымать, возвращать, копировать, сохранять, открывать документы. Научиться совместно использовать документы, хранить несколько версий документов, просматривать протокол действий над документами.

Материально-техническое оснащение: компьютерный класс на 10 рабочих мест (компьютеры с процессором не менее 80486, ОЗУ не менее 16Мб).

Чтобы приступить к выполнению данной лабораторной работы Вы должны ответить на все вопросы входного контроля.

Вопросы входного контроля

1. Что такое Библиотека GroupWise и для чего она служит?

2. Что такое ссылка на документ?

3. Что дает интеграция GroupWise с приложениями?

4. В каких версиях можно сохранять документы в GroupWise, и что это дает пользователям?

5. Как сделать, чтобы документ можно было использовать совместно с другими пользователями?

Создание документа с использованием шаблона GroupWise

1. Выберите Файл 4Создать 4Документ.

2. Выберите Выбрать шаблон GroupWise 4в списке выберите шаблон.

3. Чтобы выбрать шаблон из другой библиотеке, выберите эту библиотеку в выпадающем списке.

4. Нажмите ОК.

5. Выберите тему документа.

6. Нажмите ОК.

7. Дважды щелкните ссылку на документ в текущей папке, чтобы открыть новый документ.

Создание документа с использованием файла в качестве шаблона

1. Выберите Файл 4Создать 4Документ.

2. Выберите Выбрать файл.

3. Введите имя файла, который Вы хотите использовать в качестве шаблона для нового документа.

4. Нажмите ОК.

5. Введите тему.

6. Нажмите ОК.

Создание документы с использованием шаблона приложения

1. Выберите Файл 4Создать 4Документ.

2. Выберите Выбрать приложение 4в списке Приложения выберите приложение, которое Вы хотите использовать как шаблон 4нажмите ОК.

3. Введите тему документа.

4. Нажмите ОК.

Импортирование документов с помощью Быстрого импортирования

1. Выберите Файл 4Импортировать документы.

2. Выберите Добавить 4выберите файлы, которые Вы хотите импортировать 4нажмите ОК.

3. Нажмите Далее.

4. Если Вы хотите, чтобы GroupWise создал ссылки на каждый документ, выберите Отобразить документы в папке 4выберите папку, в которой Вы хотите их сохранить. или Если Вы не хотите создавать ссылки на документы, выберите Импортировать, не отображая в папке.

5. Нажмите Готово, чтобы начать импортирование. GroupWise копирует документы в указанную библиотеку и создает ссылки на каждый документ в папке Картотека.

Создание новой версии документа

1. В Почтовом ящике выберите ссылку на документ, новую версию которого Вы хотите создать.

2. Выберите Файл 4Создать 4Версию документа.

3. Введите описание этой версии документа 4нажмите ОК.

Просмотр информации о версии

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Файл 4Свойства 4Версия.

Назначение пользователю прав на все версии документа

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Файл 4Свойства.

3. Выберите закладку Разделение.

4. Выберите Разделен с.

5. В поле Имя введите имя пользователя или группы, которой Вы хотите дать права 4выберите Добавить пользователя.

6. Установите флажки для прав, которые Вы даете выбранному пользователю.

7. Нажмите ОК.

Назначение пользователю прав на определенную версию документа

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Файл 4Свойства.

3. Выберите закладку Разделение.

4. Выберите Разделен с.

5. В поле Имя введите имя пользователя или группы, которой Вы хотите дать права 4выберите Добавить пользователя.

6. Выберите Защита на уровне версии.

7. Установите флажки для всех прав, которые пользователь должен иметь на этот тип версии 4нажмите ОК.

Просмотр действий над документом

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Файл 4Свойства

3. Выберите закладку Протокол действий.

В списке будут выведены действия, выполненные над этой версией (изъятие, возврат и т.д.).

Изъятие документа

1. В Почтовом ящике выберите ссылку на документ, который Вы хотите изъять.

2. Выберите Действия 4Изъять.

3. В поле Имя изымаемого файла введите имя файла для документа.

4. В поле Местоположение изымаемого введите путь, по которому Вы хотите сохранить изъятый документ.

5. Выберите Изъять.

Возвращение неизмененного документа

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Действия 4Вернуть.

3. Раскройте выпадающий список Метод возврата.

4. Выберите Только вернуть.

5. Выберите Вернуть.

Возвращение документа и назначение его новой версией

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Действия 4Вернуть.

3. Раскройте выпадающий список Метод возврата 4выберите способ возврата.

4. Раскройте выпадающий список Вернуть как 4выберите Новая версия.

5. В поле Местоположение и имя возвращаемого файла укажите путь и имя файла возвращаемого документа.

6. Выберите Вернуть.

Удаление определенной версии документа

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Действия 4Список версий.

3. Выберите версию, которую Вы хотите удалить.

4. Выберите Правка 4Удалить.

Копирование документа в другую библиотеку

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Действия 4Копировать документ.

3. Выберите библиотеку, в которую Вы хотите скопировать документ, в выпадающем списке Выберите библиотеку для копирования.

Сохранение документов вне библиотеки GroupWise

1. Выберите ссылку на документ в Почтовом ящике.

2. Выберите Файл 4Сохранить как.

3. В поле Сохранить файл как укажите путь, по которому этот документ должен быть сохранен 4нажмите ОК.

4. Выберите Сохранить.

Ход лабораторной работы

1. Загрузите на вашей рабочей станции GroupWise.

2. Создайте Документ 1 с использованием шаблона GroupWise.

3. Создайте Документ 2 с использованием файла (например, Pricrep.txt) в качестве шаблона.

4. Создайте Документ 3 с использованием шаблона приложения (например, Word 7.0).

5. Создайте Документ 4 вне GroupWise, с помощью любого имеющегося текстового редактора.

6. Импортируйте Документ 4 в Библиотеку GroupWise с помощью Быстрого Импортирования.

7. Создайте новую версию Документа 1.

8. Просмотрите информацию о версии Документов 1,2,3.

9. Назначьте одному из пользователей права на все версии Документа 1.

10. Назначьте другому пользователю права на текущую версию Документа1.

11. Просмотрите действия произведенные над Документами 1,2,3.

12. Изымите из Библиотеки GroupWise Документы 3,4.

13. Измените Документы 3,4.

14. Верните Документ 3 в Библиотеку без изменений.

15. Верните Документ 4 в Библиотеку с назначением его новой версией.

16. Удалите из Почтового ящика одну из версий Документа 1.

