Автоматизация процесса учета продаж компании 'Айджи Студио'

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

.1 ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ПРЕДПРИЯТИЯ. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ «КАК ЕСТЬ»

.1.1 ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ И ЕГО ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

.1.2 ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

.2 ХАРАКТЕРИСТИКА КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ, ЗАДАЧИ И ОБОСНОВАНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ

.2.1 ВЫБОР КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ АВТОМАТИЗАЦИИ И ХАРАКТЕРИСТИКА СУЩЕСТВУЮЩИХ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ

.2.2 ОПРЕДЕЛЕНИЕ МЕСТА ПРОЕКТИРУЕМОЙ ЗАДАЧИ В КОМПЛЕКСЕ ЗАДАЧ

.2.3 ОБОСНОВАНИЯ НЕОБХОДИМОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ ДЛЯ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧИ

.3 АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩИХ РАЗРАБОТОК И ВЫБОР СТРАТЕГИИ АВТОМАТИЗАЦИИ «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

.3.1 АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩИХ РАЗРАБОТОК ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ЗАДАЧИ

.3.2 ВЫБОР И ОБОСНОВАНИЕ СТРАТЕГИИ АВТОМАТИЗАЦИИ ЗАДАЧИ ОАО АЙДЖИ СТУДИО

.3.3 ВЫБОР И ОБОСНОВАНИЕ СПОСОБА ПРИОБРЕТЕНИЯ ИС ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ

.4 ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ

.4.1 ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ

.4.2 ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ ПО ИНФОРМАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ

.4.3 ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ ПО ПРОГРАММНОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ

. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

.1 ЦЕЛИ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧИ. ОПИСАНИЕ ПОТОКОВ ВХОДНОЙ И ВЫХОДНОЙ ИНФОРМАЦИИ

.2 РАЗРАБОТКА ФИЗИЧЕСКОЙ МОДЕЛИ БАЗЫ ДАННЫХ. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЛОГИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ

.3 ПОСТРОЕНИЕ РЕЛЯЦИОННОЙ СХЕМЫ ИЗ ER - МОДЕЛИ ДАННЫХ

.4 ОПИСАНИЕ СОЗДАННОЙ БАЗЫ ДАННЫХ

.5 ПРОЕКТИРОВАНИЕ ФОРМ И ЗАПРОСОВ

.6 ПРОЕКТИРОВАНИЕ ГРАФИЧЕСКОГО ИНТЕРФЕЙСА СИСТЕМЫ

. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

.1 ВЫБОР И ОБОСНОВАНИЕ МЕТОДИКИ РАСЧЁТА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ

.2 РАСЧЁТ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время автоматизация коснулась практически всех областей человеческой деятельности.

Естественно, что на преимущества автоматизации первыми откликнулись и стали их использовать в своей деятельности коммерческие предприятия. Одним из бизнес-процессов, который подлежит автоматизации в первую очередь - это различного вида учеты, в том числе и учет совершенных продаж.

Объектом исследования данной работы является деятельность компании «Айджи Студио», предметом исследования - автоматизация процесса учета продаж компании.

Целью работы является создание информационной системы, способной автоматически выполнять большую часть работы по учету продаж, в настоящее время выполняемых человеком.

Кроме того, определены следующие цели разрабатываемого дипломного проекта:

·   Минимизация участия человека в процессе ввода информации

·        Исключение повторного ввода одних и тех же данных в разные хранилища данных

·        Минимизация вероятности ввода ошибочной информации в базу данных

·        Повышение оперативности попадания обновленных данных в базу данных о продажах.

Достижение этих целей позволит более точно делать прогнозы относительно развития компании.

В качестве средства достижения поставленной цели будет использоваться моделирование бизнес-процессов и разработка порядка их автоматизации.

Кроме того, необходимо экономически оправдать применение автоматизации именно для данного бизнес-процесса, а также рассчитать экономическую эффективность от внедрения системы на предприятии.

1.   АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

1.1   Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»

информационный учет продажа база данные

1.1.1  Характеристика предприятия и его деятельности

ООО «Айджи Студио» - молодая компания, предоставляющая весь комплекс услуг в сфере интернет - сайтов и мультимедийных презентаций.

Все проекты компании создаются специалистами высокого уровня согласно четким бизнес-процессам, что гарантирует лучшее соотношение «цена-качество».

Целью функционирования предприятия является извлечение прибыли.

Основные направления деятельности:

·              Разработка веб-сайтов. Корпоративные сайты, функционально богатые ресурсы, интернет-магазины, порталы и веб-системы.

·              Программирование систем, основанных на веб-технологиях. CRM, ERP, учетные системы, высоконагруженные системы.

·              Маркетинг и продвижение. Консалтинг, продвижение, контекстная реклама, баннерные кампании, вирусный маркетинг.

·              Поддержка веб-проектов. Доработка систем управления, контент-менеджемент (вебмастеринг), администрирование, работа со сложными, нагруженными сайтами.

·              разработка мультимедиа-продуктов, таких как мультимедиа-презентация, мультимедиа-каталог, слайд-шоу, мультимедиа-киоск, электронный отчет, CD-визитка, юбилейный CD, мультимедиа-доклад, электронный журнал, виртуальный тур, мультимедиа-энциклопедия, мультимедиа-книга, бизнес-, промо-игра, мультимедиа-тренажер, мультимедиа-тренинг, обучающая мультимедиа-система.

Принципы работы компании:

·              Качество. Ответственный подход к проектированию, контроль качества на всех стадиях, информирование клиента о текущем состоянии проекта на всех этапах, наличие срока гарантийного обслуживания.

·              Опыт. Сотни завершенных проектов и внедрений систем управления сайтами, десятки проектов по разработке решений, понимание алгоритмов маркетинговой поддержки бизнеса в интернете.

·              Репутация. Диалог с клиентами и партнерами, готовность идти навстречу в вопросах, связанных со всеми участками совместной работы.

В компании разработана и внедрена система управления внутренними процессами, позволяющая разделить направления на уровне бизнес-процессов и обеспечить максимально полное и качественное управление всеми этапами разработки, поддержки и продвижения.

В решении задач любого уровня сложности компания применяет комплексный подход. Всеми составляющими проекта - содержание, графическое решение, программные компоненты - занимаются отдельные специалисты, которые взаимодействуют друг с другом и заказчиком. В результате клиент получает действительно продуманный, завершенный проект, который отвечает всем его потребностям.

Преимущества компании

-       Профессионализм, который гарантирует качество

-       Гибкая ценовая политика и система оплаты

-       Комплексный подход

-       Индивидуальный подход

-       Выполнение обязательств

-       Использование современных технологий

С момента основания компания специализируется на разработке интернет-проектов, а также традиционных клиент-серверных систем, выполненных на основе технологий.NET, JAVA и PHP.

За время своего существования компания развивалась без привлечения сторонних инвестиций, укрепляя свои позиции на рынке, как профессиональная компания, предлагающая эффективные технологические и маркетинговые решения.

В настоящее время «Айджи Студио» - стабильно работающая компания, имеющая прочную репутацию как разработчик интернет-проектов, оптимальных по соотношению цены и качества.

В настоящее время ИнфоДизайн во всех проектах использует три системы управления контентом (Content Management System, или CMS) собственной разработки.

В штате компании работают более 20 квалифицированных сотрудников, обеспечивающих разработку и сопровождение более чем 300 проектов.

В таблице 1.1 представлены основные экономические показатели деятельности компании за прошедший год.

Таблица 1.1 - Экономические показатели деятельности компании OOO

«Айджи Студио»

№ п/п	Наименование характеристики (показателя)	Значение показателя на декабрь 2008 года
1	Время работы компании на рынке	2 года
2	Численность персонала компании	24 человека
3	Финансовый оборот компании	~150 000 рублей
4	Количество клиентов компании	До 58

По итогам деятельности за 2008 год финансовые показатели ООО «Айджи Студио» свидетельствуют о стабильном и динамичном развитии компании. На конец отчетного периода валюта баланса возросла по сравнению с показателем на начало года в 2,4 раза, что объясняется увеличением оборотов по операциям страхования и перестрахования и увеличением уставного капитала компании.

1.1.2 Организационная структура управления предприятием

Организационную структуру ООО «Айджи Студио» можно представить в виде следующей схемы:

Рисунок 1.1 - Схема организационной структуры ООО «Айджи

Студио»

Кратко опишем назначение и функции наиболее важных отделов.

Отдел кадров занимается:

. Подготовкой проектов актов (и их регистрация после издания), связанных с поступлением, увольнением, переводом сотрудников, заключение трудовых договоров, направлением в служебные командировки, оформлением должностных инструкций.

. Подготовкой и ведение штатного расписания.

. Оформлением отпусков, больничных листов, командировочных удостоверений.

. Учетом использования рабочего времени.

. Подготовкой и оформлением документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования.

7. Ведением и хранением личных дел, трудовых книжек работников, личных карточек формы Т-2, своевременность и правильность внесения в них изменений.

8. Обеспечением соблюдения правил внутреннего трудового распорядка.

Отдел разработки занимается:

.        Проектированием сайтов в соответствии с потребностями заказчика.

2.          Разработкой визуального и эргономического дизайна сайтов.

3.       Разработкой и созданием программных продуктов необходимых для успешного развития организации.

4.  Написанием динамических скриптов, Flash-анимаций для сайтов.

5.       Разработкой и адаптацию систем управления контентом.

.        Проектированием и разработкой баз данных для сайтов.

.        Продвижением сайтов в интернете, поисковой оптимизацией.

.        Поддержкой и сопровождением сайтов.

.        Разработкой 3D-моделей и 3D-анимаций.

.        Промышленным дизайном.

.        Разработкой фирменного стиля, знаков, логотипов.

.        Составлением презентационных и рекламных текстов.

.        Разработкой презентаций, годовых и квартальных отчетов.

.        Версткой макетов рекламно-полиграфической продукции (буклетов, визитных карточек, бланков, листовок)

Функции бухгалтерии:

1.  Регистрация договоров с покупателями, выписка счетов, накладных, счетов-фактур.

2.       Учет расчетов с покупателями за готовую продукцию в рублях и иностранной валюте, формирование актов сверок с покупателями, различной оперативной и бухгалтерской отчетности по сбыту.

.        Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками по приобретенным товарно-материальным ценностям, выполненным работам, оказанным услугам.

.        Привязка оплат к счетам-фактурам, формирование книги продаж и книги покупок.

.        Учет основных средств, НМА, сырья, полуфабрикатов, ГСМ, материалов, товаров.

.        Учет готовой продукции.

.        Учет расчетов с подотчетными лицами и сотрудниками.

.        Учет налогов и взносов.

.        Налоговый учет.

Отдел продаж осуществляет:

1.  Первичное взаимодействие с клиентами, прием звонков и писем с заявками, уточнениями деталей заказа.

2.       Анализ и прогноз потребностей заказчиков, поиск ниш сбыта

3.  Проведение презентаций, переговоров, рекламных кампаний

4.       Маркетинговые исследования.

.        Составление ориентировочной сметы работ по заказу.

.        Подготовку договоров для подписания.

7.  Ведение постоянных клиентов, информирование их о новых услугах, скидках.

1.2   Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1  Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

В настоящее время услугами компании пользуется около 60 клиентов, постоянных и временных. Характеристика основной деятельности компании в разрезе технологии IDEF0 приведена на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 - Характеристика деятельности компании

Деятельность компании осуществляется следующим образом. Менеджер отдела продаж производит поиск клиентов всеми доступными ему средствами, в том числе при помощи телефонных звонков, предложений своих услуг с помощью различного рода рекламы, а также с использованием сайта компании. При обнаружении потенциального клиента менеджер ознакамливает его с предложениями компании, подчеркивая их выгодность, сроками выполнения работ, их стоимостью и другими условиями. При желании клиента он заключает договор, в котором прописаны все условия соглашения. Каждый договор учитывается в бухгалтерии с помощью книги специальной формы. После оплаты клиентом услуг в установленном порядке производится выполнение работ и предоставление их клиенту.

1.2.2  Определение места проектируемой задачи в комплексе задач

Одним из наиболее важных бизнес-процессов компании является учет продаж выполненных услуг. Характеристика данного процесса приведена на рисунке 1.3.

