Номер
связи
|
Главный
объект
|
Подчиненный
объект
|
Тип
связи
|
1
|
Преподаватели
|
Расписание
|
1:М
|
2
|
Аудитория
|
Расписание
|
1:М
|
3
|
Группы
|
Расписание
|
1:М
|
4
|
Занятия
|
Расписание
|
1:М
|
5
|
Время пары
|
Расписание
|
1:М
|
После разработки
всех таблиц необходимо установить связи между ними.
Наиболее часто
используемый тип связи «один-к-многим». В такой связи каждой записи в таблице А
могут соответствовать несколько записей в таблице В, а запись в таблице В не
может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А.
Еще могут быть
отношения «многие-к-многим». При таком отношении одной записи в таблице А могут
соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В –
несколько записей в таблице А. Такая схема реализуется только с помощью третьей
(связующей) таблицы, ключ которой состоит по крайней мере из двух полей,
являющихся полями внешнего ключа в таблицах А и В.
Самый редкий тип
связи «один-к-одному». При таком отношении запись в таблице А может иметь не
более одной связанной записи в таблице В, и наоборот. Используют такую связь
для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по
соображениям защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к
подмножеству записей в главной таблице. Например, для хранения конфиденциальных
данных.
Для создания
схемы следует воспользоваться средством создания схемы данных.
Схема данных представлена на рисунке 1.
Таблица Группа, Аудитория, Преподаватели, Занятия, Время пары связанны с
таблицей расписание посредством кодового поля.
Рис 1.Схема данных “Расписание”
2.2
Установление
функциональной зависимости между атрибутами, выделение ключевых атрибутов.
Мощь реляционных
БД заключается в том, что с их помощью можно быстро найти и связать данные из
разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Для этого каждая таблица
должна содержать одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих каждую
запись в таблице. Эти поля называются ключевыми.
В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой
ключ и составной ключ.
Указание поля
счетчика в качестве ключевого – наиболее простой способ создания ключевых
полей.
Если поле
содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это
поле можно определить как ключевое.
В случаях, когда
невозможно гарантировать уникальность значений каждого отдельного поля, можно
создать ключ, состоящий из нескольких полей. Уникальным будет сочетание этих
полей.
Индексы – это
объекты БД, которые обеспечивают быстрый доступ к отдельным строкам в таблице.
Индекс создается с целью повышения производительности операций запросов и
сортировки данных таблицы. Индексы также используются для поддержания в
таблицах некоторых типов ключевых ограничений.
Индексы
обеспечивают наибольшие выгоды для относительно мало изменяющихся таблиц, по
которым часто выполняются запросы.
3.
Проектирование базы данных.
В Microsoft
Access, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать
структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для
создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.
Ниже приведены
основные этапы проектирования базы данных:
1. Определение цели создания
базы данных.
2. Определение таблиц, которые
должна содержать база данных.
3. Определение необходимых в
таблице полей.
4. Задание индивидуального
значения каждому полю.
5. Определение связей между
таблицами.
6. Обновление структуры базы
данных.
7. Добавление данных и создание
других объектов базы данных.
8. Использование средств анализа
в Microsoft Access.
1. Определение цели создания
базы данных
На первом этапе
проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных,
основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно
определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут
содержать поля таблиц.
База данных
должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для
этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты,
которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент
используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо
спроектированной, подобной ей базой.
2. Определение таблиц, которые
должна содержать база данных
Одним
из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка
таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты,
выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.
При проектировании
таблиц вовсе не обязательно использовать Microsoft Access. Сначала лучше
разработать структуру на бумаге. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться
следующими основными принципами:
§
Информация
в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами.
Когда
определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется
только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает
возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной
таблице должны содержаться адреса и телефоны учеников.
§
Каждая
таблица должна содержать информацию только на одну тему.
Сведения на
каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых
друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы учеников хранятся в разных
таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о ученике осталась в базе
данных.
3. Определение необходимых в
таблице полей
Каждая
таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит
отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о преподавателях
могут содержаться поля с названием специальность, факультет, курс, номер группы.
При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:
§
Каждое
поле должно быть связано с темой таблицы.
§
Не
рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом
выражения.