17. Скопируйте Документ 2 в другую Библиотеку.

18. Сохраните Документ 1 вне Библиотеки GroupWise.

Контрольные вопросы

1. Какую информацию Вы сможете указать при Выборочном импортировании документов в Библиотеку?

2. Какие права Вы должны иметь, чтобы просмотреть действия над документом?

3. Если Вы изъяли документ из Библиотеки, могут ли другие пользователи изменять или просматривать документ?

4. Если Вы удаляете ссылку на документ, значит ли это, что документ удаляется из Библиотеки?

5. Можно ли совместно использовать документы с пользователями, не имеющими доступа к GroupWise? Обоснуйте свой ответ.

4.5 Лабораторная работа №5 Поиск сообщений в Почтовом ящике

Цель: научиться осуществлять поиск сообщений, поиск текста в сообщениях, управлять фильтрацией в GroupWise.

Материально-техническое оснащение: компьютерный класс на 10 рабочих мест (компьютеры с процессором не менее 80486, ОЗУ не менее 16Мб).

Чтобы приступить к выполнению данной лабораторной работы Вы должны ответить на все вопросы входного контроля.

Вопросы входного контроля

1. Как назначить пароль Почтовому ящику?

2. Как настроить панель инструментов?

3. Как осуществляется поиск сообщения?

4. Как отобразить или скрыть сообщения при помощи фильтра?

Поиск сообщения

Используйте функцию Поиск для поиска сообщений, удовлетворяющих указанным Вами критериям. Вы можете задать область поиска и точно указать, какие документы или сообщения нужно искать. Результаты поиска можно сохранить в папке Поиск.

Если Вы используете GroupWise Remote, можно искать сообщения как в Почтовом ящике Remote, так и в Главном.

1. Нажмите на панели инструментов значок с изображением увеличительного стекла.

2. В поле Найти введите текст, который Вы ищите.

3. Нажмите ОК.

Поиск текста в сообщении

Используйте искать текст для поиска строки текста в сообщении, которое Вы читаете или отправляете. GroupWise просматривает текст только в поле Сообщение или в прикреплениях, открытых в программе просмотра. Вы можете также выполнять поиск текста в окне быстрого просмотра. Чтобы найти несколько слов или выполнить поиск в нескольких сообщениях, используйте Найти в меню Сервис.

1. Откройте сообщение.

2. Выберите Правка 4Искать текст.

3. Введите текст, который Вы хотите найти, в поле Образец.

4. Выберите Найти далее, чтобы найти введенный текст.

Как отобразить или скрыть сообщения при помощи фильтра

1. Выберите папку (например, Почтовый ящик, Урну или созданную Вами папку).

2. В правом нижнем углу Основного окна дважды щелкните иконку с изображением фильтра.

3. В первом окне выберите поле, по которому Вы хотите проводить фильтрацию. Например, выберите От, если Вы хотите отфильтровать сообщения от определенного человека.

4. Выберите выпадающий список оператор 4выберите оператор.

5. Введите критерий фильтрации или нажмите стрелку вниз, если она есть, затем выберите существующий критерий.

6. Раскройте последний выпадающий список 4выберите Конец. или Выберите И или Или для добавления критериев.

Ход лабораторной работы

1. Загрузите на Вашей рабочей станции GroupWise.

2. Найдите все сообщения от двух пользователей (например, от Иванова и Сидорова) в Вашем Почтовом ящике (подобные сообщения должны существовать у Вас в Почтовом ящике после выполнения предыдущих лабораторных работ).

3. Сохраните результаты поиска в папке Поиск.

4. Откройте одно из сообщений в Вашем Почтовом ящике.

5. Используйте Искать текст, чтобы найти строку текста в этом сообщении.

6. Найдите все сообщения, в которых содержится слово «ПРИВЕТ».

7. Выберите папку Почтовый ящик.

8. Проведите фильтрацию этой папки так, чтобы в ней отображались только сообщения пришедшие от одного пользователя (например, Сидорова).

9. Выберите папку Календарь.

10. Проведите фильтрацию так, чтобы в этой папке отображались бы только персональные мероприятия.

11. Сохраните созданный Вами фильтр под именем, например Filter.

12. Отключите все фильтры.

13. Просмотрите папки Почтовый ящик и Календарь (Изменилось ли отображение информации в этих папках после шага 12).

14. Удалите фильтр Filter.

Контрольные вопросы

1. Можно ли искать сообщения в Почтовом ящике Remote?

2. Куда помещается папка Поиск?

3. В каких папках выполняется поиск?

4. Как узнать активен или нет фильтр?

5. Что нужно сделать, чтобы использовать созданный Вами фильтр неоднократно в будущем?

4.6 Лабораторная работа №6 Использование Адресной Книги

Цель: научиться работе с Адресной Книгой GroupWise. Закрепить умения по поиску пользователей и ресурсов, использованию групп для адресации сообщений, созданию персональных адресных книг, перемещению адресов из одних книг в другие, а также по использованию книги Частые контакты.

Материально-техническое оснащение: компьютерный класс на 10 рабочих мест (компьютеры с процессором не менее 80486, ОЗУ не менее 16Мб).

Чтобы приступить к выполнению данной лабораторной работы Вы должны ответить на все вопросы входного контроля.

Вопросы входного контроля

1. Что такое рабочий процесс?

2. Как создать рабочий процесс?

3. Что содержит Адресная Книга?

4. Что такое группа?

5. Какие группы бывают? Их отличия.

6. Что такое персональная адресная книга?

7. Как создать персональную адресную книгу?

8. Как перемещать адреса из одной адресной книги в другую?

9. Для чего используется адресная книга Частые контакты?

Поиск адресов пользователя, ресурса, организации и группы

1. Нажмите на панели инструментов значок с изображением приоткрытой книги с глобусом.

2. Выберите закладку адресной книги, в которой Вы хотите выполнить поиск адресов.

3. В поле Список поиска начните вводить то, что Вы ищете.

Создание и сохранение персональной группы

1. Нажмите на панели инструментов значок с изображением приоткрытой книги с глобусом.

2. Выберите Кому, СС или ВС 4дважды щелкните или, удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкните и отбуксируйте пользователей и ресурсы для группы в Списке адреса.

3. Выберите Сохранить группу.

4. Укажите имя и персональную адресную книгу для группы 4нажмите ОК.

Создание персональной Адресной книги

1. Нажмите на панели инструментов значок с изображением приоткрытой книги с глобусом.

2.       Выберите Файл 4Новая книга.