Рисунок 1.3

Учет продаж неразрывно связан с такими понятиями, как контроль платежей, контроль своевременности выполнения заказов, анализ деятельности менеджеров компании¸ контроль выполнения обязательств со стороны клиентов и так далее. Целью учета, таким образом, является получение объективной и своевременной информации о деятельности компании для предоставления ее директору и составления соответствующей бухгалтерской отчетности.

При ведении учета продаж используются следующие документы:

1.       Договор продажи - рисунки 1.4, 1.5;

2.       Счет, выставляемый на оплату клиенту - рисунок 1.6;

.        Приходный кассовый ордер для учета денежных средств - рисунок 1.7.

Рисунок 1.4 - Образец договора, сторона 1

Рисунок 1.5 - Образец договора, сторона 2

Рисунок 1.6 - Образец счета на оплату услуг

Рисунок 1.7 - Приходный кассовый ордер

Кроме того, могут учитываться такие документы, как акт сдачи-приема работ, счет-фактура и другие документы.

1.2.3  Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Таким образом, при учете продаж лицу, ответственному за учет, необходимо внести данные о клиенте, договоре, виде услуг, ее стоимости, сроке выполнения, сроке оплаты и виде оплаты.

Если же необходимо найти какую-либо неактуальную информацию по продажам, то поиск осуществляется в архиве, который имеет хранится в виде бумажных документов - журналов учета и других.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ продаж фирмы за определенный период

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.2.

Таблица 1.2 - Характеристики описанных процессов

Действие	Среднее количество за рабочий день	Время, необходимое для выполнении одного действия, минут	Общее время, минут
Внесение данных о продажах	10	15	150
Поиск необходимой информации	5	30	150
Анализ информации за период	0,5	60	30
ИТОГО, минут:			330

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, бухгалтер занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей остается менее 40% рабочего времени..

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

1.       Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.

2.       Неэффективное использование рабочего времени.

.        Слабый контроль работы бухгалтера.

.        Бюрократия - увеличивающийся «поток» бумажной работы.

.        Усталость служащих - усиление негативного воздействия человеческого фактора.

В связи с этим, руководством компании было принято решение об автоматизации данного процесса, то есть создании информационной системы для повышения качества учета и уменьшения временных затрат на обработку необходимых документов и получения результативной информации.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о продажах с возможностью их классификации по датам, суммам, наименованиям услуг, другим свойствам, сократить время на уточнение сведений о нем, на передачу документов за счет их электронной формы.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации.

В случае использования вычислительной техники данный процесс водится к введению в созданную базу данных информации о продажах по мере поступления отчетных документов, а поиск информации будет производится при задании необходимых параметров.. В таблице 1.3 произведен расчет эффекта внедрения.

Таблица 1.3 - Расчет эффекта внедрения

Действие	Среднее количество за рабочий день	Время, необходимое для выполнения одного действия, минут	Общее время, минут
Внесение данных о продажах	10	1	10
Поиск необходимой информации	5	2	10
Анализ информации за период	0,5	5	2,5
ИТОГО, минут:			12.5

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 5 часов ежедневно, что позволяет сократить издержки фирмы, ликвидировав одну должность бухгалтера. Годовая экономия средств в этом случае будет составлять, при размере заработной платы бухгалтера около 20000 рублей, 240000 рублей ежегодно без учета стоимости внедрения планируемой системы.

Кроме того, другими преимуществами автоматизации рассматриваемого бизнес-процесса будут :

·        централизованное хранение данных

·        исключение потери данных

·        структуризация данных

·        более оперативная обработка данных

·        выдача результатов в удобной форме на принтер и экран

·        легкое изменение данных

·        система авторизации

·        сокращение времени оформления документов

1.3   Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

1.3.1  Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

Знание клиента, приносящего или не приносящего прибыль, составляет суть одного из самых популярных на сегодняшний день направлений в бизнесе - Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM).- это современная бизнес-стратегия, нацеленная на рост и повышение доходности бизнеса компании, путем повышения уровня удержания, лояльности и прибыльности своих клиентов, при одновременном снижении издержек и увеличении эффективности взаимодействия с ними.

Реализация стратегии CRM требует сбора, учета, консолидации и анализа больших объемов информации о клиентах, контроля качества их обслуживания и потому невозможна без привлечения современных информационных технологий.

В этом аспекте CRM (CRM системы или CRM программы) - это набор программных приложений, связанных единой бизнес-логикой и интегрированных в корпоративную информационную среду компании на основе единой базы данных.

Благодаря этому CRM системы не только позволяют координировать действия различных служб, взаимодействующих с клиентом (продажи, маркетинг, обслуживание и поддержка), но и координировать работу различных каналов взаимодействия с ним: личное, телефон, Интернет. Кроме того, CRM дает каждой из указанных служб доступ к полной информации о клиенте, необходимой для наилучшего удовлетворения его потребностей и, в результате, - повышения его лояльности.

Ниже рассмотрим некоторые из наиболее ныне распространенных систем автоматизации взаимоотношений с клиентами и сделаем вывод об их пригодности к применению на рассматриваемом предприятии.

"ФОЛИО CRM"

Программа "ФОЛИО CRM" предназначена для анализа и управления взаимодействиями с клиентами: учета истории, состояния и перспектив контактов, продаж, договоров, в т.ч.: этапов их выполнения, оплаты и отгрузки товаров. Данная CRM система подходит как крупным, так и небольшим фирмам, повышая отдачу от работы с клиентами. Почти во всех случаях достаточно поставляемых с программой стандартных решений, имеющих большой диапазон настроек, легко осваиваемых пользователем.программа может использоваться как самостоятельный продукт, однако использование ее в качестве модуля КИС "ФОЛИО Купец" в едином информационном пространстве предприятия обеспечивает наибольшую гибкость и информативность системы.

ФОЛИО CRM позволяет:

·              Получить четкую и прозрачную систему управления взаимоотношениями с клиентами от этапа предварительных контактов до выполнения всех условий договора;

·              Составлять и печатать в MS Word формы договоров по заданным пользователем шаблонам с автоматической подстановкой фамилий, адресов, платежных реквизитов, других сведений из справочников CRM.

·              Найти след даже однократного контакта с клиентом и проанализировать эффективность продаж;

·              Выявить группы клиентов, приносящих максимальную прибыль и их склонность к тем или иным продуктам и каналам продаж;

·              Составлять и рассылать предложения клиентам по e-mail выборочно и быстро с использованием легко настраиваемых шаблонов рассылки с подстановкой сведений из справочников;

·              Формировать заказы поставщикам;

·              Напоминать о необходимости контактов, оплатах и других действиях;

·              Использовать на едином информационном пространстве данные о продажах, приходах и оплатах в комплексе с программами складского учета и SCM - модулями корпоративной системы "Купец".

В результате внедрения CRM системы достигается:

·              Повышение лояльности клиентов и эффективности контактов с ними.

·              Возрастание вероятности заключения сделок.

·              Увеличение производительности отдела продаж.

·              Улучшение предоставляемого сервиса.

·              Снижение издержек на службы поддержки.

Функциональные возможности ФОЛИО CRM:

Клиентская база с удобной классификацией, поиском и отборами:

·              карточка клиента (код, наименование, адрес, телефоны, e-mail, платежные реквизиты, вид деятельности);

·              дополнительные характеристики (дата регистрации, источник, гео, категория, тип, специализация, перспектива);

·              сведения о контактных лицах (ФИО, должность, характеристики, телефон, e-mail);

·              данные о договорах, этапах, оплатах;

·              классификация клиентов на виды, группы, подгруппы.

Информация о контактах и событиях:

·              состоявшиеся (история), текущие (в процессе) и планируемые контакты и события;

·              учет по видам контактов и событий (телефонные переговоры, встречи, переписка), по контактным лицам и менеджерам;

·              "связанные контакты" - цепочка контактов;

·              возможность "прикрепления" к контакту электронных документов.

Система назначения задач:

·              вид, срочность приоритет;

·              контроль исполнения;

·              наличие личного планировщика.

Оперативный анализ и отчетность:

·              показатели продаж;

·              менеджеры и их контакты;

·              товары и оплата;

·              база клиентов и контактов в разрезе различных характеристик;

·              исполнение договоров.

Обмен данными и взаимодействие с другими программами:

·              экспорт в MS Excel;

·              работа с шаблонами MS Word с использованием данных журналов и справочников CRM программы;

·              взаимодействие со складскими и SCM программами - модулями корпоративной информационной системы "ФОЛИО Купец".

Дополнительные возможности:

·              организация почтовой и е-mail рассылки по заранее подготовленным шаблонам;

·              гибкая настройка уровней доступа;

·              мощный механизм поиска, сортировки и отборов (фильтров);

·              возможность внесения доработок в программу.

Стоимость данной системы составляет около 10000 рублей из расчета на одно рабочее место.

1С:Предприятие 8 CRM ПРОФ

Решение "1С:CRM ПРОФ" предназначено для автоматизации процессов взаимоотношений с клиентами, помогает организовать эффективную работу отделов продаж, маркетинга, сервисного обслуживания на всех этапах взаимодействия с клиентами.

Конфигурация «1С:CRM ПРОФ» разработана в среде «1С:Предприятие 8» и поддерживает все преимущества этой современной технологической платформы: масштабируемость, простота администрирования и конфигурирования.

«1С:CRM ПРОФ» универсальное решение с возможностью использования как самостоятельной программы для автоматизации функций CRM, так и в качестве дополнения к функционалу CRM Типовых конфигураций фирмы «1С» на платформе «1С:Предприятие 8».

«1С:CRM.ПРОФ» интегрируется (путем объединения) с типовыми конфигурациями: «1С:Предприятие 8. Управление торговлей», «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием». При использовании «1С:CRM ПРОФ», как самостоятельной, отдельно стоящей конфигурации программа включает блок обмена данными с учетными системами: «1C:Бухгалтерия предприятия 8» и «1С:Бухгалтерия 7.7».

Продукт может использоваться в работе бухгалтерии, налогового отдела, финансового отдела, производственного отдела, сметного отдела, отдела материально - технического снабжения, отдела механизации, отдела кадров и прочих подразделений строительной организации.

Основные возможности

·        Управление клиентской базой, подробная характеристика о каждом клиенте и контактном лице, динамика изменения состояния отношений с клиентами, возможность быстрого ввода и доступа к информации о клиенте;

·        Управление контактами с клиентами, учет истории контактов с клиентами, регистрация потребности клиентов, оперативная передача информации между отделами, планирование контактов;

·        Планирование и контроль действий, координация работы во времени, система напоминаний и выдачи заданий;

·        Управление бизнес-процессами по работе с клиентами, создание регламента работы с клиентами и шаблонов типовых действий, по продаже, сервисному обслуживанию рекламациям;

·        Управление продажами, создание технологии продажи различных групп товаров, управление стадиями и этапами продажи, создание стандартных шаблонов действий, механизм подготовки коммерческих предложений, механизм оперативного управления и анализ цикла продаж - "воронка" продаж;

·        Управление маркетингом - сегментирование клиентов, управление маркетинговыми компаниями, оценка эффективности рекламных и маркетинговых кампаний;

·        Анкетирование - сбор информации о клиентах, товарах, конкурентах, регионах. Анализ анкет;

·        Телемаркетинг - обеспечение массового обзвона клиентов по заданному сценарию разговора, регистрация контактов и анкет;

·        Сервисное и гарантийное обслуживание. Учет товаров, находящихся на обслуживании: по серийным номерам, срокам и типам обслуживания, управление сервисными обращениями клиентов; управление сервисными заказами обращениями;

·        Многофакторный анализ продаж, АВС-анализ продаж, анализ состояния работы с клиентами, результатов деятельности сотрудников, анализ клиентской базы;

·        База знаний по продажам, товарам, конкурентам, сервису, структурирование информации, поиск по ключевым словам, быстрый доступ к информации;

·        Защита информации, настройка для пользователей прав доступа к информации, обеспечение доступа пользователей только к информации по своим клиентам;

·        Облегчение выполнения рутинных операций, интеграция с электронной почтой, подготовка отчетов, помощник ввода новых клиентов, поиск двойников клиентов, групповая обработка клиентов, фильтры.

