Роль документа в жизни человека в обществе
Роль документа в жизни человека в обществе
Содержание
Введение
Понятие «документ», его историческое развитие
Свойства и признаки документа
Значение документа для человека и общества
Заключение
Список используемой литературы
Введение
Актуальность работы обусловлена значением роли документа в жизни любого
человека. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо
документы.
С развитием общества постоянно усложняется процесс управления и
приходится решать все более сложные комплексы взаимоувязанных задач. Их решение
зиждется на информации об управляемых объектах, носителем которой выступает
документ.
Развитие человечества объективно сопровождает рост объемов информации
и ее носителей - документов.
Целью работы является определение роли документа в жизни человека
в обществе.
Для достижения этой цели поставлены задачи: рассмотреть эволюцию
документа в его историческом развитии, выявить современное определение
документа, основные функции документа в жизни человека и общества.
Предметом исследования стали свойства, признаки документа, а также
роль и значение документа в жизни человека в обществе.
Понятие «документ», его историческое развитие
Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной
системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов,
служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору,
аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и
использованию документной информации в обществе.
Документ - явление сложное и древнее. Появление письменности ознаменовало
переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических
знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать
её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве.
В результате появилась документированная информация, т.е.
документ.
В России термин «документ» был введен Петром Первым именно в
значении «письменное свидетельство». На всём протяжении XVIIIв. в определении
понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем
сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо
него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины:
«акт», «дело», «бумага». [1]
В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»:
сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и
доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее
определенные правовые отношения.
С начала XX в. бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте
документации уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю
зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил сюда рукописи,
печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи
голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и
архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной
форме.
Концепция П. Отле рассматривает документ как носитель социальной
информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать
узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический
документ» (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и «счетный
документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий -
приема и выдачи ценностей).[2]
На международном уровне наиболее общим признано определение документа
как записанной информации, которая может быть использована как единица в
документационном процессе. Так, в «Словаре архивной терминологии», изданном в
1988 г. Международным советом по делам архивов, документ рассматривается как «комбинация
носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь
доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяется
как «записанная информация, вне зависимости от формы или носителя, созданная,
полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в
обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых
операций».
За длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно
менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему
самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида
документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое
именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических
задач.
Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ — материальный
носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста,
звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты,
позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в
пространстве в целях общественного использования и хранения.[3]
Свойства и признаки документа
Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств. Наиболее
существенные из них следующие:
- атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых,
без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из
двух основных слагаемых - информационной и материальной;
- функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи
информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е.
он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных
разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;
-структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и
подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е.
сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Именно
структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения
документа. [4]
Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации
и материального (вещественного) носителя. Главной составляющей документа
выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания,
предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Любая сфера человеческой
деятельности, так или иначе, связана с документной информацией, т.е.
информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе,
имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:
- документ является носителем социальной информации, созданной человеком
для использования в обществе;
- документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации,
являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека;
- информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение,
зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге,
пластмассе, фотопленке), становится документом;
- как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет
собой закодированный текст. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму
потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые
воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту)
возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями.[5];
- документ - это информация, которая зафиксирована на материальном
носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии,
звукозаписи и т.д.;
- документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа
важна стабильная вещественная форма.
Сама информация не выступает достаточным признаком документа.
Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых
документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая
документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа,
обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и
времени.[6]
Материальную составляющую документа определяет носитель информации.
Материальный объект становится документом только в случае единства
вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа
документа - одна из основных особенностей его как известной системы.
К отличительным признакам документа относятся:
- наличие смыслового семантического содержания;
- стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную
сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования
и перемещения информации в пространстве и времени;
- предназначенность для использования в социальной коммуникации.;
- завершенность сообщения
Значение документа для человека и общества
Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем
фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы,
получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д.
В далеком прошлом документ появляется прежде всего для того, чтобы закрепить,
подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество,
право на власть и т.д.[7]
Документ стал нужен для учета скота, денег, других ценностей, для
передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может
изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества,
закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством,
правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д.
Таким образом, документ может выполнять много функций, иметь различные
назначения
Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение,
цель, задача.
Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является
функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени
предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается «остановить
мгновение». В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация
информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда
других функций [8].
Информационная функция - это способность документа удовлетворять
потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. [9].
Способность документа служить «внешней памятью» человека и общества
в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому
свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой
социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие,
особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во
внешней среде документы)
Гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха,
развлечения, рационального использования свободного времени (произведения
художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски,
магнитные фонограммы и т.п.). [10]
Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно
только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное
воплощение в документированной информации. Документы содержат самую
разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная
информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа.
Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и
сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных
отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение
любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ
появился и где он функционирует.
Коммуникативная функция - это способность документа быть информативным
средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. [11]
Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи
трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации,
упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она
играет и передающую, и социально цементирующую роль.
Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что
необходимым условием существования человеческого общества является знание
своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с
последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация,
оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом
усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого
общества. В результате происходит реализация функции исторического источника,
которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы
потенциально обладают с момента своего появления. Эта функция связана
исключительно с ретроспективной средой бытования документов, поэтому относится
к числу функций вторичного порядка. [12]
Следует заметить, что исторический источник является сложной информационной
структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скрытые слои информации.
Со временем, в связи с постоянно изменяющимися условиями жизни общества,
возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и
всё более проявляться. К тому же постоянно совершенствуются и методы извлечения
ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического
источника практически не может быть исчерпана.
Правовая функция документа заключается в закреплении правовых норм
и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают прежде всего документы,
которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения
или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за
собой определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты
органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и
арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические
последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также
удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные
удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и
другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства.[13]
Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку
усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни
уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации,
т.е. регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п.
Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения
многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в
целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в
обществе. Эта функция находит отражение прежде всего в бухгалтерской,
статистической, плановой, отчётной документации.[14]
Значительная часть документов выполняет познавательную функцию,
которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта
функция присуща прежде всего научной документации, поскольку целью научного
познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на
материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в
практических целях, в частности, для понимания и успешного решения
многообразных проблем развития общества.
Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана
с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь
деятельность органов государственной власти и государственного управления.
Политическая функция находит своё выражение прежде всего в документах,
предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики
государства. Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических
партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических
объединений, блоков, политических деятелей и т.д. (разного рода программные
материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.).[15]
К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в
древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях
религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в
которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили
отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря
этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли,
духовных исканий наших далёких предков.
Вместе с тем хорошо известно, что документы, выполняющие идеологическую
функцию, могут оказывать весьма существенное влияние на умонастроения и на
социальное поведение значительных масс людей. Достаточно вспомнить о роли
документов религиозного содержания в период Реформации в Западной и Центральной
Европе или во время раскола Русской православной церкви в России. Порой
документы выполняли роль своеобразного идеологического оружия, в частности, в
период так называемой «холодной войны» двух мировых систем во второй половине XX
века.[16]
Заключение
Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная
в документах, является отражением деятельности человека. По мере дальнейшего
развития общества, усложнения социальных связей, актуализации отдельных
направлений человеческой деятельности, а также в процессе углубления
документоведческих исследований возможно выделение в качестве самостоятельных и
некоторых других функций документа. Происходит это в тех случаях, когда
становится известным механизм проявления уже действующих функций или
проявляются ранее скрытые (латентные) функции. Так, в последнее время весьма
актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые
документоведы не без оснований включили в состав функций документа также и
функцию защиты информации.[17]
Анализ роли документа в жизни человека в обществе позволяет выделить
важнейших особенностей. Некоторые функции присущи документу изначально,
независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения
информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими
функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных
потребностей.
Также любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно
несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности
различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при
этом обычно преобладает какая-то одна функция.
Функции документа можно разделить на: функции оперативного характера,
время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая,
идеологическая, функция защиты информации); функции постоянно действующие
(все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную
преемственность. [18]
Причём с течением времени соотношение между функциями документа
изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и
информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную.
В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера
и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В
конечном счёте некоторые функции документа полностью исчерпываются и
вытесняются другими.
Список используемой литературы
1. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. М.: Гардарики,
2004
2. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и
делопроизводство: Основы доку-ментоведения; Виды, функции документов;
Технологии делопроизводства: Учебное по-собие для вузов.- М: ИКЦ МарТ, 2004
3. Балибардина Г.И. Документоведение и документационное
обеспечение управления: Учебно-методическое пособие. — Волгоград: Изд-во ВолГУ,
2002
4. Кузнецова Т.В. Специальность -Документоведение и
документационное обеспечение управления (Введение в специальность) //
Делопроизводство. 2002. № 1. С. 16–19
5. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. - Киев.: Знание, 2000
6. Булатова А.Т. Документоведение: учеб. пособие / А.Т. Булатова.
– М.: Инфра-М. 2005
7. Зиновьева Н.Б, Сояпина Н.А.Документ коммуникации и восприятия.
Лекции по курсу Документоведение.- Краснодар: 1995
8. Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения
управления // Делопроиз-водство. 1999. № 1. С.41-44
9. Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа //
Делопроизводство. 1999. № 2. С.43-46; 2000. № 1. С.20-23.
10. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. Документоведение и делопроизводство:
Учебно-методический комплекс. - Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005
[1] Ларьков Н.С. Документоведение:
Учебное пособие. М.: Гардарики, 2004. - С. 78
[2] Булатова А.Т. Документоведение :
учеб. пособие / А.Т. Булатова. – М. : Инфра-М. 2005 – с.9
[3] Ларьков Н.С. Документоведение:
Учебное пособие. М.: Гардарики, 2004. - С. 78
[4] Булатова А.Т. Документоведение :
учеб. пособие / А.Т. Булатова. – М. : Инфра-М. 2005.-с.15
[5] Охотников А.В., Булавина Е.А.
Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения ; Виды, функции
документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов.- М: ИКЦ
МарТ, 2004.- с.11
[6] Булатова А.Т. Документоведение :
учеб. пособие / А.Т. Булатова. – М. : Инфра-М. 2005.-с.17
[7] Кузнецова Т.В. Специальность
-Документоведение и документационное обеспечение управления (Введение в
специальность) // Делопроизводство. 2002. № 1 . С. 16
[8] Ларьков Н.С. Документоведение:
Учебное пособие. М.: Гардарики, 2004. - С. 78
[9] Кушнаренко Н.Н. Документоведение
. - Киев.: Знание, 2000.- с.25
[10] Булатова А.Т. Документоведение :
учеб. пособие / А.Т. Булатова. – М. : Инфра-М. 2005.- с. 27
[11] Булатова А.Т. Документоведение :
учеб. пособие / А.Т. Булатова. – М. : Инфра-М. 2005.- с.27
[12] Ларьков Н.С. Документоведение:
Учебное пособие. М.: Гардарики, 2004. - С. 78
[13] Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н.
Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. - Тюмень:
Издательство ТюмГУ, 2005.- с.37
[14] Янковая В.Ф. Терминология
документационного обеспечения управления // Делопроизводство. 1999. № 1. С.41
[15] Ларьков Н.С. Документоведение:
Учебное пособие. М.: Гардарики, 2004. - С. 78
[16] Ларьков Н.С. Документоведение:
Учебное пособие. М.: Гардарики, 2004. - С. 78
[17] Илюшенко М.П. Функциональный
анализ документа // Делопроизводство. 1999. № 2. С.43
[18] Илюшенко М.П. Функциональный
анализ документа // Делопроизводство. 1999. № 1. С.20