.        Введите имя новой книги 4нажмите ОК.

.        Чтобы добавить в новую адресную книгу имена, выберите Добавить.

.        Выберите Тип записи 4нажмите ОК.

.        Заполните поля.

.        Нажмите ОК.

Импортирование адресов в персональную адресную книгу

1. Если Вы получили персональную адресную книгу Novell в виде прикрепления, щелкните на прикреплении правой кнопкой мыши 4выберите Сохранить как 4выберите папку или дискету, на которой Вы хотите ее сохранить 4выберите Сохранить.

2. Откройте адресную книгу, в которую Вы хотите импортировать адреса. или Создайте новую персональную адресную книгу, в которой Вы будете импортировать адреса.

3. Выберите Файл 4Импорт.

4. Выберите файл адресной книги 4выберите Открыть.

Использование книги Частые контакты для адресации сообщений

1. Откройте бланк сообщения.

2. Нажмите Адрес.

3. Если закладки Частые контакты нет на экране, выберите Файл 4Открыть книгу частых контактов.

4. Если полей Кому, СС и ВС нет на экране, нажмите Список адресов в нижней части Адресной книги.

5. Выберите Кому 4дважды щелкните имена первичных получателей сообщения 4выберите СС 4дважды щелкните имена получателей скрытой копии 4повторите операцию для получателей скрытой копии 4нажмите Закрыть.

Чтобы просмотреть группы, организации или ресурсы в адресной книге

1. Нажмите на панели инструментов значок с изображением приоткрытой книги с глобусом.

2. Выберите Вид 4Предопределенные фильтры 4выберите фильтр, который Вы хотите отобразить.

3. Чтобы вернуться в окно адресной книги без фильтрования, выберите Вид 4Фильтрация разрешена или Удалить фильтр.

Ход лабораторной работы

1. Запустите на Вашей рабочей станции GroupWise.

2. Просмотрите имеющуюся у Вас Общую Адресную Книгу?

3. Найдите всех пользователей в Адресной Книге, фамилии которых оканчиваются на «ов».

4. Повторите шаг 3 для пользователей, фамилии которых начинаются на «И».

5. Создайте персональную адресную книгу (назовите ее, например, Book).

6. Добавьте в новую адресную книгу несколько пользователей.

7. Создайте персональную группу из трех пользователей.

8. Сохраните персональную группу под именем, например, Group в персональной адресной книге Book.

9. Импортируйте один адрес из Общей Адресной Книги в Вашу персональную адресную книгу Book.

10. Отправьте сообщение пользователю с использованием адресной книги Частые Контакты.

11. Отфильтруйте Адресную книгу так, чтобы в ней отображались только группы.

12. Снимите или совсем удалите фильтр.

Контрольные вопросы

1. Сколько Адресных книг за раз можно отобразить?

2. Может ли Адресная книга содержать адреса Интернета?

3. Назовите отличия персональной адресной книги от персональной группы?

4. Можно ли включить в одну группу пользователей из разных адресных книг?

5. Можно ли сохранить персональную группу в Общей Адресной книге?

6. Можно ли применять фильтрацию к адресной книге Частые Контакты?

Вниманию преподавателя

После проведения всех лабораторных работ необходимо очистить все Почтовые ящики, от накопившихся за время занятий, сообщений, через администратора GroupWise.

Вывод

GroupWise 5.x. Развитый набор инструментальных средств для коллективной работы, максимальной гибкости в их реализации и применении. Обеспечивает значительное повышение производительности, скорости и масштабируемости продукта, а также работу в Internet. Расширяет возможности электронной почты достаточно мощным набором средств групповой работы и автоматизации рабочего процесса. Бизнес-процессы часто требуют коллективных действий. При этом одни сотрудники ставят на документ свою подпись, а другие вводят данные в различные формы. Подобный процесс может оказаться медленным и болезненным. Между тем, система GroupWise 5.х способна упростить и автоматизировать подобные процедуры. Интегрируя информацию из нескольких приложений и помогая людям совместно выполнять гораздо больший объем работы, GroupWise позволяет активно управлять любыми бизнес-процессами. С помощью подсистемы управления документооборотом и автоматизации деловых процедур GroupWise WorkFlow вы даже можете включить в этот процесс удаленных пользователей, в том числе своих заказчиков и поставщиков. Более того, все эти операции будут не сложнее обычного обмена электронной почтой. Это даёт большую экономию времени [6].

Однако для эффективного использования GroupWise необходимо быстро, качественно и недорого подготовить грамотных пользователей. Этого можно достичь, применяя при обучении пользователей различные методики, например лабораторные работы. Этот вид учебной деятельности позволит учащемуся овладеть практическими навыками работы, самому опробовать все возможности GroupWise, приобрести опыт общения с приложением NetWare GroupWise. Не затрачивая при этом слишком много времени и усилий, поскольку лабораторные работы разработаны с учетом основных педагогических принципов: принципов наглядности, научности, доступности и последовательности изложения учебного материала от простого к сложному.

5.   Экономическая часть

Обоснование разработки лабораторных работ по приложению NETWARE GroupWise

Определение затрат на обучение с помощью лабораторно-практической системы занятий на ЭВМ

Технический анализ

Разработанные в данной дипломной работе лабораторные работы представляют собой методическое пособие для учащихся любого возраста за исключением младшего и среднего школьного. Данное методическое пособие имеет объем 100 листов формата А4 и содержит 6 лабораторных работ по приложению NetWare GroupWise. К методическому пособию, в качестве приложения, также разработан иллюстрационный материал в виде 6 плакатов формата А1, к каждой лабораторной работе по плакату. В отличие от аналогичных услуг, предоставляемых Информационным Вычислительным Центром по адресу Россия, Екатеринбург ул. Машиностроителей 29, офис 403 вышеупомянутое методическое пособие является более дешевым и обучение с его использованием занимает на 5 часов меньше (75 часов).

Коммерческий анализ

Потенциальными потребителями данного методического пособия являются все желающие не младше среднего школьного возраста, т.е. учащиеся старших классов, студенты, работники различных предприятий, организаций, которые по роду своей деятельности будут сталкиваться с программным продуктом GroupWise.

На сегодняшний день основную конкуренцию в данном сегменте рынка составляет Информационный Вычислительный Центр (ИВЦ). Сейчас только в России таких центров -18. Стоимость обучения работе с GroupWise в ИВЦ составляет 300$ за 80 часов, для получения документа об окончании курса необходимо сдать выходной тест стоимостью от17 до 20$ (данные взяты из прайс-листа ИВЦ за Апрель-Май 1999г).