ASoft CRM

Управление процессом продаж с помощью ASoft CRM, позволит добиться прогнозируемости сбыта, сократить цикл продаж и избежать потери потенциальных клиентов из-за организационных проблем.

В системе ASoft CRM предусматривается единая база данных по всем контрагентам компании. В качестве контрагентов могут выступать:

·              Клиенты (Потенциальные и существующие);

·              Конкуренты;

·              Партнеры;

·              Посредники.

В ASoft CRM возможно ведение следующей информации:

·              Контактные лица

Информация по должности, отрасли и компании контрагента. Источник информации, из которого контрагент получил данные о компании.

·              Сделки

Основным понятием в системе является Сделка. Сделка может заключаться с конкретным клиентом и характеризуется списком поставляемых продуктов и сроками. Она может создаваться как по шаблону так и индивидуально. Сделка может включать в себя один или несколько этапов и имеет возможность формирования циклических задач, что помогает планировать деятельность сотрудников и осуществлять контроль выполнения поставленных планов. По каждому этапу сделки обеспечивается возможность назначения куратора этапа сделки. При регистрации события по сделке в системе осуществляется автоматическое формирование почтового сообщения всем пользователям, принимающим участие в работе по данной сделке (этапу сделки). После завершения сделки осуществляется ее удаление в архив, который храниться в системе в течение всего времени существования системы.

·              Переписка

По каждому этапу сделки обеспечивается возможность Переписки, которая может содержать вложенные файлы документов.

·              Планы

Список запланированных мероприятий.

·              Отчеты

В системе существует несколько групп отчетов:

o     Отчеты по сделкам;

o     Отчеты по продажам;

o     Отчеты по складу;

o     Отчеты по маркетингу;

o     Отчеты по работе с клиентами;

o     Отчеты по спросу.

В системе ASoft CRM представлен конфигуратор отчетов, как и из любого списка, Вы сможете создать отчет, добавив необходимые поля.

·              Документы

Списки договоров, счетов, коммерческих предложений и платежей.

·              Дополнительная информация

Текстовое поле, для хранения произвольного набора данных.

Управление продажами

За счет автоматизации большинства операций это легкое в использовании и эффективное решение позволяет экономить большее количество времени и, следовательно, увеличивать количество и качество продаж.

ASoft CRM обеспечивает:

·              Настройку каталога продукции компании

o     Отражение единиц измерения продукции;

o     Отражение ценовых характеристик.

·              Ведение клиентов

o     Распределение клиентов между персоналом компании;

o     Внесение координат, реквизитов и контактных лиц;

o     Определение источников информации, причины лояльности и не лояльности;

o     Отслеживание истории взаимоотношений с клиентом.

·              Контроль целостности и эффективности процесса продаж

o     Настройка шаблонов сделок (циклов продаж);

o     Индивидуальное и групповое планирование деятельности сотрудников;

o     Контроль исполнения планов мероприятий и планов продаж.

Стоимость данной системы из расчета лицензий на 5 рабочих мест - 4500 рублей за лицензию, плюс около 25000 рублей за обучение одного сотрудника.

FreshOffice CRM Professional

Система изначальна рассчитана на использование пользователями самого FreshOffice CRM PRO является дополнительно настраиваемым решением. В список возможных настроек конфигурации Professional входит:

Добавление различных полей информации

Создание дополнительных справочников

Произвольное ведение существующих справочников

Создание дополнительных произвольных отчетов

Конфигуратор шаблонов документов

Как показывает практика, список данных функций является самым востребованным и оптимальным, для осуществления дополнительных настроек системы.

Картотека контрагентов, система позволяет вести детализированную информацию о контрагентах, распределять по типам: клиенты, партнеры, поставщики, заказчик и.т.д. Назначать текущие статусы, закреплять за ответвленным либо за группой ответственных лиц и много другое.

Планировщик контактов, задач, помогает создавать оптимальный план работ на период, контролировать выполнение контактов с контрагентами, иметь всегда под рукой информации о деятельности сотрудников, видеть общую картину действий по отделам и по всей компании в целом

Ведение проектов заказов, поможет спланировать выполнение заказов, назначать ответственного, контролировать каждый этап, дополнять заказ комментариями, документами, файлами

Сообщения распоряжения, внутренний форум с возможностью выбора вида сообщения (приказ, распоряжение, рекомендация) рассылки группе сотрудников и хранением истории сообщения.

Документооборот - система позволяет выписывать все необходимые документы по заранее сформированным шаблонам счета, договора, ком. предложений и многие другие, используя конструктор документов MS Word, Fast Report

Учет финансовых движений - позволяет вести всю информацию о поступивших средствах от клиентов, а так же о текущих расходах, о планируемых и уже поступивших средствах, а также выявлять размер прибыли от каждого заказа, клиента, сотрудника, отдела.

Ведение реализации товаров и услуг, данный модуль позволит вести внутри CRM полную информацию о проданных ранее товарах и услугах.

Платформа index.CRM

Платформа index.CRM предназначена для решения любых задач по автоматизации бизнес-процессов, в том числе выходящих за рамки традиционной функциональности CRM-систем. Базовая версия index.CRM содержит функции, являющиеся наиболее востребованными в CRM-системах всех классов. Наконец, надстройки над index.CRM могут включать как любой набор стандартных дополнительных пакетов, так и функциональность, разработанную специально для конкретного Заказчика.

Таким образом, index.CRM - это программная система, которая может использоваться и как готовый продукт (в виде базовой версии), и как основа для создания индивидуального решения для автоматизации конкретных бизнес-процессов. Именно этот способ внедрения index.CRM - адаптацию системы под нужды Заказчика - мы считаем наиболее целесообразным.

Функциональность базовой версии CRM

Ведение справочников контрагентов, контактных персон, договоров, персонала и номенклатуры. Функциональность CRM включает:

·              Хранение истории значений каждого поля в справочнике;

·              Справочники являются конфигурируемыми - возможно добавление и удаление полей через интерфейс администратора (является стандартной функцией crm);

·              Для каждой группы пользователей может быть настроено свое представление (набор полей) справочника;

·              Развитые возможности навигации по справочникам и экспорта информации из них, групповой обработки данных;

·   Возможность создания перекрестных ссылок между любыми объектами в системе.

Журналы контактов, коммерческих предложений, счетов, продаж и платежей.

·              Возможность отслеживания истории каждого документа при помощи специальных отчетов;

·              Составление табличной части документов при помощи интерфейса подбора продукции, включая подбор по штрих-коду;

·              Возможность печати групп документов;

·   Ведение документооборота по любым документам системы (прохождение согласования документов по определенным маршрутам).

Система динамических фильтров, позволяющая формировать сегменты клиентов и реестры документов на основе логических условий, конструируемых пользователем, а также путем произвольной группировки записей (является стандартной функцией crm).

Отчеты по:

·              Просроченной задолженности;

·              Производительности персонала;

·              Продажам;

·              Взаиморасчетам и другим аспектам взаимоотношений с клиентами;

·   "Конструктор отчетов" - инструмент многомерного анализа данных, в т.ч. об объеме продаж (OLAP-анализ).

Возможность печати и экспорта в Microsoft Excel любых данных, в т.ч. первичных бухгалтерских документов.

Система полнотекстового поиска информации в системе

Двусторонняя интеграция с программой 1С:Бухгалтерия.

Инструмент импорта информации о клиентах

Система назначения задач пользователям и контроля за их выполнением (планировщик) (является стандартной функцией crm).

·              Создание (в т.ч. автоматическая генерация) задач для планирования деятельности персонала;

·              Несколько способов контроля за выполнением задач;

·   Напоминания и уведомления о задачах.

Система обмена сообщениями между пользователями (чат)

Система контроля рабочего времени пользователей

Средства мониторинга параметров деятельности организации

Развитая система разграничения прав доступа на основе ролей пользователей и настраиваемых правил. В том числе возможно разграничение прав доступа на уровне отдельных полей справочников и журналов документов. Реализовано разграничение прав на выполнение отдельных операций (создание, редактирование, удаление записей).

Интерфейс администратора, позволяющий осуществлять конфигурирование системы, включая создание новых справочников и журналов документов, модификацию существующих, управление пользовательскими сценариями, печатными формами и т.д.

Стоимость базовой лицензии на данный программный продукт без учета количества пользователей но с включенной серверной частью составляет 20000 рублей.

GoldMine CRM

GoldMine - Система автоматизации продаж и маркетинга

Система позволяет хранить любую информацию о клиентах и партнерах. Карточка клиента легко настраивается и может содержать любые интересующие сведения о компаниях или контактных лицах. В карточке клиента хранится вся история предыдущих контактов и планы дальнейших взаимодействий, связанные с клиентом документы, информация о текущих сделках и проектах. При необходимости можно описать организационную структуру компании - клиента, схему подчиненности сотрудников и их роли в процессах взаимодействия. Система предоставляет удобные средства поиска по любым информационным полям и универсальные возможности классификации и группировки клиентов по любым критериям любой сложности.

Краткий обзор возможностей GoldMine:

Управление Контактами

GoldMine позволяет планировать, контролировать и фиксировать исполнение любых видов контактов (звонки, встречи, отправка электронной и обычной почты, рассылка информационных материалов, разовые продажи) с Вашими клиентами и партнерами. Инструменты планирования предоставляют возможность организовать контакты с множеством участников и автоматически оповестить всех участников, поручать дела Вашим подчиненным и контролировать исполнение, резервировать необходимые ресурсы (помещения, оборудование), планировать регулярно повторяющиеся мероприятия. Система позволяет фиксировать незапланированные контакты, а по результатам любых состоявшихся контактов сразу планировать следующие. Все запланированные и выполненные контакты фиксируются в карточках клиентов и в личных "портфелях " сотрудников.

Управление расписанием в системе GoldMine реализован встроенный календарь в стиле OutLook, позволяющий обеспечить и контролировать согласованную коллективную работу сотрудников компании. В календаре отражаются все плановые и состоявшиеся контакты, дела и события. Система автоматически контролирует согласованность коллективного расписания и предупреждает о возможных конфликтах. В календаре предусмотрены функции контроля за рабочим временем сотрудников компании.

Управление продажами

Управление продажами в GoldMine основано на использовании понятия сделки. Совокупность сделок образует весь портфель заказов компании. Используя такие характеристики сделки как список товаров и услуг, цены и объемы, вероятность, прогнозируемые сроки завершения, стандартные этапы прохождения сделки система позволяет формировать и анализировать планы продаж и контролировать ход выполнения сделок. Кроме того, для каждой сделки в системе фиксируется масса полезной информации необходимой для успешного ее завершения : сведения об участниках сделок и их роли, ключевые требования и запросы клиента, информация о конкурентах, связанные со сделкой документы и многое другое. Отслеживая статистику продаж, можно сравнивать фактический объем продаж с планируемым, оценивать эффективность работы продавцов и прогнозировать возможные продажи. Все планы и история работы с клиентом могут фиксироваться не только в контексте клиентов, но и в контексте сделок.

Отчетность

Система включает удобный конструктор отчетов позволяющий создавать произвольные аналитические и статистические отчеты по любой информации хранящейся в базе данных. При поставке система содержит набор из нескольких десятков готовых отчетов, которые можно легко модифицировать. Существует, также, ряд встроенных "быстрых " отчетов для моментального анализа информации о фактических и прогнозируемых продажах и пр.

Маркетинг

Возможности управления маркетинга позволяют оценить эффективность маркетинговых акций и планировать стратегию и тактику последующих. Отдел маркетинга получает неограниченные возможности сегментации клиентов, и возможность проанализировать источники появления клиентов, причины отказа или заключения сделки. Существует инструмент организации телемаркетинга и Lead-анализ.

Инфо-центр

Инфо-центр позволяет хранить и систематизировать любые документы компании (маркетинговые, информационные, технические и пр.) и дает возможность управления доступом к этим документам сотрудникам компании. Каждый пользователь системы может сформировать свою личную базу документов необходимых для его работы.

