Учет и контроль денежных средств в кассе и на расчетном счете

В процессе хозяйственной деятельности организации постоянно ведут расчеты с поставщиками за приобретенные у них основные средства, материалы, оказанные услуги, с покупателями за купленные ими товары, заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги, с кредитными учреждениями по ссудам и финансовым операциям, с бюджетом по различного рода платежам, с другими юридическими и физическими лицами по разным хозяйственным операциям.

Важное значение для хозяйственной и финансовой деятельности организации имеет своевременность денежных расчетов, тщательно налаженный учет кредитных и расчетных операций.

Учет, контроль и оперативное управление денежными средствами, дебиторской и кредиторской задолженностью способствует превышению притока денежных средств в организацию над его оттоком, укреплению расчетно-платежной и финансовой дисциплины, сокращению в составе дебиторской и кредиторской задолженности недопустимой задолженности. Это в конечном итоге приводит к улучшению финансового состояния организации, что и свидетельствует об актуальности темы работы.

Четкая организация расчетов между поставщиками и покупателями оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств и своевременное поступление денежных средств.

У предприятия возникают взаимоотношения с персоналом, выполняющим производственное задание, что влечет за собой расчеты с работниками предприятия, с органами социального обеспечения и другими организациями и лицами. Все эти расчеты осуществляются в денежной форме.

Между предприятиями, учреждениями и организациями расчеты производятся безналично. Безналичные расчеты ведутся путем перечисления (перевода) денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций (кредитные и расчетные), замещающих наличные деньги в обороте. При этом посредником при расчетах между предприятиями и организациями выступают соответствующие учреждения банков (государственные и коммерческие).

Отношения между банками и клиентами носят договорный характер. Клиенты самостоятельно выбирают банки для кредитно-расчетного обслуживания и могут производить все виды банковских операций в одном (по расчетным операциям) или нескольких банках (по кредитным операциям).

Кроме расчетных счетов, в банках открываются текущие и специальные счета для хранения средств строго целевого назначения.

Целью дипломной работы является изучение и оценка действующей практики учета и контроля денежных операций в Ульяновском филиале ГОУ СПО Самарского торгово-экономического колледжа.

В соответствии с поставленной целью, отметим основные задачи, которые необходимо обозначить в данной работе:

- знать законодательно-нормативное регулирование учета денежных средств;

- изучить документирование операций по движению денежных средств и расчетов;

- проверить организацию оперативного, повседневного контроля за сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия;

- проанализировать использование денежных средств строго по целевому назначению.

Теоретической основой исследования являются нормативно-правовые акты, специальная научная, учебная и экономическая литература по бухгалтерскому учету, статьи из журналов.

Практической основой исследования являются внутренние, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета Ульяновского филиала ГОУ СПО Самарского торгово-экономического колледжа.

Ульяновский филиал ГОУ СПО Самарского торгово-экономического колледжа – государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования. Колледж является филиалом ГОУ СПО Самарского торгово-экономического колледжа, имеет самостоятельный баланс, имеет счет в филиале ОАО Внешторгбанк, печать со своим наименованием, штамп.

Колледж осуществляет образовательную деятельность по образовательным программам.

Глава 1 Теоретические основы учета денежных средств

1.1 Понятие и функции денег

Денежные средства – это сумма наличных денежных средств в кассе предприятия, свободные денежные средства на расчетном, валютном и других счетах в банке и прочие денежные средства предприятия. Исходя из определения, можно сказать, что операции с этим объектом, являются основой бухгалтерской деятельности.

В условиях рыночной экономики между предприятиями постоянно совершаются сделки по поводу покупки средств и предметов труда, продажи продукции, работ и услуг. Денежные средства являются составной частью оборотных активов любого предприятия. За все приобретенное со стороны следует уплачивать деньги и соответственно получать платежи за отпущенную продукцию или оказанные услуги. Следовательно, базой денежных средств предприятия являются хозяйственные взаимоотношения, связанные с реализацией товаров, работ, услуг и осуществлением других хозяйственных операций. Именно денежные средства обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки и продажи продукции, при этом оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которым одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей, работ или услуг, а другое – их покупателем, потребителем, а значит и плательщиком.

Хорошо организованные расчеты между поставщиками и покупателями, оказывают непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств и своевременное их поступление.

С помощью расчетов завершается превращение денежной формы в производственные запасы, получение денежной выручки и заключенного в ней чистого дохода. Этим самым денежные расчеты выступают важнейшим фактором обеспечения кругооборота средств, а его своевременное завершение служит необходимым условием непрерывного процесса производства.

При помощи денежных средств, предприятие осуществляет расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами, с органами социального страхования и обеспечения. Расчеты ведутся также с кредитными и страховыми организациями, а также непосредственно с работниками.

Расчеты между предприятиями и физическими лицами могут осуществляться путем наличных и безналичных расчетов.

Для работы с наличными денежными средствами организация должна иметь кассу и соблюдать требования, установленные «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации»[1]. Для наличных расчетов используются небольшие денежные суммы по расчетам с работниками по оплате труда, с подотчетными лицами, за проданные ценности при наличных расчетах и др.

Поскольку денежные средства являются посредником во всех расчетах, то, очевидно, что для обеспечения нормального кругооборота средств, ведения деятельности в условиях переходной экономики необходимо правильно и своевременно выполнять все расчеты. В свою очередь эффективность расчетных операций зависит от состояния бухгалтерского учета денежных средств.

Деньги возникли в древние времена и понятие денег многообразно. Рассмотрим существующие определения денег:

- деньги – это особый товар, который определяет стоимость других товаров (это определение основано на золотом стандарте и не подходит для бумажных денег, т.к. они не имеют внутренней стоимости);

- деньги – это общепризнанное средство платежа, которое принимается продавцами в обмен на их товары и услуги, используется при уплате долгов, т.е. все, что выполняет функцию средства платежа;

- деньги – всеобщий эквивалент, определяющий стоимость других товаров (это определение наиболее точно отражает сущность денег);

Непосредственными предпосылками появления денег является переход от натурального хозяйства к производству товаров и к обмену товарами, а также имущественное обособление производителей товаров-собственников изготавливаемой продукции.

Предприятия и организации осуществляют накопление денег на их банковских счетах, что позволяет сохранить средства и получать доходы в виде процентов по вкладам. Но в условиях инфляции деньги как средство накопления теряют свою привлекательность, и субъекты экономической системы нередко предпочитают использовать в данной функции другие активы: недвижимость, ценные бумаги, иностранную валюту и т.п.

Деньги – это развивающаяся категория и со времени своего возникновения претерпели значительные изменения, проявившиеся в переходе от применения одних видов денег к другим, а также в изменении условий их функционирования и в повышении их роли.

Рассмотрим эволюцию денег. Функцию денег выполняли отдельные виды товаров, применявшиеся при обмене в качестве эквивалентов. Такими эквивалентами служили скот, табак, кожа, меха, драгоценные камни и т.п. Недостатками товарных денег является то, что некоторые из них нельзя делить на части, сложно сохранять в течение длительного времени.

Затем появились деньги в качестве всеобщего эквивалента, материальной основой которых явились драгоценные металлы и, прежде всего золото. Преимущество золотых денег по сравнению с товарными знаками состояли в однородности денежного материала, его делимости, сохранности от порчи. Они обладают собственной стоимостью и не подвержены обесценению.

До двадцатого века деньгами были золотые и серебряные монеты. Но существовавшие недостатки металлических денег, такие как дороговизна, их использования, связанная с большими расходами по организации их обращения, а также высокая потребительская стоимость таких денег привели к демонетизации золота и серебра, выведению их из обращения. Поэтому в настоящее время широко применяются так называемые символичные деньги, т.е. бумажные деньги и монеты, а также кредитные деньги, которые называются банкнотами.

Банкноты изготовлены на бумаге, и они обычно выпускаются государством для покрытия своих расходов. Обратный приток бумажных денег происходит при уплате налогов и других неналоговых платежей. Ясно, что обращение таких денег требует их провозглашения государством в качестве законных средств платежа. Они лишены многих недостатков товарных денег, поскольку портативны, делимы, защищены от подделок и т.п.

Кредитные деньги – это средство обмена, которое также изготавливается из бумаги, но и выпуск в обращение производится банками при выполнении кредитных операций, осуществляемых в связи с различными хозяйственными процессами, а не при осуществлении расходов и получении доходов государством. Особенностью кредитных денег является то, что их выпуск в обращение увязывается с действительными потребностями оборота. Это предполагает осуществление кредитных операций в связи с реальными процессами производства и реализации продукции.

Важнейшим недостатком бумажных денег является то, что они поступают в оборот без необходимой увязки с потребностями в денежных знаках и поэтому становится возможным обесценивание денег и уменьшение их покупательной способности. В связи с этим кредитные деньги утрачивают свои преимущества и могут превращаться в бумажные денежные знаки. Это подтверждается современным опытом денежного обращения в РФ, где в обращении поступают банкноты.

Важным являются деньги безналичного борота. Применение таких денег обусловлено рядом их преимуществ, к числу которых относятся в первую очередь, снижение издержек и осуществление денежного оборота за счет уменьшения таких расходов, как печатание денежных знаков, их пересылка, перерасчет, охрана. Немалое значение имеет предотвращение хищения денежных знаков и др. В литературе высказана позиция, что безналичные расчеты – это не движение денежных средств, а движение денежных обязательств. При этом объем требований клиента к банку отражается на его расчетном счете.

В процессе деятельности у предприятия в определенные периоды времени (после реализации партии собственной продукции, товаров, оказания услуг, иных активов или по другим причинам) могут скапливаться огромные массы наличных денег. Возникает необходимость организовать не просто их хранение, но и периодическую доставку поставщикам, находящимся порой на далеком расстоянии, в оплату за заказанное сырье, товарно-материальные ценности, услуги. Зачастую, это невозможно исполнить физически, так как нужно хранить и перевозить огромные массы денег. Выход был найден не сразу. Для осуществления расчетных операций, связанные с перевозкой денег нужен был посредник, не связанный с производством. Им стал банк. Плательщик сдавал нужную сумму денег в банк, находящийся рядом с ним, банк перевозил деньги в район расположения продавца и выдавал ему эти деньги. Со временем в каждом районе появилось несколько банков, обслуживавших своих клиентов. Чтобы не перевозить встречно массы денег, разные банки стали заключать между собой договора о взаимозачетах при обслуживании чужих клиентов. Постепенно сформировалась банковская система (группа банков с их филиалами, расположенными во всех основных населенных пунктах экономического пространства), которая взяла на себя функции посредника в расчетах между покупателями и продавцами.

Теперь любое предприятие после регистрации в органах государственной власти может открывать в любом банке по своему усмотрению расчетный и другие счета для хранения денежных средств и осуществления через эти счета всех видом расчетных, кредитных и кассовых операций.

Рассматривая сущность денег можно очертить функции денег. Функции денег отражают возможности и особенности их использования, а также роль денег. Функция денег присущи устойчивость, стабильность, они мало подвержены изменениям и могут выполняться только при условии участия людей. Рассмотрим основные функции денег:

- мера стоимости;

- средство обращения;

- средство платежа;

- мировые деньги;

- средство накопления.

Мера стоимости. Эта функция состоит в оценке стоимости всех товаров путем установления цен. Стоимость товара, выраженная в деньгах, есть его цена. Основой установления цен товаров является величина их стоимости зависящая прежде всего от величины затрат общественно необходимого труда на изготовления товаров. Техническая сторона измерения деньгами стоимости товара связана также с масштабом цен, представляющим весовое количество денежного материала в денежной единице, принятой в данной стране. Масштаб цен (рубль, доллар, марка и др.) устанавливается государством и может изменяться в ходе денежных реформ.

Средство обращения. В данной функции деньги выступают в качестве посредника при обмене товаров. Особенностью такой функции денег служит то, что передача товара покупателю и его оплата происходит одновременно. В этой функции употребляются наличные денежные знаки, в Российской Федерации ее может выполнять лишь российская валюта (рубли). В функции средства обращения деньги могут использоваться как инструмент взаимного контроля участников сделки по реализации товара. Использование денег как средства обращения позволяет уйти от использовавшейся в прошлом бартерной формы торговли. Замена бартера денежным обменом позволяет отделить акт продажи от акта покупки, резко сократить издержки обращения. Однако в инфляционной экономике издержки, связанные с хранением денег для совершения сделок могут превосходить потери и неудобства бартера.

