Совершенствование процессов документационно-информационного обеспечения

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УДМУРТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Институт права, социального управления и безопасности

Кафедра информационной безопасности в управлении

Допустить к защите

                            Зав. кафедрой

«       »                 2004 г.

 

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

на тему: «Совершенствование процессов документационно-информационного обеспечения деятельности
страховой компании»

Студент

Научный руководитель:

Консультант

 

Ижевск, 2004

Содержание

Введение                                                                                                                                        3

1. Принципы организации процессов документационно-информационного обеспечения                                                                                                                               5

1.1. Состав нормативно-методической базы делопроизводства                                      5

1.2. Сущность документационно-информационного обеспечения  организаций      12

1.3. Государственные стандарты на документацию                                                          23

2. ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ                                                                                29

2.1. Краткая характеристика деятельности организации                                                 29

2.2. Роль страховых компаний в финансовой системе                                                      34

2.3. Персонал и оплата труда                                                                                                    40

2.4. Организация документационно-информационного обеспечения в ОАО «МРСК» 46

3. Совершенствование процессов документооборота в ОАО «Межбанковская региональная страховая компания»                                                                   49

3.1. Методы управления документооборотом в организации                                          49

3.2. Типовые процессы канцелярии                                                                                         54

3.3. Отчетность канцелярии о проделанной работе                                                             58

3.4. Методы и средства автоматизации учрежденческой деятельности                       63

Заключение                                                                                                                               81

Список литературы                                                                                                            83

Приложение                                                                                                                               85

Введение

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия, что определяет важность и актуальность выбранной темы. 

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. 

Процесс принятия управленческого решения состоит из:

-   получения информации;

-   ее переработки;

-   анализа, подготовки и принятия решения.

Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.

Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.

Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема—передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Таким образом, основной проблемой в процессах документационно-информационного обеспечения практически во всех предприятиях России является отсутствие разработанной целостной системы мероприятий, охватывающих все сферы документооборота.

Целью дипломной работы является: раскрыть содержание процессов документационно-информационного обеспечения, мероприятий, охватывающих все сферы документооборота и разработать программу совершенствования документационно-информационного обеспечения.

Задачи работы:

-   рассмотреть  теоретические аспекты документационно-информационного обеспечения;

-   определить специфические особенности документооборота;

-   проанализировать методы регулирования документационно-информационного обеспечения;

-   провести анализ документационно-информационного обеспечения в ОАО «МРСК»;

-   разработать проект программы конкретных мероприятий для построения систем документационно-информационного обеспечения в ОАО «МРСК».

Объект исследования – ОАО «Межбанковская региональная страховая компания».

Предмет исследования - совершенствование системы документационно-информационного обеспечения.

Методы исследования:

-   анализ научной литературы;

-   изучение документов;

-   анкетирование;

-   проектирование

1. Принципы организации процессов документационно-информационного обеспечения

1.1. Состав нормативно-методической базы делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических граждан и юридических лиц.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октября 1994 г., 2-я часть - 22 декабря 1995 г. Гражданский кодекс определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности (интеллектуальной собственности), регулирует договорные иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения.

Участниками регулируемых гражданским законодательством отношений являются граждане и юридические лица. В регулируемых гражданским законодательством отношениях могут участвовать также Российская федерация, субъекты Российской Федерации и муниципальные образования.

Регулируя гражданские правоотношения, Гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие части Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица; ст. 160 устанавливает письменную форму сделки и основные требования, предъявляемые к ней; ст. 307 определяет виды договоров, фиксирующих обязательства одной стороны (физического или юридического лица) в пользу другой стороны; ст. 420-453 содержат общие положения о договоре - соглашении двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, включая положения о форме, особенностях заключения изменения и расторжения договора.

Наряду с Гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами. Закон Российской Федерации "О стандартизации" от 10 июня 1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты. Закон "О стандартизации" возложил на Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) формирование и реализацию государственной политики в области стандартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением обязательных требований государственных стандартов, участие в работах по международной (региональной) стандартизации, организацию профессиональной подготовки и переподготовки кадров в области стандартизации, установление правил применения международных (региональных) стандартов, правил, норм и рекомендаций по стандартизации на территории Российской Федерации, если иное не установлено международными договорами Российской Федерации. В развитие этого закона Правительством Российской Федерации 12 февраля 1994 г. принято постановление "Об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений, сертификации продукции и услуг", утвердившее положения о порядке создания и правилах пользования федеральным фондом государственных стандартов, общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации (ОКТЭИ), международных (региональных) стандартов и о порядке опубликования государственных стандартов и ОКТЭИ и ряд других постановлений и распоряжений.

Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Документирование информации - обязательное условие для ее включения в информационные ресурсы - осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации. Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений. Российская Федерация и субъекты Российской Федерации являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской федерации, полученных путем иных установленных законом способов. Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти. Документы и массивы документов, созданные за счет средств физических и юридических лиц, а также приобретенные ими на законных основаниях и полученные в порядке дарения или наследования, являются собственностью данных юридических и физических лиц. Субъекты, представляющие в обязательном порядке документированную информацию в органы государственной власти и организации, не утрачивают своих прав на эти документы и на использование информации, содержащейся в них. Документированная информация, представляемая в обязательном порядке в органы государственной власти и организации юридическими лицами независимо от их организационно-правовой формы и форм собственности, а также гражданами, Сформирует информационные ресурсы, находящиеся в совместном владении государства и субъектов, представляющих эту информацию. Информационные ресурсы, являющиеся собственностью государства, находятся в ведении органов государственной власти и организаций в соответствии с их компетенцией, подлежат учету и защите в составе государственного имущества. Информационные ресурсы могут быть товаром, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами, предусмотренными законодательством Российской Федерации, в том числе он имеет право:

-   назначать лицо, осуществляющее хозяйственное ведение информационными ресурсами, или оперативное управление ими;

-   устанавливать в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним;

-   определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении.

Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.

Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе Президента "Об основах государственной политики в сфере информатизации" от 20 января 1994 г., постановлениях Правительства "Об информационном обеспечении предпринимательства в Российской Федерации" от 1 декабря 1994 г., "Об улучшении информационного обеспечения населения Российской федерации" от 12 января 1996 г. и др.

Федеральный закон "Об участии в международном информационном обмене" от 4 июля 1996 г. № 85 - ФЗ направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, на защиту интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене. Закон определяет: объектом международного информационного обмена может быть документированная информация; информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного обмена, а его субъектами - Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и органы местного самоуправления, физические и юридические лица Российской Федерации, физические и юридические лица иностранных государств, лица без гражданства.

Закон устанавливает: право собственности, на информационные продукты и средства международного информационного обмена, ограничения при осуществлении международного информационного обмена (ограничения на вывоз), использование средств международного информационного обмена (защита конфиденциальной информации), пополнение государственных информационных ресурсов Российской Федерации путем международного информационного обмена, доступ к средствам международного информационного обмена и иностранным информационным продуктам и другие вопросы международного информационного обмена.

Закон Российской Федерации "О государственной тайне" от 21 июля 1993 г. № 5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской федерации. Закон устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны, перечень сведений, составляющих государственную тайну, порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носителей, распоряжение сведениями, составляющими государственную тайну, порядок ее защиты, контроль и надзор за обеспечением государственной тайны и другие вопросы.

Положения этого закона нашли развитие в Указе Президента Российской Федерации "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" от 30 ноября 1995 г., постановлении Правительства Российской Федерации "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну" от 5 декабря 1991 г., постановлении Пенсионного фонда России "Об утверждении перечня сведений, составляющих конфиденциальную информацию" от 30 августа 1996 г. и др.

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, принятые Верховным Советом Российской Федерации 7 июля 1993 г., направлены на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, Приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интересах граждан, общества и государства; определяют понятия основных терминов архивного дела (Архивный фонд Российской Федерации, архивный документ, архивный фонд, архив, архивное дело и др.), характеризуют состав Архивного фонда Российской Федерации в его государственной и негосударственной частях, устанавливают право собственности на архивы, порядок передачи этого права и его защиты, систему управления архивным дедом в Российской Федерации, порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; определяют ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах и принципы международного сотрудничества в области архивного дела.

В развитие Основ законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах приняты: Указ Президента Российской федерация от 17. парта 1994 г. "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации", постановление Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 3 марта 1993 г. "О порядке, ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве" и др. Законодательство Российской Федерации регулирует, и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением, например создание и использование современных автоматизированных и телекоммуникационных систем (закон Российской федерации "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных" от 23 сентября 1992 г. и другие указы и постановления), законы и иные правовые акты в области связи: федеральные законы "О связи" от 16 февраля 1995 г. и "О почтовой связи" от 9 августа 1995 г., Почтовые правила от 22 апреля 1992 г., принятые Советом глав администраций связи Регионального содружества в области связи, и другие правовые нормативные акты.

1.2. Сущность документационно-информационного обеспечения
организаций

Конечный результат управленческой деятельности зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений.

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции [6, с. 88]:

-   сбор и обработку документной информации;

-   подготовку решения;

-   принятие и документирование решения;

-   доведение решений до исполнителей; исполнение решения;

-   контроль исполнения;

-   сбор информации об исполнении;

-   передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;

-   хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

Если учесть, что в аппарате управления занято более 14 млн. человек, а ежегодный документооборот в стране составляет примерно 60 млрд. листов и продолжает расти, то несомненно, что эффективное нормативное регулирование этого процесса имеет большое значение. В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты, общесоюзные классификаторы и унифицированные системы документации. Эти и другие нормативы признаны стабилизировать документооборот в стране по всему технологическому циклу, создать оптимальную технологию ведения документного хозяйства каждой управленческой единицы.

Сегодня мало кто знает, что в России традиции ведения делопроизводства восходят к 1811 году, когда М. М. Сперанским были впервые сформулированы требования к работе с документами в государственных учреждениях. Появилось документоведение — наука, изучающая закономерности делопроизводства и как эти закономерности влияют на управление организациями и предприятиями в рамках документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятиями. Специалистов по документоведению готовят, например, в Российском Государственном Гуманитарном Университете (РГГУ) [10, с. 15].

Основные положения и задачи, стоящие перед документоведением, с тех пор не претерпели существенных изменений. Многие требования и правила ведения делопроизводства зафиксированы в ГОСТах РФ и ряде нормативных документов.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.

Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление оформление согласование и изготовление.

Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства.

Документооборот: движение документов в рамках ДОУ.

Организация работы с документами — обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.

Систематизация архивного хранения документов — определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих и других решений.

Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации.

Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием. Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

Основными задачами документационного обеспечения управления являются:

-   сокращение информационных потоков до оптимального минимума;

-   обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Таким образом, как мы видим, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ накопленный в России за последние 175 лет [22, с. 106].