Почта. Письма и факсы. Шаблоны

В GoldMine реализован полноценный почтовый клиент. Система позволяет планировать и осуществлять автоматическую рассылку клиентам писем и факсов. Использование различных шаблонов документов (писем факсов, коммерческих предложений и других) ускорит работу по подготовке деловой корреспонденции, поможет формировать массовую рассылку группам клиентов с автоматической подстановкой личных и адресных данных клиента.

Центр рассылки

Возможность централизации рассылок сократит временные затраты сотрудников на самостоятельное формирование пакетов документов по запросам клиентов. Централизованная рассылка писем, маркетинговых и других документов с контролем исполнения гарантирует своевременное получение информации клиентом.

Автоматизация бизнес - процессов

Инструмент автоматизации бизнес-процессов сократит затраты времени на проведение однообразной, рутинной работы с клиентом. Следуя заложенному алгоритму система запланирует в календари всех участников процесса встречи, звонки, дела с целыми группами клиентов, произведет отправку материалов, выдаст оповещения о наступлении событий.

Инструменты Администратора

В процессе работы накапливается и растет база данных, меняются сотрудники, появляются новые требования к системе. Инструменты для работы с базами данных обеспечат быстрое изменение, удаление дублей, переназначение и т.д. для поддержания информационной базы в актуальном состоянии.

Программное обеспечение GoldMine реализует любые CRM-стратегии. Система GoldMine сегодня является безоговорочным мировым лидером среди CRM - решений для малого и среднего бизнеса. Это подтверждается более 100 000 внедрений по всему миру и свыше 1 100 000 пользователей. Такой популярностью не может похвастаться ни одна другая СRM-система в мире. Секрет этой популярности прост - GoldMine обладает мощными функциональными возможностями, легко адаптируется под специфику бизнеса, легко внедряется и при этом является недорогим решением, доступным практически всем.

Преимущества GoldMine:

·        Широкие функциональные возможности - разрабатывая и внедряя CRM-решения для огромного числа клиентов, компания FrontRange накопила бесценный опыт, который получил отражение в ее продуктах.

·        Гибкость и расширяемость - архитектура и средства настройки GoldMine позволяют вам производить настройки согласно вашим требованиям. GoldMine позволяет изменять состав информации, бизнес -правила, права доступа к информации и многое другое.

·        Быстрое внедрение - достигается за счет готовой конфигурации, интуитивно понятной методологии и интерфейса, большого количества типовых отчетов, предоставляемых вместе с продуктом

·        Отраслевые решения - набор готовых шаблонов для разных видов деятельности, бесплатно распространяемых компанией FrontRange, позволяет воспользоваться опытом других компаний, сократить затраты на настройки системы и еще более ускорить внедрение.

Monitor CRM

Monitor CRM - программный продукт, предназначенный для оптимизации коммерческой и маркетинговой деятельности компаний. Основная задача, которую решает CRM-система Monitor, - автоматизация управления лояльностью клиентов и, как следствие, увеличение количества продаж.система Monitor позволяет собирать в единой базе и совместно анализировать различные виды маркетинговой информации. Это внутренняя информация компании - данные о закупках, продажах, поступлениях денежных средств; информация о клиентах; внешние факторы и события, влияющие на деятельность компании; деятельность конкурентов и многое другое.система Monitor может использоваться во всех подразделениях компании, которые участвуют в коммерческой деятельности: в отделе продаж, снабжения, маркетинга, логистики, в сервисных службах и т.д. Пользователями Monitor CRM являются менеджеры всех уровней, принимающие решения по коммерческим вопросам.

Специально для небольших компаний, а также для тех, кто только начинает осваивать CRM-технологии, разработчики CRM-системы Monitor создали версию Pilot - полнофункциональное CRM-решение, включающее 3 рабочих места и позволяющее в полной мере оценить возможности программы.CRM является универсальным программным продуктом, который может использоваться в подразделениях коммерческих предприятий различных отраслей и масштаба деятельности.

Основные модули и функции

·        Контрагенты

·        Досье на сотрудников контрагента

·        Контактные лица

·        Характеристика контрагента

·        История контактов с контрагентом

·        Проекты

·        Ежедневник

·        Рассылки

·        Безопасность данных

·        Работа с рекламациями

·        Документы

·        Анализ продаж

·        Сегментация

·        Анализ эффективности маркетинговых действий

·        Учет и анализ влияния внешних факторов

·        Мониторинг деятельности конкурентов

·        Оптимизация товарных запасов

·        Выборки

·        Динамические группы

·        Контроль работы менеджера

·        Контроль качестваCRM является целостным программным решением, в котором все модули и функциональные блоки взаимосвязаны и работают в едином комплексе.

Минимальная комплектация системы, включающая 3 рабочих места, стоит 15000 рублей.

Таким образом, рассмотренные автоматизированные системы позволяют контролировать учет продаж и многие другие вопросы с автоматизированного рабочего места, генерировать отчеты, вести учет, а также имеют много других полезных и важных возможностей. Однако, при всей функциональности данных систем, их применение не отменяет заполнение бумажных документов в ранее рассмотренных формах. К тому же внедрение каждой из систем требует капитальных вложений, так как необходимо устанавливать какое-либо дополнительное оборудование, прокладывать линии связи, что влечет за собой значительные финансовые затраты. Поэтому было принято решение о создании собственной системы учета складских ресурсов на базе системы управления базами данных MS Access.

1.3.2  Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ОАО Айджи Студио

Понятие стратегии автоматизации включает в себя базовые принципы, используемые при автоматизации предприятия. В ее состав входят следующие компоненты:

·              цели: области деятельности предприятия и последовательность, в которой они будут автоматизированы

·              способ автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная автоматизация, хаотичная.

·              долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних стандартов, поддерживаемых на предприятии

·              ограничения: финансовые, временные и т.д.

·              процедура управления изменениями плана.

Автоматизация - один из способов достижения стратегических бизнес-целей, а не процесс, развивающийся по своим внутренним законам. Во главе стратегии автоматизации должна лежать стратегия бизнеса предприятия: миссия предприятия, направления и модель бизнеса. Таким образом, стратегия автоматизации представляет собой план, согласованный по срокам и целям со стратегией организации.

Критериями выбора стратегии автоматизации в ЗАО «ИмпэксЛайн» являются ограничения по финансовым, временным затратам. В связи с этим рассмотрим возможность применения одной из четырёх стратегий автоматизации:

Хаотичная автоматизации предполагает установку частей ИС по мере возможностей. Представляет собой заплатку. Является наиболее плохим вариантом с точки зрения долгосрочного эффекта. Полное отсутствие стратегического плана развития ИС. Потребность во внедрение чаще всего определяется сиюминутными задачами.

Автоматизация по участкам - это процесс автоматизации отдельных производственных или управленческих подразделений объединенных по функциональному признаку. Внедрение характеризуется большой трудоемкостью для эффективной реализации стратегии обязательно наличие стратегических и оперативных планов. Данный подход выбирается: когда инвестиционные ресурсы недостаточны для полной автоматизации предприятия, когда автоматизация участка позволяет достичь существенного эффекта.

Автоматизации по направлениям - автоматизация отдельных групп, бизнес-процессов (направлений), таких как производство, сбыт управления финансами.

)предполагается, меняем объект, меняем предметную область

)выбор системы сильно зависит от вида услуг и состава затрат

)внедряем систему, мы получаем “конструктор” автоматизированных рабочих мест.

Стратегии автоматизации комплексная - это распространение систем автоматизации на все функциональные направления деятельности компании за счет проведения системной интеграции (объединения) ИС при внедрении. Полная автоматизация подразделяется на:

)автоматизация с внутренней интеграции - использования в качестве единого информационного хранилища одной СУБД (клиент -> сервер -> ядро-> СУБД)

)автоматизация с внешней интеграцией - использования внешних информационных сущностей (либо файлы) либо использования внутренних протоколов при взаимодействии отдельных модулей.

Хаотичная стратегия не подходит, так как предполагаем использование информационной системы в долгосрочной перспективе и предполагаем расширение и добавление функционала системы. Комплексная автоматизация предполагает полную автоматизацию всех функциональных направлений деятельности компании, а также требует больших временных и финансовых затрат, которые не может позволить компания. Автоматизация по участкам предполагает, автоматизацию отдельных отделов компании, в данном случае предполагается автоматизация не всех процессов выполняемых каким либо из отделов компании. Способ автоматизации по направлению, наиболее подходящий, так как в данном случае происходит автоматизация отдельных групп бизнес-процессов компании

Разработка стратегии автоматизации

Стратегия автоматизации в первую очередь должна соответствовать приоритетам и стратегии (задачам) бизнеса. В понятие стратегии также должны входить пути достижения этого соответствия.

1.       Анализ деятельности предприятия.

Анализ деятельности предприятия - довольно общее понятие. В данном разделе под анализом деятельности понимается следующее: сбор и представление информации о деятельности предприятия в формализованном виде, пригодном для выбора и дальнейшего внедрения автоматизированной системы.

2.       Реорганизация деятельности.

Реорганизация деятельности преследует, как правило, цель повышения эффективности деятельности предприятия в целом.

3.       Выбор системы.

Выбор системы - многокритериальная задача. Задание объективных критериев, по которым будет осуществляться выбор конкретной системы, напрямую связано с качеством и полнотой проработки всех предшествующих этапов цепочки выбора. Действительно, практически все объективные соображения, которыми руководствуются при выборе системы (функциональные возможности, стоимость системы и совокупная стоимость владения, перспективы развития, поддержки и интеграции, технические характеристики системы и т.п.), выводятся на предыдущих этапах. При тщательной проработке всех предшествующих этапов, выбор системы, перестает быть проблемой.

4.       Внедрение системы.

Существуют следующие основные стратегии внедрения системы:

) Стратегия “Параллельное использование”. Параллельное использование - параллельно выполняются старая и новая технология решения задачи, их результаты сравниваются. Если результаты согласуются длительное время, то осуществляется переход на новую технологию.

Плюсы:

- минимальный риск ошибок в виде новых технологий;

управления внедрения ИС может осуществлять независимо от обычного операционного планирования компании.

Минусы:

- двойная загрузка персонала;

потребности в удвоенных мощностях серверов;

необходимость постоянной сверки результатов работы 2-х технологий.

) Стратегия “Скачек”. Скачек - старая технология работает до определенного момента, затем осуществляется внедрение новой технологии, а после внедрения реализуется только новая технология

Плюсы:

- минимальная длительность переходного периода;

нет двойных затрат на деятельность компании;

новые процессы являются наиболее оптимальными в виду отсутствия переходного периода.

Минусы:

- высокие риски несоответствия качества ИС требованиям компании;

высокие требования к процессу планирования перехода на новую технологию;

) Стратегия “Пилотный проект”. Пилотный проект - тактика скачка применяема к ограниченному числу процессов, областью применения обычно является небольшой участок.

Плюсы:

- минимальный риск выбора неверного решения, которое не приводит к длительному простою всего предприятия;

возможность изменения планируемой технологии в процессе внедрения ИС на участке;

отсутствие 2-х затрат на реализацию технологии.

Минусы:

- сложность интеграции информационных потоков формируемых по старой и новой технологии;

необходимость управления старой и новой ИС одновременно.

) Стратегия “Узкое место”. Узкое место - автоматизация малой части производственного процесса, который обычно выбирается по критериям, их эффективности приводящих к повышению качества реализации процессов только в определенном узком месте.

Плюсы:

- после автоматизации каждого узкого места имеется возможность прервать автоматизацию;

минимальные требования к уровню планирования работ внедрения.

Минусы:

- выполнение полного цикла планирования на каждом из узких мест - ввиду возможности прерывания автоматизации процесс может, не закончится некогда;

независимость автоматизации узких мест может привести к формированию избыточного множества программно аппаратных решений.

5.       Эксплуатация и сопровождение ИС.

Этап эксплуатации или сопровождения системы в динамично меняющемся предприятии представляет собой довольно сложную задачу. Модернизация программно-аппаратной части, вызванная физическим и моральным старением компонентов АСУ; необходимость отслеживания изменений в законодательстве; необходимость доработки системы под новые требования ее пользователей; обеспечение безопасности информации в процессе эксплуатации - эти и многие другие вопросы постоянно встают перед персоналом, ответственным за процесс эксплуатации системы.