Средство платежа. Данная функция выполняется деньгами при продаже товара в кредит, когда потребительская стоимость товара или услуги поступает к покупателю раньше, чем стоимость продавцу. Преобладающая часть денежного оборота, в котором деньги выступают, как средство платежа приходится на безналичные денежные расчеты между юридическими лицами. В функции средства платежа допускается применение иностранной валют.

Мировые деньги. Функция мировых денег проявляется во взаимоотношениях между странами или между юридическими лицами, находящимися в различных странах. Деньги в таких взаимоотношениях могут использоваться для оплаты приобретаемых товаров, при совершении кредитных и некоторых других операций. Денежная единица РФ – рубль, как правило, в современных условиях не применяется для расчетов с другими странами, т.е. не выполняет функцию мировых денег.

Средство накопления. Данную функцию деньги выполняют в случае их временного изъятия из обращения для дальнейшей покупки товаров длительного пользования, недвижимости, вложения в дело, получение образования и т.п.

1.2 Виды и формы безналичных расчетов

В процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятия вступают со своими партнерами в расчетные отношения, при этом являясь сначала покупателем товара, а затем – его продавцом. Эти отношения основаны на обязательствах покупателя оплатить стоимость полученных материальных ценностей в определенные сроки, а также на праве поставщика востребовать платеж от покупателя. Кроме того, расчетные отношения возникают с бюджетом, органами социального страхования, внебюджетными фондами и т.д.

Расчеты могут осуществляться как наличными деньгами, так и безналичным путем.

Порядок осуществления безналичных расчетов установлен соответствующим Положением[2].

Безналичные расчеты осуществляются через кредитные организации (филиалы) и/или через Банк России по счетам, открытым на основании договора банковского счета или договора корреспондентского счета (субсчета).

В Налоговом кодексе РФ закреплено[3]: организации должны письменно сообщать в инспекцию по своему местонахождению о том, какие счета они открыли или закрыли. Если организация открыла счет для своего филиала, то она также должна проинформировать об этом инспекцию, где находится головной офис.

Сообщать в инспекцию о счете должны не только фирмы и предприниматели, но и банки.

На то, чтобы сообщить в инспекцию о счете, фирмам и предпринимателям дается 10 дней, а банкам 5 дней (п.1 ст.86 Налогового кодекса РФ). Тому, кто пропустит срок, грозит штраф. Для организаций и индивидуальных предпринимателей он составляет 5000 рублей (ст.118 Налогового кодекса РФ). С должностных лиц берут от 1000 до 2000 руб.- таково требование статьи 15.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях. А с банков, согласно пункту 2 статьи 132 Налогового кодекса РФ, берут штраф в сумме 20000 руб.

На какие именно счета распространяется требование статьи 23 Налогового кодекса РФ? Чтобы ответить на этот вопрос, проанализируем определение счета, приведенное в пункте 2 статьи 11 Налогового кодекса РФ. Там сказано, что таковым считается открытый на основании договора банковского счета расчетный (текущий) или иной счет, куда зачисляются деньги и с которого их можно снимать.

Таким образом, налоговый кодекс РФ настаивает на том, что сообщать в налоговую инспекцию нужно о счете, который:

1) открыт по договору банковского счета;

2) позволяет зачислять и расходовать деньги.

Если хотя бы одному из условий счет не отвечает, о нем в инспекцию можно не заявлять.

Расчетные операции по перечислению денежных средств через кредитные организации (филиалы) могут осуществляться с использованием:

- корреспондентских счетов (субсчетов), открытых в банке России;

- корреспондентских счетов, открытых в других кредитных организациях;

- счетов участников расчетов, открытых в небанковских организациях, осуществляющих расчетные операции;

- счетов межфилиальных расчетов, открытых внутри одной кредитной организации[4].

Списание денежных средств со счета осуществляется на основании расчетных документов, составленных в соответствии с требованиями названного Положения, в пределах имеющихся на счете денежных средств.

Положение распространяется на следующие формы безналичных расчетов: платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, по инкассо.

Формы безналичных расчетов клиенты банков выбирают самостоятельно и фиксируют в договорах, заключаемых со своими контрагентами.

Банки осуществляют операции по счетам на основании расчетных документов.

Расчетный документ – это платежный документ, оформленный на бумажном носителе либо в электронной версии:

- распоряжение плательщика (клиента или банка) о списании денежных средств со своего счета и перечислении на счет получателя средств;

- распоряжение получателя средств (взыскателя) на списание денежных средств со счета плательщика и перечисление на счет, указанный получателем средств (взыскателем).

При безналичных расчетах применяются следующие расчетные документы: платежные поручения, аккредитивы, чеки, платежные требования и инкассовые поручения.

Бланки расчетных документов изготавливаются в типографии или на компьютере.

Допускается использование копий бланков расчетных документов, полученных на множительной технике, при условии, что копирование произведено без искажений.

Исправления, помарки и подчистки, а также использование корректирующей жидкости в расчетных документах не допускаются.

Расчетные документы действительны к предъявлению в обслуживающий банк в течение 10 календарных дней, не считая дня их выписки. Предъявляются в банк расчетные документы в количестве экземпляров, необходимом для всех участников расчетов. Все экземпляры должны быть заполнены идентично.

Второй и последующий экземпляры расчетных документов могут быть изготовлены с использованием копировальной бумаги, множительной техники или компьютера.

Списание банком денежных средств со счета производится на основании первого экземпляра расчетного документа.

При отсутствии средств на счете банк помещает расчетный документ в картотеку по внебалансовому счету «Расчетные документы, не оплаченные в срок».

Платежное поручение - это письменное распоряжение плательщика обслуживающему его учреждению банка о перечислении средств со своего счета на счет другого предприятия.

Платежными поручениями могут производиться: перечисления денежных средств: за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги; в бюджет и во внебюджетные фонды; в целях возврата (размещения кредитов, займов) депозитов и уплаты процентов по ним; в других целях. Их можно использовать для предварительной оплаты товаров, работ, услуг или для осуществления периодических платежей.

Платежные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика.

Допускается частичная оплата поручений из картотеки.

Схема расчетов платежными поручениями показана на рисунке 1.

1.Ценности, работы, услуги

Поставщик-

получатель

Покупатель-

плательщик

Договор

5.Выписка 2.Платежное

с расчетного 4. Выписка с расчетного поручение

счета счета о списании

о зачислении суммы (платежное

суммы поручение)

Банк

поставщика

3.Платежное поручение

Банк

покупателя

Рисунок 1 - Схема расчетов платежными поручениями

Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство, принимаемое банком (далее банк-эмитент) по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последними документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку произвести такие платежи.

Банки могут открывать следующие виды аккредитивов:

- покрытые (депонированные) и непокрытые (гарантированные),

- отзывные и безотзывные.

При открытии покрытого аккредитива банк – эмитент перечисляет за счет средств плательщика или предоставленного ему кредита сумму аккредитива в распоряжение исполняющего банка на весь срок действия.

При открытии непокрытого аккредитива банк – эмитент предоставляет исполняющему банку право списывать средства с ведущегося у него корреспондентского счета в пределах суммы аккредитива (по соглашению между банками).

Отзывным является аккредитив, который может быть изменен или отменен банком – эмитентом на основании письменного распоряжения плательщика без предварительного согласования с получателем.

Безотзывным считается аккредитив, который может быть отменен только с согласия получателя средств (по соглашению между банками).

Аккредитивная форма применяется для расчетов с одним получателем средств. Получатель аккредитива может отказаться от его использования до истечения срока его действия, если это предусмотрено условиями аккредитива.

Для получения средств по аккредитиву получатель представляет в исполняющий банк заявление, четыре экземпляра реестра счетов формы 0401065 и отгрузочные документы.

Банк проверяет представленные документы, и после проверки сумма, указанная в реестре счетов, зачисляется на счет получателя средств.

Первый экземпляр реестра остается банку в качестве основания списания денежных средств, второй и третий экземпляры реестра с приложением товарно-транспортных и других документов направляются банку – эмитенту для вручения плательщику для закрытия аккредитивного счета, четвертый экземпляр передается получателю.

Неиспользованная или отозванная сумма покрытого (депонированного) аккредитива подлежит возврату исполняющим банком платежным поручением банку-эмитенту одновременно с закрытием аккредитива или уменьшением его суммы. О закрытии аккредитива исполняющий банк должен направить в банк - эмитент уведомление в произвольной форме. Банк – эмитент обязан не позже рабочего дня, следующего за днем возврата суммы неиспользованного аккредитива, зачислить ее на счет плательщика, с которого были перечислены денежные средства в счет покрытия по аккредитиву.

Схема расчетов аккредитивами представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Схема расчетов аккредитивами

Чек - ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодателю.

Чекодатель – юридическое лицо, имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться.

Порядок и условия использования чеков регулируются ГК РФ.

Чек оплачивается плательщиком за счет денежных средств чекодателя.

Бланки чеков являются бланками строгой отчетности, учитываются в банках на внебалансовом счете «Бланки строгой отчетности», выдаются организациям банками.

Бланки чеков выпускаются кредитными организациями на основании заявления организации. Форма чека определяется кредитной организацией самостоятельно, однако чек должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ГК РФ.

Чеки применяются для расчетов между банками и клиентами, а также в межбанковских расчетах на основании договоров, заключаемых с клиентами.

Схема расчетов чеками показана на рисунке 3.

Рисунок 3 - Схема расчетов чеками

Расчеты по инкассо представляют собой банковскою операцию, посредством которой банк – эмитент по поручению и за счет клиента на основании расчетных документов осуществляет действия по получению платежа от плательщика.

Расчеты по инкассо производятся на основании платежных требований, оплата которых может осуществляться с акцептом или без акцепта. Акцепт - это согласие на оплату.

Расчеты по инкассо могут осуществляться и с помощью инкассовых поручений, оплата которых производится в бесспорном порядке, т.е. без распоряжения плательщика.

Инкассовые поручения и платежные требования предъявляются взыскателем в банк для получения платежа по реестру (форма № 0401014).

Первый экземпляр реестра оформляется двумя подписями и оттиском печати.

Когда поступают на инкассо платежные требования или инкассовые поручения, ответственный исполнитель банка – эмитента проверяет соответствие расчетного документа установленной форме бланка, наличие всех реквизитов, соответствие подписей и оттиска печати в карточке с образцами подписей и оттиска печати документа, а также идентичность всех экземпляров документа. После проверки ставиться штамп банка – эмитента, дата приема и подпись ответственного исполнителя.

Не принятые документы из реестра вычеркиваются и возвращаются получателю (взыскателю) средств. Количество и сумма денежных средств по расчетным документам в реестре исправляются.

Банк – эмитент, получивший на инкассо расчетные документы, принимает на себя обязательство доставить их по назначению.

При отсутствии или недостаточности средств на счете плательщика документы помещаются в картотеку №2 с указанием даты помещения в картотеку.

За несвоевременное списание средств по платежным требованиям или инкассовым поручениям банк – эмитент несет ответственность перед клиентом в соответствии с законодательством.

Платежное требование – расчетный документ, содержащий требование кредитора (получателя средств) по основному договору к плательщику об уплате определенной денежной суммы через банк. Применяется для расчетов за товары, выполненные работы, оказанные услуги согласно договору.

Расчеты платежными требованиями могут осуществляться с предварительным акцептом или без акцепта плательщика.

Если расчеты производятся с акцептом, на платежном требовании указывается «с акцептом». Срок для акцепта определяется договором, но не может быть менее пяти рабочих дней.

Последний экземпляр платежного требования банк направляет плательщику как извещение о поступлении платежного требования, остальные экземпляры помещаются в карточку по внебалансовому счету «Расчетные документы, ожидающие акцепта для оплаты» до получения акцепта плательщика либо наступления срока платежа.

Плательщик в праве отказаться от акцепта полностью или частично либо досрочно акцептовать платежное требование. Отказ плательщика от оплаты оформляется заявлением об отказе от акцепта формы №0401004 в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры скрепляются подписями должностных лиц и оттиском печати. Работник банка проверяет все данные заявления об отказе от акцепта и заверяет все экземпляры своей подписью и оттиском штампа с указанием даты.