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

-   руководство теряет целостную картину происходящего;

-   структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слажено осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

-   это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;

-   приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;

-   для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;

-   оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита государственного бюджета.

Осознав важность совершенствования документационного обеспечение управления, организации начинают делать массу ошибок, пытаясь его автоматизировать. Может быть основной является проблема выбора методов автоматизации. Наиболее распространенное решение состоит в автоматизации отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или «руководителя». Основным недостатком при таком подходе является отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур [18, с. 116].

Как уже отмечалось выше, одним из самых важных факторов успешного развития предприятий является качество его управления. Следствием качественного управления будет рост оборота, прибыли и благосостояния сотрудников.

Прикладные компоненты (экономика, структуры и подразделения, маркетинг, учет, финансы, взаимодействие подразделений) опираются на Документационное Обеспечение Управления (ДОУ), являющегося основной функцией делопроизводства.

Система автоматизации (а именно – Единая Система Автоматизации Делопроизводства) должна включать средства и правила создания документов, поддержки документооборота и ведения электронного архива документов, а также опираться на программно-технические платформы предприятия.

Все другие компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства для эффективного использования информации для достижения целей и решения задач, стоящих перед организацией.

С точки зрения комплексной автоматизации деятельности предприятий прикладные информационные системы должны опираться на программно—технические платформы и Единую Систему Управления Документами) для достижения целей обеспечения максимально качественного управления.

Таким образом перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существуют две серьезные задачи [17, с. 55]:

-   совершенствования всей работы по подготовке и обработке документной информации, путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ);

-   выбор правильной стратегии автоматизации.

Для решения первой задачи необходимо руководствоваться существующими нормативными документами, положениями ГОСТ и рекомендациями специалистов.

Для решения второй – рекомендуется обратить внимание на новейшие разработки крупных отечественных компаний, к примеру, Cognitive Technologies.

Основные вопросы в деятельности документационного обеспечения управления отражены в Типовой инструкции по делопроизводству в Российской Федерации, подготовленной и утвержденной Государственной архивной службой России (Росархивом) в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 24 июня 1992 года N 1118-р с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними [23, с. 87].

Типовая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Российской Федерации.

Документы органов государственного управления являются собственностью государства, и вопросы работы с ними регулируются законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации, Совета Министров - Правительства Российской Федерации; нормативно-методическими документами Государственной архивной службы России, положениями о министерствах и ведомствах.

В соответствии с Типовой инструкцией, документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях государственных учреждений единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на службу Документационного обеспечения управления. Под документационным обеспечением управления понимается создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций [16, с. 89].

Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю соответствующего органа государственного управления, организации, предприятия.

В состав службы ДОУ, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат руководителя), секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро, инспекция при руководителе, канцелярия, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе типового Примерного положения.

Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей.

Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются [20, с. 137].

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, распоряжениями вице-президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Совета Министров - Правительства Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим образованием или средним специальным образованием со стажем работы по делопроизводству не менее трех лет.

Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи [19, с. 75]:

-   совершенствование форм и методов работы с документами;

-   обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

-   сокращение документооборота, унификация форм документов;

-   разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения;

-   участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

-   разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов, внесение в них изменений;

-   осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

-   организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

-   контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

-   организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

-   разработка номенклатуры дел органа госуправления, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

-   организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

-   организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

-   разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями учреждения) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

-   осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями учреждения дел, подлежащих сдаче в архив;

-   организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации;

-   повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции;

-   организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

Служба ДОУ имеет право:

-   осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организациях отрасли;

-   контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в учреждении;

-   запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы;

-   проводить проверки организации документального обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

-   привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

-   возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

-   совместно с ВЦ определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;

-   подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

-   разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;

-   вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

-   участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

-   вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

Служба ДОУ несет ответственность за:

-   обеспечение установленного порядка работы с документами в учреждении;

-   выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников;

-   взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями

Служба ДОУ взаимодействует:

-   со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления;

-   с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

-   со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;

-   со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы ДОУ;

-   с вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.

Процесс документообразования в управлении традиционно состоит из операции сбора исходной информации, изготовления документа (подготовки текстовых и (или) цифровых данных и печатания их на бланке), придания документу юридической силы. Эти операции могут выполняться как вручную, так и с помощью средств вычислительной техники (ВТ).

Внедрению современной электронной вычислительной техники в управлении предшествовала механизация вычислительных работ на базе клавишных и счетно-перфорационных вычислительных машин.

Электронная техника обладает по сравнению с механизированными клавишными и счетно-перфорационными машинами более значительными вычислительными возможностями. Это позволило в свое время перейти к комплексной автоматизации управленческих функций. С появлением ЭВМ стало возможным создание автоматизированных информационных систем и систем управления, автоматизированных рабочих мест, других систем автоматизированной обработки документов [13, с. 209].

Широкое распространение в документообороте предприятий и организаций получают документы, ориентированные на обработку средствами вычислительной техники и создаваемые средствами ВТ на бумажном и машинном носителях. Рационализация формы и содержания документов на бумажном носителях с последующим их вводом в базу данных ЭВМ, фиксацией на машинный носитель или отображением на экране видеотерминала осуществляется в процессе унификации.

Унификация документов направлена на их сокращение и приведение к единообразию(имеется в виду единообразное размещение показателей на формах, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах). Сокращение достигается путем исключения документов, не имеющих существенного значения, и дублируемых показателей.

Унификация форм документов осуществляется на основе единой графической модели их построения - формуляра-образца.

С 1987 г. введен ГОСТ 6.10.5-87, который может рассматриваться как основа для проектирования формуляров-образцов на единых методологических принципах.

Унификация формы и содержания документов проводится с первых лет образования Советского государства с целью совершенствования процессов управления и технологии их выполнения управленческим аппаратом. Как общегосударственная проблема унификации документов осуществляется с 1971 г. Во исполнение специального постановления правительства с этого времени стали разрабатываться унифицированные системы документации (УСД), внедрение которых наряду с общесоюзными классификаторами ТЭИ должно способствовать стандартизации информационного обеспечения процессов управления народным хозяйством.

1.3. Государственные стандарты на документацию

Стандартизация в соответствии с законом Российской Федерации "О стандартизации", принятым 10 июня 1993 г. - это деятельность по установлению, норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

-   безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

-   технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

-   качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;

-   экономии всех видов ресурсов;

-   безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

-   обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

-   государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ), применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты; правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

-   стандарты отраслей; стандарты предприятий; стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом "О стандартизации" государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России; они вводятся в действие после их государственной регистрации. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных, стандартов. Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов, о построении, изложений и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов и др., например ГОСТ 1.РО-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные положения. Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.).

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. В настоящее время действует восемь УСД:

-   унифицированная система организационно-распорядительной документации;

-   унифицированная система банковской документации;

-   унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

-   унифицированная система отчетно-статистической документации;

-   унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

-   унифицированная система документации по труду;

-   унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

-   унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

Важными средствами информационного обеспечения, прежде его в таких областях, как экономика, статистика, банковское дело, воженное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической и, социальной информации, также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на: общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения давления - ГСДОУ.

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, ана-1 информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документация органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления. Раздел "Документирование управленческой деятельности" содержит положения, определяющие состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов, оформления реквизитов управленческих документов, включая машиночитаемые документы и машинограммы, а общие требования к составлению текстов документов. Раздел "Организация работы с документами" устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, юля исполнения документов и подготовки документов к передаче ведомственный архив на хранение.

Основные положения ГСДОУ внедряются в практику документационного влечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления), методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и формы управленческих документов и др. Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, разработанной в 1993 г.

2. ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ

2.1. Краткая характеристика деятельности организации

Дата создания ОАО «Межбанковская региональная страховая компания» - 11 февраля 1992 г.

Лицензия Минфина: № 1962 В от 01.07.1999 г. на осуществление более 80-ти видов обязательного и добровольного страхования.

Уставной капитал: 180 млн. руб.

Региональная сеть: 87 филиалов, более 200 отделений во всех основных административных центрах России.

Среди крупных клиентов, уже не один год доверяющих ОАО «Межбанковская региональная страховая компания» защиту своих имущественных интересов и страхование сотрудников, такие организации, как Министерство обороны РФ, государственная налоговая служба РФ, Служба внешней разведки РФ и еще 15 министерств и ведомств. Нашими клиентами являются Сбербанк России, КАМАЗ, ЛогоВАЗ, Общественное Российское Телевидение и другие известные организации.

За десять лет успешной работы на страховом рынке компания превратилась в одну из крупнейших страховых компаний. Компания настойчиво проводила мероприятия по укреплению своего финансового состояния, увеличив уставный капитал до 180 млн. рублей.

ОАО «Межбанковская региональная страховая компания» совершенствует классические виды страхования и предлагает современные страховые продукты, необходимость в которых диктуется рынком и запросами страхователей. Неоднократно компания входила в десятку крупнейших страховых компаний России по уровню поступлений и выплат, а в 2002 году и по величине активов.

Главной целью стратегии ОАО «Межбанковская региональная страховая компания» является создание надежной страховой компании, предоставляющей своим клиентам максимально широкий спектр страховых услуг, создание эффективной системы страховой защиты имущественных интересов граждан и юридических лиц на условиях здоровой конкуренции с другими страховщиками Российской Федерации с использованием денежного потенциала компании как источника инвестиционных ресурсов внутри региона, в том числе и для различных инвестиционных программ.

Основной принцип работы компании с клиентами - открытость в общении, индивидуальный подход, изучение их возможностей и потребностей в страховой защите, применение экономически обоснованных, гибких тарифов, а цель - обеспечение реальной и, безусловно, полной страховой защиты в любых самых рискованных и критических ситуациях.

Самая лучшая рекомендация любой страховой компании - это круг её постоянных клиентов, а он в ОАО «Межбанковская региональная страховая компания» очень широк как среди юридических, так и физических лиц. Услугами компании пользуются и солидные клиенты, тщательно подбирающие своих партнеров и заботящиеся о надежности своего бизнеса и рядовые граждане. Компания является уполномоченной компанией по работе с территориальными отделениями СБ РФ, что стало возможным после тщательного финансового анализа деятельности компании со стороны финансового управления Сбербанка России (г.Москва).

За время своего существования, даже в самые трудные времена, компания ни разу не нарушила своих обязательств по страховым выплатам и не имела обоснованных претензий со стороны своих клиентов.

ОАО «Межбанковская региональная страховая компания» имеет устойчивую репутацию надежного делового партнера, что обеспечено высокой платежеспособностью и устойчивым финансовым положением, а также глубоким знанием страхового дела. За основу ведения страховой деятельности здесь приняты принципы цивилизованного честного бизнеса.