Таким образом, в условиях ограниченного бюджета и начальной стадии автоматизации логичным будет выбрать стратегию автоматизации по направлению и автоматизировать только непосредственно процесс учета продаж.

Для устранения выявленных недостатков и достижения желаемых результатов планируется создать локальную сеть, которая связывала бы автоматизированные рабочие места менеджеров отдела продаж, бухгалтера, директора компании.

Основным элементом в стратегии автоматизации должна стать созданная база данных, в которой и будут аккумулироваться все сведения о заключенных договорах и документах учета. Кроме того, возможен много пользовательский доступ к базе данных.

1.3.3  Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации комплекса задач

Способы приобретения ИС - это последующие действия от определения и формализации решения о необходимости ИС до момента пока ИС не будет внедрена на предприятия. Существуют следующие способы приобретения ИС:

·        разработка (самостоятельная и заказная);

·        покупка ИС (покупка отечественной или зарубежной ИС);

·        покупка + доработка (самостоятельная или заказная);

·        аренда.

Приобретаемая информационная система нам не подходит из-за ряда недостатков, перечисленных в пункте 1.3.1, а также нехватки функциональности, хуже продумано направление будущего развития информационной системы, длительный срок адаптации под требования предприятий, так же требуется частое обращение в службу поддержки. Покупка и доработка возможна, если требует небольшой объем доработки, данная доработка часто возможна в рамках модели ядра ИС, что часто вызывает затруднения из-за отсутствия развернутой документации. У варианта аренды ИС можно выявить несколько недостатков: бизнес данные хранятся у третьего лица, часто минимальные возможности по настройки. Информационная система будет разрабатываться в компании собственными силами, так как компания располагает квалифицированными сотрудниками для разработки и внедрения данной информационной системы. Разрабатываемая информационная система будет включать весь необходимый функционал, и учитывать все особенность работы и пожелания сотрудников данной компании, так как будет являться индивидуальным (уникальным) продуктом, что позволяет быстро изменить функциональность в соответствии с требованием внутреннего заказчика.

1.4   Обоснование проектных решений

1.4.1  Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

Техническое обеспечение - комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс технических средств составляют:

·              компьютеры;

·              устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации - жесткие диски, устройства хранения данных, сканеры, принтеры, факсимильные аппараты;

·              устройства передачи данных и линий связи - модемы;

·              эксплуатационные материалы - бумага, CD (DVD)- диски и т. п.

В нашем случае основными элементами технического обеспечения будут:

. Автоматизированные рабочие места персонала предприятия

. Локальная вычислительная сеть, которая может состоять из сетевых устройств (маршрутизаторов, коммутаторов и т. д.), и соединяющего их кабеля.

В качестве АРМ предполагается использовать персональные компьютеры со следующей конфигурацией:

·              Процессор AMD Athlon 64 X2 5000+ (ADA5000*/ADO5000*) Socket AM2 BOX

·              Материнская плата Asus M2N-SLI Deluxe, S AM2, NVIDIA nForce 570 SLI.

·              Оперативная память DDR2 2048 Mb PC2-6400 (800 Mhz) Patriot (PEP22G6400EL)

·              Жесткий диск 200,0 Gb HDD Western Digital (WD5000AACS) CaviarGP.

·              Видеокарта 256 Mb PCI-E ATI Radeon 3650 DDR3, HDMI, DVI, HIS IceQ Turbo.

·              Привод DVD±RW ASUS DRW-2014L1T, SATA.

·              Картридер внутренний.

·              Корпус Cooler Master Elite 334, 460W (RC-334-KKR4)

·              Монитор 17" Dell TFT E178FP

·              ИБП APC Back-CS500VA

Данная конфигурация позволяет осуществлять работу в разрабатываемой системе с высокой степень надежности. Процессор АМD выбран из-за своей низкой стоимости (по сравнению с аналогичными устройствами Intel), размер оперативной памяти и жесткого диска - стандартны в настоящее время. Кроме указанных элементов еще необходима сетевая карта для возможности подключения к локальной сети предприятия. Такие элементы, как картридер и привод DVD±RW, не являются обязательными. Их отсутствие даже положительно влияет на сохранность конфиденциальной информации. ИБП - в условиях постоянных перерывов в энергоснабжении - обязательный элемент.

Локальная вычислительная сеть может иметь структуру, представленную на рисунке 1.8.

Рисунок 1.8 - Структура локальной вычислительной сети

Комплекс технических средств локальной компьютерной сети предусматривает:

персональные компьютеры для рабочих мест пользователей;

комплект сетевого оборудования;

комплект кабельной продукции;

устройства введения и вывод - сканер и принтер;

коммуникационное устройство - модем, факс-модем или сетевой адаптер.

Конкретное решение по созданию ЛВС должно приниматься после обследования помещений, в которых расположена компания, и некоторых других факторов, к которым в первую очередь можно отнести:

наличие кабельной системы в здании;

план помещений предприятия;

расположение рабочих мест в организации;

наличие места под серверное помещение;

перспектива расширения организации, и следовательно - ЛВС.

1.4.2 
Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

К информационному обеспечению предъявляются следующие общие требования:

·              информационное обеспечение должно быть достаточным для поддержания всех автоматизируемых функций объекта;

·              для кодирования информации должны использоваться принятые классификаторы;

·              для кодирования входной и выходной информации, которая используется на высшем уровне управления, должны быть использованы классификаторы этого уровня;

·              должна быть обеспечена совместимость с информационным обеспечением систем, взаимодействующих с разрабатываемой системой;

·              формы документов должны отвечать требованиям унифицированной системы документации;

·              структура документов и экранных форм должна соответствовать характеристиками терминалов на рабочих местах конечных пользователей;

·              графики формирования и содержание информационных сообщений, а также используемые аббревиатуры должны быть общеприняты в этой предметной области;

·              в ИС должны быть предусмотрены средства контроля входной и результатной информации, обновления данных в информационных массивах, контроля целостности информационной базы, защиты от несанкционированного доступа.

Структура информационного обеспечения представлена на рис. 1.9.

Рисунок 1.9 - Структура информационного обеспечения

В состав информационного обеспечения должны входить:

потоки входной информации, к которым относятся сведения о поступившем товаре, его количестве, наименованиях, дате отгрузки и поступления на склад и т.д.

потоки выходной информации, к которым можно отнести сведения о количестве товара, находящегося на складе, дате его выдачи, наименование получателя, объемы выданного товара и наименование позиций, результаты проводимых ревизий и так далее.

В состав классификаторов входят следующие:

.        Справочник «Типы договоров»

.        Справочник «Поставщики»

.        Справочник «Клиенты»

.        Справочник «Единицы измерения»

В список первичных документов входят:

1) Договор

) Счет-фактура

В результате должны формироваться следующие документы:

1) Ведомость заключения договоров;

) Заключение договоров с клиентами;

) Виды оказываемых услуг.

Для ввода и вывода информации используются экранные формы, которые проектируются и создаются до начала внедрения системы данное решение актуально, так как состав информации используемой информационной системой постоянен и не будет изменяться во время её эксплуатации.

1.4.3  Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация.

ПО информационной системы состоит из нескольких взаимосвязанных частей, каждая из которых определяет в системе заданные свойства. Анализ этих свойств позволяет выделить следующие блоки:

Обеспечение управления

• Управляющий блок. Содержит элементы, обеспечивающие управление системой и технологию работы отдельных приложений. Управляющие приложения ориентированы на предоставление информации для обработки или настройке различных параметров ИС. Кроме того, они включают в себя, приложения предоставляющие информацию для принятия решений, либо как элемент управления последовательностью выполнения технологического процесса. Управляющий блок состоит из нескольких частей:

•Административная часть - содержит элементы, ориентированные на управление системой, в которой принятие решений лежит в области действий пользователя.

Например, управление допуском к информации в приложениях. Управляющая часть - содержит элементы, ориентированные на автоматическое управление технологическим циклом информационной системы, где принимаются решения по работе ИС без участия пользователей.

Обеспечение бизнес-процессов

· Конвейерный блок. Содержит элементы, составляющие группу решений обеспечивающих производственный цикл работы информационной системы. Конвейерные приложения выполняют сбор и обработку информации по заданным правилам и в определенной последовательности.

· Учетный блок. Содержит элементы, обеспечивающие учетные функции системы, с регистрацией происходящих изменений. Учетные приложения ориентированы на ввод, хранение и предоставление информации необходимой для выполнения технологического цикла.

В данном случае необходимо использование баз данных, а также системы их управления.

Одним из важнейших факторов при приятии решения по программному обеспечению является выбор операционной системы.

Вариантов классификации ОС может быт очень много, они зависят от признака, по которому одна ОС отличается от другой:

по назначению;

по режиму обработки;

по способу взаимодействия с системой;

по способу построения.

Основным предназначением ОС является:

организация эффективных и надежных вычислений;

создание различных интерфейсов для взаимодействия с этими вычислениями и самой вычислительной системой.

ОС разделяют по назначению:

ОС общего назначения;

ОС специально назначения.

ОС специального назначения подразделяются на следующие:

для переносимых компьютеров и встроенных систем;

для организации и ведения баз данных;

для решения задач реального времени и т.д.

ОС разделяют по режиму обработки задач:

однопрограммный режим;

мультипрограммный режим.

Мультипрограммирование - способ организации вычислений, когда на однопроцессной вычислительной системе создается видимость одновременного выполнения нескольких задач. Любая задержка в выполнении одной программы используется для выполнения других программ.

Мультипрограммный и многозадачный режимы близки по смыслу, но синонимами не являются.

Мультипрограммный режим обеспечивает параллельное выполнение нескольких приложений, а программисты, создающие эти приложения, не должны заботиться о механизме организации их параллельной работы. Эти функции выполняет ОС, которая распределяет между выполняющимися приложениями ресурсы вычислительной системы, обеспечивает необходимую синхронизацию вычислений и взаимодействие.

Мультизадачный режим предполагает, что забота о параллельном выполнении и взаимодействии приложений ложится на прикладных программистов.

Современные ОС для ПК реализуют и мультипрограммный, и многозадачный режимы.

По организации работы в диалоговом режиме ОС делятся на следующие:

однопользовательские (однотерминальные);

мультитерминальные.

В мультитерминальных ОС с одной вычислительной системой одновременно могут работать несколько пользователей, каждый со своего терминала, при этом у пользователей возникает иллюзия, что у него имеется своя собственная вычислительная система. Для организации мультитерминального доступа необходим мультипрограммный режим работы вычислительной системы.

Основная особенность операционных систем реального времени (ОСРВ) - обеспечение обработки поступающих заданий в течение заданных интервалов времени, которые нельзя превышать. Поток заданий не является планомерным и не регулируется оператором, т.е. задания поступают в непредсказуемые моменты времени и без всякой очередности. В ОСРВ в общем случае отсутствуют накладные расходы процессорного времени на этап инициирования (загрузку программы, выделение ресурсов), так как набор задач обычно фиксирован и вся информация о задаче известна до поступления запроса. Для реализации режима реального времени необходим режим мультипрограммирования, который является основным средством повышения производительности вычислительной системы, а для задач реального времени производительность - решающий фактор. Лучшие по производительности характеристики для систем реального времени обеспечивают однотерминальные ОСРВ.

По способам построения (архитектуре) ОС подразделяются на следующие:

микроядерные;

монолитные.

Это деление условно. К микроядерным ОС относится ОСРВ QNX, а к монолитным - Windows и Linux. Для ОС Windows пользователь не может изменить ядро, так как не располагает исходными кодами и программой сборки ядра. Для ОС Linux такая возможность предоставлена, пользователь может сам собрать ядро, включив в него необходимые программные модули и драйверы.

Наиболее распространенными ОС являются Windows, Unix, Solaris, а также Mac OS X.

Очевидно, что по степени распространенности, количеству пользователей, обладающих навыками работы, впереди всех операционные системы от Microsoft. Однако, на наш взгляд, последняя операционная система этого семейства не в полной мере отвечает требованиям корпоративного сектора, поэтому решено оснастить АРМ сотрудников предприятия ОС Windows XP SP3.