После отказа от акцепта платежное требование изымается из картотеки и в тот же день возвращается в банк – эмитент вместе со вторым экземпляром заявления об отказе от акцепта для возврата получателю денежных средств.

Первый экземпляр заявления об отказе от акцепта с копией платежного требования остаются в банке в качестве основания возврата расчетного документа, а третий экземпляр возвращается плательщику в качестве расписки в получении заявления об отказе от акцепта.

Если расчет производится без акцепта плательщика, в платежном требовании получатель средств, ставит штамп «без акцепта». Без акцепта плательщика расчеты платежными требованиями осуществляются в случаях:

- установленных законодательством;

- предусмотренных сторонами по договору.

Вексель – письменное долговое обязательство, составленное по установленной форме и дающее его владельцу безусловное право требовать по наступлении срока или долгосрочно с лица, выдавшего или акцептовавшего обязательства, уплаты оговоренной в нем суммы.

Лицо, которое выписало вексель, называется векселедатель.

Лицо, принявшее вексель, называется векселедержатель.

В вексельном обращении могут принимать участие юридические и физические лица.

Векселя бывают простыми и переводными.

Вексель имеет широкое применение в коммерческой и банковской практике в странах с рыночной экономикой, а также во внешней торговле.

Предметом вексельного обязательства могут быть только деньги (как национальная, так и иностранная валюта).

Вексель может обслуживать товарные сделки и финансовые операции. Соответственно в первом случае вексель будет товарным, а во втором – финансовым.

Зачастую вексель «живыми» деньгами вообще не оплачивается, а погашается путем зачета взаимных требований при отгрузке организацией – векселедателем продукции (работ, услуг) организации, являющейся держателем векселей, выписанных организацией - векселедателем.

Всякие прочие векселя, т.е. не связанные с поставкой товаров, считаются финансовыми. Их выпускают банки или другие кредитные организации.

1.3 Учет и контроль движения денежных средств, в соответствии с Международными стандартами финансовой отчетности (МСФО)

В МСФО подготовка отчета о движении денежных средств регламентируется МСФО7 «Отчет о движении денежных средств». Этот документ предоставляет собой информацию, которая позволяет пользователям оценить изменения в чистых активах компании, и ее финансовой структуре.

МСФО7 оперирует понятием денежных эквивалентов как краткосрочных, высоколиквидных вложений, которые не подвержены значительному риску изменения стоимости. При этом движение и остатки денежных эквивалентов приравниваются к движению и остаткам денежных средств. К эквивалентам денег обычно относятся инвестиции с кратким сроком обращения, как правило, не превышающим трех месяцев до даты погашения.

В российской практике понятия денежных эквивалентов не существует. В правилах составления Отчета о движении денежных средств говорится о суммах, учитываемых в кассе организации, на расчетных, валютных и специальных счетах. Краткосрочные депозиты в банках включаются в состав краткосрочных финансовых вложений.

Кроме того, российское законодательство не требует раскрывать ограничения на использование отраженных в отчетности денежных средств, а также их состав. А это может привести к значительным расхождениям в оценке свободных сумм по данным МСФО и РСБУ. Проиллюстрируем сказанное на примере.

Пример:

По состоянию на отчетную дату остаток по счету «Касса» составил 20000руб. Выписка по расчетному счету показала остаток в размере 1500000 руб. С точки зрения российских стандартов общая сумма денежных средств равна 1520000 руб. (1500000+20000). Однако с точки зрения МСФО этого не достаточно. Нужно проверить, вправе ли фирма свободно распоряжаться этими средствами. Проверка показала, что часть суммы на счете - это авиабилет стоимостью 10000 руб. для сотрудника, отправляющегося в командировку. А часть суммы на рублевом счете в размере 500000 руб. представляет собой неснижаемый остаток как обеспечение по кредиту. Таким образом, согласно МСФО, фирма вправе распоряжаться только суммой 1010000 руб. (1520000-10000-500000).

Есть различия и в порядке классификации данных по видам деятельности. В соответствии с МСФО7 финансовая деятельность - это та, что приводит к изменению в размере и составе собственного капитала и заемных средств компании, а инвестиционная деятельность – это приобретение и продажа долгосрочных активов и других инвестиций, не относящихся к денежным эквивалентам.

Согласно российским стандартам, финансовая деятельность – это деятельность организации, связанная с осуществлением краткосрочных финансовых вложений, выпуском облигаций, иных ценных бумаг краткосрочного характера, выбытием ранее приобретенных на срок до 12 месяцев акций, облигаций и т.п. А инвестиционная – это деятельность, связанная с капитальными вложениями организации в связи с приобретением земельных участков, зданий и иной недвижимости, оборудовании, нематериальных активов, других внеоборотных активов, а также их продажей; осуществлением долгосрочных финансовых вложений в другие организации, выпуском облигаций, других ценных бумаг долгосрочного характера ит.п.

Исходя из рассмотренных определений, денежные поступления в российской практике, например, при выпуске краткосрочных облигаций, классифицируются как финансовая деятельность, а долгосрочных – как инвестиционная. В МСФО денежные средства, привлеченные в результате эмиссии облигаций, в обоих случаях классифицируются как финансовая деятельность.

Глава 2 Учет денежных средств на примере Ульяновского филиала ГОУ СПО Самарского торгово-экономического колледжа

2.1 Краткая характеристика Ульяновского филиала ГОУ СПО Самарского торгово-экономического колледжа

Ульяновский филиал Государственного образовательного учреждения среднего профессионального образования Самарского торгово-экономического колледжа (УФ ГОУ СПО СТЭК) является его обособленным территориальным структурным подразделением, расположенным вне места нахождения колледжа и осуществляющим функции в образовательной деятельности. Учебное заведение находится по адресу: г.Ульяновск, ул.Промышленная 53а.

В соответствии с приказом Учредителя колледжа – Министерства торговли РСФСР в 1969г. в г.Ульяновске был создан Ульяновский филиал Куйбышевского техникума советской торговли.

31.12.2004г. на основании распоряжения Правительства РФ Самарский торгово-экономический колледж и его филиалы переданы в ведение Самарской области.

Филиал осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением[5] и по доверенности, выделен на отдельный баланс, самостоятельно ведет бухгалтерский учет в соответствии с правилами ведения учета, разработанными и закрепленными в приказе об учетной политике колледжа(Приложение 1).[6]

УФ ГОУ СПО СТЭК осуществляет образовательный процесс. Имеет лицензию №084398 от 30 декабря 2003г. выданную Главным управлением образования администрации Ульяновской области (Приложение 2).

Как юридическое лицо ГОУ СПО Самарского торгово-экономического колледжа поставлено на учет в налоговом органе по месту нахождения - в ИФНС по Советскому району г.Самары (ИНН 6318308990).

УФ ГОУ СПО СТЭК поставлен на учет в ИФНС по Засвияжскому району г.Ульяновска (КПП 732702001) (Приложение 3).

Имущество и финансовые средства колледжа формируются за счет внебюджетных средств. Приказом №326к от 29 декабря 2001г. директором колледжа утверждена учетная политика колледжа.

До 1 января 2006г. бухгалтерский учет в колледже осуществлялся в соответствии с инструкцией по бюджетному учету №70Н, утвержденной приказом Минфина РФ от 26.08.2004г. С 1 января 2006г. указанная инструкция утратила силу, и вступил в действие Приказ Минфина РФ от 10.02.2006г. №25Н [6]. В настоящее время бухгалтерский учет в УФ ГОУ СПО СТЭК ведется в соответствии с инструкцией по бюджетному учету №25Н от 10.02.2006г.

2.2 Учет кассовых операций

Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности Ульяновского филиала ГОУ СПО СТЭК.

Колледж хранит денежные средства в банке - филиале ОАО Внешторгбанк, а для приема, хранения и расходования наличных денег имеется касса.

Помещение кассы филиала колледжа специально оборудовано (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег). Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается, а двери в кассу во время совершения операций – заперты с внутренней стороны.

Всю полноту ответственности за создание условий сохранности денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк, несет заведующая филиалом колледжа – Дыкина Л.Н.

Учет кассовых операций в колледже осуществляет кассир, на основании заключенного с ним договора о материальной ответственности (Приложение 4). Кассир несет ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведение кассовой книги[7].

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как результата небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Наличные деньги, полученные в кассу, расходуются только на те цели, на которые они получены (на выдачу заработной платы, премии, пособия, на операционные и хозяйственные нужды, на командировочные расходы).

Максимальная сумма, которая находится в кассе УФ ГОУ СПО СТЭК, определяется лимитом.

Лимит остатка наличных денег в кассе – это предельная сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятий. Для утверждения лимита колледж раз в год сдает в обслуживающий банк «Расчет на установление лимита остатка кассы».

Превышение лимита разрешается только в пределах трех дней, отведенных колледжу для выдачи зарплаты, стипендии.

Обслуживающий банк – филиал ОАО Внешторгбанк раз в год проверяет учреждение на предмет соблюдения лимита остатка наличности в кассе. В ходе проверки рассматриваются:

- полнота оприходования денежной наличности, полученной в учреждении банка;

- полнота сдачи денег в кассу учреждения банка;

- соблюдение согласованных с учреждением банка условий расходования поступающих в кассу предприятия наличных денежных средств;

- соблюдение установленных предельных сумм расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;

- соблюдение установленного банком лимита остатка наличных денег в кассе;

- ведение кассовой книги и других кассовых документов.

Расчеты колледж по своим обязательствам с другими предприятиями производит, как правило, в безналичном порядке через учреждения банков. Для расчета наличными деньгами Ульяновский филиал ГОУ СПО СТЭК организует их получение из банка.

В Ульяновском филиале ГОУ СПО СТЭК лимит кассы на 2006 год составляет 0 рублей.

При оформлении и учете кассовых операций учебное заведение руководствуется порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным Центральном банком Российской Федерации, с учетом следующих особенностей.

Прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности - Квитанциям (ф.0504510) и приходным кассовым ордерам (ф.0310001). В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу колледжа денежные средства, оформленные Реестром сдачи документов, с приложением квитанций (копии).

По квитанциям (ф.0504510) Ульяновский филиал ГОУ СПО СТЭК принимает оплату за обучение студентов по договорам (Приложение 5). Квитанция выписывается в двух экземплярах через копировальную бумагу. Копия квитанции остается в бухгалтерии колледжа, а квитанция отдается лицу, вносящему плату за обучение в кассу. На основании копии квитанции составляется реестр сдачи документов и приходный кассовый ордер на всю поступившую сумму в кассу.

6 июня 2006 года, в кассу колледжа поступила оплата за обучение студентов: Трошина Павла Владимировича и Кадырова Дениса Равильевича. За Трошина П.В. оплачивает стоимость обучения мать – Трошина М.В., за Кадырова Д.Р. – Кадырова Т.Н.

Кассир филиала колледжа выписала плательщикам квитанции Ф.0504510:

Трошиной М.В. на сумму - 4000 руб.;

Кадыровой Т.Н.на сумму - 8750 руб.

Копии квитанции остались в кассе УФ ГОУ СПО СТЭК.

На основании квитанций кассир составила реестр на общую сумму 12750 руб. и ПКО № 27 от 06.06.2006г. на эту же сумму.

Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

Факт приема наличных денег подтверждается квитанцией к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенной печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Нумерация приходных ордеров ведется по порядку, начиная с 1 января и до конца года. В журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов за период с 1 января 2006г. по 31 августа 2006г. в УФ ГОУ СПО СТЭК было зарегистрировано 51 ПКО и 178 РКО (Приложение 6).

В графе «корреспондирующий счет, субсчет» указывается кредитуемый в данной операции счет, то есть фиксируется бухгалтерская проводка. Ниже пишется наименование юридического или физического лица, от которого получены средства.

В графе «основание» указывается источник наличных денег, приходуемых в кассу, то есть отражается содержание финансовой операции, (это может быть выручка за образовательные услуги, поступление денег по чеку из банка в кассу, остаток неиспользованного аванса).

По приходному кассовому ордеру №41 от 04.08.2006г. (Приложение 7) оприходованы денежные средства в сумме 40205руб 19коп, поступившие в кассу с расчетного счета по чеку №456137. Деньги были получены на следующие цели:

- 34105 руб. 19 коп, на выплату заработной платы;

- 2100 руб. 00 коп. на выплату пособия по уходу за детьми в возрасте до 1,5 лет;

- 4000 руб. 00 коп. на хозяйственные расходы.

Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам или оформленным надлежащим образом другим документам (платежным, расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.). Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

При этом если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах имеется разрешительная подпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Заработная плата, пособия, премия, стипендии, выплачиваются кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезнь и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, несколькими лицами.[8]

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам (Приложение 8).

30 июня 2006г. по РКО №117 Яниной Т.Н. были выданы деньги на сумму 4293,20 руб.на аренду помещения.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается

По истечении сроков (не свыше 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке) оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

- в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»

- составить реестр депонированных сумм

- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается запись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдачи денег кассиром раздатчиком по одной ведомости запрещается.

- записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №---»

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Деньги, лицам не списочного состава учреждения выдаются только по расходному кассовому ордеру при предъявлении ими паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, где проставляются подпись в получении и данные предъявленного документа.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

В кассовых документах не допускается никаких подчисток, помарок и исправлений.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги.

При завершении операций кассир подписывает расходные и приходные кассовые ордера, а приложенные к ним документы погашает штампом или надписью: приходные документы – «получено», расходные – «оплачено» с указанием числа, месяца и года.

Приходные и расходные кассовые ордера имеют раздельную (отдельно по приходным и по расходным ордерам) нумерацию без пропусков и регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств колледжа присваиваются номера кассовыми документами, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

В обязанности кассира входит ведение кассовой книги (Приложение 9). Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Ульяновский филиал ГОУ СПО СТЭК ведет одну кассовую книгу в автоматизированном режиме, которая пронумеровывается, прошнуровывается и опечатывается сургучной или мастичной печатью в конце года.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира. Первые экземпляры служат кассовой книгой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Рассмотрим порядок составления отчета кассира за 04.08.2006г. (Приложение 10):

- ПКО №41 на сумму 40205 руб. 19 коп. (по чеку №……… из банка в кассу поступили денежные средства);

- РКО №151 на сумму 2500 руб. (выдано Дыкину В.П. в подотчет на содержание автомобиля по заявлению на имя заведующей филиалом);

- РКО №152 на сумму 1500 руб. (выдано Бобковой А.Ф. на хозяйственные расходы по заявлению на имя заведующей филиалом);

- РКО №153 на сумму 33470 руб. 19 коп. (выдано работникам колледжа на основании платежной ведомости №52 заработная плата за июль 2006г.;

- РКО №154 на сумму 2100 руб. (выдано работникам и студенткам колледжа пособие по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 лет за июль 2006г. по платежной ведомости №53);

- РКО №155 на сумму 635 руб. (выдана заработная плата по платежной ведомости №54 преподавателям за часы отработанные при приеме вступительных испытаний за июль 2006г.).

На основании вышеперечисленных приходных и расходных кассовых документов кассир филиала колледжа составила отчет кассира следующей формы:

Таблица 1

Отчет кассира за 4 августа 2006г. по УФ ГОУ СПО СТЭК, руб.

№ документа	От кого получено или кому выдано	Номер корр. счета	Приход	Расход
1. ПКО 41	Филиал ОАО Внешторгбанк	2.201.01	40205-19	-
2. РКО 151	Дыкин В.П.	2.208.22.2	-	2500-00
3. РКО 152	Бобкова А.Ф.	2.208.22.2	-	1500-00
4. РКО 153	По всем работникам филиала колледжа	2.302.01.2	-	33470-19

Продолжение таблицы 1

№ документа	От кого получено или кому выдано	Номер корр. счета	Приход	Расход
5. РКО 154	По всем работникам филиала колледжа	2.302.01.2	-	2100-00
6. РКО 155	По всем работникам филиала колледжа	2.302.01.2	-	635-00
Итого за день			40205-19	40205-19
Остаток на конец дня			-	Х
В том числе на зарплату			-	Х

Наличные денежные средства в колледже хранятся в несгораемом металлическом шкафе-сейфе, который по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от сейфа хранятся у кассира.

В Ульяновском филиале ГОУ СПО СТЭК обязанности кассира выполняет Егоркина Е.С. После издания приказа о назначении ее кассиром, она была под распиской ознакомлена с правилами ведения кассовых операций в РФ и с ней заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность денег в кассе (Приложение 4). Егоркина Е.С. в соответствии с действующим законодательством несет ответственность за сохранность всех принятых ей ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию в результате, как умышленных действий, так и из-за небрежного недобросовестного отношения к своим обязанностям.

В начале рабочего дня перед открытием помещения кассы, кассир проверяет сохранность замков, дверей и печатей, убеждается в исправности охранной сигнализации.

Кассиру запрещается передавать выполнение своих обязанностей другим лицам. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь, другие случаи, когда кассир не может выполнять свои обязанности) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляю акт за подписями указанных лиц. Исполнение обязанностей кассира по письменному распоряжению (решению, постановлению) руководителя возлагается на другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности. Бухгалтера и другие работники, которые пользуются правом подписи финансовых документов, не могут исполнять обязанности кассира.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру ил другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир филиала колледжа подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Для учета наличия и движения денежных средств, в кассе колледжа используется активный счет 020104000 «Касса».[9]

Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца: оборот по дебету – суммы поступившие наличными в кассу, а по кредиту – суммы выданных денежных средств и денежных документов из кассы.

Кассовые операции отражаются в Журнале операций по счету «Касса» на основании кассовых отчетов (Приложение 11).[10]

Рассмотрим отражения операций по счету «Касса» на примере.

Со счета в банке на основании ПКО №41 от 04.08.2006г. в кассу поступили денежные средства в сумме 40205 руб.19 коп.

При этом в бухгалтерском учете делается запись: Дт 220104510 «Поступления в кассу» Кт 220101610«Выбытие денежных средств учреждения с банковских счетов».

На основании расчетно-платежной ведомости № 52 от 04.08.2006г. было выплачено 33470руб. 19 коп. При этом в бухгалтерском учете делается запись: Дт 230201830 «Уменьшение кредиторской задолженности по оплате труда», Кт 220104610 «Выбытие из кассы».[11]

Оприходовано в кассу на основании ПКО № 50 от Сургачевой Н.Г. возврат за неиспользование средств на хозяйственные расходы 1000руб. При этом в бухгалтерском учете делается запись: Дт 220104510 «Поступления в кассу», Кт 220806660 «Расчеты с подотчетными лицами».

На основании написанного заявления Дыкиным В.П. по расходному кассовому ордеру № 151 от 04.08.2006г. из кассы ему выдали 2500 руб. на содержание автомобиля. При этом делается запись: Дт 220822560 «Расчеты с подотчетными лицами», Кт 220104610 «Выбытие из кассы».

Из кассы внесены денежные средства в филиал ОАО Внешторгбанка города Ульяновска на хранение в размере 10000,00 руб. При этом в бухгалтерском учете делается запись: Дт220101510 «Поступления денежных средств учреждения на банковские счета», Кт 220104610 «Выбытие из кассы».

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

- правильность оформления документов;

- наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной подписи;

- наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего переоформления.

Рассмотрим типовую корреспонденцию счетов по счету 220104000 «Касса» в УФ ГОУ СПО СТЭК (таблица 2).

Таблица 2

Корреспонденция счетов по счету 220104000 «Касса» за август 2006г. в Ульяновском филиале Государственного образовательного учреждения среднего профессионального образования Самарского торгово-экономического колледжа, руб.

Сумма, руб.

Корресп. счет

Дт

Кт

Поступили наличные денежные средства с банковского счета учреждения

40205,19

220104510

220101610

Поступили наличные денежные средства от подотчетного лица

1000,00

220104510

220806660

Внесены наличные денежные средства на счет в банке

10000,00

220101510

220104610

Выдана сумма отпускных из кассы

3100,00

230201830

220104610

Выданы наличные денежные средства в подотчет на содержание автомобиля

2500,00

220822560

220104610

После выдачи или получения денег по кассовым ордерам документы подписываются кассиром, а приложенные документы погашаются штампами «получено» или «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

В УФ ГОУ СПО СТЭК данные проверенных и принятых к учету первичных учетных кассовых документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в регистре бюджетного учета Журнал операций №1 «Накопительная ведомость по кассовым операциям по субсчету «Касса» № 220104.

Записи в журнал операций осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа. Корреспонденция счетов в журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредита другого счета.

Журнал операций по счету «Касса» подписывается главным бухгалтером и бухгалтером, составившим журнал операций.

По истечения месяца данные оборотов по счету «Касса» из журнала операций записываются в Главную книгу (Приложение 12).

Кроме денежных средств, в кассе УФ ГОУ СПО СТЭК могут храниться денежные документы. К денежным документам относятся:

- проездные билеты;

- путевки на санаторно-курортное лечение;

- почтовые марки;

Учет поступления денежных документов осуществляется на основании накладной, выписываемой кассиром в двух экземплярах в момент приема денежных документов.

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам по номинальной стоимости. Выдача денежных документов из кассы производится на основании требования, выписываемого бухгалтером.

2.3 Учет расчетов с подотчетными лицами

В практической деятельности Ульяновского филиала ГОУ СПО СТЭК часто возникает необходимость оплачивать наличными деньгами закупки материальных ценностей, на других предприятиях и в розничной торговли, расходы по служебным командировкам, расходы на содержание автомобиля, оплату аренды зрительных залов, для проведения культурно - массовых мероприятий со студентами и др. Для этого, работникам филиала колледжа, выдают наличные деньги под их ответственность (под отчет), по распоряжению заведующей филиалом. Такие работники называются подотчетными лицами.

Деньги под отчет могут получить только сотрудники данного учреждения, состоящие в нем в трудовых отношениях, уполномоченные руководителем на право совершать хозяйственные, административные представительские и другие расходы, а также сотрудники, направленные по распоряжению руководства данной учреждения в служебные командировки.

В Ульяновском филиале ГОУ СПО СТЭК ежегодно, в конце декабря, издается приказ руководителя о порядке выдачи подотчетных сумм на операционно-хозяйственные и командировочные расходы, в котором определяется круг лиц, имеющих право на получение денежных средств, размеры подотчетных сумм и сроки сдачи отчетов.

Виды хозяйственных и административных расходов, на которые сотрудники предприятия получают деньги под отчет, предусматриваются в утвержденной смете расходов, которая составляется на год.

Средства на операционные и хозяйственные расходы могут быть выданы только ограниченному приказом руководителя кругу лиц в установленных для каждого работника размерах и на определенные в этом распоряжении сроки. С каждым работником, внесенным в список постоянных получателей денег на хозяйственно-операционные расходы, заключается договор о материальной ответственности.

Выдача денег под отчет в УФ ГОУ СПО СТЭК регулируется Порядком ведения кассовых операций и оформляется только расходным кассовым ордером.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками в филиале колледжа, производится в пределах сумм, причитающихся командируемым лицам на эти цели. Лица, получившие наличные деньги в подотчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию учреждения авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Неиспользованные наличные деньги, выданные под отчет, возвращаются в кассу учреждения не позднее трех дней по истечении срока, на который они были выданы, либо немедленно после утверждения авансового отчета руководителем. Деньги в новый подотчет выдаются только при условии полного расчета по предыдущей подотчетной сумме.

Если подотчетные суммы по истечении 3-х дней, после установленной для отчета даты, не сданы в кассу филиала колледжа или по ним не предъявлен отчет, они включаются в облагаемый налогом с доходов физических лиц совокупный доход работника. Если подотчетные суммы были выданы без установления срока их возврата и на момент проверки такие суммы отражены по Дт счету 2208000 «Расчеты с подотчетными лицами», оснований для включения в облагаемый доход не имеется.

После исполнения операции, для которой были получены деньги, подотчетные лица представляют в бухгалтерию Ульяновского филиала ГОУ СПО СТЭК авансовые отчеты о расходах (под расписку принявшего бухгалтера, во избежание потери документов), которые являются основными документами, позволяющими производить списание задолженности с подотчетных лиц. К ним нужно прилагать все оправдательные документы, подтверждающие правильность как оплаты операций, или услуг по этим операциям, так и получение материальных ценностей:

- документы, подтверждающие факт оплаты полученных товарно-материальных ценностей с указанием стоимости покупки (квитанции к ПКО, чеки ККМ, документы, приравненные к бланкам строгой отчетности);

- документы, подтверждающие факт получения материальных ценностей с указанием наименований полученных ценностей (товарные чеки, накладные, счет - фактуры, квитанции и т.п.).