Обучение по разработанному методическому пособию будет стоить значительно дешевле, однако по качеству обучения не уступит конкуренту. Распространение данного товара будет производиться через Вузы.

GroupWise расширяет возможности электронной почты, обеспечивает значительное повышение производительности, скорости и масштабируемости продукта, а также работу в Internet. А значит, спрос на этот программный продукт будет расти, следовательно, будет расти спрос и на услуги по обучению работе с GroupWise.

Социальный эффект

Применение лабораторно-практических занятий на ЭВМ повышает качество обучения, уровень усвоения знаний студентов; позволяет самостоятельно приобрести навыки работы с приложением NetWare GroupWise; экономит затраты труда преподавателя, за счет того, что преподаватель лишь направляет деятельность учащихся, а в остальном они действуют самостоятельно.

Поскольку учащийся самостоятельно может выполнять лабораторные работы, то качество усвоения материала значительно повысится, т.к. каждый учащийся будет работать в своем темпе, с учетом своих психофизических возможностей. Кроме того, уменьшается время, затрачиваемое на обучение работе с GroupWise, по сравнению с тем, какое время затрачивалось раньше, когда работой учащихся полностью руководил преподаватель, когда преподаватель задавал темп обучения.

Таким образом, процесс обучения с использованием разработанного методического пособия становиться более дешевым, быстрым и не менее качественным по сравнению с обучением предлагаемым в ИВЦ, или проводившимся до разработки методического пособия в учебных заведениях.

Экономический анализ

Общие затраты труда преподавателя при любом способе обучения складываются из суммы затрат труда на проведение занятий и на их подготовку.

Для определения сметной стоимости воспользуемся формулой:

m

S=Ci (руб.) , где Формула (5.1)

i=1

Ci - стоимость по статье затрат, руб.

m - общее количество статей затрат в калькуляции

Рассчитаем заработную плату разработчика:

Сэ=Зп/ФРВ*Т Формула (5.2)

ФРВ - фонд рабочего времени специалиста в месяц

Примем ФРВ специалиста 176 час/месяц

Т - трудоемкость разработки в часах -55

Сэ=250/176 *55=78 руб.

Определим дополнительную з/плату (премию) К=1.2 от з/пл.

*0.2=15.60 руб.

Итого з/пл. с учетом премии - 78+15.60=93.60 руб.

Определим районный коэффициент К=1.15 от з/пл.

.60*0.15=14.04 руб.

Итого з/пл. с учетом премии и районного коэффициента

78+15.60+14.04=107.64 руб.

Определим начисления на ФОТ в соответствии с действующей системой налогообложения.

Пенсионный фонд 28%

Фонд социального страхования 5.4%

Фонд медицинского страхования 3.6%

Фонд занятости 1.5%

Итого 38.5%

Сфн= 107.64*38.5/100 =41.44 руб.

Итого заработная плата с налоговыми начислениями

.64+41.44=149.08 руб.

Таблица 5.1

Полученные данные записываем в таблицу

Наим. Этапа	Испол-нитель	Трудо-емкость	Оклад	Доп. з/пл К=1.2	Ур. коэф. К=1.15	Налоги 38.5%	Итого затрат
Разраб. Лаб. Раб.	Инженер-педагог	55 час	250 руб.	15.60 руб.	14.04 руб.	41.44 руб.	149.08 руб.

Таблица 5.2

Затраты на машинное время

Наименование	Численное значение
1. Стоимость 1 кВт/ч	0.53 руб.
2. Балансовая стоимость ПЭВМ	1.500 руб.
3. Балансовая стоимость комплекса ПЭВМ (10 шт.), соединенных в сеть	15.000 руб.
4. Амортизационные отчисления за 1 час работы ПЭВМ(12% от пункта 2)	0.08 руб.
5. Число обслуживающего персонала	1 чел.
6. З/пл с налоговыми отчислениями (расчет произведен аналогично расчету з/пл инженера-педагога из оклада 250 руб.)	399.08 руб.
7. Затраты на обслуживание 1 часа сети/ПЭВМ	2.26 руб./0.22руб.
8. Стоимость 1 машинного часа	3.67 руб

Затраты на машинное время

.67 руб. * 30 час = 110,1 руб.

час - время работы специалиста с сетью

Таблица 5.3

Калькуляция сметной стоимости разработки лабораторных работ

Наименование статей затрат	Всего по статьям
Заработная плата Налоговые начисления на ФОТ Затраты на машинное время Затраты на бумагу (100 листов) Затраты на иллюстративный материал (6 листов ватмана) Затраты на размножение	107,64 руб. 41,44 руб. 110,1 руб. 20,00 руб. 24 руб.  108 руб.
ИТОГО	411,17 руб.

Таблица 5.4

Расчет эксплуатационных затрат на проведение лабораторных работ (в сети 10 ПЭВМ)

Наименование	Числовое значение
Стоимость э/э 1 кВт/ч Балансовая стоимость комплекса Амортизационные отчисления в час Планируемое время работы Число обслуживающего персонала З/пл с налоговыми отчислениями (расчет произведен аналогично расчету з/пл инженера-педагога из оклада 250 руб.) Затраты на обслуживание 1 часа комплекса Стоимость 1 часа работы сети Стоимость 1 часа работы ПЭВМ Амортизация методички	0.53 руб. 7500 руб. 0,08 руб. 75 час. 1 чел.  399,08 руб. 5,32 руб. 8,77 руб. 0,87 руб. 4,11 руб.
Стоимость проведения Лабораторных работ	1365 руб.

Затраты на разработку лабораторных работ, изготовление 10 экземпляров методички и проведение лабораторных работ составили

ИТОГО: 1365 руб.+411,17 руб.=1776,17 руб.

Экономический эффект

Итак стоимость затрат на разработку и применение лабораторных работ по приложению NetWare GroupWise составляет 1776,17 руб., что на 14.05.99 по курсу обмена валют равняется 71,04 $ .

Как уже говорилось в коммерческом анализе стоимость аналогичных услуг, предлагаемых Информационным Вычислительным Центром по адресу Россия, Екатеринбург ул. Машиностроителей 29, офис 403 по прайс-листу на Апрель-Май 1999 года составляет 300$.

Следовательно, разница между стоимостью аналогичных услуг в ИВЦ и затратами на разработку и применение лабораторных работ по приложению NetWare GroupWise составляет 300$-71,04$=228,96$, что в рублях составит 5724 руб.