У руководства компании стоят заинтересованные, неравнодушные, знающие специфику страхового бизнеса, люди, объединяющие и направляющие сложившийся стабильный работоспособный и высокопрофессиональный коллектив.

В платежеспособности и надежности компании клиенты могут быть уверены. С 1996 года активы компании увеличились в два раза. Доля собственного капитала в них составляет 45%, страховых резервов - 50%. Росту активов способствовали и прибыльная работа компании, несмотря на проблемы, характерные для экономики страны в целом, и увеличение уставного капитала с оплатой его денежными средствами, и увеличение объема собираемой страховой премии (страховых взносов), как по чисто рисковым видам страхования, так и по страхованию жизни.

Представим в виде графиков динамику основных показателей деятельности компании:

Рис. 1. Динамика страховых             Рис. 2. Количество заключенных

резервов, руб.                                    договоров по личному страхованию

Рис.3. Количество заключенных      Рис.4. Количество заключенных

договоров по имущественному        договоров по имущественному

страхованию страхованию               (2003 год)

Регулярные обязательные аудиторские, а также налоговые проверки дают положительные результаты и подтверждают законность и эффективность деятельности компании.

Аккумуляция средств страхового фонда достигается прежде всего за счет роста числа страхователей и застрахованных объектов.

Приоритетное направление - добровольное страхование жизни.

С 1996 г. реализуется уникальная на российском рынке программа страхования “Линия жизни” (лицензия № 4125 от 30.01.1996 г.)

ОСНОВНЫЕ БЛОКИ ПРОГРАММЫ:

Забота о семье - страхование на срок - страхование семейного дохода - пожизненное страхование	Моя пенсия -свободное накопление -личная пенсионная схема -пенсия жены
Мой ребенок - свадебное страхование -страхование временной ренты (на образование)	Мои сбережения -сберегательный план с немедленной защитой (смешенное страхование).

Участникам накопительных схем по “Линии жизни” гарантирован твердый доход в размере 5% в валюте, вместе с тем начисляется дополнительный доход (в настоящее время -3%), поскольку Договор предусматривает участие в прибыли.

При получении кредита, покупке вещей в рассрочку и т.д., в мировой практике общепринято страховать заемщика (покупателя) на случай смерти. Такое страхование защищает финансовые интересы семьи заемщика, так как в случае его смерти в период погашения кредита, погашение остатка ссуды производится страховой компанией.

Размер и порядок уплаты взноса при покупке полиса заемщиками кредитов зависят от условий кредита, в особенности от порядка его погашения.

Преимущества программы:

-   удобная форма оплаты через ближайшее отделение Сбербанка РФ;

-   доход в валюте не облагается налогом;

-   индивидуальный подход к клиенту.

В настоящее время компании, входящие в состав ОАО «Межбанковская региональная страховая компания», представляют широкий комплекс услуг всем юридическим и физическим лицам. Сегодня 14 федеральных министерств и ведомств, Сбербанк России, Ленинградская АЭС, ГП “Космическая связь”, Российский ядерный центр, НИИ экспериментальной физики, ОРТ, ГТК “Россия” а также десятки тысяч предприятий и организаций, миллионы граждан являются клиентами Группы.

По данным независимых экспертов ОАО «Межбанковская региональная страховая компания» занимает восьмое место среди российских страховщиков по страхованию имущества юридических лиц. В том числе: по страхованию различных видов ответственности юридических лиц – пятое место.

Выплаты ОАО «Межбанковская региональная страховая компания» в 2003 г. превысили 759 млн. рублей.

Правление ОАО «Межбанковская региональная страховая компания» находится в г. Москве, а филиалы успешно действуют во всех областных центрах России. ОАО «Межбанковская региональная страховая компания» имеет прямые договоры страхования с 14-ю министерствами и ведомствами, включая Министерство обороны, ФСК, Налоговую полицию, Службу безопасности Президента России и другие государственные структуры.

Ижевский филиал, являясь важным звеном ОАО «Межбанковская региональная страховая компания», осуществляет активную страховую деятельность. В число клиентов филиала входят, кроме подразделений силовых структур, также крупные предприятия и организации Удмуртской Республики.

Ижевский филиал ОАО «Межбанковская региональная страховая компания» также успешно работает с физическими лицами, осуществляет страхование жизни от несчастных случаев и болезней, имущества граждан и т.д.

Солидный акционерный капитал, мощные страховые резервы и фонды гарантируют обоснованное спокойствие клиентам компании.

2.2. Роль страховых компаний в финансовой системе

В современных условиях страховые организации занимаются не только страховой деятельностью, но и инвестиционно-финансовой, используя для этого временно свободные средства из страховых резервов и других накоплений.

Вследствие этого денежный оборот страховой организации более сложен, чем у других коммерческих структур.

 

Рис.1. Схема деятельности страховой компании

Денежный оборот страховой организации включает два денежных потока, относительно самостоятельных друг от друга:

1. страховые выплаты - оборот средств, обеспечивающих страховую защиту страхователей; При этом,

-   на первом этапе формируются страховые резервы и фонды страховщиков

-   на втором - часть свободных средств на данный период времени инвестируется в не страховые рентабельные проекты и финансовые организации - в банки (депозитные вклады) и ценные бумаги (акции, векселя, облигации и др.) с целью получения дополнительной прибыли (дивидендов).

2. средства, предназначенные для функционирования страховой организации.

Основной доход страховых организаций образуется за счет страховых платежей (взносов страхователей). Помимо основных статей получения доходов от страховых платежей, инвестиционных и банковских вложений страховая организация может иметь доходы от спонсорства, менеджмента (по рисковым операциям), за счет консультаций, обучения кадров и др.

Страховые резервы по личному, имущественному страхованию и страхованию ответственности образуются из полученных страховых взносов и предназначаются для обеспечения выполнения принятых страховщиком страховых обязательств в виде страховых выплат при наступлении страховых случаев.

Страховщики вправе также инвестировать или иным образом размещать страховые резервы. Например, выдавать ссуды страхователям, заключившим договоры личного страхования, в пределах страховых сумм по этим договорам.

Денежный оборот, непосредственно связанный с оказанием страховой защиты, определяется случайными рисковыми наступлениями страховых случаев и неопределенностью величины нанесенного ущерба. В силу этого в основе исчисления денежного страхового оборота лежит вероятностно-статистический метод расчетов, позволяющий определить долю участия каждого страхователя в создании финансов страховщика, себестоимость и стоимость страховой услуги, т. е. установить размеры тарифных ставок.

Форма, по которой исчисляются расходы на проведение данного страхования, называется страховой (актуарной) калькуляцией, с помощью которой можно определить страховые платежи по договорам, а также установить суммы расходов на ведение дела в страховой организации.

Чем выше вероятность того, что созданные страховщиком денежные фонды окажутся достаточными для соблюдения эквивалентности взаимоотношений страховщика и страхователя, тем выше финансовая устойчивость страховщика.

Деятельность страховой организации в условиях рынка предполагает не только возмещение страховых ущербов и своих издержек на ведение дела, но и получение прибыли. В страховании термин «прибыль» применяется условно, так как страховые организации не создают национального дохода, а лишь участвуют в его перераспределении.

Под прибылью от страховых операций понимается такой положительный финансовый результат страховой деятельности, при котором достигается превышение доходов над расходами по обеспечению страховой защиты страхователей. Основным источником получения прибыли для страховой организации большинства цивилизованных стран является не сбор страховых платежей, а инвестиционная деятельность, которая проводится путем вложения части временно свободных средств резервного страхового фонда в прибыльные научно-технические проекты, коммерческие сделки, ценные бумаги, государственные краткосрочные облигации, на депозиты и др.

Средства от инвестиционной деятельности направляются, как правило, на финансирование страховых операций, на дотации убыточным видам страхования, разработку новых видов страхования (экология и т. д.), подготовку кадров и др.

В отличие от оборота средств по оказанию страховой защиты, оборот средств, связанных с организацией страхового дела и развитием страховой организации, регулируется действующим законодательством, уставом страховой организации и другими факторами.

Особенности раскладки возможного ущерба в рисковом (как правило, краткосрочном) и накопительном (сберегательном или долгосрочном) страховании породили два типа страховых фондов:

1. страховые резервные фонды по рисковым видам страхования;

2. страховые резервные фонды по накопительным видам страхования (страхование на дожитие, пенсии и др.).

В тех видах страхования, где ущерб может достигать катастрофических размеров (стихийные бедствия, космические, морские и авиакатастрофы, смерть (гибель) туристов и путешественников), могут также формироваться резервные фонды перестраховочного характера.

Поскольку страховые организации являются хозяйствующими субъектами и находятся на хозрасчете, самофинансировании и самоокупаемости, то они формируют, помимо специфических страховых резервов, и другие фонды, необходимые им для обеспечения хозяйственной деятельности. В ст. 26 (п. 2) Закона «О страховании» сказано, что «из доходов, остающихся после уплаты налогов и поступающих в распоряжение страховщиков, они могут образовывать резервы и фонды, необходимые для обеспечения их деятельности». Например, создавать резервы и фонды для финансирования мероприятий по предупреждению несчастных случаев, транспортных аварий, утраты или повреждения застрахованного имущества. Так, акционерные страховые общества (АСО), являющиеся владельцами уставного капитала (имущество, переданное обществу учредителями, включая доходы от реализации акций), должны создавать помимо страховых резервов и другие фонды в размере не ниже 15% от уставного капитала путем ежегодных отчислений в размере не ниже 5% от чистой прибыли.

Резервы и фонды образуются путем ежеквартальных отчислений от страховых платежей, поступивших по договорам страхования и перестрахования в течение данного квартала.

Размещение страховых резервов производится в соответствии с Правилами размещения страховых резервов, утвержденным приказом МФ РФ от 22.09.99 г. № 16н.

Под размещением страховых резервов понимаются активы, принимаемые в покрытие (обеспечение) страховых резервов. Активы, принимаемые в покрытие страховых резервов, должны удовлетворять условиям диверсификации, возвратности, прибыльности и ликвидности. Диверсификация – наличие широкого круга объектов инвестиций средств с целью уменьшения возможного инвестиционного риска. Возвратность – обязательная возможность возврата инвестированных средств в полном объеме. Прибыльность – обязательное получение дохода от инвестированных средств. Ликвидность – возможность быстрой реализации инвестированных активов при сохранении их номинальной стоимости в случае необходимости выполнения взятых обязательств по страховым выплатам.

Соответствие деятельности страховщика принципам диверсификации, возвратности, прибыльности и ликвидности, определяется выполнением структурных соотношений, указанных в таблице 1.