Оправдательными документами при оплате за работы и услуги служат счета исполнителей с актами выполненных работ, или справками оказанных услуг, либо квитанции их утвержденного МФ РФ перечня документов строгой отчетности, которые содержат в себе одновременно операции оплаты и получения услуг (работ).

Торгово-закупочные акты по приобретению МЦ или услуг должны содержать паспортные данные продавца и место прописки. В противном случае сумма затрат списывается за счет чистой прибыли, с добавлением таких сумм к совокупному доходу подотчетного лица.

Оформленный с нарушениями установленного порядка авансовый отчет не принимается бухгалтерией УФ ГОУ СПО СТЭК, а подотчетная сумма включается в совокупный годовой доход работника с удержанием налога на доходы физических лиц.

В Ульяновском филиале ГОУ СПО СТЭК также выдаются деньги в под отчет и на командировочные расходы. Наиболее частыми в филиале колледжа бывают командировки в город Самара, где находится головная организация учреждения. Целями командировки являются следующие:

- сдача квартальной и годовой отчетности;

- участие в семинарах;

- участие в совещаниях при директоре колледжа.

На основании приказа руководителя работнику выдается командировочное удостоверение и бухгалтерия составляет смету-расчет командировочных расходов.

Фактическое время пребывания в местах командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне выезда и возврата из командировки. При пребывании в нескольких пунктах отметки прибытия и выбытия делаются в каждом пункте. Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

По отметкам о дне прибытия в место командировки, днях перемещения и дне выбытия из места командировки определяется фактическое время пребывания в командировке для правильного исчисления суточных и возмещения расходов по найму жилого помещения. Командировка должна быть связана с выполнением порученных руководителем служебных обязанностей (указывается в приказе) и иметь целевое назначение.

Размер средств, выдаваемых на командировочные расходы, зависит от срока командировки, места ее назначения и определяется в соответствии с нормативными актами.

Для выполнения служебного задания заведующая практикой УФ ГОУ СПО СТЭК Романова О.В. была направлена в командировку с 21 февраля по 22 февраля в город Самара. Романова О.В. написала заявление на имя заведующей филиалом о выплате аванса на произведение командировочных расходов.

На основании заявления бухгалтерия составила смету - расчет расходов на командировку.

Таблица 3

Смета -расчет расходов на командировку Романовой О.В. – заведующей практикой УФ ГОУ СПО СТЭК в г.Самара на основании приказа № 4 от 18.02.2006г., руб.

Вид расходов

Сумма

КБК

Проезд Ульяновск – Самара (21.02.06)

Плата за пользованием постельного белья в поезде

Проезд Самара – Ульяновск

Суточные (21.02.06 - 22.02.06)

2*100

231 - 60

45 - 00

216 - 50

200 - 00

222

226

222

212

Итого:

693 - 10

Для выдачи аванса командируемому работнику в кассу учреждения поступила сумма 693 руб. 10 коп., в том числе 448 руб. 10 коп. – на проезд, 200 руб. – суточные, 45 руб. – на оплату за пользование постельным бельем в поезде. На кануне отъезда аванс был выдан Романовой О.В. В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

1. Из кассы выдан аванс на проезд 448 руб. 10 коп.

Д-т 220805560 К-т 220104610

2. Выдан аванс на оплату суточных 200 руб.

Д-т 220802560 К-т 220104610

3. Выдан аванс за пользование постельным бельем в поезде 45 руб.

Д-т 220809560 К-т 220104610

Выданные суммы Романовой О.В. отражаются расходным кассовым ордером. 24.02.2006г. Романова О.В. представила авансовый отчет №7 о расходовании сумм на служебную командировку.[12]

В поступившем авансовом отчете бухгалтер проверяет:

- правильность его составления;

- наличие подтверждающих документов;

- распределяет расходы по статьям бюджетной классификации;

- подсчитывается общая сумма расходов, подлежащих возмещению.

На основании поступившего авансового отчета бухгалтер колледжа сделал следующие записи в учете:

Утвержден авансовый отчет по командировочным расходам :

- списываются расходы на оплату проезда 448 руб. 10 коп.

Д-т 240101222 К-т 220805660

- списываются расходы на оплату суточных 200 руб.

Д-т 240101212 К-т 220802660

- списываются расходы на оплату постельных принадлежностей 45 руб.

Д-т 240101226 К-т 220809660

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами или в Карточке учета средств и расчетов по каждому счету аналитического учета синтетического счета 20800 «Расчеты с подотчетными лицами»

В УФ ГОУ СПО СТЭК наиболее часто применяются следующие счета аналитического учета счета 2208000:

- 220804000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

- 220807000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;

- 220809000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг»;

- 220819000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;

- 220822000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов».

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету в Своде операций по расчетам с подотчетными лицами. В данном регистре отражается начальный остаток по каждому подотчетному лицу, обороты по дебету счета 20800, обороты по кредиту данного счета и конечный остаток по каждому подотчетному лицу. Сводные проводки в Главную книгу формируются в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами (Приложение 13).

Расчеты с подотчетными лицами в бухгалтерском учете УФ ГОУ СПО СТЭК отражаются следующими бухгалтерскими проводками.

Таблица 4

Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами на основании авансового отчета №14 по УФ ГОУ СПО СТЭК, руб.

Содержание хозяйственной операции

Сумма,руб.

Кор. Счета

Дт

Кт

Выдан аванс на приобретение материальных ценностей

Отражаются расходы по приобретению материальных ценностей (запасные части)

Отражаются расходы по приобретению ГСМ

7000

1751

2355

220822560

210506340

210503340

220104610

220822660

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности в УФ ГОУ СПО СТЭК регулярно проводятся инвентаризации имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательно проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

2.4 Учет операций на расчетных и прочих счетах в банках

В Ульяновском филиале ГОУ СПО СТЭК открыт расчетный счет в филиале ОАО Внешторгбанк г.Ульяновске. При открытие счета, в данный в банк были представлены следующие документы:

- Заявление об открытии счета;

- Копия устава зарегистрированного в установленном действующим законодательством порядке;

- Копия Положения о филиале зарегистрированного в установленном действующим законодательством порядке;

- Свидетельство о регистрации предприятия;

- Свидетельство о постановке на учет в ИФНС (о присвоении ИНН и ОГРН);

- Карточка с образцами подписей лиц, которым предоставлено право подписи денежных документов и оттисками печати колледжа;

- Свидетельство о регистрации в органах социального страхования и пенсионном фонде.

На основании представленных документов банк, проверив подлинность этих документов, банк заключает договор банковского счета (Приложение 14) в валюте РФ и открывает клиенту расчетный счет. Для подтверждения номера расчетного счета филиал ОАО Внешторгбанк представил справку с номером счета 40603810000480000002 (Приложение 15). На данном счете сосредотачиваются свободные денежные средства филиала колледжа и поступления за реализованные платные услуги, а также прочие зачисления.

В течении 10 дней со дня открытия счета учреждение должно представить в ИФНС по месту регистрации Сообщение об открытии счета[13] (Приложение 16). Также в течении 10 дней колледж направляет в ИФНС Сообщение о закрытии прежнего счета в отделение по Засвияжскому району г.Ульяновска УФК по Ульяновской области (Приложение 17).

Расчетный счет является основным счетом учреждения, через который проводятся все денежные операции без ограничения их перечня.

Движение средств на расчетном счете филиала колледжа оформляется документами, утвержденными банком, основными из которых являются:

- при наличных расчетах – чек денежный и объявление на взнос наличными;

- при безналичных расчетах – платежное поручение, чек расчетный, платежное требование.

Денежные чеки филиал колледжа получает в обслуживающем банке на основании заявления.

Чек денежный является приказом предприятия банку о выдаче с расчетного счета предприятия указанной в нем суммы наличных денег, необходимых на выдачу заработной платы, пособия или пенсий, командировочные расходы, хозяйственные нужды. Чек выписывается от руки чернилами или шариковой ручкой, при этом Ф.И.О. получателя средств и сумма пишутся с заглавной буквы, обязательно с начала строки, а свободные места в строках прочеркиваются двумя сплошными чертами.

Одновременно с заполнением чека его реквизиты переносятся в корешок, остающийся у предприятия в чековой книжке и являющийся оправдательным документом. Чек действителен в течение 10 дней с момента его выписки.

Порядок заполнения и пользования чеками:

- Сумма чека цифрами и прописью, а также дата выдачи (месяц прописью) заполняется чернилами или гелиевой ручкой.

- В реквизите «сумма цифрами» свободные места впереди и после суммы рублей должны быть обязательно прочеркнуты двумя линиями.

- После слова «заплатите» вписывается чернилами или гелиевой ручкой – на именном чеке: фамилия, имя и отчество лица, на имя которого выдается чек.

- Сумма прописью должна начинаться обязательно в самом начале строки. Сумма «рублей» должна указываться вслед за суммой прописью без оставления свободного места.

- Чек подписывается чекодателем обязательно чернилами или гелиевой ручкой.

- Подписание чека до заполнения всех его реквизитов категорически запрещается.

- Никакие поправки в тексте чека не допускаются, т.к. делают чек недействительным.

- Расписка в получении денег отбирается банком только на именном чеке, на оборотной стороне чека.

- Одновременно с составлением чека должны быть заполнены все реквизиты корешка чека.

- Расписка в получении чека отбирается владельцем счета на корешке чека.

- Корешки оплаченных и испорченных чеков чекодатель обязан хранить не менее трех лет;

- Владелец счета обязан при закрытии счета возвратить учреждению банка чековые книжки с оставшимися неиспользованными корешками и чеком при заявлении, с указание №№ чеков.

Объявление на взнос наличными выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. В подтверждении о получении денег банк выдает плательщику квитанцию, которая служит оправдательным документом. В УФ ГОУ СПО СТЭК объявления на взнос наличными выписывается при взносе денег на расчетный счет от платного обучения студентов

18 июля 2006г. по Объявлению на взнос наличными сдана выручка за образовательные услуги в сумме 920 руб. поступившая в кассу колледжа. Затем она зачисляется на расчетный счет № 40603810000480000002 в филиале ОАО Внешторгбанк.

Платежи по безналичным расчетам осуществляются в соответствии с «Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации» от 01 июля 1992г.

Платежное поручение - письменное распоряжение плательщика банку с перечислением суммы средств со своего расчетного счета на счет получателя. Платежными поручениями УФ ГОУ СПО СТЭК рассчитывается по страховым взносам с органами социального страхования и социального обеспечения, при переводе заработной платы на счета работников в Сбербанке, погашение задолженности, предварительной и последующей оплате счетов за товарно-материальные ценности выполнение работы и услуги.

Платежное поручение принимается банком от плательщика к исполнителю только при наличии средств на расчетном счете, если иное не оговорено между банком и владельцем счета. По договоренности сторон платежные поручения могут быть срочными, досрочными и отсроченными. Срочные платежи совершаются до отгрузки товара – авансовый платеж; после отгрузки товара – путем прямого акцепта товара; при крупных сделках – частичные платежи. Досрочные и отсроченные платежи могут осуществляться без ущерба для финансового положения договаривающихся сторон.

В платежном поручении предусмотрено указание следующих реквизитов: по плательщику и получателю средств – идентификационного номера налогоплательщика (ИНН), наименования и номера счета в кредитной организации (филиале) или подразделении расчетной сети Банка России, по кредитным организациям, их кредитным организациям, их наименования и места нахождения банковского идентификационного кода (БИК) и номер счета для проведения расчетных операций.

ИНН присваивается органами ИФНС при постановке налогоплательщиков на учет в налоговом органе и указывается в платежном поручении во всех случаях, когда он присвоен плательщику (получателю) денежных средств.

БИК указывается для подразделения расчетной сети Банка России, кредитных организаций, которым он присвоен, в соответствии со «Справочником БИК РФ»

Номера счетов плательщика и получателя денежных средств, а также номера счетов банков плательщика и получателя, по которым проводятся расчетные операции, проставляются в соответствующих полях платежного поручения.