6.   Охрана окружающей среды

Рост народного хозяйства невозможен без опережающего развития энергетики. Энергетика - важнейший фактор в процессе преобразования природы человеком. Однако энергетика наряду с общеизвестными благами, которые она приносит людям, имеет и отрицательное воздействие на окружающую среду. Около 80% всех видов загрязнений биосферы обусловлены энергетическими процессами, включая добычу, переработку и использование топлива.

Если ранее наша страна не могла похвастаться своей компьютеризованностью, до перестройки, до начала реформ компьютеры были очень редки и составляли среди прочих потребителей электроэнергии незначительный процент, то в настоящее время, с открытием границ, с проникновением из-за рубежа новых технологий, ситуация резко изменилась. Парк компьютеров резко возрос и продолжает бурно развиваться. Из незначительного потребителя энергии он стал превращаться в одного из основных, что в свою очередь требует все новых и новых источников электричества, которые вырабатывали бы все большее его количество.

Энергетика является одной из самых загрязняющих отраслей народного хозяйства. При неразумном подходе происходит нарушение нормального функционирования всех компонентов биосферы, а в исключительных ситуациях, подобно Чернобылю, под угрозой оказывается и сама жизнь. Поэтому главным должен стать подход с экологических позиций, учитывающих интересы не только настоящего, но и будущего. На рис.5.1 показаны виды загрязнения окружающей среды энергоустановками. В данной работе описана опасность теплоэлектростанций для окружающей среды, т.к. они наиболее опасны для природы.[11]

Наиболее распространенной в настоящее время является теплоэнергетика. Теплоэнергетику справедливо называют основой технического прогресса. Теплоэнергетика основывается на сжигании различных видов органического топлива - нефти, газа, угля, торфа, сланца.

Наша страна - родина теплофикации и до сих пор удерживает первенство в мире по масштабам комбинированного производства электрической и тепловой энергии. Треть мощности всех теплоэлектростанций страны приходится на теплоэлектроцентрали. Ими производится более половины всего централизованного тепла.

Основу электроэнергетики составляют теплоэлектростанции. На них вырабатывается около 70% общего объема электроэнергии. Эта отрасль стоит на первом месте и по масштабам воздействия на окружающую среду. День и ночь работают около четырехсот мощных теплоэлектростанций и теплоэлектроцентралей, сжигая миллионы тонн органического топлива. На их долю приходится примерно четвертая часть всех вредных выбросов, поступающих в атмосферу от промышленных предприятий. До половины общего количества вредных веществ приходится на диоксид серы, около трети - на оксиды азота и до четверти - на летучую золу.

Ученые давно пришли к выводу о необходимости использования угля не только для получения тепла и электрической энергии, но и других продуктов. Вещества, которые уходят в воздух вместе с дымом и отравляют окружающую среду, является хорошим сырьем для получения ряда ценных соединений, необходимых в самых различных отраслях народного хозяйства.

До миллионов градусов разогревается мельчайшие частицы размолотого угля в тепловых камерах. Пройдя по многочисленным трубам, угольная пыль после охлаждения превращается в полукокс - облагороженное топливо и сырье для металлургической промышленности. При его сжигании в атмосферу попадает вдвое меньше вредных веществ. Один из продуктов этого процесса - тяжелая смола. Она может стать заменителем асфальта, а ее фракция может использоваться для производства средств ботовой химии. [12]

Сточные воды теплоэлектростанции содержат ванадий, никель, фтор, фенолы и нефтепродукты. При сбросе их в водоемы они могут оказать вредное влияние на качество воды, водные организмы. Представляет опасность и так называемое тепловое загрязнение водоемов, вызывающее многообразные нарушения их состояния. Теплоэлектростанции производят энергию при помощи турбин, приводящиеся в движение нагретым паром. При работе турбин отработанный пар охлаждается водой. Поэтому от теплоэлектростанции в водоемы непрерывно поступает поток воды, подогретой на 8-12°С. Крупные теплоэлектростанции сбрасывают до 90 м³/с, т.е. в водоем непрерывно поступает мощный поток теплой воды, примерно равный такой реке, как Москва.

Высокие энергетические свойства природного газа, обеспечивающие большой экономический эффект при его использовании во многих отраслях промышленности для выработки электроэнергии и коммунально-бытовых нужд, закрепило за ним славу универсального энергоносителя.

По экологическим критериям природный газ является наиболее оптимальным топливом. В продуктах его сгорания отсутствует зола, копоть и такие канцерогены как бензопирен.

В стране создана единая газопроводная сеть, протяженность которой более 250 тыс. км. Многие электростанции с переходом на газ вместо мазута или угля получают немало преимуществ. Газ более экономичен. Он не загрязняет окружающую среду.

Решение проблемы охраны окружающей среды от вредных воздействий предприятий тепловой энергетики требует комплексного подхода.

Теплоэлектростанции в районе их расположения существенно влияют на окружающую среду и на состояние биосферы в целом.

Массовыми загрязнителями при работе теплоэлектростанции является летучая зола, диоксид серы и оксиды азота. Методы сокращения выбросов зависит от свойств топлива и условия его сжигания. Предотвращение загрязнения летучей золой достигается очисткой всего объема продуктов сгорания твердого топлива в высокоэффективных золоуловителях. Сокращение выбросов оксидов азота с продуктами сгорания топлива на теплоэлектростанции, а также на парогазовых и газотурбинных установках обеспечивается главным образом технологией сжигания топлива. Уменьшение выброса диоксида серы может быть достигнуто различными методами облагораживания и переработки топлива вне теплоэлектростанций либо непосредственно на теплоэлектростанциях, а также очисткой дымовых газов.

Контроль за выбросом вредных веществ осуществляется специальными приборами.

В ряде случаев достаточно эффективным решением вопросов очистки выбросов в атмосферу остается сооружение фильтров-уловителей и дымовых труб. У дымовых труб два назначения: первое - создают тягу и тем самым заставляют воздух - обязательный участник процесса горения - в нужном количестве и с должной скоростью входить в топку; второе - отводить продукты горения (вредные газы и имеющиеся в дыме твердые частицы) в верхний слои атмосферы. Благодаря непрерывным турбулентным движениям вредные газы и имеющиеся в дыме твердые частицы уносятся далеко от источника их возникновения и рассеиваются.

Теплоэлектростанции, работающие на твердом топливе, за год выбрасывают в отвалы примерно 100 миллионов тонн золы и шлаков. Плюс к этому уже накопленные запасы.