Таблица 1

Структурные соотношения активов и резервов

№	Активы, предоставляемые в покрытие страховых резервов	Не более
1	2	3
1	Стоимость государственных ценных бумаг субъектов РФ (А1) и муниципальных ценных бумаг (А2), т.е. А1 + А2	30% от суммарной величины страховых резервов
2	Стоимость банковских вкладов (депозитов), в т.ч. удостоверенных депозитными сертификатами (А3) и векселей банков (А4), т.е. А3 + А4	40% от суммарной величины страховых резервов
3	Стоимость акций (А5), облигаций (А6), т.е. А5 + А6	30% от суммарной величины страховых резервов
4	Дебиторская задолженность страхователей, перестраховщиков, перестрахователей, страховщиков и страховых посредников	10% от суммарной величины страховых резервов
5	Депо премий по рискам, принятым в перестрахование	10% от суммарной величины страховых резервов
6	Суммарная стоимость инвестиционных паев паевых инвестиционных фондов (А7) и сертификатов долевого участия в общих фондах банковского управления (А8), т.е. А7 + А8	5% от суммарной величины страховых резервов

Продолжение таблицы 1

1	2	3
7	Суммарная стоимость долей в уставном капитале ООО и вкладов в складочный капитал товариществ на вере (А9) и стоимость ценных бумаг (за исключением инвестиционных паев паевых инвестиционных фондов и сертификатов долевого участия в общих фондах банковского управления), не включенных в котировальный лист ни одним организатором торговли на рынке ценных бумаг (А10), т.е. А9 + А10	10% от суммарной величины страховых резервов
8	Суммарная стоимость жилищных сертификатов	5% от суммарной величины страховых резервов
9	Стоимость недвижимого имущества	20% от величины страховых резервов по видам страхования и 10% от величины страховых резервов по видам страхования иным, чем страхование жизни
10	10% от суммарной величины страховых резервов
11	Суммарная стоимость государственных ценных бумаг одного субъекта РФ	15% от суммарной величины страховых резервов
12	Суммарная стоимость муниципальных ценных бумаг одного органа местного самоуправления	10% от суммарной величины страховых резервов
13	Суммарная стоимость ценных бумаг, прав собственности на долю в уставном капитале средств на банковских вкладах (депозитах), в т.ч. удостоверенных депозитными сертификатами, а также в общих фондах банковского управления одного банка	15% от суммарной величины страховых резервов
14	Максимальная стоимость одного объекта недвижимости	10% от суммарной величины страховых резервов
15	Максимальная величина доли одного перестраховщика	15% от суммарной величины страховых резервов

Активы, принимаемые в покрытие страховых резервов, но не указанных в структурных соотношениях, принимаются в покрытие страховых резервов без ограничений на суммарную стоимость. Общая стоимость активов, принимаемых в покрытие страховых резервов, должна быть не менее суммарной величины страховых резервов. При расчете соотношений под стоимостью активов понимается их балансовая стоимость.

Контроль за соблюдением страховщиками правил размещения страховых резервов осуществляет МФ РФ. Неисполнение страховщиками требований данных правил является основанием для применения к страховщикам санкций в соответствии с положением о порядке дачи предписания, ограничения, приостановления и отзыва лицензии на осуществление страховой деятельности, утвержденным приказом Росстрахнадзора от 12.06.95 г. № 02-02/17.

Страховые резервы, образуемые страховщиками, не подлежат изъятию в федеральные и иные бюджеты.

2.3. Персонал и оплата труда

В ОАО «Межбанковская региональная страховая компания» принята линейно-штабная структура, представляющая собой попыт­ку соединить достоинства однолинейной и многолинейной струк­тур и одновременно преодолеть их недостатки. Она пред­полагает создание инстанций двух видов: линейных инс­танций, обладающих правом отдачи распоряжений, и спе­циализированных штабов, которые могут лишь принимать распоряжения от вышестоящих линейных инстанций, но са­ми правом их отдачи не обладают. Таким образом, эти штабы существенно отличаются от штабов в многолинейной структуре управления: здесь они выступают только как консультативный орган, оказывающий помощь линейным инстанциям в подготовке принятия решений. Примерами штабов такого рода могут быть отдел кадров, юридичес­кий отдел, отдел маркетинга и другие.

Главное назначение органов управления - обеспечить эффективное руководство коммерческой деятельностью страховой компании с целью реализации ее основных функций.

Определение структуры управления страховой компанией предусмат­ривает выделение органов управления, утверждение их полномочий, ответственности и взаимосвязи при осущест­влении основных страховых операций. Общие подходы к структуре управления страховой компанией определяются действующим законодательством. Вместе с тем многие вопросы струк­туры управления компания вправе решать самостоятельно.

Когда говорят о хорошей страховой компании, то имеют в виду прежде всего компанию, обладающую высококвалифицированными кадрами. И это не случайно. В современную страховую компанию клиенты приходят не только для того, чтобы получить ту или иную страховую услугу, но и для того, чтобы восполь­зоваться советом, как правильно организовать страхование. А для этого должна быть сформирована сильная команда, способная поддерживать его высокий профессиональный авторитет.

Структурная схема управления ОАО «Межбанковская региональная страховая компания» приведена в приложении 1.

Данные, характеризующие работников страховой компании, приведены в таблицах 1 – 3.

Таблица 1

Образование работников

Образование	Количество человек
Неполное среднее	-
Среднее общее	12
Среднее специальное	6
Неполное высшее	10
Высшее	36

Таблица 2

Возраст работников

Возраст	Количество человек
До 20 лет	6
От 20 до 30 лет	20
От 30 до 40 лет	18
От 40 до 50 лет	16
Свыше 50 лет	4

Таблица 3

Стаж работы работников

Стаж работы	Количество человек
До 3 лет	6
От 3 до 5 лет	4
От 5 до 10 лет	16
От 10 до 20 лет	18
Свыше 20 лет	20

В настоящее время трудовые отношения работников и работодателей регулируются Трудовым кодексом РФ и жестко не регламентируются. Предприятиям предоставлены большие права в выборе форм и условий оплаты труда, установлении режима работы и т.д. Однако государством установлен механизм социальной защиты работников. Законодательно регламентируются минимальный размер оплаты труда, минимальная продолжительность отпуска, максимальная продолжительность рабочего дня. Данные положения распространяются на предприятия всех организационно-правовых форм собственности.

Внутри ОАО «Межбанковская региональная страховая компания» трудовые отношения между работником и предприятием как и на большинстве предприятий строятся на основе трудовых договоров (контрактов) и договоров подряда. Первые регулируются Трудовым кодексом, вторые Гражданским Кодексом РФ. До начала 1998 года около 15 % работников работала по договорам подряда, в настоящее время их численность сократилась до 5%, что явилось следствием политики предприятия по уменьшению привлечения работников по договорам подряда. Договор подряда облегчает для предприятия взаимоотношения с работником. Например, в случае увольнения работника могут возникнуть определенные трудности со стороны работодателя в случае “неподатливости” сотрудника. Кроме того, предприятие использующее активно форму работы с договорами подряда, сталкивается с такими проблемами, как увеличение документооборота, расходов по учету договоров.

Учетом личного состава работников занимается отдел кадров компании. Первичными документами по учету численности персонала и его движения являются приказы о приеме на работу, увольнении или переводе на другую работу, о предоставлении отпусков. Учет использованного времени ведется в табелях учета использования рабочего времени, открываемых ежемесячно по каждому структурному подразделению. На основании табеля производится оплата труда работников с повременной оплатой труда.

Служащие работают по стандартному графику – 8 часов в неделю с двумя выходными. Предусмотрен перерыв на отдых в середине рабочего дня. В ОАО «Межбанковская региональная страховая компания» не практикуется выплачивать доплаты служащим за переработку согласно действующего законодательства. Ненормированный рабочий день для них компенсируется значительными размерами премиальных.

На предприятии действует повременно-премиальная система оплаты труда. Для всех работников установлены вилки окладов. В рамках вилки оплата труда работника может меняться ежемесячно. Изменение размера оплаты труда в рамках вилки прерогатива – руководителя подразделения, службы, отдела, изменение самой вилки – высшего руководства. Тем самым руководители подразделений получают действенный рычаг регулировать оплату труда своих подчиненных в зависимости от отношения его к работе и вклада в деятельность отдельного подразделения без прохождения долгой процедуры изменения штатного расписания. Соотношение максимального предела к минимальному – 1,2 – 1,5, т.е. оплата труда может быть снижена (увеличена) от 20 до 50 % к базовому размеру. В зависимости от результатов деятельности страховой компании, конкретного подразделения – по выполнению плановых показателей, норм, нормативов, соблюдении смет расходов – выплачивается премия. Премиальные выплаты составляют до 150 % к окладу у работников администрации и до 60 % у других категорий работников.

За последние два года в структуре выплат заметно изменилась соотношение премии и оплаты согласно штатного расписания в пользу первой. Все это явилось следствием целенаправленных действий по развитию системы материального стимулирования.

Для работников ОАО «Межбанковская региональная страховая компания» действует временное положение о премировании, согласно которому коллективу при выполнении плановых показателей (основными из которых являются прибыль и объем страховых сделок) ежемесячно выплачивается премиальный фонд в размере от 0 до 50 % к имеющемуся фонду оплаты труда по штатному расписанию. Конкретный размер зависит от степени выполнения плановых показателей, отсутствии нареканий в работе, выполнение требований администрации и внутренних нормативных документов.

Внутри коллектива премиальный фонд распределяется директором компании. У данной системы оплаты труда есть ряд недостатков стимулирующая функция выполняется не полностью, так как нет четкой взаимосвязи между полученными результатами и размером вознаграждения. Наступает такой предел, когда независимо от полученного объема продаж дополнительное вознаграждение не выплачивается. Кроме того, сама шкала начисления премии узка и различия в оплате успешно сработавших коллективов и не очень хорошо выполнивших плановые показатели мала.

Определение размера выплат в сильной степени зависело от решений высшего руководства. Происходили ситуации, когда при не удачной работе всей компании коллективы подразделений уравнивались в выплатах премии.

Для устранения перечисленных упущений необходимо создание сдельных систем оплаты труда. Отдельные подразделения ОАО «Межбанковская региональная страховая компания» уже около года работают на сдельной системе оплаты труда, где размер оплаты привязан к объему продаж и полученному доходу с учетом срока оборачиваемости оборотных средств и понесенных расходов. Данная система несмотря на ряд недоработок, касающихся прежде всего тарифа оплаты, доказала свою эффективность.

В настоящий момент ведется работа по внедрению сдельных форм оплаты труда для всех работников предприятия. Оплата труда будет напрямую увязана с объемом страховых сделок и будет составлять определенный процент от него или прогрессивную шкалу расценок. Работники будут заинтересованы в максимально возможном объеме. Вместе с тем у них будут определенные ограничения в ресурсном обеспечении: лимитирование расходов, централизованная ценовая политика, корректирование ФОТ с учетом получаемой прибыли. В рамках коллектива вознаграждение будет распределяться по аккордному принципу в зависимости от вклада работника (коэффициента трудового участия) и отработанного времени. Аккордная система ограничивает раздувание штатов, она позволяет избежать уравниловки при распределении денежных средств между подразделениями и отдельными работниками. Для ухода от возможного субъективизма при определении премии конкретным работникам закладываются четкие нормы, регламентирующие порядок поощрения и наказания человека.