В случае если плательщиком или получателем является кредитная организация в полях «Плательщик» или «Получатель» указывается наименование кредитной организации, в полях «Банк плательщика» или «Банк получателя» соответственно наименование кредитной организации указывается повторно.

Значение реквизита «Вид платежа» указывается прописью электронно.

Рассмотрим порядок составления платежного поручения по уплате налогов и страховых взносов на примере платежного поручения №149 от 08.08.2006г. (Приложение 18).

Отличием при составлении данного платежного поручения является то, что после реквизита «получатель» проставляется КБК налога, ОКАТО, вид платежа, период за который перечисляется налог, срок уплаты. В правом верхнем углу ставится код вида плательщика (по всем видам налога, кроме НДФЛ ставится код 01 – налогоплательщик, а по НДФЛ код 02 – налоговый агент). Получателем данных видов платежей является Управление Федерального казначейства по Ульяновской области с указанием ИФНС по месту нахождения учреждения.По вышеуказанному платежному поручению перечисляется НДФЛ, удержанный из заработной платы работников учреждения за август 2006г.в сумме 7097 руб.

Платежным поручением №158 от 11.08.2006г. УФ ГОУ СПО СТЭК перечисляется оплата за электроэнергию МУП «Ульяновская Городская Электросеть» за июль 2006г. в сумме 1057 руб. 58 коп. Основанием для оплаты является договор №1593 от 12.10.2002г. и счет на оплату № 1593 от 31.07.2006г. На счете руководитель учреждения ставит разрешительную надпись об оплате данного счета, на основании которой бухгалтерия филиала производит платеж (Приложение 19).

В соответствии со статьей 855 Гражданского Кодекса РФ часть вторая (в редакции Федерального закона от 24 октября 1997г № 133-ФЗ) списание денежных средств со счета производятся в следующей очередности.

Очередность списания денежных средств с расчетного счета:

- при наличии на счете денежных средств, сумма которых достаточна для удовлетворения всех требований, предъявленных к счету, списания этих средств со счета осуществляется в порядке поступления распоряжений клиента и других документов на списание (календарная очередность), если иное не предусмотрено законом;

- при недостаточности денежных средств на счете для удовлетворения всех предъявленных к нему требований списание денежных средств осуществляется в следующей очередности;[14]

- в первую очередь, осуществляется списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;

- во вторую очередь, производится списание по исполнительным документам, предусматривающими перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в т.ч. по контракту, по выплате вознаграждений по авторскому договору. Постановлением Конституционного Суда РФ от 23 декабря 1997г. № 21-П признано несоответствие Конституции РФ положение абзаца четвертого пункта 2 статьи 855 Гражданского кодекса РФ, исходя из того, что установленное в абзаце пятом этого пункта обязательное списание по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет и внебюджетные фонды, означает только взыскание задолженности по указанным платежам на основании поручений налоговых органов и органов налоговой полиции, носящие бесспорный характер.

- в третью очередь, производится списание по платежным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств, для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту), а также взыскания задолженности по отчислениям в Пенсионный фонд РФ, Фонды обязательного медицинского страхования. На основании поручений налоговых органов и органов налоговой полиции, носящих бесспорный характер (Постановление Конституционного Суда РФ от 23 декабря 1997г. № 21-П)

- в четвертую очередь, производится списание по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет и внебюджетные фонды, отчисления которые не предусмотрены в третьей очереди. Федеральным законом от 26 марта 1998г. N42-ФЗ (ст. 17) установлено, до внесения в соответствии с решением Конституционного Суда Российской Федерации изменений в пункт 2 статьи 855 гражданского кодекса Российской Федерации, при недостаточности денежных средств на счете налогоплательщика для удовлетворения всех предъявленных к нему требований, списание средств по платежным документам, предусматривающими платежи в бюджет и государственные внебюджетные фонды, а также перечисления денежных средств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту), производятся в порядке календарной очередности поступления документов после перечисления платежей, отнесенных указанной статьей гражданского кодекса РФ к первой и второй очередности.

- в пятую очередь, производится списания по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований.

- в шестую очередь, производится списание по другим платежным документам в порядке календарной очередности.

Списание средств со счета по требованиям, относящимся к одной очереди, производятся в порядке календарной очередности.

Платежное требование представляет собой требование поставщика к покупателю оплатить на основании направленных в обслуживающий банк стоимость поставленной по договору продукции, выполненных работ и оказанных услуг.Платежные требования выписываются поставщиком на установленном бланке и вместе с документами направляются в трех экземплярах в банк покупателя, который передает платежное требование плательщику, а отгрузочные документы оставляет в картотеке к счету плательщика.

Платежное требование принимается при наличии средств на счете плательщика.[15] Об отказе полностью или частично оплатить платежное требование плательщик уведомляет обслуживающий его банк в течение трех дней. Платежные требования предъявляются УФ ГОУ СПО СТЭК водоканалом, спецавтохозяйством по уборке города (Приложение 31).

Рассмотрим платежное требование №060601322 от 25.06.2006г. выставленное требование УФ ГОУ СПО СТЭК МУП «Ульяновскводоконал» за водоснабжение и канализацию за июнь 2006г. согласно счет – фактуры №060601322 от 25.06.2006г. на сумму 1432 руб. 05 коп. Срок акцепта данного платежного требования 5 дней.

Учет операций по движению денежных средств учреждения ведется на активном счете 220101 “Денежные средства учреждения на банковских счетах”

Периодически, ежедневно по мере совершения операций учреждение получает от банка выписку с расчетного счета, т.е. перечень произведенных им за отчетный период операций.

По выписке банка за 29.08.2006г. видно, что у владельца счета № 40603810000480000002 УФ ГОУ СПО СТЭК сальдо на начало дня составляло 1288411 руб. 53 коп. Сальдо на конец дня составило 1427011 руб. 53 коп. В течение дня было отражено поступление выручки за образовательные услуги в сумме 138600 руб. на основании приложенных документов по оплате студентов. Списания со счета за этот день не было (Приложение 20).

Выписки выдаются после осуществления определенных операций. К выпискам банка прилагаются оправдательные документы по каждой сумме, полученной от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные самим обществом.

Сохраняя денежные средства предприятий, банк считает себя должником предприятия (его кредиторская задолженность) поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывается по кредиту денежных средств учреждения на банковских счетах, а уменьшение своего долга (списания, выдач наличными) – по дебету. Обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить об этой особенности и записывать сумму и остаток по дебету расчетного счета, списание – по кредиту.

Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по денежным средствам учреждения на банковском счете и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей. Все приложенные к выписке документы гасятся штампом «погашено».

Бухгалтерия проверяет правильность сумм, указанных в выписке, и при обнаружении ошибки немедленно извещает об этом банк. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки.

На полях проверенной выписки против сумм операций и в документах проставляются коды счетов, корреспондирующих со счетом 220101 «Денежные средства учреждения на банковских счетах», а на документах указывается еще и порядковый номер его записи в выписке. Эти данные необходимы для контроля за движением денежных средств, автоматизации учетных работ, справок, проверок и последующего хранения документов.

Проверка и обработка выписок должна производиться в день их поступления.Полученная из банка выписка проверяется и обрабатывается: подбираются все оправдательные документы, проставляются корреспондирующие счета. Это необходимо потому, что аналитический учет по многим счетам организуется в разрезе статей.

Списание средств со счета плательщика производится только на основании первого экземпляра расчетного документа, если иное не оговорено указаниями ЦБ РФ.

В УФ ГОУ СПО СТЭК для безналичных расчетов используются платежные поручения.

Выписка банка из лицевых счетов и приложения к ним выдаются ежедневно через абонентский ящик № 4/14 на основании доверенности, выданной Егоркиной Е.С.

Учет операций по движению средств на счете 220101 ведется в Журнале операций по банковскому счету на основании документов приложенных к выпискам со счетов. Операции по поступлению денежных средств оформляются бухгалтерскими записями.

Таблица 5

Корреспонденция счетов по движению денежных средств на банковском счете

УФ ГОУ СПО СТЭК, руб.

Содержание хозяйственной операции

Сумма

Кор. счета

Д-т

К-т

1.Поступила оплата за обучение студентов на банковский счет

2.В кассу получены денежные средства на выплату заработной платы

3.Перечислен с банковского счета единый социальный налог (ЕСН) и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование

4.Перечислены профсоюзные взносы

5.Перечислен налог на доходы физических лиц

6.Перечислены страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве

7.Перечислен налог на имущество

8.Перечислена задолженность за электроэнергию

48000

9133

4250

510

890

2200

5200

1500

220101510

220104510

230302830

230403830

230301830

230306830

230305830

230206830

220503660

220101610

Журнал операций по банковскому счету составляется за каждый день на основании выписок банка с указанием остатка на начало дня и остатка на конец дня. Корреспонденция счетов в журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета. Журнал операций по банковскому счету подписывается главным бухгалтером и бухгалтером, составившим журнал операций. По истечении месяца данные оборотов по счету 220101 из журнала операций записываются в главную книгу.

Глава 3 Организация контроля и ревизия денежных средств

3.1 Контроль и ревизия движения денежных средств в кассе

Все предприятия и организации, независимо от отраслевой принадлежности, формы собственности и вида деятельности, в процессе осуществления своей хозяйственной деятельности сталкиваются с необходимостью использовать в своей работе наличные денежные средства. Также зачастую возникает необходимость приобретать, либо получать различные денежные документы, такие, как оплаченные путевки в дома отдыха. В связи с этим возникает необходимость учета таких активов, и, как следствие – контроль и проверка правильности их учета.

Тот факт, что работникам бухгалтерии при учете денежных средств и денежных документов в кассе предприятия приходится сталкиваться непосредственно с наличными денежными средствами, создает дополнительную почву и соблазн для возможных злоупотреблений, несмотря на многочисленные правила и инструкции по учету наличных денежных средств и денежных документов. Кроме того, это создает повышенный интерес, как работников органов налогового контроля, так и непосредственно работников самого предприятия.

В связи с вышесказанным при проверке правильности учета наличных денежных средств и денежных документов, т.е. правильности их оприходования, хранения и списания, следует проявлять повышенное внимание и ответственность.

Ответственность за обеспечение порядка ведения кассовых операций в Ульяновском филиале ГОУ СПО СТЭК возлагается на заведующую филиалом, главного бухгалтера и кассира.

Заведующей Ульяновского филиала ГОУ СПО СТЭК установлен срок проведения внезапной ревизии кассы. Также, ревизия кассы проводилась при увольнении кассира, Криушинской Н.А. Ревизия проводилась с полным полистным перерасчетом денежной наличности. Остаток сверяется с данными учета по кассовой книге.

Для проведения ревизии кассы приказом руководителя колледжа назначена комиссия:

- методист – Данилова И.М.;

- зам. гл. бухгалтера – Янина Т.Н.;

- зав.лабораторией «Информатики и ЭВМ» - Гаврилов А.Г.;

- заведующая отделением – Нардюшова Н.И.

Комиссия проводит как плановые, так и внезапные ревизии по распоряжению зав. филиалом и проверяет соблюдение кассовой дисциплины. Порядком ведения кассовых операций предусмотрена внезапная инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе, которая производится в сроки установленные руководителем организации. Цель ревизии кассы – обеспечение сохранности денежных средств и других ценностей, а также соблюдение правил ведения кассовых операций. При этом особое внимание уделяется вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на кассира.

Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством РФ.

Ульяновский филиал Государственного образовательного учреждения среднего профессионального образования Самарского торгово-экономического колледжа является бюджетной организацией, и проверки порядка ведения кассовых операций в бюджетных организациях осуществляются соответствующими финансовыми органами.

Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению.

В филиале колледжа, кассовая книга ведется в условиях автоматизированного режима, поэтому одновременно проводится проверка правильности работы программных средств, обработки кассовых документов.

Порядок ведения кассовых операций в филиале ГОУ СПО СТЭК систематически проверяет обслуживающий банк – филиал ОАО Внешторгбанк, в соответствии с законом РФ от 25.09.1992г. № 3557-1 «О денежной системе РФ»[16] решением совета директоров Банка России от 22.09.1993г. №40, утвержденным «Порядком ведения кассовых операций в РФ» (Приложение 21).

Данным нормативным актом, предусмотрено проведение банком систематических проверок, соблюдения учреждением требований, порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью.