§
В таблице
должна присутствовать вся необходимая информация.
§
Информацию
следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля «Имя» и
«Фамилия», а не общее поле «Имя»).
4. Задание индивидуального
значения каждому полю
С тем
чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о
клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей,
которые определяют уникальность каждой записи в таблице. Такое поле или набор
полей называют первичным ключом.
5. Определение связей между
таблицами
После
распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать
схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи
между таблицами.
Желательно
изучить связи между таблицами в уже существующей базе данных.
6. Обновление структуры базы
данных
После
проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру
базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном
этапе, пока таблицы не заполнены данными.
Для проверки
необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести
несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных
поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и
отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того, необходимо
исключить из таблиц все возможные повторения данных.
7. Добавление данных и создание
других объектов базы данных
Если
структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные.
Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
8. Использование средств анализа
в Microsoft Access
В
Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры
баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости
предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее.
Анализатор
быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а
также осуществляет их.
Формы
– одно из основных средств для работы с базами данных в Access - используются
для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже
имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них и др. Формы
представляют собой прямоугольные окна с размещенными в них элементами
управления.
Форму
можно создать тремя различными способами.
При
помощи авто-формы на основе таблицы или запроса. С помощью авто-форм можно создавать
формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если
выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме
также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей.
При
помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные
вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает
форму на основании полученных ответов.
Вручную в
режиме конструктора. Сначала создается базовая форма, которая затем изменяется в
соответствии с требованиями в режиме конструктора.
Создание форм
в режиме Мастера форм.
·
В окне
базы данных выберите Формы в списке Объекты.
·
Нажмите
кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
·
В
диалоговом окне Новая форма выберите нужного мастера. Описание мастера
появляется в левой части диалогового окна.
·
Выберите
имя таблицы или другого источника записей, содержащего данные, на которых
должна быть основана форма.
Примечание. Если в списке выбран «Мастер форм» или «Сводная
таблица», то этот шаг не обязателен — источник записей для формы можно
указать позднее.
·
Нажмите
кнопку OK.
·
Следуйте
инструкциям мастера.
Созданную форму
можно изменить в режиме конструктора, сводной таблицы или сводной диаграммы.
Рис 2 Форма расписание
Запросы в
Microsoft Access можно создать либо автоматически, с помощью мастеров, либо
самостоятельно, в окне конструктора запросов. Доработать и оптимизировать
инструкцию запроса можно в режиме SQL.
Мастера запросов
автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя
на поставленные вопросы. Мастер простого запроса на выборку используется для
создания запросов для получения данных из полей, определенных в одной или
нескольких таблицах или запросах. С помощью мастера можно также вычислять
суммы, число записей и средние значения для всех записей или определенных групп
записей, а также находить максимальное и минимальное значение в поле. Однако
нельзя ограничить количество записей, возвращаемых этим запросом, с помощью
условий отбора.
·
В окне
базы данных в списке Объекты выберите Запросы и на панели инструментов окна
базы данных нажмите кнопку Создать.
·
В
диалоговом окне Новый запрос выберите в списке строку Простой запрос и нажмите
кнопку OK.
·
Следуйте
инструкциям в диалоговых окнах мастера. Последнее диалоговое окно позволяет
либо запустить запрос, либо открыть его в режиме конструктора.
·
Если
получился не тот запрос, который был нужен, можно снова создать запрос с
помощью мастера или изменить этот запрос в режиме конструктора.
Работа с
запросами в режиме конструктора.
·
В окне
базы данных в списке Объекты выберите Запросы и на панели
инструментов окна базы данных нажмите кнопку Создать.
·
В
диалоговом окне Новый запрос щелкните строку Конструктор, а затем
нажмите кнопку OK.
·
В
диалоговом окне Добавление таблицы выберите вкладку, содержащую объекты,
данные из которых будут использованы в запросе.
·
Дважды
щелкните объекты, которые нужно добавить в запрос, а затем нажмите кнопку Закрыть.
·
Добавьте
поля в строку Поле в бланке запроса и, если необходимо, укажите условия
и порядок сортировки.
·
Для
просмотра результатов запроса на панели инструментов нажмите кнопку Вид.