Работники ОАО «Межбанковская региональная страховая компания» имеют достаточно комфортные условия труда. Обеспеченность офисными площадями составляет в расчете на одного человека – 6-8 кв.м. Техническая оснащенность выше, чем у аналогичных предприятий. В среднем 1 компьютер приходится на 1,2 специалиста, на 2-х служащих.

2.4. Организация документационно-информационного обеспечения в ОАО «МРСК»

Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно в ОАО «МРСК» выполняется самостоятельной организационно-обособленной службой – структурным подразделением – общим отделом.

Общий отдел ОАО «МРСК» является самостоятельным структурным подразделением, возглавляется руководителем, который, в свою очередь, подчиняется непосредственно директору компании.

Основными задачами общего отдела является постановка и ведение информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований.

На общий отдел возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационного обеспечения управления) в компании, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и заканчивая сдачей в архив (или уничтожением).

В ОАО «МРСК» установлена смешанная форма делопроизводственного обслуживания, т.к. часть операций ведется централизованно, а часть – в структурных подразделениях. Прием, отправка, первичная обработка документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, машинописные и копировально-множительные работы проводятся централизованно, а текущее хранение документов, их подготовка к сдаче в архив – в структурных подразделениях. Но регистрация внутренних документов также проводится в тех отделах, где они создаются. Например, бухгалтерских документов – в бухгалтерии, приказов по личному составу – в службе кадров, договоров – в отделе учета и отчетности, в юридическом отделе.

Общий отдел компании возглавляет руководитель отдела, в подчинении которого находятся: секретарь-диспетчер, секретарь-референт (подчиняется директору компании, но входит в штат отдела), специалист отдела кадров.

Для рациональной организации делопроизводства в компании разработаны организационно-правовые документы: положение об общем отделе ОАО «МРСК» и должностные инструкции на каждого работника отдела, занимающегося делопроизводственным обслуживанием, инструкция по делопроизводству ОАО «МРСК». Организационно-правовые документы содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус структурного подразделения, его компетенцию, структуру, должностной состав, функциональное содержание деятельности работников подразделения, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Положения, содержащиеся в организационно-правовых документах, обязательны для исполнения. Эти документы утверждены директором компании.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения.

Положение об общем отделе имеет установленную структуру текста:

-   общие  положения;

-   цели и задачи;

-   функции;

-   права и обязанности;

-   руководство;

-   взаимоотношения (служебные связи);

-   организация работы.

Процесс управления компании базируется на операциях, имеющих в своей основе организационно-административный, аналитико-конструктивный и информационно-технический характер.

Организационно-административная деятельность ОАО «МРСК» предполагает коммуникационные, распорядительные, координационные и контрольно-оценочные действия, свойственные для труда директора компании.

Аналитико-конструктивная деятельность лежит в основе процесса подготовки и принятия решений и составляет содержание труда специалистов, которые готовят проекты документов.

Информационно-техническую деятельность составляют оформление документов, их учет, хранение, выдача пользователям.

Каждой из основных функций организации ОАО «МРСК» ведет ответственное лицо, можно выделить несколько уровней управления:

-   директор;

-   лица, ответственные за определенную функцию (заместители);

-   руководители отделов;

-   директора представительств и филиалов;

-   специалисты.

Все основные решения принимает директор ОАО «МРСК», но ответственные за определенные функции лица наделены определенными полномочиями. В результате растет объем работ, связанных с созданием, обработкой и копированием документов, при сложившемся положении директор уже не имеет возможности непосредственно получать необходимую для принятия эффективных решений информацию. Следствием является необходимость в постоянном обмене информацией между директором и административными уровнями управления, информирование осуществляется подчиненными ему сотрудниками при помощи многочисленных документов, происходит быстрое увеличение числа людей, составляющих, передающих и читающих документы.

3. Совершенствование процессов документооборота в ОАО «Межбанковская региональная страховая компания»

3.1. Методы управления документооборотом в организации

Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и т.д.). Рассмотрим основные виды документов, атрибутику документов, потоки документов и работы, используемые в работе данных подразделений. Кроме центрального документооборота крупного предприятия, существуют специализированные документооборот (в подразделениях предприятия, в отделах специализированного делопроизводства и т.д.) [17, с. 139].

Рассмотрим основные принципы организации устойчивого и управляемого документооборота для ОАО «Межбанковская региональная страховая компания». Все они изложены в литературе и известны практически любому руководящему работнику, но, как показывает практика, они достаточно часто нарушаются.

Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы не учтенные в канцелярии теряются чаше всего.

В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию (желательно в режиме on-line связи с канцелярией). Можно рассматривать, что такие удаленные пункты регистрации документов являются подразделениями канцелярии.

Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборот не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.

Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе ОАО «Межбанковская региональная страховая компания» с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе ОАО «Межбанковская региональная страховая компания», достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего на всего 3 вида:

•Входящие. Это документы, которые поступили на ОАО «Межбанковская региональная страховая компания» от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

•Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом ОАО «Межбанковская региональная страховая компания» на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: “Прошу дать справку по вопросу … в срок до …”).

•Внутренние. Данные документы используются для организации работы ОАО «Межбанковская региональная страховая компания». Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, циркулярные указания и т.д. Обычно под типом документа на ОАО «Межбанковская региональная страховая компания» понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные - жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней полной системе делопроизводство оно безусловно необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов - входящие, внутренние и исходящие.

Прежде всего все документы, проходящие через общий отдел обладают уникальным регистрационным номером (возможно свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов документов). Мало того, любая бумага не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.

Атрибуты документов у каждого партнера весьма разнообразны. В то же время можно выделить общую часть атрибутов, которые встречаются практически во всех организациях. Причем эти общие атрибута несколько различны у всех типов канцелярских документов.

Основным атрибутами канцелярского документа являются:

1. Регистрационный номер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера может быть различна для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.

2. Источник документа (контрагент). Указывает откуда получен документ. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия.

3. Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника ОАО «Межбанковская региональная страховая компания», которому поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при сменен кадрового состава предприятия).

4. Код документа по номенклатуре дел ОАО «Межбанковская региональная страховая компания». Данный атрибут относит документ к тому или иному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производственной деятельности. Номенклатура дел - это формальный список дел предприятия, который утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год). Ранее данная номенклатура являлась достаточно статичной, в современных условиях номенклатура дел является высоко динамичным документом, который может обновляться 1-4 раза в год.

Далее в документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа.

Входящие документы имеют кроме базовых атрибутов еще:

•Контрольный срок исполнения. Данный атрибут берется или непосредственно из входного документа (где он может быть указан) или из типа входного документа, которая определяет сроки ответа на те или иные входные документы (например, заявление граждан о предоставлении гражданства РФ должны быть рассмотрены в течении 6 месяцев со дня подачи заявления в консульский отдел).

•Контролирующее лицо. Обычно это одно из первых лиц предприятия, которое назначает конкретного исполнителя документа и ставить резолюцию “Об исполнении доложить” Данный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщения о прохождении документа соответствующему субъекту.

•Внутренние документы помимо стандартных атрибутов могут обладать еще следующими:

•Список подразделений предприятия для ознакомления.

•Контрольный срок ознакомления или исполнения.

•Список исполнителей документа.

•Исходящие документы имеют следующие дополнительные атрибуты:

•Документ-основание. Этот атрибут есть всегда, т.к. исходящий документ всегда порождается на основе или входящего или внутреннего.

•Список рассылки.

•Контрольный срок ответа. Данный атрибут встречается редко и не во всех организациях.

В конкретных организациях данные атрибуты могут носить различные наименования или добавляться дополнительными атрибутами, часто большим количеством. Но перечисленные выше атрибуты присутствуют во всех канцеляриях предприятий.

Все документы, проходящие через канцелярию, являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие документы. Наиболее типичным случаем является входящий документ, который практически всегда порождает соответствующий ему исходящий.

Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы. Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так и на другие входящие (см. “Процесс согласования или уточнения ответа” на рис. 1). Все документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполнения (как принадлежащие одной работе). В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование связей.

Связи в большинстве случаев направленные по принципу: “главный-подчиненный”. Иногда встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные документы (документы, посвященные одному вопросу).

Рис. 2. Взаимосвязи документов в канцелярии

3.2. Типовые процессы канцелярии

В данном разделе переходим от статики к динамике документов, т.е. вместе с рассмотрением самих документов приступаем к рассмотрению процессов обработки документов. Основным процессом канцелярии является прохождение по предприятию входных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных документов, точнее выполняет фискальные функции: кто и когда задержал выполнение документа. При этом существует два основных маршрута прохождения документа:

-   непосредственно исполнителю.

-   на принятие решения в центральный аппарат.

Рис. 3. Процесс прямой обработки входящего документа

Причем второй маршрут означает то, что почти наверняка этот документ будет поставлен на контроль. В то же время не следует путать со вторым маршрутом документы, которые поступают на исполнение в центральный аппарат предприятия (например, если на циркулярном письме стоит “Директорам предприятий…”). Такие документы (поступающие на исполнение в центральный аппарат) характеризуются тем, что ответственным исполнителем для них является один из директоров предприятия (или их замов). Для документов, проходящих по второму маршруту, ответственным исполнителем является кто-то из руководителей среднего звена, а директорат осуществляет контроль за результатами работы (а то и этого не делает).

По существующей практике работы канцелярий крупных организаций на контроль ставятся только дела проходящие по второй схеме. Причем, как известно из жалоб работников канцелярий, дела проходящие по первой схеме часто “провисают”, т.е. теряются в ходе обработки. Если в дальнейшем кому то из директоров придет в голову получить информацию о таком деле, то в канцелярии возникают достаточно большие проблемы.

Значительная часть проблем канцелярии возникает из за того, что она обязана контролировать только ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки документа. Полная цепочка обработки документа контролируется на уровне систем организации документооборота отдела или на уровне специального делопроизводства.

Рис. 4. Схема обработки документа с контролем директора

Выше была описана работа централизованной канцелярии организации. В принципе в крупной организации с большим документопотоком работа канцелярии может быть построена по децентрализованному принципу. При этом каждое подразделение предприятия получает свою долю корреспонденции, относящуюся к ней. При этом учет входящей корреспонденции осуществляется децентрализовано. Номера входящей корреспонденции создаются или в едином нумераторе (кто первый получил номер, тот и хорош) или в номер входящего документа включается номер подразделения, получившего документ, а нумераторы в каждом подразделении ведутся независимо. Исходящая корреспонденция обычно всегда проходит через одно место (по крайней мере пока не известны предприятия с другой схемой обработки исходящей корреспонденции).