До начала осуществления проверки, работник банка выбирает данные о производимых в проверяемом периоде операциях по поступлениям и выдачи денег из кассы банка и их целевому назначению, лимита остатка денег в кассе.

При проверке соблюдения порядка ведения кассовых операций в колледже филиалом ОАО Внешторгбанк рассматриваются:

1. Ведение кассовой книги, ежедневный отчет кассира в соответствии с приходно-расходными документами, расчетно-платежными ведомостями, их оформления.

2. Полнота оприходования денежной наличности, полученной в банке, соответствие записей в кассовой книге данным банка (по суммам, полученным из банка и сданным в банк). Фактическое наличие денег в кассе филиала представителями банка не проверяется.

3. Целевое использование наличных денег, полученных в банке (на цели, указанные в чеке).

4. Соблюдение на каждый день проверяемого периода установленного банком лимита остатка кассы.

5. Осуществление расчетов наличными деньгами с юридическими лицами.

6. Расходование наличных денег из выручки на цели, предусмотрены в п.7 «Порядок ведения кассовых операций». Филиал колледжа не расходует наличных денег из выручки.

Последняя проверка соблюдения порядка ведения кассовых операций в филиале колледжа обслуживающим банком была проведена 23.07.2006г. Результат проверки отражен в таблице 6.

Таблица 6

Справка о кассовых операциях УФ ГОУ СПО СТЭК за период с 01.04.06 по 30.06.06, руб.

Наименование показателя	Месяцы
Наименование показателя	апрель	май	июнь
I Оборот кассы филиала колледжа 1. Остаток кассы на начало месяца 2.Поступление выручки и прочие поступления 3.Поступления из банка: 3.1 по данным филиала колледжа 3.2 по данным банка	- - 352703 352703	- - 279109 279109	- - 507004 507004
4.Итого по приходу (1+2+3.1)	352703	279109	507004
5.Сдано в банк: 5.1 по данным филиала колледжа 5.2 по данным банка 6.Выдано филиалом колледжа 7.Остаток кассы на конец месяца	352703 -	279109 -	507004 -
8.Итого по расходу (5.1+6+7)	352703	279109	507004
9.Осуществление расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами сверх установленных предельных сумм	-	-	-
II Соблюдение установленного лимита кассы и расходования средств из выручки 1.Лимит кассы, установленный банком 2.Фактические остатки кассы в дни, когда был проверен лимит	0 0	0 0	0 0
3.Расходование денег из собственных поступлений всего	-	-	-

Из таблицы видно, что филиалом ГОУ СПО СТЭК Порядок ведения кассовых операций соблюдается. Лимит кассы установленный банком в сумме 0 рублей соблюдается. Выручка филиалом колледжа в кассу банка не принимается , она поступает безналичным путем на расчетный счет учреждения и соответственно не расходуется из кассы филиала колледжа. Расчет наличными денежными средствами между юридическими лицами сверх установленных предельных сумм не осуществлялись. Филиал колледжа осуществляет данные виды расчетов безналичным путем.

Кроме проводимых проверок соблюдения порядка ведения кассовых операций обслуживающим банком, в филиале колледжа проводятся проверки со стороны Отделения федерального казначейства по Засвияжскому району УФК по Ульяновской области (Приложение 22).

Данные проверки осуществляются на предмет целевого использования средств федерального бюджета УФ ГОУ СПО СТЭК. Последняя такая проверка была проведена 26.07.2005г. главным контролером - ревизором Зориной Л.А. и контролером – ревизором Афанасьевой Е.А. Проверяющим периодом был с 01.01.2005г. по 30.06.2005г.

При проверке целевого использования средств федерального бюджета контролерами ОФК по Засвияжскому району рассматривались:

1.Смета расходов на содержание УФ ГОУ СПО СТЭК, утвержденная директором колледжа.

2.Поступление финансирования по статьям экономической классификации .

3.кассовый и фактический расходы финансирования по статьям экономической классификации.

4.Штатное расписание и табеля учета рабочего времени

5.Списочная численность работников УФ ГОУ СПО СТЭК и студентов.

6.Расчет стипендии.

Из таблицы видно, что за проверяемый период финансирование филиала колледжа осуществлялось только по 4 статьям: 211 – заработная плата, 213 – начисления на заработную плату, 223- коммунальные услуги, 262 – социальное обеспечение студентов. Кассовые и фактические расходы составили в пределах сумм финансирования. Ни перерасходов, ни экономии по данным статьям нет.

Таблица 7

Результат проверки финансирования и расходования средств федерального бюджета на лицевом счете УФ ГОУ СПО СТЭК за 6 месяцев 2005г.

КБК

Приход по реестрам

Кассовый расход

Фактический расход

Отклонения

(-) экономия

Всего

Выдано наличными

Перечислено

211

213

223

262

Всего

900695

349179

763990

147625

1561489

900695

349179

163990

147625

1561489

900695

349179

163990

147625

1561489

900695

147625

1048320

349179

163990

513169

Таким образом, правильно и грамотно проведенная проверка наличных денежных средств и денежных документов позволяет выявить возможные нарушения не только в области кассы, но и во многих других областях бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации.

3.2 Контроль расчетов с подотчетными лицами и движения денежных средств на расчетном счете

Рациональная организация контроля за состоянием расчетов способствует укреплению договорной, расчетной дисциплины, повышению ответственности за соблюдением платежной дисциплины и, следовательно, улучшению финансового состояния учреждения.

Контроль за состоянием расчетов с подотчетными лицами и движения денежных средств на расчетном счете в Ульяновском филиале ГОУ СПО СТЭК проводят ИФНС по Засвияжскому району г.Ульяновска и КРУ МФ РФ по Ульяновской области.

Последняя выездная налоговая проверка филиала колледжа проводилась в 2004г. по вопросам соблюдения законодательства о налогах и сборах, своевременности перечисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в бюджет и внебюджетные фонды. Проверка проводилась в соответствии СНК и иными актами законодательства о налогах и сборах.

В проверке были использованы главная книга, учетные регистры, оборотные ведомости, первичные банковские и кассовые документы, ведомости начисления заработной платы, договоры и приказы[17].

Проверку состояния расчетов специалист 1 категории ФНС Афанасьева О.А. начала с анализа расчетов с подотчетными лицами: установила правильное и целевое использование подотчетных сумм, выявляла незаконные и нецелесообразные с хозяйственной точки зрения расходы, определяла соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

Расчеты с подотчетными лицами проверяются сплошным способом. Афанасьева О.А. для проверки использовала следующие источники:

- приказы и распоряжения по колледжу;

- авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм;

- отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами;

- главную книгу, баланс УФ ГОУ СПО СТЭК;

- данные аналитического и синтетического учета по счету «Расчеты подотчетными лицами».

В первую очередь инспектор ИФНС проверила наличие списка работников колледжа, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утверждается приказом заведующей филиала колледжа. В список включаются только постоянно работающие в колледже лица.

Важным этапом осуществления контроля за расчетами с подотчетными лицами является проверка правильности заполнения авансовых отчетов. Проверяющие органы при проверке авансовых отчетов подотчетных лиц обращают внимание на следующее:

- правильность возмещения командировочных расходов (суточные в колледже выдаются в размере 100 рублей в сутки, квартирные согласно счетов гостиниц, стоимость проезда – согласно приложенных железнодорожных билетов, билетов автостанций);

- имеются ли приказы о направлении работников в командировку;

- имеются ли командировочные удостоверения с отметкой в месте пребывания в командировке;

- наличие оправдательных документов;

- правильность возмещения затрат на представительские расходы.

Проверка расчетов с подотчетными лицами использовалась инспектором ИФНС Афанасьевой О.А. для определения себестоимости – затрат на произведенные образовательные услуги (Приложение 23).

По результату данной проверки Афанасьевой О.А. были сделаны следующие выводы:

- командировочные расходы списываются в пределах установленных законодательством норм;

- квартирные расходы по командировке Дыкиной Л.Н. в г.Адлер включены в стоимость оплаченного семинара – совещания;

- перерасхода командировочных расходов не установлено.

Кроме расчетов с подотчетными лицами, инспектор ИФНС также проверила движение денежных средств на расчетном сете в банке.

Контроль за операциями по расчетному счету со стороны налоговых органов начинается с получения справки за подписью заведующей филиалом и главного бухгалтера об открытых счетах в банках с указанием, сообщено ли в налоговую инспекцию об открытии счета[18].

Таблица 8

Результаты проверки расчетов с подотчетными лицами в Ульяновском филиале ГОУ СПО СТЭК инспектором ИФНС по Засвияжскому району Афанасьевой О.А. за 2004г.,руб.

Ф.И.О. подотчетного лица	Место командировки	Кол-во дней нахождения в командировке		Виды расходов							Всего расходов
				проездные		квартирные		суточные		прочие
Дыкина Л.Н Янина Т.Н. Нардюшева Н.И. Дыкина Л.Н. Романова О.В. Дыкина Л.Н. Янина Т.Н. Дыкина Л.Н. Янина Т.Н. Дыкина Л.Н.	г.Самара г.Самара г.Самара г.Москва г.Самара г.Самара г.Самара г.Адлер г.Самара г.Самара	2 дня (02.02.04-03.02.04) 2 дня (15.01.04-16.01.04) 1 день (24.02.04) 14 дней (31.05.04-13.06.04) 2 дня (29.06.04-30.06.04) 2 дня (26.07.04-27.07.04) 2 дня (20.07.04-21.07.04) 15 дней (15.09.04-29.09.04) 2 дня (15.10.04-16.10.04) 2 дня (26.12.04-27.12.04)		260 260 130 1560 275 275 275 3280 275 275		- - - 6240 - - - - - -		200 200 - 1400 200 200 200 3000 200 200		30 30 - 60 35 35 35 70 35 35	490 490 130 9260 510 510 510 6350 510 510
Всего			6865		6240		5800		365			19270

Сведения об открытии счетов УФ ГОУ СПО СТЭК представило в ИФНС в установленный срок.

Затем инспектором ИФНС проверялось соответствие сумм по выпискам банка, суммам указанных в первичных документах. Каждую последующую выписку проверяют с точки зрения хронологии и соответствия сумм исходящего и входящего сальдо.

По всем банковским счетам проверяется правильность и полнота зачисления денежных средств, сданных в банк наличными или полученных в банке.

Так же проверяется правильность составления бухгалтерских проводок по операциям в банке, отражены ли эти операции в бухгалтерском учете на соответствующих счетах.

При проверке банковских операций по всем счетам проверяется правильность корреспонденции счетов по ним и достоверность отраженных сумм. Такая проверка проводится путем взаимной сверки соответствующих регистров учета[19].

В акте УФ ГОУ СПО СТЭК специалистом 1 категории ИФНС по Засвияжскому району г.Ульяновска Афанасьевой О.А. было отмечено:

- выписки банка регулярно обрабатываются, проверяется идентичность записей в выписках банка и прилагаемых к ней документов;

- по окончании месяца осуществляется сверка с банком о подтверждении сальдо;

- главный бухгалтер проверяет полноту оприходования денежных средств полученных в банке;

- в сейфе не хранятся заранее подписанные руководителем чеки, платежные поручения и другие документы, отражающие банковские операции;

- печать филиала колледжа хранится у заведующей филиалом;

- платежные поручения регистрируются в специальном журнале;

- банковские операции, кроме главного бухгалтера и руководителя, не санкционируются их заместителями.

Кроме ИФНС по Засвияжскому району, контроль за движением денежных средств на расчетном счете в банке и расчетов с подотчетными лицами в филиале колледжа осуществляет КРУ МФ РФ по Ульяновской области (Приложение 24).

Последняя проверка данного контролируемого органа была осуществлена 03.11.2003г. специалистом 1 категории Никитиным Г.В. Специалистом КРУ была проведена проверка целевого использования бюджетных ассигнований и использования доходов от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности в ГОУ СПО СТЭК. Данная проверка охватила все участки бухгалтерского учета, в т.ч. кассовые операции, операции по движению денежных средств на расчетном счете, расчеты с подотчетными лицами.

Специалистом КРУ по Ульяновской области было отмечено, что нарушений в расходовании средств и их нецелевого использования проверкой за период с 01.01.2002г. по 30.09.2003г. не установлено.