Зола и шлаки занимают большие площади земель, неблагоприятно влияют на окружающую среду. В то же время в них заключены огромные богатства. В них присутствуют различные ценные компоненты, вплоть до редких металлов. Зола может использоваться в качестве строительного материала. Она заменяет песок, глину, известь, щебень и даже цемент в бетоне, кирпиче, керамзите, в дорожном строительстве.[11]

Таким образом, наряду с развитием и ростом количества теплоэлектростанций, необходимо принимать меры по обеспечению их безопасной для окружающей среды работы, с тем, чтобы они не влияли отрицательно на экологию планеты. Это может быть обеспечено следующими мероприятиями: сооружением фильтров-уловителей и дымовых труб, специальной технологией сжигания топлива, применением высокоэффективных золоуловителей, применением различных методов облагораживания и переработки топлива вне теплоэлектростанций либо непосредственно на теплоэлектростанциях, а также очисткой дымовых газов.

В XXI веке - веке развивающейся промышленности необходимо обеспечить защиту окружающей среды при помощи прогрессивных технологий по нейтрализации промышленных отходов. Сохраним нашу планету пригодной для жизни!

7. Безопасность и экологичность работы

7.1 Безопасность труда

Применение лабораторно-практических занятий на ЭВМ повышает качество обучения, уровень усвоения знаний студентов; позволяет самостоятельно приобрести навыки работы, экономит затраты труда преподавателя. Однако, для эффективного применения лабораторных работ необходимо учитывать характер труда обучаемых. Так, длительность работ на ПЭВМ студентов во время учебных занятий составляет 1 час для студентов первого курса, 2 часа для старшекурсников. Обязательно соблюдение между двумя академическими часами занятий перерыва длительностью 15 -20 минут. С целью уменьшения отрицательного влияния монотонии целесообразно применять чередование операций осмысления текста и числовых данных, чередование редактирования текстов и ввода данных.[13]. При разработке лабораторных работ были учтены требования к организации режима работы с ПЭВМ студентов высших учебных заведений. Каждая лабораторная работа рассчитана на 2 часа, их содержание построено так, чтобы деятельность учащихся чередовалась чтение теории, выполнение задания. В лабораторных работах также присутствует игровой момент, выполнение заданий требует от учащихся фантазии и творческого подхода, что позволяет длительное время поддерживать у учащихся внимание и усидчивость. И, кроме того, самостоятельность выполнения лабораторных работ позволяет учащимся работать в своем темпе, с учетом своих психофизических возможностей, не тормозя и не опережая остальных. Иллюстративный материал к лабораторным работам усиливает запоминание материала посредством зрительной памяти.

Улучшение условий жизни и условий труда людей - важнейшая задача социальной политики, осуществляемой нашим государством.

Современное получение и быстрое распространение результатов научных исследований, касающихся проблем безопасности труда и здоровья работающих, имеет важное значение для раннего выявления вредностей и борьбе с ними. Программа охраны здоровья работающих, осуществляемая Всемирной организацией здравоохранения, делает все возможное для успешного решения этой задачи. Сообщения о потенциальной опасности для здоровья, связанной с использованием ЭВМ, представляют большой интерес для миллионов работников, использующих компьютерную технику в своей повседневной деятельности. Применение компьютерной технологии быстро расширяется.[8]

Важное значение в работе по обеспечению безопасных условий труда имеет комплексность решения стоящих проблем. Основным направлением деятельности в области охраны труда должно явиться создание принципиально новой безопасной и безвредной для человека техники и технологии, современных коллективных и индивидуальных средств производственных факторов.

Основные санитарно-технические требования к помещениям вычислительных центров

Помещения вычислительных центров, их размеры (площадь, объем) должны в первую очередь соответствовать количеству работающих и размещенному в них комплексу технических средств. В них предусматривают соответствующие параметры температуры, освещения, чистоты воздуха, обеспечивают изоляцию от производственных шумов и т.п.

Для обеспечения нормальных условий труда санитарные правила и нормы СанПиН 2.2.2.542-96 [13] устанавливают на одного работающего объем производственного помещения не менее 24 м³., площадь помещения выгороженного стенами или глухими перегородками не менее 6 м².

Рациональное световое оформление направлено на улучшение санитарно-гигиенических условий труда, повышение его производительности и безопасности.

Различают несколько типов светового освещения - естественное, искусственное, совмещенное. Как правило, применяют односторонне-боковое естественное освещение. В машинных залах рабочие места операторов, работающих за дисплеем, располагают таким образом, чтобы оконные проемы находились сбоку и были ориентированы преимущественно на север северо-восток. В тех случаях, когда одного естественного освещения не достаточно, что случается в наиболее частых случаях, устанавливается комбинированное освещение. Коэффициент естественной освещенности (КЕО) не ниже 1,2% в зонах с устойчивым снежным покровом и не ниже 1,5% на остальной территории[13].

Окраска производственных помещений вычислительных центров влияет на нервную систему человека, его настроение, восприятие запаха и, в конечном счете, на производительность труда. Поэтому так важен выбор цвета помещений вычислительного центра.

Необходимо учитывать, что цвет является сильным психологическим стимулятором:

красный цвет - увеличивает мускульное напряжение;

оранжевый - стимулирует деятельность;

желтый -стимулирует зрение;

зеленый - успокаивает;

фиолетовый - создает ощущение спокойствия.

Восприятие цвета в большей степени зависит от освещенности. Под влиянием различных источников света цвет поверхности меняет тон.

Коэффициент отражения света материалами и оборудованием имеет большое значение для освещения: чем больше света отражается от поверхности, тем выше освещенность. Освещение должно быть мягким, без блеска, окраска интерьера помещений вычислительного центра должна быть спокойной для визуального восприятия.

Шум на рабочих местах создается внутренними источниками: техническими средствами, устройствами, устройствами кондиционирования воздуха, компрессами, преобразователями напряжения и другим оборудованием, а также шумом, проникающим в помещение извне. Для снижения шума, создаваемого на рабочих местах внутренними источниками, следует:

а). ослабить шум самих источников, т.е. предусмотреть применение в их конструкциях акустических экранов, звукоизолирующих кожухов и т.д.;

б). снизить эффект суммарного воздействия на рабочие места отраженных звуковых волн за счет звукопоглощения энергии прямых звуковых волн поверхностями ограждающих конструкций;

в). применять рациональное расположение оборудования;

г). использовать архитектурно-планировочные и технические решения, направленные на изоляцию источников шума.