Система управления базами данных (СУБД) - специализированная программа (чаще комплекс программ), предназначенная для организации и ведения базы данных. Для создания и управления информационной системой СУБД необходима в той же степени, как для разработки программы на алгоритмическом языке необходим транслятор.

По типу управляемой базы данных СУБД разделяются на:

·              Сетевые

·              Иерархические

·              Реляционные

·              Объектно-реляционные

·              Объектно-ориентированные

По архитектуре организации хранения данных

·              локальные СУБД (все части локальной СУБД размещаются на одном компьютере)

·              распределенные СУБД (части СУБД могут размещаться на двух и более компьютерах)

По способу доступа к БД

·              Файл-серверные

В файл-серверных СУБД файлы данных располагаются централизованно на файл-сервере. Ядро СУБД располагается на каждом клиентском компьютере. Доступ к данным осуществляется через локальную сеть. Синхронизация чтений и обновлений осуществляется посредством файловых блокировок. Преимуществом этой архитектуры является низкая нагрузка на ЦП сервера, а недостатком - высокая загрузка локальной сети.

На данный момент файл-серверные СУБД считаются устаревшими.

Примеры: Microsoft Access, Borland Paradox.

·              Клиент-серверные

Такие СУБД состоят из клиентской части (которая входит в состав прикладной программы) и сервера.. Клиент-серверные СУБД, в отличие от файл-серверных, обеспечивают разграничение доступа между пользователями и мало загружают сеть и клиентские машины. Сервер является внешней по отношению к клиенту программой, и по надобности его можно заменить другим. Недостаток клиент-серверных СУБД в самом факте существования сервера (что плохо для локальных программ - в них удобнее встраиваемые СУБД) и больших вычислительных ресурсах, потребляемых сервером.

Примеры: Firebird, Interbase, MS SQL Server, Sybase, Oracle, PostgreSQL, MySQL.

·              Встраиваемые

Встраиваемая СУБД - библиотека, которая позволяет унифицированным образом хранить большие объёмы данных на локальной машине. Доступ к данным может происходить через SQL либо через особые функции СУБД. Встраиваемые СУБД быстрее обычных клиент-серверных и не требуют установки сервера, поэтому востребованы в локальном ПО, которое имеет дело с большими объёмами данных (например, геоинформационные системы).

Примеры: OpenEdge, SQLite, BerkeleyDB, один из вариантов Firebird, один из вариантов MySQL, Sav Zigzag, Microsoft SQL Server Compact.

Наиболее предпочтительнее в нашем случае использовать СУБД Access, так как она уже встроена в пакет MS Offiсe, следовательно, не потребует вложения дополнительных финансовых вложений, более проста в освоении, не требует специальных знаний от персонала.

2.   ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1   Цели решения задачи. Описание потоков входной и выходной информации

Таким образом, нам необходимо разработать программное обеспечение для автоматизации рабочего места бухгалтера компании для учета продаж

В результате решения данной задачи должны быть достигнуты следующие цели:

. Автоматизирован процесс учета договоров и других первичных документов;

. Обеспечено централизованное хранение информации с возможностью вызова за указанную дату;

. Обеспечена безопасность хранящейся информации и реализована защита от несанкционированного доступа

Исходя их ранее описанного порядка деятельности компании потоки входной и выходной информацией характеризуются следующим.

Входная информация - сведения о заключенных договорах, включая вид оказываемой услуги, наименование клиента, дату получения или выполнения, стоимость.

Выходная информация - аналитическая информация по всем имеющимся данным.

Исполнителем процесса расчета является бухгалтер компании.

2.2   Разработка физической модели базы данных. Определение логических связей

Выяснив основную часть данных, теперь можно приступать к созданию структуры базы, то есть структуры ее основных таблиц.

. Работа начинается с составления генерального списка полей.

. В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяют наиболее подходящий тип для каждого поля.

. Далее распределяют поля генерального списка по базовым таблицам. На первом этапе распределение производят по функциональному признаку. Цель - обеспечить, чтобы ввод данных в одну таблицу производился, по возможности, в рамках одного подразделения, а еще лучше - на одном рабочем месте.

. В каждой из таблиц намечают ключевое поле. В качестве такого выбирают поле, данные в котором повторяться не могут. Если в таблице вообще нет ни каких полей, которые можно было бы использовать, как ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типа Счетчик - оно не может содержать повторяющихся данных по определению.

. С помощью специального средства Erwin схему данных. Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Наиболее распространенными являются связи «один ко многим» и «один к одному». Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения на стороне «многие» могут повторяться.

. Разработкой схемы данных заканчивается «бумажный» этап работы над техническим предложением.

На этом этапе завершается предварительное проектирование базы данных, и на следующем этапе начинается ее непосредственная разработка.

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, например, сведения о поставщиках. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные, такие как адрес, только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

Не должно быть повторений и между таблицами.

Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и фамилии клиентов.

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о поставщиках могут содержаться поля с названием компании, адресом и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

- Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы

Первым этапом и самым главным этапом в процессе проектирования и создания базы данных, является разработка инфологической модели.

Цель инфологического моделирования - обеспечение наиболее естественных для человека способов сбора и представления той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных. Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты).

Сущность - любой различимый объект (объект, который мы можем отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе данных. Сущностями могут быть люди, места, самолеты, рейсы, вкус, цвет и т.д. Необходимо различать такие понятия, как тип сущности и экземпляр сущности. Понятие тип сущности относится к набору однородных личностей, предметов, событий или идей, выступающих как целое. Экземпляр сущности относится к конкретной вещи в наборе.

Атрибут - поименованная характеристика сущности. Его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности, но может быть одинаковым для различного типа сущностей.

Ключ - минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает, что исключение из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать сущность по оставшимся.

Связь - ассоциирование двух или более сущностей. Если бы назначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных между собой данных, то ее структура могла бы быть очень простой. Однако одно из основных требований к организации базы данных - это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи.

Определим сущности и их ключи для разрабатываемой базы данных.

Таких сущностей будет 4:

1.  Договор

2.       Фирма

.        Товар

.        Документ

Проанализируем связи между сущностями.

Название связи	Между сущностями
Заключает	Фирма	Договор
Получает	Фирма	Товар
Оформляет	Фирма	Документ

Изобразим графически каждый объект (сущность) и его свойства (атрибуты) см. на рисунках ниже.

Рисунок 2.1 - Изображение связи «Объект - Свойство» для объекта

«Договор»

Рисунок 2.2 - Изображение связи «Объект - Свойство» для объекта

Рисунок 2.3 - Изображение связи «Объект - Свойство» для объекта

«Товар»

Рисунок 2.4 - Изображение связи «Объект - Свойство» для объекта

«Документ»

После определения сущностей и атрибутов, для перехода к структуре базы данных, построим ее ER-модель.

Она должна включать такое формализованное описание предметной области, которое легко будет «читаться» как специалистами по базам данных, так и всеми пользователями. И это описание должно быть настолько емким, чтобы можно было оценить глубину и корректность проработки проекта БД, и конечно, оно не должно быть привязано к конкретной СУБД. Выбор СУБД - это отдельная задача, для корректного ее решения необходимо иметь проект, который не привязан ни к какой конкретной СУБД. Инфологическое проектирование прежде всего связано с попыткой представления семантики предметной области в модели БД, которая слабо отражается в сетевых, иерархических моделях данных. Было предложено несколько моделей данных, названных семантическими моделями. У всех этих моделей были свои положительные и отрицательные стороны, но испытание временем выдержала только модель «сущность-связь», или Entity Relationships, которая стала фактическим стандартом при инфологическом моделировании баз данных. Общепринятым стало сокращенное название ER-модель, а большинство современных CASE-средств содержат инструментальные средства для описания данных в формализме этой модели. Кроме того, разработаны методы автоматического преобразования проекта БД из ER-модели в реляционную БД, при этом одновременно выполняется преобразование в модель конкретной СУБД. Все CASE-системы имеют развитые средства документирования процесса разработки, автоматические генераторы отчетов позволяют подготовить отчет о текущем состоянии проекта с подробным описанием объектов БД и их отношений, что существенно облегчает ведение проекта. В настоящий момент не существует единой общепринятой системы обозначений для ER - модели, и разные CASE-системы используют разные графические нотации, но разобравшись с одной, можно легко понять и другие. Как любая модель, модель «сущность-связь» имеет несколько базовых понятий, которые образуют исходные кирпичики, из которых строятся уже более сложные объекты по заранее определенным правилам.

Эта модель в наибольшей степени согласуется с концепцией объектно-ориентированного проектирования, которая несомненно является базовой для разработки сложных программных систем, поэтому многие понятия могут показаться знакомыми, и если это так, то тем проще вам будет освоить технологию проектирования баз данных, основанную на ER-модели.

Рассмотрим базовые понятия, лежащие в основе ER-модели

. Сущность, с помощью которой моделируется класс однотипных объектов. Сущность имеет имя, уникальное в пределах моделируемой системы. Так как сущность соответствует некоторому классу однотипных объектов, то предполагается, что в системе существует множество экземпляров данной сущности. Объект, которому соответствует понятие сущности, имеет свой набор атрибутов - характеристик, определяющих свойства данного представителя класса. При этом набор атрибутов должен быть таким, чтобы можно было различать конкретные экземпляры сущности.

. Между сущностями могут быть установлены связи - бинарные ассоциации, показывающие, каким образом сущности соотносятся или взаимодействуют между собой. Связь может существовать между двумя разными сущностями или между сущностью и ей же самой (рекурсивная связь). Она показывает, как связаны экземпляры сущностей между собой. Если связь устанавливается между двумя сущностями, то она определяет взаимосвязь между экземплярами одной и другой сущности. Между двумя сущностями может быть задано сколько угодно связей с разными смысловыми нагрузками. Связь любого из этих типов может быть обязательной, если в данной связи должен участвовать каждый экземпляр сущности, и необязательной - если не каждый экземпляр сущности должен участвовать в данной связи. При этом связь может быть обязательной с одной стороны и необязательной с другой стороны.

Модель разрабатываемой БД представлена на рисунке 2.5.

Рисунок 2.5 - ER-модель разрабатываемой базы данных

2.3   Построение реляционной схемы из ER - модели данных

После определения сущностей, атрибутов и их связи необходимо уточнить, какие же данные нужно разместить в таблицах создаваемой базы данных, в каком порядке и как их связать между собой. В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют полями) и строкам (которые называют записями). Все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Каждое поле таблицы характеризуется наименованием, типом и шириной поля. При задании типа данных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных. Основные типы данных:

-        Текстовый. Текст или числа, не требующие проведения расчётов.

-        МЕМО. Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

         Числовой. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.

         Счётчик. Уникальные, последовательно возрастающие числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.

         Логический. Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений.

         Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.

         Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.

         Поле объекта OLE. Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

         Гиперсвязь. Содержит адреса Web-страниц.

Поэтому далее необходимо определить состав реляционной схемы базы данных из ER-модели. Для этой цели используются следующие правила:

Для каждого простого объекта и его единичных свойств строится таблица, атрибутами которой являются идентификатор объекта и реквизиты, соответствующие каждому из свойств.

Если у объекта имеются множественные свойства, то каждому из них ставиться в соответствии отдельная таблица.

Если между объектом и его свойствам имеется условная связь, то при отображении в реляционной модели возможны следующие варианты:

-    Если многие из объектов обладают рассматриваемым свойством, то его можно хранить в базе данных так же, как и обычное.

-    Если только незначительное число обладает указанным свойством, то при использовании предыдущего решения для многих записей в таблице значение соответствующего поля будет пустым. Для устранения этого недостатка выделяют отдельную таблицу, которая включает в себя идентификатор объекта и атрибут, соответствующий рассматриваемому свойству (аналогично пункту 2).

Если у объекта имеется составное свойство, то составляющие составного свойства либо помещаются в отдельные поля реляционной таблицы, либо в одно поле.

Если связь между объектами 1:1 и классы принадлежности обоих объектов являются обязательными, то для отображения данных объектов и связей между ними можно:

-    Использовать одну таблицу, первичным ключом которой может быть идентификатор любого из двух объектов.