Таким образом, рациональная организация контроля за состоянием кассовой дисциплины, движением денежных средств на расчетном счете и расчетов с подотчетными лицами способствует повышению ответственности за соблюдением платежной дисциплины и улучшению финансового состояния каждого предприятия.

Заключение

Между предприятиями и банками постоянно совершаются сделки по поводу перераспределения, хранения денежных средств. Этим самым денежные расчеты выступают важнейшим фактором обеспечения кругооборота средств, а их своевременное завершение служит необходимым условием процесса жизнедеятельности каждого предприятия[20].

Большинство расчетов между организациями производятся безналично. Безналичные перечисления ведутся путем перечисления денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций, заменяющих наличные деньги в обороте. Поэтому обязательным посредником при этом будет выступать банк как плательщика, так и получателя.

Проведение операций через банк позволяет государству всесторонне контролировать финансово-хозяйственную деятельность предприятий. Банк контролирует предприятия в части соблюдения ими установленных лимита остатка в кассе, целевого использования полученных наличных денежных средств, следит за своевременностью расчетов предприятий с бюджетом по налогам и сборам, за своевременностью оплатой счетов и платежных требований поставщиков, выдает предприятию ссуды на различные цели, под определенные обеспечения и наблюдает за возвратом этих ссуд в установленный срок.

Поскольку денежные средства являются посредником во всех расчетах, очевидно, что для обеспечения нормального кругооборота средств, успешного ведения экономической деятельности в условиях рыночной экономики необходимо правильно и своевременно выполнять все расчеты. В свою очередь эффективность расчетных операций во многом зависит от состояния бухгалтерского учета денежных средств, расчетных и кредитных операций. Перед бухгалтерским учетом в области учета денежных средств, расчетов и кредитов стоят следующие основные задачи:

- контроль за сохранностью денежных средств и их правильное использование;

- контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины;

- рациональное вложение временно свободных денежных средств;

- проверка правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами, своевременное и полное отражение их в учете;

- своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств;

- обеспечение изыскания дебиторской и погашение кредиторской задолженности;

- обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей и поступлений, выявление дебиторской и кредиторской задолженностей.

Важным моментом в ведении бухгалтерского учета в организации является учет и контроль денежных средств и расчетов.

Принимая во внимание огромное количество нормативных актов, нестабильности и несовершенство налогового законодательства, вопросы правильности обращения с денежной наличностью и порядком соблюдения платежной дисциплины являются наиболее трудоемкими и сложными.

В большинстве случаев, как правило, выясняется, что далеко не все предприятия правильно ведут учет денежных средств и расчетов надлежащим образом и поэтому во многих случаях налоговые органы применяют к нарушителям штрафные санкции, которые оказывают негативное влияние на результаты финансово-хозяйственной деятельности.

Конечно, очевидно, что знать полностью все многочисленные и быстро меняющиеся нормативные документы физически невозможно. Именно поэтому контроль денежных средств и расчетов является важным, а порой и необходимым процессом для формирования достоверной финансовой отчетности.

Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности Ульяновского филиала ГОУ СПО СТЭК. Наличные деньги, полученные в кассу колледжа, расходуются только на те цели, на которые они получены. Расчеты колледж по своим обязательствам с другими предприятиями производит, как правило, в безналичном порядке через учреждение банка.

Лимит кассы на 2006 г. составляет 0 рублей. При оформлении и учете кассовых операций учебное заведение руководствуется Порядком ведения кассовых операций в РФ, установленные ЦБ РФ с учетом следующих особенностей:

1. Прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности – квитанциям (ф.0504510).

2. Для учета наличия и движения денежных средств в кассе используется активный счет 020104000 «Касса».

3. Кассовые операции отражаются в журнале операций по счету «Касса».

Выдача денег под отчет в УФ ГОУ СПО СТЭК также регулируется Порядком ведения кассовых операций. Деньги в под отчет в филиале колледжа выдаются на хозяйственные и командировочные расходы.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале по расчетам с подотчетными лицами или в карточке учета средств и расчетов по каждому счету аналитического учета синтетического счета 2208000 «Расчеты с подотчетными лицами»[21].

Наиболее часто применяются следующие счета аналитического учета счета 2208000:

- 220804000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

- 220807000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы»;

- 220809000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг»;

- 220800000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов».

Расчетный счет № 40603810000480000002 УФ ГОУ СПО СТЭК открыт в филиале ОАО «Внешторгабанк» в г.Ульяновске. На основании представленных документов, Внешторгбанк заключил договор банковского счета на обслуживание филиала колледжа. На данном счете в филиале колледжа хранятся свободные денежные средства и поступления за реализованные платные услуги.

Наличные денежные средства выдаются с расчетного счета по денежному чеку, и принимаются на счет по объявлению на взнос наличными. При безналичных расчетах УФ ГОУ СПО СТЭК использует платежные поручения и платежные требования. Учет операций по движению денежных средств учреждения ведется на активном счете 220101 «Денежные средства учреждения на банковских счетах».

Периодически, ежедневно по мере совершения операций, учреждение получает от банка выписки с расчетного счета, т.е перечень произведенных им за отчетный период операций.

Учет операций по движению средств на счете 220101 ведется в журнале операций по банковскому счету на основании документов, приложенных к выпискам со счетов.

Как и во всех организациях и учреждениях, в филиале колледжа организованы контроль и ревизия денежных средств в кассе, на расчетном счете, а так же расчетов с подотчетными лицами.

Внутренний контроль кассовых операций осуществляется постоянно действующей комиссией на основании приказа заведующей филиалом колледжа.

Внешний контроль кассовых операций в колледже осуществляется соответствующими финансовыми органами:

- систематически проверяет порядок ведения кассовых операций обслуживающий банк – филиал ОАО Внешторгбанк;

- проводятся проверки со стороны отделения федерального казначейства по Засвияжскому району УФК по Ульяновской области на предмет целевого использования средств федерального бюджета;

- контроль за состоянием расчетов с подотчетными лицами и движением средств на расчетном счете в УФ ГОУ СПО СТЭК проводят ИФНС по Засвияжскому району г. Ульяновска и КРУ МФ РФ по Ульяновской области.

Результаты последних проверок данных финансовых органов положительны, нарушений в расходовании средств и их целевого использования не установлено.

Таким образом, рациональная организация учета и контроля за состоянием кассовой дисциплины, движения денежных средств на расчетном счете и расчетов с подотчетными лицами, способствует повышению ответственности за соблюдением платежной дисциплины, и улучшению финансового состояния филиала колледжа и каждого предприятия.

Список использованных источников

1) Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996г., с изменениями и дополнениями № 129-ФЗ от 23.07.1998, в редакции от 10.01.2003 № 8-ФЗ // Консультант-плюс.

2) Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129 от 21 ноября 1996 года.

3) Федеральный Закон РФ от 25.09.1992г. № 3557-1 «О денежной системе РФ» решение совета директоров Банка России от 22.09.1993г. №40, утвержденным «Порядком ведения кассовых операций в РФ».

4) Постановление Конституционного Суда РФ от 23 декабря 1997г. № 21-П

5) Положение Центрального Банка РФ от 12 апреля 2001г. №2 - П

6) Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98). Утверждено приказом Минфин РФ № 60н от 09.12.1998г.- 15с. Приказ Минфина РФ от 10.02.2006г. №25Н.

7) Положение «О безналичных расчетах в Российской Федерации» от 01 июля 1992г.

8) Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Письмо ЦБ РФ N 18 от 4 октября 1993 г. (Решение Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г. №40).

9) Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации №14-П от 5 января 1998 г.

10) Решение Совета Директоров ЦБ России 22 сентября 1993г.№40 и доведенное до организаций письмо ЦБ России от 4 октября 1993г. №18 с последующими ред. письма).

11) Инструкция по бюджетному учету – М.: ЭКАР, 2006. – 304 с.

12) Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет.- М.: ЮНИТИ, 2002. – 304 с.

13) Бородина В.В. Все о кассовых операциях. - М.: Книжный мир, 2005. – 595с.

14) Бородина В. Оформление кассовых операций // Финансовая газета. - №1. – 2000. – С. 34.

15) Волков Н.Г. Учет расчетов с подотчетными лицами // Бухгалтерский учет. – 2000. - №4. – С.34.

16) Касьянова Г.Ю. Учет – 2000: бухгалтерский и налоговый. – М.: ПРИОР, 2004. – 218с.

17) Козлова Е.П., Учет кассовых операций // Приложение к журналу «Бухгалтерский учет». - 2001. - №13/14. – С.26.

18) Кожинов В.Я., Налоговый учет: Пособие для бухгалтера.- М.: КНОРУС, 2004. – 462с.

19) Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. – М.: Инфра-М, 2002. – 561с.

20) Кузнецова Г.А. Учет и оформление кассовых операций. - М.:ПРИОР, 2002. – 485с.

21) Маклеева Г.И. БиНО: бюджетные учреждения. – М.: Инфра-М, 2005. – 146с.

22) Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» (утверждено Марина Жарковская. Главбух // Как правильно открыть счет в банке – 2005. - №24. – С.29-30.

23) Палий В.Ф. Современный бухгалтерский учет. - М.: Бухгалтерский учет, 2003. - 620с.

24) Федорова Т.И. Что нужно учесть в договоре о материальной ответственности бухгалтера-кассира // Главбух. - 2004.- №19. – С.9.

25) Швецкая В.М., Головко Н.А. «Бухгалтерский учет» - М.: Дашков и К, 2002. – 501с.

[1] Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Письмо ЦБ РФ N 18 от 4 октября 1993 г. (Решение Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г. №40).

[2] Положение Центрального Банка РФ от 12 апреля 2001г. №2 - П

[3] Кожинов В.Я., Налоговый учет: Пособие для бухгалтера.- М.: КНОРУС, 2004. – С.192.

[4] Марина Жарковская «Главбух» // Как правильно открыть счет в банке – 2005. - №24. – С.29-30.

[5] Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996г., с изменениями и дополнениями № 129-ФЗ от 23.07.1998, в редакции от 10.01.2003 № 8-ФЗ.//Консультант-плюс.

[6] Положение По бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98). Утверждено приказом Минфин РФ № 60н от 09.12.1998г.- 15с. Приказ Минфина РФ от 10.02.2006г. №25Н.

[7] Федорова Т.И. Что нужно учесть в договоре о материальной ответственности бухгалтера-кассира // Главбух. - № 19. – 2004. – С.9.

[8] Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. – М.: Инфра-М, 2002. – С.309.

[9] Маклеева Г.И. БиНО: бюджетные учреждения. – М.: Инфра-М, 2005. – С.58.

[10] Бородина В.В. Все о кассовых операциях. - М.: Книжный мир, 2005. – С.121.

[11] Кузнецова Г.А. Учет и оформление кассовых операций. - М.:ПРИОР, 2002. – С.173.

[12] Волков Н.Г. Учет расчетов с подотчетными лицами // Бухгалтерский учет. – 2000. - №4. – С.34.

[13]. Палий В.Ф. Современный бухгалтерский учет. - М.: Бухгалтерский учет, 2003. - С.183.

[14] Инструкция по бюджетному учету – М.: ЭКАР, 2006. – С.38.

[15] Швецкая В.М., Головко Н.А. «Бухгалтерский учет» - М.: Дашков и К, 2002. – С.121.

[16] Закон РФ от 25.09.1992г. № 3557-1 «О денежной системе РФ» решение совета директоров Банка России от 22.09.1993г. №40, утвержденным «Порядком ведения кассовых операций в РФ».

[17] Касьянова Г.Ю. Учет – 2000: бухгалтерский и налоговый. – М.: ПРИОР, 2004. – С.47.

[18] Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет.- М.: ЮНИТИ, 2002. – С.205..

[19] Касьянова Г.Ю. Учет – 2000: бухгалтерский и налоговый. – М.: ПРИОР, 2004. – С.106.

[20] Бородина В.В. Все о кассовых операциях. - М.: Книжный мир, 2005. – С.324.

[21] Бородина В. Оформление кассовых операций // Финансовая газета. - №1. – 2000. – С. 34.

Учет и контроль денежных средств в кассе и на расчетном счете

Учет и контроль денежных средств в кассе и на расчетном счете

1.3 Учет и контроль движения денежных средств, в соответствии с Международными стандартами финансовой отчетности (МСФО)

Похожие работы на - Учет и контроль денежных средств в кассе и на расчетном счете