Организация децентрализованного приема входящих документов достаточно распространена и во всем мире. Достаточно привести пример газеты Times. При реорганизации отдела обработки писем граждан в конце 80-ых годов (тоже канцелярия, но специализированная) значительная часть работы по сортировке корреспонденции была передана Британскому почтовому ведомству. Для этого газета стала принимать корреспонденцию в несколько абонентских почтовых ящиков (до этого она имела один адрес для всей корреспонденции). После двух лет эксплуатации выяснилось, что число ошибок в адресах (отправлено не в тот абонентский ящик) составляет меньше 2%. Данная реорганизация позволила сократить количество сотрудников отдела обработки входящей корреспонденции в 2 раза (или в 6 в сравнении с конкурирующим вариантом). К стати, это яркий пример, что процесс анализа документопотоков может принести значительный результат не только если он заканчивается полной автоматизацией предприятия.

В работе канцелярии пока что темным местом остается работа с письмами граждан. В большинстве случаев это относиться к общему делопроизводству. Исключение составляют организации для которых работа с письмами составляет основную производственную деятельность (Телерадиокомпании, газеты, журналы, информационные агентства и другие средства массовой информации). При обработке писем граждан применяются несколько другие классификаторы. Важна развернутая статистика по атрибутам писем. Это основывается на опыте разработки Автоматизированной Системы Обработки Корреспонденции (АСОК) Гостелерадио России (тога еще СССР). Кстати эта система до сих пор находится в эксплуатации, хотя и выполняет несколько иные задачи, чем ранее. В крупных государственных организациях тоже существует специальный учет писем граждан и строгий контроль за их выполнением (примеры - Государственная дума России, Национальный банк Украины). Таким образом блок обработки писем граждан еще нуждается в исследовании и описании.

Рассчитаем необходимые объемы базы данных для хранения таких объемов документов.

Карточка документа занимает примерно 2 Кб на диске (цифра характерная для сложной карточки документа в DOCS Open). Еще 1Кб на карточку занимает ее индекс. Таким образом под один документ на диске требуется 3 Кб дискового пространства для данных. Учитывая то, что крупная организация имеет поток порядка 50-100 тыс. документов в год и карточка документа храниться в течении 3 лет, то для хранения 150-300 тыс. документов потребуется примерно от 0.5 до 1 Мб на диске.

3.3. Отчетность канцелярии о проделанной работе

Основным результатом работы канцелярии являются отчеты, которые она предоставляет руководству предприятия о потоке документов на предприятии. Отчеты условно можно разделить на две большие группы:

•Оперативные. Они выводятся или ежедневно или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную картину информации для оперативного управления.

•Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год.

Рассмотрим основные отчеты, т.е. такие отчеты, которые присутствуют практически в каждой канцелярии.

Назначение данного вида отчетов - получение информации для оперативного управления предприятием. Они готовятся на различную глубину - от одного дня и до недели. Основное их содержание - список работ, которые должны быть завершены в ближайшее время. Получатели отчетов - ответственные исполнители и руководство предприятия. Отчеты бывают сводными и индивидуальными. Индивидуальные отчеты представляют собой сводку работ, находящихся в компетенции того или иного должностного лица. Сводный отчет - это список работ, находящихся в стадии завершения на заданный период времени (возможно разделенный на отдельные подразделы по различным признакам). Сводные отчеты поступают к руководству предприятия или к руководству канцелярии для общего контроля за процессом делопроизводства. Индивидуальные отчеты поступают непосредственно к исполнителям или контролирующим лицам.

При рассмотрении отчетов не производится их группировка (т.е. на самом деле отчетов может быть и меньше, если использовать специализированные фильтры). У каждого оперативного отчета должен быть фильтр, задающий интервал времени в который происходит окончание работ. Данные этого фильтра помещаются в заголовок отчета. Типичными примерами таких отчетов могут являться:

-   завершающиеся работы по исполнителям;

-   сводный отчет по подразделениям организации;

-   сводный отчет по контрагентам;

-   и т.д.

Аналитические отчеты выдают информацию о проделанной работе. Хотя существуют достаточно стандартные формы отчетов каждая организация может захотеть иметь собственные формы отчетов (в том числе и матричные). Данные отчеты служат для планирования работы организации в дальнейшем, для анализа номенклатуры предприятия списка контрагентов и т.д. аналитические отчеты могут выдаваться по отдельным структурным подразделениям организации. Отчеты должны давать картину работы предприятия за определенный период времени. Следовательно в фильтр отчета нужно ввести параметр - время анализа. В нем можно задавать или произвольный интервал времени или фиксированный и понятный интервал времени:

-   За месяц (указывается месяц и год, по умолчанию текущий).

-   За квартал (по умолчанию текущий квартал).

-   За год (по умолчанию текущий год).

Аналитические отчеты выдаются сравнительно редко. Часто их оформляют в виде отдельного издания и распространяют по всей организации. В связи с этим к ним предъявляется достаточно высокие требования по качеству оформления. В общем случае они должны включать логотипы предприятия, гербы и прочую графическую символику. Примеры таких отчетов:

-   Исполненные документы по исполнителям

-   Исполненные документы по контрагентам

-   Исполненные документы по номенклатуре

Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия. В общем случае можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации, как центральную систему, осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота, своеобразного ядра системы автоматизации производственной деятельности предприятия. На одном уровне с канцелярией стоит архив предприятия, который служит для накопления документов долговременного хранения и их поиска.

Все документы, проходящие через канцелярию попадают в архив предприятия. Рассмотрим организацию документов в архиве предприятия.

Все документы подразделяются на дела. Одно дело объединяет все документы за один год работы предприятия по тому или иному пункту номенклатуры дел организации. Объем единицы хранения в архиве не может превосходить 200 страниц. В связи с этим для больших дел вводятся несколько томов. Таким образом подразделение документов в архиве происходит по делам, а затем по томам. Поиск информации осуществляется как по атрибутам дел и томов, так и по атрибутам документов.

Рис. 5. Взаимосвязи канцелярии и остальных подразделений организации

Дела в архив передаются в архив из канцелярии или отдельно (по томам) или целиком по окончанию года. В любом случае дело закрывается в конце года. При этом проверяется полный перечень документов в деле, их разбивку по томам. После этого готовиться опись дел, в которой указывается список дел (по их наименованием), количество томов в деле, количество страниц в каждом томе. После составления описи дел за конкретный год они поступают на хранение.

Сроки хранения для разных позиций номенклатуры различны. Типовые сроки хранения документов в крупной организации: 1, 3 года и 5, 10, 30, 50 лет. После истечения срока хранения дела дело из архива предприятия передается на хранение в государственный архив (для государственных организаций). Для частных компаний после истечения срока хранения дела уничтожаются. И тот и другой процесс оформляется соответствующими актами. Дела в архив или на уничтожения поступают как единое целое, т.е. в отличие от процесса формирования архивных дел, запускается соответствующая операция для всех томов дела.

Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией. Мало того он только начинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит через подразделения организации. В принципе канцелярию за редким исключением не волнует документооборот в отделах. Только в некоторых случаях, когда на канцелярию пробуют “вешать собак” за вовремя неисполненные документы ее серьезно волнует положение дел в подразделениях.

На уровне подразделений документооборот должен позволять вести внутренний документооборот и передавать дела в канцелярию и, возможно, в другие подразделения предприятия. Документооборот уровня отдела отличается от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободно ходят в рамках подразделения. Переходы дел между отделами внутри одного подразделения не регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен отслеживаться и регистрироваться.

Специализированным делопроизводством можно считать любую специализированную систему, работающую с структурированными данными, такую как бухгалтерию, торговую систему и т.д. Иногда предприятию удобно рассматривать часть неструктурированного документооборота, как специализированную систему делопроизводства. Некоторые специализированные системы делопроизводства могут работать с собственными архивными системами (например - бухгалтерия, торговые или банковские системы и т.д.), в которых документы хранятся в структурированном сложноорганизованном виде. Чаще всего такие системы характеризуются следующими параметрами:

-   Они связаны с основной производственной деятельностью организации.

-   На них существуют жесткие маршруты прохождения документов (можно и нужно применять системы жесткой маршрутизации).

-   Они работаю с структурированными документами.

-   Документы подвергаются сложной и специфической обработке или имеют развитую семантику, которую нужно программно проверять и поддерживать (контракт-счет-накладная).

С маршрутов обработки документов возможен выход в общую систему делопроизводства, например, для обсуждения проекта документа или для получения справок из других отделов или подразделений предприятия. В общем делопроизводстве основная схема работы с заданиями и документами - это свободная маршрутизация. Оно отвечает за сбор и распределение информации, за связи с внешними организациями (вне основного производственного процесса). Во все специализированные системы делопроизводства от нее есть отростки для обмена информацией.

3.4. Методы и средства автоматизации учрежденческой деятельности

Долгое время автоматизация учреждений в России осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.

Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием комплексности в автоматизации делопроизводства и управления документооборотом.

В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.

Рассмотрим основные методы автоматизации учрежденческой деятельности. Современные организации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы. Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются:

-   ввод информации в систему,

-   хранение, навигация, поиск и фильтрация документов,

-   коллективного работа с документами,

-   вывод информации из системы.

Существуют различные способы ввода информации в систему. Это прежде всего сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions). Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его графический образ “переводится” в текст, затем следует исправление ошибок распознавания.

При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация в офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.).

Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.

Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.

Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных ОС типа Windows 95 есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.

Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в виде почтовых сообщений с присоединенными файлами. Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования. Однако в таких системах поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту почтового сообщения.

Специфический метод хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде так называемой базы документов. База документов может хранить как однотипную так и разнотипную информацию в виде одного файла. Документы допускают внутреннюю структуризацию на основе формуляров путем выделения и добавления полей в документе. Навигацию в базе документов упрощает наличие страниц баз документов и категорий документов. Почтовые сообщения также хранятся в виде базы документов, файлы произвольного вида допускается присоединять к текстовым документам.

Многие современные системы электронных документов используют в дополнение к файловой системе так называемые библиотеки документов, содержащие в БД карточки документов с атрибутами и ключевыми словами. Для логической группировки документов применяются папки.

Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе индекса. При использовании механизма четкого поиска (например, DOCS OPEN) в запросе не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа - ошибок распознавания. При этом может морфологический разбор позволяет упростить

Недавно на основе нейронных сетей и искусственного интеллекта реализована технология нечеткого поиска по полному содержанию документа (например, технология адаптивного распознавания образов APRP в пакете Excalibur EFS). Нечеткий поиск не требует полного соответствия искомых фраз с содержимым документов, кроме того, исключает потребность в исправлении ошибок после распознавания текста. Система поиска всегда выдает пользователю ответ, наилучшим образом согласованный с терминами или фразами запроса.