     Для каждого из этих объектов использовать отдельные таблицы, а связь между ними отразить включив в одну из таблиц идентификатор связанного объекта из другой таблицы.

Если связь между объектами 1 : 1 и класс принадлежности одного объекта является обязательным, а другого - нет, то для каждого из этих объектов используют отдельные таблицы, а идентификатор объекта, для которого класс принадлежности является необязательным, добавляется в таблицу, соответствующую тому объекту, для которого класс принадлежности обязателен.

Если между объектами связь 1 : 1 и класс принадлежности является необязательным, то следует воспользоваться тремя таблицами: по одной для каждого объекта и одну для отображения связи между ними.

Если между объектами связь 1 : М и класс принадлежности одного из них обязателен, то используют две таблицы - по одной для каждого объекта. При этом в таблицу, соответствующую объекту, класс принадлежности которого является обязательным, добавляется идентификатор второго объекта.

Если между объектами предметной области имеется связь 1 : М и оба класса принадлежности не обязательны, то поступают аналогично пункту 7 (создают три таблицы: по одной для каждого объекта и одну для связи между ними)

Если между объектами предметной области имеется связь М : М, то для хранения информации требуется три таблицы: по одной для каждого объекта и одна для отображения связи между ними (классы принадлежности могут быть любыми).

Агрегированному объекту, имеющему место в предметной области, ставится в соответствии одна таблица, атрибутами которой являются идентификаторы всех объектов, задействованных в данном агрегированном объекте, а так же реквизиты, соответствующие свойствам этого объекта.

Такое объединение информации в одну таблицу возможно только в том случае, если между объектами связь 1:1, если связь другая, то выделяют по одной таблице для каждого объекта и одну для связи.

При отображении обобщенных объектов могут быть приняты разные решения:

-    Всему обобщенному объекту может быть поставлена в соответствии одна таблица.

     Каждой из категорий ставится в соответствии отдельная таблица, которая содержит в себе идентификатор объекта, общие свойства и свойства данной категории.

Кроме этого, возможны и комбинированные варианты. Выбор конкретного решения будет зависеть от того, насколько часто информация о разных категориях объекта обрабатывается совместно, как велико различие видовых свойств и т.п.

При отображении составного объекта так же возможны варианты: Если речь идет о составе изделий, то между изделием и деталью связь будет М:М.

В этом случае - см. пункты 7, 9, 10.

-    Если речь идет о составе какой-нибудь организации, то между объектами скорее всего будет связь 1:М. В этом случае - см. пункты 8, 9.

В результате применения данных рекомендаций к инфологической модели была получена следующая реляционная модель:

Договор (Код договора, Дата подписания, Номер документа, Сумма договора, Код товара, Код валюты, Дата поставки, Фирма, Статус договора);

Товар (Код товара, Вид товара, Время записи);

Фирма (Код фирмы, Оргформа, Название, Адрес(Страна, Город, Улица, Дом), Телефон, Контактное лицо, Вид деятельности, Статус);

Документ (Код документа, Номер документа, Тип документа, Дата документа).

Далее определим свойства создаваемых таблиц, которые состоят из полей.

Поля базы данных не просто определяют структуру базы - они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

Имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

Тип поля - определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

Размер поля - определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

Формат поля - определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

Маска ввода - определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).

Подпись - определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

Значение по умолчанию - то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

Условие на значение - ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

Сообщение об ошибке - текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.

Обязательное поле - свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

Пустые строки - свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

Индексированное поле - если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.

Далее определим для каждой таблицы тип поля и формат содержащихся в нем данных.

Имя поля	Ключевое	Тип данных		Размер поля		Табл. для подстан.
Таблица 1. - Договор
Код договора,	Да		счетчик		100		нет
Дата подписания,			Дата/время		55		нет
Номер документа,			Числовой		50		нет
Сумма договора,			Денежный		50		нет
Код товара,			Числовой		50		да
Код валюты,			Числовой		5		да
Дата поставки,			Дата/время		5		нет
Фирма,			Текстовый		50		да
Статус договора			Текст		5		да
Таблица 2. - Фирма
Код фирмы,	Да	Текстовый		10		нет
Оргформа,		Текстовый		10		да
Название,		Текстовый		10		да
Адрес Страна,		текстовый		10		нет
Адрес Город,		текстовый				нет
Адрес Улица,		текстовый				нет
Адрес Дом		Числовой				нет
Телефон,		Числовой				нет
Контактное лицо,		текстовый				нет
Вид деятельности,		текстовый				да
Статус		текстовый				да
Таблица 3. - Товар
Код товара,	да	Числовой		20
Вид товара,		Текстовый		10
Время записи		Дата/время		10
Таблица 4. - Документ
Код документа,	да	Числовой		10		Нет
Номер документа,		Числовой		50		Нет
Тип документа,		текстовый		50		да
Дата документа		Дата/время				нет

Кроме того, для удобства ввода и последующего редактирования некоторых данных в базе данных созданы две вспомогательные таблицы:

Таблица Валюта
ID валюта	Код	Сокращение	Валюта
643	р.	руб.	Российский рубль
840	$	Usd	Доллар США
978	€	Eur	ЕВРО

Таблица Подстановка
тип документа	вид деятельности	статус	орг. форма	статус договора
накладная	судостроение	партнер	ООО	заключен
заявка на отгрузку	строительство	Официальный партнер	ЗАО	выполнен
счет-фактура	ЖКХ	дистрибьютор	ИП	расторжен
другое	проектирование зданий	другое	ОАО	не выполнен
	торговля		ГУ
	обучение		другое
	другое

Именно в этих таблицах содержатся основные сведения для работы в базе данных.

2.4   Описание созданной базы данных

Создание таблиц, как и других объектов баз данных, начинается с активации окна базы данных. В этом окне выбирается элемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц, уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путём ввода данных.

Выбираем элемент управления →Создание таблиц в режиме конструктора.

Рисунок 2.6 - Создание таблицы в режиме конструктора

Теперь необходимо заполнить Имена полей и выбрать Типы данных. По окончании заполнения через меню Файл → Сохранить как сохраняем полученную таблицу с требуемым именем. В качестве примера приведена таблица Договоры на рисунке 2.7.

Рисунок 2.7

Разработаем схему данных, (создание связей между таблицами). Для этого:

­    нажимаем по кнопку  на панели инструментов (или команда Сервис, Схема данных). На экране появится окно <<Схема данных>>;

­    щёлкаем по кнопке  на панели инструментов (или команда Связи, Добавить таблицу);

­    в появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Щелкаем по кнопке <Добавить>, переводим выделение на имя следующей таблицы и щелкните по кнопке <Добавить>. Аналогично добавляем оставшиеся таблицы;

­    закройте окно, щелкнув по кнопке <Закрыть>;

­    чтобы не выполнять все вышеописанные действия, можно просто перетащить мышкой таблицы из окна «Базы данных Таблицы» в окно «Схема данных»;

­    создадим связь между таблицами Договоры и Фирмы. Для этого курсором мыши перетаскиваем <<Название Фирмы>> в таблице Договоры на поле <<Название>> в таблицу Фирмы. На экране откроется окно <<Связи>>;

­    устанавливаем флажок («галочку») в свойствах Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей;

­    щелкаем по кнопке <Создать>. Связь будет создана;

­    аналогично создаем связи между остальными полями Закрываем окно схемы данных, ответив ДА на вопрос о сохранении макета. Для связи таблиц использовалась следующая схема (см. рис. 2.8).

Рисунок 2.8 - Схема данных разрабатываемой базы данных

2.5   Проектирование форм и запросов

В созданной базе данных существует возможность правки, добавления, просмотра всех данных. Причем за счет связей при процессе правки одной из таблиц, будут автоматически изменяться данные в других таблицах.

Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

В системе реализованы три формы:

. Учет договоров

Рисунок 2.9 - Форма Учет договоров

С помощью этой формы происходит ввод данных о вновь поступивших договорах. При нажатии кнопки Добавить происходит добавление записи в таблицу. В данной форме предусмотрена возможность добавления отсканированного договора в базу данных. Осуществляется это следующим образом - при нажатии кнопки «Сканировать» вызывается программа сканирования, в данном случае ABBYY FineReader 8.0.

Рисунок 2.9

Следующая форма - Вид товара, которая служит для внесения нового товара. При этом автоматически создается дата записи в таблице.

Рисунок 2.10 - Форма Вид товара

Тут также при нажатии кнопки Готово происходит запись в таблицу и закрытие формы.

В форме Добавление фирмы вносятся все реквизиты и сведения, касающиеся торговых партнеров предприятия.

Рисунок 2.11 - Форма Фирмы

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

Для поиска и получения необходимой информации в системе созданы следующие запросы:

.        Заключенные договоры - возвращает наименование фирм, с которыми был заключен договор, включая товар, сумму договора и дату подписания. Результат представлен на рисунке 2.13.

Рисунок 2.12 - Результат запроса Заключенные договора

.        Поиск договоров по виду товара - показывает, сколько и с кем договоров было заключено на поставку определенного вида товара

Рисунок 2.13 - Результат запроса Поиск договоров по виду товара

.        Поиск договоров по наименованию фирмы - показывает, сколько договоров заключила определенная фирма

Рисунок 2.14 - Результат запроса Поиск договоров по фирме

.        Поиск договоров по наименованию и общей сумме - от предыдущего отличается тем, что возвращает количество договоров и общую сумму без наименования товаров.

Рисунок 2.15 - Результат запроса Поиск фирм по количеству и сумме

договоров

Теперь созданные запросы можно использовать в дальнейшем для отчетов по учету продаж.

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

Реализованы следующие отчеты:

Товар по наименованиям - показывает, сколько договоров и на какую сумму было заключено на определенный товар

Рисунок 2.16

Поиск фирм по наименованию и количеству договоров - аналогично одноименному запросу

Рисунок 2.17

А также поиск заключенных договоров:

Рисунок 2.18

2.6  Проектирование графического интерфейса системы

Кроме средств редактирования, встроенных в саму базу данных, необходимо спроектировать графический интерфейс.

Для этого используем главную кнопочную форму, при помощи которой будет осуществляться диалог с пользователем - рисунок 2.20.

Рисунок 2.19 - Главная кнопочная форма

Как видно из приведенной выше экранной формы, на главной кнопочной форме три кнопки - «Ввод данных», «Отчеты», «Выход».

При нажатии последней кнопки работа с системой заканчивается и приложение закрывается.

Если же нажать кнопку «Ввод данных», то происходит переход на следующую страницу кнопочной формы - рисунок 2.21.

Рисунок 2.20 - Кнопочная форма Ввод данных

На данной странице, при нажатии соответствующих кнопок происходит вызов ранее перечисленных форм для ввода данных.

При нажатии кнопки «Отчеты» происходит вызов другой страницы кнопочной формы - рисунок 2.22.

Рисунок 2.21

При нажатии соответствующих кнопок происходит вызов отчетов, которые уже указывались выше.

Таким образом, в данной главе нами описаны основные моменты по проектированию и созданию базы данных, а также элементов ее управления.

3.   ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

3.1   Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности

Создание описанной базы данных является по сути автоматизацией системы учета договоров компании «Айджи Студио». При автоматизации данной системы затрачено достаточно много трудовых и материальных ресурсов. Для того чтобы показать что эти затраты были не зря и после внедрения проекта автоматизации улучшаться показатели(время обслуживания, затраты трудовых ресурсов, затраты на заработную плату, пропускную способность и т.д.) данного процесса, необходимо произвести расчет экономической эффективности.

Существует несколько направлений расчета экономической эффективности.

.        Сравнение вариантов организации систем обработки экономической информации по комплексу задач (например, сравнение системы обработки информации, предлагаемой в проекте, базовым вариантом).

.        Сравнение вариантов организации информационной базы комплекса задач (файловая организация и организация базы данных).

.        Сравнение вариантов организации технологии сбора, хранения, обработки и выдачи информации.

.        Сравнение вариантов технологии проектирования систем обработки экономической информации (например, индивидуальное проектирование с методами, использующими пакеты прикладных программ).