Запросы
могут нам в основном понадобиться для создания отчетов. Или для распечатки
выборочных данных. Для этой базы данных в запросах есть необходимость. Создадим
запрос по дате.
Рис4. Запрос по дате
Отчет является
эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность
управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может
отобразить сведения желаемым образом.
Отчеты во многом
схожи с формами. При проектировании отчетов используются многие технологии,
применяемые для форм.
Большинство
отчетов являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из базы
данных. Источником записей отчета являются поля в базовых таблицах и запросах.
Отчет не должен включать все поля из каждой таблицы или запроса, на основе
которых он создается.
Присоединенный
отчет получает данные из базового источника записей. Другие данные такие как,
заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете отчета.
Связь между
отчетом и его источником данных создается при помощи графических объектов,
называемых элементами управления. Элементами управления являются поля, в
которых отображаются имена и числа, надписи, в которых отображаются заголовки,
а также декоративные линии, графически структурирующие данные и улучшающие
внешний вид отчета.
Мастера помогают
быстро создать отчеты различных типов. Мастер наклеек используется для создания
почтовых наклеек, мастер диаграмм помогает создать диаграмму, а мастер отчетов
создавать стандартные отчеты. Мастер выводит на экран вопросы и создает отчет
на основании ответов пользователя. После этого пользователь имеет возможность доработать
и изменить отчет в режиме конструктора.
Можно настроить
отчет следующими способами.
Источник
записей.
Измените таблицу или запрос, на котором основан отчет.
Сортировка и
группировка данных. Можно сортировать данные по возрастанию и по убыванию. Также
можно группировать записи по одному или нескольким полям и отображать
промежуточные и общие итоги в отчете.
Окно отчета. Можно добавить или
удалить кнопки Развернуть и Свернуть, изменить текст заголовка и
другие элементы окна отчета.
Разделы. Можно добавить,
удалить, скрыть или изменить размер подписи, примечания и области данных
отчета. Можно также задавать свойства разделов, определяющие вид отчета на
экране и при печати.
Элементы
управления.
Пользователь может перемещать элементы управления, изменять их размеры и
задавать свойства шрифта для элементов. В отчет можно также добавлять элементы
управления для отображения вычисляемых значений, итогов, текущей даты и времени
и других полезных сведений.
Рис5. Отчет по
Расписанию.
Заключение.
Рассмотрев свою курсовую работу на
практическом примере, я понимаю, что Microsoft Access обладает всеми чертами классической СУБД и
предоставляет дополнительные возможности. Access - это не только мощная, гибкая
и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами
данных приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в
среде Windows и полностью соответствующее нашим потребностям по управлению
данными. Используя запросы, можно выбирать и обрабатывать хранящуюся в
таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления
данных, а также использовать Access для создания как простых, так и сложных
отчетов. Формы и отчеты «наследуют» свойства базовой таблицы или запроса, так
что в большинстве случаев вы указываете форматы, условия на значения и
некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее мощных
средств Access относятся средства разработки объектов - Мастера, которые можно
использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчетов,
просто выбрав с помощью мыши нужные опции. Чтобы полностью автоматизировать
работу вашего приложения, с помощью макросов Access можно легко связать данные
с формами и отчетами. Вы можете создать большинство приложений, не написав ни
единой строки программы, но если необходимо создать нечто уж совсем изощренное,
то на этот случай Microsoft Access предоставляет мощный язык программирования -
Microsoft Access Basic.
Я рад, что нашёл время разобраться и
выполнить работу самостоятельно, так как считаю, что в моей профессии такие
навыки, пусть даже базовые, мне со временем очень пригодятся.
Список используемой литературы
1.
ACCESS 2000: Разработка приложений.
И. Харитонова, В. Михеева. BHV, 2000.
2.
Access97. В. Корнелюк, З. Веккер,
Н. Зиновьев. «СОЛОН», 1998.
3.
Крёнке Д.Теория
и практика построения баз данных, 8-е изд. СПб: «Питер», 2003.
4.
Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. Базы данных:
Учебник для высших учебных
5.
заведений /Под ред. проф. А. Д. Хомоненко. Спб.:
КОРОНА принт, 2000.
6.
Справочная
система Microsoft Access.