Фирмы-производители реляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют другие схемы хранения - текстовые и универсальные БД. Тексты документов хранятся в символьных полях переменной длины, расширенные средства SQL-поиска позволяют формировать смешанные запросы для поиска по атрибутам и контекстного поиска, а дополнительные функции обеспечивают обработку текста Для хранения произвольной информации, в том числе мультимедиа, можно использовать поля бинарных объектов большой длины BLOB и/или гипертекст. СУБД, расширенные для поиска и обработки такой информации, образуют универсальные сервера БД. Другой способ хранения документов произвольного содержания реализуют объектно-ориентированные БД (например, Informix Illustra).

Феномен распределенного гипертекста составляет основу широко внедряемой Web- технологии. Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сети Internet или корпоративной сети (Intranet). Каждая страница размещается в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью языка HTML. Структуризация документа осуществляется путем форматирования, выделения полей, создания форм для диалогового заполнения документа и организацией внутренних гипертекстовых ссылок. Допускается создание гипермедиа включением любой мультимедиа-информации (растровая графика, аудио, видео). Навигация по хранилищу гипертекста осуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах). Кроме того, для определения местонахождения документов служит контекстный поиск. Для ускорения поиска информации в “паутине” применяются специальные программы-роботы, сканирующие Web- сервера и строящие некое подобие индекса. Использование гипертекста позволяет создать информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждения и упростить диалоговый интерфейс пользователя, что наиболее важно при разработке информационных приложений для руководителей.

Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow.

Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:

-   сетевой доступ к файлам и базе данных;

-   локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);

-   терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;

-   просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

Нужно отметить, что Web-технологии помимо гипертекстового протокола HTTP включают в себя ряд других методов доступа.

При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.

Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и для них характерно:

-   поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;

-   четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Частным случаем такого взаимодействия является простая пересылка документа из точки в точку.

Одной из реализаций технологии workflow является так называемая “система графов”, где каждый шаг представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому. При этом на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могут возникнуть на пути движения документа. Другая реализация основывается на понятии “цикл” (“loop”) или “стол”. В этом случае подразумевается, что наименьшим элементом в схеме взаимодействия является цикл, учитывающий всю гамму взаимодействия между двумя произвольными субъектами. При этом система сама отслеживает замкнутость процесса и, в случае ошибки, указывает место некорректности с указанием ее причины, после чего прекращается генерация нового процесса.

Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения.

Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:

-   обработка текста,

-   электронные таблицы,

-   деловая и презентационная графика,

-   планирование работ и совещаний,

-   генерация отчетов из базы данных, •мультимедиа.

Для комплексирования разных видов информации и интеграции пакетов программ используются несколько методов, среди которых центральное место занимает методы OLE для связывания и встраивания объектов.

Вывод информации осуществляют путем печать документов, публикация их на Web- серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникациям.

Информационно-программные средства автоматизации учреждений делятся на следующие категории:

-   функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации;

-   системы для организации групповой работы;

-   системы управления электронными документами;

-   средства управления документооборотом.

Microsoft Office ХР представляет собой набор прикладных программ для автоматизации работы современного офиса, которые объединены в один пакет и работают как единое целое.

Microsoft Office ХР поставляется в двух различных вариантах, что позволяет удовлетворить потребности всех пользователей. Microsoft Office Standard имеет в своем составе электронную таблицу Microsoft Excel, текстовый процессор Microsoft Word, систему подготовки презентаций Microsoft PowerPoint и планировщик Microsoft Schedule+. Microsoft Office Professional, помимо вышеперечисленных приложений, включает в себя также СУБД Microsoft Access.

Microsoft Office ХР использует все преимущества Windows ХР: поддерживаются длинные имена файлов, “горячие клавиши” и многозадачность. Пользователь получает доступ к почтовой станции Microsoft Exchange для обмена факсами и электронными письмами.

Microsoft Office ХР - это не только набор приложений, но и платформа для разработки. Разработчики могут использовать Microsoft Office в качестве основы для создания собственных приложений, предназначенных для удовлетворения конкретных нужд заказчика.

Microsoft Office ХР содержит мощные инструментальные средства для разработки:

Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер, служащую для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения.

Благодаря тому, что система Lotus Notes объединяет важные технологии, необходимые для подготовки этих приложений, она предлагает разработчикам наиболее производительную платформу, ориентированную на совместное использование информации.

Система Lotus Notes позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников, таких как компьютерные прикладные системы, оперативные системы или системы деловых линий (Line of Business Systems), сканеры или факс-аппараты. Пользователям система Lotus Notes обеспечивает доступ к сети через любой применяемый ими графический пользовательский интерфейс (Windows, Mac, OS/2, Unix).

Основными системы Lotus Notes являются:

-   Единый, постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем другим пользователям, сетевым ресурсам и информации.

-   Гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные различного рода от таких источников, как компьютерные приложения, новостные каналы (newsfeeds), сканированные изображения и структурированные реляционные системы.

-   Среда быстрой разработки прикладных программ для рабочих групп.

-   Развитая система защиты доступом к информации на всех уровнях, вплоть до уровня отдельного документа.

-   Применение тиражирования для предоставления всем пользователям доступа к свежей информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков.

-   Открытость, заключающаяся в поддержке множества сетевых и компьютерных операционных систем, компьютерных приложений, внешних источников данных, систем передачи сообщений и прикладных программных интерфейсов API.

-   Масштабируемость - возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей.

-   Полная интеграция набора разнообразных элементов клиентских и серверных программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки), необходимая для создания технологии бизнес-процесса заказчика на множестве платформ.

Рабочее пространство пользователя (Workspace) системы Lotus Notes представляет собой графический пользовательский интерфейс, который знаком для пользователей систем Windows, Mac System7, OS/2 или Unix.

Рабочее пространство системы Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон, в которых размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes.

Пользователь может располагать окна на экране по своему усмотрению.

База документов Notes представляет собой средство хранения объектов, при помощи которого пользователи могут вызывать, отслеживать, хранить и преобразовывать информацию в своей сети. База документов может совместно эксплуатироваться пользователями, присоединенными к одной и той же сети.

Сложные документы, составляющие базу данных, создаются и обновляются при помощи бланков Notes Forms и редактора WYSIWYG, который позволяет пользователю вводить и редактировать текст или применять неделимые объекты системы Notes.

Система Lotus Notes использует средства OLE и другие программные мосты для интеграции с различными прикладными программами.

В любом учреждении рано или поздно становится актуальным вопрос наведения порядка в информационных потоках. Определяющим фактором является время, требуемое для поиска необходимого документа или для подборки материалов.

Стержнем любой системы управления электронными документами является архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес.

Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных средств и технологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступа к ним из систем управления электронными документами. Электронные документы – это все документы, созданные электронными средствами в виде текстовых или графических файлов.

Программный продукт DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) позволяет организовать электронный архив на предприятии. Система предназначена для хранения, поиска и обработки информации, хранящейся в распределенной гетерогенной среде на накопителях различной природы.

Система построена по современной архитектуре «клиент-сервер». DOCS Open имеет минимум два сервера: сервер библиотеки, который хранит карточки документов, и сервер документов, хранящий сами документы; оба сервера могут с успехом функционировать на одной машине. Дополнительно в системе есть сервер полнотекстового индекса. В качестве сервера библиотек может использоваться любой промышленный SQL Server. Система управления базами данных должна отвечать двум требованиям: уметь работать с ANSI SQL и иметь ODBC-драйвер.

Сервер документов может строиться на основе любой сетевой операционной системы. Основное внимание фирма уделяет поддержке Novell NetWare и Windows NT.

Хранение документов можно оценивать по следующим критериям:

Схемы хранения документов в DOCS Open основаны на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов.

Документы хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере.

Предусмотрена возможность полуавтоматического удаления редко используемых документов.

Документы редактируются непосредственно по месту хранения.

Классификация документов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов.

Каждый документ в системе DOCS Open снабжается учетной карточкой.

DOCS Open снабжен средствами полнотекстовой индексации. Эти средства позволяют находить документы по содержанию документа.

Поисковые возможности DOCS Open основаны на интерфейсе запроса по образцу QBE (Query By Example). Для того, чтобы найти документ, необходимо заполнить предполагаемую карточку документа. В ответ система выдает список документов, соответствующих введенным данным. Пользователи имеют возможность объединять документы в папки.

DOCS Open поддерживает распределенную обработку документов. Поэтому документы всегда лежат на тех серверах, куда они первоначально были положены. Документ передается пользователю только в тот момент, когда он ему нужен для обработки.

При редактировании документ видоизменяется прямо по месту своего хранения. DOCS Open позволяет редактировать с временным копированием документов на локальный диск.

Наиболее сильной стороной DOCS Open является возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации.

DOCS Open обладает развитыми средствами защиты документов. Система может определять права доступа к карточке документа и к самому телу документа.

Для интеграции с приложениями в состав DOCS Open входит модуль обмена информацией с Lotus Notes, а именно: Interchange for Lotus Notes.

Система DOCS Open также хорошо интегрируется с системой управления документооборотом Action WorkFlow или более простыми программами Action DocRoute и WorkRoute.

Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.

Другим примером системы управления электронными документами является продукт Excalibur EFS фирмы Excalibur Technologies Corp. Серверное программное обеспечение данной системы функционирует в среде операционной системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать под MS Windows и Windows 95. В качестве базы данных учетных карточек могут применяться СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Эта система использует новейшие технологии нейронных сетей и искусственного интеллекта и основанные на них метод нечеткого поиска по полному содержанию документа и “компактный” способ индексирования (30% исходного текста против 70- 100% для полнотекстового поиска). Нечеткий поиск сокращает до минимума влияние ошибок распознавания символов, ошибок набора на клавиатуре при вводе данных, а также ошибок правописания в запросах поиска. Пакет базируется на оригинальной технологии адаптивного распознавания образов APRP и реализован с помощью механизма нейронных сетей. Эта технология обеспечивает автоматическую индексацию всего содержания документа, что исключает необходимость выбирать вручную ключевые слова и дает возможность нечеткого поиска любого слова в документе.

Пакет Excalibur EFS предоставляет пользователю и другие режимы поиска информации:

-   нечеткий поиск по названиям документов;

-   ассоциативный поиск по всему тексту с заданными синонимами;

-   прямой доступ к файлам по пиктограммам;

-   запросы в стиле обычной базы данных;

-   поиск по ключевым словам в полном тексте, именах и названиях;

-   логический поиск по всему тексту.

Система имеет русский интерфейс и позволяет работать с русским текстом.

Данный продукт хорошо интегрируется с системой документооборота Staffware.

К недостаткам пакета следует отнести то, что рабочее место оператора ввода документов в архив работает под управлением операционной системы Unix или MS Windows (но в режиме эмуляции X- терминала) и требует достаточной квалификации от оператора для назначения местоположения файлов в библиотеках. Также нужно отметить достаточно высокую цену продукта в расчете на одного пользователя.