Эффективность - одно из наиболее общих экономических понятий, не имеющих пока, по-видимому, единого общепризнанного определения. Это одна из возможных характеристик качества системы, а именно её характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы. В дальнейшем будем понимать под экономической эффективностью меру соотношения затрат и результатов функционирования. Экономическая эффективность проекта складывается из двух составляющих:

косвенный эффект

прямой эффект

Косвенный эффект характеризуется увеличением прибыли, привлечением большего числа покупателей, снижением затрат на сырьё и материалы. Прямой эффект характеризуется снижением трудовых и стоимостных показателей.

К трудовым показателям относится следующее

.        Абсолютное снижение трудовых затрат(∆T):

∆T=Tп-Tб

где: Тб - трудовые затраты на обработку информации по базовому варианту;

Тп - трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту;

.        Коэффициент относительного снижения трудовых затрат(Кт):

Кт=∆T/Tб*100%

3.       Индекс снижения трудовых затрат или коэффициент производительности труда(Yт):

Yт=Тб/Тп

К стоимостным показателям относятся следующие показатели, рассчитываемые по формулам, аналогичным трудовым затратам.

.        Абсолютное снижение стоимостных затрат (∆С):

∆С=Сб-Сп

где: Сб - стоимостные затраты на обработку информации по базовому варианту;

Сп - стоимостные затраты на обработку информации по предлагаемому варианту;

.        Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат(Кс):

Кс=∆С/Сб*100%

3.       Индекс снижения стоимостных затрат(Yc):

Yc=Сб/Сп

Также необходимо определить экономический эффект от проекта и срок окупаемости.

Формула экономической эффективности имеет вид:

Е=∆С/Кз=1/Т

где: ∆С - чистый доход (прибыль), полученный в течение года от эксплуатации внедрённого проекта;

Кз - объём инвестиций, за счёт которого обеспечен доход.

Срок окупаемости определяется, как обратная величина Е

Т = 1 / Е

3.2  Расчёт показателей экономической эффективности проекта

Здесь будут рассчитаны затраты (трудовые и стоимостные) на работу в базовом варианте и на работу после внедрения задачи автоматизации.

Расчет трудовых затрат по базовому и проектируемому варианту.

А). Базовый вариант.

Объём работы измеряется количеством обработанных документов, которые должен обработать специалист в существующей системе. При этом учет нефтепродуктов ведется на основе бумажных форм документов, то есть ответственное лицо заносит необходимые сведения вручную на формализованный бланк, анализ представленной информации происходит без применения средств автоматизации.

Норма выработки показывает, сколько за один час специалист может обработать документов при базовом варианте решения задачи. В нашем случае норма выработки в час составляет 1,5 документа.

Трудоёмкость (Тб) определяется делением объёма работы на норму выработки.

Тб =1800 /1,5 = 1200 час.

Норма выработки при проектном варианте показывает, сколько специалист за один час обрабатывает документов с использованием разработанной системы. Норма выработки в час составляет 12,0 документов.

Трудоёмкость (Тп) определяется делением объёма работы на норму выработки:

Тп = 1800 /12,0 = 150 час.

Абсолютный показатель снижения трудовых затрат(∆T):

∆T=Tп-Tб,

∆T= 1200-150=1050 час.

Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (Кт):

Кт=∆T/Tб

Кт=1050/1200*100%=87,5%

Индекс изменения трудовых затрат или повышение производительности труда (Yт):

Yт=Тб/Тп.

Yт =1200/150=8

Расчет стоимостных показателей по базовому и проектируемому варианту:

А. Базовый вариант

. Материальные затраты:

В материальные затраты на обработку информации включаются затраты на расходные материалы (канцтовары): скоросшиватели, ручки, карандаши, линейки, ластики, штрих, бумага формата А4. Посчитано, что ежемесячно на это необходимо расходовать 350 рублей.

Картриджи: 1 шт. х 500 руб. = 500 руб.;

Итого: 850 руб. в месяц

Соответственно на год потребуется:

х 12 = 10200 руб.

. Трудовые затраты.

Количество работников - 1 человека. ФОТ (Фонд оплаты труда) сотрудника - 250 руб./час. * 100 час. = 25000 рублей в месяц.

Фонд заработной платы за год составляет:

х 12 = 300000 руб.

Всего затраты на базовый вариант обработки информации составляет:

Сб =300000+10200=310200 руб.

Б. Проектный вариант.

. Материальные затраты:

В материальные затраты на обработку информации включаются следующие расходные материалы:

картриджи 1 шт. х 500 руб. = 500 руб.;

бумага 1 шт. х 105 руб. = 105 руб.;

Итого: 605 руб. в месяц

Соответственно на год потребуется:

х 12 = 7260 руб.

. Трудовые затраты.

Количество работников - 1 человека. ФОТ (Фонд оплаты труда) сотрудника - 250 руб./час. * 12,5 = 3125 рублей в месяц.

Фонд заработной платы за год составляет:

x12= 37500 руб.

. Накладные расходы (в данном случае состоят из суммы стоимости потреблённой электроэнергии):

Кв/ч*1,50 руб.=37500,00 руб.

Сопровождение - 30000 руб. в год.

Срок действия проекта - 7 лет, тогда амортизационные отчисления составят 14,28% (100% / 7) от капитальных вложений.

Капитальные вложения (инвестиции) в создание проекта.

Сводный инвестиционный план проекта, таким образом, суммарные затраты стоимость проекта равна 207750,00 руб.

Сумма амортизационных начислений 14,28% от капитальных вложений:

,00 х 0, 14 = 29085,00 руб.

Всего затраты на автоматизированную обработку информации составляют:

Сп = 7260+37500+37500+30000+29085= 141345 руб.

Рассчитаем значение стоимостных показателей:

Абсолютное снижение стоимостных затрат(∆С):

∆С=Сб-Сп,

∆С =310200- 141345= 168855 руб.

Коэффициента относительного снижения стоимостных затрат (Кс):

Кс=∆С/Сб*100%

Кс=168855/310200*100%=54,4%

Индекс изменения стоимостных затрат (Yc):

Yc=Сб/Сп.

Yc=310200/141345=2,19

Определим экономическую эффективность от системы. Это отношение экономического эффекта, полученного за определённый период времени от вложения капитала (или от внедрения мероприятий), к объёму вложенного капитала, обеспечившего внедрение мероприятий и получение экономического эффекта.

Экономический эффект представляет собой чистый доход (прибыль), т. е. цена минус себестоимость.

Формула экономической эффективности имеет вид:

Е=∆С/Кз=1/Т

где: ∆С - чистый доход (прибыль), полученный в течение года от эксплуатации внедрённого проекта;

Кз - объём инвестиций, за счёт которого обеспечен доход.

Е =168855/207750=0,81

Эффективность капитальных затрат определяется сроком окупаемости (Т) дополнительных капитальных затрат на модернизацию информационной системы:

Срок окупаемости определяется, как обратная величина Е

Т = 1 / Е

Т = 1 /0,81 = 1,2

Экономические показатели, полученные в результате дипломного проектирования, представлены в таблице 3.1:

Таблица 3.1 - Экономические показатели проекта

Наименование показателей эффективности	Ед. измерения	Результат
Необходимые инвестиции на разработку системы	руб.	178221,00
Годовые затраты на ведение документации при базовом варианте	руб.	310200,00
Годовые затраты на автоматизированное введение документооборота	руб.	191345,00
Годовой экономический эффект	руб.	168855,00
Экономическая эффективность проекта		0,81
Срок окупаемости проекта	лет	1,2

Получив все необходимые расчетные показатели, для наглядности, составим графические диаграммы, представленные на рисунке 3.1 (сравнительная диаграмма трудовых затрат) и 3.2 - сравнительная диаграмма стоимостных затрат.

Рисунок 3.1 - Сравнительная диаграмма трудовых затрат

Рисунок 3.2 - Сравнительная диаграмма стоимостных затрат

Проанализировав полученные экономические показатели, приведенные в таблице 3.1 и отображенные на графиках рис. 3.1 и рис. 3.2, можно уверенно говорить об эффективности проектного варианта решения задачи, так как при использовании системы снижается трудоемкость выполняемой работы на 1050 часов, и позволяет сэкономить 118855 руб. Снижение трудовых и стоимостных затрат по обработке документов является выгодным для деятельности компании «Айджи Студио».

Заключение

В данном дипломном проекте было спроектировано и разработано программное обеспечение для учета автоматизации рабочего места бухгалтера компании «Айджи Студио».

Была разработана база данных, которая позволяет хранить информацию, касающуюся заключенных договоров и их выполнения, а также оперативно получать требующуюся информации.

Проект позволил сократить ошибки при вводе первичных данных, так как все данные проверяются на корректность. Появилась возможность быстрого и эффективного поиска по базе данных необходимой информации.

В целом проект позволит сократить издержки, связанные с неоперативным владением и распоряжением информацией, что в итоге снижает издержки организации.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1.     Язык компьютера. / Пер. с англ., под ред. и с предисл. В.М. Курочкина. - М.: Мир, 1989. - 240 с., ил.

2.       Глушаков С.В., Ломотько Д.В. Базы данных, 2000.

3.     Фокс Дж. Программное обеспечение и его разработка / Пер. с англ. - М.: Мир, 1985. - 368 с., ил.

4.  Симионов Ю.Ф., Боромотов В.В. Информационный менеджмент. - Ростов н.Д: Феникс, 2006 - 250 с., ил.

5.     Реляционные базы данных: практические приемы оптимальных решений. - СПб.: БХВ-Петербург, 2005 - 400 с.: ил.

6.       Разработка программного обеспечения - СПб.: "Питер", 2004 г. - 592 с.

.        Проектирование и использование баз данных: Учебник. М.: Финансы и статистика, 1995. - 191 с.

.        Приказ Минэнерго РФ от 19 июня 2003 г. N 232 "Об утверждении Правил технической эксплуатации нефтебаз"

9.     Практическое руководство по программированию / Пер. с англ. Б. Мик, П. Хит, Н. Рашби и др.; под ред. Б. Мика, П. Хит, Н. Рашби. - М.: Радио и связь, 1986. - 168 с., ил.

.      Лифшиц Н.И., Левин Е.Т Механизация и автоматизация процессов отборки и комплектования заказов на складах - М., 1970.

11.     Крис Дейт. Введение в базы данных - 6-е изд. - Киев, Диалектика, 1998.

.        Керри Н. Праг, Майкл Р. Ирвин, Access 2000 - Библия пользователя, Диалектика, 2000.

.        Качайлов А.Е. Автоматизация учета на базах и складах, 1970.

14.   Информационные системы: Учебник для вузов. - 2-е изд. - СПб: "Питер", 2005 г. - 656 стр.

.      Инструкция порядке поступления, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на нефтебазах, наливных пунктах и автозаправочных станциях системы Госкомнефтепродукта СССР, 15 августа 1985 года N 06/21-8-446

.      Ивлиев М.К., Порошина Л.А. Автоматизация оперативного и бухгалтерского учета товаров, 1997.

.      Зелковиц М., Шоу А., Гэннон Дж. Принципы разработки программного обеспечения / Пер. с англ. - М.: Мир, 1982. - 386 с., ил.

.      Зеленков Ю.А. Введение в базы данных. Центр Интернет ЯрГУ, 1997.

19.     Джексон Г. Проектирование реляционных баз данных для использования с микро-ЭВМ М.: Финансы и статистика, 1991.

20.   Гаджинский А.М. Основы логистики: Учеб. пособие/ Инфоpм.-внедpен. центр "Маркетинг". - М., 2005. - 121, с.: ил., табл.

.      Введение в системы баз данных - СПб: Издательский дом "Вильямс", 2000. - 848 с.

22.     http://www.trknara.ru/nara100_4.htm

.        http://www.smtsoft.ru/var_connect.html

. http://www.ricenter.ru/kommercheskie_organizacii/programmnye_produkty_1s/1s_crm_prof/funkcional_nye_vozmozhnosti_crm_prof

.        http://www.monitor-crm.ru/

.        http://www.index-crm.ru/

27.     http://www.folio.ru/redy51/_progy/crm_funct.shtml#sloyZero

.        http://www.crmonline.ru/software/foreing/goldmine/

29.     http://ru.wikipedia.org;

30.     http://google.com