Уровень шума на рабочих местах не должен превышать 50 дБА (Таблица 7.1) [13].

Таблица 7.1

Допустимые уровни шума

	Уровни звукового давления (дБ)									Уровни звука LA;
	Среднегеометрические частоты октавных полос (Гц)									Lэкв,
На рабочем месте с ПЭВМ	31,5	63	125	250	500	1000	2000	4000	8000	A (дБА)
При работе на ПЭВМ	86	71	61	54	49	45	42	40	38	50

Для снижения уровня шума потолок и стены должны быть облицованы звукопоглощающим материалом, с максимальным коэффициентом звукопоглощения частот 63-8000 Гц. Дополнительным звукопоглащателем служат занавески на окнах, подвешенные в складку на расстоянии 15-20 см от ограждения, выполняемые из плотной тяжелой ткани [13].

Эргономика и эстерика производства

Эргономика и эстерика производства являются основными составными частями культуры производства, т.е. комплекса мер по организации труда, направленных на создание благоприятной обстановки. Для создания благоприятных условий труда в вычислительном центре необходимо учитывать психофизиологические особенности человека, а также общую гигиеническую обстановку. Важную роль играет планировка рабочего места, которая должна удовлетворять требованиям удобства обслуживания устройств ЭВМ, соблюдение правил охраны труда.

При планировке рабочего места необходимо учитывать зоны досягаемости рук оператора при расположении дисплеев, принтеров, клавиатуры. Наиболее удобным считают сидение, имеющее выемку, соответствующую форме бедер, и наклон назад. Поверхность сиденья, спинки и других элементов стула должна быть полумягкой, с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым покрытием. Спинка стула должна быть изогнутой формы, обнимающей поясницу. Длина ее 0,3 м., ширина не менее 0,38 м., радиус изгиба 0,4 м. [13]

Рабочий стол должен иметь пространство для ног высотой не менее 600 мм, шириной - не менее 500 мм, глубиной на уровне колен - не менее 450 мм и на уровне ног - не менее 650 мм.

Модульные размеры рабочей поверхности рабочего стола должны быть: ширина 800, 1000, 1200 и 1400 мм, глубина 800 и 1000 мм при нерегулируемой высоте, равной 725 мм.

Клавиатуру следует располагать на поверхности стола на расстоянии 100-300 мм от края, обращенного к пользователю.[13].

При организации рабочего места следует принимать во внимание данные антропометрии. Движение работника должны быть такими, чтобы группы мышц его были нагружены равномерно, а лишь непроизвольные движения устранены.

Экран видеомонитора должен находиться от глаз пользователя на оптимальном расстоянии 600-700 мм, но не ближе 500 мм с учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов [13].

Производственная сфера, являющаяся предметным окружением человека, должна сочетать в себе рациональное архитектурно-планировочное решение, оптимальные санитарно-гигиенические условия, научно обоснованную цветовую окраску и создание высоко художественных интерьеров.

Нормирование температуры, влажности и скорости движения воздуха

С целью создания нормальных условий для персонала вычислительного центра установлены санитарные нормы микроклимата производственных помещений [13]. Эти нормы устанавливают оптимальные и допустимые значения температуры, относительной влажности и скорости движения воздуха для рабочей зоны помещений вычислительного центра с учетом избытков явной теплоты.

В эпидемиологическом исследовании, выявлено, что оптимальная температура, где работают операторы ЭВМ, составляет 22 С°. Существует связь между относительной влажность и величиной электрического заряда человеческого тела, поскольку заряды стекают значительно быстрее во влажном воздухе. Относительная влажность воздуха в рабочей зоне вычислительного центра должна составлять 40-60%[13].

Атмосферное давление в помещениях вычислительного центра должно быть 101,325±0,226 КПа. При пониженном давлении воздуха ухудшается отвод теплоты от элементов ЭВМ, снижая изоляционные свойства воздуха. Скорость движения воздуха также оказывает влияние на функциональную деятельность человека и работу высокоскоростных устройств печати и должна равняться 0,1 м/с [13]. Большое влияние на самочувствие и здоровье персонала вычислительного центра, а также на работу устройств ЭВМ оказывает запыленность воздушной среды. Пыль, оседающая на устройства и узлы ЭВМ, ухудшает теплоотдачу, может образовать токопроводящие цепи, вызывает истирание подвижных частей и нарушение контактов. Концентрация частиц в воздухе составляет 10-40 мкг/м³. Одним из загрязнителей воздуха является табачный дым.

При наличии электростатического поля электрическая подвижность частиц может оказывать влияние на их перемещение. Частицы размером 0,03 мкм имеют подвижность около 10 см/с .[9]

Характеристика шума

С физиологической точки зрения шум рассматривают как звук, мешающий речи и негативно влияющий на здоровье человека. Шум является одним их наиболее распространенных в производстве вредным фактором. Действие шума не ограничивается воздействием только на органы слуха. Через нервные волокна шум передается в центральную и вегетативную нервные системы, а через них воздействуют на внутренние органы, приводя к значительным изменениям в функциональном состоянии организма.

Основными шумовыми величинами, характеризующими шум с точки зрения воздействия на человека, являются: интенсивность, звуковое давление и частота.

Динамический диапазон слышимых звуков лежит в пределах от 0 до 140 дБ.

Допустимые уровни звукового давления, уровни звука и эквивалентные уровни звука на рабочих местах должны соответствовать требованиям санитарных норм и правил допустимых уровней шума на рабочих местах[13]. Вибрация оборудования на рабочих местах не должна превышать предельно допустимых величин, установленных санитарными нормами и правилами вибрации рабочих мест[13].

Для снижения шума и вибрации в помещениях дисплейного зала оборудование, аппараты, приборы необходимо устанавливать на специальные фундаменты и амортизационные прокладки, предусмотренные нормативными документами. Стены и потолки производственного помещения, где установлено оборудование являющееся источником шумов, должны быть облицованы звукопоглощающим материалом, независимо от количества установленного оборудования. Эквивалентные уровни звука в помещениях дисплейного класса, где работают математики-программисты или операторы, не должны превышать 50 дБА, в помещениях, где работают инженерно-технические работники, осуществляющие контроль - 60 дБ, в помещении операторов ЭВМ (без дисплеев) - 65 дБ, на рабочих местах в помещениях для размещения шумных агрегатов вычислительных машин - 75 дБ.

Средняя частота звукового давления составляет 300 Гц.