В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами в организациях. С помощью таких систем можно организовать систему электронного документооборота на предприятии, а также систему контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Данные системы относятся к типу workflow. Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия.

Зачастую, помимо грамотного хранения информации, возникает потребность в организации определенных маршрутов работы над документами (маршрутизация) и контроля исполнительской дисциплины. Когда нет устоявшихся маршрутов обработки информации и желательно осуществить последовательную или параллельную рассылку необходимой документации, в ваше распоряжение предоставляется “свободный маршрутизатор”, созданный и интегрированный в систему DOCS Open, посредством которого можно из списка пользователей системы или групп пользователей выбрать адресатов корреспондентов, назначить времена работы, просмотреть статус работ (получена/прочитана/выпол-нена и т.д.), проследить историю работы над той или иной информацией. В случае же, когда имеются относительно стабильные маршруты хождения документов, предпочтительнее использовать возможности продукта Action Workflow компании Action Technologies.

Самое сложное и ответственное в данном направлении - это выбор инструментария, который позволит перенести существующие в организации процессы на язык, понятный машинам, удобно и просто будет описать с помощью терминов системы существующие взаимодействия сотрудников организации. Все это определяется той методологией, которая закладывается в инструментарий системы и призвана взять на себя тяжелое бремя по описанию процессов. Именно методология определяет скорость и качество создаваемого приложения, стоимость сопровождения продукта, дает возможность создавать новые, с постоянно улучшающимися характеристиками, образцы систем. Ее отсутствие или использование ошибочной методологии часто приводит к плохим результатам. Поэтому выбор методологии может непосредственно влиять не только на скорость проектирования системы, но и на конечный результат. В отличие от “графовых систем”, где каждый “шаг “ представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или просто документа от одного субъекта к другому, и на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных ситуаций , в том числе и так называемых “непредвиденных” (или отказных), которые по ходу дела могут возникнуть на пути продвижения документа, методология Action Workflow в элементарном звене включает все многообразие ситуаций, которые могут возникнуть при общении двух субъектов, и тем самым привнести элемент творчества в работу сотрудников. Для того, чтобы запустить процесс по нужному сценарию, его необходимо воплотить в карте бизнес-процесса.

Основные особенности Action Workflow:

-   методология учитывает “человеческий фактор”;

-   в качестве адресата используются не имена конкретных сотрудников, а их должности (роли), что является серьезным подспорьем в организации производства;

-   созданная карта процесса статически проверяет себя на замкнутость: документ не может быть отправлен в “никуда” или остановиться непонятно почему. Лицо, сделавшее запрос, должно узнать о результате;

-   четкая система контроля исполнения, когда на выполнение определенной операции отводится определенное количество времени, и система сама по вашему выбору определяет штрафные санкции к провинившемуся сотруднику и реакцию системы на подобное нарушение;

-   на рабочих местах конечный пользователь оперирует привычными для своей отрасли производства терминами - в процессе создания карты вы сами определяете “сленг”, на котором будут общаться сотрудники вашего предприятия;

-   доступ к информации в данный момент имеют только лица, которые должны с ней работать, кому это разрешили. Администратор же системы видит только состояние процесса (“запущен”, ”ожидает активации”, “завершен”); •поэтапность внедрения (автоматизацию можно начать с какого-нибудь отдела или подразделения, а в случае необходимости добавить в карту новых сотрудников, и заново создать процесс. При этом те деловые процессы, которые были запущены, дойдут до своего логического завершения, а вновь запускаемые процессы пойдут по новой карте);

-   система имеет открытый интерфейс и может быть интегрирована в существующие приложения.

Система состоит из трех частей, каждая из которых направлена на решение определенного круга задач. В совокупности они призваны обеспечить быстрый и простой путь к созданию карты взаимодействия между сотрудниками в организации. Ядром системы является AWS Manager - модуль, непосредственно отвечающий за выполнение работ согласно данным из карт, а также за контроль исполнения и назначение штрафных санкций в случае нарушения сотрудниками временных интервалов, отведенных на определенный этап работ. В дополнение к AWS Manager поставляется открытый API, посредством которого можно получить всю необходимую информацию об интересующих процессах: кто в данный момент работает над проблемой, посмотреть историю, просмотреть и при необходимости назначить временные интервалы выполнения различных стадий работ, а также сотрудников, выполняющих определенные роли, или же получить список документов, которые отправили на обработку.

Продукт AWS Builder - средство, с помощью которого представляется возможность строить карты процессов и выполнять их реинжиниринг, вводить новых сотрудников и роли, проводить назначения последних, определять временные интервалы выполнения различных этапов работы, штрафные санкции, которые будут применяться в случае нарушения оных. Последняя и наиболее ценная черта данного компонента - это статическая проверка карты процесса на замкнутость при генерации процесса, что не позволит бизнес-процессу “уйти в никуда”.

Продукт AWS Analist - средство, предназначенное для моделирования деловых процессов, существующих на предприятии. С помощью него можно оптимизировать бизнес-процесс либо по времени, либо по затратам.

Следует отметить модульность предлагаемого решения, т.е. в зависимости от потребностей можно сначала организовать у себя электронный архив, а затем систему контроля исполнения или наоборот. При этом оба компонента легко интегрируются как друг в друга, так и в уже действующие приложения.

Интересными представляются технологии организации электронного документооборота и автоматизации деловых процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по технологии “клиент-сервер”.

Эта среда относится к классу workflow и характеризуется следующими особенностями:

-   поддержка коллективной работы с множеством заданий большого числа исполнителей;

-   динамическое управление и контроль исполнения работ;

-   интегрируемость с разными приложениями под Windows и Unix; •использование различных платформ.

StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролировать исполнение документов по времени и дате исполнения. Будучи открытой системой, StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и проч. Связь с внешними процедурами может осуществляться средствами DDE и OLE. Для мощных систем документооборота имеются версии StaffWare on Oracle и StaffWare on Infirmix.

Используя строгий алгоритм прохождения документов по рабочим местам, система электронного документооборота может быть быстро адаптирована к измененной структуре организации при помощи разделения работ по группам и ролевым отношениям.

Наращиваемость системы электронного документооборота осуществляется путем разработки новых процедур.

Структура программирования процедур в StaffWare чрезвычайно проста:

процедура::= {шаг-1,...,шаг-i,...,шаг-k}

шаг::=адресат+форма+действие

адресат - пользователь (группа)/роль/переменная

форма - совокупность полей для заполнения + сопроводительный текст +

помощь + выполнение внешних процедур

действие - направление по маршруту + проверка условий (время, событии,

сценарии) + выполнение внешних процедур

В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.

Система электронного документооборота с использованием инструментальной среды StaffWare представляет собой множество процедур, которое может модифицироваться и пополняться.

Каждая процедура связывает совокупность документов, из которых одни являются родителями, другие - потомками.

Отдельный документ может быть родителем одних документов и потомком других. Отношения между документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем потоке документов. Этот идентификатор может использоваться для организации архива документов с целью быстрого поиска.

Документы-потомки порождаются при исполнении шагов процедур StaffWare в любых доступных приложениях MS Windows, включая текстовые процессоры, электронные таблицы, процессоры мультимедиа и т.п.

Для организации и ведения архива документов разработана информационная модель базы данных, удовлетворяющая следующим требованиям:

-   поддержка иерархического построения, включая распределение на различных серверах с ограничением прав доступа;

-   классификация документов по их типам (входящие, исходящие, внутренние); •ведение истории жизни документа в регистрационном журнале по всем реквизитам видов работ (кто, когда и что делал с данным документом); •возможность получения информации о других документах, связанных с конкретным - о предшествующих (родителях) и/или порожденных (потомках), санкционирование получения доступа к этим документам;

-   объединение документов во временные иерархические группы с различным уровнем доступа (аналог папок, шкафов и т.п.) без изменения физического размещения документа в архиве.

Наряду с информационным моделированием должно проводиться и функциональное моделирование для каждой процедуры документооборота.

Заключение

В заключение можно сказать, что комбинация методов и средств офисной автоматизации, систем управления базами данных (ввод, хранение и поиск структурированной информации), систем workflow (управление, маршрутизация и координация передвижения документов, контроль за своевременностью их обработки) и систем управления электронными документами (ввод, хранение, поиск неструктурированной информации), а также интеграция программных продуктов, реализующих эти методы, обеспечивает комплексную автоматизацию учрежденческой деятельности.

С развитием рыночных отношений и изменением форм собственности в России появляется устойчивый спрос на решения в области автоматизации работы с документами и организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.

-   с документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц;

-   практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д.;

-   за счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики;

-   квалификация секретарей и лиц, отвечающих в организациях за ведение делопроизводства, недостаточна и требует повышения ее уровня;

-   чрезвычайно велики запросы пользователей на совершенствование программ автоматизации делопроизводства и их интеграцию с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.

Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. К счастью, появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны, и уже сейчас видна необходимость в проведении специализированных мероприятий, направленных на пропаганду решений, выработку стандартов и создание профессиональных объединений субъектов данного рынка.

Список литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: АО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1997.

2. Барихин А.Б. Делопроизводство на предприятии. Практическое пособие. – М., 2001.

3. Бойко В. В., Савинков В. М. Проектирование баз данных информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 1999.

4. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. - М.; Издательство стандартов, 1990.

5. Вялова Л.М. История и организация делопроизводства в России. М.: Прогресс, 1993.

6. Глушков В. М. Основы безбумажной информатики. - М. Наука, 2001;

7. ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1990.

8. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Издательство стандартов, 1994.

9. ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. - М., Издательство стандартов, 1987.

11.   ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации требования к построению формуляра-образца. - М.,1987. - 12 с.

12.   ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец. - М., Издательство стандартов, 1990.

13.   ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М., Издательство стандартов, 1997.

14.   Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

15.   ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. - М.,ВНИИДАД, 1991. - 24 с.

16.   Инструкция по делопроизводству. - М.,1999.

17.   Кузнецова Т.В. Делопроизводство – документационное обеспечение управления. – М., 1999.

18.   Козлов М. Совершенствуем делопроизводство и документационное обеспечение управления при помощи технологий Cognitive Technologies. М., Компьютер-пресс, 1997.

19.   Общероссийский классификатор управленческой документации. -М., Издательство стандартов, 1994.

20.   Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. - М., Изд-во "Юр. колледж МГУ", 1994. - 87 с.

21.   Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов, 3-е изд. - М.; Высшая школа, 1988.

22.   Салазкина Л.П. Основы делопроизводства – требования к тексту документа. - Кемерово, 1997.

23.   Серова Г.А. Автоматизированные системы службы документационного обеспечения управления (ДОУ). М.: Мысль, 1996.

24.   Справочник по деловой переписке. - М.; Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма "Межрегионсервис", 1996.

25.   Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах (зарегистрирована в Минюсте России 05.08.93 N 321)

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение

Приложение 1