Средняя частота звуковой мощности для печатающего устройства составляет 90-95 Гц.

При работе с ЭВМ необходимо соблюдать все санитарно-гигиенические, эргономические, технические требования по эксплуатации общей системы компьютеров.

ЭМИ наземного ядерного взрыва характеризуется амплитудой напряженности поля и формой импульса изменения поля с течением времени. Это одиночный однополярный импульс с очень крутым передним фронтом, длительность которого определяется длительностью мгновенного гамма-импульса и составляет несколько сотых долей микросекунды, и спадающий подобно импульсу от молниевого разряда по экспоненциальному закону в течение нескольких десятков миллисекунд. Диапазон частот ЭМИ до 100 МГц, но в основном его энергия распределена около средней частоты (10-15 кГц).

Поскольку амплитуда ЭМИ быстро уменьшается с увеличением расстояния, его поражающее действие - несколько километров от центра (эпицентра) взрыва крупного калибра. Так, при наземном взрыве мощностью 1 Мт вертикальная составляющая электрического поля ЭМИ на расстоянии 4 км - 3 кВ/м, на расстоянии 3 км - 6 кВ/м и 2 км - 13 кВ/м.

ЭМИ непосредственного действия на человека не оказывает. Приемники энергии ЭМИ - проводящие электрический ток тела: все подземные и воздушные линии связи, линии управления, сигнализации, электропередачи, металлические мачты и опоры, воздушные и подземные антенные устройства, воздушные и подземные трубопроводы, металлические крыши и другие конструкции, выполненные из металла. В момент взрыва в них на доли секунды возникает импульс электрического тока и появляется разность потенциала относительно земли. Под действием этих напряжений может происходить: пробой изоляции кабелей, повреждение входных элементов аппаратуры, подключенной к антеннам. Воздушным и подземным линиям (пробой трансформаторов связи, выход из строя разрядников, предохранителей, порча полупроводниковых приборов и т.д.), а также выгорание плавких вставок, включенных в линии для защиты аппаратуры. Высокие электрические потенциалы относительно земли, возникающие на экране, жилах кабелей, антенно-фидерных линиях и проводных линиях связи могут представлять опасность для лиц, обслуживающих аппаратуру.

Одним из методов увеличения стойкости и защиты радиоэлектронных систем от действия сильного электромагнитного излучения является применение металлических экранов. Они отражают электромагнитные волны гасят высокочастотную энергию в своей металлической толще. через систему заземления ток, наведенный ЭМИ, стекает в землю, не причинив вреда электронной аппаратуре, находящейся внутри металлических шкафов и коробов.

Соединительные кабели - неотъемлемая часть электротехнических систем и также нуждается в защите от воздействия ЭМИ. Для защиты соединительных кабелей, их прокладывают в земляных траншеях под цементным или бетонированным полом зданий, либо заключают в специальные металлические (стальные) короба, которые заземляют.

Надежность повышается, если кабель разветвляется и подводится к нескольким шкафам с разделительными трансформаторами. В этом случае изолированные участки сети обладают большим сопротивлением изоляции и малой емкостью проводов относительно земли. Тем не менее, на входе каждого шкафа целесообразно устанавливать защитные фильтры от высокочастотных помех.

Для защиты от ЭМИ широко используются разрядники, устанавливаемые на входы и выходы аппаратуры, в воздушные и подземные линии связи и электроснабжения.

Для радиоэлектронной аппаратуры, установленной в помещении и не имеющей антенных устройств, основную опасность представляет импульс, прошедший по цепи питания. Для защиты аппаратуры могут быть рекомендованы плавкие предохранитель и защитные входные приспособления, представляющие собой различные релейные или электронные устройства, реагирующие на повышение тока или напряжения в цепи. Наиболее эффективны указанные устройства с применением плавких предохранителей.

Защита антенн, опор линии электропередач, линий связи и подключенной к ним аппаратуры осуществляется так: используются симметричные двухпроводные линии, экранированные кабели, прокладка кабелей в металлических трубах, применяются средства, аналогичные громозащитным средствам (разрядники с дренажными запирающими катушками, плавкие вставки, развязывающие устройства, схемы автоматического отключения аппаратуры от линии и т.д.). для линии связи также можно применять оптоволокно.

Такими и подобными средствами можно защитить радиоэлектронную аппаратуру от воздействия ЭМИ.[10]

Применение разработанных лабораторных работ по приложению NetWare GroupWise позволит значительно снизить время пребывания учащегося за монитором компьютера, и, следовательно, уменьшить вредное воздействие компьютера на организм, так как выполняя данные лабораторные работы, учащийся сможет качественно, и главное быстро овладеть навыками работы с программным продуктом GroupWise.

Заключение

В результате разработки дипломной работы были даны сведения о возможностях программного продукта GroupWise, краткое описание инсталляции GroupWise, а также дано подробное описание работы с программным продуктом GroupWise. Были разработаны шесть лабораторных работ по приложению NetWare GroupWise и изготовлены шесть плакатов к данной теме.

Также была проделана работа по написанию специальных глав: безопасность и экологичность работы, охрана окружающей среды и экономическая часть

Список использованных источников

1  Компьютер пресс №4 1997. с.70-74.

2  Компьютер пресс №5 1997. с.186-189.

3  Компьютер пресс №6 1997. с.168-172.

4  Мир ПК №7 1997. с.84-89.

5  http://www.novell.com/groupwise

6  http://www.novell.ru.

7  CD-ROM NetWare для малого бизнеса 4.11 (техническая документация, файл 32user.pdf)

8  Охрана труда на вычислительных центрах. / Пособие для учащихся ПТУ.- М. 1986.

9  Брябрин В.М. интеллектуальный интерфейс на основе персональных ЭВМ. // Микропроцессорные средства и системы. - 1984 №1

10  Защита аппаратуры от воздействия электромагнитных излучений./Справочник. Под ред. Демиденко Г.П. Киев. 1987.

11  Новиков Ю.В. Охрана окружающей среды. Уч. пособие для техникумов.- М.: Высшая школа, 1987

12  Никитин Д.П. Окружающая среда и человек. Уч. пособие для ВУЗов.- М.: Высшая школа, 1986

13  Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. Санитарные правила и нормы. СанПиН 2.2.2.542-96

Приложение 1

 

Перечень листов графических документов

1. Возможности GroupWise

2. Отправка писем

3. Планирование персонального мероприятия в Календаре

4. Печать расписания

5. Создание документа с использованием шаблона GroupWise

6. Создание персональной Адресной Книги